Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 Teil 3 ( ): Projektrisikomanagement SS

2 Agenda Alle Projekte beinhalten Risiken Definition des Risikobegriffes Kategorien von Projektrisiken Risikomanagement-Prozess 1. Identifikation der Projektrisiken 2. Analyse Risikomatrix 3. Behandlung von Risiken 4. Risiko-Controlling Praxis-Beispiel Aufgabe des Projektleiters: Pro-aktives Behandeln der Projektrisiken In verstärktem Maße wird Risikomanagement heute auch als Chancenmanagement verstanden 2

3 Definitionen Risiko := unsicheres Ereignis von dem nicht bekannt ist, ob es eintreten wird und/oder in welcher Höhe es im Eintrittsfall einen Schaden verursachen wird Eintrittswahrscheinlichkeit := Wahrscheinlichkeit für den Eintritt des Ereignisses Schadenshöhe := Ausmaß des eingetretenen Schadens Risikofaktor := Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenshöhe RF := EW * SH Risikomanagement := systematischer Prozess der Identifizierung,Analyse und Reaktion auf Projektrisiken 3

4 Projektrisiken Workshopteil Ausfall / Fehlen von Mitarbeitern Ausfall von Hardware Verlust von Daten Fehlende Information Veränderte Wettbewerbssituation Witterungsverhältnisse Fehlinvestitionen Seiteneffekte / Abhängigkeiten von anderen Projekten Verzug im Zeitplan Änderungswünsche des Auftraggebers 4

5 Risiko-Kategorien: Checkliste (1) Risiken im Projektumfeld Steht das Management hinter dem Projekt? Welche Bedeutung hat das Projekt im Unternehmen? Wer ist Unterstützer oder Gegner des Projektes? Sind während der Projektlaufzeit Marktveränderungen zu erwarten, die sich auf das Projekt auswirken können? Welche gesetzlichen Veränderungen sind während der Projektlaufzeit zu erwarten? Welche Abhängigkeiten gibt es? Risiken bei der Projektplanung Wichtige Aktivitäten werden vergessen oder übersehen Definition von überflüssigen Arbeitspaketen, weil Ziel nicht klar genug vorgegeben Schlechte (zu optimistische Schätzung) von Aufwänden und/oder Kosten Personelle Risiken Fehlende Motivation der Projektmitarbeiter Mitarbeiter sind nicht ausreichend verfügbar oder sie besitzen nicht die erforderlichen Qualifikationen Projektleiter ist mangelhaft ausgebildet Konflikte im Team Mitarbeiterfluktuation 5

6 Risiko-Kategorien: Checkliste (2) Technische Risiken Einsatz neuer Techniken; Technologieänderungen Fehlende Hard- und/oder Softwarekomponenten Fehlende Erfahrungen mit Entwicklungsumgebung Mangelnde Kompatibilität von Schnittstellen Geplante Lösung ist technisch nicht umsetzbar Betriebswirtschaftliche Risiken Auftraggeber wird zahlungsunfähig Lieferanten sind unzuverlässig, fallen aus oder liefern Produkte minderer Qualität Abhängigkeiten von Währungskursen Budgetkürzungen Risiken während der Projektdurchführung Terminliche Verzögerungen bei kritischen Arbeitspaketen Änderungen in den Anforderungen Ausführungsmängel Risiken beim Projektabschluss Produkt wird nicht termingerecht fertig Produkt ist mangelhaft Unzufriedenheit der Anwender mit dem neuen Produkt 6

7 Risiko-Management-Prozess You can t manage, what you don t know about 1. Risiko- Identifikation 4. Risiko- Controlling 2. Risiko- Analyse 3. Risiko- Behandlung 7

8 1. Risiko-Identifikation Ziel: Vollständige Liste der Projektrisiken Vorgehen Checklisten oder Fragebogen einsetzen (z.b. Fragebogen des SEI) Workshops mit Kreativitätstechniken (z.b. Brainstorming) durchführen Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten nutzen Expertenrat, Interviews Verschiedene Annahme-Szenarien Zusammenarbeit mit qualifizierten Kräften aus allen betroffenen Unternehmenseinheiten Dokumentation der Risiken 8

9 2. Risiko-Analyse Ziel: Qualitative und quantitative Bewertung und Priorisierung der Risiken Eintrittswahrscheinlichkeit je Risiko Schadensausmaß je Risiko Bewertungsskala für jedes Risiko: Wahrscheinlichkeit Sehr wahrscheinlich Könnte passieren Ziemlich unwahrscheinlich Unvorstellbar Schadensauswirkungen Katastrophal Erheblich Gering Unbedeutend 9

10 Risikomatrix Darstellung der einzelnen Risiken in einer Risikomatrix Schadenshöhe Risikomatrix katastrophal kein mittel hoch sehr hoch erheblich kein gering mittel hoch gering kein gering gering mittel unbedeutend kein kein kein kein unvorstellbar ziemlich unwahrscheinlich könnte passieren sehr wahrscheinlich Eintrittswahrscheinlichkeit 10

11 3. Risiko-Behandlung Ziel: Erstellung eines Maßnahmenplanes zur Behandlung der Risiken Arten von Maßnahmen Maßnahmen zur Reduktion der Eintrittswahrscheinlichkeit: Präventionsmaßnahmen Ursachen werden angegangen Maßnahmen zur Reduktion des Schadensausmaßes: Vorsorgemaßnahmen (Katastrophenplan) Auswirkungen werden angegangen Keine Maßnahmen Verhältnismäßigkeit zwischen Schadenshöhe/Eintrittswahrscheinlichkeit und Aufwand/Kosten der Maßnahmen muß gewahrt sein 11

12 Risikomaßnahmen-Tabelle Maßnahmenplan Konzentration auf die TOP5-Risiken Risiko Prototyp funktioniert nicht Risikomaßnahmen Schaden R.-Klasse Maßnahme weiteren TOPsehr wahrscheinlich erheblich hoch Spezialisten einbinden Wahrscheinlichkeit Verantwortlicher PL 12

13 4. Risiko-Controlling Ziel: Controlling der Umsetzung und Wirksamkeit der Maßnahmen der Risikoplanung Frühwarnsystem einrichten: feststellen, aufgrund welcher Anzeichen, Symptome und Ereignisse Gefahren und Risiken frühzeitig erkannt werden können Beachtung der schwachen Signale: Drohungen, Gerüchteküche, erhöhte Krankheitsquote u.ä. Risikosituation ändert sich im Projektverlauf Regelmäßiger Review mit Überarbeitung des Risiko- Maßnahmenplanes (Inhalt von Status-Besprechungen) Sind die getroffenen Maßnahmen noch wirkungsvoll? Habt sich die Priorität der Risiken verändert? Gibt es neue Risiken? 13

14 Praxis-Tipps zur Risikominimierung Vorstudie oder Machbarkeitsstudie vorschalten: Klärung von Machbarkeit, Zeit, Kosten,... Entwicklung von Prototypen Aufteilung des Projektes in mehrere Projektstufen Gesamtes Projektteam in den Risikomanagementprozess einbinden Schaffung von Risikobewusstsein Früh mit Risikomanagement beginnen Vorbeugung durch Risikotransparenz Risiken als potentielle Chancen betrachten Checklisten verwenden unterstützen die Identifikation und Bewertung von Risiken Atmosphäre schaffen, in der offen über Risiken gesprochen werden kann 14

15 Praxis-Beispiel Risiko-Management beim Projekt KOS Identifikation Bewertung Maßnahmenplanung Separater ppt-folienset 15

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