Als Ordnungshüter taugt der PC aber nur dann, wenn die Software jedes aufbewahrte Objekt anhand zugehöriger Metadaten einordnen. 134 c t 2014, Heft 6

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1 Peter Schüler Suchmittel-Beratung Dokumentenverwaltungen für Heim- und Firmencomputer Rechner sind geradezu dafür prädes tiniert, Briefe, Fotos und andere Inhalte nach vielen Gesichts - punkten gleichzeitig zu sortieren, sicher aufzubewahren und bei Bedarf wieder vorzuzeigen. Doch wie geschickt sie bei der Pflege eines umfassenden Archivs helfen, hängt vom benutzten Dokumentenmanagement-System ab. Die Grenzen eines herkömmlichen Ablagesystems mit Papier zeigen sich schon, wenn man nur einfach seine Korrespondenz archivieren will. Ausschließlich in einen Ordner und innerhalb eines Registerabteils nach Datum sortiert, kommen viele Unterlagen erst nach langem Suchen wieder zum Vorschein. Da wäre es hilfreich, könnte man die Unter - lagen gleichzeitig nach mehreren Kategorien sortieren, erhaltene Rechnungen zum Beispiel nach Absender, Datum und Anlässen. Für digitale Dokumente lässt sich das leicht mit einem Dokumentenmanagement-System kurz: DMS bewerkstelligen. Die Software bringt auch lohnende Vorteile, wenn man seine Papier-Unterlagen digitalisiert und damit verwaltet. Dieser Ansatz beugt Verlusten durch Unordnung vor und spart womöglich eine Menge Platz. Eine bestehende Datei ist per Drag & Drop schnell übernommen, und über passende Makros, die Ausgabe auf einen virtuellen Drucker oder durchs Speichern in einem virtuellen Festplattenverzeichnis lassen sich neu erstellte Dokumente unmittelbar im DMS ablegen. Ordnung halten Als Ordnungshüter taugt der PC aber nur dann, wenn die Software jedes aufbewahrte Objekt anhand zugehöriger Metadaten einordnen kann. Dafür muss man je nach Programmpaket etwas Arbeit investieren. Manche Systeme ziehen außer Dateityp und Erstellungsdatum automatisch auch den kompletten Text jedes Dokuments als Suchhilfen heran das ist schon einmal eine Erleichterung. Häufiger greift man für eine Recherche aber auf Schlagwörter aus einer Liste, auf Merkmale wie Bearbeitungsstatus oder ein zugehöriges Projekt zurück. Für diese Aufgabe stellen die hier beschriebenen Programmpakete unterschiedliche Hilfsmittel zur Verfügung, ebenso wie zum Sichten der einzelnen Dokumente und zur Kontrolle von Über - arbeitungen. In fast allen Fällen mutieren Dokumente, die zunächst als diskrete Dateien vorliegen, beim Speichern im DMS zu Datensätzen einer Datenbank. Danach lassen sie sich nur noch mit unter dessen Mitwirkung betrachten, bearbeiten und exportieren. Somit agiert das DMS als Zentralinstanz, die jedweden Zugriff anhand der festgelegten Berechtigungen kontrolliert. 134

2 Beim wiederholten Überarbeiten eines Texts ohne Unterstützung durch ein DMS überschreibt man nur allzu leicht eine frühe Fassung mit einer neueren, zumal dann, wenn mehrere Autoren ihre Ergebnisse im selben Festplattenverzeichnis ablegen. Selbst wenn es dabei ohne Dateiverluste abgeht, lässt sich der Werdegang des Werks dann nur grob anhand der von Version zu Version modifizierten Dateinamen nachvollziehen. Ein DMS bewahrt dagegen auf Wunsch jede gespeicherte Fassung eines Dokuments gesondert mit einer Versionskennung auf und kann auch Hinweise festhalten, warum es zur jeweiligen Überarbeitung gekommen ist. Geldfrage Unternehmen müssen alle elektronisch angefallenen Geschäftsdokumente gemäß GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) archivieren. Das betrifft zum Beispiel selbst ausgestellte und per empfangene Rechnungen, aber auch mit dem PC erfasste Betriebsdaten. Um bei einer Buchprüfung die vor Jahren genutzten Vorsteuerabzüge zu rechtfertigen oder um strittige Vertragsverhandlungen zu belegen, taugen nur revisionssicher aufbewahrte Unterlagen. Revisionssicherheit lässt sich nicht allein durch ein bestimmtes Programm-Merkmal gewährleisten, sondern nur durch geeignete Regeln während des gesamten