Profi-Faktura. Anwenderhandbuch

Transkript

1 Profi-Faktura Anwenderhandbuch

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Einleitung... 5 Installation... 5 Hotkeys... 6 Globale Hotkeys... 6 Verwendung der ALT-Taste... 6 Dashboard... 8 Stammdaten... 8 Kunden... 8 Kundensuche... 8 Kundenverwaltung... 9 Der Reiter Artikel / Sonderpreise CRM-Dokumente Artikel Artikelsuche Artikelverwaltung Auftrag Textbausteine verwalten Lager Lagerverwaltung Anwender Nachschlagetabellen System Datenbankverbindungen Druckerverwaltung Nummernkreise Reportvorlagen Reportverwaltung Tabellen überarbeiten Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 2

3 CRM Kennzeichen Zusatzdaten Wiedervorlage erstellen Wiedervorlage anzeigen Fakturierung Angebot Offene Angebote Neues Angebot Auftrag Offene Aufträge Neuer Auftrag Lieferschein Lieferschein erstellen Lieferschein ändern Rechnung Rechnung erstellen Rechnung ändern Rechnung nachdrucken Rechnungsübersicht Zahlungseingänge Gutschrift Gutschrift erstellen Gutschrift ändern Gutschrift drucken Auswertungen Top 10 Auswertungen Individuelle Auswertungen Auswertung definieren Ergebnis verarbeiten Das Menü Firma Mandant öffnen Mandant schließen Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 3

4 Mandant hinzufügen Mandant wechseln Mandantendaten Datensicherung Datenbank sichern Das Menü Hilfe Supportmodul Lizenzinformationen Lizenzdatei importieren Info Kontakt Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 4

5 Einleitung Herzlich Willkommen im Handbuch zur Fakturierungssoftware Profi-Faktura. Im Folgenden werden Sie mit dem vollen Funktionsumfang des Programms vertraut gemacht, um optimale Ergebnisse erzielen und zeitsparend arbeiten zu können. Da Profi-Faktura auf eine Bedienung mit der Tastatur ausgelegt ist, gibt es zum Aufruf vieler Formulare und Eingabemasken Hotkeys oder Funktionstasten. Bei Fragen zur Bedienung der von Profi-Faktura empfehlen wir Ihnen einen kurzen Blick in das Handbuch. Häufig finden Sie hier Erklärungen und Problemlösungen zu Ihrem Problem. Installation 1. Installationshandbuch Eine detaillierte Installationsanleitung können Sie unter herunterladen. 2. Programme schließen Schließen Sie alle laufenden Programme, um eine reibungslose Installation zu gewährleisten. Für den Zeitraum der Installation sollten Sie auch Ihr Antiviren Programm deaktivieren. Vergessen Sie bitte nicht, dieses nach der Installation wieder zu aktivieren. 3. Administrationsrechte Sie benötigen Administratorrechte um die Installation auszuführen. Falls Ihr Windows- Benutzerkonto entsprechende Rechte besitzt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Profifaktura.exe und wählen Sie Als Administrator ausführen. 4. Wahl der Installationsart Client-Installation: Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 5

6 Es wird eine Verknüpfung zu einer bestehenden Profi-Faktura Installation auf Ihrem Desktop erstellt. Dazu müssen Sie den Pfad zur Profi-Faktura Installation angeben. Komplett-Installation (Einzelplatz): Ermöglicht die Installation von Profi-Faktura auf einem Rechner. Datenbank und Software werden auf der lokalen Festplatte installiert. Aufgrund der geänderten Schreib- und Leserechtverwaltung ab Windows 7, empfehlen wir, die Datenbank im voreingestellten AppData -Verzeichnis in den Benutzerdateien zu installieren. Komplett-Installation (Netzwerk): Ermöglicht die Installation von Profi-Faktura im Netzwerk. Datenbank und Software werden auf einem Computer im Netzwerk installiert. Angeschlossene Clients (Client-Installation) können auf diese Installation zugreifen. 5. Abschluss der Installation Die Installation ist nun abgeschlossen. Viel Erfolg mit Profi-Faktura. Hotkeys Globale Hotkeys Funktion Offene Aufträge Zahlungseingänge Kundenverwaltung Artikelverwaltung Mahnungen verwalten Hotkey Strg + O Strg + Z Strg + K Strg + A Strg + M Verwendung der ALT-Taste Viele Menüpunkte und Schalter können Sie durch Verwendung der ALT-Taste erreichen. Der zu drückende Buchstabe ist unterstrichen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 6

