Magellan 6 IMPORT Benutzerhandbuch / Stand: 28/05/2015

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1 Magellan 6 IMPORT Benutzerhandbuch / Stand: 28/05/2015

2 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 2 DESIGN STÜBER SYSTEMS STÜBER SYSTEMS GmbH Köpenicker Straße 325 D Berlin Tel. +49 (0) Fax +49 (0) office@stueber.de Alle in diesem Dokument gemachten Aussagen repräsentieren den aktuellen Stand der Entwicklung - Irrtümer vorbehalten - und können im Rahmen der Fortentwicklung der Software revidiert werden. Dieses Dokument darf zur ausschließlichen Nutzung durch den Lizenznehmer der in diesem Dokument beschriebenen Software vervielfältigt und ausgedruckt werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis von STÜBER SYSTEMS darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche anderen Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. davinci, Magellan, Confire sind eingetragene Warenzeichen von STÜBER SYSTEMS STÜBER SYSTEMS GmbH, Berlin

3 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 3 Inhalt Informationswegweiser... 7 Weitere Informationen... 7 Schulungen... 8 Einführung... 9 Daten von Fremdprogrammen direkt übernehmen... 9 Daten selbst übernehmen Daten von STÜBER SYSTEMS übernehmen lassen Magellan-Skriptingtechnologie Magellan-Importformat Übersicht der Importdateien Aufbau der Importdateien Was sollten Sie vor dem Import beachten? Importschnittstelle Importieren mit dem Importassistenten BBS-Planung Übersicht der Importdateien die aus den BBS-Planung Daten erzeugt werden Schritt 1: Konvertieren in das Magellan-Importformat Schritt 2: Vorbereiten der Magellan-Datenbank Schritt 3: BBS-Planung-Daten importieren Übersicht der unterstützten BBS-Planung Importfelder BBZ/SEKI Schritt 1: Daten aus BBZ/SEKI exportieren Schritt 2: Installation einer leeren Datenbank Schritt 3: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen Schritt 4: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Schritt 5: BBZ/SEKI-Schlüssel an Magellan-Schlüsselverzeichnisse anpassen Schritt 6: BBZ/SEKI-Daten importieren Bibliomatik Schritt 1: Export der Daten aus Bibliomatik Schritt 2: Konvertieren der Exportdatei in das Magellan-Importformat... 59

4 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 3: Schülerdaten nach Magellan importieren Importierte Felder BUSS Schritt 1: Daten aus BUSS exportieren Schritt 2: Installation einer leeren Datenbank Schritt 3: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen Schritt 4: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Schritt 5: BUSS-Schlüssel an Magellan-Schlüsselverzeichnisse anpassen Schritt 6: BUSS-Daten importieren DANIS Übersicht der Importdateien die aus den DANIS Daten erzeugt werden Schritt 1: Konvertieren in das Magellan-Importformat Schritt 2: Vorbereiten der Magellan-Datenbank Schritt 3: Import der Daten nach Magellan Übersicht der unterstützten DANIS Importfelder HERA-Schuldaten Exportfelder an Magellan Importformat anpassen IBIS Übersicht der Importdateien und Magellan-Importformate Voraussetzungen Schritt 1: Konvertieren in das Magellan-Importformat Schritt 2: Konvertierte Daten korrigieren Schritt 3: Manuelle Anpassungen Schritt 4: Vorbereiten der Magellan-Datenbank Schritt 5: Import der Daten nach Magellan Schritt 6: Bereinigen von Importartefakten Übersicht der unterstützten IBIS Dateien und Importfelder ISIS 91 1 Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Schritt 2: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen Schritt 3: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Schritt 4: ISIS-Schlüssel an Magellan-Schlüsselverzeichnisse anpassen Schritt 5: ISIS-Daten importieren Welche Daten werden übernommen? ISL-Schule Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Schritt 2: Mandanten in Magellan anlegen Schritt 3: Postleitzahlen importieren... 96

5 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 4: ISL-Daten importieren LUSD (HESSEN) Schritt 1: Export der Daten aus LUSD Schritt 2: Konvertieren der Exportdatei in das Magellan-Importformat Schritt 3: Schülerdaten nach Magellan importieren Importierte Felder Omnia Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Schritt 2: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen Schritt 3: Postleitzahlen importieren Schritt 4: Omnia-Daten importieren Ostertun Schritt 1: Daten aus Ostertun-Programm exportieren Schritt 2: Installation einer leeren Datenbank Schritt 3: Mandanten in Magellan anlegen Schritt 4: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Schritt 5: Ostertun-Daten importieren SchoolExpert Schritt 1: Export der Daten aus SchoolExpert Schritt 2: Konvertieren der Exportdateien in das Magellan-Importformat Schritt 3: Daten nach Magellan importieren Importierte Felder SIBANK Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Schritt 2: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen Schritt 3: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Schritt 4: SIBANK-Schlüssel und Magellan-Schlüsselverzeichnisse anpassen Schritt 5: SIBANK-Daten importieren SPlan Übersicht der Importdateien und Magellan-Importformate Schritt 1: Vorbereiten der Magellan-Datenbank und Daten Schritt 2: Export der Daten aus SPlan Schritt 3: Konvertieren in das Magellan-Importformat Schritt 4: Manuelle Anpassungen Schritt 5: Daten nach Magellan importieren Übersicht der unterstützten SPlan Daten und Importfelder WinSchool

6 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Schritt 2: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen Schritt 3: Postleitzahlen importieren Schritt 4: WinSchool-Daten importieren Importierte Felder WinSV Schritt 1: Export der Daten aus WinSV Schritt 2: Konvertieren der Exportdatei in das Magellan-Importformat Schritt 3: Daten nach Magellan importieren

7 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 7 Informationswegweiser Datei Magellan6.pdf MagellanHaushaltInventar.pdf MagellanBibliothek.pdf Landesanpassungen.pdf Magellan6Datenstruktur.pdf Magellan6Import.pdf MyMagellan.pdf Landestatistiken.pdf Schuldatentransferformat.pdf Inhalt Beschreibt wie Sie Ihre Schulverwaltung, den Zeugnisdruck und die Oberstufenverwaltung organisieren. Beschreibt wie Sie Ihren Haushalt und Ihr Inventar mit dem gleichnamigen Modul organisieren. Beschreibt wie Sie das Bibliotheksmodul benutzen, um Ihre Bibliothek zu organisieren. Beschreibt alle landesspezifischen Funktionen in Magellan und davinci: Oberstufenverwaltung, Berufsschulnoten- und Abschlussberechnungen. Beschreibung der Magellan-Datenbank für SQL-Abfragen und Datenimport bzw. Datenexport. Dieses Dokument können Sie unter support@stueber.de anfordern. Hier erfahren Sie, wie Sie Daten aus Fremdprogrammen nach Magellan übernehmen können. Es beschreibt die dezentrale Notenerfassung über MyMagellan. Dieses Dokument können Sie unter support@stueber.de anfordern. Beschreibt die Landesstatistik mit Magellan und davinci. Beschreibt das Schuldatentransferformat für den Datenaustausch der davinci-daten mit anderen Programmen Alle elektronischen Dokumente liegen im sogenannten PDF-Format vor. Dies ist ein Standardformat zum elektronischen Publizieren von Dokumenten aller Art. Sie können sich mit Hilfe der kostenlosen Software Adobe Reader diese Dokumente auf dem Bildschirm anzeigen lassen und auch ausdrucken. Sie können sich die jeweils neueste Version des Adobe Readers auch aus dem Internet herunterladen. Weitere Informationen Sie finden auf den Internet-Seiten von STÜBER SYSTEMS unter weitere Dokumente zu verschiedenen Spezialthemen.

8 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 8 Schulungen STÜBER SYSTEMS bietet vielfältige Schulungen zu allen Themen der Schulverwaltung mit Magellan in Berlin und Frankfurt am Main an. Die Schulungen helfen Ihnen, schneller die Programme kennen zu lernen und geben Ihnen Tipps wie Sie die Funktionen der Software effizienter nutzen können. Schulungsinhalte und Schulungstermine finden Sie z.b. im Internet unter

9 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 9 Einführung Magellan kann Daten aus vielen gängigen Fremdprogrammen übernehmen. Dieses Dokument beschreibt die verfügbaren Magellan Importverfahren für Daten aus Fremdprogrammen. Daten von Fremdprogrammen direkt übernehmen Wenn Sie eines der folgenden Programme einsetzen, dann können Sie ohne großen Aufwand den Großteil der Daten per Knopfdruck übernehmen. BBS-Planung (Niedersachsen) BBZ/SEKI (Saarland) BUSS (Niedersachsen) IBIS (Nordrhein-Westfalen) ISIS (Rheinland-Pfalz) ISL-Schule LUSD (Hessen) Omnia Ostertun (Schleswig-Holstein) SchoolExpert SIBANK (Niedersachsen) SPlan WinSchool In diesem Dokument finden Sie dazu die nötigen Informationen, um den Import eines dieser Programme erfolgreich durchführen zu können. Lesen Sie sich die entsprechenden Abschnitte sorgfältig durch, um mögliche Fehler zu vermeiden. Wenn Sie ein anderes Programm einsetzen, dann müssen Sie entscheiden, ob Sie die Daten selber übernehmen wollen oder, ob Sie STÜBER Systems mit der Übernahme beauftragen möchten. Daten selbst übernehmen Wenn Sie selbst Daten nach Magellan übernehmen wollen, stehen Ihnen mehrere Wege zur Verfügung:

