proalpha Ausgabe 1/2010

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1 Aktuell proalpha Ausgabe 1/2010

2 Editorial Leo Ernst, Vorstand der proalpha Software AG Editorial des Vorstandes Schlank und rank... verbindet man fast automatisch mit Sportlichkeit und Dynamik. Kein Zufall, sind es doch diese Tugenden, die den Mittelstand so erfolgreich machen. Schlanke Organisation, deren Zweck nicht ist, sich selbst zu beschäftigen, sondern die wertschöpfenden Teile des Unternehmens optimal agieren zu lassen. Schnelle Kommunikation von oben nach unten und von unten nach oben statt Informationsweitergabe via hierarchische Stufen. Dynamische Entscheidungsfindung statt Mehrfach-Rückversicherung und Unterschriftenliste für die Beschaffung der nächsten Briefmarke. Kräftigung und Wachstum durch stetes angestrengtes Arbeiten im Markt statt Verbreiterung durch beständiges Schlucken weiterer Unternehmen die ein kurzes Glücksgefühl und ordentliche Prämien und Boni bewirken, aber auch heftige Verdauungsbeschwerden auslösen können. Was den Erfolg der proalpha Gruppe ausmacht, ist deren Fähigkeit, neue Situationen mit gesundem Menschenverstand zu bewerten und Entscheidungen zügig zu treffen. Statt jede Erwägung immer zuerst gegen den Konzernwillen abzugleichen, können wir Entscheidungen ganz allein auf unsere Ziele hin ausrichten und das sind die Ziele unserer Kunden. Schließlich wachsen wir nur mit den Kunden. Wir müssen unsere Entscheidungen nicht mit Rücksicht auf Schwesterfirmen treffen, die eventuell ganz andere Produkte vertreiben und Zielgruppen bedienen. Eine Konzernverwaltung mit diversen Ebenen müssen wir nicht finanzieren, dieses Geld legen wir lieber in der Produktentwicklung an, und zwar nur in der eigenen, nicht in irgendeinem Investitionstopf. Und wie viel das ist, wird nur nach sachlichen Kriterien entschieden und nicht in Verteilungskämpfen nach dem Motto Wer am lautesten schreit. Investitionspläne können bei Bedarf auch mitten im Geschäftsjahr geändert werden, ohne dass einem Konzerncontroller der auch nicht billig ist der Herzinfarkt droht. Aberwitzige unternehmerische Entscheidungen, die allein darauf abzielen, ohne Blick auf die mittel- und langfristigen Folgen Umsatzgröße zu produzieren, sind unsere Sache nicht. Die proalpha Gruppe ist, ebenso wie die weit überwiegende Mehrheit ihrer Kunden, im besten Sinne mittelständisch geprägt und organisiert. Was nicht heißt, dass wir nicht weiter wachsen wollen. Schließlich haben wir seit Unternehmensgründung jedes Jahr ein kräftiges Plus erzielt, auch als es Anfang des letzten Jahrzehnts IT-Unternehmen reihenweise vom Markt gefegt hat. Und auch im letzten, ausgesprochen schwierigen Jahr stiegen Umsatz und noch wichtiger die Erträge. Stabilität ist eine Folge des Denkens über den Zeitraum zwischen Uhr und Mittag hinaus. Unabhängiges, marktgerechtes und kundenorientiertes Agieren, statt ständig den Blick auf die nächsten Konzern-Quartalszahlen zu richten, sorgt für Stabilität. Und die nutzt unseren Kunden. Schließlich bildet das ERP-System in aller Regel das organisatorische Rückgrat des Unternehmens. Und es gibt kaum eine üblere Situation als einen schwächelnden Softwarepartner. proalpha wird weiter wachsen, aber schlank und stabil bleiben, um Anforderungen der Kunden sportlich angehen zu können. Versprochen. Es grüßt Sie Leo Ernst 2 proalpha Aktuell 2/2009

3 Inhaltsverzeichnis Die Highlights dieser Ausgabe... Unternehmen Cebit 2010: Business 2.0 ist Realität Peter Spiegel neuer Vorstand Vertrieb und Marketing.. 6 Zauberhafter Kundentag in Düsseldorf Anwenderkreis mit neuer Struktur proalpha fördert den Dialog Leistungsspektrum Anwenderwissen dauerhaft aktivieren Jedem das Seine CRM via Outlook und Exchange Geschäftsprozesse besser umsetzen GPD 2.0: Die neue Generation Flexible Lösungen für flexible Kunden Kunden Schwere Maschinen in vielen Varianten Spielerisches Wachstum Maßgefertigte Transportkoffer für die Industrie Wir bringen Unternehmen in Schwung branchenübergreifend Internationales Lösung mit dem richtigen Schliff Optimale Prozesse im Visier Sportliches zum Schluss Expandieren für die Kunden Mit Kopf und Kraft Fit in die Zukunft 37 proalpha Aktuell 2/2009 3

4 Unternehmen Cebit 2010: Business 2.0 ist Realität Die proalpha Gruppe präsentiert auf der Cebit vom 2. bis 6. März 2010 in Halle 5, Stand E18, ihre Softwareund Beratungsleistungen für mittelständische Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen. Fokus ist die proalpha Prozessplattform, die das Ziel hat, die Technologie in den Hintergrund zu stellen und die Unternehmensprozesse in den Vordergrund. Sich stetig verändernde und internationalisierende Märkte sowie der Trend zu verteilten Fertigungs- und Vertriebsstätten erfordern effizientere Prozesse und die Flexibilität, sehr schnell reagieren zu können. Der ereignisgesteuerte Workflow in proalpha hat Maßstäbe gesetzt. Damit auf innerhalb und außerhalb des Unternehmens eintretende Ereignisse in Echtzeit reagiert werden kann, ist jedoch weit mehr erforderlich: Die relevanten Vorgänge müssen In Memory bearbeitet werden. Das Planungssystem APS hat alle relevanten Daten sofort im Zugriff. Auf Änderungen kann ad hoc reagiert, Prozesse können falls erforderlich angepasst werden, ohne den Überblick über das gesamte Fertigungsnetzwerk zu verlieren. Das Gleiche gilt für die Analyse mehrdimensionaler Informationen. Das Cockpit, also das, was der Anwender auf dem Bildschirm sieht, muss den individuellen Informations- und Aktionsbedürfnissen entsprechen und zwar auch bei sich möglicherweise ständig ändernden Rahmenbedingungen. Ähnlich wie ein Embedded Computer, der als solcher nicht wahrnehmbar in einer Mikrowelle eingebaut, alleine erkennt, ob Tiefgekühltes aufgetaut oder Speisen erwärmt werden sollen, muss visionäre Technologie Prozesse automatisch an veränderte Rahmenbedingungen anpassen. Die proalpha IT-Architektur schafft diese notwendige Basis für die nächste Business-Generation. Neugierig? Dass proalpha schon heute realisiert hat, was andere noch ankündigen, ist während der Cebit live zu sehen. Die Reservierung eines persönlichen Wunschtermins zur Messe in Hannover ist unter im Menüpunkt Events möglich. PTE die Zweite Nach der überaus erfolgreichen ersten proalpha Technology Exchange (PTE) wird es die zweite Auflage dieser speziellen Konferenz für Entwickler und Systemtechniker im proalpha Umfeld geben. Unter dem Motto Opportunities Not Promises fokussiert die Veranstaltung die Möglichkeiten aktueller proalpha Releases, Progress Technologien und die empfohlenen Vorgehensweisen zur Migration. Die Themen der PTE 2010 reichen von betriebsrelevanten Vorträgen wie 24 x 7 in der Praxis über Tipps zu Erweiterungen und die Einführung in die Entwicklung mit Open- Edge Architect bis zu technologischen Ausblicken auf künftige Versionen. Das durchweg positive Feedback der Teilnehmer der PTE 2009 mit Statements wie gelungene Veranstaltung mit umfangreicher Information bitte wiederholen oder wirklich auf Systemtechnik/Entwicklung fokussiert, wirklich interessante Themen deutet auf den Nutzwert für die Teilnehmer hin. Ebenso wie zur ersten Veranstaltung bleibt auch 2010 neben den Vorträgen ausreichend Zeit für den intensiven Austausch mit Kollegen und Mitarbeitern der proalpha Gruppe. In der proalpha Lounge besteht darüber hinaus die Möglichkeit, individuelle Themen im Detail zu besprechen. Am 18. und findet die PTE 2010 mit insgesamt 29 Vorträgen im Hotel La Strada in Kassel statt. Die komplette Agenda, weitere Informationen zur Veranstaltung und die Möglichkeit zur Anmeldung finden sich unter unter der Rubrik Events. 4 proalpha Aktuell 1/2010

