Das machen wir! Schnell und Smart: Das E-Plus-Stimmungsbarometer fühlt Mitarbeitern den Puls Unsere Produktmanager im Interview

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1 Das machen wir! Schnell und Smart: Das E-Plus-Stimmungsbarometer fühlt Mitarbeitern den Puls Unsere Produktmanager im Interview Wie zufrieden sind die Kollegen? Worüber redet man im Unternehmen positiv? Und wo liegen eventuelle Probleme? Die E-Plus Gruppe nimmt die Bedürfnisse und Anregungen ihrer Mitarbeiter ernst und möchte die Stimmung im Unternehmen einschätzen. Hierzu benötigt sie ein verlässliches Instrument, das die Stimmung im Unternehmen messbar machen kann. Gemeinsam mit der Materna newmedia hat sie eine überzeugende Lösung geschaffen: das E-Plus Stimmungsbarometer. Thilo Korte befragt Svenja Krane, Team Manager HR-Marketing & Resourcing der E-Plus Gruppe, und die Projektteilnehmer der Materna newmedia: Produktmanagerin Ulricke Thiesen und Technical Innovation Manager Christian Heller. Thilo Korte: Frau Krane, warum führt die E-Plus-Gruppe Stimmungs-Befragungen unter den Mitarbeitern durch? Svenja Krane: Wir arbeiten in der Mobilfunkbranche. Das ist ein schnelllebiges Geschäft. Die E-Plus Gruppe und ihre Mitarbeiter sind agil und befinden sich in einem Umfeld ständiger Veränderungen. Es war uns nicht genug, unsere Mitarbeiter nur alle zwei Jahre oder noch seltener mittels einer umfangreichen und komplexen Befragung nach ihrer Einschätzung und Job-Zufriedenheit zu fragen. Denn die Stimmungslage zu Kernthemen auch dem Strategie-Commitment ist relevant für das erfolgreiche Managen von Veränderungen. Aus diesen Gründen haben wir das Stimmungsbarometer konzipiert: eine Kurzbefragung zu immer wiederkehrenden wie auch brandaktuellen Fragestellungen. Das Stimmungsbarometer kommt quartalsweise zum Einsatz. Thilo Korte: Was waren die Anforderungen an die Kollegen von Materna newmedia? Svenja Krane: Grundlegende technische Anforderungen zur Usability waren ein smartes Handling und vor allem eine mobile Nutzungsmöglichkeit! Einerseits ein Must have für ein Mobilfunkunternehmen, andererseits auch notwendig: Unsere Mitarbeiter in den bundesweiten BASE Shops sind nicht ständig am stationären Rechner im Einsatz. 1

2 Für sie sollte die Umfrage genauso einfach zu nutzen sein wie für ihre Kollegen am Schreibtisch. Nicht zuletzt standen auch Themen wie ein ansprechendes Design oder die Einrichtung eines Servicepostfachs für User-Rückfragen auf der Agenda. Thilo Korte: Herr Heller, Was war für Sie der Anspruch bei der Entwicklung des Stimmungsbarometers? Christian Heller: Die Umfrage soll von der Bedienung her schlank, schnell und einfach sein. Wir haben bei der Entwicklung sehr darauf geachtet, die technischen Voraussetzungen bei unserem Partner so gering wie möglich zu halten. Sämtliche komplexere Systematik (z.b. die automatisierte Auswertung) findet auf Materna-Infrastrukturen statt. Außer einem funktionierenden -System und einem Zugang zu unserer Internetseite braucht unser Kunde eigentlich nichts. Thilo Korte: Frau Thiesen, Materna newmedia betreibt als IT-Dienstleister demnach den technischen Background für eine professionelle Mitarbeiterbefragung. Kann man das Projekt der E-Plus-Gruppe auf andere Unternehmen übertragen? Ulricke Thiesen: Im Prinzip ja, die Umfrage ist von der Basis nicht speziell für den Bereich Telekommunikation ausgelegt. Telekommunikationsspezifisch ist vielleicht das Fragen-Setting, welches die E-Plus Gruppe natürlich vollkommen selbst erstellt und steuert. Und vielleicht, dass die Fragen- E-Plus-Mitarbeiter sind agil und in einem Umfeld ständiger Veränderungen. Site ein responsiv Design hat, das heißt, es ist Smartphone-tauglich. Hier sind E-Plus Mitarbeiter natürlich ein wertvolles und routiniertes Publikum. Thilo Korte: Wie wird eine Umfrage geplant und organisiert? Ulricke Thiesen: Eine Umfrage ist ein Prozess, der sich in verschiedenen Phasen darstellt. Zunächst die Planungsphase hier wird ein Layout aufgesetzt, die HR-Verantwortlichen der E-Plus Gruppe übermitteln den Fragebogen und legen die Timelines fest. Später kommt die Phase der technischen Umsetzung und Durchführung. Es wird der Erst-Kontakt mit Mitarbeitern hergestellt, der Link zur sicheren Online-Seite versendet. Die dritte Phase beginnt sogleich mit der ersten Dateneingabe der befragten Mitarbeiter, gleichzeitig startet bei uns die Datenerfassung und letztlich die prompte Auswertung. Thilo Korte: Frau Krane, warum war es für Sie wichtig, die Umfrage mit einem externen Partner durchzuführen. Hätten Sie die Möglichkeiten einer Inhouse-Lösung? Svenja Krane: Sensible Themen wie die anonymisierte Teilnahme an Umfragen, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt, sollten immer mit Hilfe eines externen Partners behandelt werden. 2

