Informationstechnische Grundlagen. WORD 2016 Aufbauschulung. WS 2018/19 Word Aufbau Schulung Dagmar Rombach

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1 Informationstechnische Grundlagen. WORD 2016 Aufbauschulung.

2 Der Aufbau einer wissenschaftlichen Arbeit - Leeres Vorblatt - Titelblatt - Inhaltsverzeichnis - Verzeichnis der Abbildungen und Tabellen - Abkürzungsverzeichnis - Zusammenfassung - Text - Literaturverzeichnis - Anhang (evtl. mit eigenem Inhaltsverzeichnis) - Eidesstattliche Versicherung, unterschrieben - Leeres Schlussblatt Informationen auf: Homepage FB05 Hier: Hinweise zur Gestaltung von Abschluss- und Projektarbeiten

3 Sinnvolle Voreinstellungen in WORD 2016 Lineale einblenden: - Menü Ansicht, Gruppe Einblenden/Ausblenden - Kontrollkästchen Lineale Nicht druckbare Sonderzeichen - Menü Start, Gruppe Absatz - Symbol - geschütztes Leerzeichen: shift + Strg + Leertaste - geschützter Trennstrich: shift + Strg + Bindestrich

4 Vorgehensweise beim Erstellen eines Dokumentes für wissenschaftliche Texte 1. Erstellen einer Dokumentvorlage 2. Erstellen eines neuen Dokumentes auf Basis der Dokumentvorlage 3. Eingabe des Textes oder Einfügen eines bestehenden Textes 4. Formatieren der Überschriften mit Überschrift-Formatvorlagen 5. Beschriften der Tabellen und Abbildungen mit Beschriftung-Formatvorlage 6. Erstellen des Inhaltsverzeichnisses 7. Erstellen des Abbildungs-, Tabellen -, und Abkürzungsverzeichnisses 8. Festlegen, auf welcher Seite die erste Seitenzahl steht 9. Erstellen eines Verzeichnisses für den Anhang

5 Was sind Dokumentvorlagen Dokumentvorlagen sind ein Basisdokument, welches für Projektarbeiten und Bachelorarbeit als Grundlage verwendet wird. Dokumentvorlagen können Einstellungen enthalten für - Seitenränder - Standardschriftarten und die Schriftfarbe - Fußzeilen - Formatvorlagen - Seitenzahlen Wird ein neues Dokument auf Basis einer Dokumentvorlage erstellt, so sind alle in der Dokumentvorlage vorhandenen Einstellungen in dem neuen Dokument auch eingestellt. Dateinamenerweiterung: *.dotx

6 Erzeugen einer Dokumentvorlage Zunächst einen Speicherort für die Vorlagen bestimmen, üblicherweise: C:\Users\[Benutzer]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates) Speicherort in Word eintragen: - Menü Datei, Befehl Optionen - im linken Bereich die Kategorie Speichern wählen - Speicherort im Feld Standardspeicherort für persönliche Vorlagen: eintragen - Word neu starten Menü Datei, Befehl Neu - Jetzt wird der Eintrag Persönlich angezeigt. - Hier sehen Sie später Ihre eigene Vorlage Erstellen der neuen Vorlage: - Nehmen Sie alle Einstellungen vor, die in der Dokumentvorlage gespeichert werden sollen. Speichern der Dokumentvorlage: - Menü Datei, Befehl Speichern unter. Doppelklicken auf Computer. - Wählen Sie im Feld Dateityp den Eintrag Word-Vorlage (*.dotx) - Word wechselt in den Ordner, in dem die Vorlagen gespeichert werden. - Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen. Aufgabe: Speichern Sie die neue Dokumentvorlage mit dem Namen WissText.