10 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 10 Mit Hilfe von Microsoft Access können Sie direkt auf die Datenbanktabellen von Magellan zugreifen. Damit haben Sie die Möglichkeit, Daten aus anderen Datenquellen in die entsprechenden Tabellen zu importieren. Sie bringen die Daten, die Sie nach Magellan übernehmen wollen in das im Kapitel Magellan- Importformat beschriebene Format und importieren die Daten mit Hilfe des Magellan- Administrators. Sie nutzen die Magellan-Skriptingtechnologie. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Datenübernahme genau nach Ihren Wünschen durchführen können. Sie müssen sich jedoch in diesem Fall mit der Programmiersprache der Magellan-Skripte und der Datenstruktur von Magellan beschäftigen. Für welche Form des Imports Sie sich letztendlich entscheiden, hängt hauptsächlich von Ihren Vorkenntnissen und der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit ab. 3. Daten von STÜBER SYSTEMS übernehmen lassen Auf Wunsch übernimmt STÜBER SYSTEMS für Sie gegen Berechnung die Daten aus Ihrem Altsystem. Schicken Sie dazu bitte Ihre Daten und die nötigen Informationen zum Altprogramm. Wir erstellen für Sie ein entsprechendes Angebot für die Datenübernahme. 4. Magellan-Skriptingtechnologie Eine Datenübernahme aus einer anderen Anwendung nach Magellan ist auch mit Hilfe der Magellan- Skriptingtechnologie möglich. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Datenübernahme genau nach Ihren Wünschen durchführen können. Sie müssen sich jedoch in diesem Fall mit der Programmiersprache der Magellan-Skripte und der Datenstruktur von Magellan beschäftigen. Bei einer Datenübernahme über das Magellan-Importformat entfällt der Aufwand der Programmierung. Jedoch müssen Sie Ihre Daten zunächst in das geforderte Magellan-Importformat bringen. Zusätzlich sind Sie auf die im Magellan-Importformat enthaltenen Felder eingeschränkt, die nur eine Teilmenge aller Datenfelder der Magellan-Datenstruktur darstellen. Für welche Form des Imports Sie sich letztendlich entscheiden, hängt hauptsächlich von Ihren Vorkenntnissen und der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit ab.

11 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Magellan-Importformat Das Magellan-Importformat ermöglicht den Import von Daten aus Textdateien nach Magellan. Diese Textdateien müssen dazu dem im Folgenden beschriebenen Format entsprechen. Der eigentliche Import erfolgt mit Hilfe des Magellan-Administrators. 3. Übersicht der Importdateien Jede Datei muss wie in der Spalte Importdatei der folgenden Auflistung benannt sein. Die Dateien sind in der empfohlenen Importreihenfolge aufgelistet. Die Importreihenfolge ist wichtig für die Dateien, die auf zuvor importierte Daten zurückgreifen müssen. Beispiel: Die Datei schueler_sorgebe.import.csv kann nur importiert werden, wenn zuvor die Dateien sorgebe.import.csv und schueler.import.csv importiert wurden. Importdatei schulen.import.csv betriebe.import.csv lehrer.import.csv sorgebe.import.csv verlage.import.csv lieferanten.import.csv medien.import.csv exemplare.import.csv klassen.import.csv schueler.import.csv Beschreibung Enthält die Stammdaten der Schulen Enthält die Stammdaten der Betriebe Enthält die Stammdaten der Lehrer Enthält die Stammdaten der Sorgeberechtigten Enthält die Stammdaten der Verlage Enthält die Stammdaten der Lieferanten Enthält die Stammdaten der Medien Enthält die Exemplardaten zu den Medien Bedingung: Import der medien.import.csv Enthält die Stamm- und Zeitraumdaten der Klassen Bedingung: Vorhandensein der Zeiträume in Magellan. Enthält die Stammdaten der Schüler und Bewerber Der Import folgender Dateien ist erst möglich, wenn zuvor die Daten der Datei schueler.import.csv wurden. schueler_laufbahn.import.csv schueler_fachdaten.import.csv Enthält die Laufbahndaten der Schüler Weitere Bedingung: Import der klassen.import.csv Enthält die Fachdaten der Schüler Weitere Bedingung: Import der klassen.import.csv und

12 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 12 Importdatei schueler_sorgebe.import.csv schueler_schulen.import.csv schueler_ausbildung.import.csv Beschreibung schueler_laufbahn.import.csv Enthält die Zuordnung der Sorgeberechtigten zu den Schülern Weitere Bedingung: Import der sorgebe.import.csv Enthält die bereits besuchten Schulen der Schüler (Stichwort: Herkunftsschulen) Weitere Bedingung: Import der schulen.import.csv Enthält die Ausbildungsdaten der Schüler Weitere Bedingung: Import der betriebe.import.csv Reihenfolge des Einlesens Da die Importdateien teilweise aufeinander aufbauend Daten enthalten, empfehlen wir die obenstehende Reihenfolge beim Import einzuhalten. 3. Aufbau der Importdateien Jede dieser Dateien muss als CSV-Datei aufgebaut sein, d.h. sie besteht jeweils aus einer Kopfzeile und ein oder mehreren Zeilen mit den zu importierenden Inhalten. Die einzelnen Felder sind durch Semikolon getrennt und mit Anführungszeichen abgegrenzt. Die Schülerdatei kann z.b. folgenden Aufbau haben Nachname ; Vorname ; Anrede ; Geschlecht ; Strasse ; Müller ; Hans ; H ; m ; Mühlenweg 11 Meier ; Petra ; F ; w ; Mühlenweg 12 Die Reihenfolge der Felder spielt dabei keine Rolle. Die Semantik der Felder wird durch die Kopfzeile bestimmt. Beispielsweise kann auch eine Schülerdatei mit folgendem Aufbau eingelesen werden. Strasse ; Geschlecht ; Vorname ; Nachname ; Anrede Mühlenweg 11 ; m ; Müller ; Hans ; H Mühlenweg 12 ; w ; Meier ; Petra ; F Die Felder entsprechen dem sog. System Data Format (SDF), d.h. bei einem Semikolon, Komma, Sonderzeichen oder einem Leerzeichen im String wird der String in Anführungszeichen gesetzt, z.b. die Strasse "Mühlenweg 11" wird ; Mühlenweg 11 ;... und nicht ;Mühlenweg 11;... geschrieben. Besitzt der Inhalt selbst Anführungszeichen, so sind doppelte Anführungszeichen anzugeben. Wollen Sie z.b. Hallbach einlesen, so müssen Sie als Inhalt

13 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 13 ; Hallbach ;... angeben. Welche Felder pro Datei eingelesen werden, ist den nachfolgenden Abschnitten pro Datei zu entnehmen. HINWEIS Zeilenumbrüche sind in einer CSV-Datei nicht erlaubt. Das Datenformat bestimmt jede Zeile als einen Datensatz. Ein Umbruch mitten in der Zeile kann nicht verarbeitet werden. Wir erlauben in den Feldern, die mit dem Datentyp M für Memofeld gekennzeichnet sind Zeilenumbrüche in Form der Notation: \n. Beim Import wird diese Notation in einen echten Zeilenumbruch umgewandelt. Datentypen Bei der Beschreibung finden folgende Datentypen Verwendung: Typ A D I L M Beschreibung Textfeld mit maximaler Länge (Textfeld) Datumsangabe, Format: TT.MM.JJJJ (Datumsfeld) Ganze Zahl (32-Bit-Integer) Logisches Feld: Textfeld der Größe 1 mit den möglichen Werten "J" oder "N" Textfeld mit variabler Länge (Memofeld) N Kommazahl (Numeric) z.b. 2,5 oder 5 S Ganze Zahl (16-Bit-Integer) Einige Felder haben auch eine bestimmte Funktion in der Datei und werden als Zusatz zum Typ dargestellt. Diese Funktion wird ebenfalls durch ein zusätzliches Kürzel gekennzeichnet. Typ P P2 V Beschreibung Pflichtfeld. Es muss mindestens pro Datensatz gefüllt sein, damit der Datensatz importiert werden kann. Sekundärpflichtfelder. Diese sind für den Import insoweit relevant, dass wir Felder mit P und P2 berücksichtigen, wenn wir überprüfen, ob ein Datensatz bereits existiert. Für den Import selbst, sind Eingaben in P2 Felder dann nicht relevant. Relevant wird es, wenn Verweise auf Tabellen mit P2 Feldern existieren. Denn dann kann ein Import dieser Verweise nur gewährleistet werden, wenn P1 und P2 Felder übereinstimmen. Verweis. Gibt an, dass der eigentliche Stammsatz in einer anderen Tabelle liegt und hier nur der Verweis darauf gespeichert ist. Dies kann eine Zahl (ID) sein, oder ein Textkürzel.

