Software-Lizenzmanagement als Unternehmensaufgabe

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1 Software-Lizenzmanagement als Unternehmensaufgabe

2 Alle Rechte vorbehalten, Copyrights Matrix42 AG und CTC ComputerTraining&Consulting Diese Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte liegen bei der Matrix42 AG. Jede andere Nutzung, insbesondere die Weitergabe an Dritte, Speicherung innerhalb eines Datensystems, Verbreitung, Bearbeitung, Vortrag, Aufführung und Vorführung sind untersagt. Dies gilt sowohl für das gesamte Dokument als auch Teile davon. Änderungen vorbehalten. Andere, an dieser Stelle nicht ausdrücklich aufgeführte, Firmen-, Marken- und Produktnamen sind Marken oder eingetragene Marken ihrer jeweiligen Inhaber und unterliegen dem Markenschutz. Einzelne Textpassagen und Abbildungen sind teilweise aus dem Buch 1x1 des Lizenzmanagements - genehmigt durch den Autor - entnommen. Matrix42 ist eine registrierte Marke der Matrix42 AG. Matrix42 AG Dornhofstraße Neu-Isenburg Deutschland Tel.: +49 (0) 6102 / Stand: Juni 2010

3 Inhalt 1 Warum Lizenzmanagement? 4 2 Welchen Nutzen bietet Lizenzmanagement? 7 3 Welche Voraussetzungen braucht Lizenzmanagement? Zehn Regeln für das Lizenzmanagement Unternehmensweite Auswirkungen Projektauftrag 12 4 Wie wird ein Lizenzmanagement-Projekt vorbereitet? 14 5 Wie wird Lizenzmanagement implementiert? 16

4 1 Warum Lizenzmanagement? Unternehmen sind oft über Jahre hinweg zu komplexen Gebilden herangewachsen, und jedes ist anders. Die Schnelligkeit, mit der sich das Geschäft verändert, zwingt die IT sich effektiver zu organisieren und die angebotenen Services permanent auf den Prüfstand zu stellen. Dabei bekommt gerade jetzt auch das lange vernachlässigte Wirtschaftsgut Software einen immer größeren Stellenwert in der Gesamtbetrachtung der IT-Kosten. Schon lange sind, statistisch gesehen, die installierte Software (und die daran gekoppelten Services) der größte Kostenblock bei der Ausrüstung eines IT-Arbeitsplatzes. Umso wichtiger ist es, einen möglichst guten und umfassenden Überblick über die im Unternehmen eingesetzte Software zu haben. Durchschnittlich mehr als ein Drittel des vorhandenen IT-Budgets wird in den Kauf von Software und Wartungsverträge investiert. Dabei wird ein enormer Aufwand betrieben, um die mittlerweile fast vollständig von der IT abhängigen Geschäftsprozesse zu managen. Die ständige Verfügbarkeit von IT-Kapazitäten zu gewährleisten, gehört zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Deswegen müssen die Unternehmen alles daran setzen, ihre Softwaresysteme stabil und funktionstüchtig zu halten. Sie denken bestimmt jetzt, was hat das mit Lizenzmanagement zu tun? Nun, gestatten Sie uns folgende Frage zu stellen: Wie würde sich ein Verlust einzelner oder mehrerer Systeme durch eine erzwungene Stilllegung auf Ihre Geschäftstätigkeit auswirken? Erzwungene Stilllegung? Ja. Das könnte durchaus passieren. Können Sie sich vielleicht erinnern, welche Bedeutung der 9.Juni 1993 hatte? An diesem Tag wurde Software in Deutschland ausdrücklich urheberrechtlich geschützt! Das bedeutet, jeder Softwarehersteller kann - unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben in Deutschland - die Einhaltung und Erfüllung der mit dem Kauf der Software akzeptierten Lizenzbedingungen (Nutzungsbedingen) jederzeit prüfen. Um auf die eingangs gestellte Frage zurückzukommen würde das im schlechtesten Fall bedeuten, dass die nicht korrekt lizenzierten Systeme stillgelegt werden. Im günstigsten Fall müsste nur die unlizenzierte Software nachlizenziert werden (vorbehaltlich weiterer Schadensersatzforderungen), meistens aber zu einem viel höheren Preis, als ursprünglich vereinbart. Von einem eventuell drohenden Image-Schaden gar nicht erst zu sprechen. Nach einer Umfrage der BSA (Business Software Alliance im vergangenen Jahr sind sich über 40 Prozent der Unternehmen nicht völlig sicher, ob Ihre eingesetzte Software korrekt lizenziert ist. Die BSA ruft immer wieder Unternehmensmanager und IT-

