OP 2005: Änderungen Mailimport

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1 OP 2005: Änderungen Mailimport Dokumentation Original auf SharePoint

2 Doku zu OP 2005 JT-Benutzerkonfiguration - In dieser Registerkarte können Sie die -Konfiguration, des Benutzers für den Versand "ausgehender s" und den Import "eingehender E- Mails" ( -Import), festlegen. Einstellungen Versand: Einstellungen Versand In diesem Bereich wird das -Postfach des JTheseus Benutzers eingerichtet. Die hier hinterlegte -Adresse wird für alle ausgehenden E- Mails, die der Benutzer aus JTheseus versendet, als Absender-Adresse übernommen. Vorbereitungen für den Import: Importordner im client anlegen Bevor in JTheseus Importordner für den -Import ausgewählt werden können, müssen diese zuvor in dem von Ihnen verwendeten client (z.b. Outlook) angelegt werden. Einstellungen Import: POP3 Postfach hinzufügen / IMAP Postfach hinzufügen / Einstellungen für andere Benutzer durchführen In diesem Bereich können Sie Mailpostfächer vom Typ "IMAP" oder "POP3" anlegen. Voraussetzung hierfür ist, dass mindestens ein POP3- oder IMAP- Server im System existiert. Im Menü Konfiguration, , kann der Administrator -Server (SMTP, POP3, IMAP) anlegen und konfigurieren. POP3 Postfach konfigurieren: Postfach bearbeiten / Postfach entfernen / Einstellungen bearbeiten Ein neu erstelltes POP3 Postfach wird unterhalb des Bereichs "Einstellungen Import" angezeigt und kann hier nachträglich bearbeitet oder entfernt werden. Zusätzlich können hier die Einstellungen für Aufgaben und Erinnerungen bearbeitet werden. IMAP Postfach konfigurieren: Postfach bearbeiten / Postfach entfernen / Import-Ordner hinzufügen / Import-Ordner bearbeiten / Import-Ordner löschen Ein neu erstelltes IMAP Postfach wird unterhalb des Bereichs "Einstellungen Import" angezeigt und kann hier nachträglich bearbeitet oder entfernt werden. Zusätzlich können hier die Einstellungen für Aufgaben und Erinnerungen bearbeitet sowie die eingestellten Import-Ordner angepasst werden. Es empfielt sich, für jedes Projekt einen eigenen Import-Ordner anzulegen, damit die Importierten Mails direkt im richtigen Projekt angezeigt werden und so die richtigen Mitarbeiter darauf Zugriff haben. Abbildung: Benutzerkonfiguration

3 JT-Benutzerkonfiguration- - Einstellungen Versand Damit der Benutzer s direkt aus JTheseus verschicken kann, müssen in diesem Bereich folgende Versandeinstellungen vorgenommen werden: Abbildung: Einstellungen Versand SMTP Mailserver (SMTP = Simple Mail Transfer Protocol) Wählen Sie in diesem Listenauswahlfeld den SMTP Mailserver, der zum Versand von s aus JTheseus vorgesehen ist. Die Mailserver-Konfiguration wird im Regelfall von ihrem Systemadministrator unter Konfiguration, (nur sichtbar bei entsprechenden Rechten) vorgenommen. Benutzer Geben Sie in diesem Feld den für Sie eingerichteten Benutzernamen ihres -Kontos ein. Passwort / Passwort wiederholen Geben Sie im Feld Passwort, das für Sie eingerichtete Passwort ihres -Kontos ein. Zur Vermeidung von Fehleingaben, muss das Passwort im Feld Passwort wiederholen ein weiteres Mal eingegeben werden. Adresse Geben Sie in diesem Feld die für Sie eingerichtete Adresse ihres -Kontos ein. Speichern Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen zum Versand eingegeben haben. JT-Benutzerkonfiguration- - Importordner im client anlegen Eingehende s können in JTheseus importiert werden. Hierfür wird ein Importordner im client (z.b. Outlook) angelegt. Zu importierende s können vom User in diesen Ordner verschoben oder kopiert werden. Abbildung: Importordner im client anlegen