5 Unternehmen IT & Business startet erfolgreich Mit 6500 Fachbesuchern hat nicht nur die Messegesellschaft Stuttgart, sondern auch proalpha eine positive Gesamtbilanz zur Erstausgabe der IT & Business gezogen. Auf der als Nachfolgeveranstaltung der Systems wahrgenommenen Messe präsentierte die proalpha Gruppe im Oktober 2009 auf ihrem Stand die aktuelle Version 5.2 ihrer integrierten Lösung. Mit Besucherzahl und Qualität der Gespräche zeigten sich die Gesprächspartner insgesamt sehr zufrieden. Auch wenn der überwiegende Teil der Besucher aus Süddeutschland kam, hatten sich einige interessierte Fachbesucher aus Städten oberhalb der Mainlinie auf den Weg gemacht, um sich zu informieren und proalpha als Lösung und Anbieter kennenzulernen. InfoZoom Best Practice Day Nichts ist so gut, als dass man es nicht verbessern könnte. Und so startete der InfoZoom Best Practice Day der humanit Software eine Tochter der proalpha Software mit zahlreichen Highlights rund um die neue Produktversion V6.4. Fast 50 Teilnehmer aus ganz Deutschland, aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensbereichen wollten erfahren, wie sie ihre Daten noch besser und schneller aufbereiten können. Auf dem InfoZoom-Tool basiert auch der proalpha Analyzer. Das System zur flexiblen Datenanalyse in hoher Qualität überzeugte mit neuen Funktionalitäten, die den Umgang mit sehr großen Datenmengen für den Mittelstand extrem beschleunigen und vereinfachen. Als sehr anwenderfreundlich bezeichneten die Teilnehmer die neuen, dynamischen Dashboard-Funktionalitäten, die für mehr Überblick bei der Auswertung der Analyseergebnisse sorgen. Dabei können Anwender die Fenster von Wertelisten, Reports und Diagrammen einfach am Bildschirm anordnen und jederzeit per Mausklick aktualisieren. Highlight gerade für die tägliche Arbeit bilden die neuen Office Business Applications (OBA). Mit diesen neuen Add-Ins können Anwender Daten aus unterschiedlichen InfoZoom-Tabellen in Microsoft Office 2007 Anwendungen wie Word oder Neue, dynamische Dashboard-Funktionalitäten sorgen für mehr Überblick bei der Auswertung der Analyseergebnisse. Excel übernehmen und dort weiterverarbeiten, zum Beispiel zur Serienbrieferstellung. Erstmals wurde die Variante für Windows 64-Bit Betriebssysteme präsentiert, die sehr große Datenmengen einlas und auf Qualität und Plausibilität prüfte. Eine überzeugende Leistung, die bei einigen Teilnehmern deutliche Vorfreude auf die künftige Arbeit mit sehr großen Datenmengen entstehen ließ. Nächster Best Practice Day: voraussichtlich November Weitere Informationen unter: proalpha Aktuell 1/2010 5

6 Unternehmen Peter Spiegel neuer Vorstand Vertrieb und Marketing Am 1. Februar 2010 hat Peter Spiegel als weiteres Mitglied des Vorstands der proalpha Software AG die Verantwortung für den Geschäftsbereich Vertrieb und Marketing übernommen. Insider kennen ihn: Er war unter anderem fünf Jahre lang Geschäftsführer und Vice President Central EMEA beim Lieferanten der proalpha Entwicklungsumgebung, der Progress Software Inc. Das ist jedoch nicht der einzige Berührungspunkt mit proalpha: Zuletzt war er Geschäftsführer und Vice President Sales von Sopera, einem SOA-Spezialisten mit Sitz in Bonn. proalpha ist der ERP- Anbieter, der SOA-Technologien schon früh aufgegriffen hat und sie intensiv nutzt. Seit Februar bringt Vorstand Peter Spiegel seine Branchenund Managementerfahrungen bei proalpha ein. Der 51-jährige Peter Spiegel ist seit mehr als 20 Jahren in namhaften IT-Unternehmen wie Hewlett Packard, Sequent und Autodesk in Vertrieb, Marketing und Geschäftsleitungsfunktionen tätig. Zudem ist er Aufsichtsratsmitglied der Netales AG, einem Unternehmen für Marketing-, Vertriebsund Managementberatung sowie Training. Sein Studium absolvierte er als Dipl.-Wirtsch.-Ing. mit dem Schwerpunkt Maschinenbau. Was treibt den mit seiner Familie in München wohnenden Peter Spiegel zum Weilerbacher ERP-Anbieter? proalpha ist ein Unternehmen, das sich durch technische Kompetenz und am Marktbedarf ausgerichtete Lösungen etabliert hat. Zudem hat es bewiesen, dass es auch in wirtschaftlich schwierigen Situationen profitabel wachsen und die Kundenbasis kontinuierlich ausbauen kann. Ich sehe, dass proalpha exzellent aufgestellt ist, um lokal Marktanteile dazuzugewinnen, mit den bestehenden Kunden und deren Niederlassungen international überproportional zu wachsen sowie im nächsten Schritt auch strategische Wachstumsentscheidungen in neuen Märkten umzusetzen. proalpha hat die Kunden, die Mannschaft und die finanziellen Möglichkeiten, diese Ziele in den nächsten Jahren konsequent zu verfolgen. Ich denke, das sind mehr als genug Anreize, um mich hier zu engagieren und meine Branchen- und Managementerfahrungen einzubringen. Praxistage: Von Anwender zu Anwender In bewährter Manier hat proalpha auch im Herbst 2009 wieder die sogenannten Praxistage bei Anwendern im gesamten Bundesgebiet organisiert. Ziel ist es, Interessenten nicht mit einer der branchentypischen Werbeveranstaltungen zu belasten, sondern quasi am lebenden Objekt, bei und mit einem erfahrenen proalpha Anwender, sachliche Informationen zu vermitteln. Vertreter von Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen und Branchen haben die Gelegenheit genutzt, sich vor Ort über Einsatzmöglichkeiten, Spezialitäten bestimmter Anwendungen und Erfahrungen aus erster Hand durch Vorträge und persönliche Gespräche zu informieren. Neben der ausführlichen Vorstellung des durchführenden Unternehmens standen Präsentationen von Anwendern im Vordergrund. Die Kundenreferate zu den Themen Bericht über die ERP- Auswahl des Anwenders und Einsatz von proalpha in unserem Unternehmen stießen, wie schon in den Vorjahren, jeweils auf besonderes Interesse der Besucher. Die Weitergabe von gesammelten Erfahrungen aus den Umstellungsprojekten sowie Tipps von Anwender zu Anwender vermittelten die Fakten der Tagespraxis. Ein ausführlicher Rundgang durch die jeweiligen Verwaltungs-, Lager- und Produktionsstätten der Gastgeber-Unternehmen machten die gehörten Informationen greifbar und ermöglichten den direkten Vergleich zu eigenen Abläufen. 6 proalpha Aktuell 1/2010

7 Unternehmen omeco: interessante News rund um s E-Business Zum Kunden- und Partnertag am 30. Oktober 2009 hat die omeco GmbH, Hersteller von E-Business-Software und Serviceanbieter aus Weilerbach, gleich drei neue Module für den omeco Webshop vorgestellt. Sie bietet nun Schnittstellen zum Onlinebezahlsystem Moneybookers, zum Warenwirtschaftssystem Fileworker und zum AGB Hosting- Service des Internet-Rechtsdienstleisters Janolaw. Letzteres garantiert Betreibern von Webshops automatisch rechtssichere Dokumente und das dauerhaft. Der Shop- Betreiber beantwortet einmalig rund 30 Fragen und erstellt auf diese Weise selbstständig alle Dokumente, die für den Onlinewarenverkauf notwendig sind, beispielsweise Widerrufsbelehrung, Datenschutzerklärung oder AGBs. Über die Schnittstelle werden die maßgeschneiderten Dokumente dann automatisch in den Webshop eingebunden und bei Änderungen der Rechtslage werden sie von Janolaw ebenso automatisch aktualisiert. Ebenfalls neu ist das Modul Moneybookers, das die Produkte Quick Checkout und Ewallet enthält. Alle Bezahloptionen sind mit nur einem Vertrag und einer Integration verfügbar und erhöhen sowohl Umsatz als auch Konversion, da Kunden sofort ihre präferierte Bezahloption vorfinden und sich nicht aktiv anmelden müssen. Eine weitere Neuerung ist die Integration der omeco Shoplösung mit dem Warenwirtschaftssystem Fileworker. Neu programmiert wurde eine Schnittstelle zur Mac- und Windows-kompatiblen Point-of-Sale-Software sowie zur Fakturalösung, die den Export von Artikeldaten in den Shop ermöglicht und umgekehrt die Übernahme von Bestellungen aus dem Shop in das Auftragswesen. omeco Geschäftsführer Lars Denzer stellte auf dem Kunden- und Partnertag die neuen Webshop-Module vor. Im Rahmen des Kunden- und Partnertags wurde der Award omeco webshop of the year verliehen. Bewertet wurden die Kriterien Funktionalität/Usability, Design und Schnittstellen. In diesem Jahr ging er an Id Konsil für den Onlineshop des Unternehmens Rameder Anhängerkupplungen und Autoteile. Die Plätze zwei und drei belegten Trotec für den selbst realisierten Webshop und Opus Marketing mit dem Shop Die omeco GmbH, Weilerbach, gehört zum Firmenverbund der proalpha Software AG. Weitere Informationen unter Tipps & Tricks Buchungen grafisch anzeigen Um Buchungen in der Fibu noch einfacher nachvollziehen zu können, kann man sie auch grafisch anzeigen lassen. Aufrufen kann man die grafische Anzeige aus den Info- Browsern von Buchungen über Funktion abhängige Buchungen (grafisch). Personenkonten werden blau angezeigt und Sachkontenbuchungen grün. Zur schnelleren Orientierung ist die im Browser ausgewählte Buchung in einem etwas helleren Ton als die restlichen Buchungen dargestellt. Ob die Hauptbuchung oben oder links steht, kann der Benutzer selber entscheiden. Personenkonten sind blau Sachkontenbuchungen grün proalpha Aktuell 1/2010 7