7 Nachträgliches Bearbeiten einer Dokumentvorlage Nachträgliche Bearbeitung: - Menü Datei, Befehl Öffnen - Doppelklick auf Computer - Ordner mit den Dokumentvorlagen suchen - gewünschte Vorlage öffnen

8 Fußzeilen erstellen - Register Einfügen, Gruppe Kopf- und Fußzeile - Schaltfläche Fußzeile - Befehl Fußzeile bearbeiten Jetzt kann der Text der Fußzeile eingegeben werden. Tabulatoren in der Fußzeile - voreingestellt zentrierter Tabulator bei 8 cm - voreingestellt rechtsbündiger Tabulator bei 16 cm Aufgabe: Erstellen Sie in Ihrer Dokumentvorlage eine Fußzeile.

9 Seitenzahlen Seitenzahlen werden in die Fußzeile aufgenommen. Seitenzahlen einzufügen: - Fußzeile zur Bearbeitung öffnen - Mit Tabtaste ans Ende springen - Eventuell gewünschten Text eingeben - Menü Kopf- und Fußzeilen, Register Entwurf, Schaltfläche Seitenzahl in der Gruppe Kopf- und Fußzeile - Befehl Seitenzahlen - Feld einfache Zahl Numerierung nicht mit Seite 1 beginnen: - Befehl Seitenzahlen, Seitenzahlen formatieren Die Nummerierung beginnt im Fließtext mit Seite 1 (Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Abkürzungsverzeichnis und Abbildungsverzeichnis erhalten keine Seitenzahl). Aufgabe: Rufen Sie die Fußzeile zur Bearbeitung auf und fügen Sie dort rechtsbündig die Seitenzahl ein. Beginn mit Seitenzahl 1

10 Formatvorlagen enthalten eine Gruppe von Formatierungen, die mit einem Mausklick einem Textbereich zugeordnet werden können. Welche wichtigen Formatvorlagen gibt es? - Standard: für Fließtext - Überschrift1 Überschrift4: für verschiedene Überschriftenebenen - Listenabsatz: für Aufzählungen - Fußnotentext: für Fußnotentext - Beschriftung: für Beschriftungen von Diagrammen, Abbildungen oder Tabellen Man kann die vorgegebenen Formatvorlagen anpassen (am besten in der Dokumentvorlage)

11 Formatvorlage anwenden Anwenden einer Formatvorlage - Setzen Sie die Schreibmarke in den zu formatierenden Absatz - Register Start, Gruppe Formatvorlagen - Wählen Sie die gewünschte Formatvorlage Aufgabe: Schreiben Sie einige Absätze und formatieren Sie diese mit den Formatvorlagen für die Überschriftenebenen 1 und 2 und verwenden Sie für den Fließtext die Formatvorlage Standard.

12 Alle Formatvorlagen anzeigen Liste der verfügbaren Formatvorlagen: - Register Start, Gruppe Formatvorlagen - Symbol neben Gruppennamen anklicken - Es wird ein Dialogfenster mit Formatvorlagen angezeigt. Sortierung und Zahl der angezeigten Formatvorlagen einstellen: - Im Dialogfenster Formatvorlagen auf den Link Optionen klicken - Im Feld Anzuzeigende Formatvorlagen den Eintrag Alle Formatvorlagen - Im Feld Sortierung für die Liste auswählen den Eintrag Alphabetisch wählen.

13 Formatvorlage ändern Ändern einer Formatvorlage: Im Dialogfenster Formatvorlagen - rechts neben dem Vorlagenname auf Pfeil klicken - Im Kontextmenü Ändern wählen Es können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden (Zeilenabstand, Ausrichtung, Schriftgröße, Farbe ). Weitere Formatierungsbefehle finden Sie in der Schaltfläche Format. Nach Einstellung der Änderungen: - Kontrollkästchen Zum Formatvorlagenkatalog hinzufügen anklicken. - Option Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente anklicken.

14 Formatvorlagen für Überschriften mit Nummerierung versehen Geben Sie für jede Gliederungsebene eine Beispielüberschrift ein. Markieren Sie die erste Überschrift, weisen Sie die Formatvorlage Überschrift1 zu. Nummerierung einschalten: - Register Start, Gruppe Absatz - Schaltfläche anklicken - In der Listenbibliothek auswählen: Löschen Sie den eingegebenen Text danach wieder, sonst wird er in der Dokumentvorlage gespeichert! Dem verbleibenden einzigen Absatz weisen Sie die Formatvorlage Standard zu.

