meinem liebsten Dirk für das wunderschöne Cover und die ausgezeichnete Idee!

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2 Vorwort Durch bloßes logisches Denken vermögen wir keinerlei Wissen über die Erfahrungswelt zu erlangen; alles Wissen über die Wirklichkeit geht von der Erfahrung aus und mündet in ihr. Albert Einstein Danke meinem liebsten Dirk für das wunderschöne Cover und die ausgezeichnete Idee! Auf Grund der vielen Anfragen habe ich nunmehr eine Zusammenfassung für Sie erstellt. Wer das Controlling prüfen will, wird erst einmal feststellen, dass es nur sehr selten ein Richtig und ein Falsch gibt. Vielmehr geht es darum die Einstellungen zu verstehen und den Unternehmensrichtlinien gegenüberzustellen. Dabei ist auf Übereinstimmung, Verständlichkeit und Effizienz zu verproben. Dieser Praxisleitfaden soll Ihnen eine Hilfestellung bei der Lokalisation der Einstellungen sein. Gleichwohl sollen Sie in die Lage versetzt werden, eine Prüfung hinsichtlich vordefinierter kritischer Berechtigungen im Umfeld des Controllings durchführen zu können. Für Fragen und Anregungen erreichen Sie mich per Mail: 1

3 Rechtliche Hinweise Das vorliegende Werk ist in all seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die in diesem Werk wiedergegebenen Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen. Bei SAP und SAP R/3 handelt es sich um eingetragene Warenzeichen der SAP AG. Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Abbildungen und Texten verwendet wurde, kann der Autor für mögliche Fehler und deren Folgen keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung übernehmen. 2

4 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Controlling Begriffsklärung Integration Aufbau Unternehmensstruktur Der Mandant Der Buchungskreis Der Kostenrechnungskreis Der Geschäftsbereich Geschäftsbereiche für die Konsolidierung Funktionsbereich Ergebnisbereich Der Kontenplan Profit-Center Gemeinkostencontrolling Gemeinkosten Vollkosten- Teilkostenbasis Stammdaten Kostenarten Kostenartentyp Kostenarteneigenschaft Kostenartengruppe Kostenstellen Kostenstellenart Kostenstellengruppe Leistungsart Leistungsartengruppen Kostenstellenhierarchie Statistische Kennzahlen Statistische Kennzahlengruppe Zeitbezogenheit der Stammdaten Gültigkeitszeitraum Betrachtungszeitraum IST Buchungen Die externe Belegnummernvergabe Die interne Belegnummernvergabe Vorgangsart Belegart Belegauswertungen Die Unterscheidung der IST-Buchungen Buchungen aus anderen Modulen CO-interne Umbuchungen Direkte Leistungsverrechnung Obligo Buchungs- und Kontierungslogik Buchung auf Kostenstellen Buchung auf Kostenstelle und Auftrag Erlösbuchungen Automatische Kontierung Validierung Substitution Periodenabschluss Zyklus-Segment-Technik Periodensperre

5 3.8 Planung Versionskonzept Planungsintegration Tarife für die interne Leistungsverrechnung Schnittstellenintegration Innenaufträge Produktkostenplanung Der Materialstammsatz Aufbau eines Materialstammsatzes Preissteuerung Der Standardpreis Der gleitende Durchschnittspreis Stückliste Arbeitspläne Arbeitsplatz Kalkulation Kalkulationsvarianten Kalkulationsart Bewertungsvariante Kalkulationsschema Kalkulationsstufen/Dispositionsstufen Kalkulationsauswertungen Ergebnisrechnung Merkmale und Wertefelder Betriebswirtschaftliche Verfahren Merkmal Merkmalswert Ergebnisbereich Ergebnisobjekte Wertfelder Ableitungen Werteflüsse IST und Plan Bewertung Die Bewertungsstrategie Automatische Kontenfindung aus FI / MM Ergebnis-Berichtswesen Berechtigungsprüfung Vorbereitung Die Berechtigungsobjekte des Controlling Controlling Allgemein K_PVARIANT- Berechtigung für Erfassungsvarianten K_CRM_REP Berechtigungsverprobung CRM - CO CO Material-Ledger K_ML_VA CO Material-Ledger: Bewertungskreis K_MLNUSER -CO Material-Ledger: Einzelabrechnung (nicht mehr verwenden) K_ML_MTART- CO Material-Ledger: Materialart K_MLPUSER CO Material-Ledger: Werksabrechnung (nicht mehr verwenden) K_MLPR _VA CO Materialpreisänderung: Bewertungskreis CO ABC K _ABC Allgemeines Berechtigungsobjekt Geschäftsprozesse K_CBPR_SET CO-ABC: Geschäftsprozess-Gruppen K_CKPH_SET CO-ABC: Kostenträger-Gruppen K_CBPR _PLA CO- ABC: Planung Geschäftsprozesse

6 6.2.4 CO-CCA: Kostenstellenrechnung K_CCA Allgemeines Berechtigungsobjekt für Kostenstellenrechnung K _CSKA_SET Kostenarten-Gruppen K_CSKB _PLA CO-CCA: Kostenarten-Planung K_CSKB CO-CCA: Kostenarten-Stamm K_CSKS_BUD CO-CCA: Kostenstellen- Etatplanung K_CSKS_SET CO CCA: Kostenstellen-Gruppen K_CSKS_PLA CO-CCA: Kostenstellen-Planung K_CSKS CO-CCA: Kostenstellen-Stamm K_CSLA_SET CO-CCA: Leistungsarten-Gruppen K_CSLA CO-CCA: Leistungsarten-Stamm K_REPO_CCA CO-CCA: Reporting auf Kostenstellen/Kostenarten K_KA03 CO-CCA: Statistische Kennzahlen K_KA03_SET CO-CCA: Statistische-Kennzahlen-Gruppen CO-OPA: Innenauftrag K_ORDER CO-OPA: Allgemeines Berechtigungsobjekt für Innenaufträge K_AUFK_ART - Auftragsarten K_AUFK_SET - Auftragsgruppen K_REPO_OPA Reporting auf Aufträgen CO-PC : Produktkostencontrolling K_WIP WIP-Ermittlung K_KEKO - Erzeugniskalkulation K_FCO - Fehlerkostenabwicklung K_FVMK Freigabe / Vormerkung Erzeugniskalkulation K_CKPH Kostenträger K_CKBS - Musterkalkulationen K_PKSA - Produktionskostensammler K_CKBOB - Produktrecherche K_SUM_ORD Verdichtung Aufträge K_SUM_COST- Verdichtung Kostenträger K_SUM_PROJ Verdichtung Projekte CO K_SUM_CO Allgemeine CO-Verdichtung ohne Klassifizierung K_KFPP_DCT Belegart für Transferpreisvereinbarungen K_KFPI_DCT Belegart für Transferpreisverrechnungen K_MOB_DCT Belegart für manuelle Mittelreservierung K_TEMPL Berechtigung Template (ABC-Verrechnung, Formelplanung etc.) K_PEP Berechtigungsobjekt zum Period End Partner (PEP) K_ZENTSL - Entlastung K_ZZUSSL Gemeinkostenzuschlag K_KA_RPT Interaktive Recherche Bericht K_KA_RCS Interaktive Recherche Zeilen-/ Spaltenstrukturen K_ZKALSM Kalkulationsschema K_ORGUNIT Organisationseinheiten bei Ist-Buchungen K_TKA50 Planerprofile K_REPO_USR Reporting / Benutzereinstellungen K_KA_TREK Verdichtungsebenen K_KA09_KVS Version K_VRGNG Vorgänge, Ist-Buchungen und Plan- / Ist-Verrechnungen K_ZBASSL Zuschlagsbasis K_ZSCHL Zuschlagsschlüssel EC-BP : Enterprise Controlling - Business Planning K_KC_PL Berechtigung für Planungslayouts

