1. E-Bilanz Lohnarten-Kontrolle Entgeltbescheinigungen (EBV) SBS Krankenkassen.net... 9

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1 Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Sehr geehrte Damen und Herren, Juli 2013 bitte lesen Sie zuerst den Begleitbrief zur Version des SBS Lohn plus! Bitte lesen Sie die Update-Info zur Version komplett durch, bevor Sie mit dem SBS Lohn plus weiterarbeiten! Nehmen Sie sich die Zeit - evtl. Korrekturen sind auf jeden Fall aufwändiger. Im Folgenden finden Sie ausschließlich Informationen zu den Neuerungen usw., die mit der Version zur Verfügung gestellt werden. Auf ausführliche Erläuterungen von Neuerungen, Änderungen oder Korrekturen wurde verzichtet, wenn sie anderen Informationsmedien wie Handbüchern, Menühilfen usw. entnommen werden können. Bitte beachten Sie die entsprechenden Verweise auf diese Medien. Informationen zu den Bedeutungen neuer Felder und Kennwerte finden Sie grds. immer in den jeweiligen F1- Feldhilfen bzw. F12-Kennwertübersichten. Hinter den in der Update-Info genannten Stammdaten-Feldern wird ein Feld- Index (FI) genannt. Wenn Sie im betroffenen Stammdaten-Programm sind, sehen Sie den Index des Feldes, auf dem der Cursor steht, auch links in der Fußzeile. Um den Cursor direkt auf einem Stammdaten-Feld zu positionieren, können Sie entweder doppelt auf die Fußzeile klicken oder die Tastenkombination STRG+G drücken; geben Sie den Feld-Index im Dialog-Fenster ein. Wenn das Ziel-Feld nicht im Editiermodus ist, weil es z.b. nur per Bearbeitungs-Code bearbeitet werden kann, informiert Sie ein entsprechender Hinweis. Der besseren Lesbarkeit halber wurde in der Update-Info auf die geschlechtliche Unterscheidung männlich/weiblich verzichtet (z.b. sind mit Arbeitnehmer auch Arbeitnehmerinnen gemeint). Alle rechtlichen Informationen sind ohne Gewähr! Verbindliche Auskünfte zu den verschiedenen Bereichen erhalten Sie ausnahmslos bei den auskunftsberechtigten Stellen (z.b. Krankenkassen). Hauptthemen ab Seite 1. E-Bilanz Lohnarten-Kontrolle Entgeltbescheinigungen (EBV) SBS Krankenkassen.net SBS Lohn plus kompakt ab Seite 5. Stammdaten Erfassung / Brutto-Nettolohn-Berechnung Elektronische Meldeverfahren / Auswertungen Baulohn Informationen zum folgenden Kompaktthema stehen nur in der Anzeige-Version der Update-Info: System-Programme Die Checkliste zur Version finden Sie auf der letzten Seite der Druck-Version! Hinweis: Ab dem wird die Kursiv-Schreibweise aus allen Firmen- und Produkt-Schriftzügen der SBS Software GmbH entfernt; Beispiel: - bisher: SBS Lohn plus - ab : SBS Lohn plus Wegen des Umfangs der Dokumentationen erfolgt die Umstellung der Schreibweise schrittweise! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 1 von 16

2 1. E-Bilanz Ende 2008 wurde das Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens verabschiedet, mit dem der Gesetzgeber die Strategie verfolgt, die elektronische Kommunikation zwischen Finanzverwaltung und Steuerpflichtigen auszubauen. Unter dem Motto Elektronik statt Papier soll die Steuererhebung im Interesse u.a. der Unternehmen und Verwaltung so bürokratiearm wie möglich gestaltet werden. Die Regelungen des Steuerbürokratieabbaugesetzes treten/traten schrittweise in Kraft! Die E-Bilanz hat auf die Entgeltabrechnung folgende Auswirkungen: Die Bezüge für bestimmte Personenkreise müssen separat verbuchbar sein. Die pauschalen Steuern aus bestimmten Bezugsarten müssen separat verbuchbar sein. Die separate Verbuchung der Bezüge für unterschiedliche Personenkreise ist schon immer möglich: Anlage Alternativer FIBU-Konten (ID 121) pro Personenkreis Individuelle Kontierung der separat zu verbuchenden Lohnarten in den alternativen Kontenrahmen Zuordnung des jeweiligen Kontenrahmens im Personalstamm-Feld Altern. Kontenrahmen (FI 142) Die zu trennenden Personenkreise sind: Arbeitnehmer Minijobber Gesellschafter-Geschäftsführer Angestellte Mitunternehmer nach 15 Einkommensteuergesetz (EStG) Die pauschalen Steuern aus bestimmten Bezugsarten konnten bisher jedoch nicht separat verbucht werden! Die separate Buchbarkeit von pauschalen Steuern wird in 2 Schritten umgesetzt: 1.1 E-Bilanz 2013 Eine Sonder-Berechnung, die in den Prima-Nota-Abruf integriert wurde, ermittelt die pauschalen Steuern pro Pauschalversteuerungsart und speichert die Ergebnisse im neuen Pauschalsteuerkonto (Datei LOPL-xxx bzw. LPLxxxxx; xxx/xxxxx = Firmen-Nr.). Die separate Verbuchung der pauschalen Steuern erfolgt dann aus dem Pauschalsteuerkonto heraus. Hierfür sind einige Vorarbeiten zwingend erforderlich: Parameter (ID 118) Definition evtl. Pauschalsteuersätze im Register Steuer/bAV, Seite 3 in den neuen Definitionsfeldern im Bereich Individuelle Pauschalsteuersätze. Ohne diese Kennzeichnung kann die Brutto-Nettolohn-Berechnung nicht mehr durchgeführt werden (neuer Prüflauf-Fehler 1.04)! Firmenstamm (ID 119) Standardmäßig erfolgt die Verbuchung der pauschalen Steuern aus pauschal versteuerbaren Bezügen nach den neuen Vorschriften für die E-Bilanz - d.h. separat pro Pauschalsteuer-Art. Firmen, die keine pauschal versteuerbaren Bezüge abrechnen, können Sie im neuen Firmenstamm-Feld PS-Konten-Aufbau 2013 (FI 101) mit der 1 kennzeichnen. Bei Firmen, die mit der 1 gekennzeichnet sind, verzweigt das Programm beim Prima-Nota-Abruf nicht in den neuen Pauschalsteuerkonten-Aufbau - das spart Zeit! Werden trotz dieser Kennzeichnung pauschal versteuerte Bezüge abgerechnet, werden die pauschalen Steuern - wie bisher - kumuliert verbucht. Aktualisierung System-Lohnarten (ID 074) Im Rahmen der Aktualisierung System-Lohnarten werden einige neue System-Lohnarten zur individuellen Verbuchung der pauschalen Steuern angelegt; Nummernkreis: bis für pauschale Steuern, die vom Arbeitgeber getragen werden und bis für pauschale Steuern, die auf die Arbeitnehmer abgewälzt werden. Diese System-Lohnarten werden 2013 nur für die Prima-Nota und ab 2014 auch für andere Auswertungen verwendet. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 2 von 16

