PMRE MONITOR Spezial. Process Management Real Estate Monitor. in der Immobilienwirtschaft. IT IT-Excellence in der Immobilienwirtschaft

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1 PMRE MONITOR Spezial Process Management Real Estate Monitor IT IT-Excellence in der Immobilienwirtschaft in der Immobilienwirtschaft

2 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Vorwort IT im Fokus: Forderungen, Ziele, Lösungen Was will der Markt? Wie reagiert der Markt? Wo steht der Markt? IT im Einsatz: Erfahrungen, Erkenntnisse, Wegweiser Competence Center Process Management Real Estate: Herausforderungen und Wegweiser bei der Optimierung von IT-Systemen Union Investment Real Estate GmbH: Efiziente Wertermittlung durch innovative IT Lösungen Allianz Real Estate GmbH: Proaktives Risikomanagement erfordert eine solide Informationsbasis IVG Institutional Funds GmbH: Case Study: einheitlich strukturiertes Property Management inkl. europaweit identischer Datenanlieferungen der Immobilien- sowie Buchhaltungsdaten durch den externen Property Manager CORPUS SIREO Asset Management Commercial GmbH: Systemintegriertes Datenmanagement Faktoren für die erfolgreiche Implementierung Bilinger Real Estate Argoneo GmbH: Integrierte IT-Systeme als Erfolgsfaktor im Asset und Property Management DTZ Deutschland Holding GmbH: Shared Service Center: Mit den richtigen IT-Systemen zum Erfolg Berliner Immobilienmanagement GmbH: Systemphilosophie der BIM GmbH leistungsfähige Basis, SOA-Schnittstellen und immer mehr Web Bilinger Real Estate GmbH: Business Intelligence-Systeme: Basis für integrierte Berichtserstattung am Beispiel von Wohnobjekten und -portfolien Daimler Real Estate GmbH: Eine globale Immobiliendatenbank als Basis für das Corporate Real Estate Management im Daimler-Konzern Prelios Deutschland GmbH: Online-Transparenz schafft Vertrauen Deutsche Stadt- und Grundstücksentwicklungsgesellschaft mbh & Co. KG: Bürgerbeteiligung im Netz mehr Menschen erreichen und mitnehmen Immobilienwirtschaftliches Institut für Informationstechnologie: IT-gestütztes Risikomanagement Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin: IT im Facility Management Top oder Flop? pom+international GmbH: Management von Datenräumen... 74

3 2 Inhaltsverzeichnis 3 IT in der Diskussion: Stimmen, Thesen, Standpunkte Zentraler Immobilien Ausschuss e. V. Axel von Goldbeck IWH ImmobilienWerte Hamburg GmbH & Co. KG Angelika Kunath und Lars Follmann Siemens Real Estate Zeljko Vuksanovic CR Investment Management GmbH Ingo Schierhorn und Stefan Rath Bundesanstalt für Immobilienaufgaben André Gregarek BASF SE Dr. Thomas Glatte IT im Wandel: Einlüsse, Handlungen, Chancen Einlüsse: Was sind die zentralen IT-Impulsgeber? Impulsgeber aus dem Markt IT-Ziele und Werttreiber IT zur Messung der Zielerreichung IT zur Steuerung von Leistungen IT als Selektionskritierium Handlungen: In welche IT-Bausteine und IT-Prozesse wird investiert? Einsatz und Ausrichtung der Systeme Strukturen im Daten- und Dokumentenmanagement Automatisiertes und efizientes Reporting Einsatz und Relevanz von Kennzahlen Differenz zwischen Einsatz und Relevanz von Kennzahlen Entwicklung und Betrieb von IT-Schnittstellen Chancen: Welcher Nutzen lässt sich durch IT erzielen? IT als Motor zur Zielerreichung IT zum Management von Chancen und Risiken Tipps und Tricks Tipp: Applikationsarchitekturen verschaffen Transparenz Tipp: Kostenwahrheit im Neugeschäft Tipp: Nutzerberechtigungen transparent darstellen Tipp: Prozesse sorgen für Klarheit in der Systemunterstützung Tipp: Reporting-Konzepte sichern eine efiziente und termingerechte Berichterstattung Tipp: Auswertung der Reports auf unterschiedlichen Ebenen Tipp: Wissenstransfer durch Systemdokumentationen Tipp: Systemtest mit Checklisten unterstützen Tipp: Tool-Tipps als Ergänzung zur Systemdokumentation Tipp: Worklows sichern efiziente, qualitätsgestützte Prozesse Systeme im Markt Literaturverzeichnis