14 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 14 Pflichtfelder Pflichtfelder müssen angegeben werden, andere Felder können angegeben werden. Die Kombination der Inhalte der Pflichtfelder einer Datei muss eindeutig sein. Ist keine oder nur eine Untermenge der Pflichtfelder angegeben, erfolgt kein Import. Wenn Sie eines der Pflichtfelder einer Datei in Ihrem Dateiformat noch nicht besitzen, so müssen Sie diese zusätzlich vor dem Import anlegen und mit entsprechenden Werten füllen. Dabei müssen Sie immer die Eindeutigkeit der Kombination der Inhalte der Pflichtfelder berücksichtigen. Bei den Textfeldern ist zusätzlich auch eine Größe angegeben, die der maximalen Größe der Felder in Magellan entspricht. Bei der Größe handelt es sich um die Anzahl der Zeichen pro Feld. Haben die einzulesenden Inhalte einen größeren Wert, so werden die Felder beim Import übersprungen und Sie erhalten für diese Datensätze eine entsprechende Meldung. Beispiel: Die Schulnummer ist in der Datei schulen.import.csv wie folgt definiert: Feldname Typ Größe Bemerkung Schulnummer A 8 Schulnummer Die maximale Größe der Schulnummer sind demnach 8 Zeichen. Die Schulnummer wird z.b. nicht importiert und Sie erhalten eine entsprechende Fehlermeldung Was sollten Sie vor dem Import beachten? Zeiträume anlegen Klassen- und Schülerdaten erfordern Zeiträume in Form von Halbjahren. Bitte tragen Sie vor dem Import dieser Daten entsprechend des Magellan-Handbuchs alle notwendigen Zeiträume in Magellan ein. Besonderheit des Imports: Die Halbjahre müssen wie folgt lauten: HJ: 008.XXXX 30XXXX HJ: 00XXXX 307.XXXX

15 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 15 Import der Schlüsselverzeichnisse Bevor Sie Daten nach Magellan importieren, sollten Sie bereits die "Schlüsselverzeichnisse" Ihres Bundeslandes importiert und ggf. zu importierende Felder in den Quelldaten daran angepasst haben. Ein Beispiel: Für Ihr Bundesland existiert das Schlüsselverzeichnis Konfessionen. Wenn Sie die Schlüsselverzeichnisse eingelesen haben, dann gibt es beispielsweise bereits den Wert rk für römisch-katholisch, mit dem damit verbundenen Statistikschlüssel. Damit beim Import der Schülerdaten auf diese bereits bestehende Konfession verwiesen werden kann, muss in Ihrer Importdatei in der Spalte Konfession das Kürzel rk verwendet werden, anderenfalls würde der abweichende Wert als zusätzlicher Eintrag in Ihrem Schlüsselverzeichnis in Magellan hinzugefügt werden, leider ohne einen Statistikschlüssel, da dieser beim Import nicht ersichtlich ist. Wie Sie die Schlüsselverzeichnisse Ihres Bundeslandes nach Magellan einlesen, entnehmen Sie bitte dem Handbuch Magellan6.pdf. Weitere wichtige Einstellungen Zusammengefasst müssen Sie beim Import für jede Datei Folgendes beachten: Jede Datei besitzt in der ersten Zeile eine Kopfzeile, in der die verwendeten Felder angegeben sind. Mindestens die Pflichtfelder einer Datei müssen für jede zu importierende Zeile angeben sein, da sonst die Daten nicht eingelesen werden. Die Reihenfolge der Felder einer Datei spielt keine Rolle für den Import Importschnittstelle Die Importschnittstelle besteht aus Importdateien, die in einer festgelegten Semantik vorliegen müssen. Im folgenden Abschnitt wird erklärt wie die Importdateien genau auszusehen haben und welche Felder vorhanden sein müssen, damit der Import korrekt durchlaufen kann. Schnittstellenformat schulen.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! Kuerzel A P 15 Kürzel der Schule Name1 A 50 Name2 A 50 Strasse A 100 Land A 3 Landeskennzeichen z.b. D, CH

16 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 16 Feldname Typ Größe Bemerkung PLZ A 5 Postleitzahl Ort A 100 Ortsteil A 100 Gemeinde A V 8 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Gemeinden (Postleitzahlen) Telefon A 30 Telefax A 30 A 100 Internet A 100 Schulform A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Schulformen Schulnummer A 8 Bemerkung M 255 Status A 1 Mögliche Werte: N = inaktiv J = aktiv Achtung Das Einlesen der Schulen ist nur für den einmaligen Import gedacht. Ein erneutes Einlesen der gleichen Daten führt nicht zu einem Update der bereits eingelesenen Daten und auch nicht zu doppelten Datensätzen. Die Datensätze werden anhand des Kürzels identifiziert. Schnittstellenformat betriebe.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! Kuerzel A P 20 Kürzel des Betriebs Name1 A 50 Name2 A 50 Strasse A 30 Land A 3 Landeskennzeichen z.b. D, CH PLZ A 5 Postleitzahl Ort A 30 Ortsteil A 100

17 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 17 Feldname Typ Größe Bemerkung Gemeinde A 8 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Gemeinden (Postleitzahlen) Telefon A 30 Telefax A 30 A 100 Internet A 100 Branche A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Branchen (Kürzel) Kammer A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Kammern (Kürzel) Arbeitsamt A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Arbeitsaemter (Kürzel) Status A 1 Mögliche Werte: Bemerkung M 255 N = inaktiv J = aktiv Achtung Das Einlesen der Betriebe ist nur für den einmaligen Import gedacht. Ein erneutes Einlesen der gleichen Daten führt nicht zu einem Update der bereits eingelesenen Daten und auch nicht zu doppelten Datensätzen. Die Datensätze werden anhand des Kürzels identifiziert. Schnittstellenformat lehrer.import.csv Die Datei lehrer.import.csv dient dem Import der Lehrer-Stammdaten. Grundsätzlich wird, wie in allen anderen Importdateien jeder Schüler einmalig in Magellan hinzugefügt, übereinstimmende Lehrer (Kürzel) werden übersprungen. Eine Ausnahme stellt der Import der Lehrer-Stammdaten dar, bei dem eine Aktualisierung unter vorgegebenen Bedingungen möglich ist. Durch eine Übereinstimmung des Wertes im Feld GUIDExtern wird der entsprechende Datensatz nicht eingefügt, sondern ein bestehender Datensatz in der Magellan Datenbank aktualisiert. Somit erhalten Sie die Möglichkeit zwischen einem Fremdprogramm und Magellan unter Verwendung einer 36-stelligen GUID (Bsp.: 0D27F45C-E53D-4E81-AC0A-19D0B1BFA798) bestehende Lehrer- Stammdaten wiederholt zu aktualisieren. Einschränkung: Der Status des Lehrers kann nicht verändert werden. Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! Kuerzel A P 6 Lehrerkürzel

18 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 18 Feldname Typ Größe Bemerkung GUIDExtern A 36 Zum Speichern einer 36-stelligen GUID (Ermöglicht durch Abgleich das Update des entsprechenden Datensatzes) Vorname A 30 Nachname A 50 Anrede A 3 Mögliche Werte: F = Frau H = Herr FD= Frau Dr. HD = Herr Dr. FP = Frau Prof. HP = Herr Prof. FPD = Frau Prof. Dr. HPD = Herr Prof. Dr. MS = Ms. MRS = Mrs. MR = Mr. Geschlecht A 1 Mögliche Werte: W = weiblich M = männlich Geburtsdatum D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Geburtsort A 100 Geburtsname A 50 Ehestand A 1 Mögliche Werte: Strasse A 100 V = verheiratet N = nicht verheiratet L = ledig G = geschieden W = verwitwet Land A 3 Landeskennzeichen z.b. D, CH PLZ A 5 Postleitzahl Ort A 100 Ortsteil Gemeinde A V 8 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Gemeinden

19 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 19 Feldname Typ Größe Bemerkung Telefon A 30 Telefax A 30 Mobil A 30 A 100 TelefonDienst A 30 TelefaxDienst A 30 (Postleitzahlen) KFZ1 A 15 KFZ-Kennzeichen 1 KFZ2 A 15 KFZ-Kennzeichen 2 Kategorie A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Lehrerkategorien (Kuerzel) Staatsangeh A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Staatsangehoerigkeiten (Kuerzel) Konfession A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Konfessionen (Kuerzel) Bevollmaechtigung A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Bevollmaechtigungen (Kuerzel) Personalnr A 15 Personalnummer Statistiknr A 15 Statistiknummer ZugangDatum D 10 Zugangsdatum in der Form TT.MM.JJJJ ZugangGrund A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis LehrerZugaenge (Kuerzel) AbgangDatum D 10 Abgangsdatum in der Form TT.MM.JJJJ AbgangGrund A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis LehrerAbgaenge (Kuerzel) Amtsbez A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Amtsbez (Kuerzel) Dienstbez A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Dienstbez (Kuerzel) Dienstverh A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Dienstverh (Kuerzel) Beschaeftigungsverh A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Beschaeftigungsverh (Kuerzel) MerkmalA1, MerkmalA2, MerkmalA3, A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis LehrerMerkmale (Kuerzel) Freies Merkmal

20 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 20 Feldname Typ Größe Bemerkung MerkmalA4, MerkmalA5, MerkmalA6 MerkmalB1 A 15 MerkmalB2 A 15 MerkmalB3 A 15 MerkmalB4 A 15 MerkmalS1, MerkmalS2, MerkmalS3, MerkmalS4 A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis LehrerMerkmale (Kuerzel) Statistikmerkmal Status A 1 Mögliche Werte: N = inaktiv J = aktiv Bemerkung M 255 Schnittstellenformat sorgebe.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! Vorname A P 30 Nachname A P 50 Anrede A 3 Mögliche Werte: F = Frau H = Herr FD= Frau Dr. HD = Herr Dr. FP = Frau Prof. HP = Herr Prof. FPD = Frau Prof. Dr. HPD = Herr Prof. Dr. FA = Familie HF = Herr und Frau MS = Ms.