4 Ordner: Mail-Import / Erfolgreich / Fehler / Inaktiv Der Ordner "Mail-Import" wird automatisch und regelmäßig nach s durchsucht. Die dort abgelegten s werden nach JTheseus importiert und dort anhand der Absender -Adresse dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet. Je nach Ausgang des Import-Votgangs und den Einstellungen in Ihrer Benutzer-Konfiguration werden die Mails in einen der anderen drei Ordner verschoben. s, die nicht zugeordnet (aber trotzdem importiert) werden können, werden in der persönlichen Aufgabenliste der JTheseus-User im Standardprojekt hinterlegt und mit einem Fragezeichen versehen. Durch Klick auf das Fragezeichen kann der User dieses -Ereignis dem entsprechenden Ansprechpartner zuordnen. JT-Benutzerkonfiguration - - Bedeutung der Import-Ordner Bei Verwendung eines Mailserves vom Typ IMAP, können Sie dem IMAP-Postfach die Import-Ordner ihres client (z.b. Outlook) hinzufügen oder nachträglich bearbeiten. Hinweis: Bei der nachträglichen Bearbeitung der Ordnerkonfiguration, sind die Eingabefelder im Gegensatzt zur Neuanlage nicht mehr editierbar und können nur noch über das Ordnersymbol geändert werden. Abbildung: Mailimport-Ordner Import-Ordner In diesem Ordner ihres client sucht JTheseus (Mailroutine) nach s, für den Mailimport. Diese müssen auf der Seite des client entweder manuell oder über eine Kontoregel des client in diesen Import-Ordner verschoben worden sein. Nach dem Mailimport, werden die s aus dem Import-Ordner ihres client in einen der nachfolgend beschriebenen Ordner verschoben. Erfolgreich-Ordner In diesen Ordner ihres client werden alle in JTheseus erfolgreich importierten s zu Kontrolle verschoben. Möchten Sie auch hier die s automatisch löschen lassen, so aktivieren Sie die Option "Importierte s löschen". Fehler-Ordner In diesen Ordner ihres client werden s verschoben, die nicht importiert werden konnten. Inaktiv-Ordner In diesen Ordner ihres client werden s verschoben, deren Absender-Adresse zwar in JTheseus vorhanden ist, bei denen im Medientab bei der entsprechenden Mailadresse "Eingehende s werden importiert" aber nicht aktiviert ist. JT-Benutzerkonfiguration- - POP3 Postfach hinzufügen In diesem Fenster können Sie den Mail-Import bei Verwendung eines POP3-Mailservers konfigurieren. Neben den Zugangsdaten des -Kontos werden hier auch alle Angaben für Erinnerungen und Aufgaben hinterlegt.

