Effektiver Umstieg auf Word 2007 und Excel 2007

Transkript

1 Effektiver Umstieg auf Word 007 und Excel 007 Impressum UM-WW07-EX07 Autoren: Thomas Alker, Christian Münster, Konrad Stulle, Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß Effektiver Umstieg auf Microsoft Office Word 007/Excel 007. Ausgabe vom 5. Februar 008 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schrift liche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. UM-WW07-EX07 Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotz - dem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Ver - lag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung, noch irgend eine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Ver - weise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestal - tung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hier für sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I Informationen zur Umsteiger-Serie...4 OFFICE 007 Programmübergreifende Neuerungen...6 Themen im Detail...7 Der schnelle Umstieg auf Office Neues zu Office-Dokumenten... Dokumente ansprechend gestalten...4 WORD 007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...8 Themen im Detail...9 Der schnelle Umstieg auf Word Texte eingeben... Texte individuell gestalten...6 Listen, Aufzählungen und Tabellen...5 Grafiken im Dokument...8 Zeit sparen mit Schnellbausteinen und Vorlagen...4 Verweise und Verzeichnisse...45 Serienbrief und Arbeiten im Team...48 Hilfesystem und Word-Anpassung...5

3 EXCEL 007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...56 Themen im Detail...57 Der schnelle Umstieg auf Excel Arbeitsmappen im Griff...60 Effektive Tabellenbearbeitung...67 Formeln und Funktionen...70 Arbeitsblätter formatieren...78 Diagramme...8 Souveräner Umgang mit großen Tabellen...84 Excel 007 und das Web...89 S Stichwortverzeichnis...90

4 Texte eingeben.4 Mehr Übersicht beim Kopieren und Verschieben WORD Die Office-Zwischenablage als Speicher für kopierte Elemente Nutzen Sie die Zwischenablage, um Daten zu kopieren, zu verschieben oder mit anderen Anwendungen auszutauschen. Öffnen Sie den Aufgabenbereich Zwischenablage: Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zwischenablage auf das Symbol. So übertragen Sie die Daten in die Zwischenablage: Mit dem Symbol bzw. mit kopieren Sie die markierten Daten in die Zwischenablage. Mit dem Symbol bzw. mit schneiden Sie den markierten Bereich in die Zwischenablage aus. Sammeln Sie weitere Textpassagen in der Zwischenablage, indem Sie die Arbeitsschritte wiederholen. Da die Zwischenablage bis zu 4 Elemente (Texte, Grafiken, Tabellen und andere Daten aus Office- Anwendungen) aufnehmen kann, können Sie sie auch gut nutzen, um Textpassagen in eine andere Reihenfolge zu bringen. Sie schneiden die Textteile einzeln in die Zwischenablage aus und fügen sie dann in der richtigen Reihenfolge wieder ein. Daten an der neuen Position einfügen: Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Einfügestelle. Klicken Sie auf das gewünschte Element im Bereich 4. 4 Über die Schaltfläche Optionen können Sie die Anzeige der Office-Zwischenablage einstellen. So bestimmen Sie die Formatierung beim Einfügen Nach dem Einfügen erscheint ein Smarttag zur Formatierung des Textes. Klicken Sie auf das Smarttag. Die Formatierung wird beibehalten. Die Formatierung wird an die Formatierung der Einfügestelle angepasst. Beim Verschieben die Absatzmarke markieren Die Absatzformatierungen (z. B. Blocksatz) werden in der Absatzmarke gespeichert und gehen somit verloren, wenn die Absatzmarke nicht mit verschoben wird. Blenden Sie über das Symbol die Absatzmarke ein. Markieren Sie beim Verschieben von Absätzen die Absatzmarke mit.

5 Arbeitsmappen im Griff.6 Tipps rund um das Drucken EXCEL Optimieren Sie die Seitenaufteilung mit der Umbruchvorschau Klicken Sie in der Statusleiste in der Ansichten steue rung auf. Ziehen Sie die blauen Linien an die Position für den Seitenumbruch. Innerhalb der Tabelle fügen Sie schnell über die Schaltfläche Umbrüche (Register Seiten layout, Gruppe Seite einrichten) einen neuen Seiten umbruch oberhalb der aktuellen Zeile und links von der aktuellen Spalte ein. Druckeinstellungen vornehmen Im Register Seitenlayout finden Sie in den Gruppen Seite einrichten und An Format anpassen alle wesentlichen Einstellungsmöglichkeiten zum Drucken auf einen Blick: Wählen Sie Voreinstellungen für die Seitenränder oder legen Sie diese individuell fest. Wählen Sie Hochformat oder Querformat. Geben Sie Excel die verwendete Papiergröße bekannt. Das aus früheren Excel-Versionen bekannte Dialogfenster Seite einrichten öffnen Sie hier. Sie möchten nur bestimmte Bereiche drucken Markieren Sie den Bereich, und wählen Sie im Office-Menü DRUCKEN und im Dialogfenster die Option Markierung. Soll immer nur ein bestimmter Bereich gedruckt werden, markieren Sie den Bereich und legen Sie ihn als Druckbereich fest. Zeilen- und Spaltentitel für große Tabellenausdrucke Erstreckt sich Ihre Tabelle über mehrere Seiten, wiederholen Sie die Zeilen- und Spaltenüberschriften auf jeder Druckseite. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucktitel. Klicken Sie in das entsprechende Eingabefeld, und markieren Sie dann die zu wiederholenden Zeilen bzw. Spalten im Tabellenblatt. Drucken Sie große Tabellen auf wenigen Seiten Legen Sie fest, auf wie viele Seiten die Breite bzw. Höhe der Tabelle höchstens aufgeteilt werden soll. Oder skalieren Sie die Tabelle mit einem bestimmten Faktor. 6