5 Verantwortliche dazu auf, sich verstärkt dem Software- und Lizenzmanagement zu widmen. Die aktuelle Kampagne führte, Die BSA hatte im Jahr 2005 die Zahl der abgeschlossenen Fälle, in denen sie gegen den Einsatz unlizenzierter Software ermittelt hat, um 33 Prozent auf knapp über 1000 erhöht. Gleichzeitig stieg die Summe der Schadensersatzzahlungen um 15 Prozent gegenüber dem Vorjahr an. so ist es auf den Webseiten nachzulesen, zu einem rasanten Anstieg von Hinweisen auf unlizenzierte Software in Unternehmen. Jedes Jahr werden für die Bereitstellung von Software erhebliche Summen aufgewendet, doch kaum ein Unternehmen hat einen ausreichenden Überblick über seine eingesetzte Software. Ein schwerwiegender strategischer Fehler, denn wer die Lizenzthematik falsch einschätzt, muss unter Umständen nicht nur finanzielle Risiken befürchten, sondern läuft auch Gefahr, gegenüber dem Hersteller bzw. dem Gesetzgeber die rechtliche Compliance nicht einhalten zu können. Die Hersteller werden, bedingt durch fallende Umsätze und geringere Lizenzeinnahmen, sehr viel öfter bei Ihnen vor der Tür stehen als Ihnen lieb sein dürfte und die Einhaltung der vereinbarten Nutzungsrechte aufs Penibelste überprüfen. Wenn Sie sich hier keinem Risiko aussetzen wollen, das vielleicht Ihr Unternehmen gefährden könnte, sollten Sie sich schnellstens ausführlich mit dem Thema Lizenzmanagement auseinandersetzen und ein entsprechendes Frühwarnsystem einführen. Unternehmen wurde die Verpflichtung zu einem aktiven Risikomanagement schon vor Längerem verschiedentlich ins Stammbuch geschrieben. Bereits Anfang 1998 wurde das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verabschiedet und in Kraft gesetzt. Es enthält etliche Vorschriftsänderungen im Handels- und Gesellschaftsrecht vor allem für Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien; aber auch viele Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) fallen unter die Vorschriften. Im Kern des KonTraG werden Unternehmensleitungen dazu verpflichtet unternehmensweite Frühwarnsysteme für Risiken einzuführen und zu betreiben. Entsprechend wurde die Haftung von Vorständen, Aufsichtsräten und Wirtschaftsprüfern erweitert. Auf europäischer Basis entstanden nachfolgend weitere Vorschriften, beispielweise: Basel II: Die entsprechenden EU-Richtlinien (gültig seit 1. Januar 2007) stellen u. A. die Mindesteigenkapitalanforderungen in den Fokus und Berücksichtigen bei der Bewertung der Kreditwürdigkeit eines Unternehmens (Rating) explizit Operationelle