Arbeitsablaufs. Im Zweifelsfall muss man nachweisen, dass archivierte Unter - lagen nicht nachträglich manipuliert worden sein können. Das gelingt entweder, indem man sie mit einem gesicherten Zeitstempel auf nicht wiederbeschreibbaren Datenträgern ablegt oder indem man dokumentiert, dass das DMS keine heimlichen Veränderungen zugelassen hätte. Den weitaus größten Teil des DMS-Markts füllen Multiuser-Programme mit ausgeklügelten Berechtigungen für jedes Dokument, Kontrollfunktionen für Wiedervorlagen und Verarbeitungsprozesse der einzelnen Dokumente und mit Administrationshilfen für Datenbank-Backups und Langzeit-Archivierung. Typischerweise muss man für solche Anwendungen vier- bis fünfstellige Eurobeträge anlegen. Die in diesem Artikel getesteten Pakete sind mit Preisen zwischen null und dreihundert Euro weit erschwinglicher. Dabei handelt es sich nicht selten um beschnittene Versionen sehr mächtiger Multiuser-Programme, deren Hersteller bloß die eine oder andere Funktion, etwa zur Benutzer-Anmeldung oder zum langfristigen Archivieren, blockiert haben. Das bürdet den Anwendern womöglich kompliziertere Installationen auf, als unbedingt nötig wäre, erspart ihnen aber andererseits bei gestiegenen Anforderungen aufwendige Systemwechsel. CompuDMS Free Die Dokumentenverwaltung vom Hersteller CompuKöln gibt es in der kommerziellen Variante CompuDMS Professional und in der hier getesteten Ausgabe CompuDMS Free. Erstere speichert Dokumente auf einem Server mit eigener Archivierungs-Engine und gliedert sich bei Bedarf in ein Active Directory ein. Während diese Ausgabe laut Hersteller je nach Einrichtungsaufwand mit mindestens einigen tausend Euro zu Buche schlägt, kann man die Free-Ausgabe auch fürs Geschäft kostenlos nutzen. Sie speichert ihre Inhalte beim Einsatz als Einzelpatz-Programm in Repositories vom Typ DMSX. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um verschlüsselte Zip-Archive, in denen das DMS Dokumente und Verzeichnisstrukturen mitsamt Metadaten lagert. Dokumente und Verzeichnisse lassen sich im CompuDMS-Programmfenster wie mit dem Windows Explorer per Mausklick öffnen, neu anlegen sowie mit Copy & Paste oder Drag & Drop auch über die Repository- Grenzen hinweg bewegen. Das System kommt ohne aufwendige Datenbank-Engine und ohne Vorschau- und Wiedergabemodule aus, indem es vom Benutzer angeforderte Dokumente einfach aus dem Archiv entpackt und in ein ganz normales Windows-Verzeichnis namens eigene Checkouts kopiert. Dabei führt es einerseits Buch über die ausgecheckten Dokumente, andererseits ergänzt es den Namen jedes ausgelieferten Dokuments um ein paar zufällige Zeichen, sodass etwa beim Doppelklick auf die Akte Vertrag.docx ein Word-Fenster mit diesem geöffneten Schriftstück aufgeht, die Textbearbeitung in Wirklichkeit aber zum Beispiel die Datei eigene Checkouts \ Vertrag_xyz.docx bearbeitet. Änderungen fließen beim Speichern zunächst nur in die Datei Vertrag_xyz.docx ein; erst wenn man das Dokument in Word schließt, erkundigt sich ein Dialog, ob die Änderungen ins eingelagerte Vertrag.docx übernommen werden sollen. Das Programm kodiert Repositories mit einem geheimen System-Passwort, das es aus dem vom Anwender für das Archiv gewählten Passwort generiert. Erst nachdem sie sich mit ihrem Passwort für das Archiv angemeldet haben, können Anwender die abgelegten Inhalte sichten, exportieren und je nach Berechtigung bearbeiten. Ohne Kenntnis des System-Passworts kann man zwar mit einem Zip-Entpacker einige XML-Dateien für die Metadaten des Archivs und außerdem die Verzeichnisstruktur innerhalb des Archivs erkennen, aber die Namen der Dokumente und deren Inhalte bleiben unleserlich. Neu erfasste Dokumente kann man übers Kontextmenü mit Stichwörtern und Kommentaren versehen, exportieren oder auch versionieren. Letzteres stellt die Weichen dafür, dass jede später gespeicherte Fassung des Dokuments mit einer neuen Versionsnummer und auf Wunsch mit einem ver - sionsspezifischen Kommentar