Brainloop Secure Client für Windows Tablets Version 1.2 Setup-Leitfaden für Datenraum-Center-Manager und Datenraum- Manager

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1 Brainloop Secure Client für Windows Tablets Version 1.2 Setup-Leitfaden für Datenraum-Center-Manager und Datenraum- Manager Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion 1.0 Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. PDF-Technologie powered by PDFNet Mobile SDK for Xamarin. Copyright PDFTron Systems Inc., Vertrieben durch Brainloop AG unter Lizenz. Alle Rechte vorbehalten.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Voraussetzungen für die Nutzung von Brainloop Secure Client für Windows Tablets Die App aus Windows Store herunterladen und installieren Einstellungen in der Datenraum-Administration von Brainloop Secure Dataroom anpassen API-Zugriff für die Brainloop-App aktivieren Brainmark-Optionen konfigurieren Einstellungen in der Geräteverwaltung konfigurieren Generellen Zugriff der Brainloop-App mit Protokollierung aktivieren Zugriff für bestimmte Geräte zulassen und sperren Anmeldesicherheit festlegen Voraussetzungen für das Kommentieren von Brainmark-Dokumenten für private synchronisierte Reviews Berechtigungen zuweisen Gruppen-Berechtigungen zuweisen Berechtigungen für Objekte zuweisen Dokumenten-Eigenschaften konfigurieren Einstellungen in der Datenraum-Center-Administration von Brainloop Secure Dataroom anpassen Geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom freischalten oder sperren Datenraum-Konfigurationsdatei erstellen und auf die Brainloop-App anwenden Sicherheitsmechanismen und Voreinstellungen für die Brainloop-App Aufbau einer XML-Konfigurationsdatei Erklärungen zu den Elementen in der XML-Datei Die XML-Konfigurationsdatei in einen Datenraum hochladen Die Display-Sperre auf dem Tablet aktivieren Download-Verhalten von im Brainloop Secure Client für Windows Tablets geöffneten Dokumenten Einen Datenraum in der Brainloop-App synchronisieren Support Seite 2 von 27

3 10 Anhang: Änderungsprotokoll Seite 3 von 27

4 1 Einleitung Der vorliegende Leitfaden richtet sich an Datenraum-Center- und Datenraum-Manager, die mit der Vorbereitung eines Datenraums für den Zugang mit der Brainloop Secure Client-App und der Definition einer Datenraum-Konfigurationsdatei, die auf die App angewendet werden kann, beauftragt sind. Generelle Kenntnisse zum Aufsetzen eines Datenraums werden vorausgesetzt. Dieser Leitfaden enthält lediglich die Einstellungen für Brainloop Secure Dataroom, die für die Nutzung der App notwendig sind. Informationen zu den allgemeinen Datenraum-Einstellungen entnehmen Sie bitte unserem Handbuch für Datenraum-Manager für Brainloop Secure Dataroom. Informationen zur Nutzung der Brainloop-App entnehmen Sie bitte dem aktuellen Benutzerleitfaden. Im Folgenden werden die Einstellungen für Brainloop Secure Dataroom am Beispiel der Datenraum- Administration beschrieben. Diese können selbstverständlich wie gewohnt auch in der Datenraum- Center-Verwaltung über die gleichen Menüpunkte vorgenommen werden. Die Einstellungen in der Datenraum-Administration können wie üblich nur gesetzt werden, sofern der Datenraum-Center- Manager diese nicht fest vorgegeben hat. Seite 4 von 27

