Risk Register Software zum Abbau von Risiken in Projekten und Prozessen

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1 NOWECO Northwest Controlling Corporation Ltd. Risk Register Software zum Abbau von Risiken in Projekten und Prozessen 2005 Northwest Controlling Corporation Ltd. Seite 1 von 7

2 WARUM EIN RISIKOVERZEICHNIS? Das Risikoregister ist das zentrale Aufzeichnungsdokument im Risikomanagement. Es enthält Angaben zu allen im Risikomanagementprozeß identifizierten Risiken. Das Risikoverzeichnis umfaßt sämtliche Informationen, um die folgenden Fragen zu beantworten: Welches sind die Risiken? Das Risikoverzeichnis beinhaltet sämtliche Details zu den einzelnen Risiken einschließlich deren Beschreibung, Einordnung in Kategorien und Spezifikationen. Wer ist verantwortlich? Diese Fragen betrifft Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Ein Risikoverzeichnis wird Angaben zum Risikoerfasser, Risikoeigentümer und Risikokontakt machen. Dies kann ein und dieselbe oder auch drei verschiedenen Person sein. Wann? Das Risikoverzeichnis enthält Daten, wann ein Risiko identifiziert oder das letzte Mal überprüft worden ist. Wie viel? Einen wesentlichen Teil des Risikoverzeichnis macht die Risikobewertung aus. Bei der Risikobewertung geht es um die Beurteilung der Wahrscheinlichkeit des Eintritts eines Risikos und den Auswirkungen, falls das Risiko eintritt. Um detaillierte Informationen zu den Kosten bieten zu können, wird das Risikoverzeichnis dem Maßnahmennutzen die Risikokosten und die Maßnahmenkosten gegenüberstellen. Die Restgröße sind die verbleibenden Risikokosten nach Durchführung von Maßnahmen. Welches sind die Maßnahmen? Obwohl die Maßnahmen typischerweise kein Bestandteil des Risikoverzeichnis selbst sind, gibt es für jedes Risiko Verknüpfungen zu den Maßnahmen. Die Maßnahmen sind das Instrument zur Abschwächung der Risiken. Warum jede Organisation Risk Register braucht Risk Register unterstützt das Risikomanagement und bietet: ein Tool zum Management und Abbau von Risiken vor und während der Durchführung von Projekten sowie in täglichen Prozessen. Dokumentation der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen von identifizierten Risiken sowie einfache Überwachung der hohen Risiken zur Senkung von Wahrscheinlichkeit und/oder Auswirkung. Unterstützung bei der Identifikation von risikosenkenden Maßnahmen und den Meßgrößen, mit denen Maßnahmen in Form von Kosten und Effektivität bewertet werden können. Unterstützung bei der Überwachung von Maßnahmen. Nachweis für interessierte Personen wie Projekteigentümer, Senior Management, Steuerungsteams, daß ein funktionierendes Risikomanagementsystem eingesetzt wird, um Gefahren für ein Projekt oder die Organisation zu verringern. einen Mechanismus zur einfachen Kommunikation von Risikomanagementthemen und Aktivitäten durch Mitarbeiter, die am besten geeignet sind, die Wahrscheinlichkeit und/oder Auswirkungen von Risiken zu verringern Northwest Controlling Corporation Ltd. Seite 2 von 7

3 INFORMATIONEN VOM RISIKOVERZEICHNIS Informationsbedarf Abhängig von der Funktion in der Organisation gibt es unterschiedlichen Informationbedarf. Die Geschäftsleitung muß wissen, welches die wesentlichen Risiken sind und wer der zugehöriger Risikomanager ist. Sie benötigt eine Unternehmensübersicht detalliert nach Abteilung bzw. Standort oder nach Risikotyp, Risikokategorie oder Risikogruppe. Risikographiken und ein Risk Dashboard sind nützliche Hilfsmittel, um die Fesamtsicht zu veranschaulichen. Linien- und Projektmanager benötigen Unterstützung bei der Identifikation, Bewertung und dem Management von bedeutenden Risiken. Projektmaner sind interessiert, wo die Risiken des eigenen Projekts auf einer Risikomatrix liegen. Filter und Sortierungen helfen, eine spezifischen Überblick und detaillierte Berichte zu bekommen. Oder das Unternehmen braucht ein Management der Risiken von Menschen, Eigentum, Image und Umwelt. WELCHE RISIKEN? Risk Register ist ein Softwareprodukt zum Management von operationellen Risiken (unterschieden von Kredit- oder Marktrisiken). Allerdings ist Risk Register nicht für einen bestimmten industriellen Sektor bestimmt. Es wird etwa in öffentliche-rechtliche Organisationen, im Gesundheitsbereich, vom Rettungsdienst, bei Sicherheitsagenturen, bei der Polizei, von Risikomanagementberatern, in der Nahrungsmittelindustrie, in dder Produktherstellung, im Ingenieurswesen, in der Luft- und Raumfahrt, in der Montanindustrie, in der Bauindustrie, im Vertragsmanagement, bei Versicherungen und Banken, im verarbeitendem Gewerbe, bei größeren Sportvereinen Universitäten und Schulen Northwest Controlling Corporation Ltd. Seite 3 von 7