7 Beispiel: Im Folgenden wird gezeigt, wie Sie den kompletten Ablauf einer Angebots- oder Auftragserstellung mit der Tastatur durchführen. Wenn das Formular Auftragserfassung geöffnet ist, ist der Fokus direkt im Fenster Kundennummer / Matchcode. Falls Ihnen die gewünschte Kundennummer / der gewünschte Matchcode geläufig ist, können Sie sie/ihn direkt eingeben und per Tabulatortaste ein Eingabefeld weiter springen. Wollen Sie den Kunden über Kundensuche suchen, drücken Sie direkt die Tabulatortaste, worauf hin sich die Kundensuche öffnet. Nach Eingabe der kundenspezifischen Daten in die Eingabemaske gelangen Sie mit Hilfe der Tastenkombinationen ALT + S ( Speichern ) und ALT + W ( Weiter ) zur Positionserfassung. Die zweite Seite des Eingabeassistenten dient zur Erfassung aller Auftragspositionen. (Ihrer zu verkaufenden Artikel). Profi Faktura unterstützt dabei fünf verschiedene Typen: Gespeicherte Artikel Freie Artikel mit vollem MWSt Satz (zur Zeit 19%) Freie Artikel mit halbem MWSt Satz (zur Zeit 7%) Mehrzeilige Bemerkungen* Trennlinien* Die mit * markierten Typen erscheinen beim Ausdruck nur auf Angeboten und Auftragsbestätigungen. In dieser Eingabemaske wählen Sie mittels der ALT-Taste plus Buchstabentaste A ( Artikelposition ), V ( freie Position, volle Mehrwertsteuer ), R ( freie Position, reduzierte Mehrwertsteuer ), B ( Bemerkung ) oder L ( Linie ) die Positionsart. Nach Eingabe der Positionen geht es mit ALT + W weiter zum abschließenden Teil der Angebots- / Auftragserfassung. Dort können Sie mittels ALT + T einen Textbaustein einfügen und abschließend den Vorgang mittels ALT + S speichern oder durch ALT + D drucken und speichern. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 7

8 Dashboard Das Dashboard bietet Ihnen eine schnelle Übersicht über die gesamte Fakturierung. Über den Schalter Dashboard EIN bzw. Dashboard AUS unterhalb der Titelleiste aktivieren / deaktivieren Sie das Dashboard. Der Schalter Anzahl zeigt Ihnen die Summe jeder Gruppe an. Der Schalter Wert errechnet Ihnen die Gesamtsumme je Gruppe. Offene Posten sind die erstellten Rechnungen für die noch keine Zahlung verbucht wurde. Stammdaten Kunden In den Stammdaten legen Sie Ihre Kundendaten, Artikelbeschreibungen, Textbausteine usw. an. Die einzelnen Module werden in diesem Kapitel beschrieben. Kundensuche Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 8

9 Die Kundensuche ist ein wichtiges Werkzeug während Ihrer Arbeit mit Profi-Faktura. Die Suchmaske ist in zwei Bereiche eingeteilt. Zum einen befindet sich im oberen Teil des Formulars die manuelle Suche. In der Auswahl Suchbegriff können Sie zwischen den Kategorien Matchcode, Kundennummer, Vorname, Nachname, Adresse1 und Ort wählen. Matchcode ist standardmäßig ausgewählt. Die Buchstaben- bzw. Ziffern-Schalter zeigen Ihnen alle Kunden mit dem/der Anfangsbuchstaben/Anfangsziffer in dieser Kategorie an. Wenn Sie beispielsweise die Kategorie Matchcode und den Buchstaben T wählen bekommen Sie alle Kunden aufgelistet, deren Matchcode mit T anfängt (siehe Bild). Die Volltextsuche durchsucht den Volltextindex nach Ihrer Eingabe. Jeder Kunde wird mit allen vorhandenen Attributen (Kundennummer, Vorname, Nachname, usw.) in den Volltextindex aufgenommen. Das bedeutet, Sie können nach einem beliebigen Attribut automatisch suchen lassen. Auch einzelne Wörter der Kundenbemerkung oder Warnung werden in den Volltextindex aufgenommen. Ihre Auswahl bestätigen Sie per Doppelklick auf die gewünschte Zeile oder per Klick auf den Haken. Kundenverwaltung Im Folgenden finden Sie eine ausführliche Erklärung zu den Einstellungen in der Kundenverwaltung. Nach dem Klick auf den Menüpunkt Kundenverwaltung öffnet sich dieses Fenster. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 9