8 Unternehmen Zauberhafter Kundentag in Düsseldorf 300 proalpha Anwender machen sich schlau Ein pralles Informationspaket mit Spaßfaktor der proalpha Kunden- und Anwendertag 2009 bot ein breites Spektrum an News zu Unternehmen, Produkt und Anwendungen und viele Möglichkeiten intensiver Diskussion mit proalpha Mitarbeitern und Anwendern untereinander. Traditionell eröffnet Leo Ernst den Kundentag mit einem Überblick zur Entwicklung der proalpha Gruppe. Und die ist ebenso traditionell ausgesprochen positiv. Während Wettbewerber ihre Prognosen zumeist drastisch reduziert haben und es erstmals seit 2003 im größeren Stil zu Entlassungen bei IT-Unternehmen gekommen ist, hat proalpha seinen Personalbestand weiter aufgestockt. Trotz der schwierigen Lage in vielen Anwenderbranchen werde auch aktuell ein solides Wachstum mit Margen erreicht, die weiterhin hohe Investitionen in die Softwareund Serviceentwicklung zulassen. Immun sei das Unternehmen allerdings nicht gegen die aktuellen Entwicklungen. Aber unsere Ergebnisse haben auch etwas mit Unternehmensmoral und -ethik zu tun, diagnostiziert Leo Ernst. Das fängt schon bei der Neukundengewinnung an. Jetzt zahle sich noch mehr als sonst die an traditionellen mittelständischen Maßstäben orientierte, seriöse Geschäftspolitik aus. Im Hinblick auf das Veranstaltungsmotto PhänomenAlpha machte er klar, dass die Programmierer nicht hexen können und die Vertriebler keine Jungfrauen zum Schweben bringen. Und das werde auch so vermittelt. Wir versprechen keine phantastischen Wunderwelten, zauberhafte Vorstellungen. Taschenspielertricks sind nicht unser Ding. Technologie soviel wie nötig Die enorme Fülle an Informationen und Funktionen im ERP muss so kanalisiert und angeboten werden, dass jeder Anwender mit möglichst wenig Tasten- und Mausbewegungen seine Arbeit erledigen kann. Werner Ernst und Markus Klahn zeigten in einer Live-Demonstration, welche Möglichkeiten proalpha bietet. Per Drag and Drop lassen sich mit wenigen Mausklicks persönliche Menüs zusammenstellen, die nur die am eigenen Arbeitsplatz benötigten Funktionen zeigen ohne sich durch mehrere Ebenen hangeln zu müssen. Das funktioniert ohne Programmierkenntnisse und an jeder Stelle in proalpha. Übersicht und Transparenz bis hin zur Gestaltung des ganz persönlichen Cockpits für jeden Anwender sind bereits heute möglich. Technologie ist dann optimal eingesetzt, wenn der Anwender davon in seiner Tagesarbeit nur so viel wie unbedingt nötig bemerkt. Dazu gehört die ergonomische und einheitliche Bedienung was der hohe Integrationsgrad in proalpha erleichtert. Pünktlich zum Kundentag meldete Werner Ernst die Freigabe der neuen Version des Geschäftsprozess-Designers (GPD), dessen Bedienung nun exakt der des golive!-moduls entspricht. Funktionale Erweiterungen und massive Verbesserungen des Handlings dank der grafischen Darstellung haben den international agierenden Anlagenbauer BMA laut dessen Projektleiter Hans-Günter Thielker dazu bewogen, von separaten Tools auf das Projektmanagement in proalpha umzusteigen. Die Steuerung der komplexen Projekte hinsichtlich Terminen und Kosten sei damit erheb- 8 proalpha Aktuell 1/2010

9 Unternehmen Neben interessanten Fachvorträgen hatte der Kundentag beim Abendevent Spiel, Spaß und magische Momente zu bieten. lich einfacher und mit weniger Pflegeaufwand verbunden. Die Unterstützung bei der einfacheren Projektanlage und Verfeinerung bei wachsenden Projekten sei nun gegeben. Entgegen dem früher eingesetzten Excel mit seinen selten aktuellen Daten wird nun immer mit der aktuellen Auslastungssituation gearbeitet. Auch F&E-Projekte werden in diesem System geplant. Die mitlaufende Kalkulation ermöglicht bessere Vorkalkulationsmöglichkeiten für Folgeprojekte. Diese und weitere Funktionen sind ohne redundante Datenhaltung und Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen möglich. Voraussetzung für den störungsfreien Betrieb der Systeme ist allerdings eine funktionierende Hardware. In den letzten Jahren, mit steigender Leistungsfähigkeit und Stabilität der Rechner, ist das Thema etwas aus dem Fokus gerückt. Hochverfügbarkeit der IT-Struktur ist für viele Unternehmen jedoch existentiell. Hardwareprobleme sind auch heute nicht auszuschließen, zudem können Schäden durch Feuer, Überschwemmungen und andere Katastrophen trotz Vorsorgemaßnahmen auch vorsichtige Anwender treffen. Dementsprechend bietet proalpha eine Fülle von Maßnahmen an, um ungeplante Stillstände, Datenverluste und Schäden zu verhindern. Von vorbeugenden Maßnahmen im laufenden Betrieb (Active Monitoring) bis zur Virtualisierung von Anlagen reichen die von Mark-Oliver Behnke vorgestellten Leistungen. Die Abhängigkeit der Unternehmen von ihrer Informationstechnik führt zu Sicherheitskonzepten, die professionell aufgesetzt werden müssen. Ebenso traditionell wie Leo Ernst die Tagung mit einem Blick auf das Unternehmen eröffnet, beschließt sie Entwicklungsleiter Martin Wolf, in diesem Fall gemeinsam mit Gunnar Schug, bei einem Blick in die technologischen Tiefen, in die laufenden Entwicklungsarbeiten und Ziele. In enger Zusammenarbeit mit Progress, dem Lieferanten der Entwicklungsumgebung, hat proalpha wenn auch für den Anwender meist unsichtbar in den letzten Jahren die technologische Basis immer wieder den neuen Möglichkeiten angepasst. Allerdings ist die strategische Entwicklung statt kurzfristige Reaktionen auf Trends die Devise. Das drastische Vereinfachen der systeminternen Informationsverarbeitung zur Verbesserung von Sicherheit und Stabilität, vor allem aber zur Erhöhung von individueller Anpassungsfähigkeit und Bedienkomfort sowie zur einfachen Integration mit beliebigen Fremdsystemen stehen im Mittelpunkt. Unter dem Strich geht es um Investitionssicherheit: Nur ein System, dessen Basis strategisch weiterentwickelt wird, kann neue Anforderungen der Anwender erfüllen. Noch tiefer in die Technik einsteigen werden die Experten bei der Veranstaltung proalpha Technology Exchange am 18. und 19. März 2010 in Kassel. Alles keine Zauberei Den harten Fakten auf der einen Seite stellten die Veranstalter die scheinbaren Realitäten gegenüber: Magische Momente erlebten die Teilnehmer im Rahmen einer Vorstellung, in der die Sinne systematisch überlistet wurden. Schein und Sein klaffen mitunter doch weiter auseinander, als man es für möglich hält. Magier Alexander Hartmann lieferte den Beweis, dass selbst genaues Beobachten oft nicht ausreicht, um Realität von der Fiktion zu unterscheiden. Und so lernt man, dass die Karten im Leben manchmal nur scheinbar neu gemischt werden und dass schnelle Handgriffe häufig wirksamer sind als eine aufwendige Show. Die verblüffend einfachen Lösungen einiger Tricks konnten die Teilnehmer schließlich selbst ausprobieren, nachdem Alexander Hartmann einen Zipfel der Decke lüftete. Noch wichtiger als diese Erfahrungen dürfte für einen großen Teil der Kundentagsteilnehmer aber der direkte Kontakt zu Kollegen in anderen Unternehmen gewesen sein. Die Feststellung, dass viele Fragen auch andere bewegen, manche sogar an anderer Stelle schon beantwortet wurden, schafft einen Zusatznutzen, den proalpha mit seinen Kundentagen bewusst fördert. Der nächste Kunden- und Anwendertag findet deshalb am 17. und 18. November 2010 in Berlin statt. proalpha Aktuell 1/2010 9

