Verwaltung der Benutzerrechte

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1 ACS Data Systems AG Verwaltung der Benutzerrechte (Version ) Buchhaltung für Schulen ACS Data Systems AG Bozen / Brixen / Trient Tel obu@acs.it

2 2 Inhaltsverzeichnis 1. BENUTZERRECHTE Erfassen der Benutzer Verwalten der Benutzerrechte...4

3 3 1. Benutzerrechte Das Programm OBU beinhaltet eine Verwaltung für die Benutzerrechte, mit der die Zugriffe der Anwender geregelt werden. Grundsätzlich werden vom Amt bereits für bestimmte Benutzergruppen folgende Rechte vergeben: Schulsekretäre/innen: haben die vollen Rechte, d.h. sie können sowohl alle Daten lesen, ändern und löschen als auch weiteren Personen Zugriffsrechte zuweisen und auch wieder entfernen. Schulführungskräfte: haben nur Leserechte: d.h. sie können zwar alle Daten in OBU einsehen, jedoch keine Änderungen durchführen. Diese Rechte können nicht entfernt werden. Weitere Mitarbeiter: haben grundsätzlich keine Zugriffsrechte auf die Daten; es ist jedoch möglich, diesen Mitarbeitern bestimmte Rechte auf einzelne Programme zuzuweisen. Amt für Schulfinanzierung: die für Kontrollfunktionen verantwortlichen Mitarbeiter haben nur einen Lesezugriff auf bestimmte Daten, die für ihre Kontrollfunktion erforderlich sind (z.b. statistische Auswertungen, Haushaltsvoranschlag, Jahresabschlussrechnung, Beschlüsse). Grundsätzlich ist der Zugriff auf die Daten nur von solchen Personen möglich, die ein Benutzerkennwort haben und in der Schule registriert sind (so z.b. kann ein/e Schulsekretär/in nur auf die Daten der Schule zugreifen, wenn er/sie sich in der eigenen Schule befindet). Um mit dem Programm OBU arbeiten zu können, ist es in erster Linie erforderlich, dass das Programm auf dem jeweiligen Arbeitsplatz installiert ist, d.h. im Startmenü muss eine Verknüpfung zu OBU bestehen. Andernfalls bitte wenden Sie sich an Lasis für die Installation des Programmes. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Schritte erläutert, wie Benutzerrechte vergeben werden können. Der/die Schulsekretär/in kann.benutzerrechte an anderen Mitarbeitern in der Schule vergeben bzw. diese wieder entfernen.

4 4 1.1 Erfassen der Benutzer Bevor Benutzerrechte vergeben werden können, müssen die Benutzer in OBU angelegt werden. Mit dem Programm Erfassen Benutzer (Menü Dienstprogramme) werden die Benutzer erfasst. Jeder Benutzer hat einen eindeutigen Kode, den Windows Login, mit dem er sich am System anmeldet. Geben Sie bitte diesen Kode exakt ein und klicken Sie auf [Neu]. Im Feld Name erfassen Sie den Namen des Benutzers. Mit [Speichern] wird der Eintrag gespeichert; mit [Übersicht] erhalten Sie eine Aufstellung der gespeicherten Benutzer. Für die vom Amt vorgesehenen Benutzergruppen wie Schulsekretär/in und Führungskraft ist es nicht erforderlich, einen Anwender anzulegen und Rechte zu vergeben, da diese bereits standardmäßig zugeteilt wurden. Sollte hingegen eine Führungskraft neben den Leserechten auch Schreibrechte wünschen, so müssen diese Anwender ebenfalls als Benutzer angelegt werden. 1.2 Verwalten der Benutzerrechte Mit dem Programm Verwalten Benutzerrechte (Menü Dienstprogramme) werden für die einzelnen Benutzer die jeweiligen Rechte vergeben. Hierbei werden zwischen 2 Arten von Rechten unterschieden: Leserechte (Lesen): das Programm und die Daten können vom Anwender gelesen werden, jedoch können keine Änderungen an den Daten durchgeführt werden. Die Leserechte werden für Menüpunkte und Druckprogramme vergeben; falls diese auch für Eingabeprogramme (z.b. Erfassen Gläubiger, Erfassen Zahlungsaufträge, usw.) vergeben werden, so können die Daten nur mit der Funktion [Übersicht] ausgewählt und mit [Anzeigen] angezeigt werden. Schreibrechte (Ändern): es können sämtliche Daten geändert werden, d.h. neue Einträge können hinzugefügt, bestehende Einträge geändert oder gelöscht werden. Falls das Schreibrechte zugewiesen werden (Feld Schreiben aktiv), muss vorher auch das Leserecht (Feld Lesen aktiv) zugeteilt werden.

