E-Licensing mit Adobe License Manager Flexible Verwaltung von Adobe-Lizenzen

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1 White-Paper E-Licensing mit Adobe License Manager Flexible Verwaltung von Adobe-Lizenzen Verwaltung von Software-Lizenzen Die meisten Unternehmen, die Software einsetzen, haben auch mit Lizenzverwaltung zu tun. Und doch verfügen die wenigsten von ihnen über die dafür nötigen Mittel und Werkzeuge. SAM-Lösungen (Software Asset Management) zur Inventarisierung von Software-Beständen sind zwar hervorragend für die Erfassung von Anwendungen, Versionen und Patches geeignet. Mit ihnen lässt sich jedoch nicht die Anzahl der installierten Versionen mit der vertraglich festgelegten Anzahl von Lizenzen abgleichen oder feststellen, ob die erworbenen Produkte vertragsgemäß eingesetzt werden. Hierzu bedarf es spezieller Software für die elektronische Lizenzverwaltung. Dieses White-Paper untersucht die Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Software-Lizenzen sowie die einander ergänzenden Konzepte SAM (Software Asset Management) und E-Licensing (elektronische Lizenzverwaltung). Außerdem wird Adobe License Manager vorgestellt, das leistungsstarke neue Werkzeug zur Erfassung und Verwaltung von Adobe- Lizenzen. E-Licensing die elektronische Lizenzverwaltung ist eine ergänzende Technologie, mit der Unternehmen die vertragsgemäße Nutzung ihrer Software-Lizenzen sicherstellen können. Grundbestandteil der elektronischen Lizenzverwaltung ist eine intelligente Funktion im Produkt selbst, die von einem Lizenz-Server Informationen zu den Nutzungsbedingungen abruft und gleichzeitig die Installation auf einem bestimmten Rechner meldet. So können Unternehmen jederzeit feststellen, wie viele Lizenzen sie erworben haben, wie viele davon in Gebrauch sind und wie viele noch zur Verfügung stehen. Das Produkt wird erst durch eine elektronische Lizenz aktiviert und kann deshalb auch je nach den Lizenzbedingungen unterschiedliche Funktionen bieten. Dies ermöglicht es Unternehmen, ein- und dieselbe Software als Testversion zum Kennenlernen und Beurteilen oder als Werkzeug mit vollem Funktionsumfang einzusetzen. Adobe License Manager ist ein eingebettetes System zur Lizenzverwaltung, das das Konzept des E-Licensing umsetzt. Unternehmen können rasch, mühelos und exakt nachverfolgen, welche Produkte lizenziert sind und genutzt werden und wie viele Lizenzen noch verfügbar sind. Die Verwaltung von Lizenzen ist wichtig Beim Kauf von Waren kann ein Unternehmen relativ problemlos sicherstellen, dass ihre Nutzung gemäß den Bestimmungen im Kaufvertrag erfolgt. Bei immateriellen Werten wie Software-Lizenzen ist es weitaus schwieriger, den Gebrauch nachzuverfolgen, da Kopien ohne Probleme angefertigt und weiterverteilt werden können. Das Kopieren von Software ist zwar einfach, aber nicht ratsam: In einem Umfeld, in dem Unternehmen immer strengeren Kontrollen unterzogen werden, nimmt das genaue Wissen um die Einhaltung von Verträgen einen hohen Stellenwert ein. Nicht zuletzt kann die Nichteinhaltung von Lizenzverträgen empfindliche Sanktionen nach sich ziehen. Körperschaften des öffentlichen Rechts in den USA müssen beispielsweise bei der Rechenschaftslegung ihrer Finanzen die Einhaltung von Software-Lizenzverträgen garantieren. Verantwortungsbewusstes Handeln, die Pflege von Geschäftsbeziehungen und interne Richtlinien zur Sicherung der Unternehmensqualität werden immer wichtiger. Jedes Unternehmen, das von seinen Geschäftspartnern Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit erwartet, sollte selbst auch auf Transparenz und Gewissenhaftigkeit Wert legen wichtige Grundlagen einer guten Handelsbeziehung.