4 Risk Register gibt es weltweit in Ländern wie den USA, Kanada, Australien, Deutschland, Frankreich, UK, Indonesien, Südafrika, Neuseeland, Malaysia, Kosovo, Kroatien und mehr. Risk Register unterstützt das Management von Risiken von Menschen, Eigentum, Prozessen, Geschäftsfortgang, Reputation und Umwelt. Die Risikomanagementsoftware kategorisiert Risiken nach Abteilung, Division, Standort, Projekt oder Vermögensgegenstand und hilft beim Management der Risikobewertung. Und Risks Register unterstützt verschiedene Standards wie ISO 17799, Basel II, Sarbanes- Oxley Act, COSO, Risk Management Standard, AS/NZS 4360, KonTraG, PRINCE2 und viele mehr. DER RISIKOMANAGEMENTPROZESS Risk Register unterstützt die verschiedenen Ansätze zum Risikomanagement, wie sie in Standards oder der Fachliteratur enthalten sind. Die Stufen des Risikomanagement beinhalten: Überwachung Risikomaßnahmen Restrisikoberichte Entscheidungen Risikomanagementprozeß Risikoidentifikation Risikobeschreibung Risikoschätzung Risikobewertung Risikoberichte Risikoidentifikation: Als erstes von drei Elementen der Risikobewertung werden während der Risikoidentifikation die Risiken aufgedeckt. Risikobeschreibung: Das zweite Element der Risikobewertung ist die Risikobeschreibung. Ihr Zweck ist die Darstellung des identifizierten Risikos in einem strukturierten Format. Risikoschätzung: Das dritte Element der Risikobewertung ist die Risikoschätzung. Sie liefert Werte für die Wahrscheinlichkeit eines Risikoeintritts und die Auswirkung im Risikofall Northwest Controlling Corporation Ltd. Seite 4 von 7

5 Risikobeurteilung: Bei der Risikobeurteilung geht es um die Vorbereitung der Antwort auf Risiken. Die Risikoschätzung wird mit den Risikokriterien abgeglichen, um zu analysieren, ob das Risiko akzeptiert wird oder Maßnahmen getroffen werden müssen. Risikoberichte: Es gibt abhängig von der Organisation (innerhalb wie außerhalb) sehr unterschiedliche Anforderungen an die Berichterstattung. Entscheidung: In dieser Stufe wird entschieden, ob und wie auf eine Risiko geantwortet wird. Risikomaßnahmen: Risikomaßnahmen werden ausgewählt und umgesetzt, um Risiken zu begrenzen. Restrisiko berichten: Ein spezifische Teil des Risikoberichts ist das Berichten des Restrisikos. Es berichtet über den erreichten Fortschritt bei der Abschwächung der Risiken. Überwachung: Der Überwachungsschritt zielt zurück mit Änderungen zum vorhergehenden Schritt. Es ist die Schritt der Verbesserung und Aktualisierung. Risk Register unterstüztt diese Schritte, indem es alle für den Risikomanagementprozeß notwendigen Daten sammelt. Und Risk Register gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Daten nach Maßgabe des Anwenders sortiert und gefiltert zu berichten. DAS RISK DASHBOARD Das Arbeiten mit einer großen Anzahl von Risiken und Maßnahmen erfordert die Möglichkeit einer Übersicht und Summenbildung. Risk Registers Risk Dashboard bietet einen schnellen Überblick über Risiken und Maßnahmen. Es unterstützt die Kommunikation von Informationen durch Veranschaulichen konsolidierter Risikodaten, so daß sie einfach verständlich sind. Das Risk Dashboard von Risk Register bietet eine numerische und graphischen Darstellung der: aufgezeichneten Risiken pro Monat und abgeschlossenen Maßnahmen pro Monat. Es bietet Schaltflächen, um auf die Ansicht einzelner Daten herunterzubrechen wie: die Risikoidentifikation die Risikoanalyse die Risikosteuerung und die Risikokommunikation. Weiter kann vom Risk Dashboard auf die Risikomatrix, den Risikomonitor sowie Value at Risk heruntergebrochen werden. RISK MONITOR Ein weiteres Instrument zur Einsicht konsolidierter Daten aus dem Risikomanagement ist der Risk Monitor. Der Risk Monitor macht numerische Angaben zu Risiken und Maßnahmen nach verschiedenen Kriterien. Damit kann auch die Effektivität der Risikomanagementaktivitäten überwacht werden. Der Risk Monitor ermöglicht das Herunterbrechen auf die einzelne Daten Northwest Controlling Corporation Ltd. Seite 5 von 7