10 Der Reiter Stammdaten Mit einem Klick auf Neu werden die Eingabefelder entsperrt und die Kundennummer auf die nächst höhere voreingestellt. Diese können Sie nach Ihrem belieben ändern. Die Vorgabewerte in den Auswahlboxen Anrede, Titel, Kundengruppe, Zahlungsart und Lieferart könne Sie über die Nachschlagetabellen individualisieren. Nachschlagetabellen direkt bearbeiten Sollten Sie einen neuen Vorgabewert für die Auswahl Anrede (analog: Titel, Zahlungsart, Kundengruppe, Lieferart) benötigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das nicht geöffnete Aufklappliste. Über den Popup-Menüeintrag Anreden verwalten gelangen Sie direkt in die Verwaltung der Nachschlagetabellen. Falls in den Nachschlagetabellen ein Wert verändert wurde, können Sie durch den Menüpunkt Nachschlagetabellen aktualisieren den neuen Wert in Auswahl einbeziehen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 10

11 Mit den Schaltern Zurück und Vor laden Sie, ausgehend von der Kundennummer, den nächst niedrigeren bzw. nächst höheren Kunden. In den Eingabefeldern Mahnung 1 bis Mahnung 3 geben Sie die Anzahl Tage an, nach denen der Kunde mit den jeweiligen Mahnstufen gemahnt werden soll. In den Bankdaten können Sie die aktuell noch gültign Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC umwandeln lassen. Beachten Sie bitte hierbei die Besonderheiten bei Konten mit Unterkontonummern. Prüfen Sie vorsichtshalber die berechneten mit den von Ihren Kunden übermittelten Kontoinformationen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 11

12 Unter dem Reiter Warnung können Sie kundenspezifische Eigenschaften Eintragen. Diese Information steht nur in Profi Faktura zur Verfügung und ist nicht öffentlich. Die fünf Eingabefelder im Reiter Zusatz können Sie zum Beispiel für kundenspezifische Informationen individuell verwenden. Der Reiter Volltextindex ermöglicht das Anlegen eines Indexes mit allen bisher eingetragenen Werten. Zusätzlich können Sie eigene prägnante Werte in die Textbox eintragen, sodass der Kunde einfacher über die Volltextsuche gefunden werden kann. Der Reiter Rechnungsbemerkung ermöglicht Ihnen das vordefinieren einer Bemerkung auf den Rechnungen. Nachdem Sie Ihre Eingaben getätigt haben, betätigen Sie den Speichern-Schalter den Abbruch-Schalter um die Eingaben zu verwerfen. oder Der Reiter Anschriften / Bemerkungen Für jeden Kunden können bis zu drei verschiedene Adressen vergeben werden. Ein Klick auf automatisch füllt die Textboxen mit den hinterlegten Werten aus den Stammdaten. Diese Adressen können Sie nun mit einem Klick in die Textbox verändern. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 12

13 Nachdem Sie Ihre Eingaben getätigt haben, betätigen Sie den Speichern-Schalter oder den Abbruch-Schalter um die Eingaben zu verwerfen. Der Reiter Zusatzdaten / CRM Hier können Sie jedem Kunden Zusatzdaten und Kennzeichen zuweisen. Zusatzdaten können von Ihnen in den Stammdaten individuell definiert werden. So können Sie Textfelder, Datumswerte, Listen, Memofelder usw. definieren, um mehr Informationen über Ihre Kunden speichern zu können. Je nach Typ des Eingabefeldes öffnet sich bei einem Doppelklick auf eine Zelle die zugehörige Eingabekomponente. Bei Listen klappt die Liste der verfügbaren Werte auf, bei Datumsfeldern öffnet sich ein kleiner Kalender etc. Kennzeichen unterscheiden sich von Zusatzdaten dadurch, dass nur der Wert nur Ja oder Nein beinhaltet. Beispiele für sinnvolle Werte sind Weihnachtspräsent, Gold-Support, usw. Die Werte werden nach der Eingabe direkt gespeichert. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 13