4 Vorwort 3 Vorwort Aktuell gibt es kaum ein Unternehmen in der Immobilienbranche, das sich nicht mit der Optimierung seiner IT-Systeme auseinandersetzt. Von Kunden gewünscht, von Aufsichtsbehörden gefordert und von der Geschäftsführung entschieden: IT-Systeme werden leistungsfähiger, das Datenmanagement komplexer und Reports aussagekräftiger. Der Wunsch nach Transparenz und der Vorhersagbarkeit der Immobilienperformance ist allgegenwärtig. Doch dieser Wunsch hat auch seinen Preis. Jeder Report ist nur so gut, wie seine Datenbasis, jedes System nur so leistungsfähig, wie es auf die Prozesse ausgerichtet ist. Eine optimale Systemunterstützung erfordert Konsequenz und Ausdauer aller Beteiligten und nicht zuletzt die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge vernetzt zu verstehen. Dieser Herausforderung haben sich bereits viele Unternehmen im Immobilienmarkt gestellt, einige beinden sich bereits auf der Zielgeraden und manche stehen vor der Entscheidung, welchem Wegweiser sie folgen sollen. Diese Publikation soll ein Ideengeber und eine Hilfestellung sein, um den eigenen Weg in Richtung IT-Excellence zielstrebig und ohne unliebsame Überraschungen zu meistern. An dieser Stelle gilt unser herzliches Dankeschön allen Unternehmen und Autoren, die durch ihre Beiträge einen Einblick in die Einführung und den Betrieb von IT-Systemen ermöglichen: Allianz Real Estate: Dr. Hauke Brede BASF SE: Dr. Thomas Glatte Bilinger Real Estate: Jürgen F. Heublein, Oliver Müller, Birgit Sitzlach Bilinger Real Estate Argoneo: Dr. Stephan Seilheimer BIM: Dr. Martin Freundt BImA: André Gregarek CORPUS SIREO: Benjamin Koch CR Investment Management: Ingo Schierhorn, Stefan Rath Daimler Real Estate: Holger Steinke DSK: Dr. Marc Weinstock DTZ: Rüdiger Rotter HTW Berlin: Prof. Dr. Michael May IMMIT: Prof. Dr. Carsten Lausberg IVG Institutional Funds: Claudia Riegel, Irmgard Linker IWH ImmobilienWerte Hamburg: Angelika Kunath, Lars Follmann Prelios: Andreas Engelhardt Siemens Real Estate: Zeljko Vuksanovic Union Investment Real Estate: Patrick Hanßmann, Kai Kolboom ZIA: Axel von Goldbeck Bei all der angestrebten Transparenz und Kontrolle sollten wir auch das Unerwartete nicht fürchten. Serendipity, oder auf Deutsch, die Gabe, zufällig glückliche und unerwartete Entdeckungen zu machen, darf im Immobilienalltag nicht fehlen. Oder anders gesagt: Es ist unsere Verantwortung, nach diesen unerwarteten Entdeckungen zu suchen. Prof. Dr.-Ing. Regina Zeitner, HTW Berlin Dr. Marion Peyinghaus, pom+international GmbH

5 28 IT im Einsatz: Erfahrungen, Erkenntnisse, Wegweiser CORPUS SIREO Asset Management Commercial GmbH: Systemintegriertes Datenmanagement Faktoren für die erfolgreiche Implementierung CORPUS SIREO Asset Management Commercial GmbH CORPUS SIREO ist als Full-Service-Immobiliendienstleister für Dritte tätig und gehört zu den größten Asset Managern für Wohn- und Gewerbeimmobilien in Europa. Zu den Kunden zählen nationale und internationale Investoren, Banken sowie Unternehmen mit eigenen immobilienbeständen. Benjamin Koch Die Anbieter von Asset-Management-Dienstleistungen für Eigentümer sind gegenwärtig der Herausforderung ausgesetzt, ihre Prozessmodelle und ihr Prozessmanagement im Hinblick auf die jüngsten technischen Entwicklungen im Datenmanagement weiterzuentwickeln. Ein zentraler Erfolgsfaktor liegt in der intelligenten Verzahnung aus neu verfügbaren technischen Hilfsmitteln mit den klassischen Leistungen im Asset Management. Im Vergleich zur Verwendung von Excel-Dateien bietet der Einsatz einer immobilienspezialisierten datenbankbasierten Software 6 erhebliche Vorteile, die wichtigsten sind im Folgenden benannt: Quell- und Zielkomplexität: Gerade bei großen Portfolien mit einer Vielzahl beteiligter Akteuren sind Datenredundanzen zu vermeiden und konsistente Datenlieferungen sicherzustellen. Dies setzt voraus, dass eine breite Gruppe von Personen auf Grundlage der exakt gleichen Daten arbeitet. Dynamik und Aggregation: Der überwiegende Teil der Datensätze ist nicht statisch (wie z. B. der Ankaufspreis), sondern unterliegt Veränderungen im Zeitablauf (bspw. der monatliche Nettomieterlös). Deren zeitnahe und vollständige Erfassung setzt voraus, dass von vielen unterschiedlichen Stellen, Datenlüsse organisiert und Datenverdichtungen durchgeführt werden. Wechselseitige Abhängigkeiten: Wenn ein neuer Business Plan genehmigt wird, ändert sich im Soll-Ist-Vergleich des Reportings die Bezugsbasis. Durch jede signiikante Veränderung der Vermietungssituation in einem Objekt wird die Projektion des Verkaufspreises beeinlusst. Ein erheblicher Teil der Daten bedingen sich untereinander. Nur durch automatisierte Verknüpfungen ist es möglich, die wichtigsten Kennzahlen tagesaktuell verfügbar zu halten. Selbstverständlich sind die Effekte durch ein systemintegriertes Datenmanagement nur erreichbar, wenn sie mit begleitenden Aufgabenstellungen im Unternehmen einhergehen. Es müssen zahlreiche lankierende Themen zielgerichtet bearbeitet werden ein ganzheitliches Umsetzungskonzept wird benötigt. Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren der Implementierung eines systemintegriertes Datenmanagements zählen die Erstellung einer konsistenten Applikationsarchitektur, die schlüssige Organisation der Stammdatenerfassung und -plege, die klare Deinition von automatisierten Schnittstellen, die technische Umsetzung von systemintegrierten Berechtigungskonzepten sowie das Management von Veränderungen im Zeichen der Kundenorientierung Applikationsarchitektur als Lösung aus der garbage in, garbage out - Falle Garbage in, garbage out ist eine häuig zitierte Redewendung aus dem angelsächsischen Branchenumfeld, die Bezug zu vielfach wahrgenommenen Gesetzmäßigkeiten im Datenmanagement nimmt. Es wird damit auf fundamentale Abhängigkeiten innerhalb eines Datensystems hingewiesen: Nur wenn ein Fundament (= Stammdatenbank) auf stabilem Erdreich (= Datenquellen) errichtet ist, können die tragenden Säulen und Wände des Baukörpers (= Anwendungen bzw. Applikationen) ihr verbindendes Dach (= Reporting, Planungen, Auswertungen) zuverlässig und nachhaltig stützen. 6 im Weiteren als systemintegriertes Datenmanagement bezeichnet

