Wiederkehrende Buchungen

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1 Wiederkehrende Buchungen Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. Wiederkehrende Buchungen erstellen 2.2. Wiederkehrende Buchungen einlesen 3. Details 3.1. Wiederkehrende Buchungen bearbeiten 3.2. Wiederkehrende Buchungen löschen 3.3. Info-Felder beim Erfassen 3.4. Geschäftsvorfälle 3.5. Wiederkehrende Buchungen in Abschlussbuchung berücksichtigen 3.6. Wiederkehrende Buchungen ins Folgejahr übernehmen

2 Seite 2 1. Ziel Wiederkehrende Buchungen können erstellt und bei Bedarf in die Buchungserfassung übernommen werden. Dieses Info beschreibt wie Sie regelmäßig wiederkehrende Buchungen erstellen einlesen bearbeiten löschen. 2. Vorgehensweise Überblick 1. Wiederkehrende Buchungen erstellen a) aus bestehender Buchung b) manuell 2. Wiederkehrende Buchungen einlesen 3 4

3 Seite Wiederkehrende Buchungen erstellen a) aus bestehender Buchung 1. Gewünschte Buchungen markieren. 2.»Bearbeiten Wiederkehrende Buchungen erstellen«. 3. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit <Ja>. 4. Die folgende Abfrage bestätigen Sie mit <Ja>, wenn die Buchungen nur zum Zweck der Erstellung der wiederkehrenden Buchung erfasst wurden. <Nein>, wenn die Buchungen zum Zweck der Erstellung der wiederkehrenden Buchung erfasst wurden und die Buchungen in der Buchungserfassung erhalten bleiben soll. Die erstellten wiederkehrenden Buchungen können zur weiteren Bearbeitung aufgerufen werden 5. b) manuell 1.»Stammdaten Buchungserfassung Wiederkehrende Buchungen«. 2.»Datei Wiederkehrende Buchung neu erstellen«oder über das Symbol. Beachten Sie beim Erstellen der wiederkehrenden Buchung vor allem im Bereich»Eigenschaften der Wiederkehrenden Buchung«und»Gültigkeit der Wiederkehrenden Buchung«, dass hier sinnvolle Angaben gemacht werden. Es kann sein, dass sich diese beiden Kriterien gegenseitig ausschließen. Beispiel Die Buchung soll jährlich im 12. Monat zum Import vorgeschlagen werden. Als Gültigkeit der wiederkehrenden Buchung wurde die Periode von Januar Juni gewählt. Mit dieser Einstellung wird die wiederkehrende Buchung nie zum Import vorgeschlagen (siehe»wiederkehrende Buchungen in 9 Abschlussbuchung berücksichtigen «).

4 Seite Wiederkehrende Buchungen einlesen Wiederkehrende Buchungen einlesen 1. Buchungserfassung mit der gewünschten Abrechnungsnummer und dem gewünschten Buchungskreis öffnen. 2. Schaltfläche <Wiederkehrende Buchungen>. Wiederkehrende Buchungen, die aufgrund des angegebenen Zeitintervalls oder der Gültigkeit nicht in die aktuelle Abrechnungsnummer importiert werden können, werden in der Übersicht der zu importierenden Buchungen nicht angezeigt. 3. Rechts unten Schaltfläche <Importieren> anklicken und Buchungen zum Import auswählen. 4. Einstellungen zur Verbuchung vornehmen. Wird hier ein Datum, oder eine Belegnummer angegeben, werden diese für die Verbuchung verwendet. Wiederkehrende Buchungen werden in Buchungskreisen mit der Art»Freie Erfassung«(z.B.: Buchungskreis 1) und in dem Buchungskreis, in dem das jeweilige Konto vorbelegt ist (z.b.: Konto 1800»Bank«im Buchungskreis 40), angezeigt.

5 Seite Details Wiederkehrende Buchungen bearbeiten Wiederkehrende Buchungen können jederzeit bearbeitet werden (z. B. zum Ändern des Umsatzes oder der Gültigkeit). 1. In der Buchungserfassung:»Stammdaten Wiederkehrende Buchungen pflegen (Strg+Alt+W)«. 2. Buchung mit Doppelklick oder über das Symbol öffnen. 3. Änderungen vornehmen und Wiederkehrende Buchungen löschen 1. In der Buchungserfassung:»Stammdaten Wiederkehrende Buchungen pflegen (Strg+Alt+W)«. 2. Buchungen markieren. 3. In der Symbolleiste mit löschen Info-Felder beim Erfassen

6 Seite 6 1. Info-Felder (nicht änderbar) Bestimmte Felder einer wiederkehrenden Buchung können nicht geändert werden. Diese werden aus der ursprünglichen Buchung übernommen. Wenn ein Infofeld geändert werden soll, halten Sie sich an Punkt EU-ID Zusatzart Zusatzinhalt Wird im Feld Konto oder Gegenkonto ein Personenkonto eingegeben, in dem die EU-ID-Nr. bereits hinterlegt ist, wird die EU-ID-Nr. aus dem Personenkonto verwendet. Wird eine Buchung mit einem Sachverhalt nach 13b erfasst, muss angegeben werden, um welchen Sachverhalt es sich handelt. Zur Information sehen Sie hier die Bezeichnung des gewählten Sachverhalts. Wird eine Buchung mit einem Sachverhalt nach 13b erfasst, muss angegeben werden, um welchen Sachverhalt es sich handelt. Zur Information sehen Sie hier die Nummer des gewählten Sachverhalts. 2. Buchungsinformationen der wiederkehrenden Buchung Laufende Nummer Umsatz Buchungsschlüssel Buchungsdatum jeweils am Skonto wird automatisch vergeben und kann nicht verändert werden. Das Vorzeichen wird wie in der Buchungserfassung erfasst (Plustaste = Minus; Eingabetaste = Plus; bezogen auf das Konto). ohne Füll-Null angeben. Wurde als Datum z. B. der 31ste angegeben und ein Monat hat weniger als 31 Tage, wird der letzte Tag des Monats als Buchungsdatum verwendet. Voraussetzung Finanzkonto im Feld»Konto«und ein Personenkonto im Feld»Gegenkonto«.

