DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung

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1 DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung

2 DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung Inhalt Einführung 3 Ihre Perspektiven mit Swiss Post Solutions 4 Unser Lösungs-Portfolio 6 Leistungs-Highlights im täglichen Einsatz 8 Sicherheit und Compliance 10 IT Management und Administration 12 Cloud Services 13 Ihr Bonus mit uns 14 2 l DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung

3 Das DMS- und Archiv-Portfolio von Swiss Post Solutions umfasst eine skalierbare und mandantenfähige Plattform, anwendungsspezifische Lösungen und Cloud Services für die effiziente Verwaltung und Ablage von Dokumenten und s. Dokumente und s lenken vielfach vom Kerngeschäft ab. Mitarbeiter verlieren beim Ablegen, Verwalten, Bearbeiten, Weiterleiten und Suchen von Informationen viel und kostbare Zeit. Zugleich behindert der eingeschränkte Zugriff auf Informationen interne Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Die immer rigorosere Gesetzgebung rund um das Datenmanagement beschäftigt insbesondere IT-Verantwortliche, Compliance-Beauftragte und die Geschäftsleitung. Datenschutz, Aufbewahrungsfristen, Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen werden viel diskutiert. Aber wie sieht es damit in der Praxis aus? Setzen Sie Ihre Dokumente gewinnbringend ein. Die alltäglichen Herausforderungen im Informations- und Dokumentenmanagement lassen uns oft vergessen, wie wertvoll Dokumente sind und wie gross deren Einfluss auf den Geschäftserfolg ist. Die Dokumentenmanagement- und Archivlösungen von Swiss Post Solutions ermöglichen Ihnen, das vorhandene Optimierungspotenzial auszuschöpfen. Mit digitalen Dokumenten- und Sachbearbeitungsprozessen können Sie: Zeit und Kosten sparen Wissen ohne Medienbrüche verfügbar machen Rechtssicher arbeiten DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung l 3

4 Ihre Perspektiven mit Swiss Post Solutions Zentrale Wissensbasis statt Insellösungen Parallel geführte Informationsspeicher kosten Unternehmen viel Geld: Einerseits verbrauchen Mehrfachablagen unnötig Kapazität und andererseits stellt sich ständig die Frage: Wo finde ich die benötigten Unterlagen? Mühsame Recherchen frustrieren die Mitarbeitenden und beeinträchtigen die Produktivität. Mit ihren integrierten DMS- und Archivlösungen liefert Swiss Post Solutions die Grundlage für eine zentrale Wissensbasis. Sie können sämtliche Dokumente und s rund um ein Objekt oder einen Geschäftsvorgang zusammenführen. Massgeschneiderte Lösungsangebote aus einer Hand Swiss Post Solutions bietet standardisierte DMS- und Archivlösungen für Fachbereiche und Branchen, die Ihnen als Kauflösung oder als Service aus der Cloud zur Verfügung stehen. Das Cloud-Prinzip der geteilten Nutzung von Software, Hardware, Rechenzentrum und allen erforderlichen IT-Services eröffnet auch kleineren und mittleren Betrieben die Möglichkeit, ihr Informationsmanagement effizient und rechtssicher zu gestalten. Sie können den Leistungsumfang flexibel wählen und bezahlen in Abhängigkeit der Anzahl Benutzer und Dokumente eine monatliche Miete. 4 l DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung

5 Bewährte Technologie Viele Jahre Erfahrung stecken in unseren Dokumentenmanagement- und Archivlösungen, die bei Grosskonzernen, kleineren und mittleren Betrieben sowie bei Dienstleistern im dokumentennahen Umfeld als Individuallösung, Standardanwendung oder Cloud Service zum Einsatz kommen. Sicherheit und Compliance Swiss Post Solutions betreut auch Kunden aus sehr stark regulierten Bereichen. Dazu gehören der Finanzdienstleistungssektor und der Rechtsdienst. Die Einhaltung der vielfältigen Gesetze, die den Umgang mit Dokumenten und Informationen regeln, unterstützen wir mit entsprechenden Sicherheitsmassnahmen. Nähe zu unseren Kunden Beratung, Integration und flächendeckenden Support erhalten Sie bei Swiss Post Solutions aus einer Hand. So stellen wir sicher, dass jeder Auftrag im Einklang mit Ihren Anforderungen realisiert und über sämtliche Projektphasen hinweg professionell begleitet wird. Innovative Lösungskonzepte Ein erfahrenes Entwicklungsteam veredelt bewährte Basistechnologie mit modernsten Methoden und Verfahren und liefert damit die Antworten auf aktuelle Fragestellungen und Herausforderungen im Informationsmanagement. Ausserdem arbeiten wir mit Hochschulen und Verbänden sowie Know-how Trägern aus der IT, diversen Wirtschaftszweigen und Fachbereichen zusammen. Dabei sind fach- und branchenspezifischen DMS- und Archiv-Ausprägungen und zukunftsweisende Cloud Services entstanden. Nachhaltigkeit Die DMS- und Archivlösungen von Swiss Post Solutions basieren auf internationalen Standards und Technologien. Die offene Architektur unserer Lösungen vereinfacht die Integration in bestehende IT-Strukturen und mit Drittsystemen. Dies sichert Ihnen den langfristigen Schutz der getätigten Investition. Starke Partner Unsere Lösungen für das Dokumentenmanagement und die Archivierung entwickeln wir in enger Kooperation mit marktführenden Hardware- und Softwareherstellern. Für das Angebot von Cloud Services setzen wir auf das Hochsicherheits- Rechenzentrum der Schweizerischen Post. Sie profitieren Sie von einem technisch, kommerziell und organisatorisch perfekt eingespielten Team, das für die reibungslose Bereitstellung unserer Lösungen sorgt. DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung l 5

6 Unser Lösungs-Portfolio Dokumentenmanagement- und Archivlösungen von Swiss Post Solutions bieten: Kontrolle über vorhandenes Wissen Schnellen Zugang zu den relevanten Informationen Informations- und Dokumentenprozesse ohne Medienbrüche Grundlagen und Werkzeuge für die Teamarbeit Revisionssichere Archivierung Wissen erschliessen und einfach nutzen Die Kombination von benutzerorientierten Zugriffs- und Recherchemöglichkeiten mit einem feingranularen Berechtigungskonzept ermöglicht autorisierten Personen, jederzeit und schnell auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können. Vielfältige DMS- und Archivfunktionen unterstützen die Arbeit mit und an Dokumenten und s. Rechtskonforme Archivierung als integrierter Prozess Damit Sie kostenintensive Insellösungen vermeiden und eine zentrale Wissensbasis realisieren können, vereint Swiss Post Solutions Dokumentenmanagement und Archivierung in einem System. Über vordefinierte Regeln oder durch die manuelle Vergabe der entsprechenden Eigenschaftswerte weisen Sie Dokumenten oder gesamten Akten ihren Status und die damit verbundenen Kriterien für Aktive Dokumente und Archivdokumente zu. Sie legen unter anderem fest, in welchem Format und wie lange Unterlagen vorzuhalten sind und bestimmen, wer Zugriff auf Dokumente und Akten erhält. Die unveränderbare Datenablage auf revisionssicheren Speicher-Subsystemen steht optional, aber als komplett integrierte Komponente zur Verfügung. WebClient DesktopClient MobileClient DOKUMENTENARTEN Bestandsakten Tagespost Erzeugte Dokumente s & Anhänge DMS & ARCHIV Aktenstruktur & Suche MS Office & Outlook Teamwork & Prozesse Sicherheit & Compliance Reportings u.v.m. Senior Management Business Services (Finanzen, HR, Rechtsdienst, Einkauf, etc.) IT Services Produkt-/Dienstleistungs-Bereiche (Entwicklung, Consulting, Vertrieb, etc.) Kunden, Partner, Lieferanten BENUTZERGRUPPEN Berechtigungskonzept Audit-Funktion Datenverschlüsselung Langzeitarchiv 6 l DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung

7 Dokumentenmanagement ist kein Selbstzweck. Wertvoll ist erst die Verfügbarkeit aller wichtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort. Minimieren Sie mit unseren Dokumentenmanagement- und Archivlösungen den Aufwand für die Dokumentenverwaltung und nutzen Sie vorhandenes Wissen unter Einhaltung interner und gesetzlicher Richtlinien. Digitale Akten für Fachbereiche und Branchen Die effiziente Verwaltung von Dokumenten stellt im ersten Schritt ganz grundsätzliche Anforderungen an die Informationstechnologie. Wenn es dann um einen konkreten Einsatzbereich geht, kommen spezifische Bedürfnisse hinzu. So bieten wir für Fachbereiche und Branchen vorkonfigurierte DMS- und Archivausprägungen, welche die jeweilige Dokumentenwelt und die damit verbundenen Prozesse widerspiegeln. Darüber hinaus kommen im Einklang mit der geltenden Gesetzgebung entsprechende Sicherheitskonzepte zur Anwendung. Personalakte, Vertragsakte, Matterakte, Kundenakte, Immobilienakte u.v.m. Management Die elektronische Post begleitet heutzutage nahezu jeden Geschäftsfall. Informationsmanagement ist also auch Management. Um Effizienz- und Compliance-Ziele zu erreichen, müssen Unternehmen nicht nur für die unveränderbare Speicherung und damit Integrität der s, sondern auch für den schnellen und fallorientierten Zugriff auf elektronische Geschäftskorrespondenz sorgen. Als Ergänzung oder Alternative zu klassischen Journaling Systemen bieten wir Ihnen mit unseren DMS- und Archivanwendungen sämtliche Funktionen, die Sie für die einfache und gesetzeskonforme Verwaltung und Archivierung Ihrer s benötigen. Nahtlos integriert in Microsoft Outlook Archivmigrationen Ganz abgesehen von Papierarchiven gibt es viele Gründe für eine Migration. Oftmals zwingen veraltete Datenträger Unternehmen zu einer neuen Lösung, weil die unzureichende Leistung und Inkompatibilität mit modernen IT-Systemen ihre Geschäftstätigkeit in einem nicht mehr tragbaren Ausmass behindern. Anlass können aber auch Firmenfusionen, die organisatorische Zusammenführung oder Trennung von Geschäftseinheiten sein. Swiss Post Solutions unterstützt Sie in jedem Fall bei der zuverlässigen und rechtskonformen Überführung Ihrer Dokumente. Werkzeuge, Lösungskonzepte und ein erfahrenes Team Für Managed & Shared Services Lösungen für das Dokumentenmanagement stellen für viele Managed Services Provider (MSP) und Shared Services Center (SSC) eine sinnvolle Ergänzung des Leistungsportfolios dar. MSPs können Bestandskunden mit innovativen Dokumentenservices Mehrwert bieten und DMS- und Archivlösungen für die Diversifizierung und den Einstieg in neue Märkte nutzen. SSCs überzeugen ihre internen Kunden genauso wie die Unternehmensführung mit massgeschneiderten Angeboten für das Dokumentenmanagement und die Archivierung. Dazu bieten wir fach- und branchenspezifische Anwendungen auf Basis einer mandantenfähigen und skalierbaren DMS- und Archiv-Plattform. Hohe Leistungsfähigkeit und Transparenz für die exakte Abrechnung der erbrachten Services sind weitere zentrale Kriterien, die Swiss Post Solutions mit ihren Lösungen für Managed & Shared Services erfüllt. Flexible Bereitstellungsmodelle, insbesondere unsere Cloud Konzepte, ermöglichen darüber hinaus, Investitionskosten zu vermeiden und schnelle Umsatzerfolge zu erzielen. Kunden Mehrwert bieten, neue Märkte erschliessen und nachhaltig wachsen DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung l 7