5 2 Voraussetzungen für die Nutzung von Brainloop Secure Client für Windows Tablets Die folgende Liste gibt Ihnen einen Überblick über die Mindestvoraussetzungen für die Nutzung des Brainloop Secure Clients für Windows Tablets: Windows Tablet mit einer Mindestauflösung von 1024 x 768 Pixeln. Ein Tablet mit Windows (RT) 8.1 oder neuer. Ein Tablet-Modell mit ausreichender Speicherkapazität für die Synchronisierung der gewünschten Datenräume, da die Brainloop Secure Client-App nicht auf einer SD-Karte installiert werden kann. Datenräume auf einem Server mit Brainloop Secure Dataroom Version 8.30 oder neuer. Der Datenraum-Zugriff über API muss aktiviert sein (API 3.0). Die Datenraum-Sicherheitseinstellungen erlauben den Zugriff über ein Tablet. Datenraum-Benutzer müssen sich zuerst über den Webbrowser im Datenraum registrieren. Eine Registrierung über das Tablet ist nicht möglich. Datenraum-Benutzer müssen zuerst über den Webbrowser eventuell vorhandene Nutzungsbedingungen bestätigen. Die Display-Sperre sollte auf dem Tablet aktiviert sein. Die folgenden Windows-Geräte werden nicht unterstützt: Windows Phones Seite 5 von 27

6 3 Die App aus Windows Store herunterladen und installieren Sie können sich die Brainloop-App kostenfrei aus dem Windows Store herunterladen und installieren. Mit dem Suchbegriff Brainloop kann die Suche nach dieser App gestartet werden. Die Installation muss dann nach den Anweisungen am Bildschirm erfolgen. Seite 6 von 27

7 4 Einstellungen in der Datenraum-Administration von Brainloop Secure Dataroom anpassen 4.1 API-Zugriff für die Brainloop-App aktivieren Der Zugriff auf einen Datenraum über die Brainloop-App erfolgt über API. Aktivieren Sie diesen API- Zugriff in der Datenraum-Administration wie folgt: Wenn die Option API-Zugriff nicht verfügbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Brainloop-Support. 1. Melden Sie sich am Datenraum an. 2. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 3. Wählen Sie Sicherheit > Sicherheitsfunktionen. 4. Wählen Sie Bearbeiten. 5. Aktivieren Sie die Option API-Zugriff. 6. Klicken Sie auf OK. 4.2 Brainmark-Optionen konfigurieren Für zusätzlichen Schutz der Dokumente in der Brainloop-App empfehlen wir Ihnen die folgenden Brainmark-Optionen. Wenn ein Benutzer in der Brainloop-App ein Dokument öffnet, wird generell die Brainmark-Version geöffnet soweit die Dokumenten-Eigenschaften (Versionierungsstatus, Dokumenten-Berechtigungen) und die Datenraum-Einstellungen dies zulassen. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Wählen Sie Einstellungen > Brainmark-Optionen. 3. Wählen Sie Bearbeiten. 4. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Brainmark-Stil und wählen einen der folgenden Stile aus: Seite 7 von 27

8 a. Nur Anzeige: Mit dieser Einstellung können Brainmark-Dokumente in der App geöffnet, aber weder gedruckt noch an andere Apps auf dem Gerät weitergegeben werden. Wichtiger Hinweis: Aktivieren Sie unbedingt bei Auswahl dieses Brainmark-Stils die Option Download von Nur-Lesen- oder Lesen-&-Drucken-Brainmark-Dokumenten in Brainloop Secure Client-Apps. b. Anzeige & Drucken: Dieser Brainmark-Stil ist nur verfügbar, wenn in der Datenraum-Center-Administration die Funktion Adobe LiveCycle Rights Management (siehe Einstellungen Allgemeine Funktionen) aktiviert ist. Außerdem wurde dieser Stil dahingehend erweitert, dass er direkt mit der vom Datenraum-(Center-)Manager definierten XML-Konfigurationsdatei zusammenhängt. Situation Sicherheitsrichtlinie (XML-Datei) im Datenraum(-Center) definiert? Drucken erlaubt? Weiterleiten erlaubt? 1 Nein (es wurde keine XML-Datei Nein Nein hochgeladen); Standardeinstellung 2 Ja, aber Exporting allowviewers ist Ja Nein deaktiviert (Wert 0 ); Beispiel: - <root> - <policies> <Exporting allowviewers="0"/> </policies> </root> 3 Ja; Exporting allowviewers ist aktiviert Ja Ja (Wert 1 ); Beispiel: - <root> - <policies> <Exporting allowviewers="1"/> </policies> </root> 4 Ja, aber Exporting allowviewers ist nicht in der XML-Datei enthalten. Ja Ja Wichtiger Hinweis: Aktivieren Sie unbedingt bei Auswahl dieses Brainmark-Stils die Option Download von Nur-Lesen- oder Lesen-&-Drucken-Brainmark-Dokumenten in Brainloop Secure Client-Apps. c. Nicht druckbar: Mit dieser Einstellung können Brainmark-Dokumente in der App geöffnet, aber weder gedruckt noch an andere Apps auf dem Gerät weitergegeben werden. d. Unbegrenzt: Mit dieser Einstellung können Brainmark-Dokumente in der App geöffnet, gedruckt und an andere Apps auf dem Gerät weitergegeben werden. Dieser Brainmark-Stil ist die unsicherste Einstellung und wird daher nicht empfohlen. Seite 8 von 27