6 Risiken, wie sie auch durch unzureichende Lizenzierung eingesetzter Softwareprodukte entstehen. EuroSOX: Die 8. EU-Richtlinie ( Abschlussprüfungs-Richtlinie) definiert Standards und Mindestanforderungen für die Prüfung von Jahresabschlüssen. Sie räumt Abschlussprüfern Schutz vor unzulässigem Druck des Managements ein, sorgt für eine klare Aufgabenverteilung und bessere Qualität sowie Transparenz von Abschlussprüfungen. In den USA wurde 2002 das Bundesgesetz Sarbanes-Oxley-Act (SOX), verabschiedet, das verschiedene Aspekte der Corporate Governance, Compliance sowie Berichterstattungspflichten von Publikumsgesellschaften adressiert. In gleichem Zuge wurde eine Behörde zur Überprüfung der Umsetzung eingerichtet (Company Accounting Oversight Board = PCAOB). Dieses Gesetzt gilt für alle Unternehmen, deren Anteile an amerikanischen Börsen gehandelt werden.

7 2 Welchen Nutzen bietet Lizenzmanagement? Erst einmal müssen Sie sich bewusst werden, was Sie mit einem Lizenzmanagement erreichen können. Das Nutzenpotenzial ist hoch, denn effektives Lizenzmanagement schafft Transparenz als Grundlage, für Lizenz-/Einkaufs-/Vertragsverhandlungen für Softwarestandards und Richtlinien für die Zuordnung und Weiterverrechnung von Softwarelizenzkosten senkt die Softwareausgaben durch, das Aufdecken von Überkapazitäten und deren Vermeidung die Umverteilung nicht genutzter Softwarelizenzen über einen Software-Pool das Formulieren bedarfsgerechter und kostenoptimierter Lizenzverträge die Standardisierung in den Prozessen und bei der Administration im operativem Umfeld minimiert Risiken durch, ein sofortiges Erkennen von Unterlizenzierungen einen möglichen lückenlosen Nachweis gegenüber den Herstellern bei Audits eine permanente Überwachung der Richtlinien für den lizenzrechtlich korrekten Umgang mit Softwarelizenzen Statistische Erhebungen der BSA (Business Software Alliance) gehen davon aus, dass jede dritte Softwareinstallation illegal, d.h. nicht korrekt lizenziert im Einsatz ist. Die häufigste Ursache dafür ist der leichtfertige Umgang mit dem Wirtschaftsgut Software und mangelndes Lizenzmanagement. Sieht man sich die Situation in den Unternehmen genauer an, dann führt das Lizenzmanagement heute häufig immer noch ein Schattendasein als ungeliebtes Anhängsel im Assetund Konfigurationsmanagement innerhalb des IT-Betriebs. Das Lizenzmanagement ist im Vergleich mit anderen Gebieten im IT-Umfeld immer noch ein sehr junger Fachbereich und demzufolge fehlt es oft an konkretem Wissen und Erfahrungen in den Unternehmen. Die

8 Hersteller tragen ihr Übriges dazu bei, wenn Sie fast im Jahresrhythmus immer neue und teilweise auch kompliziertere Lizenzmodelle und metriken auf den Markt werfen. Wie es um das Lizenzmanagement in den Unternehmen bestellt ist, wollte die Gartner Group 2006 mit einer Studie herausfinden. Das Ergebnis: Mit einem funktionierenden Lizenzmanagement kann eine Kostenreduktion von ca. 15% bis 30% mittel- und langfristig realisiert werden. 90% der Unternehmen machen aber von dieser Möglichkeit, aufgrund fehlender Software und Lizenzverwaltung keinen Gebrauch. Die vier wichtigsten Aufgabenbereiche des Lizenzmanagements sind: Lizenz- Mangement Transparenz Kosten- Senkung Compliance ( Hersteller) Rechtmäßigkeit ( Gesetz) Die Schaffung von Transparenz Die Reduzierung der Kosten Die Einhaltung der Compliance gegenüber dem Hersteller Die Erfüllung der rechtlichen Vorgaben gegenüber dem Gesetzgeber