10 Unternehmen Was ist eigentlich Business 2.0? Business 2.0 leitet sich aus dem Begriff Web 2.0 ab. Web 2.0 steht für interaktive und kollaborierende Web-Anwendungen wie Blogs und soziale Netzwerke wie Facebook und Xing. Business 2.0 steht für ERP-Lösungen, die nicht nur das eigene Unternehmen steuern, sondern auch interaktiv mit Kunden und Lieferanten vernetzt sind. Voraussetzung dafür ist eine moderne Technologie, die als Plattform der Interaktivität dient. Die aber darf den Anwender nicht belasten, sondern soll ihm und seinem Unternehmen die Tagesarbeit erleichtern. Ein typisches Beispiel: Der Nutzer von proalpha findet einen eingehenden Auftrag in seinem Posteingang wieder. Vorher hat das System, die Technologie im Hintergrund, aus einem Webshop, einer EDI-Kommunikation, einem Fax oder einer die relevanten Informationen extrahiert und in proalpha transformiert und bietet sie unabhängig von der Quelle im korrekten und einheitlichen Format an. Ebenso ist der Ablauf von Bestellungen aus proalpha organisiert. Egal ob Ware per Fax, , Telefon, EDI oder über Marktplätze gekauft wird der Anwender drückt in proalpha nur einen Bestellen-Knopf, den Rest erledigt das System automatisch. Zum plakativen Vergleich wird häufig die Funktion eines modernen Mikrowellengerätes herangezogen: Hier wird lediglich die Start/Stop-Taste gedrückt, die Technik erkennt Speisen, Tiefkühlware oder Getränke sowie die Mengen und startet den Prozess, in dem Intensität und Dauer automatisch festgelegt werden. FCK und proalpha zwei starke Mannschaften Mitarbeiter der proalpha Gruppe beteiligen sich jährlich aktiv und erfolgreich an Turnieren von Hobbymannschaften rund um den Stammsitz Weilerbach. Im letzten Jahr wurde das Spektrum nach oben erweitert: Für die laufende Saison hat proalpha wieder feste Zuschauerplätze im großen VIP-Bereich des Fritz-Walter-Stadions angemietet. Nach dem früheren Sponsoring der FCK-Mannschaft und dem zwischenzeitlichen Engagement für die regionale Basketballszene erhalten damit die aktuell ganz oben in der 2. Bundesliga agierenden Lauterer Kicker zum zweiten Mal Unterstützung von proalpha. Überwiegend für Kunden, Interessenten und Geschäftspartner stehen komfortable Plätze in zentraler Blicklage zur Verfügung, um die hoffentlich spannenden Spiele zu verfolgen und jede Menge Ansatzpunkte für gute Gespräche zu bieten. Das Mannschaftsspiel Fußball, die traditionell in der Hölle Betzenberg hochschlagenden Emotionen, leidenschaftliche Unterstützung der Fans eine elektrisierende Atmosphäre, die den Puls nach oben treiben kann: In dieser Umgebung sollten sich unvergessliche Eindrücke gewinnen lassen, die sich in ebenso spannenden proalpha Projekten wiederfinden. 10 proalpha Aktuell 1/2010

11 Unternehmen Anwenderkreis mit neuer Struktur Maßgeblich bestimmen proalpha Anwender die Softwareentwicklung. Ihre Wünsche, Anregungen und Kritiken bilden das Gerüst für funktionale Erweiterungen und Veränderungen. Großen Anteil daran hat der Anwenderkreis, kurz AWK. Workshops und Arbeitskreise zu verschiedenen Themen entwickeln Perspektiven, die, mit proalpha abgestimmt, einen Teil der Basis für künftige Standardentwicklungen und Releaseplanungen bildet. Außerdem dient der AWK als Informationsdrehscheibe, um in mehreren Unternehmen auftauchende Probleme zusammen anzugehen, bis hin zu gemeinsam beauftragter Integrationsentwicklung i Über den proalpha Anwenderkreis zusätzlicher Funktionen. Gegründet 1997 Zielsetzung: Interessenvertretung der proalpha Anwender Analog der proalpha Kundenzahl ist auch die Zahl der Heute mehr als 280 Mitglieder Seit Juli 2009 eingetragener Verein AWK-Mitglieder in den letzten Jahren drastisch gewach- Vorstand: sen, die Themenvielfalt ist erheblich breiter geworden. Dementsprechend hat sich der AWK im Jahr eine neue Organisationsstruktur gegeben: Aus dem eher losen Zusammenschluss von zuletzt rund 280 Mitgliedsunternehmen wurde im Juli 2009 der Anwenderkreis proalpha e.v., ein eingetragener Verein, geformt, der die Interessen seiner Mitglieder noch besser aufnehmen, entwickeln und vertreten soll. Der Vorstand besteht durchweg aus gestandenen 9 proalpha Anwendern Vorsitzender: Miodrag Nußbaumer, Demmel AG - 2. Vorsitzender: Alfred Göttel, Ziehl-Abegg AG - Kassenwart: Thomas Schmidt, Drahtzug Stein wire & welding Weitere Informationen und Kontaktmöglichkeiten unter: Eigene Wünsche einbringen Eine ganze Reihe von Arbeitskrei sen ist aktuell dabei, definierte Themenbereiche weiterzuentwickeln. Üblicherweise hat jeweils ein Anwender, in einigen Fällen auch ein verantwortlicher proalpha Mitarbeiter, den Hut auf : Er kanalisiert und moderiert die Aktivitäten des Arbeitskreises. Am Thema interessierte Unternehmen beteiligen sich bei Sitzungen und Diskussionen über eine Onlineplattform nur wer hier dabei ist, kann die Standardentwicklung in die selbst gewünschte Richtung beeinflussen. Festgelegt werden derzeit beispielsweise neue Anforderungen an die Module Service, Dokumentenmanagement, CRM und Projektmanagement. Zudem formulieren Serienfertiger und Einzelfertiger ihre jeweils speziellen Anforderungen. Der Arbeitskreis Personalwesen beschäftigt sich intensiv mit der Handhabung der zum Teil modulübergreifenden Funktionen und deren Entwicklung im nächsten proalpha Release. Weitere Arbeitskreise und Workshops werden bei Bedarf eingerichtet, um neue Themenstellungen systematisch aufarbeiten zu können. Mit nur 250 Euro jährlichem Mitgliedsbeitrag kann jedes proalpha Anwenderunternehmen AWK-Mitglied werden. Dafür erhält es Zugang zu allen Informationen und Aktivitäten wie den Arbeitskreisen, Besuchen von Anwenderunternehmen, vergünstigte Schulungen sowie der Teilnahme an den halbjährlichen AWK-Informationstagungen. Die Frühjahrstagung des AWK findet am 22. April 2010 in Frankfurt/M. statt, die nächste Herbsttagung in Verbindung mit dem proalpha Kundentag im November Mitgliederentwicklung des Anwenderkreises seit 1997 proalpha Aktuell 1/