aufbewahrt wird. Unter der Kontrolle des DMS lässt sich von jedem Dokument nur die jüngste Ver sion bearbeiten. Ältere Versionen kann man zwar öffnen, Änderungen jedoch nur noch außerhalb des Archivs speichern und allenfalls als neues Dokument ins Archiv übernehmen. Sowie ein Dokument versioniert oder mindestens einmal bearbeitet worden ist, kann man es übers Kontextmenü auch archivieren. Dabei fragt das System nach einer Mindestaufbewahrungsfrist, und erst nach deren Ablauf kann man das Dokument löschen. Bei Bedarf fungiert CompuDMS Free auch als Client für das Professional-System, außerdem kann man damit die Archive aus dem PAC Datei Organizer aus der Software-Kollektion in c t 6/12 verwalten. Trotz der Option, es zum Multiuser-System aufzurüsten, ist Im Programmfenster von CompuDMS erscheint ein Archiv ähnlich wie ein Verzeichnis im Windows Explorer. Verwaltungsfunktionen erschließen sich über das Kontextmenü. 135

3 CompuDMS kann Metadaten unter - schiedlichen Typs je Dokument oder Datei version verwalten optional oder als Vorbedin gung zum Archivieren. CompuDMS angenehm schlank und so unkompliziert, dass man es auf einem USB-Stick auch mobil nutzen kann. Dr.DOC 19 (Einzelplatz) Version 19 des Systems Dr.DOC soll etwa gleichzeitig mit der CeBIT auf den Markt kommen; die Einzelplatz-Ausgabe nahm als Vorab-Version am Test teil. Genau wie die teurere Mehrplatz-Ausführung kann sie bis ins letzte Datenfeld differenzierte Rechte für verschiedene Benutzer und für deren Stellvertreter verwalten; mit dem aufpreispflichtigen Web-Client-Modul lässt sich auch die Einzelplatz-Anwendung aus der Ferne mit einem Browser bedienen. Dr.DOC ist eine konventionelle Desktop- Anwendung. Trotzdem überrascht das Programmfenster den Anwender gleich nach dem Start mit einer Kacheloberfläche im Stil von Windows 8. Beim Programmstart schweben aktuelle Infos für den Anwender ein, etwa zur Wiedervorlage von Dokumenten oder zu anstehenden Aufgaben. Die Schaltflächen des sogenannten Dr.DOC Desktop dienen bei Doppelklick als Auslöser für bestimmte Darstellungen des umfassenden Datenbestands oder für Arbeitsschritte wie das Scannen eines neuen Schriftstücks oder das Schreiben eines Angebots gemäß hinterlegter Formatvorlage. Einige Kacheln können auch Dateien per Drag & Drop entgegennehmen. Auf Rechnern mit MS Office öffnet die Word-, Excel- oder PowerPoint-Kachel von Dr.DOC die jeweilige Office-Anwendung, und wenn man diese nach Fertigstellung des neuen Dokuments abschließt, erscheint postwendend der Erfassungsdialog von Dr.DOC mit den Eingabefeldern zum voreingestellten Dokumenttyp. Darin kann man per Mausklick etwa einen Ansprechpartner aus der Dr.DOC-Adressverwaltung mit dem Dokument verknüpfen. Mit wahlweise mit - installierten Add-ins kann man Office-Dokumente auch direkt aus dem Office-Programm heraus archivieren. In der Datenbank findet sich außer den abgelegten Dokumenten, Metadaten, Versionshistorien und detaillierten Suchverläufen auch die Adressverwaltung mit so CRM-typischen Datenfeldern wie Erstkontakt, Werbestufe und Mitarbeit an Projekt. Projekte mit zugehörigen Mitarbeitern, Projektphasen, Arbeitsschritten, Terminen und Zuständigkeiten verwaltet die Software in einer weiteren Objekt-Kategorie, genau wie eine Vielzahl von Arbeitsabläufen, die sich mit bestimmten Dokumenttypen verknüpfen lassen. Kurzum: Dr.DOC ist weit mehr als ein bloßes Dokumentenmanagement-System, sondern vielmehr eine Unternehmensdatenbank mit gleichermaßen ambitionierten wie komplexen Inhalten und Prozeduren. Zwar kann man bei der Installation statt des hier beschriebenen Unternehmens- auch ein Privat-Szenario wählen, um sich erst einmal mit Dr.DOC vertraut zu machen. Doch lohnenswert ist die Einarbeitung in dieses Paket nur für den geschäftlichen Einsatz mit dem Unternehmensszenario. Wer sich in allen Belangen vom Auftragswesen bis zur Projektarbeit auf diese Anwendung einlässt, kommt um das Studium der 700-Seiten-Dokumentation nicht herum. ecodms