Wozu braucht es eine IT-Strategie? 2.1 Kernaufgabe: Business-IIT Alignment gewährleisten

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2 2.1 Kernaufgabe: Business-IIT Alignment gewährleisten scheidung nicht vornehmen, sondern immer nur von der IT-Strategie sprechen. Diese Strategien sollten jeweils eine sinnvolle Nähe zu den Geschäftsfeldern aufweisen oder in anderen Worten, die "Flughöhen" müssen aufeinander abgestimmt sein. IT-Strategie wird auch gerne mit IT-Architektur verwechselt. Eine bestehende IT Architektur kann das Fundament für die IT-Strategie bilden - jedoch leitet sich die Architektur im allgemeinen von der Strategie ab. Eine IT-Architektur setzt die strategischen Rahmenbedingungen aus der Strategie um und gibt somit wieder neue Vorgaben, welche für IT-Projekte Gültigkeit haben. Obwohl Aussagen wie "wir setzen serviceorientierte Architekturen ein" gewiss strategischen Charakter haben, verzichte ich in diesem Beitrag auf eine Erwähnung von IT-Architekturen. Lesen Sie in Kapitel 2.3. mehr dazu. Das bisher Gesagte scheint doch ziemlich intuitiv zu sein. Weshalb ist es trotzdem so schwierig, eine mit dem Gesamtunternehmen abgestimmte IT-Strategie zu verfassen? Ein wesentlicher Grund liegt in den unterschiedlichen Zyklen. Die Strategien einzelner Geschäftsbereiche können sich sehr schnell ändern, die unterliegenden Systeme und IT-Infrastrukturen sind in der Regel behäbiger. Daten haben eine durchschnittliche Lebensdauer von 20 Jahren, Systeme von zehn Jahren, Geschäftsideen können sich jedoch innerhalb von Monaten ändern. Der Umgang mit dieser Agilität macht vielen ClOs zu schaffen. Die IT-Strategie kann auch hier vermitteln - als Balance zwischen der Agilität des Fachbereichs und den eher langlebenden Infrastrukturen. Wozu braucht es eine IT-Strategie? Unternehmen mit zweckmäßigen IT-Strategien weisen unbestritten einige Vorteile auf. Eine IT-Strategie bildet die Grundlage für Investitionsentscheide. Der Ertrag aus IT-Investitionen liegt viel höher als bei Firmen ohne klare IT-Strategien. Schließlich geht es bei IT-Investitionen stets um die Balance zwischen taktischen, eher kurzfristigen Vorhaben und strategischen längerfristigen Initiativen. Dabei kann man in beide Richtungen zu extrem sein. Die große Kunst liegt in der Bestimmung des Optimums. Wenn ein Unternehmen nur kurzfristig in die IT investiert, explodieren mittel- bis langfristig die Komplexität und als Folge davon die Betriebskosten. Hingegen kann ein Unternehmen auch zu sehr auf die lange Frist investieren und nie einen Mehrwert für den Fachbereich erzielen, da sich das Geschäft in der Zwischenzeit bereits wieder verändert hat, bevor die neuen IT Plattformen je einen Nutzen erbringen konnten. Die IT-Strategie soll helfen dieses Dilemma zwischen strategischem langfristigem Denken und dem kurzfristigen taktischen Handeln aufzulösen. Eine zielführende Strategie stellt die Flexibilität der IT sicher und trägt entscheidend zur Beherrschung der Komplexität bei. Dies ist keine leichte Aufgabe. 13

3 2 Kernaufgaben des IT-Managements und deren Bearbeitung in der Praxis Eine gute IT-Strategie kann somit als Grundlage für einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil dienen, vor allem in Branchen, wo die IT einen maßgeblichen Beitrag an der Wertschöpfung aufweist. IT-Strategie-Modell und -Vorgehen Eine IT-Strategie unterscheidet sich nicht wesentlich von anderen Strategien. Es existieren unzählige Modelle zur Strategieentwicklung, welche alle ihre Vor- und Nachteile enthalten. Die meisten divergieren im Kern jedoch nur gering. In einem ersten Schritt wird die Ausgangslage analysiert. Dazu gehören Geschäftsstrategien, die Antizipation von Trends, der heutige Zustand der IT etc. Danach wird eine Vision für die Zukunft gezeichnet. Abbildung 6 zeigt ein generisches IT-Strategieframework. Basierend auf einer Gap-Analyse können dann die Architektur sowie die Organisation, welche für das Erreichen der Vision notwendig sind, bestimmt werden. Es empfiehlt sich in Szenarien zu planen und gewisse Annahmen über die Zukunft durchzuspielen. In einem dritten Schritt werden die Programme zur Strategieumsetzung definiert. Dazu gehört eine umfassende Investitionsanalyse. 1. Analyse und Vision 2. Design der Initiativen 3. Strategische Roadmap Analyse Konzeptionelle Programm- ""tl Cl Ausgangslage G) Architektur portfolio ce 1lI "'C iil» 3 ::::l 3 1lI "'C IT Vision & ~ iii" ::::l CD Investment- c: Business IT Organisation ::::l analyse ce Alignment Abbildung 6: Generisches IT-Strategie-Modell Eine IT-Strategie fällt nicht einfach so vom Himmel, sondern soll integraler Bestandteil des unternehmensweiten strategischen Planungsprozesses sein. Viele Unternehmen begehen den Fehler, dass sie eine Strategieformulierung als einmalige LTbung ansehen und beispielweise einen externen Berater engagieren, der dies übernehmen soll. In den meisten Fällen mag daraus eine veritable IT-Strategie 14