21 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 21 Feldname Typ Größe Bemerkung Strasse A P2 100 MRS = Mrs. MR = Mr. MRMS = Mr. and Ms. MRMRS = Mr. and Mrs. EH = Eheleute Land A 3 Landeskennzeichen z.b. D, CH PLZ A 5 Postleitzahl Ort A P2 100 Ortsteil A 100 TelefonPrivat A 30 TelefonBeruf A 30 Mobil A 30 A 100 Beruf A 50 Funktion1 Funktion8 A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis SorgebeFunktionen Status2 A 1 Gibt an, ob der Sorgeberechtigte aktiv oder inaktiv ist. Bemerkung M 255 Mögliche Werte: N = inaktiv J = aktiv Achtung Das Einlesen der Sorgeberechtigten ist nur für den einmaligen Import gedacht. Ein erneutes Einlesen der gleichen Daten führt nicht zu einem Update der bereits eingelesenen Daten und auch nicht zu doppelten Datensätzen. Die Datensätze werden anhand des Vor- und Nachnamens identifiziert. Schnittstellenformat verlage.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! Kuerzel A P 15 Verlagskürzel Name1 A 50

22 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 22 Feldname Typ Größe Bemerkung Name2 A 30 Strasse A 100 Land A 3 Landeskennzeichen z.b. D, CH PLZ A 5 Postleitzahl Ort A 100 Ortsteil A 100 Telefon A 30 Telefax A 30 Internet A 100 Bemerkung M 255 Achtung Das Einlesen der Verlage ist nur für den einmaligen Import gedacht. Ein erneutes Einlesen der gleichen Daten führt nicht zu einem Update der bereits eingelesenen Daten und auch nicht zu doppelten Datensätzen. Die Datensätze werden anhand des Feldes Kuerzel identifiziert. Schnittstellenformat lieferanten.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! Kuerzel A P 15 Lieferantenkürzel Name1 A 50 Name2 A 30 Strasse A 100 Land A 3 Landeskennzeichen z.b. D, CH PLZ A 5 Postleitzahl Ort A 100 Ortsteil A 100 Telefon A 30 Telefax A 30 Internet A 100 Ansprechpartner A 40

23 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 23 Feldname Typ Größe Bemerkung Bankkonto A 20 Kontonummer Kundennr A 20 Kundennummer Bemerkung M 255 Achtung Das Einlesen der Lieferanten ist nur für den einmaligen Import gedacht. Ein erneutes Einlesen der gleichen Daten führt nicht zu einem Update der bereits eingelesenen Daten und auch nicht zu doppelten Datensätzen. Die Datensätze werden anhand des Kürzels identifiziert. Schnittstellenformat medien.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! Titel A P 100 Mehrjahresband L P Mögliche Werte: J = Mehrjahresband (beim Import vorgegeben) N = Kein Mehrjahresband Status A P 1 Mögliche Werte: Untertitel A 100 Barcode A 20 J = ausleihbar (beim Import vorgegeben) N = nicht ausleihbar Medienart A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Medienarten (Kuerzel) Medienkategorie A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Medienkategorien (Kuerzel) Standort A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Standorte (Kuerzel) VerlagIDExtern I V Bitte derzeit nicht verwenden! VerlagKuerzel A V 15 Verweis auf die Verlage (Kuerzel) Herausgeber A 50 Autor A 50 Signaturvorgabe A 50 Copyright A 50 ISBN A 20

24 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 24 Feldname Typ Größe Bemerkung ISSN A 20 Erscheinungsjahr S 4 In der Form JJJJ Erscheinungsland A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Staaten (Kuerzel) Erscheinungsweise A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Erscheinungsweisen (Kuerzel) Sprache A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Sprachen (Kuerzel) Format A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Medienformate (Kuerzel) Umfang S Z.B. Anzahl der Seiten Serie A 30 Band A 30 Heft A 30 Ausgabe A 30 Jahrgang S Jahrgangsstufe Zusammenfassung M 255 Bemerkung M 255 Achtung Importierte Medien aus der Datei medien.import.csv können erst in der Magellan-Bibliothek angezeigt werden, wenn die dazugehörige Datei exemplare.import.csv importiert wurde. Das Einlesen der Medien ist nur für den einmaligen Import gedacht. Ein erneutes Einlesen der gleichen Daten führt nicht zu einem Update der bereits eingelesenen Mediendaten. Schnittstellenformat exemplare.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! MediumIDExtern I V Bitte derzeit nicht verwenden! MediumTitel A P 100 Signatur A P 50 InventarNr A 15 BarcodeExtern A 20 Signaturnr I

25 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 25 Feldname Typ Größe Bemerkung Zustand A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis MedienZustaende (Kuerzel) Eingangsdatum D 10 In der Form TT.MM.JJJ Betrag A 18 LieferantIDExtern I V 10 Bitte derzeit nicht verwenden! LieferantKuerzel A V 10 Verweis auf die Lieferanten (Kuerzel) Bemerkung M 255 Achtung Das Einlesen der Medienexemplare ist nur für den einmaligen Import gedacht. Ein erneutes Einlesen der gleichen Daten führt nicht zu einem Update der bereits eingelesenen Medienexemplare. Schnittstellenformat klassen.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I Bitte derzeit nicht verwenden! Kuerzel A P 15 Klassenkürzel Klassenart A P 2 Mögliche Werte: S = Standardklasse G = Ganztagsklasse KU = Oberstufenjahrgang (Nur Kurse) LG = Oberstufenjahrgang (Leistungs- und Grundkurse) A = Abschlussklasse K = Kombinationsklasse SK = Schulkindergarten Notenart A P 1 Mögliche Werte: N = Notenwerte P = Punktwerte B = Beurteilungen ZeitraumVon D P 10 In der Form TT.MM.JJJJ, Beginn der Gültigkeit der Klasse (008.JJJJ) ZeitraumBis D P 10 In der Form TT.MM.JJJJ, Ende der Gültigkeit der Klasse (307.JJJJ) Halbjahr S P Mögliche Werte: 1, 2, 3,... KuerzelAlpha A 8

26 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 26 Feldname Typ Größe Bemerkung Kuerzelstatistik A 20 Klassenkürzel für die Statistik Langname1 A 100 Langname2 A 100 Abteilung A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Abteilungen (Kuerzel) Schulform A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Schulformen (Kuerzel) Schulart A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Schularten (Kuerzel) Organisation A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Organisationen (Kuerzel) Behinderung A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Behinderungsarten (Kuerzel) Beruf A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Berufe (Kuerzel) Bildungsgang A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Bildungsgaenge (Kuerzel) Integration A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Integrationsmerkmale (Kuerzel) Berufsfeld A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Berufsfelder (Kuerzel) Einzelintegration Laenderuebergreifend Regelbetrag A 18 Schulartuebergreifend L L L Schulstelle A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Schulstellen (Kuerzel) Bemerkung M 255 Foerderung A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Foerderungen (Kuerzel) Klassenleiter1IDExtern I V Bitte derzeit nicht verwenden! Klassenleiter1Kuerzel A V 10 Verweis auf Lehrer (Kuerzel) Klassenleiter2IDExtern I V Bitte derzeit nicht verwenden! Klassenleiter2Kuerzel A V 10 Verweis auf Lehrer (Kuerzel) Jahrgang S

27 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 27 Feldname Typ Größe Bemerkung Klassenstufe A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Klassenstufen (Kuerzel) MerkmalA1, MerkmalA2, MerkmalA3, MerkmalA4, MerkmalA5, MerkmalA6 MerkmalB1, MerkmalB2, MerkmalB3, MerkmalB4 MerkmalS1, MerkmalS2, MerkmalS3, MerkmalS4 A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis KlassenMerkmale (Kuerzel) A 15 Freies Merkmal A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis KlassenMerkmale (Kuerzel) Statistikmerkmal Achtung Das Einlesen der Klassen ist nur für den einmaligen Import gedacht. Ein erneutes Einlesen der gleichen Daten führt nicht zu einem Update der bereits eingelesenen Daten und auch nicht zu doppelten Datensätzen. TIPP Beispiel für allgemeinbildende Klassen: ZeitraumVon: ZeitraumBis: Halbjahr: 1