9 Wenn Sie bisher der Meinung waren, dass der Hauptaspekt für die Einführung eines aktiven Lizenzmanagements die Reduktion von IT-Kosten sein sollte, stimmen wir Ihnen fürs Erste zu, doch finden Sie unter den nachfolgend aufgeführten Punkten noch weitere Nutzenargumente wie etwa: Einhaltung der Herstellervorgaben (Nutzungsbestimmungen) gewährleisten; Einhaltung der Volumenverträge, Beitritte sowie der übergeordneten Rahmenvereinbarungen; Beachtung von Vorgaben zur transparenten Darstellung der Unternehmens- Situation (Revision); Schaffung von Compliance (durch den Abgleich der erfassten technischen und kaufmännische Daten); Ermöglichen einer rechtzeitigen, strategische Planung von Softwareeinkäufen; Ermöglichen von Einsparungen durch aktive und proaktive Steuerung der Softwarelizenz-Ausnutzung (Stichwort: Software-Nutzungsanalyse); Aufwandsarme und schnellstmögliche Durchführung von Herstelleraudits; Kosteneinsparungen durch Standardisierung und Softwarelizenzpooling; Wiederverwendung ungenutzter bzw. freier Softwarelizenzen innerhalb eines Softwarelizenzpools ; Senkung der Prozesskosten durch Optimierung des Lizenz- und Software-Handlings (z.b. interner Softwarelizenz-Bestellvorgang, Softwarelizenzverwaltung, Softwarelizenzpooling); transparente und stets aktuelle Sicht auf die Softwarelizenzierungssituation ermöglicht eine bessere Position gegenüber dem Software-Herstellern oder Lieferanten bei Vertragsverhandlungen. Sie sehen, es gibt eine Menge an guten Argumenten, das Thema Lizenzmanagement anzugehen. Wichtig ist nach wie vor, dass sich die Verantwortlichen in den Unternehmen der Bedeutung des Softwarelizenz-Managements bewusst sind. Vor allem gilt es, neben rechtlichen Restriktionen auch wirtschaftlichen Schaden vom Unternehmen abzuwenden oder nicht entstehen zu lassen. Dazu muss ein entsprechendes Prozess- und Lizenz-Know-how aufgebaut werden.

10 3 Welche Voraussetzungen braucht Lizenzmanagement? Um ein Lizenzmanagement-Projekt zu starten, sollten ein paar Grundregeln eingehalten werden. Verstehen Sie diese bitte als Denkanstoß und ergänzen Sie diese gegebenenfalls durch weitere aus ihrem Unternehmensumfeld. Des Weiteren, sollten Sie ihr gewohntes Blickfeld verlassen und auch die Dinge einmal aus einer anderen Perspektive betrachten. 3.1 Zehn Regeln für das Lizenzmanagement 1. Erarbeiten Sie rechtliche Risiken und mögliche Einsparpotenziale. Zeigen Sie die rechtlichen Risiken auf, die bei einer möglichen Unterlizenzierung drohen, aber auch welche kurz-, mittel- und langfristigen Einsparpotenziale zu erwarten sind sowie die Vorteile und den zu erwartenden Nutzen für das Unternehmen, um die erforderliche Unterstützung für das Lizenzmanagement-Projekt zu bekommen. 2. Organisieren Sie Ihr zukünftiges oder laufendes Lizenzmanagement. Wenn jede Fachabteilung ihr eigenes Lizenzmanagement betreibt, nützt Ihnen das sehr wenig. Nur klare unternehmensweite Verantwortlichkeiten für die Softwarebeschaffung und Verwaltung schaffen Ordnung im Lizenzdschungel. 3. Erstellen Sie ein aktuelles Lizenzinventar. Ein Lizenzinventar enthält sämtliche kaufmännischen Informationen zu der jeweiligen Software, die für das Unternehmen erworben wurde und im Einsatz ist, sowie die vereinbarten Nutzungsrechte und Lizenzmetriken. Nehmen Sie dafür Ihr Softwareportfolio zu Hilfe, und verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der erworbenen Lizenzen. 4. Standardisieren Sie Software, und sparen Sie so auf diese Weise Kosten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Software-Zoo beherbergen, können Sie nur schwer den Überblick und die Kontrolle über die zu verwaltenden Softwarelizenzen behalten. Die eingesetzten Produkte müssen auf den Prüfstand, um eine Reduzierung zu erreichen. Hier gilt: Pro Funktion (beispielsweise um Daten zu komprimieren) möglichst nur ein Produkt einsetzen. 5. Machen Sie Verträge transparent. Es muss sowohl für die IT-Abteilung als auch für die Fachbereiche transparent sein, welche Softwareprodukte mit welchen Nutzungsbestimmungen wie eingesetzt werden dürfen.

