Klinikum Ansbach. Gesundheits- und Sozialwesen. Projektbericht. einfach. machen. Digitalisierung und Mikroverfilmung von Patientenakten

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1 Gesundheits- und Sozialwesen Projektbericht Digitalisierung und Mikroverfilmung von Patientenakten Einführung einer Inhouse Digitalisierung Einführung ECM ELOprofessional Anbindung KIS Siemens medico//s, Med4ELO HL7 Kommunikation Direktaufruf aus dem KIS Standortverwaltung, Aktenausleihe Neustrukturierung des Krankengeschichtenarchivs einfach. machen.

2 Foto: ANregiomed Seit über 30 Jahren vereint das unter seinem Dach medizinische Kompetenz auf der Höhe der Zeit. Ein hoher humanitärer Anspruch sowie die Vermittlung von Vertrauen, Sicherheit und Zuspruch ist täglich gelebte Praxis. Das ist ein gemeinsames Kommunalunternehmen der Stadt und des Landkreises Ansbach. Insgesamt verfügt das Haus mit seinen 14 Kliniken über 431 Planbetten (inkl. Dialyse) und 24 Betten in der Kurzzeitpflege. Gesundheits- und Sozialwesen

3 Die Digitale Patientenakte alles zu jeder Zeit und an jedem Ort. Die Aufgabe Herausforderungen der Zeit Ein ausgezeichneter Klinikbetrieb will gut organisiert sein, denn nur so kann die optimale Betreuung der Patienten gewährleistet werden. Die Verwaltungen stehen hierbei vor den Herausforderungen zeitsparend und kostengünstig zu sein und vor allem die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Dazu gehört beispielsweise die Aufbewahrung von Patientenakten sowie technischen und kaufmännischen Akten bis zu 30 Jahren.» Neben der einfachen Handhabung des Programms hat uns vor allem die mögliche Einbindung anderer Archive aus EDV, Personal, Einkauf etc. in ELOprofessional überzeugt, denn damit setzen wir auf eine zukunftssichere Lösung für unser Haus. «Die Archive der Kliniken wachsen stetig und verursachen hohe Verwaltungskosten. Hinzu kommt, dass die Suche nach Informationen in den Archiven sich oft langwierig gestaltet, da Dokumente teilweise mehrfach oder unvollständig abgelegt sind. Das hat frühzeitig Gesundheits- und Sozialwesen erkannt, dass Papierarchive den Ansprüchen der Zeit nicht mehr gerecht werden. Besonders im Hinblick auf den Datenschutz und das Krankenhausgesetz wurde beschlossen, künftig keine neuen Patientenakten mehr in Papier zu archivieren. Ziel war die Einführung eines elektronischen Archivs. Das Klinikum entschied sich für das ECM-System ELOprofessional. Dazu der Projektverantwortliche Gerhard Hausleitner: Neben der einfachen Handhabung des Programms hat uns vor allem die mögliche Einbindung anderer Archive aus EDV, Personal, Einkauf etc. in ELOprofessional überzeugt, denn damit setzen wir auf eine zukunftssichere Lösung für unser Haus. Die Umsetzung Vor Projektstart wurde ein detaillierter Konzeptplan für alle Archive erstellt. Es galt das Krankengeschichten-Archiv des Klinikums komplett umzustrukturieren. Um hohe Einlagerungs- und Mietkosten einer externen Auslagerung von Patientenakten und Röntgenfilmen zukünftig zu vermeiden, wählte man einen ganzheitlichen Ansatz. Nach Ermittlung der Raumund Personalressourcen wurden die vergangene und die künftige Archivierung in ein zukunftssicheres neues Konzept eingebunden.

4 Foto: ANregiomed Nahtlose Anbindung des KIS- und HL7-Standards in ELO Im ersten Schritt wurde ELOprofessional über die Schnittstellen KIS2ELO und HL7 in das Krankenhausumfeld integriert Meter laufende Akten zu Krankengeschichten und Röntgenbildern wurden in nur 14 Tagen in ein neues Archiv mit verbesserten Ablagekriterien einsortiert. Der Kundennutzen Übersichtlich, zentral und rechtskonform Alle berechtigten Mitarbeiter greifen jetzt zentral über ELO auf medizinische Unterlagen wie Befunde, Briefe, Bilder oder Protokolle zu. Alles ist übersichtlich in der elektronischen Patientenakte dargestellt. Jederzeit kann eingesehen werden, wer, wann, wo welche Akte bearbeitet hat. Darüber hinaus dokumentiert ELO komplett den Prozess- und Lebenszyklus einer Information, so dass die Klinik zuverlässig und einfach ihrer Dokumentationspflicht nachkommt. Mit ELO sparen wir allein durch die Auflösung der Papierarchive eine Menge an Verwaltungskosten. Der größte Vorteil für die tägliche Arbeit liegt aber in der schnellen und übersichtlichen Verfügbarkeit der Informationen, so Gerhard Hausleitner. Schnelle und einfache Schulung der Mitarbeiter Auch bei der Schulung der Anwender überzeugte das Gesamtkonzept. 200 Anwender wurden durch Informationsveranstaltungen, mit Hilfe von individuellem Unterrichtsmaterial und in stündlich neu beginnenden Trainings in kürzester Zeit mit dem System vertraut gemacht.» Uns beeindruckte die umfassende Branchenkenntnis im Krankenhausumfeld. «Digitalisierung rückwirkender Jahrgänge Parallel zur Räumung des Zentralarchivs wurden rückwirkende Akten zur Digitalisierung an uns übergeben. Neben der Übernahme vorhandener Register zur späteren Abbildung im ELO Archiv wurden auch verschiedenste Formulare neben vorhandenen Fotos in Farbe digitalisiert. Alle Produktionsdaten wurden online ans Klinikum direkt ins ECM-Archiv übertragen. So wurde eine sofortige Übergabe der Daten über gesicherte Verbindungen realisiert und das Klinikum musste kein zusätzliches Personal für Importe bereitstellen.

5 Unsere Lösungen die Inhouse-Digitalisierung Der Kundenvorteil Aufbau einer Inhouse-Digitalisierung Durch die digital vorliegenden Patientenakten wurden die Mitarbeiter aus dem Krankengeschichtenarchiv enorm entlastet. Es lag nah, diese Ressourcen für die eigene Digitalisierung zu nutzen. Als serviceorientiertes Unternehmen stellten wir dem Klinikum die gesamte Ausstattung zur Verfügung und unterstützten beratend beim Kauf der Hardware. Die Arbeitsplätze wurden entsprechend der notwendigen Vorgaben eingerichtet und die Mitarbeiter geschult, so dass jetzt das gesamte Scannen durch eigenes Personal geleistet wird. Die Perspektive Erweiterung des ECM-Systems auf das gesamte Klinikum Die Projektgruppe des Klinikums Ansbach hat von Beginn an das Ziel verfolgt, ein zentrales Archiv- und ECM-System für das gesamte Haus einzusetzen. Mit ELOprofessional können nun alle Bereiche der Klinik abgebildet werden. Das papierarme Krankenhaus ist für das keine Vision mehr, sondern wird Schritt für Schritt weiter ausgebaut. einfach. machen.

6 Unsere Lösungen zu Inhouse-Digitalisierung und digitaler Patientenakte Noch Fragen offen? Wir beantworten sie gern! T info@reisswolf.com REISSWOLF International AG Im Hegen Oststeinbek Dieses Projekt wurde von der CiBS Gesellschaft für Technische Dokumentation und Archivierung durchgeführt, die seit 2016 Mitglied der REISSWOLF Gruppe ist. MK /2018 einfach. machen.