4 2.1 Kernaufgabe: Business-IIT Alignment gewährleisten resultieren, die aber nicht gelebt wird bzw. spätestens nach einigen Monaten nicht mehr gepflegt und somit den veränderten Rahmenbedingungen nicht mehr gerecht wird. Ich bin der Meinung, dass man die IT-Strategieerarbeitung nicht outsourcen kann. Man kann bestimmt einen Berater verpflichten, der den Prozess führt, moderiert, Ideen einbringt. Die Kernelemente aber müssen vom Unternehmen selbst beigesteuert werden. Ansonsten erhält man eine zu generische Strategie, die sowohl für die IT einer Schokoladenfabrik als auch einer Bank dienen kann. Die Formulierung der IT-Strategie ist Aufgabe des IT-Managements. Beim Planungsprozess taucht oft die berühmte "Huhn-oder-Ei-Frage" auf. Muss zuerst die Geschäftsstrategie definiert sein oder stellt die IT-Strategie auch wesentliche Anforderungen an die Geschäftsstrategie? Ein iterativer Prozess kann hier auflösen. Zuerst sollte die Geschäftsstrategie in einem Entwurf definiert werden, parallel dazu die IT-Stoßrichtungen. Spätestens bei der Frage, wie viel will das Unternehmen in IT investieren, kommen beide Prozesse zusammen bzw. braucht es eine weitere Iteration. Deshalb ist es sinnvoll, zuerst die Geschäftsstrategie mit den entsprechenden Initiativen zu planen. Sehr viele der strategischen Maßnahmen werden mittels IT-Projekten umgesetzt. Diese strategischen Projekte sollten als wichtiger Einflussfaktor für die IT-Strategie genutzt werden. Der IT-Strategieprozess sollte als Teilprozess der unternehmensweiten strategischen Planung positioniert sein (siehe Abbildung 7). In der Regel planen und führen die Unternehmen einen jährlichen Strategie-Review durch. Es empfiehlt sich ein Planungshorizont von drei bis maximal fünf Jahren. Entwurf Finale... Geschäftsstrategie Geschäftsstrategie Geschaftsberelch ~--- IT-Strategie IT-Einheit Abbildung 7: Zusammenspiel zwischen Geschäfts- und IT-Strategie Wegen der engen Verzahnung von Geschäfts- und IT-Strategie darf die IT Abteilung die Strategie nicht alleine erarbeiten, sondern muss zwingend den Fachbereich integrieren. Die Nachfrageseite sollte vom Fachbereich gestaltet werden. Die IT ist in diesem Teil in der Rolle des Moderators und aber auch Ideengebers. IT-Abteilungen haben sich in den letzten Jahren weg von der Rolle des Fixkostenblocks hin zu Innovatoren entwickelt. Oft aber wird das "Was" auch von der IT bestimmt, nicht selten als Folge von mangelndem Interesse in IT-Angelegenheiten auf Stufe Geschäftsleitung. Die IT muss seine Partner in den Fachbereichen ermuntern, aktiv bei der IT-Strategieformulierung mitzuwirken. Es existiert natürlich 15