14 Der Reiter Artikel / Sonderpreise Sie können für jeden Kunden, unabhängig von den globalen Preisen, eine eigene Preisstaffelung erstellen. Über den Schalter Artikel hinzufügen gelangen Sie in die Artikelsuche. Mit einem Doppelklick bestätigen Sie den Artikel. Möchten Sie für den gleichen Artikel eine weitere Staffelmenge anlegen, markieren Sie diesen Artikel in der Tabelle und klicken Sie die rechte Maustaste. Es erscheint ein Popup-Menü. Über die Auswahl Staffelmenge hinzufügen erscheint eine neue Position mit dem gleichen Artikel in der Tabelle. Durch Doppelklick in die Zellen in der Spalte Menge und Preis können Sie die Standardwerte verändern. In dem oben genannten Popup-Menü haben Sie ferner die Möglichkeit eine Staffelmenge zu löschen, die Tabelle zu drucken oder einen Excel-Export vorzunehmen. CRM-Dokumente (*) Erstellen Sie universelle Word-Dokumente. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 14

15 Der Ordner CRM im Programmordner beinhaltet die verwendbaren Word-Vorlagen, welche im Dropdownmenu CRM Dok. angezeigt werden. Bei Klick auf einen Eintrag öffnet sich das Worddokument mit ausgefüllten Kundendaten. Vorlagen erstellen Sie im Handumdrehen. Erstellen Sie eine Word Datei und ersetzen Sie z.b. im Anschriftenfenster die Adresse durch die u.a. Variablen. (Bitte alles in Großbuchstaben) Speichern Sie das Dokument im CRM Verzeichnis von PROFI-FAKTURA. Beim nächsten Klick auf den CRM-Dok Schalter wird Ihre neue Vorlage automatisch in die Liste aufgenommen. Die komplette Variablenliste: Variable KND VN NN STR A1 A2 A3 A4 PLZ Bedeutung Kundennummer Vorname Nachname Straße Adresse1 Adresse2 Adresse3 Adresse4 Postleitzahl Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 15

16 ORT BA GEB MAT TEL FAX MOB MAIL DATUM Ort Briefanrede Gebiet MatchCode Telefon Telefax Mobil adresse Datum Artikel Artikelsuche Die Artikelsuche ist ein wichtiges Werkzeug während Ihrer Arbeit mit Profi-Faktura. Die Eingabemaske ist in zwei Bereiche eingeteilt. Zum einen befindet sich im oberen Teil des Formulars die manuelle Suche. In der Auswahl Suchbegriff können Sie zwischen den Kategorien Artikelnummer, Kurzbezeichnung, Matchcode und EAN wählen. Matchcode ist standardmäßig ausgewählt. Die Buchstaben- bzw. Ziffern-Schalter zeigen Ihnen alle Artikel mit dem/der Anfangsbuchstaben/Anfangsziffer in der Datenbank an. Wenn Sie beispielsweise die Kategorie Matchcode und den Buchstaben T wählen bekommen Sie alle Artikel aufgelistet, dessen Matchcode mit T anfängt (siehe Bild). Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 16

17 Die Volltextsuche durchsucht den Volltextindex nach Ihrer Eingabe. Jeder Artikel wird mit Artikelnummer, Matchcode, Kurzbezeichnung, EAN, Beschreibung und Bemerkung in den Volltextindex aufgenommen. Das bedeutet, Sie können nach einem beliebigen Attribut automatisch suchen lassen. Auch einzelne Wörter der Artikelbeschreibung bzw. Artikelbemerkung werden in den Volltextindex aufgenommen. Ihre Auswahl bestätigen Sie entweder per Doppelklick auf die gewünschte Zeile oder per Klick auf den Haken. Artikelverwaltung Nachdem Sie die Artikelverwaltung geöffnet haben erwartet Sie folgendes Fenster. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 17

18 Der Reiter Stammdaten Ein Klick auf Neu ermöglicht Ihnen die Erstellung eines neuen Artikels. Der Button Suchen führt Sie zu der Artikelsuche. Nachdem Sie den Button Neu betätigt haben, wird ein neuer Datensatz mit leeren Werten angelegt, welche Sie nun verändern können. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 18