7 6.2.9 EC-PCA : Enterprise Controlling Profit Center Accounting K_PCAB_DEL Bewegungsdaten löschen K_PCAF_UEB FI-Datenübernahme K_PCAI_UEB Ist-Datenübernahme K_PCAL_GEN Ledger generieren und aktivieren K_PCAM_UEB MM-Datenübernahme K_PCAP_UEB Plandatenübernahme K_PCAP_SET Planungshierarchie K_PCAS_PRC Profit-Center K_PCA_REAL Realignment für Profit-Center-Zuordnungen zu CO-Stammdaten K_PCAS_UEB SD-Datenübernahme K_PCAR_SRP Standardreports und Datensets K_PCAR_REP Summen- und Einzelpostenberichte K_PCAD_UM Umlage / Verteilung K_PCA Verantwortungsbereich Profit-Center Ergebnisbericht K_KEB_BER Ergebnisbericht: Berechtigungsobjekte K_KEB_BER Ergebnisbericht: Berichtsname K_KEB_RC Formulare K_KEB_TC Ergebnisberichte Ergebnisplanung K_KEPL_TC Ergebnisplanung K_KEPL_BER Ergebnisplanung: Berechtigungsobjekte K_KEB_BER Ergebnisplanung: Einstieg K_KEB_BER Ergebnisplanung: Planungsintegration K_KEB_BER Ergebnisplanung: Planungslayout K_KEPL_VER Ergebnisplanung: Planversion Ergebnisrechnung K_KER_TC Ableitungsregeleinträge K_KEDT_TC Datenübernahme in CO-PA K_KEA_ERG Ergebnisbereich setzen K_KEA_ERG - Ergebnisbereichspflege K_KEI_TC - Istdaten K_KEKD_TC - Konditionen K_KED_UM - Kostenstellenumlage K_KES_TC Strategie Merkmalsableitung K_KEA_ALE - Verteilung K_KEA_NET - Zuordnungsänderungen Material-Ledger K_ML_MGV Stammdaten des Mengengerüstverwalters SAP EIS (Executive Information System) Berechtigungen K_KC_DE Erfassungslayout / Datenerfassung K_KC_FC Berechtigung Funktionscode K_KC_PRC Berechtigung Präsentation / Formular K_KC_PBR Berechtigung Präsentation Objekte K_KC_DSK Berechtigung für Strukturen und Kennzahlen K_KC_DB_VS Berechtigung Datenbasis, Version und Plan-Ist-Kennzeichen K_KC_HI Berechtigung für Hierarchien K_KC_DB Berechtigung für Datenbasis K_KC_DS Berechtigung zur Datenstrukturpflege K_KC_PR Berechtigung zur Präsentation K_TP_VALU Transferpreisbewertungen

8 6.3 Kritische Berechtigungen Unternehmensorganisation Laufende Einstellung Kostenart Kostenstellen Innenaufträge Generelle kritische Berechtigungen Kritische Berechtigungen des Customizing Verbuchungsadministration Tabellen Transaktionen Transaktionen zu Berichten Tabellen

9 EINFÜHRUNG CONTROLLING 1 Einführung Controlling Bei der Prüfung des Controllings geht es im Wesentlichen darum, die Abbildung der internen Kosten Leistungsrechnungsabläufe zu verstehen und eine Einschätzung der diversen Nutzungsmöglichkeiten vornehmen zu können. Es gilt also die aktuellen Einstellungen aufzunehmen und den Unternehmensvorgaben gegenüberzustellen. Diese Ausführungen sollen einen Überblick über die wichtigen Bereiche des Controllings geben und zugleich ein Hilfsmittel sein die zugehörigen Prozessabbildungen verständlich zu machen. Gleichwohl sollen Sie in die Lage versetzt werden eine Einschätzung bezüglich eines sinnvollen und effizienten Controllings im SAP Umfeld vorzunehmen. 8

10 1.1 Begriffsklärung Der Ursprung des Begriffes Controlling lässt sich aus dem mittelalterlichen Latein herleiten. Dort wurde die Bezeichnung contra rolatus (Gegenrolle) für eine zweite Aufzeichnung, zum Zweck der Kontrolle, für ein- und auch ausgehende Gelder verwandt. Daraus wurde später der Bergiff contre rôle im Französichen; der englische Sprachraum hatte als Pendant die Bezeichnung counter roll. Zur nachfolgenden Bezeichnung des Countroller gibt es am englischen Königshof erste Aufzeichnungen im 15. Jahrhundert, die eine Stelle zur Aufzeichnung über Güter- und Geldbewegungen beschreiben. Somit ist klar, dass eine Übersetzung des Begriffes Controller mit Kontrolle nicht ausreichend ist. Das Controlling ist als Instrument zur Lenkung, Steuerung, Beherrschung oder auch Regelung von Prozessen zu verstehen. Es wird führungsunterstützend eingesetzt. Darum versteht man unter Controlling heute die betriebswirtschaftliche Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Organisationen, Prozessen oder Projekten. Die Bereitstellung der zugehörigen Informationen ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Bereiches. Letztlich geht es im Controlling darum, die Wirtschaftlichkeit in allen betrieblichen Bereichen unter Einbeziehung von Querschnitts- und Koordinationsfunktionen zu gewährleisten. Zusammenfassend kann man die wesentlichen charakteristischen Merkmale der Kosten-Leistungs-Rechnung, die neben der Finanz- und Investitionsrechnung den Hauptbestandteil des internen Rechnungswesens repräsentiert, wie folgt darstellen: 9