12 Leistungsspektrum von Andreas Traut Anwenderwissen dauerhaft aktivieren Mit E-Learning zum Blended Learning Einmal im Rahmen von Schulungen erworbenes Wissen muss trainiert werden, um es im betrieblichen Alltag sinnvoll nutzen zu können. Wie hinterlegt man Beistellteile zu einer Fremdleistungsaktivität? Anwender, die das einmal in der proalpha Academy gesehen und auch geübt haben, können solche Fragen nach einiger Zeit überwiegend nicht mehr sicher beantworten wenn diese Tätigkeit nicht zu deren täglicher Routine gehört. Dem Vergessen entgegen wirkt nur das Üben. Dazu braucht der Anwender dauerhaft und uneingeschränkt Zugang zum Lernstoff in übender Weise. Lange Zeit schien das langfristige Üben nur unbefriedigend möglich. Ganze Sammlungen von Übungshandbüchern und Klickanleitungen mit Screenshots sollten Anwendern die Transformation des erlernten Theoriewissens in berufliches Handeln ermöglichen. Allzeit verfügbare Informationen sollten das Vergessen verhindern. Allerdings: Kaum waren die Handbücher gedruckt, war ihr Inhalt schon veraltet oder im Schreibtisch eines Kollegen verschwunden. Die solche Probleme vermeidende Alternative ist das E-Learning. Raus aus der Einbahnstraße Jedoch ist das Lernen ohne Ansprechpartner auch mit diesen Methoden eine Einbahnstraße. Es fehlt der Dialog mit dem Trainer, der Hilfestellung oder zusätzliche Informationen auch außerhalb des direkten Lerngegenstandes geben kann und Missverständnisse aufklären hilft. E-Learning allein kann also nicht das umfassende Lernkonzept sein. Ausschließlich virtuelle Lernprozesse sind meist weniger effizient als kombinierte Lernszenarien. Es gilt, die Vorteile der Präsenzveranstaltung mit der Omnipräsenz und Aktualität elektronischer Wissensarchive zu vereinen. Die Antwort heißt Blended Learning und bezeichnet eine didaktisch sinnvolle Verknüpfung traditioneller Präsenzveranstaltungen und modernen Formen von E-Learning. Das Konzept verbindet die Effektivität und Flexibilität elektronischer Lernformen mit den sozialen Aspekten der Face-to- Face-Kommunikation sowie dem praktischen Lernen von Tätigkeiten. Blended Learning zielt als Lernkonzept darauf ab, mit der Kombination verschiedener Medien und Me- Das proalpha E-Learning Center zur Navigation im Lerncontent thoden deren Vorteile zu verstärken und die Nachteile zu minimieren. Besonders wichtig ist, dass die Präsenzphasen und Selbstlernphasen funktional aufeinander abgestimmt sind. So bieten sich für die verschiedenen Szenarien im proalpha Umfeld vielfältige neue Konzepte an, um den nachhaltigen Lernerfolg bei den Teilnehmern zu steigern. Neueinführung und Releasewechsel begleiten Gerade im Rahmen der Neueinführung einer komplexen Unternehmenslösung wie proalpha ist der Know-how- Aufbau bei den Key-Usern und Endanwendern entscheidend für die langfristig effiziente Nutzung des Systems. Die hohe Zahl betroffener Mitarbeiter, ein breites Spektrum an Lerninhalten, umfangreicher Lernstoff, hohe Arbeitsplatzrelevanz des zu Lernenden und die sehr kurze Zeitspanne zwischen Lernvorgang und praktischer Anwendung sind ideale Voraussetzungen für den Einsatz des E-Learning. Direkt nach dem Projekt-Kick-off startet die Wissensvermittlung auf noch relativ hoher Abstraktionsebene im Seminar FS1. Das E-Learning übernimmt die Überleitung zu den folgenden Firmenseminaren (FS2), die auf das Spezialwissen in den Fachabteilungen fokussieren. Bis zum Echtstart können die verschiedenen Zielgruppen wie Key-User und Endanwender immer wieder Themen nachsehen, nachüben oder vorbereiten. Nach dem Echtstart steht das E-Learning jederzeit als individueller Tutor an der Seite der Benutzer. 12 proalpha Aktuell 1/2010

13 Leistungsspektrum Die Umstellung auf ein neues proalpha Release erfordert ebenfalls eine umfassende Wissensvermittlung bei den Nutzern. Hier ist das E-Learning die ideale Ergänzung der Deltaseminare. Das Lernen am neuen System ist unabhängig von der Konvertierung des bestehenden Systems möglich. Neue Mitarbeiter schnell effizient machen Bei der Integration neuer Kollegen ergänzt das E-Learning effizient die Wissensvermittlung der Seminare. Das in der sozialen Gruppe Erlernte kann jederzeit geübt oder die Voraussetzungen, beispielsweise hinsichtlich der Grundlagen der Benutzeroberfläche, können vorbereitet werden. Nicht zuletzt wegen der großen Zahl betroffener Mitarbeiter stellen ERP-Anwenderschulungen hohe Anforderungen an die Schulungsorganisation und sind mit entsprechenden Kosten verbunden. E-Learning-Systeme bieten eine sinnvolle Ergänzung zu klassischen Klassenzimmerschulungen und individuellem Coaching vor Ort. Dabei ist es wichtig, dass E-Learning als ergänzendes Medium und nicht als Ersatz für traditionelle Lehr- und Lernformen gesehen werden muss. Lernformen abstimmen Neben Standardinhalten lassen sich auf Wunsch individuelle Lernsequenzen erstellen und ins E-Learning-Center einbinden. Diese basieren auf der jeweiligen Kundeninstallation. Individualanpassungen, besondere unternehmensspezifische Prozesse oder auch fremdsprachige Inhalte werden hier hinterlegt. Diese individuellen Lerninhalte können auf Wunsch auch im PDF-Format als Benutzeranleitung zur Verfügung gestellt werden. i E-Learning Vorteile für den Nutzer Teilnehmer lernen, wo und wann sie die Möglichkeit haben. Sie setzen selbst inhaltliche Schwerpunkte und holen damit das Optimum für sich heraus. Teilnehmer bestimmen ihr Lerntempo selbst. Aktueller, gut aufbereiteter Lernstoff, Methodik/Didaktik ist flexibel. Der denkbare Einsatz unterschiedlicher Darstellungen wie Bild, Video, Ton, Animation und Text sowie Aufgabenstellungen (Praxisnähe, theoretischer Zugang, Spiele, Gruppenarbeiten, Einzelarbeiten...) spricht unterschiedliche Lerntypen an. Je nach Plattform ist eine einfache, individuelle und motivierende Betreuung der einzelnen Teilnehmenden möglich. Jederzeit wiederholbar Keine Bloßstellung bei Wissenslücken Diverse Hilfestellungen erleichtern den Lernprozess. Ohne besondere technische Voraussetzungen ist das proalpha E-Learning sofort im Kundenunternehmen für alle Mitarbeiter verfügbar. Das wiederholende, aber auch vorbereitende Üben in der realen Systemoberfläche festigt und intensiviert das in den Seminaren Erlernte dauerhaft bei den Teilnehmern. Die Inhalte sind passgenau auf die Seminare abgestimmt und decken das gesamte Curriculum der Anwendungsseminare ab unabhängig von den tatsächlich lizenzierten Modulen. Die Übungsfirma der Seminare dient als Grundlage. Dem Lernenden stehen Demo- und Übungsmodus zur Verfügung. Er kann das Lernthema im E-Learning-Center auswählen, sich vorführen lassen und aktiv üben. Der Übungsmodus zeigt Fehler auf und gibt bei Bedarf Hilfestellung. Die richtige Kombination aus Präsenzveranstaltung und E-Learning macht proalpha Know-how frühzeitig, umfassend, dauerhaft und unabhängig von technischen Voraussetzungen im Unternehmen verfügbar. In Verbindung mit den Seminaren wird Wissen bedarfsgerecht aufbereitet und vermittelt. Dabei unterstützt das E-Learning den Transfer in die Praxis. Die allgemeine Verfügbarkeit im Unternehmen entlastet IT-Abteilung und Key-User und hilft allen Anwendern, Handlingwissen aufzubauen, zu erhalten und zu erweitern. Das proalpha E-Learning ist als Standardpaket ab Version 5.2 verfügbar. Unter in der Rubrik Leistungen im Menüpunkt Academy können verschiedene Funktionen live ausprobiert werden. Andreas Traut ist Mitglied der Konzerngeschäftsleitung Academy/Personalentwicklung der proalpha Software AG. proalpha Aktuell 1/