Das Client-Server-System ecodms von Applord setzt sich aus zahlreichen, für mehrere Betriebssysteme verfügbaren Komponenten zusammen. Der nur für Windows verfüg - bare All-in-one-Installer fasst die wichtigsten Installationsprozesse in einem langwierigen Klick-Parcours zusammen, der immerhin wie am Schnürchen abläuft. Nebenbei holt man sich damit eine PostgreSQL-Datenbank, einen Tomcat-Webserver und eine eigene Java-Umgebung ins Haus. Zum Beispiel einen Windows-Arbeitsplatzrechner kann man mit ecodms gleichzeitig als Server für unterschiedliche Arbeitsplätze und Mobil - geräte nutzen. Alternativ lässt sich ein Linux- Server als Zentralrechner oder ein Windows- Terminalserver als komplettes Multiuser-System nutzen. Sowohl die umfangreichen Installations- Optionen als auch die ausführlichen PDF- Handbücher und das mustergültige Sortiment detaillierter Anleitungs-Videos im Web unterstreichen den professionellen Anspruch von ecodms, ebenso wie die wunderbar anpassungsfähige Bildschirmgestaltung und die revisionskonformen Löschfunktionen mehr dazu weiter unten. Doch die Entwickler haben auch ein Herz für Privatanwender: Diese dürfen das System mit maximal drei Nutzern dauerhaft gratis einsetzen und können beim Installieren vorbereitete Konfigurationen nicht nur für Buchhalter oder Handwerker auswählen, sondern auch für zu Hause. Dann entfaltet sich eine praxisgerechte, erweiterbare Konfiguration mit Abteilen für Strom- und Telefonrechnungen, Urlaubsunterlagen, Versicherungspolicen und Steuerangelegenheiten. Kacheln auf dem Desktop sind mal was Neues, bei Dr.DOC aber sehr sinnvolle Erleich - terungen für mit - unter komplexe Arbeitsschritte. 136

4 Die oberste Verzeichnisebene jedes Archivs besteht aus sogenannten Hauptordnern, die mehrere Ebenen von Unterordnern beherbergen können. Für jedes Verzeichnis kann sich ecodms nutzerspezifische Berechtigungen und auch eine Mindestaufbewahrungsdauer merken, vor deren Ablauf sich Dokumente allenfalls in den Papierkorb verlagern lassen. Selbst wenn man nach Ende der Aufbewahrungszeit mit Administratorrechten ein Dokument dauerhaft löscht, wird es in der Datenbank durch einen kommentierten Löschvermerk ersetzt mehr kann sich kein Buchprüfer bei der Revision wünschen. Dass das System nur wenige Mausklicks für ein komplettes Datenbank-Backup oder eine Wiederherstellung benötigt, ist ein weiterer Pluspunkt. Schlagwörter sind bei ecodms nicht mit Dokumenten, sondern mit Verzeichnissen oder Klassifizierungsvorlagen assoziiert. Sie dienen der Software dazu, Dokumente in Verzeichnisse einzusortieren und mit Metadaten anzureichern, sind darüber hinaus aber keine Hilfe bei späteren Recherchen. Im Klassifizierungsdialog für ein frisch eingespeistes oder bereits erfasstes Dokument weist man diesem Dokument einen ersten oder einen zusätzlichen Satz von Attributen zu Bearbeitungsstatus, Wiedervorlagedatum, Zugriffsrechte, Ablagever- Die Bereiche, in denen das ecodms-clientprogramm seine Informationen anzeigt, kann man als eigene Fenster auslagern oder wie die Tabellenspalten nach Belieben umsortieren. 137

5 keine langwierige Einarbeitung verlangt und sich ganz selbstverständlich auch den Bedürfnissen im Privathaushalt widmet. zeichnis sowie selbst definierte Merkmale. All diese Daten lassen sich von Hand ein - geben oder komplett aus einer Klassifizierungsvorlage übernehmen. Beim Abschluss der Klassifizierung wird dann der ganze Satz von Attributen mit der vom Server vergebenen Dokumenten-ID verknüpft. Ein Dokument kann gleichzeitig mit mehreren Attributsätzen verknüpft und dann zum Beispiel in mehreren Verzeichnissen auffindbar sein. Jedes erfasste Dokument gliedert der Server automatisch in seinen Volltextindex ein. Einen Sonderfall bildet die Übernahme von Dokumenten per Makro etwa aus der Textverarbeitung oder von TIFF-Dateien aus dem Scan-Input-Verzeichnis über das Scanner-Frontend ecoice. Nach der automatischen Zeichenerkennung überprüft die Software das gesamte