11 6. Vereinheitlichen Sie Lizenzmetriken. Die Lizenzmetriken in Ihrem Unternehmen können aus der Vertragshistorie heraus und durch schnellen Wandel bei den verschiedenen Lizenzmodellen recht unterschiedlich sein. Untersuchen Sie Ihre laufenden Verträge auf mögliches Einsparpotenzial, beispielsweise durch eine mögliche Umstellung der Lizenzmetrik, wenn es die Nutzungsbedingungen erlauben. 7. Steuern Sie Softwarebeschaffungen zentral. Wenn der Softwareeinkauf abteilungsgetrieben ist und eventuell von verschiedenen Personen verantwortet wird, können Sie keine vernünftige Lizenzmanagement-Steuerung erwarten. Stellen Sie sich der Herausforderung, und organisieren Sie Ihren Softwareeinkauf zentral. 8. Prüfen Sie regelmäßig Ihre Softwarekosten. Aus der Gewohnheit heraus werden oft Rechnungen ungeprüft abgehakt und der Wareneingang gesetzt. Nicht selten ändern sich aber Preise und Konditionen bei Herstellern oder Lieferanten. Wenn Ihre Softwareverträge es zulassen, können Sie mit Nachverhandlungen Kosten reduzieren. 9. Planen Sie einen möglichen Tool-Einsatz richtig. Ein Lizenzmanagement Tool alleine gibt noch kein aktives Lizenzmanagement. Stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand, und optimieren Sie diese. Ein vernünftiges Tool, das auch in Ihre IT-Landschaft passt, muss sich Ihren Prozessen anpassen und nicht umgekehrt. 10. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter. Machen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Lizenzen fit. Veranstalten Sie Seminare und Workshops, um Aufklärung zu leisten, beispielsweise darüber, was es bedeutet, wenn unlizenzierte Software im Unternehmen eingesetzt wird, bzw. ungenutzte Lizenzen nicht gemeldet werden. 3.2 Unternehmensweite Auswirkungen Seien Sie sich bewusst, dass aktives Lizenzmanagement ein Prozess ist, der das ganze Unternehmen erfasst. Dabei ist ein Lizenzmanagement Projekt keinesfalls in nur wenigen Wochen erledigt. Allenfalls haben Sie in dieser Zeit, einen ersten Überblick über ihre Softwarelizenz-Situation erhalten. Der in den Unternehmen anzutreffende Bestand an Softwareli-