14 Leistungsspektrum von Roland Tuschinski Jedem das Seine Für jeden Anwender das persönliche Cockpit in proalpha gestalten Alle Funktionen und Informationen, die man im Tagesgeschäft benötigt, im direkten Zugriff zu haben ohne die Nutzung des gesamten Leistungspakets einzuschränken das verspricht an jedem Arbeitsplatz mehr Ergonomie und Effizienz. Ein Mitarbeiter der Auftragsabwicklung im Neuanlagengeschäft hat eine andere Arbeitsweise und benötigt andere Informationen als sein Kollege im Ersatzteilverkauf. Und in der Auftragsabwicklung eines Serienfertigers sieht es wieder anders aus. Gleiches gilt für die Kollegen aller anderen Abteilungen. Trotzdem soll jeder Mitarbeiter ein optimales Arbeitsumfeld im ERP-System vorfinden, damit er seine Tätigkeiten möglichst effizient durchführen kann. Eine branchenunabhängige Software muss der Anwender so gestalten können, dass das individuelle Informationsbedürfnis des einzelnen Anwenders mit minimalem Konfigurationsaufwand gedeckt wird. Im Sinne eines Cockpits kann proalpha für jeden einzelnen Anwender so konfiguriert werden, dass er einen optimalen Überblick für seine Tätigkeiten erhält. Entscheidend So kann der persönliche Startbildschirm eines Vertriebsmitarbeiters aussehen aber auch, je nach Erfordernissen ganz anders. ist, dass sein Cockpit nicht nur eine feste Konfiguration beim Starten von proalpha bildet, sondern sich seinen jeweiligen Aufgaben anpasst. So kann ein Mitarbeiter im Vertrieb beispielsweise eigenständige Cockpits haben für Prozesse wie Kontakt-, Aktivitäten- oder Kampagnenmanagement und Angebotserstellung. proalpha passt sich den jeweiligen Anforderungen an. Dies gilt für alle Aspekte, die der Anwender bei der Arbeit mit proalpha wahrnimmt: Vom Aufbau des Hauptmenüs über eine auf den Anwendungszweck abgestimmte Anordnung der korrespondierenden Fenster, neu zu gestaltende Übersichtsfenster mit generischen Browsern, anwendungsund benutzerbezogene Menüeinträge, persönliche Filtereinstellungen bis zur Einbindung von Aktivitätenmonitor, Favoriten und Dashboardfunktionen. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielfältig und einstellbar. Der Aufbau des Hauptmenüs ist in der branchenunabhängigen Erstinstallation zunächst nach den typischen Hauptprozessen gegliedert. Mit dem grafischen Menüdesigner kann der Administrator aber einfach die kundenindividuellen Prozesse abbilden und den einzelnen Benutzern zuweisen. Programmierkenntnisse sind hierfür nicht erforderlich. So findet jeder Benutzer immer nur die Programme, auf die er Zugriff hat und unter den Begriffen, die in seinem Unternehmen üblich sind. In seinen persönlichen Favoriten legt der Anwender wieder die Programme ab, die er regelmäßig verwendet. Diese kann er sich nach Belieben gruppieren. In einer typischen Startbildschirmkonfiguration finden sich neben den Favoriten der Aktivitätenmonitor, der ihn über seine noch zu erledigenden Aufgaben informiert, sowie ein Dashboard mit den für ihn relevanten Auswertungen. In das Dashboard eines Vertriebsmitarbeiters fließen typischerweise Informationen aus Vertrieb, Marketing und Service ein und geben einen Überblick über den aktuellen Status des Unternehmens oder des Aufgabengebiets des Anwenders. Für jeden Anwender kann eine beliebige Anzahl benutzerdefinierter Dashboards eingerichtet werden, um ihn 14 proalpha Aktuell 1/2010

15 Leistungsspektrum je nach Rolle und Verantwortungsbereich genau mit den Informationen zu versorgen, die er benötigt und nur mit denen. Da das Dashboard zumeist auf Basis des proalpha Analyzers realisiert wird, nimmt der Anwender mit einem einfachen Mausklick auch sofort ein Drill-down zur weitergehenden Analyse vor. Ein individuelles Cockpit für jeden Prozess Der Begriff Cockpit geht in proalpha aber weit über den Programmeinstieg hinaus. Wechselt der Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel in die Angebotsbearbeitung, kann er das auf Basis seiner Wiedervorlagen im Aktivitätenmonitor tun oder beispielsweise als Vertriebsleiter über ein zentrales Programm Angebote bearbeiten. Auch das kann er sich ohne tiefe Programmierkenntnisse gestalten, indem er die Punkte bestimmt, die direkt als abhängiges Fenster zur Information zur Verfügung stehen sollen. Unter anderem können die Kundenbeurteilung und der Offene-Posten- Stand entscheidende Kriterien der Intensität der Angebotsnachverfolgung sein. Dabei greift wieder das Multiwindowing-Konzept, bei dem die abhängigen Fenster sich automatisch aktualisieren und somit für den Anwender immer die zueinander gehörenden Informationen auf dem Bildschirm erscheinen. Neben der Fensteranordnung speichert proalpha aber auch die Spaltenanordnung und persönliche Filtereinstellungen im Benutzerprofil der Datenbank. Dadurch stehen diese Einstellungen dem Benutzer an jedem beliebigen Arbeitsplatz, ob in der Firma oder von zu Hause, über eine Terminalserveranbindung gleichermaßen zur Verfügung. Mit Hilfe der Filtereinstellungen kann er seine individuellen Anwendungsszenarien immer wieder aufrufen. Aus Unternehmenssicht betrachtet ist es in aller Regel sinnvoll, die typische Arbeitsweise für die einzelnen Rollen Individuelle Anwendungsszenarien je nach Bedarf lassen sich alle an einem Arbeitsplatz oder bei einer Tätigkeit relevanten Informationen auf einen Blick erfassen. vorzudenken und den Mitarbeitern über den Administrator mit auszuliefern. Das erhöht die Akzeptanz bei den Anwendern ab dem ersten Start des neuen Systems und fördert eine einheitliche Vorgehensweise. Zu diesem Zweck kann die Benutzerkonfiguration einmal vorgedacht auf andere Benutzerprofile ausgerollt werden. Mit der Vielzahl an Konfigurationsmöglichkeiten erlaubt proalpha die Anpassung der Standard-ERP-Lösung an die Belange der verschiedenen Branchen, unternehmensindividuelle Besonderheiten und persönliche Vorlieben und Gewohnheiten. Durch die Speicherung der Einstellungen in der Datenbank stehen sie arbeitsplatzunabhängig an jedem Standort zur Verfügung. Die Einrichtung kann der Administrator innerhalb des Unternehmens oder jeder einzelne Anwender selbst vornehmen. Roland Tuschinski ist Produktmanager der proalpha Software AG. Tipps & Tricks Filtereinstellungen speichern Jeder proalpha Nutzer hat die Möglichkeit, seine individuellen Filtereinstellungen zu speichern und jederzeit wiederzuverwenden. Mit der rechten Maustaste bekommt man in jedem Filter ein Kontextmenü, in dem sich unter anderem der Punkt Einstellung speichern findet. Hier kann man die aktuellen Filtereinstellungen als Standard speichern sie werden dann bei jedem Start wieder so vorgeschlagen oder unter einem frei wählbaren Namen. Beim nächsten Start des Filters kann man sich die Einstellungen im Kontextmenü über den Namen oder die zuletzt verwendeten Einstellungen laden. Auf diese Weise kommt man sehr schnell an häufig verwendete Einstellungen. Übrigens: Ob im Filter der Wert aus dem von Wert in den bis Wert übernommen wird, kann man über proalpha/extras/einstellungen festlegen (Minimalwert übernehmen). proalpha Aktuell 1/

16 Leistungsspektrum CRM via Outlook und Exchange proalpha macht mobil mit Standardsoftware Seit Anfang 2010 ist proalpha via MS Outlook und MS Exchange mobil. Das CRM-Tool piax setzt auf dem VIS-Modul auf und löst VIS-Offline vollständig ab. Kein Unternehmen kann es sich leisten, Geschäftsbeziehungen zu Bestandskunden mit einem lückenhaften Datenmanagement aufs Spiel zu setzen. Mit dem Portable Interaction Assistant for Exchange (piax) steht ein mobiles CRM-Modul (Customer Relationship Management) für proalpha zur Verfügung, mit dem sich Kundenund Kontaktdaten auch in Outlook bearbeiten lassen. Damit ist das ERP-System auch unterwegs komfortabel nutzbar, beispielsweise für Vertrieb und Außendienst. Besonders mittelständische Unternehmen benötigen eine einheitliche CRM-Strategie, um schnell auf Kundenwünsche und Veränderungen zu reagieren, durch individuellere Kundenbetreuung steigende Umsatzchancen zu generieren, eine effektive Vertriebssteuerung durch mehr Transparenz zu schaffen und einen besseren Informationsfluss im Unternehmen zu realisieren. Noch immer existieren in vielen Unternehmen Insellösungen, die keinen zusammenhängenden Überblick über die vorhandenen Kontakt- und Kundendaten geben. Dies führt zwangsläufig zu inkonsistenten und unvollständigen Informationen über den Kunden was dessen wirksame Bearbeitung erschwert und den Verwaltungsaufwand erhöht. Informationsbasis für die Akten- und die Hosentasche piax, entwickelt vom Unternehmen itcampus, ist ein mobiles CRM-System für proalpha, das nahtlos auf das Vertriebs-Informations-Modul (VIS) aufsetzt. Die Lösung ist gleichzeitig ein vollständig integriertes Add-In zu MS Outlook und bietet die Möglichkeit, Stamm- und Vertriebsdaten schnell und einfach zu pflegen. Das System erlaubt die durchgehende Synchronisation zwischen proalpha, Exchange, Outlook und mobilen Endgeräten wie Laptops, Mobiltelefonen wie dem Blackberry und Activesync-Gerä- Outlook-Kontakte lassen sich einfach in piax und damit in proalpha übernehmen. ten. Dies garantiert eine hohe Datenverfügbarkeit und eine geräteunabhängige Datenpflege. Markt- und Kundenmonitoring vereinfachen Basis jeder effektiven Zusammenarbeit ist eine einheitliche Daten- und Informationsbasis, die online und offline nutzbar ist. Mit dem nun freigegebenen System stehen jedem Außendienstmitarbeiter immer alle relevanten und aktuellen Informationen ortsunabhängig zur Verfügung, sodass er sich gut auf seine Kundengespräche vorbereiten kann. Dazu gehören beispielsweise Kontakt- und Ansprechpartner mit deren Merkmalen Zustände zu Kontakten und Kunden Besuchshistorie (Vertriebsprojekte und Vertriebsaktionen je Kontakt) Kundeninformationen wie Umsatz, Saldo Offene Posten, Kreditlimit, letzte Rechnung, letztes Angebot, letzter Auftrag, Anzahl Angebote/Aufträge/Mahnungen und andere. Ebenso können Besuchsberichte in Form von Aufgaben, Folgeterminen, Wiedervorlagen, offene Aktivitäten, Unternehmens-, Gesprächspartner-, Prozess-, Wettbewerbsinformationen oder Gesamtbewertungen während oder unmittelbar im Anschluss eines Termins erfasst werden. Die 16 proalpha Aktuell 1/2010