6 02 IT im Einsatz: Erfahrungen, Erkenntnisse, Wegweiser 29 Eine Applikationsarchitektur visualisiert zusammenfassend das systemische Gefüge aus erforderlichen Quelldaten, Datenlüssen, Applikationen und Lieferprodukten (vgl. Abb. 6). Sie stellt diagrammartig die Zielstruktur dar und zeigt das geplante künftige Zusammenspiel. Sie artikuliert Erwartungen an die Datenlieferanten und formuliert Erfordernisse aus dem Kreis der Adressaten. Abb. 6: Applikationsarchitektur (stark vereinfacht) Stammdatenerfassung und -plege erfordert eindeutige Regeln Das systemintegrierte Datenmanagement lebt von der Vollständigkeit und der Qualität seiner Stammdaten. Der Begriff Stammdaten ist unscharf und wird bisweilen uneinheitlich verwendet. Im Folgenden sind darunter Attribute zu verstehen, die einem Objekt, einer Mieteinheit oder einem Mietvertrag zugeordnet werden. Sie entstammen keiner Berechnung, sondern bilden vielmehr das Grundgerüst für Auswertungen und Verdichtungen. Ein Datenmanagementsystem lässt sich auf verschiedene Weise füttern, wobei automatisiertes Einlesen von Importdateien grundsätzlich einem ausufernden Umfang an manuellen Eingaben vorzuziehen ist. In der Regel wird ein Stammdatenkonzept realisiert, dass auf verschiedenen Säulen beruht. Entscheidend ist hierbei, penibel scharf festzulegen, wer welche Daten in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt in das System bringt sei es nun initial oder im Rahmen einer Aktualisierung. Dabei sind nicht nur interne organisatorische Gegebenheiten zu beachten. Auch im Außenverhältnis mit sämtlichen eingebundenen Dienstleistern, ist allseits Klarheit zu schaffen. Ohne eine planvolle Zuweisung von Plichten kommt es entweder zu Lücken oder zu Redundanzen im Datenbestand. Beides ist mit verheerenden Folgen verbunden. Sogenannte Prüfroutinen erleichtern das Qualitätsmanagement und reduzieren hohen manuellen Plegeaufwand. Gerade bei Mieterbestandslisten mit Mietverhältnissen im vierstelligen Bereich ist der Stammdatenbestand automatisiert zu prüfen, d. h. logische Probleme, die keine Objekt- oder Vertragskenntnis erfordern, wie z. B. eine negative Flächenangabe oder ein fehlender Mietername, sind zu identiizieren. Sobald es gelingt Unzulänglichkeiten dieser Art zentral herauszuiltern, werden die eingebundenen operativen Kräfte entlastet und in die Lage versetzt, sich auf eine von Immobilienwissen gestützte Durchsicht zu konzentrieren.