3 Lohnarten (ID 120) / Alternative FIBU-Konten (ID 121) Im Standard-Lohnarten-Rahmen 0 sind in den neuen System-Lohnarten die Konten des Standardkontenrahmens (SKR) 03 hinterlegt. Passen Sie die Konten an, falls Sie einen anderen Kontenrahmen einsetzen oder falls Ihre Kontenund/oder Vorzeichen-Vergabe von der Standard-Vorgabe abweicht. Kontieren Sie die neuen System-Lohnarten... - in den Alternativen FIBU-Konten (z.b. für die o.g. zu trennenden Personenkreise) in allen Kontenrahmen und - ggf. auch in individuellen Lohnarten-Rahmen. Ohne diese zusätzlichen Kontierungen werden die o.g. Standard-Konten herangezogen, wodurch es zu Differenzen in der Prima-Nota kommen kann. Auswertungen Die Finanzbuchungslisten (ID 365) können - nach den o.g. Vorarbeiten - auch für zurückliegende 2013er-Abrechnungszeiträume erneut abgerufen werden. Der rückwirkende Abruf macht nur Sinn, wenn Sie pauschal versteuerbare Bezüge abrechnen und wenn Sie die separate FIBU-Verbuchung nicht bereits manuell durchgeführt haben. Alle anderen Auswertungen (z.b. die Kostenstellen- / Kostenträger-Listen) weisen noch die bisherigen kumulierten System-Lohnarten 8933 bis 8935 aus! 1.2. E-Bilanz Vorarbeiten Ab der Version (und damit ab dem Abrechnungsmonat 1/2014) wird die Pauschalversteuerung im SBS Lohn plus grundlegend modifiziert! Ausführliche Informationen zum neuen Ablauf erhalten Sie mit der Update-Info zur Version Die folgenden Vorarbeiten sind bereits mit der Version möglich: Firmenstamm (ID 119) Das pauschale Kirchensteuer-Verfahren (Vereinfachtes Verfahren oder Nachweisverfahren) wird z.zt. (bis zum Abrechnungsmonat 12/2013) - grds. verfahrensübergreifend - über das Personalstamm-Feld P-KiSt-Verfahren (FI 172; vorherige Bezeichnung: Pauschale KiSt.) geregelt (s.u.). Ab dem Abrechnungsmonat 1/2014 wird das pauschale Kirchensteuer-Verfahren verfahrensindividuell über den Firmenstamm gesteuert. Die verfahrensindividuellen Steuerungen lassen sich jetzt schon über die neue Schaltfläche Pauschale Steuern (Register Steuer/BG, neu gestaltete Seite 1) hinterlegen; sie werden jedoch erst ab dem genannten Abrechnungsmonat berücksichtigt. Die Steuerungen werden zeitraumbezogen in der neuen Datei LOFG-xxx bzw. LFGxxxxx (xxx/xxxxx = Firmen-Nr.) gespeichert; wegen der Zeitraumbezogenheit gibt es die Felder nicht in der Stammdaten- Vormonatskorrektur. Das Programm merkt sich im neuen, nicht editierbaren Kontroll-Feld Letzte LOFG-Änderung (Register Steuer/BG, Seite 3) jede Änderung in Gültigkeitszeiträumen, die vor dem aktuellen Abrechnungsmonat beginnen, und informiert Sie beim Prüflauf im Rahmen der Brutto-Nettolohn-Berechnung über eine evtl. erforderliche Vormonatskorrektur. Evtl. individuelle Pauschalsteuersätze werden bis 12/2013 über den Parameter geregelt. Ab 1/2014 kann pro Firma ein individueller Pauschalsteuersatz geführt werden, der ebenfalls zeitraumabhängig über die o.g. neue Schaltfläche schon jetzt erfasst werden kann. Lohnarten (ID 120) Die folgenden Pauschalsteuer-Kennziffern haben ab der Version keine Bedeutung mehr: - Brutto-Aufteilung 11 (FI 5) Direktversicherung/Pensionskasse alt (vor 2005) nach 40b Abs. 1 EStG - Brutto-Aufteilung 16 (FI 5) 1. Individueller Pauschalsteuersatz aus dem Parameter - Brutto-Aufteilung 17 (FI 5) 2. Individueller Pauschalsteuersatz aus dem Parameter - Brutto-Aufteilung 18 (FI 5) 3. Individueller Pauschalsteuersatz aus dem Parameter - Brutto-Aufteilung 19 (FI 5) 4. Individueller Pauschalsteuersatz aus dem Parameter - Brutto-Aufteilung 20 (FI 5) 5. Individueller Pauschalsteuersatz aus dem Parameter - Brutto-Aufteilung 33 (FI 5) Sachzuwendungen/Geschenke nach 37b EStG - Steuerpflicht 2 (FI 7) Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nach 40 Abs.2 S.2 EStG Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 3 von 16

4 Das Feld Überwälzung P-St. alt (FI 80; vorherige Bezeichnung: Überwälzung PauschalSt.) hat ab der Version keine Bedeutung mehr. Ab dieser Version erfolgt die Abwälzung der pauschalen Steuern über den Personalstamm (s.u.); eine explizite Abwälzung des Solidaritätszuschlags wird es nicht mehr geben. Ab der Januar-2014-Abrechnung sind daher zwingend neue Lohnarten erforderlich! Die bisherigen Lohnarten brauchen Sie noch für evtl. Vorjahreskorrekturen. Für Ihre neuen Lohnarten stehen folgende neue Steuerungen zur Verfügung: - Pauschalversteuerte Lohnarten erhalten die neue Steuerpflicht 8 (FI 7). - Durch die neue Steuerpflicht 8 wird das neue Feld Pauschalsteuer (FI 186; Register Basis, Seite 1) aktiv. Hier stehen folgende Pauschalversteuerungsmöglichkeiten nach dem EStG zur Auswahl: 1 = 37a 2,25% - Sachprämien (Kundenbindung) 2 = 37b 30,00% - Sachzuwendungen/Geschenke 3 = 40 Abs. 2 S.1. Nr.1 25,00% - Mahlzeiten 4 = 40 Abs. 2 S.1. Nr.2 25,00% - Betriebsveranstaltungen 5 = 40 Abs. 2 S.1. Nr.3 25,00% - Erholungsbeihilfen 6 = 40 Abs. 2 S.1. Nr.4 25,00% - Verpflegungsmehraufwendungen 7 = 40 Abs. 2 S.1. Nr.5 25,00% - PC-Übereignung/Internetnutzung 8 = 40 Abs. 2 S.2 15,00% - Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte 9 = 40b Abs.1 20,00% - Direktversicherung/Pensionskasse alt (vor 2005) 10 = 40b Abs.3 20,00% - Freiwillige Unfallversicherung 99 = Individueller Pauschalsteuersatz ( aus dem o.g. neuen zeitraumbezogenen Firmenstamm-Feld) Bitte beachten Sie, dass die neuen Lohnarten-Steuerungen/-Felder bis zum Abrechnungsmonat 12/2013 keine Bedeutung haben! Entsprechend gekennzeichnete Lohnarten werden bei der Brutto-Nettolohn-Berechnung nicht pauschal versteuert. Personalstamm (ID 122) - Die Berufsgruppen 6, 9, 13 und 19 regeln nach wie vor die Pauschalversteuerung von Aushilfen! - Die Pauschalversteuerung von Schweizer Grenzgängern über die Kennziffer 2 im Feld Grenzgänger (FI 26; i.v.m. der Berufsgruppe 10 oder 12) bleibt unverändert! - Die Pauschalversteuerung der Zusatzversorgung Bau (ggf. über die bav-automatik) bleibt unverändert! - Die Pauschalversteuerung der Zusatzversorgung Öffentlicher Dienst (ggf. über die bav-automatik) bleibt unverändert! - Eine evtl. Pauschalversteuerung über die bav-automatik (Register Verträge, Seite 1 oder ID 718) bleibt unverändert! - Das pauschale Kirchensteuer-Verfahren (Vereinfachtes Verfahren oder Nachweisverfahren) wird nur noch bis zum Abrechnungsmonat 12/2013 über das Feld P-KiSt-Verfahren (FI 172; vorherige Bezeichnung: Pauschale KiSt.) geregelt; ab dem Abrechnungsmonat 1/2014 erfolgt die Steuerung verfahrensindividuell über den Firmenstamm (s.o.). - Abwälzung pauschaler Steuern Eine evtl. Abwälzung der pauschalen Steuern wird z.zt. (bis zum Abrechnungsmonat 12/2013) über das Lohnarten- Feld Überwälzung P-St. alt (FI 80; vorherige Bezeichnung: Überwälzung PauschalSt.) geregelt (s.o.). Ab dem Abrechnungsmonat 1/2014 wird eine evtl. Abwälzung der pauschalen Steuern über den Personalstamm gesteuert. Die verfahrensindividuellen Steuerungen lassen sich jetzt schon über die neue Schaltfläche Abwälzung pauschale Steuern (Register Steuer/BG, neu gestaltete Seite 1) hinterlegen; sie werden jedoch erst ab dem genannten Abrechnungsmonat berücksichtigt. Festbeträge (ID 124) Wenn Sie Festbeträge über pauschal zu versteuernde Lohnarten führen, können Sie diesen Festbeträgen schon jetzt einen Endemonat (FI 11) zuordnen (grds. 12/13). Sobald Sie die neuen pauschal zu versteuernden Lohnarten angelegt haben (s.o.), können Sie umgehend mit der Anlage der neuen Festbeträge mit dem Beginnmonat (FI 10) 1/14 anfangen - vorausgesetzt, Sie wissen zum aktuellen Zeitpunkt, dass die betroffenen Arbeitnehmer auch nächstes Jahr noch beschäftigt sind. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 4 von 16