12 zenzen stellt mittlerweile einen erheblichen Vermögenswert dar. Deshalb liegt eine zielorientierte Planung und ein durchdachter Einsatz der Software im Interesse eines jeden Unternehmens. Aber nur wenige Unternehmen schaffen die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen, um Lizenzmanagement effektiv und effizient betreiben zu können. Erstellen Sie zunächst einen Projektplan, indem Sie auch die zu erreichenden Ziele beschreiben und definieren. Beachten Sie bitte, dass Sie für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Projektauftrags die volle Rückendeckung durch ihre Geschäftsleitung benötigen, damit Sie in den anzusprechenden und zu involvierenden Fachabteilungen die für Ihr Projekt notwendige Unterstützung erhalten. 3.3 Projektauftrag Formulieren Sie für den Projektauftrag Ziele und Nutzen für die Einführung eines Software- Lizenzmanagements. Welche allgemeinen Ziele können Sie formulieren? Die bisherigen Vorgehensweisen und Prozesse in der Softwarebeschaffung und Softwareverteilung sind zu überprüfen. Die bestehenden Software-Life-Cycle-Prozesse sollen analysiert und deren Reifegrad bestimmt und wenn erforderlich angepasst und optimiert werden. Die Möglichkeiten zur Kostenvermeidung und möglichen Einsparpotenztialen sollen aufgezeigt werden. Das Vertragsmanagement soll optimiert und transparent gestaltet werden. Rechtssicherheit ist zu schaffen. Die Qualitätssicherung der Inventarisierungs- und Lizenzdaten mit Bilanzerstellung (Compliance) soll gewährleistet werden. Ein Lizenzmanagement-Tool soll eingeführt werden. Neben den Zielen sollte der von Ihnen zu verfassende Projektauftrag auch den Nutzen des Lizenzmanagements herausstellen. Als Ausgangspunkt für Ihre Formulierungen können Ihnen die folgenden Stichpunkte helfen.

13 Nutzen eines Lizenzmanagement-Projekts Einhaltung nationaler und internationaler Gesetze. Einhaltung von Herstellervorgaben und deren Nutzungsbestimmungen. Die Unternehmenssituation transparent darstellen (Revision). Herstelleraudits lassen sich fast ohne Vorbereitungszeit und damit ohne zusätzliche Aufwände/Kosten unproblematisch durchführen. Die rechtzeitige strategische Planung von Softwareeinkäufen wird möglich. Die Position bei Vertragsverhandlungen gegenüber den Software-Herstellern kann verbessert werden. Es können Einsparungen durch Standardisierung und Lizenzpooling erzielt werden. Prozesskosten können optimiert werden. Die aufgeführten Punkte geben Ihnen bestimmt genügend Material an die Hand, um einen aussagekräftigen Projektauftrag zur Einführung eines Software-Lizenzmanagements für Ihre Geschäftsleitung überzeugend formulieren zu können. Weitere wichtige Aktivitäten sind dabei: Beschreiben Sie die angedachte Roadmap Legen Sie klare Projektphasen fest Definieren Sie mögliche Arbeitspakete Identifizieren und bewerten Sie mögliche Baustellen Erkennen Sie mögliche Komplexitätstreiber Erstellen Sie eine Risikomatrix für das Projekt Wer kann das Projekt noch mit unterstützen? Weil das Lizenzmanagement noch eine junge Disziplin ist, können Sie wahrscheinlich im Unternehmen nicht immer auf Spezialisten aus den eigenen Reihen zurückgreifen. Holen Sie sich des-halb, wenn nötig und sinnvoll, externe Unterstützung hinzu. Gerade zu Beginn eines solchen Unterfangens besteht sehr schnell die Gefahr, die falsche Richtung einzuschlagen. Externe Lizenzmanagement-Partner wie die Matrix42, unterstützen Sie bei den Vorbereitungen und bringen sehr viel Erfahrung aus anderen Lizenzmanagement-Projekten mit ein, die Sie bestimmt bei der einen oder anderen Fragestellung zur Lösung ihrer Aufgabenstellung verwenden können.