9 5. Klicken Sie auf OK. Der in den Brainmark-Optionen ausgewählte Brainmark-Stil gilt generell für alle Dokumente, die in der Brainloop-App geöffnet werden. Wenn Sie für unterschiedliche Dokumente verschiedene Brainmark-Stile festlegen möchten, verwenden Sie die Sicherheitskategorien. Sie können auch mithilfe einer Datenraum-Sicherheitsrichtlinie die Weitergabe von Dokumenten an andere Apps generell verbieten (siehe Seite 17). Seite 9 von 27

10 4.3 Einstellungen in der Geräteverwaltung konfigurieren In der Geräteverwaltung können Sie den generellen Zugriff der Brainloop-App auf Brainloop Secure Dataroom mit einer Protokollierung aktivieren. Zusätzlich können Sie den Zugriff auf bestimmte Tablets beschränken. Bitte beachten Sie, dass nur der Datenraum-Center-Manager in der Datenraum-Center-Administration Geräte zulassen und sperren darf Generellen Zugriff der Brainloop-App mit Protokollierung aktivieren Sobald Sie die Funktion API-Zugriff in den Sicherheitseinstellungen eines Datenraums aktiviert haben (siehe Seite 7), können Benutzer über die Brainloop-App auf Brainloop Secure Dataroom auch ohne eingeschaltete Geräteverwaltung zugreifen. Mit eingeschalteter Geräteverwaltung können Sie jedoch jeden Zugriff eines Tablets auf Brainloop Secure Dataroom genau protokollieren und im speziellen Fall ein Gerät für den Zugriff sperren. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Wählen Sie Sicherheit > Geräteverwaltung. 3. Wählen Sie Bearbeiten. 4. Aktivieren Sie im Dialogfenster Geräte-Einschränkungen konfigurieren diese Optionen: a. Geräteverwaltung in Datenräumen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, um die Protokollierung von Gerätezugriffen zu aktivieren. Wichtiger Hinweis: Die anderen Optionen in diesem Dialogfenster greifen nur, wenn diese Option aktiviert ist. Jeder Zugriff eines Geräts oder einer Anwendung über API wird über eine Anwendungs-ID und das verwendete Benutzerkonto in der Geräteverwaltung protokolliert. b. Zugriff nur für vertrauenswürdige Anwendungen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn ausschließlich die Brainloop-App auf Brainloop Secure Dataroom zugreifen darf, und der Zugriff anderer API-Anwendungen wie Send-To und das Outlook Add-In gesperrt sein soll. c. Allen neuen Geräten mit vertrauenswürdigen Anwendungen Zugriff verweigern: Nähere Informationen finden Sie auf der nächsten Seite. 5. Klicken Sie auf OK. Seite 10 von 27