15 Aufgabe: Eigene Dokumentvorlage vervollständigen Stellen Sie in der Vorlage Folgendes ein, wie es in der Broschüre Hinweise zur Gestaltung von Bachelor- und Masterarbeiten vorgegegeben ist: - Seitenränder (links: 4 cm, rechts, oben, unten: 2 cm) - Fußzeile für die Aufnahme der Seitenzahl - Fügen Sie die Seitenzahl mittig in die Fußzeile ein (Beginn mit Seite 1) - Ändern Sie die Schriftarten für die Formatvorlagen : Überschrift1: Arial, 14 pt, fett Überschrift2: Arial, 12 pt, fett Überschrift3: Arial, 12pt, nicht fett Standard: Times Roman, 11 pt, Zeilenabstand 1,5 zg. Beschriftung: Times Roman, 9pt, Anfangsabstand: 6 pt Speichern Sie die Dokumentvorlage.

16 Vorgehensweise beim Erstellen eines Dokumentes für wissenschaftliche Texte 1. Erstellen einer Dokumentvorlage 2. Erstellen eines neuen Dokumentes auf Basis der Dokumentvorlage 3. Eingabe des Textes oder Einfügen eines bestehenden Textes 4. Formatieren der Überschriften mit Überschrift-Formatvorlagen 5. Beschriften der Tabellen und Abbildungen mit Beschriftung-Formatvorlage 6. Erstellen des Inhaltsverzeichnisses 7. Erstellen des Abbildungs-, Tabellen -, und Abkürzungsverzeichnisses 8. Festlegen, auf welcher Seite die erste Seitenzahl steht 9. Erstellen eines Verzeichnisses für den Anhang

17 Neues Dokument auf Basis der Dokumentvorlage erstellen Menü Datei, Befehl Neu Im rechten Bereich der Eintrag Persönlich Die gewünschte Vorlage auswählen

18 Vorgehensweise beim Erstellen eines Dokumentes für wissenschaftliche Texte 1. Erstellen einer Dokumentvorlage 2. Erstellen eines neuen Dokumentes auf Basis der Dokumentvorlage 3. Eingabe des Textes oder Einfügen eines bestehenden Textes 4. Formatieren der Überschriften mit Überschrift-Formatvorlagen 5. Beschriften der Tabellen und Abbildungen mit Beschriftung-Formatvorlage 6. Erstellen des Inhaltsverzeichnisses 7. Erstellen des Abbildungs-, Tabellen -, und Abkürzungsverzeichnisses 8. Festlegen, auf welcher Seite die erste Seitenzahl steht 9. Erstellen eines Verzeichnisses für den Anhang

19 Ein bestehendes Dokument mit einer Dokumentvorlage verbinden Neues Dokument auf Basis der Dokumentvorlage öffnen Bestehendes Dokument öffnen Gesamtes Dokument markieren (Strg + a) Im Kontextmenü Kopieren wählen Zum neuen Dokument wechseln Menü Start, in der Schaltfläche Einfügen auf den Pfeil klicken und in den Einfügeoptionen die Schaltfläche Nur dentext übernehmen auswählen. Aufgabe: Öffnen Sie die Datei langer_uebungstext.docx übertragen Sie den Inhalt in Ihr neues leeres Dokument.