28 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 28 Ergebnis: Die Klasse wird im Halbjahr 2012/2013 angelegt. Möchten Sie, dass die Klasse in dem und im Halbjahr existiert (zwei Klassenzeiträume), benötigen Sie eine zweite Zeile in Ihrer Importdatei und tragen als Wert für das Halbjahr eine 2 ein. Ergebnis: Die Klasse wird im und Halbjahr 2012/2013 angelegt. Beispiel für berufsbildende Klassen: Um eine Klasse neu im Halbjahr 2012/2013 anzulegen, erzeugen Sie eine Zeile mit folgenden Werten: ZeitraumVon: ZeitraumBis: Halbjahr: 1 Ergebnis: Die Klasse wird im Halbjahr 2012/2013 angelegt. Startet die Klasse im Halbjahr tragen Sie Folgendes ein: ZeitraumVon: ZeitraumBis: Halbjahr: 2 Möchten Sie für diese Klasse alle Klassenzeiträume vorab einrichten, ergeben sich für eine 3jährige Ausbildung insgesamt 6 Zeilen, die sich lediglich im Wert für das Halbjahr unterscheiden. Die Werte für ZeitraumVon und ZeitraumBis bilden die Gesamtdauer der Klasse ab. ZeitraumVon: ZeitraumBis: Halbjahr: 1 (in weiteren Zeilen 2,3,4,5,6) Ergebnis: Die Klasse wird in 6 Halbjahren angelegt. HINWEIS Pflichtfelder sind Kuerzel, Klassenart, Notenart, ZeitraumVon, ZeitraumBis und Halbjahr. HINWEIS Das Schuljahr muss für den Import (in der Importdatei und im Verzeichnis Zeiträume in Magellan) im ersten Halbjahr am 008 starten und im zweiten Halbjahr mit dem 307. enden. Schnittstellenformat schueler.import.csv Die Datei schueler.import.csv dient dem Import der Schüler-Stammdaten. Grundsätzlich wird, wie in allen anderen Importdateien jeder Schüler einmalig in Magellan hinzugefügt, übereinstimmende Schüler (Vorname, Nachname, Geburtsdatum) werden übersprungen.

29 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 29 Eine Ausnahme stellt der Import der Schüler-Stammdaten dar, bei dem eine Aktualisierung unter vorgegebenen Bedingungen möglich ist. Durch eine Übereinstimmung des Wertes im Feld GUIDExtern, wird der entsprechende Datensatz nicht eingefügt, sondern ein bestehender Datensatz in der Magellan Datenbank aktualisiert. Somit erhalten Sie die Möglichkeit zwischen einem Fremdprogramm und Magellan unter Verwendung einer 36-stelligen GUID (Bsp.: 0D27F45C-E53D-4E81-AC0A-19D0B1BFA798) bestehende Schüler- Stammdaten wiederholt zu aktualisieren. Einschränkung: Der Status des Schülers kann nicht verändert werden. Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung IDExtern I Bitte derzeit nicht verwenden! GUIDExtern A 36 Zum Speichern einer 36-stelligen GUID (Ermöglicht durch Abgleich das Update des entsprechenden Datensatzes) Vorname A P 30 Nachname A P 50 Status A P 1 Mögliche Werte: Geburtsdatum D P B = Bewerber S = Schüler SB = Schueler/Bewerber* (siehe Erläuterungen unten) A = Abgänger Anrede A 3 Mögliche Werte: F = Frau H = Herr FD= Frau Dr. HD = Herr Dr. FP = Frau Prof. HP = Herr Prof. FPD = Frau Prof. Dr. HPD = Herr Prof. Dr. MS = Ms. MRS = Mrs. MR = Mr. Geschlecht A 1 Mögliche Werte:

30 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 30 Feldname Typ Größe Bemerkung Geburtsort A 100 W = weiblich M = männlich Geburtsland A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Staatsangehoerigkeiten (Kuerzel) Geburtsname A 30 Strasse A 100 Land A 3 Landeskennzeichen z.b. D, CH PLZ A 5 Postleitzahl Ort A 100 Ortsteil A 100 Gemeinde A V 8 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Gemeinden (Postleitzahlen) Telefon A 30 Telefax A 30 Mobil A 30 A 100 Wohnform A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Wohnformen (Kuerzel) Staatsangeh1 A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Staatsangehoerigkeiten (Kuerzel) Staatsangeh2 A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Staatsangehoerigkeiten (Kuerzel) NichtDeutscheHerkunft L 1 Muttersprache A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Muttersprachen (Kuerzel) Verkehrssprache A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Muttersprachen (Kuerzel) Sprachgruppe A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Sprachgruppen (Kuerzel) SopaedFoerderung A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis SopaedFoerderungen (Kuerzel) Konfession A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Konfessionen (Kuerzel)

31 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 31 Feldname Typ Größe Bemerkung RelWunsch A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis RelWuensche (Kuerzel) RelTeilnahme A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis RelTeilnahmen (Kuerzel) RelGrund A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis RelGruende (Kuerzel) RelAbmeldungVon D 10 In der Form TT.MM.JJJJ RelAbmeldungBis D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Umschulung A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Umschulungsmerkmale (Kuerzel) Personalnr A 15 Personalnummer Behinderung A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Behinderungsarten (Kuerzel) Krankenkasse A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Krankenkassen (Kuerzel) Versicherungsart A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Versicherungsarten (Kuerzel) Fahrschueler Fahrstrecke A 50 FahrstreckeKM Einstiegsstelle A 50 L N Verkehrsmittel A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Verkehrsmittel (Kuerzel) Fahrgeld A 18 FahrgeldbewVon D 10 In der Form TT.MM.JJJJ FahrgeldbewBis D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Fahrkarte A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Fahrkarten (Kuerzel) FahrkarteGueltigVon D 10 In der Form TT.MM.JJJJ FahrkarteGueltigBis D 10 In der Form TT.MM.JJJJ KFZ A 15 KFZ-Kennzeichen des Schülers Aussiedler L AussiedlerSeit D In der Form TT.MM.JJJJ

32 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 32 Feldname Typ Größe Bemerkung Auslaender L AuslaenderSeit D In der Form TT.MM.JJJJ InDeutschlandSeit D In der Form TT.MM.JJJJ AufenthaltserlaubsnisBis D 10 In der Form TT.MM.JJJJ SchulpflichtErfuellt Bafoeg L L BafoegBis D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Integrationsschueler Gastschueler GastschulgeldUeberwiesen L L L Bildungskarte A 2 Mögliche Werte: HE = Heim HO = Hort I = Internat BildungskarteBis D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Foerderung A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Foerderungen (Kuerzel) Foerdernr A 8 Fördernummer Foerderbetrag N Unterstuetzung A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Unterstuetzungen (Kuerzel) BewerbungAm D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Bewerbungsziel1, Bewerbungsziel2, Bewerbungsziel3, Bewerbungsziel4 A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Bewerbungsziele (Kuerzel) BewerberStatus A 2 Mögliche Werte WA = Auf Warteliste B1 = Angenommen für Bewerbungsziel 1 B2 = Angenommen für Bewerbungsziel 2 B3 = Angenommen für Bewerbungsziel 3 B4 = Angenommen für Bewerbungsziel 4 NA = nicht angenommen

33 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 33 Feldname Typ Größe Bemerkung Bewerbernote Bewerberpunkte Fremdsprache1, Fremdsprache2, Fremdsprache3, Fremdsprache4 Fremdsprache1Von, Fremdsprache2Von, Fremdsprache3Von, Fremdsprache4Von Fremdsprache1Bis, Fremdsprache2Bis, Fremdsprache3Bis, Fremdsprache4Bis Fremdsprache1Status, Fremdsprache2Status, Fremdsprache3Status, Fremdsprache4Status N N BT = Beratungstest BG = Beratungsgespräch NE = Nicht zum Gespräch/Test erschienen AB = Aufnahmebescheid ZN = Zusage nicht zurück AG = Abgemeldet A 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Faecher (Kuerzel) S S Von-Wert der Klassenstufe Bis-Wert der Klassenstufe A 2 Mögliche Werte: BS = Unterricht an berichtender Schule AS = Unterricht an anderer Schule AN = Unterricht anerkannt AB = Unterricht abgewählt WU = Wahlunterricht FA = Fach HF = Hauptfach ER = Ergänzendes Fach Grundschuleintritt D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Einschulung A 1 Mögliche Werte: V = Vorzeitige Einschulung F = Fristgerechte Einschulung S = Verspätete Einschulung HoechsterBildungsgangABS A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis

34 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 34 Feldname Typ Größe Bemerkung Bildungsgaenge (Kuerzel) HoechsterAbschlussABS A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis AbschluesseExtern (Kuerzel) HoechsterAbschlussABSAm D 10 In der Form TT.MM.JJJJ HoechsterBildungsgangBBS A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Bildungsgaenge (Kuerzel) HoechsterAbschlussBBS A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis AbschluesseExtern (Kuerzel) HoechsterAbschlussBBSAm D 10 In der Form TT.MM.JJJJ HoechsterAbschlussBBSBeruf A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Berufe (Kuerzel) ZugangAm D Zugangsdatum zur Schule in der Form TT.MM.JJJJ Abgang A 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Abgangsarten (Kuerzel) AbgangAm D Abgangsdatum in der Form TT.MM.JJJJ Bemerkung M 255 MerkmalA1, MerkmalA2, MerkmalA3, MerkmalA4, MerkmalA5, MerkmalA6 MerkmalB1, MerkmalB2, MerkmalB3, MerkmalB4 MerkmalD1, MerkmalD2, MerkmalD3, MerkmalD4 MerkmalS1, MerkmalS2, MerkmalS3, MerkmalS4, MerkmalS5, A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis KlassenMerkmale (Kuerzel) Freies Merkmal A 15 Freies Textmerkmal D 10 Freies Datumsmerkmal in der Form TT.MM.JJJJ A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis KlassenMerkmale (Kuerzel) Statistikmerkmal

35 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 35 Feldname Typ Größe Bemerkung MerkmalS6, MerkmalS7, MerkmalS8, MerkmalS9, MerkmalS10 MerkmalT1, A 15 Statistikmerkmal (Text) MerkmalT2, MerkmalT3, MerkmalT4 MerkmalU1, MerkmalU2 D 10 Statistikmerkmal (Datum) in der Form TT.MM.JJJJ Bewerber oder Schüler Der Unterschied zwischen Schüler Bewerber und Abgänger wird anhand des Feldes Status hergestellt. Wenn das Feld Status den Wert SB enthält, dann wird geprüft, ob der Schüler (mit Vornamen, Nachnamen, Geburtsdatum) bereits an der Schule aktiv war. In diesem Fall wird der Schüler als Bewerber importiert und Magellan merkt sich die ID des gefundenen Schülerdatensatzes im Feld IDIntern in Magellan. Dies dient dem Zweck, die beiden getrennten Datensätze zu einem späteren Zeitpunkt in Magellan wieder vereinen zu können, um die Laufbahn zu komplettieren. Es kann maximal nur ein Schüler/Bewerber die IDIntern eines anderen innehaben. Wenn bereits ein Bewerber oder Schüler mit einer IDIntern besteht, wird der Import des Datensatzes übersprungen. Schnittstellenformat schueler_laufbahn.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung SchuelerIDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! SchuelerVorname A P 30 SchuelerNachname A P 50 SchuelerGeburtsdatum D P 10 In der Form TT.MM.JJJJ KlasseIDExtern I P Bitte derzeit nicht verwenden! KlasseKuerzel A V P 10 Verweis auf Klassen (Kuerzel) ZeitraumVon D P 10 In der Form TT.MM.JJJJ ZeitraumBis D P 10 In der Form TT.MM.JJJJ Halbjahr S P

36 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 36 Feldname Typ Größe Bemerkung Gewechselt A P 1 Wiederholer Ueberspringer Fehlstunden FehlstundenU L P L P N P N P Mögliche Werte: + = Historischer Schülerzeitraum J = Historischer Schülerzeitraum (Im gleichen Zeitraum die Klasse gewechselt) N = Aktueller Schülerzeitraum Mögliche Werte: J = Ja, Wiederholer N = Nein, kein Wiederholer Mögliche Werte: J = Ja, Überspringer N = Nein, kein Überspringer Zugang D 10 Zugang zur Klasse Abgang D 10 Abgang von der Klasse Versetzt Versetzungsart A V 10 Wiederholungsart A 10 L Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Versetzungsarten (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Wiederholungsarten (Kuerzel) VersetztAm D 10 In der Form TT.MM.JJJJ SchulformEintritt D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Aufnahmepruefung A V 10 AufnahmepruefungBestanden Nachpruefung A 10 NachpruefungBestanden Empfehlung A V 10 Elternwunsch A V 10 Abschluss1 A V 10 L L Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Aufnahmepruefungen (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Nachpruefungen (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Empfehlungen (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Empfehlungen (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis AbschluesseIntern (Kuerzel)

37 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 37 Feldname Typ Größe Bemerkung Abschluss1Art A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Abschlussarten (Kuerzel) Abschluss1Datum D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Abschluss1Note A V 10 Abschluss2 A V 10 Abschluss2Art A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Noten (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis AbschluesseIntern (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Abschlussarten (Kuerzel) Abschluss2Datum D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Abschluss2Note A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Noten (Kuerzel) TutorIDExtern I V Bitte derzeit nicht verwenden! TutorKuerzel A V 10 Verweis auf Lehrer (Kuerzel) ZeugniskonferenzAm D 10 In der Form TT.MM.JJJJ ZeugnisausgabeAm D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Schnittstellenformat schueler_fachdaten.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung SchuelerIDExtern I P Derzeit bitte nicht verwenden SchuelerVorname A V P 30 SchuelerNachname A V P 50 SchuelerGeburtsdatum D V P 10 In der Form TT.MM.JJJJ KlasseIDExtern I V P Derzeit bitte nicht verwenden KlasseKuerzel A V P 10 Verweis auf Klassen (Kuerzel) ZeitraumVon D P 10 In der Form TT.MM.JJJJ ZeitraumBis D P 10 In der Form TT.MM.JJJJ Halbjahr S P FachIDExtern I V P Derzeit bitte nicht verwenden FachKuerzel A V P 10 Verweis auf Faecher (Kuerzel) Fachstatus A V 10 Verweis auf Faechstati (Kuerzel)

38 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 38 Feldname Typ Größe Bemerkung Unterrichtsart A V 10 Schwerpunkt A V 10 Niveau A V 10 Kursnr Beurteilung M 255 Endnote1 Endnote2 Notenart A 1 Faktor Merkmal A 8 S N N S Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Unterrichtsarten (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Fachschwerpunkte (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis FachNiveaus (Kuerzel) Mögliche Werte: N = Notenwert P = Punktwert F = Füllwert Ist Voraussetzung, wenn Noten mit importiert werden sollen. LehrerIDExtern I V Derzeit bitte nicht verwenden LehrerKuerzel A V 10 Verweis auf Lehrer (Kuerzel) Erläuterungen zu den Zeitraum- und Halbjahr- Feldern Die Zeitraumfelder ZeitraumVon und ZeitraumBis erstrecken sich über ein Schuljahr vom 008.XXXX 307.XXXX. Das Feld Halbjahr bestimmt um welches Halbjahr es sich handelt. Damit lassen sich auch mehrjährige Klassen in Berufsbildenden Schulen abbilden, indem das Halbjahr sich jeweils um eins erhöht. Beispiel: ZeitraumVon ZeitraumBis Halbjahr Beschreibung ( ) Halbjahr 2010/ ( ) Halbjahr 2010/ ( ) Halbjahr 2011/ ( ) Halbjahr 2011/2012 HINWEIS Der Import ist zum einmaligen Einlesen gedacht, bestehende Schülerfachdaten werden nicht überschrieben oder aktualisiert. Schnittstellenformat schueler_sorgebe.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen:

39 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 39 Feldname Typ Größe Bemerkung SchuelerIDExtern I V P Bitte derzeit nicht verwenden! SchuelerVorname A V P 30 SchuelerNachname A V P 50 SchuelerGeburtsdatum D V P 10 In der Form TT.MM.JJJJ SorgeIDExtern I V P Bitte derzeit nicht verwenden! SorgebeVorname A V P 30 SorgebeNachname A V P 50 SorgebeStrasse A V P 100 SorgebeOrt A V P 100 Verhaeltnis A P 2 Mögliche Werte: M = Mutter V = Vater E = Eltern EB = Erziehungsberechtigte(r) SB = Sorgeberechtigte(r) AP = Ansprechpartner(in) VM = Vormund GM = Großmutter GV = Großvater PF = Pflegeeltern EL = Eheleute Benachrichtigung A 2 Mögliche Werte: I = Immer NF = Nur im Notfall N = Nie TelefonPrioritaet A 1 Mögliche Werte: P = Telefon privat B = Telefon beruf M = Mobil Position S Bemerkung M 255 Schnittstellenformat schueler_schulen.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen:

40 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 40 Feldname Typ Größe Bemerkung SchuelerIDExtern I V P Bitte derzeit nicht verwenden! SchuelerVorname A V P 30 SchuelerNachname A V P 50 SchuelerGeburtsdatum D V P 10 SchuleIDExtern I V P Bitte derzeit nicht verwenden! SchuleKuerzel A V P 10 Verweis auf Schulen (Kuerzel) Schulform A V 10 Schulart A V 10 Von D 10 Bis D 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis SchulformenHerkunft (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis SchulartenHerkunft (Kuerzel) Herkunftsschule von In der Form TT.MM.JJJJ Herkunftsschule bis In der Form TT.MM.JJJJ LetzteKlasse A 15 Zuletzt besuchte Klasse der Schule Klassenleiter A 50 Klassenleiter der letzten Klasse Abschluss A V 10 Herkunft A V 10 Unterlagen A V 10 Klassenstufe A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis AbschluesseExtern (Kuerzel) Schnittstellenformat schueler_ausbildung.import.csv Die Importdatei kann maximal aus folgenden Feldern bestehen: Feldname Typ Größe Bemerkung Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Herkunftsarten (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Herkunftsunterlagen (Kuerzel) Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Klassenstufen (Kuerzel) SchuelerIDExtern I V P Bitte derzeit nicht verwenden! SchuelerVorname A V P 30 SchuelerNachname A V P 50 SchuelerGeburtsdatum D V P 10 In der Form TT.MM.JJJJ BetriebIDExtern I V P Bitte derzeit nicht verwenden! BetriebKuerzel A V P 10 Verweis auf Betriebe (Kuerzel)