5 5 Der Bildschirm für die Erfassung der Rechte ist in 2 Bereiche unterteilt: auf der linken Seite sind die einzelnen Menüpunkte mit den Untermenüs sichtbar; auf der rechten Seite scheinen die angelegten Benutzer mit den jeweiligen Rechten auf. Um Rechte zuzuweisen, wählen Sie zuerst auf der linken Seite die jeweiligen Menüpunkte aus und anschließend auf der rechten Seite für den/die jeweiligen Benutzer die gewünschten Rechte (durch Anklicken eines oder beider Felder). Um einen bestimmten Bereich für einen Mitarbeiter zu aktivieren, müssen die Rechte für alle betroffenen Ebenen eingetragen werden, d.h. um z.b. die Projektverwaltung einem Mitarbeiter zuzuweisen, müssen sowohl für den Hauptmenüpunkt Projektverwaltung als auch für die einzelnen Untermenüs (Erfassen Projektplanung, usw.) Rechte zugewiesen werden. Dies kann sowohl einzeln für jeden Menüpunkt erfolgen als auch blockweise. Um die Zuweisung blockweise durchzuführen, können mehrere Menüpunkte gleichzeitig ausgewählt (markiert) werden. Hierzu öffnen Sie zuerst vom gewünschten Hauptmenüpunkt (z.b. Projektverwaltung) die darunterliegende Menüstruktur (ggf. auch ein weiteres Untermenü). Markieren Sie alle Menüpunkte (<STRG> Taste gedrückt halten und gleichzeitig mit der Maus die einzelnen Menüpunkte anklicken; alternativ auf den obersten Menüpunkt klicken und dann bei gedrückter <Umschalt> Taste (für Großschreibung) mit der Taste <PfeilNachUnten> über die einzelnen Menüpunkte fahren) und wählen auf der rechten Seite für jeden Anwender die gewünschten Rechte durch Anklicken eines oder beider Felder.

6 6 Für die Auswahl mehrerer Menüpunkte steht eine Funktion zur Verfügung. Klicken Sie zuerst mit der Maus auf den Hauptmenüpunkt und drücken dann die rechte Maustaste: dabei erscheint folgendes Kontextmenü: Mit der Option Alle selektieren werden alle Menüpunkte ausgewählt (auch wenn die einzelnen Menüebenen nicht geöffnet und deshalb nicht sichtbar sind). Mit dieser Option können einem Anwender die Rechte für alle Programme zugewiesen oder auch entfernt werden. Mit der Option Ebene selektieren werden alle Menüpunkte inklusive Untermenüs des aktuellen Hauptmenüpunktes ausgewählt (auch wenn diese nicht geöffnet und somit nicht sichtbar sind). Positionieren Sie sich vorher mit der Maus auf den gewünschten Menüpunkt (z.b. Projektverwaltung), aktivieren das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und wählen dann diese Option aus (in diesem Beispiel werden dabei alle Programme der Projektverwaltung inkl. Tabellen ausgewählt). Mit der Option Selektion aufheben kann eine durchgeführte Auswahl wieder aufgehoben werden (es werden jedoch keine die Rechte gelöscht). Wenn mehrere Menüpunkte ausgewählt werden, so können die Felder für die Benutzerrechte folgenden Inhalt haben: Alle ausgewählten Menüpunkte haben keine Rechte zugewiesen Alle ausgewählten Menüpunkte haben Rechte zugewiesen Die ausgewählten Menüpunkte haben nur zum Teil Rechte zugewiesen. Die Eingabe kann durch wiederholtes Anklicken des Feldes aktiviert bzw. deaktiviert werden. Nach der Zuweisung der Rechte schließen Sie das Fenster mit (oben rechts). Es ist nicht erforderlich, diese Daten zu speichern (diese werden sofort bei der Eingabe gespeichert). Sobald der Anwender, der die Rechte erhalten hat, das Programm OBU erneut startet, werden die Programmpunkte sofort aktiv. Um Rechte für bestimmte Anwender zu entfernen, führen Sie dieselben Schritte durch wie für die Zuweisung; in diesem Falle muss das Feld Lesen oder Ändern leer sein (kein Häckchen). Um einen Anwender grundsätzlich alle Zugriffsrechte für OBU zu nehmen, löschen Sie diesen Anwender im Programm Anlegen Anwender.