20 Vorgehensweise beim Erstellen eines Dokumentes für wissenschaftliche Texte 1. Erstellen einer Dokumentvorlage 2. Erstellen eines neuen Dokumentes auf Basis der Dokumentvorlage 3. Eingabe des Textes oder Einfügen eines bestehenden Textes 4. Formatieren der Überschriften mit Überschrift-Formatvorlagen 5. Beschriften der Tabellen und Abbildungen mit Beschriftung-Formatvorlage 6. Erstellen des Inhaltsverzeichnisses 7. Erstellen des Abbildungs-, Tabellen -, und Abkürzungsverzeichnisses 8. Festlegen, auf welcher Seite die erste Seitenzahl steht 9. Erstellen eines Verzeichnisses für den Anhang

21 Vorgehensweise beim Erstellen eines Dokumentes für wissenschaftliche Texte 1. Erstellen einer Dokumentvorlage 2. Erstellen eines neuen Dokumentes auf Basis der Dokumentvorlage 3. Eingabe des Textes oder Einfügen eines bestehenden Textes 4. Formatieren der Überschriften mit Überschrift-Formatvorlagen 5. Beschriften der Tabellen und Abbildungen mit Beschriftung-Formatvorlage 6. Erstellen des Inhaltsverzeichnisses 7. Erstellen des Abbildungs-, Tabellen -, und Abkürzungsverzeichnisses 8. Festlegen, auf welcher Seite die erste Seitenzahl steht 9. Erstellen eines Verzeichnisses für den Anhang

22 Beschriftungen einfügen - Register Verweise - Gruppe Beschriftungen - Beschriftung einfügen Aufgabe: Erstellen Sie am Ende des 1. Kapitels einen leeren Absatz und fügen Sie dort die Grafik Pyramide.jpg ein. Erstellen Sie unterhalb der Grafik die Beschriftung: Abbildung 1: Ernährungspyramide Fügen Sie am Ende von Kap die Grafik 5amTag.jpg ein und beschriften Sie diese mit Abbildung 2: 5 am Tag

23 Fuß- und Endnoten Fußnote einfügen: - Register Verweise - Gruppe Fußnoten - Fußnote einfügen Um zum Text zurückzukehren: - Register Verweise - Gruppe Fußnoten - Notizen anzeigen Löschen einer bestehenden Fußnote: Fußnotenzeichen im Text markieren und mit Entf löschen Aufgabe: Fügen Sie am Ende von Kap. 1.3 eine Fußnote ein: Text: nach DGE, 10 Regeln für die vollwertige Ernährung Fügen Sie am Ende von Kap. 1.1 eine weitere Fußnote ein: Text: WHO, Ernährungsbericht 2012

24 Vorgehensweise beim Erstellen eines Dokumentes für wissenschaftliche Texte 1. Erstellen einer Dokumentvorlage 2. Erstellen eines neuen Dokumentes auf Basis der Dokumentvorlage 3. Eingabe des Textes oder Einfügen eines bestehenden Textes 4. Formatieren der Überschriften mit Überschrift-Formatvorlagen 5. Beschriften der Tabellen und Abbildungen mit Beschriftung-Formatvorlage 6. Erstellen des Inhaltsverzeichnisses 7. Erstellen des Abbildungs-, Tabellen -, und Abkürzungsverzeichnisses 8. Festlegen, auf welcher Seite die erste Seitenzahl steht 9. Erstellen eines Verzeichnisses für den Anhang

25 Inhaltsverzeichnis einfügen Inhaltsverzeichnisse können aus den Überschriften-Formatvorlagen generiert werden. Einfügen des Inhaltsverzeichnisses: - Register Verweise - Gruppe Inhaltsverzeichnis - Schaltfläche Inhaltsverzeichnis - Befehl Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis Zum nachträglichen Aktualisieren eines bestehenden Verzeichnisses drücken Sie im markierten Verzeichnis die Taste F9

26 Abbildungsverzeichnis einfügen Abbildungsverzeichnisse werden aus der Formatvorlage Beschriftung generiert. Einfügen des Beschriftungsverzeichnisses: - Register Verweise - Gruppe Beschriftungen - Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen Zum nachträglichen Aktualisieren eines bestehenden Verzeichnisses drücken Sie im markierten Verzeichnis die Taste F9

27 Aufgabe: Inhalts- und Abbildungsverzeichnis einfügen Aufgabe: Fügen Sie eine leere Seite zu Beginn Ihres Dokumentes ein. Fügen Sie auf der ersten leeren Seite im Dokument ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlenverweis ein. Fügen Sie darunter ein Abbildungsverzeichnis mit Seitenzahlenverweis ein.