11 4.3.2 Zugriff für bestimmte Geräte zulassen und sperren In der Geräteverwaltung können Sie festlegen, dass nur bestimmte Geräte Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom haben. Jeder Zugriff eines Tablets und der Brainloop-App über API wird über eine Anwendungs-ID und das verwendete Benutzerkonto in der Geräteverwaltung protokolliert. Das Zulassen und Sperren einzelner Geräte kann ausschließlich der Datenraum-Center-Manager in der Datenraum-Center-Administration durchführen (siehe Seite 15). 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Wählen Sie Sicherheit > Geräteverwaltung. 3. Wählen Sie Bearbeiten. 4. Aktivieren Sie im Dialogfenster Geräte-Einschränkungen konfigurieren diese Optionen: a. Geräteverwaltung in Datenräumen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, um die Protokollierung von Gerätezugriffen zu aktivieren. Wichtiger Hinweis: Die anderen Optionen in diesem Dialogfenster greifen nur, wenn diese Option aktiviert ist. Jeder Zugriff eines Geräts oder einer Anwendung über API wird über eine Anwendungs-ID und das verwendete Benutzerkonto in der Geräteverwaltung protokolliert. b. Zugriff nur für vertrauenswürdige Anwendungen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn ausschließlich die Brainloop-App auf Brainloop Secure Dataroom zugreifen darf, und der Zugriff anderer API-Anwendungen wie Send-To und das Outlook Add-In gesperrt sein soll. c. Allen neuen Geräten mit vertrauenswürdigen Anwendungen Zugriff verweigern: Aktivieren Sie diese Option, wenn alle neuen, noch nicht registrierten Geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom prinzipiell gesperrt sein sollen. Der Datenraum-Center- Manager kann diese Geräte dann individuell prüfen und freigeben (siehe Seite 15). Hinweis: Alle bereits registrierten Geräte haben Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom, können aber auch im Nachhinein gesperrt werden (siehe Seite 15). 5. Klicken Sie auf OK. Seite 11 von 27

12 4.4 Anmeldesicherheit festlegen Die für Brainloop Secure Dataroom festgelegte Anmeldesicherheit, z. B. die Authentifizierung über Passwort und TAN, gilt ebenfalls für das Anmelden am Datenraum über die Brainloop-App. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserem Handbuch für Datenraum-Manager für Brainloop Secure Dataroom. 4.5 Voraussetzungen für das Kommentieren von Brainmark-Dokumenten für private synchronisierte Reviews Damit Ihre Tablet-Nutzer Brainmark-Dokumente in der Brainloop-App kommentieren können, die dann mit dem Server synchronisiert werden, müssen die folgenden Einstellungen in Brainloop Secure Dataroom vorgenommen werden: In der Datenraum-Administration muss die Funktion Gemeinsame Annotationen (Server) unter Einstellungen Allgemeine Funktionen aktiviert sein. Benutzer, die an Dokumenten-Reviews teilnehmen dürfen, benötigen die Gruppenberechtigung Serverseitige Annotationen hinzufügen. 4.6 Berechtigungen zuweisen Gruppen-Berechtigungen zuweisen Für den Zugriff auf einen Datenraum über die Brainloop-App benötigt eine Benutzergruppe mindestens die Berechtigung Datenraum betreten. Informationen zum Zuweisen von Berechtigungen entnehmen Sie bitte unserem Handbuch für Datenraum-Manager für Brainloop Secure Dataroom. Damit Ihre Tablet-Nutzer Brainmark-Dokumente in der Brainloop-App kommentieren können, benötigen die jeweiligen Benutzergruppen die Berechtigung Serverseitige Annotationen hinzufügen. Seite 12 von 27