8 Leistungs-Highlights im täglichen Einsatz Ihre Aktenstruktur Unsere DMS- und Archivanwendungen für Fachbereiche und Branchen bieten frei wählbare und vorkonfigurierte Aktenstrukturen, die sich an Erfahrungswerten orientieren. Diese Standardeinstellungen, die Anzahl und Tiefe der Unterregister, lassen sich durch autorisierte Benutzer sehr einfach an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Dank der ausgefeilten Suchmöglichkeiten kann auf eine Aktenstrukturierung auch ganz oder teilweise verzichtet werden. Vorhandenes Wissen mühelos finden Der schnellste Weg zu Informationen kann in Abhängigkeit von Benutzer und Rechercheziel über die Navigation, die Index- oder Volltextsuche führen. Während die Indexsuche sehr gezielt alle Dokumente und Akten mit dem gesuchten Eigenschaftswert anzeigt, eignet sich die Volltextsuche insbesondere für themenorientierte Recherchen im Dokumenteninhalt. In Anlehnung an das Google-Konzept unterstützt Sie die Volltextsuche bei der Suche nach Objekten oder Geschäftsvorgängen, die ein bestimmmtes Thema oder mehrere Schlagwörter in Kombination beinhalten. Die Treffer werden mit einem Relevanzwert in Bezug auf Ihre Suchbegriffe versehen. Filter für Eigenschaftswerte wie Autor oder Dokumententyp ermöglichen, Suchergebnisse weiter einzuschränken. Die Dokumente werden im jeweiligen Originalformat angezeigt vorausgesetzt, dass der verwendete Computer das entsprechende Programm bereitstellt. Arbeiten ohne Medienbrüche Durch die Integration des DesktopClients in Microsoft Office und Outlook vereinfachen und automatisieren Sie oftmals sehr zeitaufwändigen Routineabläufe. s und Anhänge lassen sich zusammen oder getrennt voneinander per Drag & Drop in die entsprechende Akte ziehen, von dort aus wieder öffnen, bearbeiten und versenden. Ihre Antwort wird automatisch an Ort und Stelle gespeichert. Genauso praktisch ist die Verknüpfung mit den Microsoft Office Anwendungen, beispielsweise für die Arbeit mit vorhandenen Word- Vorlagen, die nach der Bearbeitung direkt innerhalb einer bestimmten Akte abgespeichert werden können. Werkzeuge für das Teamwork und effiziente Prozesse Das feingranulare Berechtigungskonzept und die strikte Versionskontrolle sind zentrale Grundlagen für die gemeinsame Nutzung einer zentralen Wissensbasis. Zugleich sorgen diese Funktionen für effiziente und kontrollierte Arbeitsabläufe. Anwender erhalten Benachrichtigungen über Änderungen an Dokumenten, über Aufgaben, Termine und Fristen. Freigabeprozesse lassen sich mit Statuskennzeichnung und Notizen abbilden und bleiben dank Nachverfolgungsfunktion transparent. Digitaler Postkorb für Dokumente und s Für einzelne Anwender oder Benutzergruppen stehen Postkörbe zur Verfügung, damit sie Dokumente zur weiteren Bearbeitung bereitstellen oder s empfangen können. Durch Vergabe von Adressen und White Lists für Absender gelangen Nachrichten direkt in Postkörbe innerhalb der DMS- und Archivlösung. 8 l DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung

9 Um den Ansprüchen der verschiedenen Benutzergruppen gerecht zu werden und die Zusammenarbeit zu optimieren, bietet Swiss Post Solutions mit dem WebClient, DesktopClient und MobileClient unterschiedliche Wege, um auf die DMS- und Archivlösungen zuzugreifen. Verfügbare Informationen - wo immer Sie diese brauchen... WebClient - weltweit via Internet auf Ihre Informationen zugreifen Ein Internetzugang reicht aus: Nachdem sie die Benutzerkennung und das Passwort eingegeben haben, erreichen die Anwender unabhängig von ihrem aktuellen Standort eine benutzerfreundliche Web-Oberfläche. Die intuitive Bedienung unterstützt insbesondere Infrequent User, die sporadisch mit der Lösung arbeiten. DesktopClient der persönliche Arbeitsbereich mit viel Komfort Der DesktopClient steht als Stand-alone-Version und für die Integration in Microsoft Office und Outlook zur Verfügung. Anwender profitieren von vielseitiger Prozessunterstützung und einem persönlichen Arbeitsbereich, beispielsweise für eigene Dokumente und Aufgaben oder für direkte Verbindungen zu häufig verwendeten Akten und Dokumenten. MobileClients unterwegs arbeiten mit iphone & Co. Informationen unterwegs ebenso einfach finden wie im Büro und Geschäftsabläufe nachvollziehbar unterstützen: Die Benutzer erhalten Updates über Änderungen an Dokumenten und sind in Freigabeprozesse eingebunden, um Genehmigungen zu erteilen. Sie können Dokumente per versenden, erstellte Dateien an Dokumente anhängen oder diese im DMS und Archiv ablegen. DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung l 9