5 2. Lohnarten-Kontrolle Das Recht zu den kommenden neuen Schnittstellen für die Finanzverwaltung (DLS = Digitale Lohn-Schnittstelle) und für die Sozialversicherung (eubp = elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) fordert u.a., dass Lohnarten, die im Prüfzeitraum verwendet wurden, tabu sind. Tabu heißt, dass abrechnungsrelevante Lohnarten-Felder (siehe Abschnitt 2.2 Lohnartenstamm) nicht geändert und die verwendeten Lohnarten nicht gelöscht werden dürfen. Da der SBS Lohn plus den tatsächlichen firmenindividuellen Prüfzeitraum nicht kennen kann, gilt - firmenübergreifend - der Prüfzeitraum aktuelles Kalenderjahr plus 4 Vorjahre! Mit der Info-aktuell-Ausgabe vom informierten wir Sie bereits über die anstehende Fixierung der Lohnarten und weitere Lohnarten-Anpassungen als Vorarbeiten für die o.g. neuen Schnittstellen. Nun ist es soweit! Bei jedem Monatswechsel (jeder Firma; erstmalig beim Monatswechsel von 1/2014 auf 2/2014) merkt sich die Software, welche Lohnarten erfasst wurden (ggf. Lohnarten-Rahmen-individuell). Der letzte Nutzungsmonat wird pro Lohnart (und ggf. Lohnarten-Rahmen) gespeichert. Wird eine Lohnart wiederholt verwendet, wird der letzte Nutzungsmonat (immer wieder) aktualisiert. Darüber hinaus speichert das Programm zusätzlich auch den erstmaligen Nutzungsmonat, der jedoch nur informativen Charakter hat. Hinweis: Da diese Automatik erst mit dem o.g. Monatswechsel startet, haben Sie noch bis zum Jahresende Zeit, Ihre Lohnarten-Bezeichnungen aussagekräftig zu gestalten und die abrechnungsrelevanten Lohnarten-Steuerungen (s.u.) zu prüfen und - falls erforderlich - zu korrigieren. Nutzen Sie diese Zeit! Beide Nutzungsmonate werden im neu gestalteten Lohnartenstamm (ID 120) im Register Basis auf Seite 1 als erste Information angezeigt. Dazu später mehr! Wegen des Tabu-Status' wurde es erforderlich, Ihnen anderweitig die Möglichkeit zu geben, Lohnarten-Steuerungen zu testen. Aus diesem Grund wird der Lohnarten-Rahmen ab der Version des SBS Lohn plus zum Test- Lohnarten-Rahmen. Was heißt das? Im Lohnarten-Rahmen sind die abrechnungsrelevanten Felder immer editierbar und die Lohnarten immer löschbar. Allerdings kann der Lohnarten-Rahmen auch nur noch in Test-Firmen verwendet werden; eine neue Plausibilitätsprüfung im Firmenstamm (ID 119) überwacht die korrekte Lohnarten-Rahmen- Zuordnung. Test-Firmen sind... die Standard-Test-Firma und Firmen, bei denen die Firmenstamm-Felder Test-Firma SV (FI 305) und Test-Firma Steuer (FI 300) markiert sind. 2.1 Automatische Konvertierungen Mit der Version des SBS Lohn plus werden diverse Konvertierungen zwingend erforderlich! Aus diesem Grund wurden/werden beim erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version u.a. die folgenden, die Lohnarten-Kontrolle betreffenden Konvertierungen automatisch durchgeführt und können - falls erforderlich - über den Menüpunkt Konvertierungen (ID 864) wiederholt werden (nur von Anwendern mit der Team-Nr. 0): Physische Erstellung der Lohnarten-Nutzungskontrolldatei (ausschließlich mit der Version ) Ohne diese Kontrolldatei sind alle Lohnarten tabu - unabhängig davon, ob sie im Prüfzeitraum verwendet wurden oder nicht. Beachten Sie hierzu auch die separaten Informationen im Folgenden zum neuen Menüpunkt LA-Nutzungsdatei erstellen (ID 866)! Übernahme der Lohnarten-Bezeichnung als Offizielle Bezeichnung Da die Lohnarten-Bezeichnung - auf jeden Fall für einen Außenstehenden - Auskunft über den Lohnarten-Typ gibt, wurde eine nicht manuell editierbare Offizielle Bezeichnung eingefügt, die bei der erstmaligen Speicherung einer neu angelegten Lohnart aus der Standard-Bezeichnung generiert wird. Werden die Konvertierungen mehrfach durchgeführt, werden bereits vorhandene Offizielle Bezeichnungen nicht überschrieben! Bis zum Jahresende wird die Offizielle Bezeichnung durch eine Änderung der Standard-Bezeichnung noch synchronisiert. Danach nicht mehr! Entfernung des Lohnarten-Rahmens aus allen Firmen, die keine Test-Firmen sind (s.o.)! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 5 von 16

6 Entfernung von Dummy-Lohnarten aus den Anwender-Lohnarten (Lohnarten-Nummern 1 bis 4999; alle Lohnarten- Rahmen) Dummy-Lohnarten sind: - Optische Trenn-Lohnarten Es werden alle Lohnarten gelöscht, deren Bezeichnung mit mindestens 10 Gleichheitszeichen (=) beginnt. - Lohnarten mit den Formeln (FI 4) 0 und 8, deren Faktor A (FI 8 bis 10) fehlt Überarbeitung der Lohnarten-Rahmen-Bezeichnungen Die Lohnarten-Rahmen-Bezeichnungen werden in einer separaten Datei gespeichert. - Durch die Konvertierungen erhalten alle Lohnarten-Rahmen, die noch keine Bezeichnung haben, die Standard-Bezeichnung Rahmen NNNNN (NNNNN = Lohnarten-Rahmen-Nr.); ein evtl. Lohnarten-Rahmen erhält die Bezeichnung Test-LA-Rahmen. Diese Bezeichnung kann bei Bedarf über das Lohnarten-Menü LA- Rahmen geändert werden (wie bisher). Darüber hinaus ist die Lohnarten-Rahmen-Bezeichnung ab dieser Version eine Pflicht-Angabe! - Existiert zu einer Lohnarten-Rahmen-Bezeichnung keine entsprechende Lohnarten-Datei, wird die Bezeichnung aus der o.g. separaten Datei gelöscht. Beim manuellen Aufruf der Konvertierungen (also nicht bei der Ausführungsautomatik beim erstmaligen Programmstart nach der Installation) können Lohnarten-Rahmen ohne Lohnarten optional komplett entfernt (= gelöscht) werden. 2.2 Lohnartenstamm (ID 120) Gleich zu Beginn der 1. Seite im Register Basis werden der erstmalige und der letztmalige Nutzungsmonat einer Lohnart angezeigt. Der erstmalige Nutzungsmonat hat nur informativen Charakter. Eine Lohnart ist nicht tabu, wenn der letztmalige Nutzungsmonat... vor (= älter) dem Prüfzeitraum liegt (= aktuelles Lohnversionsjahr plus 4 Vorjahre). Beispiel: Lohnversion Lohnversionsjahr 2014 plus 4 Vorjahre Prüfzeitraum 2010 bis 2014 gleich 00/0000 ist, da die Lohnart noch bei keiner Firma verwendet/erfasst wurde. Steht im letztmaligen Nutzungsmonat <Fehler>, fehlt die Lohnarten-Nutzungsdatei (oder ist nicht lesbar). Sie muss neu erzeugt werden (s.u.), da ohne diese Datei alle Lohnarten (alle Lohnarten Rahmen) tabu sind, unabhängig davon, ob sie verwendet wurden oder nicht. Liegt der letzte Nutzungsmonat im Prüfzeitraum, kann zur Muster-Lohnarten-Datenbank lediglich noch eine Verknüpfung hergestellt werden; die Übernahme einer Muster-Lohnart ist in diesem Fall nicht mehr möglich. Die abrechnungsrelevanten Felder in den Anwender-Lohnarten (Lohnarten-Nummern 1 bis 4999, alle Lohnarten-Rahmen) sind (Stand: Version ): Brutto-Aufteilung (FI 5) Umlage aus EZ (FI 178) Steuerpflicht (FI 7) Umlageneutral (FI 180) Anzahl U (FI 75) Zusätzlich UV-pflichtig (FI 162) Pauschalsteuer (FI 186) AAG-Besonderheiten (FI 84) SV-Pflicht (FI 6) Def. Sonderbezüge (FI 95) In den System-Lohnarten (Lohnarten-Nummern 5000 bis 9999) gehören weitere Felder zu den abrechnungsrelevanten Feldern (siehe Menü Hilfe Inhalt Link Liste der abrechnungsrelevanten Lohnarten-Felder)! Darüber hinaus wurde die Editierbarkeit (Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Duplizieren) von System-Lohnarten stark eingeschränkt. Die abrechnungsrelevanten Felder sind nicht mehr duplizierbar (Ausnahme: mit Neuanlage der Ziel-Lohnart/en). Die Bezeichnung (FI 3) ist jetzt eine Pflicht-Angabe! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 6 von 16

