Archivierung: Verzeichnis vernichtbare Unterlagen (Jahr 2011) (HaufeIndex: )

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1 Archivierung: Verzeichnis vernichtbare Unterlagen (Jahr 2011) (HaufeIndex: ) Liste der Unterlagen, die ab 2011 vernichtet werden können. Verzeichnis vernichtbarer Unterlagen im Jahr 2011 Bezeichnung Frist Vernichtbare Unterlagen mit letztem Eintrag aus oder erstellt in den Jahren Abkürzungsverzeichnis, allgemein Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u.ä. Abrechnungsunterlagen, (soweit Buchungsgrundlage 10 Jahre) Abschlussübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) und früher Abtretungserklärungen Akkreditive Aktenvermerke Änderungsnachweis der EDV- Buchführung Angebote Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) Anhang Anlagevermögensbücher und -karteien Anlagenverzeichnis Anlagezu- und Abgangsmeldungen Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung Seite 1 von 10

2 Auftragsbestätigungen Auftrags- und Bestellunterlagen Ausfuhrgenehmigungen Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) Bankbelege Bankbürgschaften Baubücher Bauakte Baugenehmigung Baupläne Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege (soweit Belegzusammenstellungen Bestellungen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen und Belege Bilanzen (Jahresbilanzen) Seite 2 von 10

3 Bilanzprotokoll (EDV) Bilanzunterlagen (z.b. Debitorenliste) Briefe Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion Buchungsprotokolle (EDV) Buchführungsprogramme Computerausdrucke mit Kontoauszügen Computerausdrucke mit Grundbuchbzw. Journal-Eintragungen Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen Computerausdrucke mit Offene-Posten- Liste Darlehensunterlagen (soweit nicht Datenflusspläne für die EDV- Buchführung Buchungsbelegen Handelsbüchern Inventaren Lageberichten Konzernlageberichten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisungen) Seite 3 von 10

4 Buchungsanweisungen Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) Depotauszüge Depotbestätigungen Depotbücher Devisenunterlagen (allgemeine) Dubiosenunterlagen (Auskünfte, Mahnungen) soweit Inventar EDV-Journal Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen, s.a. Rechnungsdoppel Einheitswertbescheide Eröffnungsbilanz Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Exportunterlagen Fahrtberichte Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) Fakturier-Journal Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung Finanzberichte Frachtbriefe Freistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) Freistellungsbescheinigung - auf Seite 4 von 10

5 konkreten Auftrag beschränkt - (Original) Gebäude- und Grundstücksunterlagen Gehaltskonten Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Geschenknachweise (soweit nicht Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) Grundbuchauszüge Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriften Handelsbilanz Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbuch Hauptbuchkonten Hilfsbücher soweit Buchungsunterlagen Inventar Inventarunterlagen Investitionszulagenanträge Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Seite 5 von 10

6 Jahresabschlusslisten Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel,-belege (soweit nicht Buchungsunterlage) Kommissionslisten Konsignationslager-Unterlagen Konsolidierungsunterlagen Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro)** Kontokorrentbücher und -kontenkarten Konzernabschlüsse Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) Kostenvoranschläge Kreditunterlagen Lageberichte Lagerbuchführungen Lagerprotokolle Lieferscheine*** Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Seite 6 von 10

7 Lohnbelege Lohnkonten Lohnlisten Lohnunterlagen Magnetbänder mit Buchungsfunktion Mahnungen und -bescheide Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) Mietunterlagen, einschl. Grundstücksunterlagen, wenn zugegangene Handelsbriefe oder Wiedergaben versandter Handelsbriefe Mietunterlagen, nach Ablauf des Vertrags, wenn keine Belegfunktion Mietunterlagen, einschl. Grundstücksunterlagen, wenn Belegfunktion Mietverträge, nach Vertragsende Mikrofilme mit Geschäftsbriefen Mikrofilme mit Buchungsbelegen Mikrofilme mit allgemeinen Organisationsunterlagen Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsunterlage) Nebenbücher OP-Listen (EDV) Organisationsunterlagen der EDV- Buchführung Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) Patente und Unterlagen Portokassenbücher Postgirobelege Seite 7 von 10

8 Preislisten Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm Protokolle (allgemeiner Art) Provisionsabrechnungen -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Prozessakten Quittungen Rechnungen Rechnungen an Privatpersonen für Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (2 Jahre Aufbewahrungspflicht für den Rechnungsempfänger) Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergem. Rechnungsverkehrs nach 14a Abs. 1 UStG) Rechtsstreitfälle mit Unterlagen Registrierkassenstreifen Reisekostenabrechnungen Rentenversicherungsunterlagen Repräsentationsaufwands-Unterlagen Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensunterlagen Schecks Scheckunterlagen Schriftwechsel (allgemein) Seite 8 von 10

9 Schuldtitel Sparbücher Sparprämienunterlagen Speicherbelegungsplan der EDV- Buchführung Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten Spendenbescheinigungen Steuerunterlagen Steuererklärungen Telefonkostennachweise (keine Überstundenlisten Umsatzsteuervoranmeldungen Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel (falls nicht Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Wechselbuch Werbegeschenknachweise Zahlungsanweisungen Seite 9 von 10

10 Zinsabrechnungen (soweit Zollbelege Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) **Unternehmen (auch Einnahmen-Überschuss-Rechner) mit Onlinebanking: Hier erhält man vom Kreditinstitut einen elektronischen Kontoauszug auf seinen PC übermittelt. Lediglich ein Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs auf Papier genügt nicht, um den bestehenden Aufbewahrungspflichten nach 147 AO nachzukommen. Der elektronische Kontoauszug muss durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht verändert werden. Anders kann die Entscheidung ausfallen, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Mit dieser weiteren Kontrollmöglichkeit ist den gesetzlichen Anforderungen Genüge getan. ***Eine Archivierung von Lieferscheinen auf CD für die Kunden entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen. Seite 10 von 10