11 Es existieren keine gesetzlichen Vorschriften. 1. Es besteht keine Veröffentlichungspflicht der Zahlen und Daten. 2. Die innerbetrieblichen Vorgänge sollen abgebildet werden. 3. Es soll eine wert- und mengenmäßige Erfassung von Kosten und Leistungen erfolgen. 4. Es dient als Instrument der Wirtschaftlichkeitskontrolle. 5. Es dient als Instrument der Preisbildung.! Ergänzender Hinweis: Während für die Finanzbuchhaltung im IKR von 1970 (Abschlussgliederungsprinzip Zweikreissystem) beispielsweise die Kontenklassen 0-8 eingerichtet sind, wird die Betriebsbuchhaltung in der Kontenklasse 9 (KLR) abgebildet. Im GKR von 1953 findet das Prozessgliederungsprinzip (z.b. Beschaffung, Lager, Produktion) Anwendung. Die Kosten- und Leistungsrechnung wird direkt in die Buchungsabläufe integriert (Einkreissystem). 1.2 Integration Während sich die Finanzbuchhaltung durch die Darstellung des externen Rechnungswesens auszeichnet, dient das Controlling als Darstellungsmedium des internen Rechnungswesens die Gegenrolle. Die relevanten Controllingdaten stammen im Wesentlichen aus dem FI. Diese Daten sind in Anlehnung an die gesetzlichen Anforderungen konzipiert und korrespondieren nicht uneingeschränkt mit den Anforderungen des Controllings. Daraus resultierend werden die Daten aus FI um die Elemente aus dem CO erweitert und entsprechend modifiziert. 10

12 Dabei werden die Kosten und Erlöse den verschiedenen CO-Kontierungsobjekten zugeordnet, wie z.b. Kostenstellen, Geschäftsprozessen, Projekten oder Aufträgen. Die relevanten Konten der Finanzbuchhaltung werden im Controlling als Kostenarten bzw. Erlösarten geführt Es gibt jedoch auch Datenintegrationsschnittstellen zu anderen Bereichen, wie z.b. zur Fertigung oder Instandhaltung. Datenintegration aus anderen Modulen: FI MM HR AA [Aufträge] Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung [Prozesse] PP Produktkostencontrolling Ergebnis- und Marktsegmentrechnung SD Erlösartenrechnung 1.3 Aufbau Das Controlling Modul besteht aus verschiedenen Komponenten. Gemeinkostencontrolling (CO-OM Overhead Cost Controlling) Das Gemeinkostencontrolling bildet die betriebswirtschaftliche Hauptaufgabe ab, denn hier werden die Kosten und Erlöse verursachungsgerecht gesammelt und zugeordnet. Es umfasst die Teilkomponenten: 11

13 Teilkomponente Bezeichnung Bedeutung Kostenartenrechnung CO-OM-CEL Cost Element Accounting Die Kosten- und Erlösartenrechnung repräsentiert den Anteil, in dem die in einer Abrechnungsperiode angefallenen Kosten erfasst und gegliedert werden. Die Kostenartenrechnung dient zur Systematisierung aller anfallenden Kostenarten (Material, Personal, usw.) und beantwortet die Frage In welcher Höhe welche Kosten entstanden sind. Kostenstellenrechnung CO-OM-CCA Cost Center Accounting In der Kostenstellenrechnung wird die Zuordnung der Gemeinkosten auf die Kostenstellen vorgenommen. Die Kostenstellenrechnung soll also ermitteln Wo in welcher Höhe jeweils Kosten angefallen sind. Prozesskostenrechnung CO-OM-ABC Activity Based Costing In der Prozesskostenrechnung werden die unternehmensspezifischen Geschäftsprozessplanungen abgebildet. Es sollen die Stückkosten in den einzelnen Prozessen periodenübergreifend bestimmt werden. Leistungsarten CO-OM-ACT Activity Types Gemeinkostenaufträge CO-OM-OPA Overhead Orders Gemeinkostenprojekte CO-OM-PRO Overhead Projects Innenaufträge CO-OM-OPA Overhead Orders Das betriebliche Auftragswesen wird in externe und interne Aufträge unterteilt. Statistische Kennzahlen CO-OM-STA Statistical Key Figures Informationssystem CO-OM-IS Information System Das Informationssystem repräsentiert das flexible Konzernberichtswesen. 12

14 Produktkostenrechnung (CO-PC Product Cost Controlling) Die Produktkostenrechnung dient zur Bereitstellung von Kosteninformationen für strategische und operative Entscheidungen. Über diese Rechnung können die Kosten ermittelt werden, die bei der Herstellung eines Produktes oder einer Leistung anfallen. So kann die untere Preisgrenze für eine profitable Vermarktung eines Produkts ermittelt werden. Gleichwohl dient sie als Instrument zur Bestandswertung, diese wiederum entspricht einer gesetzlichen Anforderung. Sie umfasst die Teilkomponenten: Teilkomponente Bezeichnung Bedeutung Produktkostenplanung CO-PC-PCP Product Cost Planning In der Produktkostenplanung wird die auftragsneutrale Kalkulation eines Produktes vorgenommen. Kostenträgerrechnung CO-PC-OBJ Cost Object Controlling Die Kostenträgerrechnung ordnet die im Unternehmen aufgetretenen Kosten den diversen Leistungseinheiten (z.b. Erzeugnisse) zu. Die Kostenträgerrechnung fasst die Aufwendungen zusammen, die für die Produktion der verschiedenen Erzeugnisse (Kostenträger) getätigt wurden. Istkalkulation/Material- Ledger Informationssystem Produktkostencontrolling CO-PC-ACT CO-PC-IS Actual Costing/Material Ledger Product Cost Controlling Information System 13

15 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA Profitibility Analysis) Die Marktsegmentrechnung dient der exakten Zuordnung von Erlösen und Kosten, gegliedert nach Produkten, Kunden usw.. Sie analysiert den Unternehmenserfolg durch die Betrachtung der einzelnen Marktsegmente. Die Ergebnisdarstellung erfolgt nach dem Umsatzkostenverfahren. Dieses Instrument dient primär dem Vertriebscontrolling, und somit als Entscheidungsgrundlage für Preisfindung, Konditionierung u. v. a.. Sie umfasst die Teilkomponenten: Teilkomponente Bezeichnung Bedeutung Werteflüsse im Ist CO-PA-ACT Flows of Actual Values Informationssystem CO-PA-IS Information System Stammdaten CO-PA-MD Master Data Absatz- und CO-PA-SPP Sales and Profit Planning Ergebnisplanung Strukturen CO-PA-ST Structures Werkzeuge CO-PA-TO Tools 14

16 Nachfolgend eine schematische Darstellung der Controllingbereiche: Unternehmensbezogenes Controlling Gemeinkostencontrolling Produktkostencontrolling Ergebnis- und Marksegmentrechnung Profit-Center-Rechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Prozesskostenrechnung Innenaufträge! PRÜFHINWEIS Lassen Sie sich die Dokumentation der konzeptionellen Ausprägung der unternehmenseigenen Controlling-Anforderungen geben. Prüfen Sie unter zu Hilfenahme der nachfolgenden Kapitel die Umsetzung im SAP System. Ergänzend sind dort die jeweiligen Prüfhinweise zu berücksichtigen. HINWEIS: Für die Tabellenanzeige in den nachfolgenden Kapiteln können Sie statt der Transaktion SE16N selbstverständlich auch eine andere Tabellenanzeigetransaktion verwenden wie beispielsweise SE16, SE17 o.ä