6 Der Risk Monitor besteht aus zwei Teilen. Der ersten Teil bietet Informationen zu den Risiken: Risikokategorien Risikoanalyse Risikobewertung Risikoeigentümer Risikoüberwachung Risikokommunikation Der zweite Teil des Risk Monitor bietet Information zu den Maßnahmen: Risikomaßnahmen Maßnahmenkostenanalyse Maßnahmenbewertung Maßnahmeneigentümer Maßnahmenüberwachung Maßnahmenkommunikation RISIKOBERICHTE Risk Register bietet eine Reihe von Berichten wie: Durchschnittliches Risiko nach Eigentümer/Kategorie: Dieser Bericht liefert eine schnelle Übersicht, wie Ihre Risikoeigentümer ihre Risiken managen. Der Bericht bietet ein Risikorating pro Risikoeigentümer für jede Kategorie. Bericht über kritische Infrastruktur: Der Bericht bietet eine vollständige Liste aller Risiken, bei denen das Risikorating nach Maßnahmen größer als der akzeptierte Risikolevel ist. Der Bericht bietet die Namen der Risikoeigentümer und deren Telefonnummern. Datenblattansicht der Risiken: Der Bericht bietet eine Liste der meisten Risikofelder und die Möglichkeit, die Felder zu wählen, die in einem Datenblattbericht benötigt werden. Abteilungsrisikobericht: Es handelt sich um einen mehrseitigen Bericht, der innerhalb der Abteilungen und Divisionen nach Risikokategorien gegliedert ist. Individueller Risikobericht: Der Bericht bietet eine vollständige Liste alle Felder und Feldinhalte eines ausgewählten Risikos. Risikostatusbericht: Der Bericht bietet eine vollständige Liste aller Risiken. - Dieser mehrseitige Bericht ist innerhalb des Risikostatus nach Risikokategorie sortiert. Risikotrendbericht: Der Bericht bietet eine vollständige Liste aller offenen Risiken. - Der Bericht zeigt die letzten drei Einträge der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkung für jedes Risiko und bietet damit einen Trend. Er zeigt zudem die geplanten Maßnahmen und die Fälligkeits- bzw. Abschlußdaten. Top Ten-Risiken: Der Bericht gibt einen schnellen Einblick in die größten Risiken. - Er ist einseitig und in absteigender Folge nach Risikorating sortiert. Maßnahmenstatusbericht: Der Bericht bietet eine Liste aller offenen Risiken. - Er zeigt Risikorating und Berichtsdatum, Reviewdatum und -periode, geplante Maßnahmen und Maßnahmenfälligkeiten, Maßnahmenabschlußdaten, Maßnahmeneigentümer und Telefonkontakt Northwest Controlling Corporation Ltd. Seite 6 von 7

7 KONTAKT NOWECO Northwest Controlling Corporation Ltd. Sonnemannstr. 15, Frankfurt am Main, Germany Internet: Tel.: +49 / (0)69 / Fax: +49 / (0)69 / Northwest Controlling Corporation Ltd. Seite 7 von 7