Entwicklung der IT-Strategie im Rahmen der strategischen Unternehmensausrichtung

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1 Entwicklung Strategie im Rahmen der strategischen Unternehmensausrichtung Vorgehen und Anwendungserfahrungen Jörg Puchan & Markus Heringer

2 Abstract: Puchan, Heringer: Entwicklung Strategie im Rahmen der strategischen Unternehmensausrichtung Vorgehen und Anwendungserfahrungen Durch die Weiterentwicklung der Technik und Verbreitung des Internets bzw. der Vernetzung im und von Unternehmen nimmt die Bedeutung der Informationssysteme im Unternehmen zu. Information spielt als wichtiger vierter Produktionsfaktor in Zeiten der Globalisierung und dem damit verbundenen erhöhten Wettbewerbsdruck eine immer größere Rolle. Eine systematische Vorgehensweise gemäß einer formulierten IT-Strategie ist notwendig, um den Unternehmensbeitrag der IT zu steigern, und die Infrastruktur, Anwendungen, Organisation und Prozesse gemäß der Geschäftsstrategie auszurichten und effizient zu betreiben. Um sich in diesem verschärften Wettbewerb behaupten zu können, verändern sich auch mittelständische Unternehmen immer häufiger in ihrer Struktur und leiten Change-Prozesse in die Wege, um dem gestiegenen Marktanforderungen gerecht zu werden. Auf Basis existierender Konzepte in Literatur und Praxis sowie unter Berücksichtigung der Stärken des Mittelstands Flexibilität und kurze Wege wurde ein sprozess entworfen und bei der Truma Gerätetechnik GmbH & Co. KG in der Praxis angewendet, mit dem Ziel die strategische IT-Planung als Unternehmensprozess dauerhaft zu integrieren. In diesem modernen, mittelständischen Unternehmen wird aktuell ein Philosphiewandel (Truma 2.0) und ein Reengineering der Geschäftsprozesse vollzogen. Erfolgskritisch dabei ist, dass die heute und in Zukunft bereitgestellten Informationssysteme flexibel sind und neue Geschäftsmodelle (netzwerkartige Unternehmensverbünde zwischen Lieferanten, Distributoren, Outsourcing-Firmen, Transportservice-Unternehmen, Entwicklungsbüros, etc.) und -prozesse unterstützt werden. Auf Grund der Bedeutung der Unternehmens-IT musste zunächst die Frage beantwortet werden, welche strategische Rolle die IT in der Aufbauorganisation des Unternehmens einnehmen soll und wie die damit verbundenen funktionalen Anforderungen erfüllt werden können. Durch die systematische Vorgehensweise konnten strategische Ziele für die IT- Organisation im Unternehmen definiert und daraus Teilstrategien für Organisation, Applikationen, Infrastruktur, Sourcing und das IT-Controlling formuliert werden. Daraus abgeleitet wurden im Anschluss eine strategische IT- Roadmap und ein Projektportfolio zur Evaluierung der Maßnahmen. Gemeinsam mit der Geschäftsführung wurden die Inhalte diskutiert und mit den von der Applikationsstrategie betroffenen Fachbereichen abgestimmt. In einem abschließenden Review der praktischen Anwendung des sprozesses wurde die Vorgehensweise reflektiert und daraus entscheidende Herausforderungen und Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche strategische IT-Planung im Mittelstand abgeleitet. Unter Berücksichtigung dieser Umfeldbedingungen ist eine erfolgreiche strategische IT-Planung in Form des vorgeschlagenen IT-sprozesses auch im Mittelstand möglich und führt zu einer effektiven Ausrichtung der IT an der Unternehmensstrategie und damit zu einem höheren Unternehmenswertbeitrag. Seite 2

3 Prof. Dr. Jörg Puchan Hochschule München Professur für Angewandte Informatik Studiengangsleiter MBA & Engineering > 15 Jahre Berufserfahrung im IT-Management Focus Areas: IT- Management, Business Process Management & Benchmarking, GRC, Neue Technologien Homepage: Markus Heringer IT-Leitung bei der Truma Gerätetechnik GmbH & Co. KG Absolvent des Aufbaustudiums MBA & Engineering Focus Areas: s IT- Management in mittelständischen Unternehmen Homepage: m.heringer@truma.com Seite 3

4 Der IT-Strategieprozess wurde als Managementprozess entwickelt und etabliert Die Entwicklung Strategie ist ein strategischer Unternehmensprozess Die erarbeitete Vorgehensweise fokussiert sich auf den Mittelstand und kann auch im Public Management (Verwaltungen im öffentlichen Sektor und Institutionen im Gesundheitswesen) angewendet werden Seite 4

5 Der IT-Strategieprozess ist eingebettet in die Unternehmensstrategie, das Marktumfeld und die Prozesslandschaft. Der Stand der IT wird berücksichtigt. Seite 5