19 Die vorgegebenen Werte in den Auswahlboxen Einheit, Artikelgruppe, Mehrwertsteuer (MWST) und Erlöskonto können Sie mit Hilfe der Nachschlagetabellen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Durch die Option gesperrt können Sie den Artikel für den Verkauf sperren. Durch das Aktivieren kann dieser Artikel nicht mehr in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften erscheinen. Mit einem Klick auf das runde Häkchen speichern Sie den Artikel in der Datenbank, mit einem Klick auf das Kreuz verwerfen Sie Ihre Eingaben. Nachschlagetabellen direkt bearbeiten Sollten Sie einen neuen Vorgabewert für die Auswahl Artikelgruppe (analog: Einheit, Mehrwertsteuer, Erlöskonto ) benötigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 19

20 nicht geöffnete Aufklappliste. Über den PopupMenüeintrag Artikelgruppe verwalten gelangen Sie direkt in die Verwaltung der Nachschlagetabellen. Falls in den Nachschlagetabellen ein Wert verändert wurde, können Sie durch den Menüpunkt Nachschlagetabellen aktualisieren den neuen Wert in Auswahl einbeziehen. Der Reiter Bild Unter dem Reiter Bild haben Sie die Möglichkeit dem Artikel ein Bild zu zuordnen. Pro Artikel ist maximal eine Bildzuweisung möglich. Über den Button Bild laden gelangen Sie in ein Dateiauswahlmenü, in dem Sie ein geeignetes Bild auswählen können. Profi-Faktura unterstützt die Bildformate JPEG, PNG und GIF. Mit dem Haken beziehungsweise Kreuz können Sie Ihre Auswahl speichern oder verwerfen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 20

21 Der Reiter Preisverwaltung Für den eben angelegten Artikel können Sie ganz bequem eine Preisstaffelung in Abhängigkeit der angelegten Kundengruppen erstellen. Kundengruppen können Sie in den Nachschlagetabellen anlegen. Angelegte Staffelpreise können über einen Doppelklick bearbeitet werden, sowie mit einem Rechtsklick über das PopupMenü gelöscht werden. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 21

22 Auftrag Textbausteine verwalten Um einen schnellen Zugriff auf vorgefertigte Texte in Ihren Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften zu gewährleisten, haben Sie in dem Formular Textbausteine verwalten die Möglichkeit diese einzurichten. Ein Klick auf Neu macht die Eingabefelder für einen neuen Textbaustein frei und aktiviert die Schalter OK und Abbruch. Bestehende Bausteine können geändert werden, indem der Inhalt einer der beiden Eingabefelder geändert wird. Die Schalter OK und Abbruch werden darauf hin automatisch aktiviert. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 22

23 Lager Lagerverwaltung Profi-Faktura bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Lager anzulegen und separat zu verwalten. Zusätzliche Lager legen Sie mittels der Nachschlagetabelle Lager an. Der Reiter Lagerübersicht Mit dem Schalter Einlesen haben Sie die Möglichkeit sich Ihren aktuellen Lagerbestand nach Lagerort sortiert anzeigen zu lassen. Des Weiteren können Sie mit der Einstellung ALLE LAGERORTE den Gesamtbestand aller Lagerartikel über alle Lager zu ermitteln. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 23

24 Der Reiter Lagerbuchungen Im Menü Lagerbuchungen haben die Möglichkeit Lagerartikel manuell, nach Lagerorten unterteilt, ein- und auszulagern. Über den Schalter Suchen werden Ihnen alle Lagerartikel in einem Suchfenster angezeigt. Nach dem Bestätigen eines Artikels durch einen Doppelklick oder dem OK-Button (grünes Häkchen), erscheint die Artikelnummer des gewählten Artikels im Feld Artikelnr. Der aktuelle Bestand wird in roten Ziffern ausgegeben. Nun können Sie die Einlagermenge/Auslagermenge festlegen und über den Button Einlagern bzw. Auslagern die Lagermenge verändern. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 24

25 Der Reiter Inventur Der Reiter Inventur ermöglicht die Durchführung einer Inventur. Weicht der Istbestand eines Artikels vom Sollbestand ab, kann der neue Wert in der Tabelle unter der Spalte Istbestand korrigiert werden. Durch einen Klick auf Änderungen speichern werden die neuen Istbestände als Sollbestände angelegt. Zur manuellen Auswertung können Sie sich mit dem Druckerschalter die Inventurliste ausdrucken lassen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 25