17 UNTERNEHMENSSTRUKTUR 2 Unternehmensstruktur Grundsätzlich sollten die im Customizing hinterlegten Systemeinstellungen mit der aktuellen Organisationsstruktur des Unternehmens übereinstimmen, um den Buchungsstoff vollständig und ordnungsmäßig abbilden zu können. Vergleichen Sie die Organisationseinheiten mit der Dokumentation der geprüften Einheit. Es gilt, dass das ERP-System die virtuelle Unternehmung als originäres Abbild der realen Unternehmung darstellen soll. 2.1 Der Mandant Rufen Sie die Transaktion SE16N auf und tragen Sie den Tabellennamen T000 ein. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche oder betätigen die Funktionstaste F

18 Dann erscheint diese Liste: Must have: Mandant 000 System / Basismandant Mandant 066 Fernwartung durch SAP (vorkonfiguriert) Mandant xxx Produktivmandant Optional: Mandant 001 Kopie des Der Buchungskreis Ein Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit, die durch die zwei Charakteristika geprägt ist: 1. selbständig bilanzierend, 2. rechtlich eigenständig. Eine Übersicht erhält man beim Aufruf der Transaktion SE16N mit Auswahl der Tabelle T001. In dieser Tabelle findet sich ebenso die Zuordnung eines Kontenplans zum Buchungskreis. Lassen Sie sich diese Tabelle mit der Transaktion SE16N anzeigen. 17

19 Ein operativer Kontenplan wird gemeinsam von der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Erlösrechnung genutzt. Es kann neben dem operativen Kontenplan ergänzend pro Buchungskreis einen abweichenden Landeskontenplan (alternative Kontennummern) geben, der dann eine Gliederung in Anlehnung an die Erfordernisse des jeweiligen Landesrechts aufweisen kann. In der Selektionsmaske nehmen Sie keine Auswahl vor: Betätigen Sie die Taste Ausführen oder alternativ die Funktionstaste F

20 ! PRÜFHINWEIS Buchungskreise, in denen produktiv gearbeitet wird und die demzufolge den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und dem Radierverbot unterliegen müssen in der Spalte Produktiv mit einem "X" gekennzeichnet sein. Dieses Kennzeichen verhindert, dass Löschprogramme unbeabsichtigt Daten des zugehörigen Buchungskreises zurücksetzen. 19

21 In der Tabelle T001 werden alle wesentlichen Referenzierungen der relevanten Organisationseinheiten geführt. 2.3 Der Kostenrechnungskreis Jeder Kostenrechnungskreis muss mindestens einem Buchungskreis zugeordnet sein, damit Buchungsabfolgen aus FI in CO erfolgen können. Buchungskreis und Kostenrechnungskreis sind gekennzeichnet durch: gleichem Kontenplan gleicher Währung gleichen Geschäftsbereichen. Eine Übersicht über die Kostenrechnungskreise gibt die Tabelle TKA01. Lassen Sie sich diese Tabelle mit der Transaktion SE16N anzeigen. 20

22 2.4 Der Geschäftsbereich Bei einem Geschäftsbereich handelt es sich um eine interne Organisationseinheit zu Auswertungszwecken. Gleichwohl kann er für Zwecke der internen Bilanz und G + V herangezogen werden. Im Rahmen der Kostenrechnung können Kostenstellen zusammengefasst werden; dies erfolgt mittels der Geschäftsbereiche. Zu diesem Zweck wird der Geschäftsbereich Kostenstellenstamm hinterlegt. Die Erfassung des Geschäftsbereichs erfolgt als Zusatzkontierung im Rahmen der Belegerfassung. Die Geschäftsbereiche werden in der Tabelle TGSB geführt, die Sie mit Hilfe der Transaktion SE16N zur Anzeige bringen können. 21

23 2.5 Geschäftsbereiche für die Konsolidierung Geschäftsbereiche können im Rahmen von Abschlussarbeiten konsolidiert werden. Einen Überblick der Geschäftsbereiche, die für eine Konsolidierung eingerichtet sind, erhalten Sie über die Transaktion SE16N in der Tabelle TGSBK. 22

24 2.6 Funktionsbereich Der Funktionsbereich ist die organisatorische Einheit des Rechnungswesens, die das Unternehmen gemäß den Anforderungen des Umsatzkostenverfahrens gliedert. Bei der Anwendung des Umsatzkostenverfahrens ist die Einrichtung von Funktionsbereichen obligat. Eine Übersicht erhalten Sie mittels SE16N der Tabelle TFKB. 23

25 2.7 Ergebnisbereich Ergebnisbereiche dienen zur Abbildung der Ergebnis- und Marksegmentsrechnung. Sie repräsentieren die oberste Hierarchieebene des referenzierenden Berichtswesens. Diese Art des Reporting ermöglicht eine flexible Auswertung bis zur Ebene der einzelnen Produkte. Basis für dieses Auswertungsschema ist das Umsatzkostenverfahren. Einem Ergebnisbereich können mehrere Kostenrechnungskreise zugeordnet sein. Es können diverse Ergebnisbereichsstrukturen eingerichtet werden. Gängige Praxis ist die Nutzung einer Struktur, da diese bereits maximale Modifikationsoptionen ermöglicht. Eine Übersicht der Ergebnisbereiche erhalten Sie über die Transaktion SE16N indem Sie die Tabelle TKEB aufrufen. Die Zuordnung der Kostenrechnungskreise zu den Ergebnisbereichen können Sie der Tabelle TKA01 entnehmen. 24

26 2.8 Der Kontenplan Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Konten, die in einem Buchungskreis zur Verfügung stehen. Der Kontenplan bildet sowohl das externe als auch das interne Rechnungswesen ab. Lassen Sie sich die Tabelle T004 mit der Transaktion SE16N anzeigen. Nachfolgend eine graphische Übersicht der relevanten Organisationseinheiten: 800 Mandant Ergebnisbereich Kostenrechnungskreis 1000 Kostenrechnungskreis 2000 Buchungskreis ibs Geschäftsbereich 25

27 2.9 Profit-Center Bei dem Profit-Center handelt es sich um eine interne Organisationseinheit zur Unternehmenssteuerung; sie ist regulär dem Unternehmenscontrolling zugeordnet und wird hier lediglich zur Begriffsklärung mit aufgeführt. Das Profit-Center gliedert das Unternehmen in Anlehnung an die Erfordernisse des Managements. Es besteht die Möglichkeit Ergebnisse nach dem Umsatzkosten- oder Gesamtkostenverfahren zu ermitteln und auf Profit-Center Ebene auszuweisen. Eine Übersicht der eingerichteten Profit-Center erhalten Sie durch Anzeige der Tabelle CEPC mit der Transaktion SE16N. Die Buchungskreiszuordnung der Profit-Center ist in der Tabelle CEPC_BUKRS. 26