14 4 Wie wird ein Lizenzmanagement-Projekt vorbereitet? Nachdem Sie ihren Projektauftrag mit ihren Ziel- und Nutzenpotential formuliert haben, das Management grünes Licht gegeben hat, können Sie mit ihrem Lizenzmanagement Projekt beginnen. Verdeutlichen Sie sich noch einmal kurz Ihre Ausgangssituation. In vielen Fällen sind die bestehenden Rechtsunsicherheiten aufgrund fehlender gesamtheitlicher Prozesse im Lizenzmanagement-Umfeld der wichtigste Grund für den Start eines Lizenzmanagement-Projektes. Dicht gefolgt von dem Ziel, Kostentransparenz und Kosteneinsparung herzustellen. Also wird es in einem ersten Schritt notwendig sein, die bestehenden Software-Lifecycle-Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und eine Reifegradanalyse vorzunehmen. Aus den Ergebnissen lassen sich dann die möglichst optimierten Soll-Prozesse und weitere Maßnahmen ableiten, sowie die Anforderungen an ein Tool definieren und beschreiben. Die wichtigsten Aufgaben bei einer solchen Ist-Aufnahme sind: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die möglichen Ansprechpartner im Software- Lifecycle-Prozess und die bisherige organisatorische Einbettung. Halten Sie für: Abläufe und Prozesse Bestehende Infrastruktur Rollen und Verantwortlichkeiten Bestehende Richtlinien den Status Quo fest und dokumentieren Sie diesen. Die aufgenommenen Ergebnisse setzen Sie am besten in ein Reifegradmodell um und bewerten dieses. Mit dem so gewonnenen Überblick, können Sie ihre zukünftigen Soll-Prozesse und Anforderungen für ein schlankes und optimiertes Lizenzmanagement leichter beschreiben und umsetzen, mit dem Ziel, die Optimierung des wirtschaftlichen Einsatzes von Software und Sicherstellung der rechtlichen Compliance.

15 Die Prozesse im Software-Lifecycle-Prozess, die Sie dabei betrachten und analysieren sollten, bestehen dabei aus den Beschaffungsprozessen und den sogenannten IMAC-Prozessen (Install Move Add - Change): Die erarbeiteten Ergebnisse (Anforderungen) werden üblicherweise in einem Lastenheft niedergeschrieben und für die Auswahl eines möglichen Lizenzmanagement-Tools herangezogen. Dabei kommt es natürlich auch darauf an, welche Funktionen und Features bei Ihnen den größten Schwerpunkt besitzen. Achten Sie bei der Suche und Auswahl eines für Sie geeigneten Tools darauf, dass möglichst viele Funktionen bereits im Standard der angebotenen Lösung enthalten sind und nicht noch extra an Ihre Anforderungen angepasst werden müssen. Unterschätzen Sie aber bitte auch nicht die Komplexität des Ganzen und bedenken Sie, das ein gewisser sogenannter Customizing-Aufwand immer mit einzukalkulieren ist, da jedes Unternehmen seine eigenen Strukturen und Prozesse hat, die es auch im Tool abzubilden gilt. Vergessen Sie auch nicht, dass Sie nicht nur ihre Client-Umgebung, sondern auch weitere Objekttypen wie Server, Mobile Geräte, Netzwerkkomponenten oder vielleicht auch ihre Mainframe- und Host-Umgebung mit abbilden müssen oder wollen. Das Tool sollte also auch auf diese Anforderungen flexibel reagieren können, wenn nicht gleich jetzt sofort, dann doch auch zukünftig, wenn eine Erweiterung der zu verwaltenden Lizenzbestände ansteht. Nachdem Sie ihre Anforderungen in einem Lastenheft beschrieben und möglicherweise auch eine Ausschreibung veranstaltet haben, das Tool ausgewählt wurde, können Sie den nächsten Schritt gehen und das ausgesuchte Tool in ihrem Unternehmen einführen und implementieren. Eine Toolauswahl ist natürlich nicht notwendig, wenn Sie bereits ein Tool gefunden haben, das Ihre Anforderungen schon sehr umfangreich abdecken kann. Holen Sie sich dafür umfangreiche Unterstützung und fachliches Know-how, damit Ihnen der Projektzeitplan nicht aus den Fugen gerät.