Schriftstück auf die hinterlegten Schlagwörter für Klassifizierungsvorlagen. Erkennt sie eines davon, trägt sie deren Inhalt als Vorschlag in den Klassifizierungsdialog ein. Dann genügt ein Klick auf Archivieren, und das Dokument ist einsortiert. Kam keine Vorlage zum Zug, sucht die Software nach Schlagwörtern für Verzeichnisse und schlägt dann, wenn sie eines findet, wenigstens das Verzeichnis als virtuellen Speicherort vor. ecodms bietet vorbereitete Strukturen zum Beispiel für zu Hause (links) und für Handwerker (oben). Zum Beispiel sortiert ein Gärtner Prospekte zu Beet- und Wiesengewächsen in getrennten Verzeichnissen. Dafür formuliert er eine Vorlage, die einen Prospekt anhand des Schlüsselworts grün mit Vorschlägen für Wiesengewächse ergänzt. Vielerlei Blumenarten, bei denen sich keine einheitlichen Begleitinformationen anbieten, assoziiert er nur mit dem Ordner Beet. Stößt ecodms nach dem Scannen eines Prospekts auf grün, schlägt es die Default-Einträge für Wiesen - gewächse vor. Andernfalls prüft es, ob zum Beispiel das Wort Rose eine Sortierung in Beet nahelegt. Dieser ungewöhnliche Ablauf kann die Mühsal beim Einpflegen neuer Dokumente enorm reduzieren. Schade nur, dass ecodms diesen praktischen Ansatz nicht konsequent umsetzt: Übergibt man dem Programm ein Dokument per Drag & Drop, versucht es erst gar keine Autoklassifizierung, und selbst da, wo diese zum Einsatz kommt, gibt sie sich mit dem ersten erkannten Schlagwort zufrieden auch dann, wenn sich auf Anhieb noch weitere Attributsätze angeboten hätten. Unterm Strich bleibt der erfreuliche Eindruck, dass selbst das kostenlose ecodms Free4Three alle Funktionen für hohe betriebliche Anforderungen mitbringt, trotzdem Die DropZone zum Erfassen von Dokumenten und die reichhaltigen Optionen, Dokumente zu kommentieren und auszuwerten, sind Highlights von ELOoffice. ELOoffice 10 ELOoffice meldet sich nach dem Aufruf mit einer ansprechenden Oberfläche im Programmfenster und mit einer zusätzlichen Seitenleiste, der ELO DropZone, auf dem Windows-Desktop. Sie zeigt auch bei minimiertem Programmfenster einen erweiter - baren Satz von Kacheln, auf denen man Dateien zur automatischen Erfassung nach spezifischen Vorgaben ablegen kann. ELOoffice glänzt mit einer Fülle nützlicher Details. Dazu gehört die Finereader-Zeichenerkennung, die man für Texte in mehr als 50 Sprachen optimieren kann und die souverän auch mit Zeitschriftenseiten im Spaltensatz klarkommt. Weitere Pluspunkte sammeln die reichhaltigen Optionen, Dokumente nicht nur über die Metadaten, sondern auch mittels Randbemerkungen zu kommentieren, mit anderen Dateien sowie mit Sprachaufzeichnungen zu verknüpfen oder per Signaturkarte digital zu unterzeichnen. Im Aktivitäten-Menü zu jedem Dokument steuert man nicht nur Vorgaben zur Wiedervorlage, sondern kann darin genau formulierte Aufgaben festlegen. Diese Aufgaben mitsamt Stichtagen, Statusüberwachung und der Möglichkeit, alle Aufgaben zu einem Dokument aufzulisten, ersetzen beinahe ein Ticket-System, wie man es aus Kundendienst-Anwendungen kennt. Beim Eintragen von Metadaten kommt ELOoffice dem Anwender auf mehreren Wegen entgegen. Zum Beispiel reserviert es für jeden Dokumenttyp eine eigene Abfragemaske mit nur denjenigen Datenfeldern, die man für diesen Typ vorgesehen hat. Zieht man im Programmfenster per Drag & Drop ein Dokument auf ein Verzeichnis im Archivbaum, öffnet sich die dafür geeignete Maske. Beides die Auswahl von Maske und Verzeichnis erfolgt automatisch, wenn man ein Dokument auf eine Kachel in der Drop- Zone zieht. Mit dem ELO Connector kann man dem System auch beibringen, anhand bestimmter Metadaten den Speicherort selbst auszuwählen. Das funktioniert sogar dann, wenn die Software dieses Verzeichnis erst anlegen muss. So lassen sich Rechnungen im Rechnungsverzeichnis elegant in Unterverzeichnisse mit den Namen der Rechnungssteller sortieren. Freilich beruht diese Automatik auf recht simplen Datenvergleichen. Bevor man deren Resultate für die betriebliche Buchhaltung nutzt, sollte man sie sorgfältig kontrollieren. Insgesamt konnten wir die weitreichenden Möglichkeiten dieses Programms kaum ausloten, dafür ist es einfach zu mächtig. Den Preis für diese Vielseitigkeit zahlt man nicht in Euro mit maximal 200 Dokumenten je Archiv darf man ELOoffice privat sogar gratis nutzen, sondern bei der Eingewöhnung. Trotz sinnvoller Hilfsmittel wie der DropZone müssen Anwender in vielen Fällen über wenig intuitive Menüs agieren. 138