17 Leistungsspektrum Außendienstanbindung an proalpha mit piax, dem Portable Interaction Assistant for Exchange von itcampus relevanten Informationen fließen nahtlos in den proalpha Datenbestand des Unternehmens zurück. Damit ist dessen Datenbasis stets vollständig und konsistent, was eine erhebliche Qualitätssteigerung bedeutet und die Grundlage für nachgelagerte Auswertungen schafft. Die Synchronisation der Daten ist unabhängig von Standort und verfügbarer Breitbandtechnologie. UMTS, DSL oder LAN sind gleichermaßen nutzbar. Das vermeidet Probleme aufgrund der noch immer lückenhaften Verfügbarkeit schneller mobiler Internetzugänge in Deutschland. Usability und effektive Dokumentation Der Außendienstmitarbeiter findet alle Daten in seinem Outlook. Er muss sich nicht mit der Funktionsweise anderer Programme befassen. Aufgrund der Verbreitung dieses Standards ist eine hohe Akzeptanz gegeben. Für Outlook gibt es zudem vielfältige Erweiterungen: So können nicht nur Outlook Kontakte in proalpha Kontakte überführt werden, sondern auch Xing Kontaktdaten zunächst in Outlook importiert und dann als proalpha Kontakt genutzt werden. Umfangreiche zusätzliche und nachgelagerte Dokumentationsaufgaben entfallen, ebenso mehrmaliges Erfassen von Kontakten und Ansprechpartnern. i Über itcampus itcampus ist ein Software-Entwickler mit Wurzeln in Wissenschaft und Forschung in Halle und Leipzig gegründet, hat das Unternehmen heute Niederlassungen in ganz Europa. itcampus bietet seinen Kunden europaweit Kommunikationslösungen, IT-Beratung und individuelle Lösungen in den Bereichen Software-Entwicklung und Software-Ergonomie. Seit 1. April 2009 ist die Software AG Mehrheitsgesellschafter. Kontaktdaten, Vertriebsaktionen der Typen Termin oder Aufgabe werden zudem mit dem Mobiltelefon sowie Office Outlook Web Access synchronisiert, sodass sie auch dort immer aktuell sind. Wenn sich die Telefonnummer eines Ansprechpartners geändert hat, dann ist es ausreichend, diese zum Beispiel im Mobiltelefon zu aktualisieren, da die Änderung automatisch nach Outlook und proalpha synchronisiert wird. Außendienst und Innendienst sind im Einklang. Dank tiefer Integration in proalpha arbeiten alle Beteiligten auf nur einer konsistenten Datenbasis. Keine Information zum Kunden geht verloren, alle sind auf dem gleichen Wissensstand. Erleichtert wird das durch Einsatz der Standard Microsoft Systeme, die keinen Einarbeitungsaufwand erfordern und hohe Akzeptanz genießen. Theorie und Praxis Dass Wunsch und Wirklichkeit, das heißt die Überlegungen der Entwickler und die Erfahrungen aus der praktischen Anwendung zusammenpassen, zeigen Pilotinstallationen bei zwei typischen proalpha Anwendern. Für einen, die Theben AG in Haigerloch, resümiert Projektleiter Winfried Ringwald seine Eindrücke: Der Ansatz von piax, proalpha Kontakte für den Außendienst über Outlook pflegen zu können und via Exchange stets verfügbar zu haben, birgt für unser Unternehmen hohen praktischen Nutzwert. In der Pilotphase haben wir den Eindruck gewonnen, dass die Technik nicht nur stabil läuft, sondern auch ergonomisch ansprechend und damit intuitiv nutzbar ist. Weitere Informationen unter: proalpha Aktuell 1/

18 Leistungsspektrum Mythos SEPA Für die neuen internationalen Regeln gerüstet Wie in der proalpha Aktuell 2/2008 bereits angekündigt, hat proalpha die Entwicklung von Sepa weiter beobachtet, den richtigen Zeitpunkt abgepasst und die richtige Technik implementiert. Das Ergebnis: proalpha kann Sepa. Das Akronym steht für Single Euro Payments Area zu deutsch: Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. Der Hintergrund: Im März 2002, im Jahr der Euro-Bargeldeinführung, haben europäische Banken und Bankenverbände zur Schaffung der neuen Sepa-Zahlungsverkehrsstandards das European Payments Council EPC mit inzwischen 67 Mitgliedern gegründet. Diese Instanz hat nicht nur den einheitlichen technischen Standard (XML-Format), sondern auch die rechtlichen Rahmenbedingungen für den EU-weiten Zahlungsverkehr entwickelt und vorangebracht. Diesem Standard haben sich alle Sepa-Teilnehmerländer unterworfen. Bis dahin und teilweise auch noch heute hatte jedes Land seine eigenen proprietären Zahlungsverkehrsformate sowie seine spezifischen Usancen. Was kann Sepa? Die Sepa-Überweisung startete nach mehreren Nachbesserungen und Versionen offiziell mit der EPC-Version 3.2. Voraussetzungen hierfür sind die Bezahlwährung Euro, das Vorhandensein von SWIFT-BIC und IBAN sowie die Zahlung innerhalb eines Sepa-Teilnehmerlandes oder zwischen verschiedenen Sepa-Ländern. Das sind alle EU-Staaten plus Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und Island. Die vier Letztgenannten sind integriert, weil deren Bankensysteme eng mit denen der EU-Staaten verflochten sind. Dass dabei auch tatsächlich jede Bank Sepa-ready ist, ist allerdings noch nicht gesagt: Eventuell werden die Übertragungsformate bankintern konvertiert was aber für die einzelnen Teilnehmer bzw. Nutzer keine Auswirkungen hat. Die Sepa-Lastschrift bzw. deren Definition ist erst seit 2. November 2009 wirklich abgeschlossen. Vorher galt es, einige juristische Hürden zu nehmen, die ein rechtswirksames Abbuchen oder Einziehen von Zahlungen verhinderten. Neben Deutschland und Österreich gab es bisher kaum Staaten, die den Lastschrifteneinzug überhaupt kannten. Wichtig für deutsche Unternehmen und Einzelpersonen ist in diesem Zusammenhang, dass alle bisherigen Einzugsermächtigungen mit einem sogenannten Sepa-Lastschriftmandat erneuert werden müssen. Vom Wortlaut unterscheidet sich die neue Regelung allerdings kaum von der alten Einzugsermächtigung. Der Zahlungsempfänger muss sich allerdings speziell mit einer Gläubiger-Identifikationsnummer ausweisen. In Deutschland ist die bei der Bundesbank online erhältlich. Gläubiger-Ident und vom Gläubiger zu vergebende Mandatsnummer werden bei jeder Sepa-Lastschrift elektronisch übermittelt. Es sind zwei Varianten von Lastschriften möglich: Zum einen die Sepa-Basislastschrift für Privatpersonen, hier gilt ein achtwöchiges Rückgaberecht (bisher sechs Wochen). Zum anderen gibt es die Sepa-Firmenlastschrift für Lastschriften zwischen Unternehmen vor allem die sind relevant für den proalpha Zahlungsverkehr. Das Verfahren ähnelt den bisherigen Abbuchungen, denn der Zahlungspflichtige muss bei seiner Bank das Sepa-Lastschriftmandat zur Überprüfung der rechtmäßigen Abbuchung hinterlegen. Wichtig: Ein Recht auf Rückabwicklung (Rücklastschrift) gibt es hierbei nicht. Das abgebuchte Geld ist also zunächst genauso weg wie bei einer Überweisung und muss im Fehlerfall auf anderem Weg (ggf. gerichtlich) zurückgeholt werden. Was kann Sepa nicht? Dem Vereinheitlichungsprozess fielen zwei wichtige Details des bisherigen Handlings zum Opfer: Das Sepa-Format enthält im Gegensatz zum bisherigen Auslandszahlungsverkehr (DTAZV) keine elektronische Übermittlung von Meldedaten gem. 59 ff Außenwirtschaftsverordnung. Bei Zahlungen meldepflichtiger Dienstleistungen (oberhalb der Meldefreigrenze) muss jetzt das Z4-Meldeformular ausgefüllt werden. Natürlich unterstützt proalpha diesen Prozess durch Ausgabe in dem von der Bundesbank ge- 18 proalpha Aktuell 1/2010