5 2 Kernaufgaben des IT-Managements und deren Bearbeitung in der Praxis auch der Fall, wo der Fachbereich sich zu intensiv um IT-Fragen kümmert und selbst das "Wie" vorgeben will. Eine solide IT-Governance, welche genau die Zuständigkeiten bezüglich IT-Entscheidungen im Gesamtunternehmen verbindlich festhält, ist eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen der IT-Strategie (vgl. dazu den Beitrag in Abschnitt 2.1.2). Mit einer erfolgreichen Formulierung ist es jedoch noch nicht getan. Die konsequente und konstante Strategieumsetzung ist einer der wichtigsten Schritte. Bei vielen Unternehmen klafft ein großes Loch zwischen Strategieformulierung und deren Umsetzung. Klar, es gibt passendere und weniger passende Strategien - aber den wichtigsten Unterschied kann man bei einer konsequenten Umsetzung erzielen. Kontinuität ist dabei nicht zu unterschätzen. Unternehmen, die im Jahreszyklus ihre Marschrichtungen ändern und als Folge davon die IT-Strategien anpassen, werden die IT in einigen Jahren in einem desolaten Zustand wiederfinden. Abbildung 8 zeigt einen typischen Strategieprozess. Es empfiehlt sich, die Definition der Strategie als Projekt aufzuziehen. Die Umsetzung und Kontrolle ist dann eine laufende Tätigkeit, die über das gesamte Jahr zu erfolgen hat. Beispielsweise kann ein "Sponsor" für die IT-Strategie definiert werden. Als Kandidaten kommen neben dem CIO selbst auch andere IT-Bereichsleiter in Frage. Unternehmensweiter strategischer Planungsprozess Vorbereitung Abbildung 8: Generischer Strategieprozess Viele geplante Strategien versanden oft schon in frühen Phasen ihrer Umsetzung. Mit der Balanced Scorecard (BSC) existiert ein umsetzungsorientierter Steuerungsansatz. Die BSC wurde als Mittel zur wertorientierten Unternehmensführung entwickelt. Sie eignet sich aber auch bestens als Modell, um die Strategieumsetzung konsequent zu verfolgen, indem Visionen und Strategien in klare messbare Aktionen übersetzt werden. Zudem kann der BSC-Ansatz helfen, die strategischen Ziele in Verbindung mit klaren Maßnahmen einfach zu kommunizieren. Eine klassische BSC besteht aus vier Perspektiven: Finanzen, Kunden, Prozess und Mitarbeiter/Lernen. Für eine IT-Organisation empfiehlt sich das Hinzufügen einer weiteren Dimension: Technologie (siehe Abbildung 9). Bei Technologie kann noch zwischen der Applikationslandschaft und der Infrastruktur unterschieden werden. 16

6 2.1 Kernaufgabe: Business-IIT Alignment gewährleisten Finanzen Wir maximieren den Wertbeitrag der IT... L.... wenn......j Kunden wir einen überdurchschnittlichen Kundennutzen sicherstellen... L... wenn......j Prozesse wir unsere Kern- und Supportprozesse professionell führen und umsetzen... l... wenn... J Technologie (Applikationen und Infrastruktur) wir den Einsatz von Informationstechnologie optimieren... L... wenn....-i Mitarbeiter wir die besten Mitarbeiter anziehen, halten und entwickeln... Abbildung 9: Dimensionen einer BSC für eine IT-Organisation Damit die Strategie gelebt wird, bedarf es einer umfassenden Kommunikation. Jeder einzelne Mitarbeiter in der IT-Organisation muss sich mit der Strategie identifizieren können. Dazu ist es hilfreich, wenn man mit den Mitarbeitern Workshops durchführt und die Strategie diskutiert mit dem Fokus "was heißt dies in meiner täglichen Arbeit". Ein Fehler, den viele Unternehmen begehen, ist die Klassifizierung einer IT-Strategie als "vertraulich". Dies verhindert eine breite Kommunikation. Die Strategie kann aber nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn die Mitarbeiter sie verstehen und sich damit in der täglichen Arbeit identifizieren können. Dies ist jedoch nicht immer ganz einfach. Gerade bei der Einführung neuer Konzepte wie etwa von serviceorientierten Architekturen (SOA) kann es zu Differenzen kommen. Es ist die Aufgabe des IT-Managements, diese Punkte mit der Belegschaft auszudiskutieren. In der Regel liegt die Erstellung der IT-Strategie in der Verantwortung des CIO. Bei der Initialisierung ist die Fachseite meist noch beteiligt, im Zuge der weiteren Ausarbeitung wird ihre Einbindung aber stark reduziert. Das ist jedoch nicht zufriedenstellend, da zentrale Fragestellungen alle Bereiche des Unternehmens betreffen und diese nicht zuletzt hohen Investitionen aus Gesamtunternehmenssicht nach sich ziehen. Aus diesem Grund sollte gerade bei der Aufnahme von Anforderungen an die IT-Strategie eine möglichst intensive Beteiligung der Fachseite zum Beispiel durch Workshops oder Interviews erfolgen. Dadurch ist der Grundstein 17