5 Abbildung: POP3 Postfach hinzufügen Importregel aktiv Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie s aus den Importverzeichnissen ihres client importieren wollen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn s aus dem entsprechenden Ordner nicht bzw. nicht mit diesen Einstellungen importiert werden sollen. Im Gegensatz zum Löschen des Import-Ordners brauchen Sie eine inaktive Import-Regel nur wieder zu aktivieren, statt alle Einstellungen neu vorzunehmen. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Mailserver (POP3) Wählen Sie in diesem Listenauswahlfeld den POP3-Mailserver, der zum -Import verwendet werden soll. Die Mailserver-Konfiguration wird im Regelfall von ihrem Systemadministrator unter Konfiguration, (nur sichtbar bei entsprechenden Rechten) vorgenommen. Adresse Geben Sie in diesem Feld die für Sie eingerichtete Adresse ihres -Kontos ein. Benutzername Geben Sie in diesem Feld den für Sie eingerichteten Benutzernamen ihres -Kontos ein. Passwort/Passwort wiederholen Geben Sie im Feld Passwort, das für Sie eingerichtete Passwort ihres -Kontos ein. Zur Vermeidung von Fehleingaben, muss das Passwort im Feld Passwort wiederholen ein weiteres Mal eingegeben werden. Ereignis-Projekt Für die Erzeugung von Aufgaben, Erinnerungen und Ereignissen können Sie hier auswählen, welches Projekt nach dem Mailimport zugeordnet werden soll. Vorgeschlagen wird hier standardmäßig das in der Benutzerkonfiguration hinterlegte Standard-Projekt. Aufgabe/Erinnerung erzeugen: Entscheidungsfälle für Mailimport In dieser Listenauswahl können Sie festlegen, ob nach dem Mailimport eine Aufgabe bzw. Erinnerung in der Aufgabenliste erzeugt werden soll oder nicht. Status (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen) Wenn beim -Import Aufgaben erzeugt werden sollen, können Sie aus diesem Listenfeld einen Status für die Aufgaben auswählen. Gruppen (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen) Wenn erzeugte Aufgaben bei allen Mitgliedern einer Gruppe (z.b Gruppe Vertrieb) in der Aufgabenliste angezeigt werden sollen, können Sie hier die gewünschte Gruppe nach einem Klick auf das Listenfeld eingeben.

6 Speichern Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen eingegeben haben. JT-Benutzerkonfiguration- - Entscheidungsfälle für Mailimport Bei der Konfiguration von POP3-Postfächern oder IMAP-Ordnern können Sie in dieser Listenauswahl festlegen, ob JTheseus erfolgreich importierte s als Aufgabe oder Erinnerung in der Aufgabenliste darstellen soll oder nicht. Hinweis: Bei einer "nicht zugewiesenen ", kann der Empfänger der in JTheseus keiner Kontaktperson mit passender adresse zugeordnet werden. Abbildung: Aufgabe/Erinnerung erzeugen Ein weiterer Entscheidungsfaktor ist die Tatsache, ob die -Adresse des Absenders zum Zeitpunkt des Mailimports in JTheseus einer Kontaktperson als Medienadresse hinterlegt (bekannt) ist oder nicht (unbekannt). In der nachfolgenden Tabelle erhalten Sie eine Übersicht der einzelnen Entscheidungsfälle: Aufgabe / Erinnerung erzeugen Keine Erinnerungen oder Aufgaben erzeugen Keine Erinnerungen oder Aufgaben erzeugen Für alle s Aufgaben erzeugen Für alle s Aufgaben erzeugen Für alle s Erinnerungen erzeugen Für alle s Erinnerungen erzeugen Nur für nicht zugewiesene s Aufgaben erzeugen Nur für nicht zugewiesene s Aufgaben erzeugen s nicht automatisch dem Absender zuordnen Absender Aufgabenliste Mail wird gehängt an bekannt --- Absender unbekannt Erinnerung NN bekannt Aufgabe Absender unbekannt Aufgabe NN bekannt Erinnerung Absender unbekannt Erinnerung NN bekannt --- Absender unbekannt Aufgabe NN bekannt/unbekannt Erinnerung NN