7 Seite 7 3. Eigenschaften der wiederkehrenden Buchung Vierteljährlich und hier im Jährlich im Beispiel Buchungsperiode ist monatlich. Die Buchung soll vierteljährlich und hier in den 1. Monat importiert werden. Die wiederkehrende Buchung kann in folgenden Perioden in die Buchungserfassung importiert werden: - Januar - April - Juli - Oktober Beispiel Buchungsperiode ist monatlich. Die Buchung soll jährlich und hier in den 12. Monat importiert werden. Die wiederkehrende Buchung kann in der Periode Dezember in die Buchungserfassung importiert werden. 4. Gültigkeit der wiederkehrenden Buchung Periode von bis Gültigkeit im Folgejahr Geben Sie an, für welche Perioden die wiederkehrende Buchung berücksichtigt werden soll. Standardmäßig wird die erste bis letzte Periode als Gültigkeit gewählt. 9 Siehe auch Details. Über das Auswahlfeld»Gültigkeit im Folgejahr«legen Sie fest, für welche Perioden die wiederkehrenden Buchungen im Folgejahr berücksichtigt werden sollen. 1. Ganzes Jahr: Die wiederkehrende Buchung steht im Folgejahr in sämtlichen Perioden zur Verfügung. Beachten Sie, dass ein Import in Periode 13 nicht möglich ist. 2. Wie im aktuellen Jahr: Die Einstellungen des aktuellen Jahres bezüglich der Gültigkeit werden auch im Folgejahr beibehalten. 3. Nicht ins Folgejahr übernehmen: Die wiederkehrende Buchung steht im Folgejahr nicht mehr zur Verfügung.

8 Seite Geschäftsvorfälle Im Gegensatz zu den wiederkehrenden Buchungen gibt es keine Muss-Felder. Sie legen einfach einen regelmäßigen Sachverhalt an, den Sie in der Buchungserfassung wieder aufrufen können. Vorgehensweise 1. Erstellen: a)»stammdaten Buchungserfassung Geschäftsvorfälle«. b)»datei Neu«oder über das Symbol. 2. In die Buchungserfassung einlesen: a) Abrechnungsnummer und Buchungskreis öffnen. b)»stammdaten Geschäftsvorfall«. 3. Geschäftsvorfall auswählen.

9 Seite Wiederkehrende Buchungen in Abschlussbuchung berücksichtigen Achten Sie darauf, dass in den Wiederkehrenden Buchungen die Periode 13 angegeben ist. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Wiederkehrende Buchungen«. 2. Wiederkehrende Buchung mit Doppelklick öffnen. 3. Eigenschaften: <jährlich im> 12 Monat. 4. Gültigkeit: <Periode> 13 Bis 13.

10 Seite Wiederkehrende Buchungen ins Folgejahr übernehmen Die Wiederkehrenden Buchungen werden automatisch bei der Jahresübernahme ins Folgejahr übertragen. Voraussetzung 1.»Stammdaten Buchungserfassung Wiederkehrende Buchungen«. 2. Wiederkehrende Buchung mit Doppelklick öffnen. 3. Gültigkeit im Folgejahr: <Ganzes Jahr> oder <Wie im aktuellen Jahr>. Bei einer wiederholten Jahresübernahme werden die Wiederkehrenden Buchungen nicht mehr übernommen. Duplizieren Sie daher die Stammdaten um die Buchungen ins Folgejahr zu übernehmen.»stammdaten Stammdaten duplizieren«: Quellmandant auswählen und Haken bei <Wiederkehrende Buchungen> setzen. Beispiel Sie haben im WJ 2015 einen KFZ-Eigenverbrauch 19 % in Höhe von 595,00. Dieser soll als wiederkehrende Buchung mit demselben Betrag in das WJ 2016 übernommen werden. Lösung Stellen Sie als <Gültigkeit im Folgejahr>»Ganzes Jahr«ein.

11 Seite 11 Thema Beschreibung Ganzes Jahr Die wiederkehrende Buchung steht im Folgejahr in den Perioden 1-12 zur Verfügung. Beachten Sie, dass ein Import in Periode 13 somit nicht möglich ist. Wie im aktuellen Jahr Die Einstellungen des aktuellen Jahres bezüglich der Gültigkeit werden auch im Folgejahr beibehalten. Beispiel Abschlussbuchungen aus Periode 13 sollen in das Folgejahr auch in Periode 13 übernommen werden. Nicht ins Folgejahr übernehmen Die wiederkehrende Buchung steht im Folgejahr nicht mehr zur Verfügung.

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