6 - Ermittlung strategische Rolle Organisation - Abgrenzung des Planungsbereiches u. Zielformulierung - Definition / Überprüfung der Vorgehensweise Betrachtung von Frameworks: ITIL, CobiT, ISO/IEC, CMMI, COSO, etc. Abgrenzung des Planungsbereiches: Geographisch <> nach Konzernbereichen <> nach Unternehmenseinheiten <> Perspektive Praxisbeispiel: Truma Putzbrunn mit Betrachtung der Schnittstellen zu Tochterunternehmen Zielformulierung: Stetige Ausrichtung der IT an Zielen und Prioritäten der Unternehmensstrategie Erhalt der Einbindung der IT in die Führungsstruktur / -prozesse feste Implementierung des Prozesses IT- im Unternehmen Aktive Forcierung und Implementierung von IT- Innovationen mit echtem Mehrwert für das Business Seite 6

7 Umfeld- und Wettbewerbsanalyse Kunden identifizieren Kunden verstehen und Einsatzmöglichkeiten strateg. Informationssysteme aufzeigen Organisatorische Rahmenbedingungen ermitteln Wettbewerber definieren und analysieren Interne IST-Analyse Anwendungen (Business- Servicekatalog) Infrastruktur (technischer Servicekatalog) Organisation intern: Personal und Projektstatus Orga. intern: Prozesse Sourcing Finanzen und Kennzahlen IT-Benchmark Aktuelle Markttrends und neue Technologien Jährliche Trendvorhersagen von Gartner, Forrester, PAC, IDC, Experton Group, bitkom Gartner Hype Cycle => IT-Trendliste SWOT-Analyse Seite 7

8 Kunden verstehen und Einsatzmöglichkeiten strategischer Informationssysteme aufzeigen => Business-IT-Alignment TOP Leitgedanken Truma 2.0 Leitbild 2020 Strategieplan Unternehmensjahresziele Abteilungsjahresziele Legende IT-strategische Ausrichtung: 1 Differenzierung 2 Fokussierte Differenzierung 3 Kostenführerschaft 4 Stärkung der Kunden-Lieferanten- Bindung 5 Ausschöpfen von Synergien,Verbessern von Kernkompetenzen 6 Informationsbasis Seite 8

9 Benutzerorientierung Systeme zur Steigerung der Kundenbindung und der Markteintrittsbarrieren, Optimierung der Geschäftsprozesse, strategische Leitbild Informationsbasis: - EDI und Rückverfolgbarkeit vorantreiben Strategieplan - OEM-/Händler-/Endkundenportal mit Einbindung von Partnern erweitern (Integration in interne Geschäftsanwendungssysteme) IT-Vision IT-Mission -.. IT-Balanced-Scorecard Benutzerorientierung Wie sehen die Benutzer die IT- Abteilung? Operative Exzellenz Wie leistungsfähig sind die IT- Prozesse? Unternehmensbeitrag Wie sieht die Geschäftsführung die IT-Abteilung? Zukunftsorientierung Ist die IT-Abteilung für zukünftige Herausforderungen gut positioniert? Seite 9

10 Formulierung von Teilstrategien mit Planung und Definition der Enterprise Architecture durch Entwicklung und Evaluierung von Alternativen in: Organisationsstrategie Zusammenarbeit mit anderen Bereichen, Abstimmung mit anderen internen Dienstleistern, IT-interne Organisation (Personal und Prozesse) Applikationsstrategie Unterstützung der Geschäftsprozesse Infrastrukturstrategie Software Systemarchitektur, Clients und Telefonie, Server, Netzwerk, Security Sourcingstrategie IT-Controlling (Kennzahlensystem) Seite 10

11 IT-Roadmap Projektportfolio Seite 11

12 Review der Vorgehensweise Hürden zum Erfolg Einbindung der Geschäftsleitung im richtigen Maße Fehlendes Bewusstsein für Bedarf an strategischer IT-Planung Schnelle Veränderung des Umfelds erschwert die Aufwendige Erfassung des IST-Zustandes durch fehlende Prozessbeschreibung und Dokumentation Ganzheitlicher gegenüber nur Serviceorientierter Ansatz (ITIL) Vorgaben durch die Enterprise Architecture Nutzen Erkennung von vielen Optimierungspotentialen durch strukturierte IST-Aufnahme IT-Strategie als dokumentierte Diskussionsgrundlage für strategische Entscheidungen IT-Strategie als wirksames Marketinginstrument gegenüber Fachbereichen und Unternehmensleitung Ausrichtung der Fachbereiche in eine gemeinsame strategische IT-Ausrichtung durch die zentrale IT-Organisation Steigerung der fachlichen Qualifikation der beteiligten Mitarbeiter Seite 12

13 Ausgewählte Literatur Beims, IT-Service Management mit ITIL, Carl Hanser, 2012 Chrissis, Konrad, Shrum: CMMI, Guidelines for Process Integration and Product Improvement, Second Edition, Addison Weseley, 2008 Heinrich, Stelzer: Informationsmanagement, Oldenbourg, 2009 IT-Governance Institute: COBIT 5.0, 2012 Krcmar: Informationsmanagement, Springer Verlag, 2005 Laudon et al.: Wirtschaftsinformatik, Pearson, 2010 Resch: Einführung in das IT-Management, Erich Schmidt, Verlag, 2009 Seite 13