19 Leistungsspektrum forderten Format als Ausdruck oder als CSV-Datei. Dies ändert aber nichts an der Tatsache, dass mit dem Drucken und Postversand bzw. der Meldung über das Onlineportal der Bundesbank ein zusätzlicher Arbeitsschritt zum bisherigen Verhalten erforderlich ist. Das zweite Manko ist die Verkürzung der Verwendungszweckinformationen. Mit einem Textfeld von 140 Zeichen entspricht dies zwar exakt dem DTAZV-Format, kann aber nicht mit den bisher im Inland gebräuchlichen 378 (14 x 27) Zeichen mithalten. Dies ist nun keineswegs Erbsenzählerei. Denn bei vielen proalpha Anwendern war es bisher gängige Praxis, mehrere Offene Posten des gleichen Lieferanten mit einer Zahlung zu begleichen, nicht zuletzt sparte das auch Bankgebühren. Konnten also bisher im Inlandsformat (DTAUS) die notwendigen Informationen zu sechs OP-Referenzen (Belegnummer, Belegdatum, Betrag) pro Zahlung an den Zahlungsempfänger übermittelt werden, ist das jetzt selbst bei Verzicht auf das Belegdatum bei nicht mehr als zwei bis drei OP-Referenzen möglich. Daher wird sich für manchen Anwender die komplette Zusammenfassung der OPs und ein Zahlungsavis als Begleitmitteilung in Schriftform rechnen. Trotz Nachdruck der Europäischen Zentralbank gibt es derzeit kein Abschalt- oder Auslaufdatum der nationalen Zahlungsformate, sodass diese auf absehbare Zeit wie gewohnt weiter verwendet werden können, zumal der Auslandszahlungsverkehr (DTAZV) für Zahlungen in Fremdwährung und in Nicht-Sepa-Staaten ohne Alternative ist. Mit der Integration der Sepa-Abwicklung in proalpha dürfte der Mythos Sepa kein Mythos mehr sein: Der Sepa-Zug ist nicht zu stoppen, aber mit proalpha kann der Anwender das Tempo des Zuges künftig selbst bestimmen. Er kann sozusagen dreigleisig fahren, und das, solange es ihm sinnvoll und praktikabel erscheint. Dieser Beitrag stammt vom Standardentwicklungsteam Finanzwesen der proalpha Software AG. Finanzbehörden entwickeln GDPdU-Schnittstelle zu proalpha Marktmacht macht manches einfacher: Nachdem proalpha seit geraumer Zeit eine hohe Marktpräsenz aufweist, haben die Finanzbehörden, federführend waren die in Nordrhein-Westfalen, in enger Zusammenarbeit mit der proalpha Standardentwicklung im Laufe des letzten Jahres eine herstellerspezifische Schnittstelle (HSS) für proalpha etabliert. Der Hintergrund: Im Rahmen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) kann der Steuerprüfer vom Steuerpflichtigen die Herausgabe steuerrelevanter Daten auf Datenträger verlangen, den Z3-Zugriff. Dieser Verpflichtung kommen proalpha Anwender mit dem Datenexport über Listendruck im CSV- Format und Erstellung der passenden index.xml-datei nach. Bisher musste der Steuerprüfer bei Übernahme der Dateien in seine Prüfsoftware die Daten interpretieren, um sie anschließend weiterverarbeiten zu können (Wie sieht zum Beispiel in proalpha eine Splittbuchung aus?). Dies führte immer wieder zu Rückfragen beim Steuerpflichtigen. Seit 1. Januar 2010 kann der jeweilige Steuerprüfer die proalpha Daten direkt über die neue Schnittstelle importieren und sie werden ihm automatisch in seiner gewohn- ten Darstellung zur Verfügung gestellt. Die Schnittstelle erwartet dabei als Mindestumfang Dateien zu den Buchungen und Salden sowie den Stammdaten Konten, Kunden, Lieferanten und Steuerschlüssel. Andererseits ist die Die neue GDPdU- Schnittstelle auch Schnittstelle zu proalpha offen für weitere Daten, beispielsweise aus der Anlagenbuchhaltung. Die proalpha HSS steht bei den Behörden bundesweit zur Verfügung. Sollte ein Steuerprüfer den Update-Service seiner Zentrale noch nicht genutzt haben, kann ein Verweis darauf dem Steuerprüfer und dem proalpha Anwender das Leben gleichermaßen erleichtern. Das sollte nicht nur den Ablauf, sondern auch die Prüfatmosphäre deutlich verbessern. proalpha Aktuell 1/

20 Leistungsspektrum von Frank Meyenborg und Kai Lefhalm Geschäftsprozesse besser umsetzen Konzeptionelle Beratung wird ausgebaut Mit mehreren Schwerpunktthemen erweitert die proalpha Consulting ihr Dienstleistungsangebot zur konzeptionellen Unternehmensberatung. Angeboten wird die Optimierung der in proalpha abgebildeten Geschäftsprozesse unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Diese Leistungen ergänzen das klassische Beratungsangebot zur Erstimplementierung bei Neukunden und Updateprojekten in bestehenden Anwendungen. Von Erfahrungen Anderer profitieren, gesammelt in vielen mittelständischen Unternehmen und Projekten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen auf diesem Kerngedanken baut das Angebot auf. Das Wissen um die jeweilige kundenspezifische Situation aus der Zusammenarbeit mit den proalpha Kunden im Zuge der proalpha Einführung ist der ideale Startpunkt für die erfolgreiche konzeptionelle Beratung. Der Schwerpunkt liegt auf organisatorischen und datentechnischen Aspekten von Geschäftsprozessen. Aktuell werden die fünf Themen Stammdatenpflege, Inventur, Forderungsmanagement, Cash-Flow-Analyse sowie die Bestands- und Dispositionsoptimierung fokussiert. Stammdatenpflege effizientes Arbeiten sichern Es ist so viel zu tun, wir haben überhaupt keine Zeit, die Daten richtig zu erfassen. Dieses typische Statement deutet auf gravierende Qualitätsmängel der Stammdaten in vielen Unternehmen. Dies zeigt sich beispielsweise bei der gezielten Vorbereitung der nächsten Messe: Wie gut die Kontakt- und Kundendaten gepflegt sind, erkennt man unter anderem an der Quote der Irrläufer eines Einladungs- Mailings und den verpassten Chancen, Entscheidungsträger zu erreichen. Andererseits fordern Konstruktion und Produktion gut gepflegte Teilestämme und Stücklisten, um jederzeit fehlerfrei zu fertigen, zeitgerecht die richtigen Komponenten bereitzustellen oder nach Jahren noch die richtigen Ersatzteile für die Kunden der proalpha nutzenden Unternehmen anbieten zu können. Organisatorische Optimierungen schaffen die Voraussetzungen zur nachhaltigen Verbesserung der Stammdatenqualität und -aktualität: Klar definierte Verantwortlichkeiten, Prozesse und Workflows, eine eindeutige Benutzerdoku- Die enge Verknüpfung von Organisation und Software und das Ergebnis eines klaren Konzepts: Verantwortlichkeiten sind definiert und ein transparenter Workflow zur Teilestammpflege ist aktiviert. mentation und ein effizientes Kontrollsystem für die dauerhafte Überwachung werden entwickelt. Nach Ermittlung der kritischen Stammdaten setzt die Beratung gezielt an und unterstützt die Anpassung oder erstmalige Definition der genannten Faktoren. Als prägnantes Beispiel kann die Festlegung des konsequenten Workflows zur Neuanlage eines Teilestammsatzes dienen. Inventur Optimierung in zwei Tagen Dank der guten Vorbereitung konnten wir den engen Zeitplan einhalten und die Nacharbeit auf ein Minimum reduzieren. Dieses Resümee des kaufmännischen Leiters eines proalpha Anwenders nach soeben abgeschlossener Inventur ist kein Zufall. Hier wurde zur optimalen Inventurform gewechselt und zusätzliche technische Hilfsmittel wie mobile Datenerfassung und Stichprobeninventur sind im Einsatz. Der Prozess des Inventurablaufs wurde verbindlich modelliert und dokumentiert, sodass mögliche Schwachstellen aufgedeckt und direkt abgestellt werden können. Anhand der speziellen Rahmenbedingungen und Checklisten werden die Einstellungen in proalpha geprüft und optimiert, auf Wunsch die Anwender geschult, um das Handling der Inventuraufnahme und -erfassung sicher und zügig zu gestalten. Üblicherweise beanspruchen solche Projekte etwa zwei Tage. Dabei wird auch die Vorgehensweise des erwähnten Unternehmens vorgestellt. Forderungsmanagement Liquidität sichern Die Wirtschaftsauskunftei Creditreform hat ermittelt, dass die Zahl der Insolvenzen weiter zunimmt und gleichzeitig die Zahlungsmoral in Deutschland und international ten- 20 proalpha Aktuell 1/2010

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