13 4.6.2 Berechtigungen für Objekte zuweisen Für die Anzeige von Dokumenten in der Brainloop-App benötigt eine Benutzergruppe mindestens die Berechtigung Objekt anzeigen. Für den Download von Dokumenten auf die Brainloop-App benötigt eine Benutzergruppe mindestens die Berechtigung Brainmark Dokument herunterladen. Für den Download von Original-Dokumenten auf die Brainloop-App benötigt eine Benutzergruppe zusätzlich die Berechtigung Original-Dokument herunterladen. Informationen zum Zuweisen von Berechtigungen für Objekte entnehmen Sie bitte unserem Handbuch für Datenraum-Manager für Brainloop Secure Dataroom. Seite 13 von 27

14 4.7 Dokumenten-Eigenschaften konfigurieren Für den Zugriff auf Brainmark-Dokumente über die Brainloop-App sind die folgenden Dokumenten- Eigenschaften zwingend notwendig oder empfohlen: Zwingend notwendig: Dokumente müssen eingefroren sein. Empfohlen: Die Auto-Versionierung sollte auf Ordner-Ebene aktiviert sein, sodass Dokumente automatisch eingefroren werden. Aus Performance-Gründen sollten Brainmark-Versionen vorkonvertiert werden, z. B. über die Option Brainmark-Dateien automatisch erzeugen in den Brainmark-Optionen. Seite 14 von 27

15 5 Einstellungen in der Datenraum-Center-Administration von Brainloop Secure Dataroom anpassen 5.1 Geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom freischalten oder sperren In der Geräteverwaltung in der Datenraum-Center-Administration können Sie bestimmte Geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom freischalten und sperren. Bitte beachten Sie, dass dieses nur möglich ist, wenn die Geräteverwaltung, und damit auch die Protokollierung der Zugriffe, aktiviert wurden. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Wählen Sie Sicherheit > Geräteverwaltung. In der Liste sehen Sie die Geräte und Anwendungen, die versucht haben, auf Brainloop Secure Dataroom zuzugreifen bzw. bereits zugegriffen haben. 3. Klicken Sie auf ein Gerät in der Liste. Das Dialogfenster Geräte-Einschränkungen ändern wird geöffnet. 4. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Regel und wählen Zulassen oder Ablehnen. 5. Geben Sie optional eine Beschreibung ein. 6. Klicken Sie auf OK. In der Liste erscheint nun vor der Spalte Beschreibung für zugelassene Anwendungen und Geräte das Symbol und für abgelehnte das Symbol. Seite 15 von 27

16 5.2 Datenraum-Konfigurationsdatei erstellen und auf die Brainloop-App anwenden Der Datenraum-Center-Manager kann eine oder mehrere Datenraum-Konfigurationsdateien erstellen. Eine dieser Konfigurationsdateien kann dann auf den Brainloop Secure Client für Windows Tablets angewendet werden. Jede Konfigurationsdatei muss als XML-Datei erstellt und zuerst in die Datenraum-Center-Administration geladen werden. Ein Beispiel einer solchen XML-Datei, auf dessen Basis Sie Ihre eigenen Konfigurationsdateien festlegen können, erhalten Sie von Ihrem Brainloop Support. Eine in der Datenraum-Center- oder Datenraum-Administration hochgeladene Konfigurationsdatei für die Brainloop-App greift auch, wenn in der Geräteverwaltung die Option Geräteverwaltung in Datenräumen zulassen deaktiviert ist. Der Datenraum-Manager kann nach dem Hochladen eine dieser Konfigurationsdateien in der Datenraum-Administration auswählen. In den folgenden Kapiteln finden Sie die für den Brainloop Secure Client für Windows Tablets verfügbaren Sicherheitsmechanismen und Voreinstellungen sowie Erklärungen zum Aufbau der XML- Datei. Seite 16 von 27