10 Sicherheit und Compliance: Die wesentlichen Sicherheitsfunktionen auf einen Blick... Die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Transparenz und Datensicherheit haben in den letzten Jahren massiv zugenommen. Dabei gibt es vielfältige landesspezifische Grundsatzdokumente und Leitlinien zu berücksichtigen, die den Umgang mit Informationen und Dokumenten definieren. Geschäftsinformationen sind sicher, jederzeit verfügbar, lückenlos nachvollziehbar und unveränderbar vorzuhalten. Ganz egal ob Unternehmen unbedarft, fahrlässig oder mit Vorsatz handeln ein Verstoss gegen den Datenschutz kann nicht nur finanziellen Schaden verursachen, sondern hat oftmals auch schwerwiegende Folgen für die Reputation eines Unternehmens. Rechtskonform ohne Barrieren Das Sicherheitskonzept von Swiss Post Solutions orientiert sich an den Herausforderungen von Unternehmen, die in Ländern und Branchen mit sehr hohen Standards für Compliance und Sicherheit operieren. So sind Kunden mit unseren Lösungen immer auf der sicheren Seite. Unsere Mission, Dokumente und s verfügbar zu machen, damit Sie Informationen gewinnbringend einsetzen können, steht nicht im Widerspruch zur Datensicherheit. Durch den verhältnismässigen Einsatz ausgefeilter Massnahmen bieten wir Sicherheit und Compliance, ohne Ihre Geschäftsprozesse zu behindern. Die Grundpfeiler unseres Sicherheitskonzeptes Feingranulares Berechtigungskonzept Versionierung und Audit Funktion Datenverschlüsselung Revisionssichere Langzeitarchivierung 10 l DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung

11 Datenverschlüsselung Sämtliche Daten werden nach Verfahren auf dem neuesten Stand der Technik (aktuell AES-256) verschlüsselt in den betreffenden Systemkomponenten der DMS- und Archivlösung abgelegt. Ohne die entsprechenden Zugangspasswörter kann niemand, auch kein Systemadministrator, die Daten lesen. Aktuelle Verschlüsselungstechnologien und -methoden sorgen auch für den zuverlässigen und sicheren Datentransfer, wenn Sie Ihre Dokumente über den WebClient, DesktopClient oder MobileClient nutzen und verwalten. Feingranulares Berechtigungskonzept Jeder Anwender wird einem definierten Benutzer- und Rechteprofil zugeordnet, das den permanenten oder temporären Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen erlaubt. Diese Profile können Kunden individuell definieren. Sie regeln den Zugang auf Akten-, Ordner- oder Dokumentenebene und die damit verbundenen Rechte zum Lesen und Bearbeiten von Dokumenten. Die Anwender authentifizieren sich durch Benutzerkennung und Passwort. Versionierung und Audit-Funktion Im Sinne einer konsistenten Versionskontrolle muss ein Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt werden. Es ist entsprechend gekennzeichnet und so lange nur lesbar, bis eine neue Version, gegebenenfalls mit Kommentaren versehen, abgespeichert worden ist. welche Aktion im System durchgeführt hat. Autorisierte Anwender können über die Audit- Funktion auf diese Protokolle zugreifen. Beweissichernde Langzeitarchivierung Swiss Post Solutions unterstützt alle gängigen Langzeitformate und bietet die Möglichkeit, Akten und Dokumente für einen bestimmten Zeitraum unveränderbar und nicht löschbar zu speichern. Eine weitere Bearbeitung ist damit ausgeschlossen. Die Zugriffsrechte auf diese Dokumente ändern sich im Einklang mit den kundenspezifischen Richtlinien. Autorisierten Personen stehen Akten und Inhalte weiterhin und wie gewohnt über die Suchfunktion der Lösung zur Verfügung. Das System informiert Sie automatisch, wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments abgelaufen ist. Das Plus an Sicherheit Wenn Sie aufgrund von Gesetzen, beispielsweise als Berufsgeheimnisträger oder aufgrund interner Richtlinien besondere Anforderungen erfüllen müssen, bieten wir Ihnen mit dem so genannten Master Key das notwenige Plus an Sicherheit. Mit dem Master Key wird die alleinige Kontrolle über die DMS- und Archivlösung vergeben, beispielsweise um die Anwendung aufzuschliessen und wieder abzuschliessen und damit den Zugang für registrierte Benutzer zu kontrollieren. Auch gegen einen eventuellen Zugriff durch Systemadministratoren sind die Kundendaten wirkungsvoll geschützt. Zur Nachweisführung der dokumentenbasierten Geschäftsprozesse zeichnen die DMS und Archivlösungen alle Zugriffe auf das heisst wer, wann, DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung l 11