6 So schön es ist, dass man zum Beispiel Suchergebnisse auch formatiert an Excel übergeben und sogar um einzelne Treffer bereinigen kann der in unterschiedlichen Programmbereichen zu steuernde virtuose Gebrauch von Volltextsuche, Direktsuche, Suche gemäß einer wählbaren Verschlagwortungsmaske oder für alle Masken gemeinsam will erst einmal erlernt sein, ganz zu schweigen von der Einrichtung des ELO Connector. Immerhin liefert der Hersteller ein 700-seitiges, hilfreiches Handbuch-PDF, und zusammen mit dem Programm installiert sich ein Demo- Archiv, in dem sich viele Einstellungen exemplarisch ausprobieren lassen. Office Manager Pro Der mehrplatzfähige Office Manager Pro aus dem Softwarebüro Krekeler lässt sich vielseitig anpassen, bis hin zur Wahl zwischen Ribbon- und unterschiedlichen klassischen Bedienoberflächen mit Menüleisten. Andererseits verzichtet das Programm auf Extra - vaganzen wie Spezial-Kacheln auf dem Desktop und auf komplizierte Sonderfunktionen etwa zur automatischen Verschlagwortung. Mit dieser Anwendung wird man daher sehr schnell vertraut. Man selektiert ein Verzeichnis im aktuellen Archiv, schiebt ein Dokument per Drag & Office Manager Pro präsentiert sich mit sehr wenigen Such- und Eingabeoptionen zuerst ganz schlank, lässt sich aber problemlos nach Maß erweitern. Drop ins Programmfenster und ergänzt ei - nige der zunächst ganz wenigen Metadaten: Welchem der maximal acht unterscheidbaren Typen das neue Dokument angehört, merkt die Anwendung von selbst, übrig bleiben freiwillige Angaben etwa zum Beleg - datum, eine vom Dateinamen abweichende Bezeichnung für den Archiveintrag oder für eine der vorgegebenen Kategorien. Schon erscheint der Neuzugang in der Dokumententabelle des Archivverzeichnisses. Diese zeigt übrigens im selben Formular auch 139

7 gleich die sehr überschaubare Suchmaske für Recherchen. Die begrenzte Auswahl bei den Merkmalen Kategorie und Dokumenttyp engt die Funktionen des Systems nicht ein, denn beides lässt sich unkompliziert erweitern, und ebenso leicht kann man durch selbst definierte Datenbankspalten auch ganz neue Merkmale ins Spiel bringen. Beim Vorzeigen der erfassten Akten beschränkt sich Office Manager auf ein eher simples Vorschau-Programm, verknüpft jedoch Dokumenttypen nicht nur flexibel mit passenden Anwendungen, sondern für komplexere Abläufe auf Wunsch auch mit aus - formulierten Kommandozeilen. Aus einem Drop-Down-Menü oder als Reaktion auf festgelegte Ereignisse startet das Programm auch vom Anwender geschriebene Makros. Unabhängig davon merkt es sich für jedes Dokument auf Wunsch beliebig viele termingebundene Aufgaben und sammelt diese mitsamt Erläuterungen in einer eigenen, sehr informativen Terminverwaltung. Eine Tabellenansicht des Archivs ist per Web-Browser abrufbar, außerdem liefert das Programm auf Wunsch anpassbare Datenbank-Reports. Auf den ersten Blick gibt sich Windream nur über das zusätzliche Netzlaufwerk und den Dateibetrachter zu erkennen. In Windream er - fasste Doku mente zeigen beim Rechts - klick ein erweitertes Kontextmenü, in das man auch eigene Menüpunkte eingliedern kann. Windream 5.5 Solo Das Client-Server-DMS Windream vom gleichnamigen Hersteller ist für den Einsatz im Unternehmen und mit mehreren Nutzern konzipiert. Die erschwinglichere Einzelplatzversion Solo enthält fast alle Komponenten ihrer großen Schwester, ist aber um einige Funktionen, etwa zur Zeichenerkennung, abgespeckt und bei der Benutzer-Anmeldung auf