28 Vorgehensweise beim Erstellen eines Dokumentes für wissenschaftliche Texte 1. Erstellen einer Dokumentvorlage 2. Erstellen eines neuen Dokumentes auf Basis der Dokumentvorlage 3. Eingabe des Textes oder Einfügen eines bestehenden Textes 4. Formatieren der Überschriften mit Überschrift-Formatvorlagen 5. Beschriften der Tabellen und Abbildungen mit Beschriftung-Formatvorlage 6. Erstellen des Inhaltsverzeichnisses 7. Erstellen des Abbildungs-, Tabellen -, und Abkürzungsverzeichnisses 8. Festlegen, auf welcher Seite die erste Seitenzahl steht 9. Erstellen eines Verzeichnisses für den Anhang

29 Abschnitte einfügen Abschnitte werden benötigt, wenn Formatierungen, die sich normalerweise auf das ganze Dokument beziehen, innerhalb des Dokuments gewechselt werden sollen. Hierzu gehören - Seitenränder - Orientierung - Kopf-/Fußzeilen Abschnitt einfügen: - Schreibmarke an die Position stellen, an der Abschnitt eingefügt werden soll - Register Layout - Gruppe Seite einrichten - Umbrüche (Symbol: )

30 Seitenzahlen nicht auf allen Seiten des Dokumentes In einer wissenschaftlichen Arbeit werden Seitenzahlen auf dem Titelblatt und den Verzeichnissen nicht gedruckt. Um Seitenzahlen auf den ersten Seiten auszuschalten: - Neuen Abschnitt einfügen - In die Fußzeile des neuen Abschnittes wechseln (Doppelklick in Fußzeile) - Register Kopf-und Fußzeilentools, darunter Register Entwurf - Gruppe Navigation, Symbol (Verknüpfung mit vorh. Fußzeile entfernen) - Jetzt in Fußzeile des 1. Abschnittes wechseln und Seitenzahl löschen Aufgabe: Beginnen Sie mit der Seitennummerierung erst bei der ersten Textseite.

31 Vorgehensweise beim Erstellen eines Dokumentes für wissenschaftliche Texte 1. Erstellen einer Dokumentvorlage 2. Erstellen eines neuen Dokumentes auf Basis der Dokumentvorlage 3. Eingabe des Textes oder Einfügen eines bestehenden Textes 4. Formatieren der Überschriften mit Überschrift-Formatvorlagen 5. Beschriften der Tabellen und Abbildungen mit Beschriftung-Formatvorlage 6. Erstellen des Inhaltsverzeichnisses 7. Erstellen des Abbildungs-, Tabellen -, und Abkürzungsverzeichnisses 8. Festlegen, auf welcher Seite die erste Seitenzahl steht 9. Erstellen eines Verzeichnisses für den Anhang

32 Anlagen erstellen 1. Neue Formatvorlage für Anlagenüberschrift erstellen In der Formatvorlagenliste Symbol anklicken. Name der Formatvorlage: z.b. Anlagen Formatvorlagentyp: Absatz Vorlage basiert auf: Standard Formatvorlage für folgenden Absatz: Standard Schaltfläche Format Nummerierung: siehe rechts 2. Am Ende des Dokumentes vor den Anlagen einen neuen Abschnitt einfügen 3. Anlagen eintippen

33 Anlagenverzeichnis erstellen 1. Im neuen Abschnitt vor den Anlagen eine leere Seite einfügen 2. Befehl zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses aufrufen Feld Ebenen anzeigen : 1 3. Schaltfläche Optionen Häkchen bei den Überschrift Formatvorlagen entfernen stattdessen Häkchen setzen bei der neuen Anlagen Formatvorlage Schaltfläche OK 4. Schaltfläche Ok Word fragt, ob das bestehende Inhaltsverzeichnis ersetzt werden soll. Beantworten Sie mit Nein.