7 2.3 Monatswechsel Beim Monatswechsel in der Standard-Erfassung (ID 135) oder über den separaten Menüpunkt Monatswechsel (ID 137) wird jede Lohnarten-Nr. (ggf. inkl. Lohnarten-Rahmen-Nr.) in der neuen Lohnarten-Nutzungsdatei LOLL-000.IDX/DAT gespeichert, die in dem Monat, aus dem heraus der Wechsel in den nächsten Abrechnungsmonat erfolgt, verwendet/erfasst wurde (auch per Vormonatskorrektur) - erstmalig beim Monatswechsel von 1/2014 auf 2/2014. Zusammen mit der Lohnarten-Nr. wird der Verwendungs-/Erfassungsmonat als letzter Nutzungsmonat gespeichert, wobei für per Vormonatskorrektur erfasste Lohnarten der Korrekturmonat und nicht der korrigierte Monat als letzter Nutzungsmonat gilt. Der letzte Nutzungsmonat wird bei jeder weiteren Verwendung/Erfassung der gleichen Lohnart (auch in anderen Firmen) immer wieder aktualisiert. So ist sichergestellt, dass alle Lohnarten tabu sind, die im Prüfzeitraum verwendet wurden - egal bei welcher Firma! Darüber hinaus wird - einmalig - der erstmalige Nutzungsmonat gespeichert. Einmalig heißt, der erstmalige Nutzungsmonat wird bei jeder weiteren Verwendung/Erfassung der gleichen Lohnart nicht mehr überschrieben. Dieser Monat hat - wie bereits oben erwähnt - lediglich informativen Charakter. Wichtig: Wenn Sie die Lohnarten-Nutzungsdatei LOLL-000.IDX/DAT löschen, sind alle Lohnarten (alle Lohnarten- Rahmen) tabu! In diesem Fall müssen Sie die Datei LOLL-000.IDX/DAT über den Menüpunkt LA-Nutzungsdatei erstellen (s.u.) physisch neu erzeugen. 2.4 LP-Import (ID 686; nur mit Modul LohnPortal) Lohnarten können über das LohnPortal nur noch im Neuanlage-Modus importiert werden! D.h., der Import einzelner Lohnarten-Felder in Bestands-Lohnarten ist nicht mehr möglich. 2.5 LA-Nutzungsdatei erstellen (ID 866; im Menü System-Programme) Der Menüpunkt LA-Nutzungsdatei erstellen wird erforderlich, wenn die Lohnarten-Nutzungsdatei LOLL-000.IDX/DAT fehlt (z.b. gelöscht) oder nicht lesbar (= defekt) ist. Die Ausführung dieses Menüpunkts kann einige Zeit in Anspruch nehmen, da die Datei LOLL-000.IDX/DAT aus den Monats- und Jahresberichtsdaten-Dateien sämtlicher Firmen (ohne Test-Firmen und ohne Firmen, deren letzten Abrechnungsmonat vor 2013 oder vor dem max. Prüfzeitraum liegt) neu generiert wird. 3. Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) Zum tritt die neue Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) in Kraft, die den Inhalt und die Betragsermittlungen für Entgeltabrechnungsformulare nun rechtlich regelt: 3.1 Allgemeine Informationen und Optik Formular 5 (ID 670) - Der Hinweis-Text im rechten oberen Bereich enthält nun den Verweis auf die Rechtsgrundlage für Entgeltbescheinigungen. - Im linken oberen Bereich werden jetzt zusätzlich das Geburtsdatum und die Steuer-ID angedruckt. - Die Berufsgruppe, die Personengruppe, die Steuerklasse, der Steuerfaktor, die Kinderfreibeträge und die Kirchensteuer-Merkmale befinden sich nun fest im rechten oberen Bereich - zusammen mit den neuen Angaben zur Mehrfachbeschäftigung, der Gleitzonen-Anwendung und der Berufsständischen Versorgungseinrichtung. - Der Statistik-Bereich wurde optisch umgestaltet, wobei der Zeitkonten-Bereich abgespeckt wurde. - Der Bereich Info (vorher: Text-Nachricht) wird jetzt rechts neben dem Bereich Status (vorher: Info; jetzt 4-zeilig) gedruckt. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 7 von 16

8 - Der Druck des Kalendariums und der Durchschnittsübersicht kann arbeitnehmerübergreifend oder arbeitnehmerindividuell abgeschaltet werden. Bitte beachten Sie hierzu: Die Kennziffer 2 im Personalstamm-Feld Kalender-Ausdruck (FI 91) wurde entfernt. Die Kennziffer 2 unterdrückte den Druck des Kalendariums und der Durchschnittsübersicht auf dem Formular 5 (ID 670). Wenn Sie diese beiden Informationen weiterhin nicht ausweisen wollen, nutzen Sie bitte... arbeitnehmer-übergreifend (= alle Arbeitnehmer) das neue Firmenstamm-Feld F5 - LA-Bereich (ID 119; FI 543)! arbeitnehmer-individuell (= pro Arbeitnehmer) das neue Personalstamm-Feld F5 - LA-Bereich (ID 122; FI 783)! Über den neuen Menüpunkt Umstellung Formular 5 (ID 872) können Sie die bisherige Kennziffer 2 automatisch in die neue Steuerung umwandeln. Beachten Sie unbedingt die Hilfe im rechten Maskenbereich zu diesem Menüpunkt! - Nach der EBV kann ein Arbeitnehmer verlangen, dass seine Konfessionsangaben auf der Entgeltabrechnung unlesbar gemacht werden. Über das neue Personalstamm-Feld F5 - Ohne Konfession (FI 781) haben Sie die Möglichkeit, den Druck der Konfessionen zu unterdrücken. - Neu: Auf dem Formular 5 kann nun ein Text gedruckt werden, der den Arbeitnehmer darauf hinweist, dass er zur Anzeige weiterer Beschäftigungen verpflichtet ist: neues Personalstamm-Feld F5 - Auskunftspflicht (FI 782)! Diese Möglichkeit gab es bisher nur auf den Formularen 1 und 2 sowie auf den Lohntaschen, wobei deren Text auf geringfügige Beschäftigungsverhältnisse ausgerichtet ist. Text für das Formular 5: Bitte beachten Sie, dass Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihrem Arbeitgeber die zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben zu machen ( 28o Abs. 1 Sozialgesetzbuch IV). Hierzu gehört auch die Verpflichtung, weitere Beschäftigungsverhältnisse und den Bezug weiterer beitragspflichtiger Einnahmen unverzüglich anzuzeigen. Formular 3 (ID 531) - Im Fußbereich wurde ein Verweis auf die Rechtsgrundlage für Entgeltbescheinigungen aufgenommen. - Der Sitz und der Beitragssatz der Krankenkasse wurden ausgetauscht durch Informationen zu einer evtl. Berufsständischen Versorgungseinrichtung. - Unterhalb der SV-Nr. wird jetzt die Steuer-ID und unterhalb der Personengruppe die Berufsgruppe ausgewiesen. - Die Beschäftigungsdaten werden nun in einer Informationszelle gedruckt. In der dadurch frei gewordenen Zelle werden Angaben zu einer evtl. Mehrfachbeschäftigung und/oder zu einer evtl. Gleitzonen-Anwendung abgebildet. Formulare 1 und 2 (ID 334 und 486) In diesen Formularen konnten diverse Informationen, die die EBV vorschreibt, wegen der räumlichen Aufteilung nicht umgesetzt werden (wenn Sie rechtlich auf der sicheren Seite sein wollen, nutzen Sie eines der Formulare 5 oder 3)! Letztes Jahr kündigten wir den Wegfall verschiedener Entgeltabrechnungsformulare an, spätestens mit der Einführung des geplanten Nachfolgeprodukts zum SBS Lohn plus. Wegen der neuen EBV werden die Formulare 1 und 2 zur kommenden Jahresbeginn-Version entfernt. Bitte informieren Sie Ihre Arbeitnehmer - falls erforderlich - rechtzeitig über diese Änderung! Lohntaschen (ID 432) Die Lohntaschen sind z.zt. in Überarbeitung; es entstehen komplett neue Vordrucke. Wir werden Sie informieren, sobald die neuen Vordrucke bei unseren Formular-Händlern erhältlich sind. Empfehlung: Sofern Sie die bisherigen Lohntaschen noch aufbrauchen wollen, sollten Sie die Arbeitnehmer ab dem Abrechnungsmonat 7/2013 per Text- Lohnart darüber informieren, dass der Vordruck nicht mehr vollständig dem aktuellen Recht entspricht und das neue Formular in Kürze zur Verfügung steht. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 8 von 16