7 JT-Benutzerkonfiguration- - IMAP Postfach hinzufügen In diesem Fenster können Sie bei Verwendung eines IMAP-Mailservers die Zugangsdaten des -Kontos hinterlegt. Abbildung: IMAP-Postfach hinzufügen Mailserver (IMAP) Wählen Sie in diesem Listenauswahlfeld den IMAP-Mailserver, der zum -Import verwendet werden soll. Die Mailserver-Konfiguration wird im Regelfall von ihrem Systemadministrator unter Konfiguration, (nur sichtbar bei entsprechenden Rechten) vorgenommen. Adresse Geben Sie in diesem Feld die für Sie eingerichtete Adresse ihres -Kontos ein. Benutzername Geben Sie in diesem Feld den für Sie eingerichteten Benutzernamen ihres -Kontos ein. Passwort/Passwort wiederholen Geben Sie im Feld Passwort, das für Sie eingerichtete Passwort ihres -Kontos ein. Zur Vermeidung von Fehleingaben, muss das Passwort im Feld Passwort wiederholen ein weiteres Mal eingegeben werden. Speichern Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen eingegeben haben. JT-Benutzerkonfiguration- - Einstellungen für andere Benutzer Benutzern mit entsprechenden Rechten ist es möglich, Postfächer und Import-Ordner anderer Benutzer zu administrieren und hier entsprechende Einstellungen vorzunehmen. 1. Wählen Sie einen Benutzer in der Listenauswahl, im oberen Bereich des Fensters, aus (siehe Abb. 1). Nach Auswahl des Benutzers wird standardmäßig das erste Register ("Allgemein") der Benutzerkonfiguration eingeblendet. Abbildung 1: Anderen Benutzer auswählen 2. Klicken Sie zur Bearbeitung der -Einstellungen auf das Register " ". 3. Anschließend können Sie Einstellungen zum Versand vornehmen oder ein Postfach vom Typ POP3 oder IMAP erstellen.

8 4. Die Bearbeitung der Einstellungen eines Postfaches vom Typ POP3 und IMAP entspricht der Bearbeitung eigener Postfächer mit dem Unterschied, dass hier zusätzlich die Abfrage von Benutzernamen und Passwort erfolgt. JT-Benutzerkonfiguration- -Postfach bearbeiten In diesem Fenster können Sie nachträglich den IMAP- oder POP3-Mailserver, die Adresse und die Anmeldedaten des -Kontos ändern. Zum Ändern der "Anmeldedaten" klicken Sie bitte auf das Schlüssel-Symbol in Abbildung 1. Daraufhin wird das Fenster aufgeklappt (siehe Abb.2), so dass Sie nachfolgend die Anmeldedaten bearbeiten können. Abbildung 1: Postfach bearbeiten (zugeklappt) Im aufgeklappten Fenster können Sie jetzt den Benutzernamen und das Passwort bei Bedarf ändern. Im Anschluss können geänderte Eingaben über den Button Speichern gesichert, oder über den Button Abbruch verworfen werden. Abbildung 2: Postfach bearbeiten (aufgeklappt) JT-Benutzerkonfiguration- -Postfach entfernen Mit dieser Funktion können Sie ein IMAP- oder POP3-Postfach mit allen darin definierten Mailimport-Einstellungen löschen. Hinweis: Bei IMAP-Postfächern werden auch ALLE darin definierten "Import-Ordner" gelöscht. Arbeitsschritte: 1. Klicken Sie in der Zeile des zu löschenden Postfaches auf den Button. 2. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage: "Wollen Sie die Mailimport-Einstellungen für das ausgewählte Postfach wirklich unwiederbringlich löschen?", mit Ja (Klicken Sie auf Nein, wenn Sie die Aktion abbrechen wollen). 3. Anschließend wird das ausgewählte Postfach gelöscht.