2 Auch bei der Planung von Budgets und Investitionen müssen Unternehmen einen klaren Überblick über ihren Software-Bestand haben. Nur so können überflüssige Anschaffungen oder Engpässe vermieden werden. In Unternehmen aller Größenordnungen wird daher erhebliche Zeit und Energie aufgebracht, um eine praktikable Methode zur Verwaltung von Software-Lizenzen zu finden. Mit einer Lösung, die ihnen eine präzisere Planung ermöglicht, können sie Geschäftsrisiken mindern, interne Richtlinien einfacher umsetzen und ihre IT-Kosten senken. Die Verwaltung von Lizenzen ist schwierig Eine IDC-Studie hat ergeben, dass etwa die Hälfte aller mittelgroßen und großen Unternehmen mindestens 40 Software-Verträge gleichzeitig zu verwalten hat, ein Drittel sogar 70 oder mehr. Allein die Anzahl von Software-Verträgen stellt für viele IT-Abteilungen schon eine Herausforderung dar. Die SAM-Methode Software Asset Management ist der gängigste Ansatz zur Verwaltung größerer Software- Bestände und umfasst drei Schritte: Die Vorteile von E-Licensing Reduzierung geschäftlicher Risiken Einfache Umsetzung interner Richtlinien Förderung starker Geschäftsbeziehungen Genauere Planung zur Reduzierung der Software-Kosten Erfassen: Ein Suchwerkzeug durchsucht alle an das Firmennetz angebundenen Rechner, um installierte Dateien und Registry-Einträge zu finden. Die erfassten Daten werden an einen zentralen Server weitergeleitet. Registrieren: Die gesammelten Daten werden in einer zentralen Datenbank abgelegt, auf die verschiedene Systeme zugreifen können. Abgleichen: Nachdem eine Liste der installierten Software-Anwendungen erstellt wurde, kann der zuständige IT-Mitarbeiter einen Abgleich der erworbenen Lizenzen mit den installierten Versionen vornehmen. Problematik von SAM-Systemen Selbst wenn jeder dieser Schritte vollautomatisch abläuft und alle Datenquellen konsistent und zuverlässig sind, ist die Verwaltung der Software-Bestände nach wie vor eine komplexe Aufgabe mit hohem Fehlerpotenzial. Die drei problematischsten Punkte: Fehlerhafte Ergebnisse und Dopplungen: Werkzeuge zur Inventarerkennung geben häufig ungenaue Resultate aus, da installierte Versionen doppelt gezählt werden oder andere Dateien fälschlicherweise als Produkt identifiziert werden. Keine Möglichkeit, Nutzungsmuster zu erkennen: Selbst wenn bei der Inventarisierung die richtige Anzahl von Software-Installationen gefunden wurde, lässt sich trotzdem nicht feststellen, ob die Anwendungen vertragsgemäß eingesetzt werden. Manueller Abgleich ist fehleranfällig und aufwändig: Hat die Bestandsaufnahme verlässliche Ergebnisse erbracht, stellt sich das nächste Problem die manuelle Abstimmung. In den seltensten Fällen sind Vertragsinformationen auf eine Art archiviert, die einen elektronischen Abgleich zulässt; das heißt, es handelt sich um Papierdokumente oder unstrukturierte Dateien, die ausgedruckt werden müssen. Da der Abgleich mit den Datensätzen der Inventarliste also manuell vorgenommen werden muss, entsteht ein hohes Fehlerrisiko. Noch aufwändiger und fehleranfälliger gestaltet sich dieser Prozess in Firmen, die auf dezentrale Beschaffung setzen. Ein SAM-System ist das ideale Werkzeug für die Erstellung und Pflege eines umfassenden Verzeichnisses aller Software-Installationen auf den Computern im Firmennetzwerk. Doch zur Erfassung und Verwaltung sowie für den automatischen Abgleich der erworbenen mit den genutzten Software-Lizenzen ist E-Licensing die beste Lösung.