9 3.2 Änderungen bei den Betragsermittlungen Ab dem Abrechnungsmonat Juli 2013 werden in allen Entgeltabrechnungsformularen... evtl. abgewälzte pauschale Steuern nicht mehr als persönliche Abzüge behandelt; stattdessen mindern sie die Summe der Brutto-Bezüge und somit auch den Nettolohn. Die Überweisung (= Auszahlungsbetrag) ändert sich nicht. evtl. Arbeitgeber-Beiträge zur Zukunftssicherung der Arbeitnehmer nicht mehr in die Summe der Brutto-Bezüge (und damit auch nicht mehr in den Nettolohn) addiert und - in Folge dessen - auch nicht mehr als persönliche Abzüge ausgewiesen. Beachten Sie hierzu unbedingt auch die Informationen unter Wichtig (s.u.)! Auch diese Änderung hat keinen Einfluss auf die Überweisung (= Auszahlungsbetrag)! Für die Arbeitnehmer sieht der Lohnarten-Bereich auf der Entgeltabrechnung wegen dieser Änderungen ab der Juli Abrechnung ggf. völlig anders aus! Beispiel bis 6/ Lohnarten-Bereich: 2.000,00 Gehalt + 200,00 Direktversicherung Arbeitgeber (pauschale Steuern trägt der Arbeitnehmer) = 2.200,00 Summe der Brutto-Bezüge - 600,00 Gesetzliche Abzüge (fiktiv) = 1.600,00 Nettolohn - 200,00 Direktversicherungsbeitrag - 44,60 abgewälzte pauschale Steuern (Summe aus den System-Lohnarten 8933/8934/8935) = 1.355,40 Überweisung (= Auszahlungsbetrag) Beispiel ab 7/ Lohnarten-Bereich: Der Arbeitgeber-Beitrag zur Direktversicherung wird nur noch informativ auf der Entgeltabrechnung ausgewiesen! 2.000,00 Gehalt - 44,60 abgewälzte pauschale Steuern (Summe aus den System-Lohnarten 8933/8934/8935) = 1.955,40 Summe der Brutto-Bezüge - 600,00 Gesetzliche Abzüge (fiktiv) = 1.355,40 Nettolohn = 1.355,40 Überweisung (= Auszahlungsbetrag) Wichtig: Alte pauschal versteuerbare Direktversicherungsbeiträge, die nicht über die bav-automatik sondern über die (alte) Direktversicherungsautomatik oder über Lohnarten mit der Brutto-Aufteilung 11 abgewickelt werden, können auf den Entgeltabrechnungen nicht nach den Vorgaben der EBV dargestellt werden, weil das Programm bei diesen Alt-Verfahren - in Bezug auf die beteiligten System-Lohnarten - nicht zwischen Arbeitgeberund Arbeitnehmer-Anteil unterscheiden kann. 4. SBS Krankenkassen.net Seit einigen Monaten stellt die ITSG GmbH den Software-Herstellern Test-Beitragssatz-Aktualisierungsdateien zur Verfügung, die neben den Adressen und den Umlage-/AAG-Abrechnungsgrundlagen pro Krankenkasse auch eine Bankverbindung enthalten. Ab der Version des SBS Lohn plus können auch die Bankverbindungen der Krankenkassen aktualisiert/gepflegt werden. Hierfür wurden folgende Programm-Modifikationen vorgenommen: 4.1 SBS Krankenkassen.net (ID 523) Die SBS-Krankenkassen.net-Datei hat eine neue Bezeichnung: SBS-K42.txt (bisher: SBS-K41.txt). Der Grund für die Namensänderung liegt an der Erhöhung der Versions-Nr. der Beitragssatz-Aktualisierungsdatei von 4.1 auf 4.2 seitens der ITSG GmbH. Die bisherige Auswahl-Option Umlagesätze etc. aktualisieren oder Umlagesätze etc. aktualisieren und fehlende Krankenkassen ergänzen wurde gegen das neue Markierungsfeld Fehlende Krankenkassen ergänzen ausgetauscht. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 9 von 16

10 Die bisherigen Markierungsfelder Adressdaten aktualisieren und Ohne Krankenkassen-Bezeichnung wurden durch die neuen Markierungsfelder Inkl. Adressdaten und Exkl. Krankenkassen-Bezeichnung ersetzt. Neue Markierungsfelder Inkl. Bankverbindungen und Bankverbindung auch für KV-Zusatzbeiträge übernehmen! Werden die neuen Felder markiert, werden die Bankverbindungen in den Krankenkassen (ID 126) aktualisiert, sofern die Aktualisierung nicht krankenkassen-individuell abgeschaltet ist (s.u.). Evtl. Bankverbindungen in den Firmenindividuellen Krankenkassen (ID 127) sind von der Aktualisierung natürlich nicht betroffen, da wir davon ausgehen, dass in diesem Stammdatenprogramm bewusst von den Standard-Bankverbindungen abweichende Bankverbindungen hinterlegt sind. Enthält die Beitragssatz-Aktualisierungsdatei zu einer Krankenkasse keine Bankverbindung, wird eine in den Krankenkassen hinterlegte Bankverbindung selbstverständlich nicht gelöscht. Die Sonderfunktionen Beitragszeiträume anlegen ab Januar, Pool-Nr. BKK Landesverband Mitte, IK-Nr. und DFÜ-Nr., die auch von Anwendern ohne SBS-Krankenkassen.net-Lizenz genutzt werden können, finden Sie jetzt in den Krankenkassen (s.u.). Die Protokollierungen wurden ebenfalls überarbeitet. In erster Linie wurde das Protokoll über die Aktualisierungen abgespeckt. Es wird nicht mehr jede Änderung im Einzelnen dargestellt, sondern nur noch darüber informiert, dass sich etwas geändert hat (z.b. Der Beitragszeitraum MM/JJ wurde aktualisiert! oder Der Beitragszeitraum MM/JJ wurde eingefügt!). Die Krankenkassen-Aktualisierungen werden nicht mehr ins Stammdaten-Protokoll geschrieben, da auch die SBS- Krankenkassen.net-Aktualisierungsprotokolle als Änderungsnachweis dienen. Ersatzweise wird auf dem Aktualisierungsprotokoll nun das Namenskürzel des Benutzers gedruckt, der SBS Krankenkassen.net durchgeführt hat. Das spart Zeit! 4.2 Krankenkassen (ID 126) Die o.g. Sonderfunktionen wurden in das Krankenkassen-Menü Bearbeiten übernommen! Die Sonderfunktionen sind nur aktiv, wenn Sie im Öffnen-Dialog auf die Schaltfläche Abbrechen und danach auf Bearbeiten klicken. Folgende Angaben im Bereich Bankverbindung - SV-Beiträge / Umlagen werden aktualisiert, sofern in Krankenkassen.net (ID 523) das Feld Inkl. Bankverbindung markiert ist: - Bank-Nr. (BLZ) - FI 9 - Konto-Nr. - FI 11 - IBAN - FI 803 (neu; z.zt. noch ohne Bedeutung) Folgende Angaben im Bereich Bankverbindung - KV-Zusatzbeiträge werden aktualisiert, sofern in Krankenkassen.net zusätzlich das Feld Bankverbindung auch für KV-Zusatzbeiträge übernehmen markiert ist: - Bank-Nr. (BLZ) - FI Konto-Nr. - FI IBAN - FI 804 (neu; z.zt. noch ohne Bedeutung) Die Markierung des neuen Feldes SBS Krankenkassen.net - nur Bankverbindung (FI 805) unterdrückt/sperrt die Aktualisierung der o.g. Felder. Die internationale Bankleitzahl BIC wird nicht aus der Beitragssatz-Aktualisierungsdatei übernommen, da die BIC im SBS Lohn plus in den Banken (ID 128) verwaltet und durch SBS Banken.net (Modul) gepflegt wird. Info: Die Beitragssatz-Aktualisierungsdatei wird von den Krankenkassen gepflegt und den Software-Herstellern über die ITSG GmbH zur Verfügung gestellt. Unser letzter Test mit der neuen Beitragssatz-Aktualisierungsdatei - Version 4.2 am ergab, dass sehr viele Krankenkassen noch keine Bankverbindung in die neue Datei einpflegten. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 10 von 16