26 Anwender In der Anwenderverwaltung können Sie als Administrator die Passwörter und Userlevel der anderen Anwender festlegen/ändern. Des Weiteren können Sie über einen neuen Benutzer anlegen, sowie mit Hilfe der Checkbox Gesperrt den gewünschten Benutzer sperren, so dass dieser sich nicht mehr an PROFI-FAKTURA anmelden kann. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 26

27 Nachschlagetabellen Mit Hilfe der Nachschlagetabellen können Sie Profi-Faktura stark individualisieren, so dass das Programm genau Ihren Anforderungen entspricht. Benötigen Sie beispielsweise besondere Anreden, Artikelgruppen, Lieferarten oder Zahlungsarten können Sie diese Werte hier erstellen und anpassen. Eine bestimmte Nachschlagetabelle erreichen Sie durch einen Doppelklick in der linken Tabelle. Der Inhalt dieser Tabelle wird in die rechte Tabelle geschrieben. Durch einen Doppelklick auf einen Wert können Sie die Beschreibung beziehungsweise den Status ändern. Einen neuen Wert können Sie mit dem Plus-Schalter anlegen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 27

28 System Datenbankverbindungen Falls Ihr Computer abgestürzt ist oder Profi Faktura durch ein anderes Problem nicht richtig beendet wurde, bleibt die Session bestehen und belegt eine Lizenz. Damit sich, ausgehend von Ihren erworbenen Lizenzen, weiterhin die maximale Anzahl an Anwendern an Profi Faktura anmelden können, kann es dann nötig sein, die abgestürzten Sessions manuell zu beenden. Dieses erreichen Sie durch einen Doppelklick auf die Zeile mit der zu beendenden Session. Nun wird intern der Status der gewählten Session überprüft und wenn möglich beendet. Dieser Vorgang dauert ca 10 Sekunden. Mit dem Refresh-Button können Sie die Tabelle aktualisieren. Druckerverwaltung Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 28

29 Jeder Benutzer kann seine Druckerverwaltung individuell gestalten. Der Benutzer kann unter anderem den Originaldrucker, einen Kopiendrucker, die jeweiligen Einzugsschächte, die Anzahl der Originale und Kopien sowie eine Druckvorschau beziehungsweise einen Druckerdialog einstellen. Abschließend ist es erforderlich, dass Sie die Einstellungen durch den Schalter Druckeinstellungen speichern bestätigen. Verfügen Sie nur über einen einzigen Drucker, so können Sie auch durch Betätigung des Allen Reporten den Standarddrucker zuweisen -Schalters mit einem Klick allen Reporten diesen Drucker zuweisen. Die Checkbox PDF ermöglicht Ihnen, dass ein Duplikat des Drucks als PDF-Datei gespeichert wird. Der Pfad PDF-Verzeichnis gibt an in welchem Verzeichnis die PDF-Reporte abgelegt werden. In den Spalten O-Schacht 2+ und K-Schacht 2+ können Sie die Druckerschächte der zweiten und nachfolgenden Seiten festlegen. Soll beispielsweise nur die erste Seite auf Briefpapier gedruckt und alle weiteren Seiten auf normales Papier gedruckt werden, stellen Sie hier die Druckerschächte entsprechend ein. Nummernkreise Wenn Sie zum Beispiel am Jahresende Ihre Nummernkreise der Aufträge, Rechnungen etc. manuell ändern möchten, können Sie in dieser Eingabemaske die neuen Werte definieren. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 29

30 Reportvorlagen Von Haus aus bringt Profi Faktura für jeden Typ mehrere Reporte mit. - Ohne Rabattspalte A4 hoch ohne Logo: Da die Rabattspalte häufig nicht benutzt wird, kann sie ausgeblendet und der Platz gespart werden. So erhalten die übrigen Spalten (Einzelpreis, Mehrwertsteuer, Gesamtpositionspreis) mehr Platz, so dass die Übersicht erhöht wird. Ohne Logo bedeutet, dass in dem Report das unter Mandantendaten hinterlegbare Firmenlogo nicht gedruckt wird. [Da sie z.b. auf Ihr vorgedrucktes Geschäftspapier drucken möchten) - Ohne Rabattspalte A4 hoch mit Logo: In der Mandantenverwaltung können Sie im Reiter Firmenlogo Ihr Logo hinterlegen. Dieses Logo wird dann auf den Ausdrucken mitgedruckt. - Mit Rabattspalte A4 hoch ohne Logo: Sofern Sie in einem Report die Rabattspalte benötigen, können Sie den gewünschten Report hier zuweisen. - Mit Rabattspalte A4 hoch mit Logo: Falls über das Formular Mandantendaten Ihr eigenes Logo hinzugefügt haben und die Rabattspalte für einen der Typen benötigen, können Sie über Zuweisen den Report einstellen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 30