7 30 IT im Einsatz: Erfahrungen, Erkenntnisse, Wegweiser Automatisierte Schnittstellen sichern Efizienz und Datenqualität Asset Manager, die im eigenen Hause kein ergänzendes Property Management erbringen, sondern die betreffenden Leistungen extern beauftragen, sind gut beraten, für einzelne Portfolien bzw. Objekte eine redundante Datenwelt zu vermeiden. Das Kerninstrument hierfür ist die Organisation eines harmonischen Zusammenspiels sich ergänzender und nicht konkurrierender Systeme, die über automatisierte Schnittstellen miteinander verbunden sind. Abseits technischer Speziikationen und Variationsvielfalt werden diese Schnittstellen als Datenlieferungen verstanden, die auf derart konkreten Konventionen (u. a. Mappings) beruhen, dass die entsprechenden Dateien stets gleichartig in Gestalt und Logik Daten exportieren bzw. importieren können. In der Frühphase seines Mandats sollte sich der Asset Manager vor allem vergegenwärtigen, dass die Herbeiführung eines hohen Automatisierungsgrads häuig sehr zeitintensiv ist; es sei denn, es kann auf einer bereits erprobten Schnittstelle für andere Immobilienbestände aufgesetzt werden. Der meist hohe Initialaufwand unterliegt daher von Beginn an einem Amortisierungsdruck. Die Rechtfertigung der Investition beruht auf der Annahme zukünftiger Efizienzsteigerungen. Signiikante Effekte treten jedoch nur ein, wenn die realisierte technische Lösung von einem gemeinsamen Ablaufverständnis des Eigentümers, der Bank und den beteiligten Dienstleistern getragen wird. Bei der Schnittstellenentwicklung stehen u. a. folgende Fragen zur Diskussion: Auf welche Weise wird die Exportdatei bereitgestellt? Welche Berichts- und Lieferstichtage gibt es? Wie wird mit unterschiedlichen Erwartungen und Praktiken in diesem Kontext umgegangen? Wer führt wann welche Qualitätskontrollen durch? Wie funktioniert die Fehlerbehebung im umgekehrten Informationsluss, also vom Datenempfänger zurück zum Datenproduzenten? Dies alles sind typische regelungsbedürftige Aspekte. Ohne ein durchdachtes Prozesskonzept bleibt ein rein technisch geschaffenes Ineinandergreifen von Zahnrädern u. U. wirkungsarm, sein Potenzial droht weitgehend ungenutzt zu bleiben. Sogar Efizienzverluste können eintreten. Ein Tunnelblick des Asset Managers bei der Bewältigung von Schnittstellenthemen ist wenig hilfreich. Sein Handeln muss ebenfalls auf die Motivation der übrigen Beteiligten gerichtet sein, also auch das Einfühlungsvermögen beinhalten, dem Kunden wie dem Property Manager die jeweils eigenen Vorteile einer automatisierten Lösung zu vermitteln und damit letztlich eine allseitig engagierte Mitwirkung zu erreichen Berechtigungskonzepte prozessorientiert aufstellen Ein Datenbestand, der von einem großen Personenkreis gemeinsam verwaltet wird, birgt Risiken. Auch wenn es Romantikern und Basisdemokraten ein Dorn im Auge sein mag: Im Datenmanagement ist es von zentraler Bedeutung, dass nicht jeder alles darf. Berechtigungen müssen auf die jeweilige Aufgabe im Unternehmen zugeschnitten sein. Zum Verhängnis wird in der Regel nicht mutwilliger Missbrauch. Im Vordergrund stehen in erster Linie tatsächlich schlichte Anwenderfehler. Als zweite Faustformel kommt dazu: Es muss auch nicht jeder alles wissen. Ein nachvollziehbares Kundenanliegen besteht darin, dass nur die unmittelbar mandatsbeteiligten Mitarbeiter in Kenntnis seiner Immobilien- und Leistungsdaten kommen. Erwartet werden konsequente Trennlinien, mitunter auch innerhalb einzelner Fachabteilungen. Jeder Anbieter im Asset Management muss in der Neugeschäftsakquisition damit rechnen, sein Schutzkonzept nicht nur allgemein verbal zu erläutern, sondern handfeste Belege vorzubringen.

8 02 IT im Einsatz: Erfahrungen, Erkenntnisse, Wegweiser 31 Die Erstellung eines Berechtigungskonzepts ist ein querschnittsartiger, mehrdimensionaler Arbeitsschritt. Dies sei im Folgenden exemplarisch an der Aufstellung einer immobilienbezogenen Geschäftsplanung (Businessplan (BP)) verdeutlicht: Der fachlich versierte Hauptanwender im Rahmen der BP-Aufstellung wird mit besonders weitreichenden Schreibrechten ausgestattet und muss die Berechnungslogik im Hintergrund vollständig verstanden haben. Er legt im System Muster-BP für jedes Objekt an und koordiniert deren Befüllung. Dabei deiniert er insbesondere Globalannahmen (Top Down Assumptions), wie z. B. die Inlationsrate der kommenden Jahre. In anderen Fällen indet durch ihn eine prototypische Vorbefüllung durch individuell überschreibbare Standardannahmen statt. Letzteres wäre u. a. bei erwarteten mietfreien Zeiten naheliegend. Für den jeweils objektzuständigen Asset Manager beschränken sich die Berechtigungen auf den Input, der von ihm erforderlich ist. Hier bestätigt er entweder die Standardannahme oder er überschreibt sie. Insbesondere legt er Annahmen fest, die nur objektspeziisch sinnvoll zu treffen sind, wie z. B. eine nach Geschossen gestaffelte Marktmiete für Leerstandslächen. Je nach Mandatstyp und interner Aufgabenteilung wird der Asset Manager an verschiedenen Stellen Fachexpertisen einbinden. Dies kann bspw. die Planung baulicher Investitionen (Construction Capex) durch Vertreter der Technikabteilung betreffen. Dem erweiterten Kreis der Mitwirkenden wird ebenfalls Leserechte, häuig partielle Leserechte, eingeräumt, um für ein efizientes Aufstellungsverfahren des BP zu sorgen Management von Veränderungen: Situations- und Kundenorientierung sind gefordert Natürlich beeinlussen neue Anforderungen stets die Gestaltung und Umsetzung des systemintegrierten Datenmanagements. Die große Herausforderung ist, efizient Produkte liefern zu können, die den Anforderungen der wichtigsten externen Adressaten gerecht werden, also denen der Eigentümer und Banken. Der Weg dahin ist deshalb so anspruchvoll, weil diese Anforderungen in der Regel nicht statisch sind. Häuig empinden Dienstleister die Änderung einmal vereinbarter Standards als störend. Mitunter kann auch der Eindruck von Beliebigkeit entstehen, fehlender Kontinuität in der Haltung. Doch diese Einschätzung kann leicht zu kurz greifen, denn tatsächlich bestimmt die jeweils aktuelle Situation einer Immobilieninvestition den Erkenntnisbedarf: So können in Zeiten auskömmlicher Liquidität Szenarienbetrachtungen im Vordergrund stehen, in deren Rahmen die Vorteilhaftigkeit von Capex-Maßnahmen nachgewiesen wird, getragen von anschließend erzielbaren höheren Mieten. Bei Verknappung der Liquidität kann sich das Bild grundlegend anders darstellen. Diese Phase ist in der Regel gekennzeichnet von deutlich erweiterten Anforderungen an die Granularität der Liquiditätsplanung, insbesondere die möglichst präzise Prognose des kurzfristigen Liquiditätsbedarfs. Für dienstleistende Asset Manager kommt es darauf an, die Ursachen und Zusammenhänge typischer Änderungen im Zeitablauf zu verstehen und diese durch eigene Flexibilität akkurat zu bewältigen. Das setzt nicht nur systemseitige Beweglichkeit voraus. Vielmehr ist es häuig erforderlich, lankierend in die operativen Regelabläufe bzw. in die Prozesse einzugreifen. Einige zusätzliche Spalten in einem Bericht können technisch schnell umgesetzt sein. Als weitaus zäher erweist sich erfahrungsgemäß das Umdenken in den beteiligten Köpfen, das Abrücken von bewährten Alltagsgewohnheiten. Ein Beispiel hierfür ist das Reporting über potenzielle Mietvertragsabschlüsse (Leasing Pipeline): Bei angenommener angebotsfreundlicher Marktlage steht typischer Weise das Bedürfnis im Vordergrund, einen umfassenden und zugleich kompakten Überblick