3 E-Licensing ist die perfekte Ergänzung zu SAM In den meisten Unternehmen wird Software erst auf den einzelnen Desktops installiert und anschließend per SAM-Werkzeuge festgestellt, welche Produkte wo verwendet werden. Die elektronische Lizenzverwaltung folgt einem proaktiveren Ansatz: Anwendungen können nur mithilfe von Tokens (elektronischen Lizenzen) aktiviert werden ohne Token funktionieren sie nicht. Die Verteilung der E-Lizenzen wird unmittelbar registriert. So können die Anwender zwar beliebig viele Software-Anwendungen auf ihrem Rechner installieren, doch nutzen können sie nur diejenigen, für die sie eine E-Lizenz haben. Nur aktivierte Versionen werden gezählt. Der Ablauf der elektronischen Lizenzierung: Der Anwender installiert und startet eine Software-Anwendung. Das zentrale Management-System für E-Licensing weist ihm automatisch eine E-Lizenz zu. Die E-Lizenz aktiviert die Funktionalität der Software. Im zentralen Management-System für E-Lizenzen wird automatisch ein Eintrag abgelegt. Damit hat der Lizenzverwalter stets einen aktuellen Überblick über die Software-Nutzung. SAM-Systeme bieten die nötigen Funktionen zum Erstellen, Pflegen und Verwalten einer Inventarliste und unterstützen die effiziente Steuerung von Patch- Installationen oder Konfigurationen. E-Licensing ermöglicht es Unternehmen, den Software-Bestand zu verwalten, sowie einen präzisen Abgleich der tatsächlichen mit der vertragsgemäßen Nutzung. Wird die Software nicht mehr benötigt, kann der Anwender die E-Lizenz zurückgeben und somit anderen zur Verfügung stellen. In der zentralen E-Lizenz-Datenbank wird erneut ein Eintrag abgelegt. So wird sichergestellt, dass die Lizenzen unternehmensweit gemäß Lizenzvertrag genutzt werden. Da verschiedene E-Lizenzen unterschiedliche Funktionen einer Anwendung aktivieren können, sind im Handel u. U. verschiedene Versionen einer Anwendung erhältlich, denen allen der gleiche Programm-Code zugrunde liegt. Software-Hersteller sind so in der Lage, Software flächendeckend zu veröffentlichen und die verschiedensten E-Lizenzen für Testversionen, zur eingeschränkten Nutzung oder für sonstige bestimmte Zwecke herauszugeben. Unternehmen müssen Lizenzen nur noch für die jeweils benötigten Funktionalitäten erwerben und können dementsprechend flexibel über den Kaufpreis verhandeln. Die elektronische Lizenzverwaltung ersetzt nicht die Bestandsverwaltung (SAM); vielmehr ergänzen sich die beiden Technologien. Mit SAM lassen sich netzwerkweit die Nutzung und Versions- sowie Patch-Installationen überwachen, während E-Licensing ein wichtiges Instrument zur Steuerung der Lizenzvergabe ist. Adobe License Manager Adobe License Manager setzt die Vorteile der elektronischen Lizenzverwaltung um. Kunden wird ein bedienfreundliches, flexibles Werkzeug zur Erfassung und Verwaltung ihrer Adobe- Lizenzen an die Hand gegeben. Als eingebettetes Lizenzverwaltungssystem wird Adobe License Manager im Rahmen von Lizenzprogrammen standardmäßig in alle künftigen Versionen der gängigen Desktop-Produkte von Adobe integriert. Kunden von Produkten mit Adobe License Manager erhalten die nötigen Seriennummern sowie die gewünschte Anzahl an E-Lizenzen (einen Lizenz-Pool ). Jeder Anwender, der die Software installiert und aufruft, lädt automatisch eine E-Lizenz aus dem Pool herunter. Auf diese Weise hat der Lizenzverwalter stets einen aktuellen Überblick über die Anzahl der genutzten und der noch verfügbaren Lizenzen.

4 Bereitstellung auf internen oder externen Servern Der Lizenz-Pool selbst kann entweder auf Adobe-Servern oder auf internen Servern des Kunden gespeichert werden. Bei der Bereitstellung auf einem Adobe-Server können Anwender ihre E-Lizenz innerhalb von 30 Tagen nach dem erstmaligen Start der Anwendung auf einem beliebigen PC mit Internet-Anschluss herunterladen. Bei der internen Bereitstellung hat jeder Anwender mit Anbindung an das Firmen-Netzwerk Zugriff auf die E-Lizenzen. Wahlweise können Unternehmen ihren Lizenz-Pool auch auf interne und Adobe-Server aufteilen, um die bestmögliche Verfügbarkeit sicherzustellen. Wenn sich der Lizenzverwalter für einen internen Server als Host für den Lizenz-Pool entscheidet, behält er die volle Kontrolle über alle Aktivitäten von Adobe License Manager. Wer auf Implementierung, Betrieb und Pflege eines E-Lizenzsystems verzichten will, kann die E-Lizenzen bei Adobe hosten lassen. Individuelle Konfiguration Anhand von Installationsparametern kann der Administrator festlegen, ob und wie oft Adobe License Manager die Anwender an das Herunterladen der E-Lizenz erinnert. In der niedrigsten Stufe wird erst dann eine Erinnerung ausgegeben, wenn bis zum Ablauf der Standardfrist (bei Adobe-Produkten üblicherweise 30 Tage) keine E-Lizenz heruntergeladen