31 Sollten Sie keine Rabatte vergeben, macht es Sinn, diese auch auszublenden, damit Ihre Kunden nicht auf den Gedanken kommen, zu viel für Ihre Produkte zu bezahlen. Eine Vorschau von jedem Report bekommen Sie über den Schalter PDF angezeigt. Per Rechtsklick auf eine Zeile öffnet sich ein Popup-Menu. Die Auswahl Report löschen löscht den Report unwiederbringlich aus dem System. Vorsicht: Es gibt keinen Weg zurück. Einmal gelöscht, ist die Reportvorlage unwiderruflich verloren. Reporte Importieren Der Button zu machen. ermöglicht Ihnen Profi-Faktura selbst erstellte Reporte verfügbar Nach Klick auf Reporte importieren öffnet sich folgendes Fenster: Die Kategorie (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Gutschrift, Rechnung) legen sie in der Auswahl Reporttyp fest. Mit Klick auf den Ordner öffnet sich die Dateisuche. Wählen Sie nun den Report den Sie importieren möchten und geben Sie ihm anschließen eine prägnante Reportbezeichnung, mit der Sie ihn zukünftig in Profi-Faktura identifizieren können. Abschließend klicken Sie auf Importieren. Reportverwaltung Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 31

32 Mit einem Klick in auf einen Schalter öffnet sich der jeweils zugewiesene Report im Report Generator. Mit diesem Tool können Sie sich Ihre Reporte individuell anpassen oder auch ganz neu erstellen. (Falls Sie an den Reporten umfangreiche Änderungen durchführen möchten, finden Sie im Internet mit wenigen Klicks eine detaillierte Anleitung zum verwendeten Reportgenerator Fast-Report. Diese Anleitung dürfen wir aus Gründen des Copyrights leider nicht mit ausliefern und bitten dafür um Verständnis.) Tabellen überarbeiten Der Menüpunkt Tabellen überarbeiten führt datenbankinterne Berechnungen neu aus. CRM (*) Kennzeichen Hier können Sie Kennzeichen definieren, die Sie in der Kundenverwaltung einem Kunden zuweisen können. Über den Plus -Schalter fügen Sie neue Kennzeichen hinzu. Die Möglichkeit bestehende Kennzeichen zu bearbeiten, erwirken Sie mit einem Doppelklick auf die jeweilige Tabellenzelle. Die Spalte sichtbar zeigt Ihnen an, welche Werte aktuell in der Kundenverwaltung aktiv sind und somit angewählt werden können. Nicht sichtbare Kennzeichen behalten auf jeden Fall die gespeicherten Werte, können also verlustfrei im Nachhinein wieder aktiviert werden. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 32

33 Zusatzdaten Mit Hilfe der Zusatzdaten können Sie Ihren Kunden individuelle Merkmale zuweisen. Um Zusatzdaten einzurichten, benötigen Sie einen exklusiven Zugang zur Datenbank, da DBinterne Strukturen geändert werden. Exklusiv bedeutet, dass Sie als einziger mit der Datenbank verbunden sind. Dafür müssen alle weiteren Mitarbeiter das Programm schließen, sodass Sie als alleiniger Anwender Profi-Faktura geöffnet haben. Da dieses Modul die Struktur der Datenbank verändert, wird zur Sicherheit automatisch eine Datenbanksicherung durchgeführt. Somit kann nach einem Klick auf Datenbank exklusiv öffnen ein Moment vergehen, bis Sie die Struktur erweitern können. Während der Datensicherung wird der ursprünglich rote Hinweis neben der Schaltfläche gelb dargestellt. Nach erfolgreicher Sicherung und exklusiver Anmeldung an die Datenbank erscheint die Hinweisfläche mit grünem Hintergrund und die Eingabekomponenten auf dem Formular werden freigegeben. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 33