9 32 IT im Einsatz: Erfahrungen, Erkenntnisse, Wegweiser 02 über alle aktuellen Aktivitäten zu erhalten. Wer redet gerade mit wem? Wie werden die Abschlusswahrscheinlichkeiten eingeschätzt? Von welchem Vermietungsstand darf seriös in drei oder sechs Monaten ausgegangen werden? Mit ungünstiger Nachfrage am Markt oder nur eingeschränkt wettbewerbsfähigen Objektproilen kann sich das Informationsbedürfnis um nahezu 180 Grad drehen, um gegenüber Dritten also z. B. den Aufsichtsgremien des Eigentümers objektiv belegen zu können, warum über einen längeren Zeitraum Erfolge im Leerstandsabbau ausgeblieben sind. Wie viele Besichtigungen hat es wann gegeben? Und welche Beweggründe waren Ausschlag gebend für die Negativentscheidung des Interessenten? Ergänzungen dieser Art sind technisch nicht komplex. Schwerer wiegt die Implikation auf das systembezogene Eingabeverhalten. Fazit: Kombinierte IT- und Prozesskompetenzen sind wettbewerbsentscheidend Für Asset Manager, die sich im Wettbewerb um Mandate beinden, kommt es darauf an, bei dem Zusammenspiel aus operativen Kernprozessen und systemintegriertem Datenmanagement stets Veränderungen umzusetzen, um im Hinblick auf Efizienz, Verlässlichkeit und Kundenorientierung marktführend zu agieren. Eine Beherzigung der erläuterten Erfolgsfaktoren ermöglicht Chancen in mehrfacher Hinsicht: Einerseits sind die Faktoren eine notwendige Voraussetzung für die Erreichung der jeweiligen Projektziele. Zudem stärken sie nachhaltig die Wettbewerbsposition des Asset Management Unternehmens. Autor: Benjamin Koch ist als Executive Director bei der CORPUS SIREO Asset Management Commercial GmbH tätig. Als Bereichsleiter im Client Management verantwortet er unter anderem den laufenden Betrieb und die Weiterentwicklung des eingeführten systemintegrierten Datenmanagements, das kundenseitige Reporting und die strategische Immobilienplanung. Vor seinem Eintritt 2006 war er in der Projektentwicklung der DaimlerChrysler Immobilien GmbH beschäftigt. Seine 2003 vorgelegte Diplomarbeit wurde mit zwei Forschungspreisen gewürdigt. Heute hält er einen Lehrauftrag an der IREBS Immobilienakademie.