17 5.2.1 Sicherheitsmechanismen und Voreinstellungen für die Brainloop-App Für den Brainloop Secure Client für Windows Tablets stehen die folgenden Sicherheitsmechanismen und Voreinstellungen zur Verwendung in der Datenraum-Konfigurationsdatei zur Verfügung: 1. Komplexität des Zugangscode (PIN complexity): Legen Sie fest, ob Benutzer sich mit einem einfachen oder einem komplexen und damit sichereren Zugangscode an der Brainloop-App anmelden müssen. Wenn Sie für das Anmelden an der App einen komplexen Zugangscode festgelegt haben, Benutzer in der App jedoch einen einfachen Zugangscode hinterlegt haben, müssen sie diesen in den Einstellungen der App in einen komplexen Code ändern. 2. Zeitintervall für Abfrage des Zugangscodes nach Inaktivität (maxlock): Legen Sie fest, nach welcher Dauer der Inaktivität (Timeout) Benutzer sich erneut mit ihrem Zugangscode an der Brainloop-App anmelden müssen. 3. Zeitintervall für Änderung des Zugangscodes (maxage): Legen Sie fest, nach welcher Zeit Benutzer ihren Zugangscode aus Sicherheitsgründen ändern müssen. 4. Aufbewahrungsfrist für Dokumente (retention maxtime): Legen Sie fest, nach welcher Frist Dokumente, die auf das Tablet heruntergeladen wurden, wieder gelöscht werden. Eine in der Konfigurationsdatei definierte kürzere Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteuert die in der Brainloop-App definierte Frist. 5. Keepalive-Mechanismen (synchronization mininterval): Legen Sie fest, nach welcher Frist Benutzer eine Synchronisierung der Datenräume und Datenraum-Inhalte zur regelmäßigen Überprüfung ihrer Authentizität durchführen müssen. Diese Synchronisierung beinhaltet im Wesentlichen die folgenden Prüfungen und Aktionen: a. Prüfen auf geänderte oder neue Datenraum-Konfigurationsdatei und Anwenden dieser auf die App b. Aktualisieren der Datenraum-Liste c. Entfernen aller lokalen Inhalte, die nicht mehr verwendet werden d. Prüfen, ob der Datenraum noch verfügbar ist und wenn nicht, Entfernen aller lokalen Inhalte 6. Weiterleiten von Original-Dokumenten (exporting allowviewers): Legen Sie fest, ob Benutzer Original-Dokumente oder nicht geschützte Brainmark-Dokumente (mit dem Brainmark-Stil Unbegrenzt) aus der Brainloop-App an andere Apps weiterleiten dürfen oder nicht. Geschützte Brainmark-Dokumente dürfen generell nicht weitergeleitet. Seite 17 von 27

18 5.2.2 Aufbau einer XML-Konfigurationsdatei Die XML-Datei für eine Datenraum-Konfigurationsdatei für den Brainloop Secure Client für Windows Tablets hat die folgende Struktur: <root> <policies> <PIN complexity="complex" maxage="p7dt0h0m0s" maxlock="p0dt0h3m0s"/> <Retention maxtime="p3dt0h0m0s"/> <Synchronization mininterval="p0dt0h100m0s"/> <Exporting allowviewers="0"/> </policies> </root> Seite 18 von 27

19 5.2.3 Erklärungen zu den Elementen in der XML-Datei <root>: Festes Start-Tag der XML-Datei. <policies>: Festes Tag, das den Anfang der verwendeten Sicherheitsmechanismen markiert. <PIN complexity=" "/>: Definiert, ob sich ein Benutzer mit einem einfachen oder einem komplexen Zugangscode an der Brainloop-App anmelden muss. Die folgenden Werte stehen zur Verfügung: - "Simple": Benutzer dürfen sich mit einem einfachen Zugangscode an der App anmelden. - "Complex": Benutzer müssen sich mit einem komplexen Zugangscode an der App anmelden. Ein komplexer Zugangscode muss aus unterschiedlichen alphanumerischen Zeichen bestehen und mindestens acht Zeichen lang sein. <PIN complexity= maxage="p0dt0h0m0s"/>: Legen Sie fest, nach welcher Zeit Benutzer ihren Zugangscode aus Sicherheitsgründen ändern müssen. Das Format ist wie folgt (Standard-XML-Format): P0DT0H0M0S - P: Fester Wert - 0D: Null Tage (D = Days) - T: Zeit - 0H: Null Stunden (H = Hours) - 0M: Null Minuten (M = Minutes) - 0S: Null Sekunden (S = Seconds) <PIN complexity= maxlock="p0dt0h0m0s"/>: Definiert die Dauer der Inaktivität eines Benutzers, nach welcher sich dieser erneut mit seinem Zugangscode an der Brainloop-App anmelden muss. Das Format ist dasselbe wie für den Wert maxage. <Retention maxtime="p0dt0h0m0s"/>: Legen Sie fest, nach welcher Frist Dokumente, die auf das Tablet heruntergeladen wurden, vom Tablet gelöscht werden. Das Format ist dasselbe wie für den Wert maxage. Seite 19 von 27