11 5. Stammdaten 5.1 Stammdaten allgemein Mit der Version gibt es einige neue Plausibilitätsprüfungen! Erhöhen Sie Ihre Abrechnungssicherheit! Führen Sie nach der Installation in den Krankenkassen (ID 126), im Firmenstamm (ID 119), im Lohnartenstamm (ID 120) und im Personalstamm (ID 122) Datenprüfläufe durch und beheben Sie evtl. Fehler; markieren Sie im Dialog-Fenster das neue Feld Nur Fehler. Den Datenprüflauf finden Sie im jeweiligen Stammdaten-Menü Bearbeiten! Alternativ können Sie den Menüpunkt Stammdaten prüfen (ID 539) nutzen! Ohne vollständige und korrekte Stammdaten kann es zu fehlerhaften Abrechnungen kommen, die u.u. nicht mehr korrigiert werden können! 5.2 Parameter (ID 118) Neue Felder Pauschalst.-Satz / Def. (FI 251 bis 255): Siehe Kapitel 1. E-Bilanz! 5.3 Banken (ID 128) Der bisherige Menüpunkt Banken und VWL-Empfänger wurde umbenannt in Banken! Die neue Menüpunkt-Bezeichnung wird in den Dokumentationen zum SBS Lohn plus (z.b. Handbücher, Feldhilfen usw.) jedoch erst nach und nach angepasst. 5.4 Krankenkassen (ID 126) Der Krankenkassenstamm wurde wegen der neuen SEPA-Felder IBAN - SV-Beiträge / Umlagen (FI 803), IBAN - KV- Zusatzbeiträge (FI 804) und SEPA-Art (FI 806), die alle noch ohne Funktion sind, optisch umgestaltet. Im Rahmen der Umgestaltung wurden u.a. die Beitragszeitraum-Direktwahlschaltflächen im Register Basis, Seite 1 entfernt. Neues Feld SBS Krankenkassen.net - nur Bankverbindung (FI 805): Siehe Kapitel 4. SBS Krankenkassen.net! 5.5 Firmenstamm (ID 119) Neue Schaltfläche Pauschale Steuern (Register Steuer/BG, Seite 1) und neues, nicht editierbares Kontroll-Feld Letzte LOFG-Änderung (gleiches Register, Seite 3): Siehe Kapitel 1. E-Bilanz! Neues Feld PS-Konten-Aufbau 2013 (FI 101): Siehe Kapitel 1. E-Bilanz! Neues Feld F5 - LA-Bereich (FI 543): Siehe Kapitel 3. Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)! 5.6 Lohnartenstamm (ID 120) Das Register Basis wurde wegen diverser Änderungen optisch umgestaltet, wodurch u.a. eine neue 3. Seite aufgemacht werden musste. Neue Info-Felder Nutzung erst- / letzmalig: Siehe Kapitel 2. Lohnarten-Kontrolle! Neue Kennziffer 8 im Feld Steuerpflicht (FI 7): Siehe Kapitel 1. E-Bilanz! Neues Feld Pauschalsteuer (FI 186): Siehe Kapitel 1. E-Bilanz! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 11 von 16

12 Neues Feld Umlageneutral (FI 180)! Lohnarten, die nicht sofort ausbezahlt sondern z.b. angespart werden, müssen spätestens bei ihrer Auszahlung der Umlagepflicht (U1/U2) unterworfen werden. Erfolgt die Auszahlung kumuliert als Einmalbezug, werden grds. keine Umlagen berechnet, da Einmalbezüge nicht der Umlagepflicht unterliegen. Für diese Fälle haben Sie jedoch die Möglichkeit, eine Lohnart, mit der z.b. Überstunden kumuliert als Einmalbezug ausbezahlt werden, im Feld Umlage aus EZ (FI 178) mit der 1 zu kennzeichnen. Anders verhält es sich bei den Zeitkonten-Lohnarten (auch Bau), deren Beträge durch Automatiken berechnet werden. Die für diese Automatiken erforderlichen Lohnarten müssen in den Stammdaten (Firmen-/Personalstamm) hinterlegt werden. Erfolgt die Auszahlung als Einmalbezug, funktioniert die Kennzeichnung im Feld Umlage aus EZ in der/den hierfür erforderlichen Lohnart/en nicht. Für diese Fälle gibt es die Möglichkeit, die Umlagepflicht permanent nach dem Entgeltanspruch-Entstehungsprinzip zu regeln. Kennzeichnen Sie die laufenden, sv-pflichtigen Lohnarten, mit der Zeitkonten-Zu- und -Abgänge (auch Auszahlungen) über die Zeitkonten-Automatiken abgewickelt werden und die im Firmen- und/oder Personalstamm in den entsprechenden Feldern hinterlegt sind, in diesem Feld mit der 1. Es können nur Lohnarten mit den Brutto-Aufteilungen (FI 5) 1 und 10 gekennzeichnet werden! Neue Kennziffer 4 zur Kennzeichnung steuerpflichtiger Schichtzuschläge im umbenannten Feld Def. Sonderbezüge 2 (FI 81; vorher: Bergmannsprämie) und neue Kennziffer 12 zur Kennzeichnung steuerfreier Schichtzuschläge im Feld Art steuerfreier Bezug (FI 166)! Entsprechend gekennzeichnete Lohnarten werden in der aktualisierten Unterhaltsvorschuss- Bescheinigung (ID 025) berücksichtigt! 5.7 Personalstamm (ID 122) Neue Schaltfläche Abwälzung pauschale Steuern (Register Steuer/BG, Seite 1): Siehe Kapitel 1. E-Bilanz! Neues Feld Rentenart (FI 762)! Das neue Feld Rentenart löst schrittweise das bisherige Rentenmerkmal (Register SV, Seite 4) ab. Die Kennziffern zur Definition von Altersrenten wurden spezifiziert. Bis zur endgültigen Ablösung des bisherigen Feldes wird aus dem neuen Schlüssel automatisch noch der kongruente alte Schlüssel generiert, der nicht mehr manuell erfasst werden kann. Neue Felder F5 - Ohne Konfession (FI 781), F5 - Auskunftspflicht (FI 782) und F5 - LA-Bereich (FI 783): Siehe Kapitel 3. Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)! 6. Erfassung / Brutto-Nettolohn-Berechnung 6.1 Standard-Erfassung - hier: AAG-Anträge (ID 135) Bisher durften sich die Zeiten eines AAG-Antrags (jeder Art) nicht - mit den Zeiträumen anderer AAG-Anträge, - mit SV-Unterbrechungen und - mit sonstigen betrieblichen Ausfallzeiten überschneiden. Ab dieser Version können sich AAG-Anträge wegen Arbeitsunfähigkeit mit AAG-Anträgen wegen teilweisem Beschäftigungsverbot überschneiden. 6.2 Brutto-Nettolohn-Berechnung (ID 330) Privat kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer nehmen in den entsprechenden Versicherungszweigen nicht am Krankenkassen-Meldeverfahren teil. Die fehlende Teilnahme wirkt sich auf die Berechnung der Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge bei mehrfachbeschäftigten, privat versicherten Arbeitnehmern aus. Bis jetzt war unklar, was die Krankenkassen in den entsprechenden Feldern der Krankenkassen-Meldungen zurück melden, da sie diesbzgl. autonom handeln. Der erste Praxisfall brachte das Ergebnis: Für die Versicherungszweige Kranken- und Pflegeversicherung wird keine Entgeltsumme aus den Beschäftigungen eines Arbeitnehmers zurück gemeldet. Die fehlende Entgeltsumme hat zur Folge, dass der Arbeitgeber in beiden Versicherungszweigen Höchstbeiträge bezahlen muss. Das ist nicht korrekt! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 12 von 16