10 80 IT in der Diskussion: Stimmen, Thesen, Standpunkte 03 3 IT in der Diskussion: Stimmen, Thesen, Standpunkte 3.1 Zentraler Immobilien Ausschuss e. V. Axel von Goldbeck Zentraler Immobilien Ausschuss e. V. Der ZIA ist der einzige Immobilienverband, der die Immobilienbranche in ihrer ganzen Breite und Wertschöpfungstiefe umfassend vertritt. Mit mehr als 150 großen Unternehmensmitgliedern und 21 Verbänden vertritt er mittelbar und unmittelbar mehr als Unternehmen und gehört damit zu den größten Branchenverbänden. Er ist das immobilienwirtschaftliche Mitglied im Bundesverband der deutschen Industrie und vertritt die Interessen der Branche auf Bundesebene und in Brüssel. Der Zentrale Immobilien Ausschuss e.v. (ZIA) ist die ordnungs- und wirtschaftspolitische Interessenvertretung der deutschen Immobilienwirtschaft. Um die Erfüllung dieser Aufgabe zu gewährleisten, setzt der ZIA seine inhaltliche Arbeit in Form von Ausschüssen und Plattformen um. Welche Rolle spielt das Thema IT in den aktuellen Arbeitskreisen oder welches Gewicht wird diesem Thema in der näheren Zukunft beigemessen? IT spielt in den Ausschüssen und Arbeitsgruppen des ZIA keine Rolle. Anfängliche Bemühungen, das Thema zu behandeln, sind auf kein nennenswertes Interesse in der Mitgliedschaft gestoßen. Das bedeutet nicht, dass der ZIA das Thema IT nicht für außerordentlich praktisch bedeutsam hält. Der jährliche Aareon-Kongress erhält offenbar einen Zuspruch, der dem Tag der Immobilienwirtschaft vergleichbar ist. Allerdings bewegt sich die Relevanz vorwiegend, wenn nicht sogar ausschließlich auf betriebswirtschaftlicher und Prozessmanagement-Ebene. Der ZIA als politische Interessenvertretung hat bisher keinen politischen Handlungsauftrag erhalten oder erkennen können. Einzige Ausnahme, wohl ohne Relevanz für den privaten Sektor, ist die Verbesserung der technischen Infrastruktur der Gutachterausschüsse. Ziel ist die Beschleunigung der Datenverarbeitungsprozesse, standardisierte Erhebungs- und Verarbeitungsmethoden und damit eine größere Transparenz des deutschen Immobilienmarktes. Efiziente Prozesse hängen einerseits mit leistungsfähigen Systemen und andererseits mit einer guten Datenqualität bzw. auch mit einheitlichen Datenstandards zusammen. Wie nehmen Sie Ihre rund 170 direkten Mitglieder wahr: Ist hier noch Aufholarbeit zu leisten oder ist die deutsche Immobilienwirtschaft den Anforderungen gewachsen? Konkrete Erhebungen zu dieser Frage hat der ZIA bisher nicht durchgeführt. Wir gehen aber davon aus, dass die Bandbreite bei der Qualität der IT-Infrastruktur der Bandbreite der Professionalität der Unternehmen der Branche entspricht, d. h. enorm groß ist. Die ZIA-Mitglieder mit ihrer Kapitalmarktorientierung und häuig recht engen Verbindung zum Finanzsektor dürften im Schnitt deutlich besser aufgestellt sein, als der Rest der überwiegend mittelständisch und klein strukturierten Branche. Eine allgemeine Aussage, dass die Branche den Anforderungen (nicht) gewachsen ist, lässt sich sicher nicht treffen. Doch die Unternehmen wachsen mit den Anforderungen. Mit der AIFM-Richtlinie, Basel III und Solvency II treten neue regulatorische Anforderungen auf den Plan. Diese Richtlinien wirken sich auf das Risikomanagement aus, erfordern eine zusätzliche Berichterstattung und haben somit Einluss auf die IT-Systeme. Wie beurteilen Sie den notwendigen Investitionsaufwand in die System- und Datenwelt und mit welcher Stabilität der Anforderungen kann man rechnen? Der Schwerpunkt der praktischen Umsetzung der o. g. regulatorischen Maßnahmen liegt im technischen Systembereich. Wir gehen daher davon aus, dass der Investitionsaufwand für die notwendigen Anpassungen der System- und Datenwelt erheblich sind und die Berechnungen der Bundesregierung um ein Vielfaches übersteigt. Empirische Daten hierzu liegen uns allerdings bisher nicht vor. Umsetzungskosten spielen für die Fragestellungen, mit denen sich die Politik und damit der ZIA beschäftigt, keine erkennbare Rolle, zumal sie im Vorhinein nicht seriös abschätzbar sind. Wir gehen davon aus, dass die Anforderungen nicht stabil sind, sondern sich laufend weiterentwickeln werden. So steht z. B. bereits jetzt fest, dass das AIFM-Umsetzungsgesetz zum An-