9 JT-Benutzerkonfiguration- - POP3 Postfach - Einstellungen bearbeiten In diesem Fenster können Sie die Einstellungen eines POP3-Postfachs bearbeiten. Abbildung: POP3 Postfach - Einstellungen bearbeiten Importregel aktiv Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie s aus den Importverzeichnissen ihres clienten importieren wollen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn " s nicht importiert" werden sollen. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Ereignis-Projekt Für die Erzeugung von Aufgaben, Erinnerungen und Ereignissen können Sie hier auswählen, welches Projekt nach dem Mailimport zugeordnet werden soll. Vorgeschlagen wird hier standardmäßig, das in der Benutzerkonfiguration hinterlegte Standard-Projekt. Aufgabe/Erinnerung erzeugen: Entscheidungsfälle für Mailimport In dieser Listenauswahl können festlegen, ob nach dem Mailimport eine Aufgabe bzw. Erinnerung in der Aufgabenliste erzeugt werden soll oder nicht. Status (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen) Wenn beim -Import Aufgaben erzeugt werden sollen, können Sie aus diesem Listenfeld einen Status für die Aufgaben auswählen. Gruppen (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen) Wenn erzeugte Aufgaben bei allen Mitgliedern einer Gruppe (z.b Gruppe Vertrieb) in der Aufgabenliste angezeigt werden sollen, können Sie hier die gewünschte Gruppe nach einem Klick auf das Listenfeld eingeben. Speichern Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen eingegeben haben. JT-Benutzerkonfiguration- -Postfach bearbeiten In diesem Fenster können Sie nachträglich den IMAP- oder POP3-Mailserver, die Adresse und die Anmeldedaten des -Kontos ändern. Zum Ändern der "Anmeldedaten" klicken Sie bitte auf das Schlüssel-Symbol in Abbildung 1. Daraufhin wird das Fenster aufgeklappt (siehe Abb.2), so dass Sie nachfolgend die Anmeldedaten bearbeiten können.

10 Abbildung 1: Postfach bearbeiten (zugeklappt) Im aufgeklappten Fenster können Sie jetzt den Benutzernamen und das Passwort bei Bedarf ändern. Im Anschluss können geänderte Eingaben über den Button Speichern gesichert, oder über den Button Abbruch verworfen werden. Abbildung 2: Postfach bearbeiten (aufgeklappt) JT-Benutzerkonfiguration- - IMAP Import-Ordner hinzufügen Nach der Erstellung eines IMAP-Postfaches können Sie hier die Mailimport-Ordner hinzufügen, und weitere Einstellungen zum Mailimport vornehmen. Abbildung: Importordner hinzufügen

11 Importregel aktiv Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie s aus den Importverzeichnissen ihres clienten importieren wollen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn " s nicht importiert" werden sollen. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Importierte s löschen (nur sichtbar, wenn "Importregel aktiv" markiert ist) Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn erfolgreich in JTheseus importierte s nicht in den Erfolgreich-Ordner des clients (z.b. Outlook) verschoben, sondern direkt gelöscht werden sollen. In diesem Fall wird der "Erfolgreich- Ordner" im gleichnamigen Feld ausgeblendet. Mailimport-Ordner (Import/Erfolgreich/Fehler/Inaktiv): Bedeutung der Import-Ordner Übernehmen Sie hier die Ordner, die Sie zuvor in ihrem clienten (z.b. Outlook) definiert haben. 1. Nach einem Klick auf diesen Button, wird das Fenster "Import-Ordner" geöffnet, indem alle Ordner ihres E- Mailclient zur Übername angeboten werden. Bei genauer Kenntnis des Ordnerpfades, kann dieser beim ersten Mal auch direkt im Eingabefeld eingetragen werden. 2. Nach einem Klicken auf den entsprechenden Ordner in der Ordnerliste, wird der Ordner in das aktuelle Eingabefeld übernommen. Zur Auswahl eines Unterordners muss der übergeordnete Ordner über das "+" Symbol geöffnet werden. Ereignis-Projekt Für die Erzeugung von Aufgaben, Erinnerungen und Ereignissen können Sie hier auswählen, welches Projekt nach dem Mailimport zugeordnet werden soll. Vorgeschlagen wird hier standardmäßig das in der Benutzerkonfiguration hinterlegte Standard-Projekt. Aufgabe/Erinnerung erzeugen: Entscheidungsfälle für Mailimport In dieser Listenauswahl können Sie festlegen, ob nach dem Mailimport eine Aufgabe bzw. Erinnerung in der Aufgabenliste erzeugt werden soll oder nicht. Status (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen) Wenn beim -Import Aufgaben erzeugt werden sollen, können Sie aus diesem Listenfeld einen Status für die Aufgaben auswählen. Gruppen (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen) Wenn erzeugte Aufgaben bei allen Mitgliedern einer Gruppe (z.b Gruppe Vertrieb) in der Aufgabenliste angezeigt werden sollen, können Sie hier die gewünschte Gruppe nach einem Klick auf das Listenfeld eingeben. Speichern Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen eingegeben haben. JT-Benutzerkonfiguration- - IMAP Import-Ordner bearbeiten Nach der Erstellung eines IMAP-Postfaches können Sie hier die Mailimport-Ordner nachträglich bearbeiten, und weitere Einstellungen zum Mailimport vornehmen. Aufruf über Kontextmenü: Klick auf und "Bearbeiten" Aufruf über Link: Klicken Sie in der zu bearbeitenden Zeile des Import-Ordners auf einen Eintrag.