41 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 41 Feldname Typ Größe Bemerkung Beruf A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Berufe (Kuerzel) Bildungsgang A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Bildungsgaenge (Kuerzel) AusbildungVon D 10 Beginn der Ausbildung In der Form TT.MM.JJJJ AusbildungBis D 10 Ende der Ausbildung Ausbildungsdauer N In der Form TT.MM.JJJJ Vertrag L Ausbildungsvertrag Vertragsart A V 10 Verweis auf das Schlüsselverzeichnis Vertragsarten (Kuerzel) Vertragsnr A 10 Vertragsnummer VertragVorgelegtAm D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Bemerkung M 255 AusbilderKontaktIDExtern I V Bitte derzeit nicht verwenden! AusbilderKontaktNachname A V 50 AusbilderKontaktVorname A V 30 AusbilderKontaktGeschlecht A V 1 Mögliche Werte: W = weiblich M = männlich PraxisBetriebIDExtern I V Bitte derzeit nicht verwenden! PraxisBetriebKuerzel A V 10 Verweis auf Betriebe (Kuerzel) PraxisVon D 10 In der Form TT.MM.JJJJ PraxisBis D 10 In der Form TT.MM.JJJJ Praxisdauer N PraxisKontaktIDExtern I V Bitte derzeit nicht verwenden! PraxisKontaktNachname A V 50 PraxisKontaktVorname A V 30 PraxisKontaktGeschlecht A V 1 Mögliche Werte: W = weiblich M = männlich

42 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Importieren mit dem Importassistenten Der Importassistent kann im Magellan-Administrator in der Ansicht Datenimporte über Daten über Magellan-Importformat importieren aufgerufen werden. Der Import über das Magellan- Importformat dient dem einmaligen Importieren von Daten nach Magellan. Voraussetzungen Es gelten folgende Voraussetzungen für den Import der Dateien: 3. Die Dateien müssen den im vorherigen Abschnitt beschriebenen Formaten entsprechen. In Magellan muss mindestens ein Mandant angelegt sein. Bei Import von zeitraumbezogenen Daten (Klassen, Schüler-Laufbahn und Schüler-Fachdaten) müssen entsprechend der Importdaten in den Dateien die Zeiträume in Magellan angelegt sein. Schritt 1: Importieren der Schlüsselverzeichnisse Abbildung 1: Hinweis zum Importieren der Schlüssel Es ist sehr wichtig, dass Sie vor dem Erstimport die Schlüsselverzeichnisse Ihres Bundeslandes importieren. Schlüsselverzeichnisse stellen Stammdaten dar, die in Magellan oftmals über Dropdown- Comboboxen in den jeweiligen Masken ausgewählt werden. Zum einen dienen Sie zur Auswahl vieler Daten bei der allgemeinen Arbeit im Schulalltag, zum anderen werden die von uns vorgegebenen Schlüsselverzeichnisse von Ihnen zur Erstellung der Landesstatistiken oder für Berechnungsskripte und

43 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 43 zum Ausdruck von Zeugnissen benötigt, je nachdem um welches Schlüsselverzeichnis es sich handelt und in welchem Bundesland Sie arbeiten. Wie Sie die Schlüsselverzeichnisse für Ihr Bundesland importieren, lesen Sie bitte in der Dokumentation Magellan6.pdf. Schritt 2: Auswahl der Importart Abbildung 2: Auswahl der Staatsangehörigkeit in Magellan über eine Dropdown-Combobox. Das dazugehörige Schlüsselverzeichnis lautet Staatsangehörigkeiten. Sie haben die Möglichkeit jede Importdatei einzeln zu importieren oder einen sogenannten Batch- Import auszuführen. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Batch-Import Der Batch-Import stellt eine Möglichkeit dar, das Verzeichnis in dem die Importdateien liegen, anzugeben und den restlichen Import automatisiert durchlaufen zu lassen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Importdateien entsprechend der Namenskonvention (z.b. schueler.import.csv) vorliegen. Der Batch-Import kann, je nach Datenmenge und Anzahl der Importdateien die Sie importieren möchten, eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Die Möglichkeit der Datenprüfung ist bei einem Batch-Import nicht gegeben, da einige Daten auf andere Verweisen und die Prüfung aufgrund der fehlenden Einträge da bei einer Prüfung nicht importiert wird zu Fehlmeldungen führen würde. Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihre Importdateien korrekt sind, oder den Import einfach mal austesten möchten und entsprechend Sicherungen ihrer Magellan Datenbank gemacht haben, können Sie den Batch-Import nutzen. Single-Import

44 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 44 Beim Single-Import wählen Sie eine zu importierende Importformatdatei aus und geben in einem weiteren Schritt an, welche Daten diese Importdatei beinhalten. Wenn Sie die Namenskonvention wie zuvor angegeben (z.b. schueler.import.csv) benutzen, erkennt der Importassistent anhand des Namens, dass es sich um zu importierende Schüler-Stammdaten handelt. Beachten Sie dabei bitte die Importreihenfolge wie im Kapitel Übersicht der Importdateien beschrieben. Abbildung 3: Auswahl der Importart

45 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 45 Schritt 3: Auswahl der Importdaten In der Auswahl der Importdaten erhalten Sie einen Überblick welche Daten nach Magellan importiert werden könnten. Im oberen Abschnitt befinden sich Stammdaten, die Sie in wahlloser Reihenfolge importieren können und nicht aufeinander aufbauen. Abbildung 4: Auswahl der Importdaten Im unteren Bereich befinden sich Importdaten, die aufeinander aufbauen, entweder auf Daten, die sich im oberen Bereich befinden oder auf Daten, die sich im gleichen Bereich befinden. Die Reihenfolge der Anordnung gibt auch bereits Auskunft über die empfohlene Importreihenfolge. Eine Besonderheit stellen hier Medien und Medienexemplare dar. Medienexemplare erfordern den vorigen Import der Medien, aber keiner weiteren Daten. Wenn die Importdatei der Namenskonvention entspricht (z.b. betriebe.import.csv), dann erkennt der Importassistent am Namen um welche Importdaten es sich handelt und wählt für Sie entsprechend vor. Schritt 4: Auswahl der Importparameter

46 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 46 Abbildung 5: Auswahl der Importparameter Für alle Importe muss der Mandant ausgewählt werden, in den die Daten importiert werden sollen. Bei Medienexemplaren geben Sie zusätzlich an, in welchen Medienkatalog die Exemplare gehören. Wenn Sie Medienexemplare haben die in verschiedene Kataloge importiert werden sollen, müssen Sie die Daten pro Medienkatalog in eine Importdatei legen einzeln importieren und jeweils den Medienkatalog angeben. Schritt 5: Übersicht und Datenprüfung Dies ist der letzte Schritt vor dem eigentlichen Import. Sie können hier nachlesen, welche Daten Sie für den Import ausgewählt haben und ob Sie eine reine Prüfung der Daten ohne Import wünschen. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Import oder die Prüfung zu starten.

47 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 47 Abbildung 6: Übersicht und Datenprüfung Schritt 6: Prüfung oder Import der Daten durchführen Während der Datenprüfung oder des Imports wird eine Liste mit Hinweisen gefüllt, wenn Daten nicht importiert werden können. Wenn es sich um kritische Probleme handelt, kann es sein, dass der Import mit entsprechenden Meldungen komplett abbricht. In den meisten Fällen meldet der Importassistent die Datensätze oder Felder, die nicht importiert werden können mit einer Begründung in den Hinweisen und setzt den Prüf- oder Importvorgang fort. Sie können entscheiden den Vorgang manuell sofort abzubrechen und den Hinweisen nachzugehen, oder den Vorgang durchlaufen zu lassen und am Ende alle Meldungen zu untersuchen. Dazu können Sie die Meldungen bequem nach Excel exportieren lassen. Die Datenprüfung beinhaltet gegenüber der Prüfung beim Import zusätzlich folgende Prüfungsroutinen: Beim Import der Schulen (schulen.import.csv) Es wird geprüft, ob die Schule bereits existiert, wenn nicht, wird eine Warnung ausgegeben. Zweck: Sie können mit dieser Prüfung vorab klären, ob Ihre zu importierenden Daten Schulen enthalten, die noch nicht vorhanden sind. Damit könnten Sie evtl. Schreibfehler bei der Schulnummer vor dem Import ausfindig machen und korrigieren. Alle anderen Importe Es wird geprüft, ob ein der Datensatz mit angegebenem Wert in einer Schlüssel- oder Verweistabelle existiert. Beispiel: schüler.import.csv Spalte Geburtsland enthält den Importwert