11 03 IT in der Diskussion: Stimmen, Thesen, Standpunkte 81 fang der nächsten Legislaturperiode geändert werden muss. Zum jetzigen Zeitpunkt ist daher nicht absehbar, dass sich der Investitionsaufwand für IT substantiell reduzieren wird. Nachhaltigkeit ist in aller Munde. Sowohl der ZIA als auch seine Mitgliedsunternehmen sind aktiv und eine Vielzahl von Nachhaltigkeitsreports ist bereits entstanden. Welche Rolle spielt die IT und das Datenmanagement bei diesen Nachhaltigkeitsaktivitäten? Verfügen die Unternehmen im Markt bereits über die ausreichende Datenbasis, um die entsprechenden Nachhaltigkeitskennzahlen zu erzeugen? Auch hier ist die Leistungsfähigkeit der Unternehmen sehr unterschiedlich. Zwar erstellen mittlerweile eine Reihe von Unternehmen Nachhaltigkeitsberichte, im Verhältnis zur Gesamtzahl aller Unternehmen ist die Zahl jedoch noch sehr gering. Wichtig ist aber, dass es eine sich entwickelnde Tendenz des Marktes gibt, von kapitalmarktorientierten Unternehmen Nachhaltigkeitsberichte zu verlangen und die Systemanforderungen entsprechend anzupassen. Voraussichtlich wird sich diese Entwicklung zunächst auf die börsennotierten oder sonst kapitalmarktorientierten Unternehmen beschränken. Da dieser Bereich (jedenfalls börsennotierte Unternehmen) in Deutschland im Vergleich zu anderen Ländern unterentwickelt ist, kann man sicher noch nicht von einer branchenweiten Entwicklung sprechen. Der nächste Schritt in Richtung nachhaltige Immobilien ist die Integration nachhaltiger Aspekte in die Bewertung. Ist die deutsche Immobilienwirtschaft bereits so weit, dass die Nachhaltigkeit einen systematischen Eingang in die Wertermittlung indet? Über die Bewertungsthematik gibt es derzeit einen ausgiebigen Methodenstreit unter den Fachleuten. Während die einen darauf hinweisen, dass Nachhaltigkeitsparameter in den Bewertungen angeblich schon immer eine Rolle gespielt haben, wird von anderen vertreten, dass nur wertbestimmende Faktoren in die Bewertung aufgenommen werden. Ob Nachhaltigkeitsanforderungen tatsächlich in allen Fällen wertbestimmend sind, ist dabei außerordentlich umstritten. Im Übrigen ist umstritten, wo und wie Nachhaltigkeitsfaktoren Berücksichtigung inden und wie sie zu bewerten sind. Auch hier wird es unseres Erachtens einen Trend zu mehr Transparenz in der Darstellung geben. Interviewpartner: Axel von Goldbeck ist Sprecher der Geschäftsführung des Zentralen Immobilien Ausschusses e.v. (ZIA). Zuvor war er Partner der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft im Bank- und Finanzrecht tätig und hat sich dort schwerpunktmäßig mit Immobilieninanzierungen befasst. Als Geschäftsführer des ZIA verantwortet er u. a. die Aktivitäten im Bereich der Finanzmarktregulierung, soweit die Immobilienbranche betroffen ist. Hierzu gehört die Einlussnahme und Beratung in Brüssel und Berlin.

12 04 IT im Wandel: Einlüsse, Handlungen, Chancen IT als Selektionskritierium Die IT entwickelt sich in der Immobilienbranche von einer untergeordneten Supportfunktion zunehmend zu einer kritischen Kernkompetenz. Die Unternehmen der Branche sind sich dessen bewusst, investieren in IT-Kompetenz und wählen entsprechend ihre Dienstleister aus. Die Qualität der IT-Systeme wird vermehrt als Entscheidungskriterium für die Leistungsvergabe herangezogen. Zudem fungiert die Datenqualität als dominanter Schlüsselfaktor bei der Selektion von Dienstleistern. Somit wird deutlich: Die Dienstleister, die ihre IT- Systeme beherrschen, verfügen über einen deutlichen Wettbewerbsvorteil (vgl. Abb. 29 und Abb. 30). Abb. 29: Datenqualität gilt als dominanter Schlüsselfaktor aus Sicht der Kunden 40 Keine Leistungserbringung Intensive Leistungserbringung Zukünftige Veränderung Investment Management Asset Management Property Management 3,22 3,44 3,25 3,75 4,00 4,21 5% 5% 7% Facility Management 3,36 4,00 19% 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 Istzustand Erwartung Wertebereich 1-5; N=118 Abb. 30: Qualität der IT-Systeme ist ein entscheidendes Kriterium bei der Leistungsvergabe 41 Keine Leistungserbringung Intensive Leistungserbringung Zukünftige Veränderung Investment Management 2,67 3,00 13% Asset Management 3,72 3,96 6% Property Management 2,36 3,00 27% Facility Management 2,79 3,00 8% 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 Istzustand Erwartung Wertebereich 1-5; N= Zeitner/Peyinghaus, PMRE Monitor 2013: Geschäftsmodelle mit Zukunft, Vgl. ebd.

13 126 IT im Wandel: Einlüsse, Handlungen, Chancen Chancen: Welcher Nutzen lässt sich durch IT erzielen? IT als Motor zur Zielerreichung Die Unternehmen im Immobilienmarkt haben heterogene Ziele. Diese können grob in zwei Kategorien unterteilt werden: immobilienbezogene Zielen und unternehmensbezogene Zielen. Zu den unternehmensbezogen Zielen gehören bspw. die Umsatzrendite oder die Prozessqualität. Kennzahlen wie der Total Return oder die Anlagenrendite kennzeichnen hingegen immobilienbezogene Zielsetzungen. Der Zusammenhang zwischen IT-Themen und Zielsetzungen wurde mittels Regressionsanalysen überprüft. Regressionen weisen einen Wirkungszusammenhang zwischen zwei Sachverhalten auf. Die Analysen zeigen deutlich: Es gibt einen positiven Zusammenhang zwischen IT-Einsatz und Zielerreichung. Ein positiver Effekt von IT-Leistungen zeigt sich insbesondere bei IT-nahen Zielen: So wird bspw. die Erstellung der Reports efizienter und die Reportingqualität gesteigert. Aber auch bei anderen eher unternehmensbezogenen Zielvariablen zeigt sich eine positiver Zusammenhang: Der Umsatz und die Umsatzrendite ist bei Unternehmen mit intensivem IT-Einsatz höher (vgl. Abb. 61). Zudem konnten Wirkungszusammenhänge bei den immobilienbezogenen Zielsetzungen festgestellt werden. Ein regelmäßiges Update von Marktdaten wirkt sich bspw. positiv auf den Net Operating Income aus (vgl. Abb. 62) Nicht zuletzt wirkt sich der IT-Einsatz auch auf eher weiche Zielsetzungen aus: Positive Effekte bzgl. der Kundenzufriedenheit und der Erfüllung der Erwartungen der Shareholder konnten festgestellt werden (vgl. Abb. 63). Abb. 61: Effekt von IT-Leistungen auf unternehmensbezogene Ziele 72 IT-Leistungen Ziele Umsatz Umsatzrendite Prozessqualität Prozessefiziens Reportingefizienz Reportingqualität Innovationsfähigkeit Umsatzanteil Neuprdoukte Risikomanagement Liquiditätsmanagement Unternehmen Automatisiertes Reporting Kunden-Reporting prüft Zielerreichung Deiniertes Reporting-Konzept Harmonisierte IT-Systeme Dienstleister Systematische Datenqualitätsprüfung Laufende Datenübertragung Vollumfänglich abgestimmte Reports Kunde Harmonisierte IT-Systeme Positiv signiikant a < 0,1,... 10% Signiikant, Erklärungsanteil (R²) < 10% Nicht signiikant 72 Zeitner/Peyinghaus, PMRE Monitor 2011: Einsatz und Effekt integrierter Controlling-Systeme, 2011