20 <Synchronization mininterval="p0dt0h0m0s"/>: Legen Sie fest, nach welcher Frist Benutzer eine Synchronisierung der Datenräume und Datenraum-Inhalte zur regelmäßigen Überprüfung ihrer Authentizität durchführen müssen. Das Format ist dasselbe wie für den Wert maxage. <Exporting allowviewers=" "/>: Legen Sie fest, ob Benutzer Original-Dokumente oder nicht geschützte Brainmark-Dokumente aus der Brainloop-App an andere Apps weiterleiten dürfen oder nicht. Die folgenden Werte stehen zur Verfügung: - 0: Benutzer dürfen keine Original-Dokumente und keine ungeschützten Brainmark- Dokumente an andere Apps weiterleiten. - 1: Benutzer dürfen Original-Dokumente und ungeschützte Brainmark-Dokumente an andere Apps weiterleiten. </policies>: Festes Tag, das das Ende der verwendeten Sicherheitsmechanismen markiert. </root>: Festes End-Tag der XML-Datei. Seite 20 von 27

21 Beispiel einer XML-Datei mit Erklärungen: <root> <policies> <PIN complexity="complex" maxage="p7dt0h0m0s" maxlock="p0dt0h3m0s"/> <Retention maxtime="p3dt0h0m0s"/> <Synchronization mininterval="p0dt24h0m0s"/> <Exporting allowviewers="0"/> </policies> </root> Mit dieser XML-Datei werden die folgenden Einstellungen für die Brainloop-App erzwungen: Benutzer müssen sich mit einem komplexen Zugangscode an der App anmelden (PIN complexity="complex"). Benutzer müssen ihren Zugangscode nach sieben Tagen ändern (maxage="p7dt0h0m0s"). Benutzer müssen sich nach einer Inaktivität von drei Minuten erneut mit ihrem Zugangscode an der App anmelden (maxlock="p0dt0h3m0s"). Dokumente, die auf das Tablet heruntergeladen wurden, werden nach drei Tagen vom Tablet gelöscht (Retention maxtime="p3dt0h0m0s"). Benutzer müssen nach 24 Stunden die Datenräume und Datenraum-Inhalte zur Überprüfung ihrer Authentizität synchronisieren (Synchronization mininterval="p0dt24h0m0s"). Benutzer dürfen keine Original-Dokumente und keine ungeschützten Brainmark-Dokumente aus der Brainloop-App an andere Apps weiterleiten (Exporting allowviewers="0"). Seite 21 von 27

