Zwei Lösungsansätze zur Integration der Elektronischen in ein Klinikinformationssystem

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1 conhit 2010 GMDS / BVMI Zwei Lösungsansätze zur Integration der Elektronischen in ein Klinikinformationssystem Klinikum Braunschweig Dr. Christoph Seidel Seite 1

2 Lösungsansätze zur Integration der Elektronischen Signatur in ein KIS Themen Motivation Probleme - Lösungsansätze Konkrete Realisierungen Szenarien im praktischen Einsatz Elektronische Signatur - Umfeld Aktueller Stand und Ausblick Diskussion Seite 2

Realisierungen Szenarien im praktischen Einsatz Elektronische

3 Motivation Probleme Lösungsansätze I Strukturdaten des Klinikums 2010 und der Archive Betten stationäre Fälle ambulante Fälle Beschäftigte 34 Kliniken, Abteilungen und Institute Salzdahlumer Strasse 5 Standorte und Tochtergesellschaften 2 Standortekonzept bis Archivstandorte Celler Strasse 9 Archivkräfte Holwedestrasse m Papier- 730 m Röntgenakten m Papier- 830 m Röntgenakten 426 m Papier- 325 m Röntgenakten Gliesmaroder Strasse Summe: lfd. m Papier und lfd. m Röntgenakten Seite 3

754 Beschäftigte 34 Kliniken, Abteilungen und Institute Salzdahlumer Strasse 5 Standorte und Tochtergesellschaften 2 Standortekonzept

4 Motivation Probleme Lösungsansätze II Probleme Laufende Kosten von pro Jahr für konventionelles Archiv Verfügbarkeit der Informationen Patientenakte Steigendes Dokumentationsvolumen Beweissicherheit beim Übergang zu elektronischen Methoden Meter 600 konservative Aktenbestände Seite 4

Steigendes Dokumentationsvolumen Beweissicherheit beim Übergang zu elektronischen Methoden

5 Motivation Probleme - Lösungsansätze III Lösung Schrittweise Verwirklichung des folgenden strategischen Ansatzes im Klinikum Braunschweig seit 2004: 1. Elektronische Signatur originär elektronisch erzeugter Dokumente. 2. Signaturmix entsprechend der Anforderungen und Notwendigkeiten. 3. Vermeindung von archivnotwendigen Papierdokumenten. 4. Scannen mit Elektronischer Signatur und Vernichtung der Originale (ersetzendes Scannen). 5. Revisionssichere Archivierung der Dokumente in einem elektronischen Archiv. 6. Sicherstellung der Gültigkeit der Signaturen über den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist (30 Jahre). 7. Externe Einlagerung von Patientenakten, die aufgrund geringer Zugriffshäufigkeiten nicht gescannt werden müssen ( Jahr < 2005) und Vernichtung nach der Aufbewahrungsfrist (30 Jahre). Seite 5

Scannen mit Elektronischer Signatur und Vernichtung der Originale (ersetzendes Scannen). 5. Revisionssichere Archivierung der Dokumente in einem elektronischen Archiv. 6.

6 Konkrete Realisierungen I Szenarien für die Elektronische Signatur Labor Originär Elekt. Sig. Radiologie maschinelle Befunde Röntgenbefund nein Zeitstempel auffällig ja ärztl. Validierung Batchsignatur ja Einzelsignatur Freigabe Originär Elekt. Sig. Korrektur nein Arztbriefe Arztbrief Fortgeschr. Sig. Assist. Originär Elekt. Sig. Korrektur Korrektur OA Qualifizierte Signatur Korr. Chef Qualif. Sig. Scan hausintern Ersetzendes Scannen Scan extern Batchsignatur bei der Kontrolle Aktenbezogene qualifizierte Signatur mit Zeitstempel Ersetzendes Scannen Seite 6

Validierung Batchsignatur ja Einzelsignatur Freigabe Originär Elekt. Sig. Korrektur nein Arztbriefe Arztbrief Fortgeschr. Sig. Assist.

7 Konkrete Realisierungen II Technisches Konzept SAP / i.s.h.med Klin. Arbeitsplatz OP Herzkath. Labor Archivsystem: Agfa / HYDMedia, T-Systems GU HL/7 ADT Dokumente Dokumente für Externe Dokumente PLRI / KVN Portal Befunde Berichte Bilder isoft Lorenzo RadCentre Dokumente Dokumente Scan (hausintern) Aufnahmedokumente Narkoseprotokolle Pathologie: Befunde Befunde Dokumente Scandienstleister Archiv DMI PACS: HYDMedia Befunde Befunde Patientenakten Labor / Mikrobiol. Befunde Trustcenter Befunde Signatur HYDSig Signaturmodul Signatur Verifikation Trustcenter Verifikation Verifikation Seite 7

Lorenzo RadCentre Dokumente Dokumente Scan (hausintern) Aufnahmedokumente Narkoseprotokolle Pathologie: Befunde Befunde Dokumente Scandienstleister

8 Konkrete Realisierungen III Einheitliche Signaturschicht Medlinq gescannte Narkoseprotokolle OPUS::L i.s.h.med Signaturkreis 1 Personen Dokumente Funktionen Regeln Signaturkreis 2 HYDSig HYDMedia Seite 8