13 Mangels einer rechtlichen Regelung haben wir eine Lösung geschaffen, die der Berechnung ohne Krankenkassen-Meldung entspricht. D.h., bei mehrfachbeschäftigten, privat kranken- und pflegeversicherten Arbeitnehmern werden jetzt wieder die manuell vorgetragenen Fremdentgelte berücksichtigt, auch wenn Krankenkassen-Meldungen vorliegen, die nach wie vor bei der Beitragsberechnung zur Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie bei der Umlage- und der Insolvenzgeld- Umlageberechnung zu berücksichtigen sind. Wichtig: Bei mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmern muss der private KV-/PV-Arbeitgeber-Anteil ausbezahlt werden, da der Arbeitnehmer sonst in allen Beschäftigungen den vollen Monatsbeitrag bezahlen muss! Beachten Sie zum Vortrag von Fremdentgelten unbedingt die entsprechenden F1-Feldhilfen - vor allem zur evtl. Begrenzung des Entgelts pro Fremdbeschäftigung auf die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze. 6.3 Prüfhinweise (ID 332) Neue Prüfhinweise: 1.04 (F) Die Pauschalsteuer-Angaben im Parameter für 2013 sind unvollständig! 1.06 (F) Der DFÜ-Empfänger XXX hat eine unzulässige Betriebs-Nr. (s. Prüfhinweis-Hilfe)! Wichtig! Diese Prüfung überwacht, ob in den DFÜ-Empfängern (ID 017) noch eine der nicht mehr zulässigen Betriebsnummern der ehemals eigenständigen Datenannahmestellen der Bundesländer Sachsen und Thüringen verwendet wird. Der Fehler kann nur bei den DFÜ-Empfängern 1, 102 und/oder 110 auftreten. Die Prüfung erfolgt allerdings bei jedem Anwender - also auch dann, wenn Ihre Abrechnung nichts mit diesen Bundesländern zu tun hat. Sollte dies der Fall sein, tritt der Fehler vermutlich beim DFÜ-Empfänger 102 auf. Da es diesen DFÜ-Empfänger nicht mehr gibt, müssen Sie ihn löschen, um weiterarbeiten zu können! Beachten Sie in jedem Fall auch die Hilfe zu diesem Prüfhinweis! 2.27 (F) MM/JJJJ Lohnart XXXX Brutto-Aufteilung 21 bei bav-automatik nicht möglich! 7. Elektronische Meldeverfahren / Auswertungen 7.1 Vormonatskorrekturen drucken (ID 853) - NEU Über die neue Auswertung Vormonatskorrekturen drucken können Sie nach der Brutto-Nettolohn-Berechnung pro Arbeitnehmer die korrigierten Stamm- und Berichtsdaten auswerten. 7.2 ELStAM-Anzeige (ID 857) In der ELStAM-Anzeige wurde die Schaltfläche Erneute Ausgabe entfernt. 7.3 Aufbau SV-Meldungen (ID 221) Das neue Kernprüfprogramm der Deutschen Rentenversicherung zur Kontrolle der SV-Meldungen wurde integriert; das Programm gilt seit Programmseits ist der Aufbau SV-Meldungen nur noch für Firmen möglich, die abrechnungstechnisch mindestens im April 2013 stehen. 7.4 P-N nach Kostenstellen (ID 371) In diesem Menüpunkt ist jetzt die Datei-Ausgabe möglich. Voraussetzung: Die Datei-Ausgabe muss in der DokuKonsole (ID 833) aktiv sein bzw. aktiviert werden. 7.5 Mandanten-Benachrichtigungen (ID 381) Die Standard-Einstellung der Option SoKa-Fälligkeitstag wurde auf den 20. geändert. 7.6 Personalkosten (ID 620) Die Prozentsatz-Felder in den PK-Basisdaten (ID 619) wurden auf 3 Vorkommastellen erweitert. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 13 von 16

14 7.7 Bescheinigungen (ID 010) Die folgenden Bescheinigungen wurden aktualisiert: Arbeitsbescheinigungen (ID 022) Unterhaltsvorschuss (ID 025) AG-Bescheinigungen ALG II (ID 638) 7.8 Entfernter Menüpunkt Der Menüpunkt Betriebsmeldung über Kug (ID 768) wurde entfernt! Prüfen Sie diesbzgl. ggf. Ihre (Automatik-)Gruppen- Definitionen (ID 323). 8. Baulohn Die folgenden Änderungen betreffen nur das Bauhauptgewerbe! 8.1 Bruttostundenlohn für Mindesturlaubsvergütung krank Nach neuesten Informationen ist für die Berechnung der Mindesturlaubsvergütung krank der Bruttostundenlohn aus dem letzten Monat mit Entgeltzahlung heranzuziehen. Das bedeutet, sofern in dem Abrechnungsmonat, in den der Krankengeldbezug fällt, Entgelt bezahlt wird (z.b. Entgeltfortzahlung oder - neu - Entgelt bei Arbeitsaufnahme nach der SV- Unterbrechung), vorrangig der Bruttostundenlohn herangezogen wird, der sich aus dem meldepflichtigen Entgelt des aktuellen Abrechnungsmonats ergibt. Das hat zur Folge, dass sich der anzusetzende Bruttostundenlohn im Verlauf einer SV- Unterbrechung ändern kann. Beispiel: Ein Arbeitnehmer ist krank vom bis : Entgeltfortzahlung vom bis Krankengeldbezug vom bis Im August erhält der Arbeitnehmer kein Entgelt vom Arbeitgeber. Ab arbeitet der Arbeitnehmer wieder und erhält Arbeitsentgelt. - Im Juli wird die Mindesturlaubsvergütung krank aus dem Bruttostundenlohn 7/2013 berechnet. - Im August wird die Mindesturlaubsvergütung krank aus dem Bruttostundenlohn 7/2013 berechnet. - Im September wird die Mindesturlaubsvergütung krank aus dem Bruttostundenlohn 9/2013 berechnet. 8.2 ZK-/AGK-Sicherungen (ID 607) Die Auswertung für den Nachweis der Zu- und Abgänge der Sicherungskonten bei der SOKA-Bau wurde um die Spalte Sozialaufwand ergänzt; das bedeutet, der Prozentsatz wird jetzt pro Arbeitnehmer angeben - und zwar für gewerbliche Arbeitnehmer weiterhin mit 45,00%, für Angestellte und Poliere mit 22,00%. Bitte beachten Sie, sofern Sie Arbeitszeitkonten für Angestellte und Poliere führen und bei der SOKA-Bau sichern, dass die Zu- und Abgänge auf den Arbeitszeitkonten ab dieser Version nur noch 22,00% Sozialaufwand enthalten. Prüfen Sie bei diesen Personenkreisen, ob die Arbeitszeitkonten mit den Werten auf dem Meldeschein der SOKA-Bau übereinstimmen. Bei Abweichungen sollten Sie den Arbeitszeitkontenstand und den Sozialaufwandsprozentsatz mit der SOKA-Bau klären. Arbeitszeitkonten-Guthaben, die nicht bei der SOKA-Bau gesichert werden, können jetzt vom Druck auf dieser Auswertung ausgeschlossen werden. Für den Ausschluss speichern Sie im neuen Personalstamm-Feld Sicherung ZK/AGK (ID 122; FI 763) die 1 und für den Ausschluss des Flexi-Kontos im Personalstamm-Feld Sicherung Flexi-Konto (ID 122; FI 764) die Änderung des Verfahrenstarifvertrages (VTV) zum Datensatz ANMEL mit Meldeschlüssel 0048 Lt. SOKA-Bau besteht die Beitragspflicht für Angestellte auch nach einer Krankengeld-Aussteuerung. Maßgebende Grundlage ist das bestehende Arbeitsverhältnis. Damit wird der Datensatz ANMEL mit Meldeschlüssel 0048 auch für Angestellte - rückwirkend ab 1/ hinfällig. Sprechen Sie bei den betroffenen Personen eine Vormonatskorrektur auf den Aussteuerungsmonat an, um bereits erstellte ANMEL-Datensätze zu stornieren und die Zusatzversorgungsbeiträge nachzuberechnen. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 14 von 16