3 Die Mitarbeiter sollen sich schließlich sicher fühlen, dass keine Rückschlüsse auf ihre Person gezogen werden können. Wenn diese Sicherheit nicht besteht oder auch nicht durch begleitende Kommunikation deutlich transportiert wird, sinkt die Teilnahmequote und das Antwortverhalten ist möglicherweise nicht authentisch. Die eindeutige Zuordnung von Antworten zur jeweiligen Unternehmenseinheit bei gleichzeitigem Datenschutz und anonymisierter Datenausweisung an den Arbeitgeber waren somit ein hoher Anspruch, den die E-Plus Gruppe an Materna newmedia gestellt hat. Thilo Korte: Datenerfassung und Datenverwaltung sind ein sensibles Thema. Materna hat bereits in vielen Projekten unter anderem mit Bundesministerien und dem Bundesrat, internationalen Flughäfen und großen Airlines wie zum Beispiel der Lufthansa dieses Thema erfolgreich bewältigt. Wie gehen Sie beim Stimmungsbarometer damit um? Svenja Krane: Die Bereitstellung von Daten sowie das anschließende Reporting haben die Projektbeteiligten beider Seiten gemeinsam ausgetüftelt und schon beim Pilot-Projekt erfolgreich bewerkstelligt. Der Mitarbeiter erhält eine mit einem Key, der ihn für Materna eindeutig identifiziert, aber für uns als Arbeitgeber keinen Rückschluss auf den einzelnen Mitarbeiter zulässt. Eine sinnvolle Entscheidung war beispielsweise auch, das Tool im Look & Feel von Materna newmedia zu gestalten, damit der Teilnehmer ganz deutlich vor Augen geführt bekommt, dass er sich gerade nicht in der Umgebung seines Arbeitgebers befindet. Thilo Korte: Wie stellt sich eine Umfrage für den Mitarbeiter dar. Welche Antwortmodelle gibt es? Christian Heller: Wir arbeiten mit verschiedenen Modellen: Häufig Verwendung findet natürlich die Item basierte E-Plus-Stimmungsbarometer: Schnell und einfach zu bedienen. Befragung mit der Vergabe von Schulnoten als Grad der Zustimmung, weil diese besonders gut für die Mittelwertbildung über mehrere Teilnehmer geeignet ist. Natürlich können auch andere gängige Antwortmöglichkeiten wie Eingruppierung der eigenen Person oder die Auswahl aus vorgegebenen Antworten realisiert werden. Für die Erfassung von Verbesserungsvorschlägen eignen sich auch Freitextantworten. Ein zweiter wichtiger Aspekt sind Filterfragen im Verlauf der Befragung. So können Pfadvarianten im Fragebogen abhängig von bestimmten Antworten wie z.b. der Abteilungszugehörigkeit realisiert werden. Thilo Korte: Bei welchen weiteren Kunden könnte das Stimmungsbarometer eingesetzt werden? 3