28 GEMEINKOSTENCONTROLLING 3 Gemeinkostencontrolling Einzelkosten lassen sich dem Kostenträger (Produkt) direkt zuordnen. Gemeinkosten lassen sich nur über eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung über Kostenstellenrechnung dem Kostenträger zuordnen. Fixe Kosten sind unabhängig von einer Beschäftigungsänderung. Variable Kosten ändern sich in ihrer Höhe mit der Beschäftigungsänderung. Gemeinkosten Zurechenbarkeit auf Produkteinheit Einzelkosten unechte Gemeinkosten echte Gemeinkosten Veränderlichkeit Variable Kosten Fixe Kosten Produktartkosten Produktgruppenkosten Beispiele Werkstoffkosten Verpackungskosten Provisionen Hilfsstoffkosten Energiekosten Fertigungsvorbereitungskosten Betriebsstoffkosten ggfs. Energiekosten Lohnkosten Abschreibungen 27

29 3.1 Gemeinkosten Bei Gemeinkosten handelt es sich um Kosten, die nicht direkt der Fertigung von Produkten oder der Bereitstellung von Dienstleistungen zugeordnet werden können. Gemeinkosten werden den Orten, an denen sie angefallen sind, oder den Aktivitäten, die ihre Entstehung verursacht haben, zugeordnet. Dabei sind zwei Arten von Gemeinkosten zu unterscheiden: Echte Gemeinkosten Können keinem betrieblichen Kostenträger direkt zugeordnet werden. Unechte Gemeinkosten Können aus erfassungstechnischen Gründen nicht zugeordnet werden. 3.2 Vollkosten- Teilkostenbasis Bei der Verrechnung der variablen und fixen Kosten wird nach Vollkosten- und Teilkostenbasis unterschieden. Bei der Vollkostenbasis werden sämtliche Kosten auf den Kostenträger verrechnet. Bei der Teilkostenbasis werden nur die variablen Kosten auf den Kostenträger verrechnet. Die variablen Gemeinkosten werden dabei über die Kostenstellen verrechnet. Die Einzelkosten werden direkt aus der Kostenartenrechnung auf die Kostenträger verrechnet. 28

30 Nachfolgend eine schematische Abbildung der Verrechnungsarten. Vollkostenrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Gemeinkosten Gemeinkosten Gemeinkosten Einzelkosten Einzelkosten Ergebnisrechnung Erlösrechnung Teilkostenrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Fixe Gemeinkosten Fixe Gemeinkosten Ergebnisrechnung z.b. Deckungsbeitragsrechnung Variable Gemeinkosten Einzelkosten Variable Gemeinkosten Variable Gemeinkosten Einzelkosten Erlöse - variable Selbstkosten = Deckungsbeitrag I - fixe Kosten = Unternehmenserfolg Erlösrechnung 29

31 3.3 Stammdaten Kostenarten Unter dem Begriff Kostenarten sind die Sachkonten zu verstehen, die für das Controlling von Bedeutung sind. Mit Hilfe der Kostenarten ist nachvollziehbar, welche Kosten in welcher Höhe anfallen. Es werden drei Kostenarten unterschieden, wobei die Unterscheidung jeweils nach Herkunft der Kosten ausgerichtet ist: 1. Primäre Kostenarten / Erlösarten Diese Kosten / Erlöse entstehen außerhalb der Kostenrechnung für z.b. Personalkosten. Für die primären Arten muss in der Finanzbuchhaltung jeweils ein entsprechendes Sachkonto eingerichtet sein (Aufwands- oder Erlöskonto). Dieses Aufwandskonto wird dann als Kostenart in der Kostenrechnung definiert. Transaktion zur Anlage einer primären Kostenart: KA01. Somit ist bei der Erfassung eines Geschäftsfalles eine ergänzende kostenrechnungsrelevante Kontierung nötig. Diese kann z.b. als Kostenstelle oder Innenauftrag abgebildet werden. Auf diesem Wege ist sichergestellt, dass eine Buchung aus der Finanzbuchhaltung unmittelbar auf das referenzierende CO- Kontierungsobjekt fortgeschrieben wird. 2. Sekundäre Kostenarten Diese Kosten entstehen direkt in der Kostenrechnung. Sie treten bei Weiterverrechnungen von Kosten auf und schlagen sich deshalb nicht in der Finanzbuchhaltung nieder. 30

32 Beispiele für sekundäre Kostenarten finden sich bei innerbetrieblichen Leistungsverrechnungen, Zuschlagsrechnungen oder auch Abrechnungsvorgängen für den Wiedereinsatz selbst erstellter Güter. Für sekundäre Kostenarten darf demnach kein referenzierendes Sachkonto in der Finanzbuchhaltung angelegt sein. Transaktion zur Anlage einer sekundären Kostenart: KA Kostenartentyp Über den Kostenartentyp wird neben ergänzenden Steuerungsfunktionen (anwendbare Vorgänge) reglementiert, ob ein Konto direkt oder indirekt bebucht werden darf. Bei einer direkten Buchung wird der Geschäftsfall auf einem ausgewählten Konto erfasst. Dies gilt für primäre Kostenarten. Bei einer indirekten Buchung erfolgt die Kontenauswahl durch das System. Dies gilt für sekundäre Kostenarten. In der Tabelle CSKB erhalten Sie mittels der Transaktion SE16N eine Übersicht der Kostenarten. Nehmen Sie Ihre Selektion in Abhängigkeit der Kostenrechnungskreise vor: 31

33 Die kontenplanabhängigen Datenanteile sind in der Tabelle CSKA lokalisiert. 32

34 Eine Übersicht der Kostenartentypen und deren Zuordnung zu betriebswirtschaftlichen Vorgängen erhalten Sie mittels der Transaktion SE16N. Tragen Sie den Tabellennamen TKAVK ein und generieren Sie die Aufbereitung via F8. Über die integrierte Druckwertehilfetaste in den einzelnen Zeilen der jeweiligen Spalten, können Sie sich sowohl die betriebswirtschaftlichen Vorgänge als auch die Kostenartentypen anzeigen lassen, die in Ihrem Unternehmen eingerichtet sind. 33

35 Betriebswirtschaftliche Vorgänge: Kostenartentypen: 34

36 Alternativ können Sie sich über die Transaktion KA23 eine Übersicht der Kostenarten generieren lassen, in der ebenfalls die Kostenartentypen eingetragen sind. Nehmen Sie Ihre Selektionseinträge vor und betätigen Sie die Drucktaste F