12 Abbildung: Import-Ordner bearbeiten Importregel aktiv Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie s aus den Importverzeichnissen ihres clienten importieren wollen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn " s nicht importiert" werden sollen. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Importierte s löschen (nur sichtbar, wenn Importregel aktiv markiert ist) Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn erfolgreich in JTheseus importierte s im "Erfolgreich-Ordner" des E- Mailclients (z.b. Outlook) gelöscht werden sollen. In diesem Fall wird der "Erfolgreich-Ordner" im gleichnamigen Feld ausgeblendet. Mailimport-Ordner (Import/Erfolgreich/Fehler/Inaktiv): Bedeutung der Import-Ordner Übernehmen Sie hier die Ordner, die Sie zuvor in ihrem clienten (z.b. Outlook) definiert haben. 1. Nach einem Klick auf diesen Button, wird das Fenster "Import-Ordner" geöffnet, indem alle Ordner ihres E- Mailclienten zur Übername angeboten werden. Bei genauer Kenntnis des Ordnerpfades, kann dieser auch direkt im Eingabefeld eingetragen und editiert werden. 2. Nach einem Klicken auf den entsprechenden Ordner in der Ordnerliste, wird der Ordner in das aktuelle Eingabefeld übernommen. Zur Auswahl eines Unterordners muss der übergeordnete Ordner über das "+" Symbol geöffnet werden. Ereignis-Projekt Für die Erzeugung von Aufgaben, Erinnerungen und Ereignissen können Sie hier auswählen, welches Projekt nach dem Mailimport zugeordnet werden soll. Vorgeschlagen wird hier standardmäßig, das in der Benutzerkonfiguration hinterlegte Standard-Projekt. Aufgabe/Erinnerung erzeugen: Entscheidungsfälle für Mailimport In dieser Listenauswahl können festlegen, ob nach dem Mailimport eine Aufgabe bzw. Erinnerung in der Aufgabenliste erzeugt werden soll oder nicht. Status (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen) Wenn beim -Import Aufgaben erzeugt werden sollen, können Sie aus diesem Listenfeld einen Status für die Aufgaben auswählen. Gruppen (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen) Wenn erzeugte Aufgaben bei allen Mitgliedern einer Gruppe (z.b Gruppe Vertrieb) in der Aufgabenliste angezeigt werden sollen, können Sie hier die gewünschte Gruppe nach einem Klick auf das Listenfeld eingeben. Speichern Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen eingegeben haben.

13 JT-Benutzerkonfiguration- - IMAP Import-Ordner löschen Mit dieser Funktion können Sie einen einzelnen IMAP-Ordner mit allen darin definierten Mailimport-Einstellungen löschen. Arbeitsschritte: 1. Klicken Sie in der Zeile des zu löschenden Import-Ordners auf diesen Button. 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag "Löschen". 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage: "Wollen Sie die import-Einstellungen für den Ordner 'Ordnername' wirklich unwiederbringlich löschen?", mit Ja (Klicken Sie auf Nein, wenn Sie die Aktion abbrechen wollen). 4. Anschließend wird der ausgewählte Import-Ordner gelöscht.

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