einen einzigen Rechner beschränkt. Bevor man das Solo-Paket in Betrieb nehmen kann, muss man auf eigene Faust einen Microsoft SQL Server aufspielen. Dabei genügt dessen kostenlose Express-Ausgabe, am besten in der mitgelieferten Ausführung 2012 Advanced mitsamt Funktionen zur semantischen Volltext-Analyse. Im nächsten Schritt ist der Windream-Server zu installieren und abschließend der zugehörige Client. Alle drei Prozeduren gelangen im Test reibungslos die weit reichenden Anpassungsmöglichkeiten beim SQL-Server-Setup entpuppten sich für Windream als unnötig, sodass man durchweg die Default-Einstellungen übernehmen kann. Im Einsatz treten die Windream-Komponenten zuerst nur mittelbar in Gestalt eines virtuellen Festplattenlaufwerks in Erscheinung. Dank der automatisch gestarteten Windream-Dienste ist dieses für Anwendungen ebenso wie für den Windows Explorer genauso ansprechbar wie eine gewöhnliche übers LAN freigegebene Festplatte. Windream-spezifische Funktionen erscheinen im Kontextmenü der Objekte auf der virtuellen Platte. Dazu gehört etwa das Öffnen mit dem Betrachter DOCView, der mit kleinen Einschränkungen alle gängigen Office- und Bilddateien wiedergeben kann. Er überliest zwar mathematische Formeln in DOCX- und ODT-Dateien, aber auch so ersetzt er beim schnellen Blättern im Archiv viele schwer - gewichtige Standardanwendungen. Das einzige Programm, das man als Win - dream-benutzer selbst starten muss, ist die Windream-Suche. Verwunderlich, dass deren Aufruf nicht schon durch das Setup per Task- Leiste oder Desktop-Icon angeboten wird. Die Suche funktioniert auf Anhieb intuitiv sowohl über Attribute als auch im Volltext, einschließlich der optionalen Korrektur von Suchtexten à la Meinten Sie etwa.? und der wählbaren Sortierung nach Relevanz. Das überragende Highlight der großen Ausgabe, die automatische Auskunft über semantisch ähnliche Fundstücke, offeriert Windream Solo aber erst nach einem aufwendigen Administrator-Kunstgriff (siehe c t-link). Ein weiteres Sahnehäubchen offeriert Windream, indem es für Anwender-definierte Objekttypen nicht nur individuelle Archivierungsfristen und -speicher vorsehen kann, sondern sogar individuelle Indizes. Damit lassen sich maßgeschneiderte Suchergebnisse nicht nur für unterschiedliche Sorten von Dokumenten ermöglichen, sondern über die Rechtevergabe der Indizes auch für verschiedene Benutzer. Auf den ersten Blick beeindruckt Win - dream durch seine eingängige Bedienbarkeit in vielen Situationen merkt man nicht einmal, dass man nebenbei ein DMS verwendet. Beschränkungen der Solo-Version, etwa das fehlende Scanner-Interface und die eingesparte Texterkennung, trüben die Freude ein wenig. In Windream Solo lassen sich Win - dows-skripte festlegen, die man je nach Situation über neu geschaffene Kontextmenü- Einträge anstoßen kann. Ein grafischer Workflow-Editor für komplexere Abläufe ist jedoch ebenfalls den teureren Windream-Ausgaben vorbehalten. Fazit Das Grundkonzept der vorgestellten Programme variiert vom pragmatisch schlanken CompuDMS bis zum eleganten, premiumausgestatteten, aber auch etwas komplizierteren ELOoffice. Ersteres bietet sich in der Gratisausführung als Alltagswerkzeug für kleinere Archive an, letzteres hat quasi für jeden Topf einen Deckel parat, und keinen hässlichen. Das Mittelfeld in Sachen Komplexität markieren der grundsolide Office Manager pro und ecodms. Beide überzeugen mit praxisge- 140