37 ! PRÜFHINWEIS In der Kostenrechnung wird nach Kostenarten (Klasse 6 und 7 Konten in der Finanzbuchhaltung) und Erlösarten (Klasse 5 Konten in der Finanzbuchhaltung) getrennt. In den Stammdaten der Kostenart wird diese Unterscheidung durch den Kostenartentyp (1 für Kosten, 11 für Erlöse) eingestellt. Prüfen Sie ob diese Unterscheidung entsprechend in den Stammdaten vorgenommen wurde, da sonst das SAP System diese Buchungen nicht unterscheiden kann und Sicherungsfunktionalitäten wie das Sperren von Objekten gegen Erlösbuchungen nicht greifen. BEISPIEL: INTERNATIONALER KONTENPLAN Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung Finanz- Umlaufvermögen und kurzfristiges Kapital Neutrale Aufwendungen Materialbestand Aufwands konten Fertige und Halbfertige Erzeugnisse Erträge / Bestandsveränderungen / aktive Eigenleistungen Abschluss 5 Primärkosten Sekundär -kostenarten Erlösarten Sekundär -kosten CONTROLLING 36

38 ! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie, ob die angelegten Kostenarten mit der Unternehmensdokumentation übereinstimmen. Lassen Sie sich die Zuständigkeiten der Kostenartenanlage und Zuordnung erläutern. Die Zuständigkeiten sind über eine ergänzende Berechtigungsverprobung nachzuvollziehen. Die Zuordnung der Sachkonten zu den Kostenarten erhalten Sie über die Transaktion SE16N durch Anzeige der Tabelle CSKA. Selektieren Sie den jeweiligen Kontenplan und bringen Sie Ihre Auswahl über F8 zur Aufbereitung. Die kostenrechnungskreisabhängigen Kostenarten Datenanteile sind in der Tabelle CSKB abgelegt. 37

39 ! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie, ob diese Einstellungen mit der Unternehmensdokumentation übereinstimmen und ob die Anforderungen hinsichtlich der sekundären Kostenarten (kein Konto hinterlegen) hier eingehalten wurden. Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender verwirren. 38

40 3.3.3 Kostenarteneigenschaft Bei der Kostenartenanlage können den Kostenarten Eigenschaften zugeordnet werden. Eine Übersicht dieser Eigenschaften ist in der Tabelle TKA4E angelegt, die Sie sich mittels SE16N anzeigen lassen können.! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie, ob diese Eigenschaften mit den vorhandenen Dokumentationen übereinstimmen. Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender verwirren. 39

41 3.3.4 Kostenartengruppe Kostenarten werden dann zusammengefasst, wenn mehrere Kostenarten für einen Vorgang herangezogen werden können. Ein Beispiel wäre eine Kostenartengruppe Versicherungen, in der dann Haftpflicht-, Gebäude-, Einbruchsversicherungen u. v. m. zusammengefasst werden können. Eine Übersicht der Kostenartengruppen erhalten Sie mit der Transaktion KAH3. Lassen Sie sich dort zuerst über die integrierte Druckwertehilfe die Liste der gepflegten Kostenartengruppen anzeigen. Wenn Sie einen Eintrag aus der Liste auswählen und mit der Eingabetaste bestätigen, erhalten Sie die Ansicht der Zuordnungen zu der Kostenartengruppe. 40

42 Aus dieser Ansicht heraus können Sie durch Markierung eines einzelnen Eintrages und Betätigung der Drucktaste zugeordneten Kostenarten verzweigen. in die jeweilige Detailansicht der! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie, ob die Unternehmensdokumentationen mit den vorgefundenen Einträgen und Zuordnungen übereinstimmen. 41

43 Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender verwirren Kostenstellen Kostenstellen werden definiert, um Verantwortungsbereiche die Kosten verursachen und beeinflussen, zu erstellen. Somit bezeichnet die Kostenstelle den Ort an dem die Kosten anfallen. Kostenstellen können auf der Grundlage von funktionalen Anforderungen, Verteilungskriterien, erbrachten Leistungen, geographischen Gegebenheiten und/oder Verantwortungsbereichen eingerichtet werden. Für das Gemeinkosten-Controlling werden Kostenstellen in Entscheidungs-, Kontrollund Verantwortlichkeitseinheiten zusammengefasst. Zur Abbildung einer solchen Struktur wird eine Kostenstellen-Standardhierarchie angelegt. Eine Übersicht der eingerichteten Kostenstellenstammsätze erhalten Sie durch Anzeige der Tabelle CSKS mit der Transaktion SE16N. 42

44 Alternativ können Sie auch die Transaktion KS13 nutzen, die Ihnen eine Übersicht der Kostenstellen generiert. HINWEIS: Die Zuordnungen der Organisationseinheiten Buchungskreis, Geschäftsbereich oder Profit Center zu einer Kostenstelle können Sie im Laufe eines Geschäftsjahres nur unter folgenden Bedingungen ändern: Die Währung des neuen Buchungskreises entspricht der Währung des alten Buchungskreises. In dem Geschäftsjahr wurden bislang ausschließlich Plandaten gebucht. Die Kostenstelle ist keiner Anlage, keinem Arbeitsplatz oder Personalstammsatz zugeordnet. Zur Überprüfung können Sie den Report RKACOR06 (Testlauf) nutzen. 43

45 3.3.6 Kostenstellenart Die Kostenstellenart ist ein Kennzeichen der Kostenstellen-Stammdaten. Über die Definition der Kostenstellenart können steuerungsrelevante Informationen mit abgelegt werden, wie Sie im rechten Bereich der vorangegangenen Abbildung sehen können. Es handelt sich hierbei um Kennzeichen, die als Vorschlagswerte bei der Stammsatzanlage mit ausgegeben werden, so zum Beispiel ob die Kostenstelle für primäre Buchungen oder auch Erlösbuchungen gesperrt sein soll. Kostenstellenarten bieten die Möglichkeit, ähnliche Kostenstellen mit den gleichen Kennzeichen zu versehen. Eine Übersicht der definierten Kostenstellenarten erhalten Sie mittels der Transaktion SE16N durch Anzeige der Tabelle TKA05. Die Zuordnung der Kostenarten zu den Kostenstellen können Sie mit der bereits besprochenen Transaktion KS13 erhalten. 44

46 ! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie, ob die Definitionen und Zuordnungen den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender verwirren.! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie, ob entsprechende Kostenstelle gegen Bebuchung mit Primärkosten, Sekundärkosten und Erlöse jeweils im Plan und im Ist gesperrt sind. SAP sieht im Standard eine Sperrung gegen Erlösbuchungen vor. Kostenstellen sollten für ungewünschte Buchungen gesperrt sein. Den Sperrstatus können Sie in den Kostenstellenstammdaten der Tabelle CSKS über SE16N in den entsprechenden Spalten entnehmen. 45

47 3.3.7 Kostenstellengruppe Kostenstellen können ähnlich den Kostenarten zu Gruppen zusammengefasst werden. Dies dient einer inhaltlichen Zuordnung. Eine Übersicht der Kostenstellengruppen erhalten Sie mittels der Transaktion KSH3 und die integrierte Druckwertehilfetaste. Nach Auswahl einer Gruppe und Betätigung der Enter-Taste können Sie sich die zugeordneten Kostenstellen der jeweiligen Kostenstellengruppe anzeigen lassen. Zur Detailansicht verzweigen durch die Markierung eines numerischen Eintrages und Nutzung der integrierten Drucktaste. 46