4 Ulricke Thiesen: Das Stimmungsbarometer kann bei mittelständischen bis großen Unternehmen eingesetzt werden. Bei E-Plus arbeiten wir direkt mit der HR Abteilung des Unternehmens zusammen. Allerdings sind Kooperationen mit Umfrage-Instituten oder Beratern des Human Resources Management ebenso denkbar, hier würde Materna ebenfalls die Rolle des technischen und kreativen Dienstleisters übernehmen. Thilo Korte: Warum tretet Ihr nicht selbst als HR-Berater für Unternehmen auf? Ulricke Thiesen: (lacht) Jeder soll das tun, was er am besten kann. Unser Fokus liegt anders als bei Personalberatungen nicht auf der organisationsspezifischen Formulierung der Fragen oder der Ableitung von Maßnahmen. Nein, wir setzen auf Datensicherheit und auf einen wirklich praktikablen operationalen Ablauf. Thilo Korte: Was kann das Stimmungsbarometer, was Projekte mit vergleichbaren Ansprüchen nicht können? Christian Heller: Hier ist vor allem ein schnelles Reporting zu nennen. In der Regel erhält der HR-Manager die vollständigen Daten sofort nach Beendigung der Umfrage. Der Clou ist jedoch, je nach Design geht das auch viel viel schneller wir bieten die Möglichkeit von regelmäßigen Zwischenständen. Das heißt, unsere Auftraggeber können auf einem Frontend quasi ein Live-Reporting nutzen, das prinzipiell direkt nach Start der Umfrage einsetzt und direkt einsehbar ist. Natürlich sind auch dort nur aggregierte und gefilterte Daten zu sehen, so dass man nicht auf den einzelnen Mitarbeiter rückschließen kann. Svenja Krane: Die schnelle und einfache Auswertung erleichtert die Wiederholbarkeit einer Umfrage enorm. Wir können also sehr einfach und sehr schnell mittels Wiederholungs- Umfragen Entwicklungen im Unternehmen und die Wirksamkeit von Maßnahmen ermitteln. Thilo Korte: Den Fortschritt verdanken wir den Nörglern heißt ein alter Spruch. Was bewirken Mitarbeiterumfragen eigentlich? Ulricke Thiesen: Ich glaube, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen gerne mitgestalten wollen und eben keine Nörgler sind. Eine Befragung ist Mitarbeiter-Befragungen: Ein positiver Aspekt der Unternehmenskultur. eine Möglichkeit, die Beziehung zwischen Management und Mitarbeiter transparenter zu machen. Christian Heller: Die Befragung selbst ist ein positiver Aspekt der Unternehmenskommunikation. Sie sagt dem Mitarbeiter: Wir möchten was von dir erfahren, wir interessieren uns für dich. 4

5 Svenja Krane: Mitarbeiterumfragen wecken aber eben auch Erwartungen. Das sollte sich jeder Arbeitgeber bewusst machen, insbesondere wenn er eine sehr umfangreiche Umfrage durchführt. Wenn am Ende mit den Ergebnissen nichts passiert, Ergebnisse nicht kommuniziert werden und keine wirksamen Maßnahmen abgeleitet werden, ist die Stimmung schlechter als vorher. Vorher müssen Vorgehensweise und Ziele publik gemacht und beides eingehalten werden, um insgesamt glaubwürdig zu bleiben. Grundlegend relevant sind die Fragen, die gestellt werden. Kann ich als Arbeitgeber eigentlich mit der jeweiligen Antwort umgehen, kann ich zufriedenstellend auf die entsprechende Forderung eingehen? Thilo Korte: Können Sie ein konkretes Beispiel nennen? Svenja Krane: Wenn ich frage, ob das kostenlose Wasser in der Küche für gut befunden wird, kann es sein, dass die genannten Nörgler antworten: Ich hätte lieber Apfelschorle. Was mache ich damit? Ist das eine für mich überhaupt eine relevante Aussage? Mein Tipp an die HR-Kollegen: Prüfen Sie Standard- Umfragen im Detail auf diese Aspekte. Vielleicht entwickeln Sie dann doch lieber eine Kurzumfrage, die Sie häufiger zum Einsatz bringen und mit deren Ergebnissen Sie erfolgreich arbeiten können. Materna newmedia ist eine Marke der Materna GmbH Voßkuhle Dortmund Besuchen Sie uns im Internet unter: 5

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