12 IT Management und Administration Voller Überblick und lückenlose Kontrolle Damit Sie den Überblick behalten, das Dokumentenmanagement fortlaufend optimieren oder Dokumentenservices nach Kostenstellen abrechnen können, bieten wir standardisierte und kundenspezifische Berichte zu Umfang und Struktur von Akten und Dokumenten. Details über die Bearbeitungshistorie und bestehende Verlinkungen von Dokumenten werden übersichtlich dargestellt. Flexibel wachsen und Synergien nutzen Unser Angebot verbindet eine hoch skalierbare und leistungsfähige DMS- und Archiv-Plattform und anwendungsspezifische Lösungen. Damit ist Swiss Post Solutions Ihr Partner für ein unternehmensweites Dokumentenmanagement. Sie haben bereits eine Personalakte von Swiss Post Solutions? Dann entscheiden Sie sich doch im nächsten Schritt für die Immobilienakte, Matterakte oder Vertragsakte. Sie können Ihre DMS- und Archivlösung sukzessive ausbauen und diese auf einer Plattform betreiben. Fachbereiche profitieren von massgeschneiderten Anwendungen und das IT Management von Synergieeffekten bei Administration und Betrieb. Individuelle Konfiguration Wir unterstützen Ihre Geschäftsprozesse mit einem vielfältigen Funktionsspektrum und Konfigurationswerkzeugen für Anpassungen an Ihre konkreten Bedürfnisse. So können Sie beispielsweise Aktenstrukturen individuell definieren und abbilden, Auswahllisten und Vorlagen für die Vergabe von Eigenschaftswerten (Indexwerten) verändern, Postkörbe für die Bearbeitung von Dokumenten und s durch Einzelpersonen oder Benutzergruppen einrichten und Recherchen durch vorkonfigurierte Suchabfragen vereinfachen. Offene Schnittstellen für die Integration Unsere DMS- und Archivlösungen zeichnen sich durch offene, standardisierte Schnittstellen aus, welche die einfache Verknüpfung mit Drittsystemen zulassen. So bleiben Sie mit dem DMS und Archiv von Swiss Post Solutions langfristig flexibel, unter anderem, um neuen Herausforderungen mit einer entsprechenden IT Infrastruktur zu begegnen. 12 l DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung

13 Cloud Services: Das IT-Konzept der Zukunft. Globalisierung und steigende regulatorische Anforderungen erhöhen den Druck, Geschäftsvorgänge mit Hilfe professioneller IT-Lösungen effizient und kostensparend zu bearbeiten. Während Investitionen in eigene Systeme finanzielle und personelle Ressourcen langfristig binden, sind leistungsfähige IT-Lösungen direkt aus der Cloud das perfekte Konzept für die vernetzte, schnelllebige Geschäftswelt. Sie wollen flexibel bleiben, hohe Investitionen und den Aufwand für den Betrieb einer eigenen Lösung vermeiden? Dann steht Ihnen das gesamte Leistungsspektrum unserer DMS- und Archivlösungen als Cloud Service zur Verfügung, den Sie ganz einfach, zuverlässig und sicher via Internet beziehen können: Sofort einsatzbereit Flexibel wählbarer Leistungsumfang Transparente Abrechnung Hochsicherer Betrieb Sie benötigen kein Budget für den Kauf der Lösung. Dank der nutzungsabhängigen Mietgebühren ist professionelles Dokumentenmanagement auf Basis bewährter Highend-Technologie für Unternehmen und Fachabteilungen jeder Grösse erschwinglich. DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung l 13