14 138 Tipps und Tricks Tipp: Reporting-Konzepte sichern eine efiziente und termingerechte Berichterstattung Reporting-Konzepte listen die zu erstellenden Reports auf und legen die Frequenz der Berichterstattung fest. Klare Verantwortlichkeiten in der Datenaggregation, der Reporterstellung sowie in der Prüfung der Reports sichern die Efizienz der Berichterstattung. Reporting-Konzepte enthalten folgende Informationen: Bezeichnung und Inhalt des Reports Empfänger des Reports Frequenz der Erstellung Verantwortliche Stelle für die Erstellung des Reports Verantwortliche Stelle für die Prüfung und Freigabe Verantwortliche Stelle für den Versand und für Rückfragen Abb. 73: Tipp: Reporting-Konzepte

15 146 Systeme im Markt 06 6 Systeme im Markt 80 Nr. Unternehmen Software Homepage AM PM FM DR 1 Aareon Deutschland GmbH Blue Eagle x 2 Aareon Deutschland GmbH GES x 3 Aareon Deutschland GmbH Wodis x 4 AirITSystems GmbH Awaro x 5 Aperture Software GmbH 6 ARCHIBUS Solution Center Germany GmbH Aperture VisualWeb Solution ARCHIBUS x 7 ARCHIKART Software AG ARCHIKART x 8 Argus Software Inc. Argus Asset Management x 9 AT+C EDV GmbH AT + C Facility Manager x 10 Axxerion Facility Services B.V. Axxerion x 11 BBT GmbH AveStrategy x Bentley Systems Germany GmbH BFM Building + Facility Management GmbH Bentley Facilities x KeyLogic x 14 Brainloop AG Brainloop x 15 BYRON Informatik AG Byron/BIS x 16 CalCon Deutschland AG Epicr (Nachhaltigkeit) x x x 17 Cideon AG CIDEON CAFM Suite x 18 Citrix ShareFile x 19 Conject AG ConjectFM x 20 Control.IT BISonXP x 21 Cougar Software Cougar Asset Management/Cougar V.8 x x 22 Data Room Service GmbH Drooms x 23 Dataroom.com Dataroom.com x 24 Delize und Partner GmbH SIDOMO x 25 Deloitte innosys x x 26 Domus Software AG domus software x 27 EBCsoft GmbH VITRIcon x etask service magement GmbH EvansSoftware GmbH & Co. KG etask Asset Management/ etask CAFM evanssoftware v10 x 30 FaciWare GmbH FaciPlan x FaMe -Facitlities Management GiT Gesellschaft für innovative DV-Technik mbh FaMe-Asset Management x Realax x x 33 HighQ Dataroom HighQ x 34 IAZI AG - CIFI SA REPM x 35 IBM Deutschland GmbH IBM TRIRIGA 36 iffm Institut für Facility Management GmbH www-03.ibm.com/software/ products/us/en/ibmtrirrealestamana iffmgis x x AM = Asset Management bzw. Portfoliomanagement; PM = Property Management; FM = Facility Management; DR = Datenraum x x x 80 Alphabetische Aulistung ohne Bewertung und Garantie auf Vollständigkeit

16 Impressum 151 Herausgeber Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Prof. Dr.-Ing. Regina Zeitner Treskowallee 8 D Berlin pom+international GmbH Dr. Marion Peyinghaus Westendstr. 73 D Frankfurt am Main Autoren Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Prof. Dr.-Ing. Regina Zeitner Niklas Berendt Ronja Niens Richard Warnow Romina Weißbach pom+international GmbH Dr. Marion Peyinghaus Stefanie Liese Leyla Varli Foto: Heiko Gebauer, 2013 Copyright 2014: Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Prof. Dr.-Ing. Regina Zeitner Treskowallee 8 D Berlin Tel.: pom+international GmbH Dr. Marion Peyinghaus Westendstr. 73 D Frankfurt am Main Tel.:

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