15 Neue Felder im Datensatz ANMEL - Tätigkeitsschlüssel ab 7/ IBAN ab 1/ BIC ab 1/2014 Neue Meldungen wegen Tätigkeitsschlüssel - Im Meldemonat 7/2013 wird automatisch für alle Arbeitnehmer, die am Meldeverfahren teilnehmen, eine Bestandsmeldung erzeugt, d.h. ein Datensatz ANMEL mit Meldeschlüssel 0015, um die Tätigkeitsschlüssel einmalig zu übermitteln. Evtl. andere ANMEL-Datensätze, z.b. der Beginn einer Beschäftigung mit Meldeschlüssel 0010, sind vorrangig und enthalten ab 7/2013 ebenfalls den Tätigkeitsschlüssel; in diesen Fällen entfällt die Bestandsmeldung mit Meldeschlüssel Ab Meldemonat 8/2013 werden Änderungen des Tätigkeitsschlüssels automatisch erkannt und ein Datensatz ANMEL mit Meldeschlüssel 0015 erzeugt. Neue Hinweise beim Aufbau/Prüfprotokolle SoKa (ID 292) - (H) Tätigkeitsschlüssel fehlt! - (H) IBAN (Internationale Konto-Nr.) fehlt! - (H) BIC (Internationale Bankleitzahl) fehlt! Beitragsfälligkeit Die Fälligkeit der Sozialkassenbeiträge verschiebt sich um 5 Tage vom 15. auf den 20. des Folgemonats. Die Standard- Einstellung der Option SoKa-Fälligkeitstag im Menüpunkt Mandanten-Benachrichtigungen (ID 381) wurde entsprechend angepasst. Die Abgabefrist der Meldungen zum 15. des Folgemonats bleibt unverändert. Monatliche Saldierung von Beiträgen und Erstattungen Für die monatliche Abrechnung mit der SOKA-Bau (ohne Teilnahme am Spitzenausgleich) wurde die Saldierung ermöglicht. Bei Bedarf kennzeichnen Sie teilnehmende Firmen im Firmenstamm-Feld Zahlungsintervall (ID 119; FI 372) mit der 1. Ändern Sie zusätzlich die Zahlungsart (Firmenstamm; Register Bau, Seite 2) der entsprechenden Sozialkasse auf 3, da für die Saldierung kein verrechneter Zahlungsträger erstellt wird. Über den Menüpunkt Aufstellungen Spitzenausgleich (ID 290) können Sie die Saldierung ermitteln und die Einzel- Beiträge und -Erstattungen einsehen. Spitzenausgleichsverfahren für 6-Monatszeitraum Der Spitzenausgleich ist nun über einen Zeitraum von 6 Monaten möglich. Bei Bedarf kennzeichnen Sie teilnehmende Firmen im Firmenstamm-Feld Zahlungsintervall (ID 119; FI 372) mit der Auswertungen Die SoKa-Meldelisten (ID 294), die Anzeige SoKa-Meldedateien (ID 295) und die Datei-Ausgabe SoKa (ID 297) wurden entsprechend modifiziert. Mit freundlichem Gruß SBS Software GmbH Auf der nächsten Seite folgt die Checkliste zur Version ! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 15 von 16

16 Checkliste zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Wenn Sie von dem einen oder anderen Punkt nicht betroffen sind, fahren Sie mit dem nächsten Punkt fort! VOR der Installation! Nur für Anwender der Externen Schnell-Erfassung: Importieren Sie alle extern schnell-erfassten Berichts- und Personalstammdaten in das Hauptprogramm! Nur für Anwender des LohnPortals: Importieren Sie bei Bedarf extern erfasste Lohndaten! Führen Sie eine Datensicherung durch! ZUR Installation (und zum erstmaligen Programmstart)! Das CD-Installationsprogramm startet grds. automatisch. Als Zielverzeichnis wird der letzte Installationspfad vorgeschlagen! Prüfen Sie diesen Vorschlag, damit die neue Version korrekt installiert wird. Beachten Sie in jedem Fall auch die Hinweise auf dem Bildschirm! Die SBS Software GmbH übernimmt für eine fehlerhafte Installation und deren Folgen keine Gewähr. Sie können die Installation durch das Programm autoplay.exe auch manuell starten. Selbstverständlich waren unsere Programmtests für die neue Version so ausführlich wie möglich. Bitte informieren Sie uns umgehend, wenn Ihnen dennoch etwas Ungewöhnliches auffallen sollte. Beachten Sie, dass die erforderlichen Datei-/Tabellen-Erweiterungen und Konvertierungen (s.o.) einige Zeit in Anspruch nehmen können und währenddessen das Programm nicht genutzt werden darf. Die Umstellungsläufe erfolgen automatisch beim erstmaligen Programmstart nach der Installation. NACH der Installation (und dem erstmaligen Programmstart)! Aktualisierung System-Lohnarten (ID 074) wegen E-Bilanz Führen Sie unbedingt die Aktualisierung der System-Lohnarten durch. Hierbei werden die neuen Lohnarten für die individuelle Verbuchung der pauschalen Steuern angelegt. Ohne die Aktualisierung kommt es ggf. zu Differenzen auf der Finanzbuchungsliste Prima-Nota! Definition der Pauschalsteuersätze im Parameter (ID 118) für das Kalenderjahr 2013 wegen E-Bilanz Im Parameter lassen sich im Register Steuer/bAV, Seite 3 individuelle Pauschalsteuersätze hinterlegen. Das Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens fordert eine separate Verbuchung der pauschalen Steuern für bestimmte Personenkreise und Bezugsarten (E-Bilanz). Beachten Sie hierzu auch die ausführlichen Informationen im Kapitel E-Bilanz der Update-Info! Damit das Programm die pauschalen Steuern korrekt verbuchen kann, ist es zwingend erforderlich, dass die individuellen Pauschalsteuersätze im Parameter korrekt definiert werden. Hierfür wurden neue Parameter-Felder (FI 251 bis 255) aufgenommen. Definieren Sie die individuellen Pauschalsteuersätze im Parameter für das Kalenderjahr 2013! Ohne die Definition der Pauschalsteuersätze kann die Brutto-Nettolohn-Berechnung nicht mehr durchgeführt werden! Der Zugriff auf diese Pauschalsteuersätze erfolgt über die Brutto-Aufteilungen 16 bis 20 in den Lohnarten. Individuelle Pauschalsteuersätze, die Sie nicht nutzen, können auch gelöscht statt definiert werden. Individuelle Pauschalsteuersätze in älteren Parameter-Sätzen (vor 2013) müssen nicht definiert werden. Neues Serviceprogramm Umstellung Formular 5 (ID 872) wegen Entgeltbescheinigungsverordnung Das bisherige Entgeltabrechnungsformular 5 konnte durch die Kennziffer 2 im Personalstamm-Feld Kalender- Ausdruck (FI 91) optisch verändert werden (ohne Kalendarium, ohne Durchschnittsbereich, abgespeckter Statistikbereich). Diese Kennziffer wurde entfernt! Für das neue Formular 5, das nun der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) entspricht, gibt es neue Steuerungen zur Änderung der Optik (ohne Kalendarium, ohne Durchschnittsbereich): Feld F5 - LA-Bereich - entweder arbeitnehmerübergreifend im Firmenstamm (ID 119; FI 543) oder arbeitnehmerindividuell im Personalstamm (ID 122; FI 783)! Wenn Sie bisher mit der o.g. Kennziffer 2 arbeiteten, müssen Sie die Stammdaten nicht manuell umstellen. Nutzen Sie das neue Serviceprogramm Umstellung Formular 5! Beachten Sie vorab jedoch unbedingt die Menühilfe im rechten Maskenbereich zu diesem Menüpunkt! Nur für Anwender der Externen Schnell-Erfassung: Exportieren Sie über den Menüpunkt ExSE-Export Stammdaten (ID 654) alle Firmen- und Personalstammdaten für die externen Arbeitsplätze. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 16 von 16