14 Ihr Bonus mit uns Optimieren Sie die Qualität Ihres Dokumentenmanagements durch die systematische Zusammenführung von papierbasierten und elektronischen Unterlagen! Wir unterstützen Sie dabei mit unseren Softwarelösungen und Services: Die Erkennungsprofile lassen sich flexibel an Kundenbedürfnisse anpassen. So können Sie mit IMA Verarbeitungsprozesse für vielfältige Dokumente und Formulare automatisieren. Über nahtlos aufeinander abgestimmte Schnittstellen fliessen Dokumente, Volltext, Indexwerte und Vorschaubilder in das DMS und Archiv. Software für die Dokumentenerfassung Input Management Automation (IMA) von Swiss Post Solutions umfasst alle Methoden und Funktionen für die inhaltliche Erfassung (Volltext) und Indizierung gescannter Dokumente. Erkennungsprofile legen fest, mit welchen Eigenschaftswerten (Indexwerten) Dokumente versehen und in das System eingeliefert werden. Die automatisierte Volltexterkennung schafft die zentrale Grundlage für einfache Recherchen im DMS und Archiv. Hardware für das high-speed Scanning Die optimale Abstimmung von Hard- und Software verursacht immer noch vielerorts grossen Aufwand und behindert damit die Geschäftsprozesse. Mit den SLAM 24 Hochleistungsscannern bietet Swiss Post Solutions Lösungen für die effiziente Digitalisierung von Papierdokumenten, die optimal auf das IMA Portfolio abgestimmt sind. Zudem ist auch die Anbindung an Drittsysteme sehr einfach möglich. Die Scansysteme überzeugen mit einer Verarbeitungsleistung von bis zu 950 Blatt pro Minute und liefern dabei eine hohe Imagequalität. Diverse Formate, von der Visitenkarte bis zu DIN A3, in unterschiedlichen Papierstärken lassen sich stapelweise und mit minimalem manuellem Aufwand verarbeiten. Die Scanjobs werden automatisch gesteuert, überwacht und verwaltet. Für die Sortierung der Originalbelege können die SLAM 24 Scanner mit bis zu 21 Sortierfächern ausgestattet werden. Komplettservice für Ihre Bestandsakten Auf Wunsch bieten wir Ihnen einen Komplettservice für die Übernahme von Bestandsakten, der sämtliche Logistik- und Scan-Dienstleistungen umfasst. 14 l DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung

15 Document Lifecycle Management: Vom Input bis zur revisionssicheren Archivierung. Arbeitsplatz Scanning Desktop Client Web Client Mobile Client iphone, ipad, Blackberry Digitalisierung -Service Posteingang im DMS IMA Input Management Automation Erfassung von Papierdokumenten, Import von elektronischen Dokumenten ICS Intelligent Content Search Volltextsuche, Indexsuche und formatunabhängige Bündelung DMS Document Management System Bearbeitung, Verwaltung, unternehmensweite Nutzung IAR Intelligent Archiving & Retrieval Langzeitarchivierung, Index- und Volltextsuche, Online-Display Workflow Optional verfügbar Administration und Konfiguration Externe Erfassungs- Services Übernahmeservice für elektronische Dokumente (File-Server, DMS, etc.) Applikationen und Fachverfahren (z.b. ERP, etc.) Mit Intelligent Document Processing (IDP) stellt Swiss Post Solutions Anwendungen für die lebenslange Verwaltung allgemeiner, fach- und branchenspezifischer Dokumente bereit. Dazu haben wir alle erforderlichen Komponenten in eine Lösung verpackt, die Sie on-site installieren oder als gemieteten Cloud Service von uns beziehen können: Input Management Automation (IMA) sorgt für die effiziente Erfassung und Indizierung der gescannten Dokumente. Über nahtlos aufeinander abgestimmte Schnittstellen werden die Daten zwischen IMA und dem Document Management System (DMS) ausgetauscht. Das DMS ist mit einem vielseitigen Funktionsspektrum für den effizienten und gesetzeskonformen Umgang mit Dokumenten ausgestattet. Komfortfunktionen wie die Integration in Microsoft Office und Outlook und intelligente Suchmöglichkeiten werden durch Rechtemanagement, Versionierung und Audit-Funktion optimal ergänzt. Durch das integrierte Archiv können Sie Ihre Dokumente am Ende ihres Lebenszyklus vorschriftsgemäss archivieren. DMS Solutions: Dokumentenmanagement und Archivierung l 15

16 Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Sägereistrasse 25 CH-8152 Glattbrugg Telefon Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Roggenbachstraße 1 D Villingen-Schwenningen Telefon Mehr erfahren:

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