8 Dokumentenmanagement-Systeme Produkt CompuDMS free Dr.Doc Einzelplatz ecodms ELOoffice OfficeManager pro Windream solo Version 19 Brandine (12.05) Hersteller CompuKöln Dr.Doc Applord ELOoffice Softwarebüro Krekeler Windream URL Systemanforderungen Windows XP, Windows 7, 8 Windows XP, Vista, 7, 8 Windows XP, 7, 8, Server 2003, 2008, 2012, Mac OS ab (als Client), Ubuntu LTS ab 10.04, Debian Wheezy Windows Vista, 7, 8 oder Terminalserver Windows XP, Vista, 7, 8, Windows Server 2003, 2008, 2012 Windows XP, Vista, 7, 8, Server 2003, 2008, 2012; MS SQL Server (Express) 2005, 2008, 2012 Datenbanksystem keins proprietär PostgreSQL Jet Jet MS SQL Server Lizenzkontrolle 2 Lizenzschlüssel per erweiterbaren Lizenzschlüssel Seriennummer + Online- Lizenzschlüssel Schlüsseldatei /Telefon-Aktivierung Anzahl Benutzer unbegrenzt 1 3 (kostenlos) oder beliebig 1 / Lizenz beliebig 1 Rechtevergabe rollenbezogen, nach Dokumenten, Ordnern und nach Verzeichnissen und Nutzern nach Dokumenten, Ordnern, Aktivitäten nach Dokumenttypen rollenbezogen, nach Dokumenten und Ordnern Datenfeldern Funktionen mehrere Archive beliebig 2 beliebig beliebig beliebig Markiermöglichkeiten im Dokument Verknüpfungen zwischen Dokumenten / mit angehängten Dateien Maßnahmen zur Revisionssicherheit Stempel, Anmerkungsfelder, Textmarker, Rahmen- Werkzeug mehrere Textmarker, Haft - notizen, Randbemerkungen, Stempel, Text- und Audio- Notizen / / v / v v / v / v / v festlegbare Mindest- Aufbewahrungsfrist Änderungsverwaltung, Zugriffsprotokolle, digitale Signatur festlegbare Mindest-Aufbewahrungsfrist, PDF/A-Export 16 Verschlüsselungskreise, Signatur per Signaturkarte, Versionskontrolle und -historie, automatische Prüfsummenüberwachung, Auslagerung als PDF/A Notizen automatische Prüfsummenüberwachung, Auslagerung auf CD/DVD Anmerkungen Versionskontrolle und -historie, Gutachten zur Revisionssicherheit Archivierung per Betriebssystem Auslagerung auf WORM-Speichern als Datenbank-Image per Betriebssystem Datenbank-Spiegelung Auslagerung auf WORM oder ausführbare CD/DVD 1 Ablage auf verteilten v v 1 Datenträgern Wiedervorlage / / v / v v / v / v v / v v / v 1 Workflow-Gestaltung Versand von Serien- / / v / v / v / / v / v 1 Serienbriefen Datenimport Scanner-Schnittstellen TWAIN, Kofax TWAIN, SANE, WIA TWAIN TWAIN, SnapScan HTTP / FTP / / / v 1 / / v / / v / / v v 3 / / v v / v / v Batch-Import v v v beim Scannen v v Texterkennung Transym Tesseract Finereader Tesseract v 1 Strichcode-Erkennung v v v v 1 Anwendungsschnittstellen MS Office MS Office, Lotus Notes, Tobit InfoCenter, dokumentiertes MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird, MS Office, OpenOffice, Thunderbird, Firebird, Lexware Buchhalter, VBScript Windows Explorer, Outlook API, dbase dokumentiertes API Internet Explorer Suchfunktionen Wildcards / Verknüpfungen / v / v / v / v / v v / v / v / v / v v / v / v v /v / SQL fehlertolerante Suche v v v Volltextsuche in v / v v / v v / v / v / v v / v Dokumenten / Metadaten archivübergreifende Suche v Bewertung Vielseitigkeit ± ++ Einarbeitungsaufwand + - ± ± + ++ Routinebedienung Texterkennung Archivierung - ± + ± ± + Dokumentation ± ± Preis kostenlos 300 e kostenlos oder 49 e / kostenlos oder ab 300 e ab 200 e / Arbeitsplatz 300 e gleichzeitiger Serverkontakt 1 gegen Aufpreis 2 Wahlmöglichkeit zwischen zwei Archiven während der Installation 3 Report-Export 4 bezogen nur auf die DMS-Funktionen ++ˇsehr gut +ˇgut ±ˇzufriedenstellend -ˇschlecht --ˇsehrˇschlecht vˇvorhanden ˇnichtˇvorhanden k.ˇa.ˇkeineˇangabe rechter Bedienung, wobei der Office Manager zunächst sehr spartanisch daherkommt, auf weitere Anforderungen aber äußerst bereitwillig eingeht. Bei ecodms haben wir zwar immer noch etwas Luft nach oben entdeckt, aber das Paket ist nicht nur in Anbetracht des günstigen Preises schon außerordentlich leistungsfähig. Den meisten Appetit machte uns Windream Solo, weil es seinen Anwendern am einfachsten zur Hand geht, unter der Haube aber trotzdem ein extrem mächtiges System erkennen lässt. Einige von dessen Schmankerln bleiben aber der deutlich teureren Mehrplatz-Ausgabe vorbehalten, und auch die Solo-Ausgabe markiert die Preis- Obergrenze im Testfeld. Dr.DOC schließlich wäre als reines DMS schlicht unterfordert. Das Paket honoriert die Aktenverwaltung als integralen Bestandteil des ganzen Geschäftsbetriebs, lässt sich damit aber trotz ansprechender Bedienoberfläche erst nach gründlicher Einarbeitung ausreizen. (hps) c 141

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