9 Szenarium I Archivierung originär elektronisch signierter Dokumente Klinische Chemie, Mikrobiologie Laboranalysegeräte OSM OPUS:L nicht valide Befunderzeugung Daten- Aufnahme Ärztliche Validation auffällig Technische Validation unauffällig Validation valide interne Befunde Art externe und private Befunde Befunderzeugung HYDSig qualifizierte Batchsignatur Signaturkreis LIMIK gelöscht qualifizierte Batchsignatur Signaturkreis LLIMIK qualifizierte Zeitstempel Signaturkreis TECH Betrachtung Endkontrolle Signatur Stand Labor- und HYDMedia Archiv Archivierung Mikrobiologiebefunde Seite 9

private Befunde Befunderzeugung HYDSig qualifizierte Batchsignatur Signaturkreis LIMIK gelöscht qualifizierte Batchsignatur Signaturkreis LLIMIK

10 Szenarium II Archivierung hausintern gescannter Dokumente Narkoseprotokolle Medlinq Konventionelles Narkoseprotokoll (Papier) Medlinq nicht erfolgreich Scannen Überprüfung Sekretärin Scannen Mit Datenübernahme des maschinen- erfolgreich lesbaren Teils HYDSig HYDMedia gelöscht Signaturkreis LANAE qualifizierte Batchsignatur Archiv Chefarzt Betrachtung Endkontrolle Signatur Archivierung Stand Narkoseprotokolle Seite 10

des maschinen- erfolgreich lesbaren Teils HYDSig HYDMedia gelöscht Signaturkreis LANAE qualifizierte

11 Szenarium III Ersetzendes Scannen mit Elektronischer Signatur Abläufe und aktueller Stand Klinikum Abholen der Akten Empfangsbestätigung Scandienstleister: DMI GmbH Vorverarbeitung nein Orig.elekt. signiert Scannen Ausdrucke originär elektronisch signierter archivierter Dokumente sind mit Barcode 0 versehen ja Stand elektronisch signierte Akten mit Autom. Indexierung bei Barcode Mauelle Indexierung Haupt- und Unterbelegarten 6,4 Mio. Dokumenten Qualitätskontrolle Elektronische Rückübertragung in das Archivsystem Vollständigkeitskontrolle Empfangsbestätigung Aktenbezogene Massensignatur mit Verifikation Dateierstellung Vernichtung Einlagerung Einlagerung der Dokumente, für den gesetzliche Regelungen die Schriftform Seite 11 fordern und keine Erlaubnisvorschrift zum ersetzenden Scannen besteht.

Indexierung bei Barcode Mauelle Indexierung Haupt- und Unterbelegarten 6,4 Mio.

12 Elektronische Signatur Umfeld I Zertifikat ISO27001 nach BSI Inhalt Absicherung des Betriebes des elektronischen Archivs nach dem Stand der Technik durch Umsetzung allgemein anerkannter Regelungen und Normen (z.b. ISO 27001, BSI) 1. Stellenwert der Informationsverarbeitung a) Verantwortung der Geschäftsführung b) Verantwortung des Einzelnen c) Sicherheitsstandard 2. Übergreifende Ziele und Detailziele 3. IT-Sicherheitsmanagement a) IT-Sicherheitsorganisation b) IT-Sicherheitsbeauftragter c) zentrale IT Abteilung d) Modulverantwortliche e) Datenschutzbeauftragter f) Einbindung beteiligter Personen 4. Sicherheitsmaßnahmen a. Allgemeiner Zutritts- und Zugangsschutz b. Zugangsschutz des Netzes c. Verfügbarkeitsschutz d. Sicherere Einbindung Dritter e. Sicherheitskonzeptionen und Einzelmaßnahmen f. Sensibilisierungen g. Verstöße 5. Mitgeltende Unterlagen Seite 12

13 Elektronische Signatur - Umfeld II Zertifizierung IT-Verbundes EPA des Klinikums (7) Zertifizierung des IT-Verbundes elektronische Patientenakte ISO nach BSI-Grundschutz am Seite 13

des IT-Verbundes elektronische Patientenakte ISO

14 Elektronische Signatur - Umfeld III Archivordnung des Klinikums Braunschweig (10) Archivordnung Inhalt Dokumentation von Verantwortlichkeiten Anweisungen Verfahren Regelungen des Einsatzes der Elektronischen Signatur in einer Archivordnung Seite 14

Dokumentation von Verantwortlichkeiten Anweisungen Verfahren

15 Aktueller Stand und Ausblick Wo stehen wir was ist noch zu tun? Aktueller Stand Der praktische Einsatz der Elektronischen Signatur ist möglich und bietet im Gesamtkontext wirtschaftliche Vorteile. Szenarien lassen sich in die klinischen Abläufe integrieren. Das erforderliche technische und organisatorische Umfeld bietet einen Qualitätsgewinn für die IT-Versorgung und Sicherung der Dokumentation in Kliniken. Die Compliance des Unternehmens wird erhöht. Was ist zu tun? Differenzierung des Einsatzes der Elektronischen Signatur und Szenarien gemäß den Empfehlungen des CCESigG. Bessere Prozessunterstützung direkte Implementierung der Elektronischen Signatur den Standard von dokumentenerzeugenden Systemen (KIS, Arztbriefschreibung etc.). Der Einsatz der elektronischen Signatur in Kliniken und Institutionen des Gesundheitswesens muss weiter verbreitet werden Seite 15

Das erforderliche technische und organisatorische Umfeld bietet einen Qualitätsgewinn für die IT-Versorgung und Sicherung der Dokumentation in Kliniken. Die Compliance des Unternehmens wird erhöht.

16 Diskussion Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen?? Seite 16

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