16 5 Wie wird Lizenzmanagement implementiert? Das Lizenzmanagement-Tool wurde ausgewählt, und Sie können jetzt mit der Einführung und Implementierung beginnen. Auch wenn jetzt noch viel Arbeit vor Ihnen liegt, haben Sie doch den größten Teil des Weges bereits erfolgreich zurückgelegt. Üblicherweise wird in Zusammenarbeit mit Matrix42 ein Projekt- und Testplan für die anstehenden Aufgaben erstellt. Neben vielen organisatorischen Maßnahmen müssen vor allem die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Das Projekt wird zwangsläufig einige Änderungen im Unternehmensumfeld, den Prozessen, Strukturen und Organisationseinheiten mit sich bringen. Die Rechtzeitige Information aller Beteiligten ist eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung des Tools. Ein Implementierungsplan setzt sich dabei aus sechs Hauptphasen, mit bis zu 8 Meilensteinpakten zusammen. Bei der Vorbereitung für die Implementierung des Tools sind sowohl organisatorische als auch technische Maßnahmen erforderlich. Das ist beispielsweise die Benennung eines Pro-

17 jektleiters, aber auch die rechtzeitige Schaffung der notwendigen technischen Infrastruktur. Ein Implementierungsplan ist als Fahrplan zu erstellen und mit allen Beteiligten abzustimmen. So gewährleisten Sie die Einhaltung der vereinbarten Meilensteine und können jederzeit den Plan mit den erreichten Ergebnissen vergleichen. Über die verschiedenen Phasen hinweg, sind natürlich immer die jeweiligen Testphasen wichtig, die Ihnen den Qualitätsstand der aktuellen Implementierung wiederspiegeln. Deswegen sollten Sie so umfangreich wie notwendig ausfallen, auf keinem Fall sollten Sie darauf verzichten. Führen Sie auch umfangreiche Akzeptanztests bei den zukünftigen Endanwendern durch, denn diese müssen schließlich später im produktiven Einsatz mit dem Tool arbeiten und es im täglichen Betrieb anwenden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Sie als Auftraggeber für die Qualität der Daten einstehen müssen, die später in dem Tool verarbeitet werden sollen. Sie können dem Tool- Hersteller/Implementierer nicht vorwerfen, dass keine belastbaren Reports geliefert werden, wenn die Datenqualität der Inputquellen nicht ausreichend gut ist. Hier müssen Sie also ihren Quellen z.b. die technischen Inventarisierungsdaten und die kaufmännischen Stamm- und Bewegungsdaten größte Aufmerksamkeit widmen. Nur so haben Sie später auch die Gewähr, einen Compliance-Report zu bekommen, der Ihnen auch glaubwürdige Zahlen liefern kann. Die Informationen in diesem Dokument können natürlich nicht den Umfang und die Komplexität der Einführung eines Lizenzmanagements in allen Facetten und Tiefen beschreiben. Wir unterstützen Sie jedoch gerne beratend mit der Durchführung von Fachseminaren und Workshops, um Ihr Vorhaben strukturiert zu planen und zu implementieren.

18 Fazit: Mit Hilfe von optimierten Soll-Prozessen im Software-Lifecycle-Prozess und der Unterstützung durch ein Lizenzmanagement-Tool wie dem Matrix 42 Service Office können Sie zukünftig: Sich jederzeit einen Überblick über Ihre aktuelle Lizenzsituation verschaffen Lizenzen verwalten Verträge optimieren Risiken vermeiden Rechtskonform bleiben Kosten reduzieren Zukünftige Softwareaudits der Hersteller können Sie damit entsprechend entspannt auf sich zukommen lassen. Sie interessieren sich für Lizenzmanagement oder haben ein konkretes Lizenzmanagement-Projekt vor sich? Dann freuen wir uns auf Ihren Anruf: +49 (0) 6102 / Weitere Informationen, Zugang zu Webinaren sowie einer Leseprobe des Buches 1x1 des Lizenzmanagements finden Sie unter

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