22 5.2.4 Die XML-Konfigurationsdatei in einen Datenraum hochladen 1. Erstellen Sie eine XML-Datei auf Basis der Beispieldatei, die Sie vom Brainloop-Support erhalten. 2. Speichern Sie die Datei an einem sicheren Ort. 3. Melden Sie sich am Datenraum an. 4. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 5. Wählen Sie Sicherheit > Geräteverwaltung. 6. Wählen Sie Bearbeiten. 7. Stellen Sie im Dialogfenster Einstellungen der Geräte-Einschränkungen sicher, dass mindestens die Option Geräteverwaltung in Datenräumen zulassen aktiviert ist. 8. Klicken Sie dann im Bereich Sicherheitsrichtlinie für API-Anwendungen auf Hochladen. 9. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen im Dialogfenster Datei zum Hochladen auswählen den Speicherort der XML-Datei aus. 10. Markieren Sie die XML-Datei und klicken auf Öffnen. Der Pfad und der Name der Datei werden im Feld Gewählte Datei angezeigt. 11. Klicken Sie auf Hochladen. 12. Öffnen Sie anschließend die Drop-down-Liste Sicherheitsrichtlinie für API-Anwendungen und wählen die XML-Datei aus der Liste aus. 13. Klicken Sie auf OK. Die ausgewählte XML-Datei wird automatisch in die Geräteverwaltung in die Datenraum- Administration übernommen. Wenn der Datenraum-Center-Manager mehrere Konfigurationsdateien in die Datenraum-Center-Administration geladen hat, kann der Datenraum- Manager in der Geräteverwaltung auch eine andere Konfigurationsdatei aus der Drop-down-Liste Sicherheitsrichtlinie für API-Anwendungen auswählen. Seite 22 von 27

23 6 Die Display-Sperre auf dem Tablet aktivieren Definieren Sie zum Schutz des Tablets und für die Verschlüsselung aller Dateien eine Display-Sperre. Nur mit dieser Display-Sperre sind die auf dem Gerät gespeicherten Dokumente bei Verlust des Gerätes sicher. Dies gilt auch für die Dokumente aus anderen Apps. Wir empfehlen die Verwendung eines komplexen, alphanumerischen Passworts. Details zum Setzen einer Display-Sperre entnehmen Sie bitte der Dokumentation zu Ihrem Tablet. Seite 23 von 27

24 7 Download-Verhalten von im Brainloop Secure Client für Windows Tablets geöffneten Dokumenten Das Download-Verhalten der Dokumente in der Brainloop-App beim Tippen auf ein Dokument ist wie folgt: Standardmäßig wird das Dokument als Brainmark-Dokument geöffnet, sofern die Brainmark- Dokumenten-Konvertierung im Datenraum aktiviert ist. Wenn die Brainmark-Dokumenten- Konvertierung deaktiviert ist, wird das Dokument in seinem Originalformat geöffnet. Eine entsprechende Meldung wird am Bildschirm angezeigt. Wenn die derzeit aktuelle lokale Version ein Original-Dokument ist, wird diese gegebenenfalls mit einer Brainmark-Version ersetzt. Wird ein kompletter Datenraum synchronisiert, greift dieselbe Logik wie beim Herunterladen eines individuellen Dokuments. Seite 24 von 27

25 8 Einen Datenraum in der Brainloop-App synchronisieren Der Synchronisierungsprozess für einen Datenraum in der Brainloop-App beinhaltet die folgenden Schritte: Datenraum-Zugriff prüfen Datenraum-Richtlinien prüfen Geänderte Inhalte herunterladen Heruntergeladene Dateien bereinigen Dateien herunterladen Datum der letzten Aktualisierung setzen Seite 25 von 27

26 9 Support Bei weiteren Fragen zum Brainloop Secure Client für Windows Tablets lesen Sie bitte auch unseren Benutzerleitfaden oder wenden sich an unser Support-Team: Telefonischer Support 24/7: Innerhalb Deutschlands: (gebührenfrei) Innerhalb der Schweiz: (gebührenfrei) Innerhalb Großbritanniens: (gebührenfrei) Innerhalb der USA: (gebührenfrei) Aus anderen Ländern: Online-Support: Tippen Sie hier, um unser Online-Support-Formular aufzurufen. -Support: support@brainloop.com Seite 26 von 27

27 10 Anhang: Änderungsprotokoll Version Änderungsdatum Änderung Dezember 2014 Erste Freigabe für den Brainloop Secure Client für Windows Tablets Seite 27 von 27