48 ! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie, ob die eingerichteten Kostenstellengruppen mit den zugeordneten Kostenstellen der Unternehmensrichtlinie entsprechen. Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender verwirren. 47

49 3.3.8 Leistungsart Bei der Leistungsart handelt es sich um einen ergänzenden Stammdatenanteil, der angibt welche Sach- oder Dienstleistung eine Kostenstelle erbracht hat. Diese Kosten einer Kostenstelle beziehen sich auf die Leistungsart. Somit werden Leistungen klassifiziert, die innerhalb eines Unternehmens von einer oder mehreren Kostenstellen erbracht werden können. Die Bewertung der Leistung wird mit Hilfe eines Tarifs vorgenommen, der auf der Grundlage von Geschäfts- oder Managementaspekten kalkuliert wird. Eine Übersicht der Leistungsarten erhalten Sie über die Transaktion SE16N mit der Tabelle CSLA. 48

50 Dieser Tabelle ist zu entnehmen für welche Kostenstellenarten die jeweiligen Leistungsarten zulässig sind. Die Verwendung der Leistungsart kann auf bestimmte Kostenstellenarten eingeschränkt werden, indem man die erlaubten Kostenstellenarten in die Leistungsarten-Stammdaten einträgt. Es können bis zu acht erlaubte Kostenstellenarten eingeben werden oder die Zuordnung kann durch Eingabe eines Maskierungszeichens (*) als 'uneingeschränkt' gekennzeichnet werden. Die Zuordnungen der Kostenstellen zu den Leistungsarten sind in der Tabelle CSSL abgelegt. Durch den Leistungsartentyp wird festgelegt, ob und wie eine Leistungsart eingegeben und verrechnet wird. Man kann beispielsweise die direkte Verrechnung bestimmter Leistungen erlauben und für andere Leistungen eine indirekte oder keine Verrechnung einstellen. 49

51 3.3.9 Leistungsartengruppen Auch Leistungsarten können abermals logisch zu Leistungsartengruppen zusammengefasst werden. Diese können Sie sich mittels der Transaktion KLH3 über die integrierte Druckwertehilfetaste anzeigen lassen. Hierbei gilt anzumerken, dass es möglich ist gleichartige Leistungsartengruppen wiederum in Leistungsartengruppen zusammenzufassen. Auf diesem Wege ist die Abbildung einer Leistungsartengruppenhierarchie möglich. Auch hier können Sie über die Auswahl eines Eintrages mit nachfolgender Betätigung der Enter-Taste in die Detailübersicht einer Leistungsartengruppe zu verzweigen. 50

52 Die Detailansicht zur einzelnen Leistungsart erreichen Sie über die Markierung eines Eintrages und Betätigung der Drucktaste.! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie, ob die eingerichteten Leistungsartengruppen mit ihren zugeordneten Leistungsarten den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender verwirren. 51

53 Kostenstellenhierarchie Die Kostenstellenstandardhierarchie umfasst alle Hierarchieebenen und Kostenstellen zu einem Kostenrechnungskreis. Für die Prüfung der Kostenstellenstandardhierarchie benötigen Sie eine Unternehmensdokumentation zum Beispiel in Form eines Organigramms, das Sie für Ihren Abgleich verwenden. Fordern Sie dieses Organigramm aus der beteiligten Fachabteilung an. Mit der Transaktion OKENN können Sie sich die vorhandene Standardhierarchie anzeigen lassen. Ergänzend liegen in dieser Transaktion kleine Testmöglichkeiten vor. Wählen Sie den Menüpfad Zusätze Eindeutigkeitstest. 52

54 Mit dieser Aktion können Sie auf Redundanzen verproben. Über den Menüpfad Zusätze Hierarchie-Stammdaten Testen, prüfen Sie auf Fehler in der Struktur. Sie erhalten eine Statusmeldung: Entweder über die Transaktion OKKS und Wiederaufruf der Transaktion OKENN oder aber noch einfacher über den Menüpfad Einstellungen Kostenrechnungskreis setzen, können Sie zu den Standardhierarchien eventuell vorhandener anderer Kostenrechnungskreise verzweigen. Jede Ebene bzw. jeder Knoten der Standardhierarchie bildet eine Kostenstellengruppe. Kostenstellen können einem anderen Hierarchiebereich in der Standardhierarchiepflege zugeordnet werden, durch einfaches Umhängen der Kostenstelle. Die Pflege der Kostenstellenstammdaten ist nicht notwendig.! PRÜFHINWEIS Die Kostenstellenstandardstruktur und das Kostenstellenorganigramm sollten übereinstimmen. Prüfen Sie die vorhandenen Hierarchien im Hinblick auf Eindeutigkeit und Fehlerfreiheit. Die Hierarchien sollten eindeutig und fehlerfrei konzipiert sein. 53

55 Statistische Kennzahlen Bei statistischen Kennzahlen handelt es sich ebenfalls um Stammdaten zur internen Verrechnung. Will man zum Beispiel die Kosten einer Kostenstelle x auf zwei andere Kostenstellen anteilig zurechnen 3:7 dann bilden die Werte 3 und 7 dabei die statistische Kennzahl. Somit kann eine statistische Kennzahl als Verteilungsschlüssel genutzt werden. Eine Übersicht der eingerichteten statistischen Kenzahlen erhalten Sie mit der Transaktion KAK3. HINWEIS: Diese Transaktion entspricht im Wesentlichen der Tabelle TKA03, die Sie sich mit der Transaktion SE16N anzeigen lassen können. 54

56 Eine andere Alternative bietet der Report RKWBSK00, den Sie mit der Transaktion SA38 ausführen können. Tragen Sie in der Selektionsmaske einen zu betrachtenden Kostenrechnungskreis ein. Der KTyp bezeichnet den statistischen Kennzahlentyp. Er kann die Werte Typ 1 (= Festwert) und Typ 2 (= Summenwert) annehmen. Der Festwert wird aus der Periode in der er eingegeben wird automatisch auf die nachfolgenden Perioden übernommen. Eine Buchung ist nur im Falle einer Festwertänderung nötig. Der Summenwert wird pro Buchungsperiode neu erfasst und dann auf das Geschäftsjahr aufsummiert (z.b. Telefoneinheiten) Statistische Kennzahlengruppe Die statistischen Kennzahlen können wiederum zu Gruppen zusammengefasst werden. Eine Übersicht der implementierten Gruppen erhalten Sie mit der Transaktion KBH3 über die integrierte Druckwertehilfetaste. Durch Auswahl eines einzelnen Eintrages und Betätigung der Enter-Taste können Sie in die Detailansicht verzweigen. 55