34 Sobald Sie diesen Status erreicht haben, können Sie Felder hinzufügen, ändern und löschen. Um ein Feld hinzuzufügen, geben Sie unter Feldname einen prägnanten Namen ein, wählen den Datentyp und füllen je nach Datentyp die möglichen Einstellungen auf der rechten Seite aus. Da die Feldnamen 1:1 als Feldname in die Datenbank übernommen werden, dürfen diese lediglich aus den Ziffern 0..9 sowie den Buchstaben A..Z bestehen und keine Leerzeichen bzw. Sonderzeichen enthalten. Im obigen Screenshot sehen Sie den Datentyp Auswahl als Beispiel. Mit Hilfe des Eingabefeldes vorgegebene Werte werden Werte in die Liste aufgenommen. Nachdem Sie die notwendigen Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf Speichern. Das Feld wird hiermit in Liste existierende Felder (linke Seite) aufgenommen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 34

35 Existierende Felder können bearbeitet und gelöscht werden. Wählen Sie dazu die gewünschte Zelle an und klicken im Folgenden mit der rechten Maustaste. Das sich öffnende Menu enthält die Optionen zum Umbenennen bzw. Löschen. HINWEIS : Wenn Sie ein Feld löschen, werden selbstverständlich auch die bei Ihren Kunden hinterlegten Werte gelöscht. Dieser Vorgang ist außer durch Wiederherstellung einer Datensicherung nicht rückgängig! Listen (=Lookup) können Sie bearbeiten. Klicken Sie dazu einmal in die Zelle Lookup. Es erscheint ein Schalter mit drei Punkten. Ein Klick auf diesen Schalter öffnet folgende Eingabemaske. Per Doppelklick auf einen Wert in der Liste geänderter Wert können Sie diesen Wert bearbeiten. Ein Klick auf den Plus-Schalter gibt Ihnen die Möglichkeit einen weiteren Wert einzufügen. Die Checkbox Werte in Zusatzdaten ändern bewirkt, dass beim Speichern die bestehenden Kundendaten ebenfalls den neuen Wert annehmen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 35

36 Wiedervorlage erstellen Mit einem Klick auf WV erstellen öffnet sich die Eingabemaske für die Wiedervorlage und gleichzeitig die Kundensuche. In der Kundensuche legen Sie fest, auf welchen Kunden sich die Wiedervorlage bezieht. Nach Auswahl durch Doppelklick oder Klick auf den grünen Haken, wird der Name des Kunden im oberen Bereich der Eingabemaske angezeigt. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 36

37 Sie können Wiedervorlagen für jeden angelegten Anwender anlegen. Somit können Sie auch Anrufe, Termine etc für abwesende Mitarbeiter aufnehmen und an diese im System hinterlegen. Die Fälligkeit der Wiedervorlagen wird in der Übersicht farbig dargestellt. Nachdem Sie die benötigten Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 37

38 Wiedervorlage anzeigen Hier finden Sie eine Übersicht aller Wiedervorlagen. Status Rot bedeutet überfällig, Gelb bedeutet aktuell, Grün bedeutet, dass die Wiedervorlage auf einen Zeitpunkt in der Zukunft terminiert ist. Ein einfacher Klick auf eine Wiedervorlage öffnet die Beschreibung dieser Wiedervorlage in der unteren Textbox. Per Doppelklick können Sie sich die Kundendaten des verknüpften Kunden anzeigen aufrufen. Ein Klick auf Abschließen löscht die ausgewählte Wiedervorlage aus dem System. Links oben am Rand des Programms wird Ihnen die Zahl Ihrer aktiven Wiedervorlagen in einem Kreis angezeigt. Ein Klick auf den Kreis öffnet die Übersicht der Wiedervorlagen. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 38

39 Fakturierung Angebot Offene Angebote Da sich Angebote und Aufträge strukturell sehr ähnlich sind, können beide Fakturierungsarten in einer Tabelle dargestellt werden. Durch die Radiobuttons Angebote und Aufträge können sie bequem die Arten wechseln. Das Popup Menü Durch einen Rechtsklick auf ein Angebot öffnet sich ein Popup Menü. Mit der Menüauswahl Angebot in Auftrag übernehmen wandeln Sie ein Angebot in einen Auftrag um. Die gespeicherten Daten (Adressat, Positionen, usw.) werden automatisch übernommen. Der Menüpunkt Übersicht drucken druckt die Tabelle, so wie sie gerade vorliegt. Copyright 2013 by GRID-DATA GmbH Seite 39