wurde. Gratis-Tool Adobe License Manager ist für Kunden von Lizenzprogrammen kostenfrei erhältlich. Sicherheit und Datenschutz Die von Adobe License Manager verwalteten Lizenzinformationen erfüllen die Anforderungen an den Datenschutz. Bei intern gehosteten Lizenz-Pools werden zwischen den installierten Anwendungen und Adobe keinerlei Daten ausgetauscht sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit E-Lizenzen spielen sich innerhalb des Firmennetzwerks ab. Wird der Lizenz-Pool bei Adobe gehostet, kann der Kunde festlegen, ob die Kennungen der einzelnen Anwender- PCs übermittelt oder gespeichert werden sollen. Daten aus der Nutzung von E-Lizenz-Pools werden von Adobe nicht für Vertriebs- oder Marketing-Zwecke verwendet. Geringe Beanspruchung von Bandbreiten Die einzige zusätzliche Belastung, die der Einsatz von Adobe License Manager dem Netzwerk stellt, ist der Download der 5 20 KB großen E-Lizenzdaten. Das für Betrieb und Steuerung des internen Lizenzverwaltungs-Servers erforderliche Programm nimmt keine externen Daten entgegen die einzige Ausnahme zu dieser Regel ist die Antwort auf eine aktive Anforderung des Server-Administrators bzgl. neuer Lizenzen. Für das Herunterladen von E-Lizenzen ist selbstverständlich eine Netzanbindung erforderlich. Wird der Lizenz-Pool auf einem Adobe-Server gehostet, muss der Rechner mit dem Internet verbunden sein; bei internen E-Lizenz-Servern genügt eine Anbindung an das Firmennetz via LAN oder VPN. Jeder Anwender kann sich für den Download der Lizenz 30 Tage Zeit lassen. Außerdem ist später keine Netzanbindung mehr nötig, da die E-Lizenz lokal gespeichert wird. Nicht mehr benötigte E-Lizenzen können zurückgegeben werden: Die beim ersten Anwender installierte Kopie der Software wird deaktiviert, und ein anderer Anwender kann mit der nun wieder verfügbaren E-Lizenz seine eigene Installation aktivieren. Wird die Anwendung komplett deinstalliert, geht die E-Lizenz automatisch an den Lizenz-Pool zurück.

5 Überziehungslizenzen Adobe License Manager soll keine Engpässe schaffen, sondern den Unternehmen Verwaltungsaufwand abnehmen und betriebliche Abläufe nicht behindern. Standardmäßig ist für jedes Adobe-Produkt, das sich für die Lizenzverwaltung durch Adobe License Manager eignet, ein gewisses Kontingent an Überziehungslizenzen vorgesehen. Die Überziehungslizenzen sind befristet gültig und gewährleisten, dass ein Anwender auch dann mit dem vollen Funktionsumfang des Programms arbeiten kann, wenn der Lizenz-Pool bereits ausgeschöpft ist. Bevor die Grenze für Überziehungslizenzen erreicht ist, wird der Lizenzverwalter benachrichtigt und kann rechtzeitig weitere Lizenzen erwerben. Adobe License Manager wird direkt in die führenden Desktop-Produkte von Adobe integriert. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten. Auch die für den Betrieb interner Lizenz-Pools benötigte Server-Software wird Kunden von Lizenzprogrammen kostenlos zur Verfügung gestellt. Damit können sie je nach Organisationsstruktur entscheiden, wo ihre E-Lizenzen gehostet werden sollen, ohne diese Frage von den Kosten abhängig zu machen. Fazit Die Verwaltung von Software-Lizenzen ist komplex, aber notwendig. SAM-Lösungen sind zwar hilfreich bei der Kontrolle von Software-Versionen oder Patches und der Nutzung der installierten Anwendungen, doch der zusätzliche Einsatz von E-Licensing-Werkzeugen ist für die effektive Lizenzverwaltung unerlässlich. Datenschutz Adobe verwendet keine Kundendaten, die mit der Nutzung von E-Lizenz-Pools in Zusammenhang stehen, für Vertriebs- oder Marketing-Zwecke. Die elektronische Lizenzverwaltung ist keine neue Technologie, sondern wird bereits seit über 15 Jahren eingesetzt. E-Licensing-Systeme wurden in einige äußerst komplexe Unternehmensumgebungen implementiert und haben sich als hochgradig skalierbar und zuverlässig erwiesen. Bisher waren solche Systeme allerdings zumeist auf die Verwaltung gleichzeitig nutzbarer Mehrfachlizenzen oder sog. Floating -Lizenzen beschränkt. Die heutigen Lösungen bieten dagegen ausgereifte Technologien zur Verwaltung von Einzellizenzen. Adobe License Manager setzt die Vorteile der elektronischen Lizenzverwaltung um und gibt Kunden von Lizenzprogrammen ein bedienfreundliches, flexibles Werkzeug zur Erfassung und Verwaltung ihrer Adobe-Lizenzen an die Hand. Better by Adobe. Adobe Systems GmbH Georg-Brauchle-Ring 58 D München Adobe Systems (Schweiz) GmbH World Trade Center Leutschenbachstrasse 95 CH-8050 Zürich Adobe, das Adobe-Logo und Better by Adobe sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Adobe übernimmt keine Haftung für eventuelle Druckfehler Adobe Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany /06

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