57 Aus dieser Ansicht heraus, können Sie durch Markierung eines numerischen Eintrages und Betätigung der Drucktaste zugeordneten Kennzahl verzweigen. in die Detailansicht der! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie zuerst, ob die Kennzahlen mit der Dokumentation für die einzelnen Kostenrechnungskreise übereinstimmen. Prüfen Sie ergänzend, ob die Zuordnung der Kennzahlen zu den Kennzahlengruppen den Unternehmensrichtlinien entspricht. 56

58 3.4 Zeitbezogenheit der Stammdaten Für die vorab besprochenen Stammdatensätze wie Kostenarten, Kostenstellen und Leistungsarten gilt für ausgewählte Felder im System eine Zeitbezogenheit / Zeitabhängigkeit. Diese Zeitabhängigkeit bedeutet, dass Daten zu einem beliebigen Zeitpunkt für ein beliebig anderes Intervall gepflegt werden können, ohne dass der aktuelle Stammsatz einer Änderung unterzogen wird. Das Speichern der Daten erfolgt genauso zeitabhängig. Dies hat zur Folge, dass zu einem Datenstammsatz wiederum mehrere Datensätze mit unterschiedlichen Inhalten vorliegen können. Grundsätzlich ist zu unterscheiden nach: Gültigkeit Betrachtungszeitraum Gültigkeitszeitraum Der Gültigkeitszeitraum wird bei der Stammsatzanlage festgelegt und kann nicht mehr verändert werden. Wenn der Gültigkeitszeitraum verlängert werden soll, so ist ein neuer Datensatz anzulegen; dieser kann auf der Vorlage des abgelaufenen Stammsatzes erzeugt werden. Der Gültigkeitszeitraum kann in diverse Betrachtungszeiträume untergliedert werden. 57

59 3.4.2 Betrachtungszeitraum Der Betrachtungszeitraum legt die Änderungsoptionen der einzelnen Felder fest und kann unterschiedlich ausgeprägt sein. Die folgenden Einstellungen sind durch SAP vorgesehen und nicht modifizierbar: Zeitunabhängigkeit Bei zeitunabhängigen Feldern gibt es keine Änderungsmöglichkeiten für unterschiedliche Betrachtungszeiträume. Die angelegten Daten belieben während des gesamten Gültigkeitszeitraumes unveränderbar. Jahresbezogen Die Werte in den Jahresbezogenen Feldern bleiben während der Dauer eines gesamten Geschäftsjahres gültig. Änderungen im laufenden Geschäftsjahr sind nicht möglich. Periodenbezogen Die Werte in den Periodenbezogenen Feldern bleiben während der Dauer einer gesamten Buchungsperiode gültig. Änderungen in der laufenden Buchungsperiode sind nicht möglich. Tagesbezogen Die Werte in den Tagesbezogenen Feldern sind jederzeit änderbar. Sie sind für die Dauer eines oder auch mehrerer Tage gültig. Im Rahmen des Customizings (Pflege der Stammdatentabellen) wird ergänzend festgelegt ob und welche Felder mit der Eigenschaft historienrelevant zu versehen sind. Ergänzend kann für Felder, die Tagesbezogen sind, festgelegt werden, ob sie gleichzeitig auch historienrelevant sein sollen. Historienrelevanz bedeutet, dass Änderungen an den Feldern chronologisch mitgeschrieben werden. Für Felder, die dieses Kennzeichen nicht haben, wird die Änderung umgesetzt, der Vorgängerstatus bleibt jedoch nicht zum Nachschlagen erhalten. Dann greift die Änderung jeweils für den gesamten Betrachtungszeitraum. 58

60 Felder, die als Periodenbezogen oder Geschäftsjahresbezogen gekennzeichnet sind, sind auch grundsätzlich historienrelevant.! PRÜFHINWEIS Prüfen Sie, ob die Einstellungen der Tagesbezogenen Felder zur Historienrelevanz mit den Unternehmensrichtlinien korrespondieren. Die Überprüfung der Historienrelevanz der pflegbaren Felder kann über folgende Transaktionen vorgenommen werden. OKEK Zeitabhängige Felder Kostenarten OKEG - Zeitabhängige Felder Kostenstellen OKEI Zeitabhängige Felder Leistungsarten Am Beispiel der Transaktion OKEK sei nachfolgend das Vorgehen erläutert. Nach Aufruf der Transaktion erhalten Sie die nachstehende Ansicht: 59

61 Die Einträge in den Spalten zur Zeitabhängigkeit sind von SAP fest definiert. Das Kennzeichen zur Historienrelevanz ist vor den jeweiligen Zeilen als Häkchen einzutragen. Ein gesetztes Häkchen bedeutet, dass die Felder historienrelevant sind. Ein freier Kasten bedeutet, dass diese Felder nicht historienrelevant sind. Gleichen Sie die Kennzeichenstatus mit den Unternehmensvorgaben ab. Dies ist für die vorab aufgeführte Transaktion vorzunehmen. HINWEIS: Bestimmte Felder, wie die Zuordnung einer Kostenstelle zu einem Buchungskreis oder einem Geschäftsbereich sind von SAP bereits als zeitbezogen definiert und können nicht im laufenden Geschäftsjahr geändert werden, wenn auf der Kostenstelle bereits Istbuchungen im aktuellen Geschäftsjahr getätigt wurden. Die Zuordnung der Kostenstelle zum Standardhierarchiebereich jedoch ist ein zeitunabhängiges Feld. Was bedeutet, dass bei einer Änderung der Zuordnung auf der Grundlage der aktuellen Zuordnung sowohl die historischen als auch die aktuellen Kostenstelleninformationen aufbereitet werden können. 60

62 3.5 IST Buchungen Jeder Beleg in SAP erhält eine eigene Nummer. Die Eindeutigkeit eines Beleges wird durch ergänzende Angaben wie Buchungskreis und Geschäftsjahr hergestellt. SAP Belegnummern sind maximal 10-stellig. Eine interne oder eine externe Belegnummernvergabe ist möglich Die externe Belegnummernvergabe Die externe Belegnummernvergabe wird beispielsweise dann eingesetzt, wenn die zugehörigen Belege aus Vorsystemen portiert werden oder bereits in anderen Modulen Nummern erhalten haben. Diese Belege können dann über unterschiedliche technische Verfahren (z.b. Batch- Input, Direct-Input) in das buchführende System eingespielt werden. Beim Einspielen in das SAP System wird ausschließlich geprüft, ob die Belegnummern in dem Nummernkreisintervall liegen, das der Belegart zugeordnet ist und ob ggfs. eine doppelte Nummernvergabe erfolgte. Mittels der beschriebenen Verfahren ist es grundsätzlich möglich auch Belegnummernfolgen in das System zu spielen, die bereits im Vorsystem lückenhaft sind. Daher gilt grundsätzlich, dass nur mehr lückenlos geführte Belegnummernfolgen in das System gespielt werden dürfen. (Die Lückenlosigkeit kann bedarfsgemäß mit einer Dokumentation zu einer Lücke geschlossen werden). 61