48 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 48 WICHTIG DEU. Es wird geprüft, ob in der Schlüsseltabelle Staatsangehoerigkeiten ein Datensatz mit dem Kürzel DEU existiert. Wenn nicht, dann wird eine Warnung ausgegeben und Sie haben die Möglichkeit, ggf. den Wert zu korrigieren, diesen mit vollständigen Daten in Magellan einzutragen, oder einfach zu ignorieren und den Datensatz beim Import in das Schlüsselverzeichnis mit dem Kürzel importieren zu lassen (Achtung: Dadurch fehlen Ihnen Felder wie Schlüssel und Bezeichnung in der Schlüsseltabelle; Schlüssel sind für die Statistiken wichtig). Wenn Sie nur den Import wählen, erhalten Sie diese Warnungen nicht und der Import wird inklusive dem Import aller nicht vorhandenen Datensätze in Schlüssel- und sonstigen Verweistabellen durchgeführt. Abbildung 7: Prüfung von zu importierenden Betriebedaten In der obigen Abbildung wurden Betriebedaten für den Import geprüft. Der Importassistent hat in einem Datensatz (Zeile 1500) einen Fehler im Feld PLZ gefunden. Die PLZ enthält den Wert 1976cc und ist damit länger als eine PLZ sein dürfte (5 Zeichen). Bei einem Import würde der Betriebe-Datensatz importiert werden, lediglich das Feld PLZ wäre in Magellan für diesen Betrieb nicht gefüllt.

49 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite BBS-Planung Die Datenübernahme aus BBS-Planung ermöglicht den Import von Sorgeberechtigte-, Schüler- (inkl. Verbindung Schüler-Sorgeberechtige), Klassen- und Lehrerdaten nach Magellan. Die BBS-Planung Access-Datenbank kann über den Magellan-Importformat Konverter ausgelesen und die Daten in das Magellan-Importformat konvertiert werden. Der Import erfolgt in drei Schritten: 3. Konvertieren in das Magellan-Importformat Vorbereiten der Magellan-Datenbank Import der Daten nach Magellan Die nachfolgenden Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm BBS-Planung nach Magellan. 4. Übersicht der Importdateien die aus den BBS-Planung Daten erzeugt werden Importdatei BBS-Planung - TABELLE Beschreibung lehrer.import.csv LVUEL Enthält die Stammdaten der Lehrer sorgebe.import.csv SIL Enthält die Stammdaten der Sorgeberechtigten klassen.import.csv KUL Enthält die Stamm- und Zeitraumdaten der Klassen Bedingung: Vorhandensein der Zeiträume in Magellan. schueler.import.csv SIL Enthält die Stammdaten der Schüler und Bewerber schueler_laufbahn.import.csv Berechnet Enthält die Laufbahndaten der Schüler. Wir berechnen anhand des Importdatums das aktuelle Schuljahr und legen zwei Schulhalbjahre an, in die die Schüler eingeschult werden. Weitere Bedingung: Import der klassen.import.csv

50 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 50 Importdatei BBS-Planung - TABELLE Beschreibung schueler_sorgebe.import.csv SIL Enthält die Zuordnung der Sorgeberechtigten zu den Schülern Weitere Bedingung: Import der sorgebe.import.csv 4. Schritt 1: Konvertieren in das Magellan-Importformat Navigieren Sie im Importformat Konverter über die Schalflächen Zurück und Weiter, um zu den entsprechenden Seiten des Assistenten zu gelangen. Wenn Sie die Konvertierung starten, werden zuerst die Spaltennamen und die Pflichtfelder überprüft. Treten keine Probleme auf, werden die Quelldaten in die Zieldateien übernommen Starten Sie den Magellan-Importformat Konverter über den Explorer. Rufen Sie dazu die Datei MagellanIFConv.exe im Programmordner von Magellan (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 6\MagellanIFConv.exe). Seite Anwendung In der Auswahlbox für das Programm müssen Sie BBS-Planung auswählen. Seite Quelle/Ziel Geben Sie in das obere Feld den Pfad zur Datenbank s_daten.mdb an. Diese Datei enthält Ihre BBS-Planung Daten. Seite Quelle/Ziel Geben Sie in das nächste Feld den Pfad zur Datei System.mdw an. Diese enthält die Zugriffsrechte, ohne die Sie sich nicht anmelden können. Seite Quelle/Ziel Im den nächsten beiden Feldern geben Sie bitte den Benutzernamen und das Passwort ein, um sich an der Datenbank anmelden zu können. Seite Quelle/Ziel Zuletzt geben Sie den Pfad an, in den die konvertierten Magellan- Importformat Dateien gespeichert werden sollen. Seite Der Assistent ist bereit Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Konvertierung zu starten. Nach der Konvertierung liegen die Magellan-Importformatdateien im.csv-format in dem von Ihnen angegebenen Dateipfad Schritt 2: Vorbereiten der Magellan-Datenbank Nach erfolgreicher Konvertierung sollte die Magellan-Datenbank für den Import vorbereitet werden. Magellan-Datenbank leeren Üblicherweise liefert STÜBER SYSTEMS eine Datenbank mit Beispielinhalten. Diese Daten müssen vor dem Import gelöscht werden. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor. 3. Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenbankpflege und führen Sie Datenbankinhalt löschen aus. Markieren Sie den Haken bei Postleitzahlverzeichnis beibehalten

51 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 51 Zeiträume anlegen Erstellen Sie alle in Magellan notwendigen Zeiträume über Verzeichnisse Zeiträume. Die notwendigen Zeiträume erkennen Sie anhand des niedrigsten und höchsten Schuljahres in der schueler_laufbahn.import.csv bzw. anhand ihrer Schuljahre in BBS-Planung. Für Magellan wird pro Schuljahr ein Halbjahresdatensatz benötigt, Beispiel: Halbjahr 2010/2011 Von: Bis: Halbjahr 2011/2011 Von: Bis: Diese genauen Datumsangaben sind für den Import vorgesehen und müssen eingetragen werden! WICHTIG Für den Import der BBS-Planung Daten ist lediglich das aktuelle Schuljahr in Magellan einzutragen. Schlüsselverzeichnisse importieren Importieren Sie die in Magellan mitgelieferten Schlüsselverzeichnisse für Niedersachsen nach Magellan. Gehen Sie dabei wie folgt vor. Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Schlüsselverzeichnisse importieren aus. Geben Sie als Parameter ihr Bundesland, Ihre Schulart, den Mandanten und Alle Kataloge an. BBS-Planung-Schlüssel und Magellan-Schlüsselverzeichnisse anpassen Die Schlüssel in BBS-Planung müssen dabei den Schlüsselverzeichnissen in Magellan entsprechen! Nur bei einer Übereinstimmung der jeweiligen Schlüssel können die Daten aus BBS-Planung korrekt in Magellan eingelesen werden. Sie können die Magellan Importformatdateien mit einem Texteditor oder in einer Tabellenkalkulation (z.b. LibreOffice Calc) bearbeiten und dort ggf. die zu importierenden Werte anpassen Schritt 3: BBS-Planung-Daten importieren Nach erfolgreicher Vorbereitung der Datenbank kann die Zieldatei über den Magellan-Administrator importiert werden. Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Daten über Magellan-Importformat importieren aus. Lesen Sie bitte im Kapitel Magellan-Importformat auf der Seite 11, wie Sie die Daten korrekt nach Magellan importieren Übersicht der unterstützten BBS-Planung Importfelder In der nachfolgend aufgelisteten Tabelle erhalten Sie eine Übersicht der Daten, die für den Import von BBS-Planung nach Magellan über das allgemeine Importformat und dem Importformat Konverter bereits unterstützt werden.

52 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 52 lehrer.import.csv Feld in der Importdatei Feld in BBS-Planung Tabelle in BBS-Planung Kuerzel NKURZ LVUEL Vorname VNAME LVUEL Nachname NNAME LVUEL Geschlecht GESCHLECHT LVUEL Geburtsdatum GEBDAT LVUEL Strasse STR LVUEL PLZ PLZ LVUEL Ort ORT LVUEL Telefon TEL1 LVUEL Telefax FAX LVUEL Mobil TEL2 LVUEL ONLINE LVUEL KFZ1 KFZ LVUEL Staatsangeh STAAT LVUEL Konfession KONF LVUEL Personalnr L_NR_STATI LVUEL ZugangGrund ZUABGANG (je nach Schlüssel) LVUEL AbgangGrund ZUABGANG (je nach Schlüssel) LVUEL Dienstbez ADBEZ LVUEL Bemerkung BEM LVUEL sorgebe.import.csv Feld in der Importdatei Feld in BBS-Planung Tabelle in BBS-Planung Vorname E_VNAME, E_VNAME2 SIL Nachname E_NNAME, E_NNAME2 SIL Anrede E_ANREDE, E_ANREDE2 SIL Strasse E_STR, E_STR SIL PLZ E_PLZ, E_PLZ2 SIL Ort E_ORT, E_ORT2 SIL TelefonPrivat E_TEL, E_TEL2 SIL E_ , E_ 2 SIL

53 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 53 klassen.import.csv Feld in der Importdatei Feld in BBS-Planung Tabelle in BBS-Planung Kuerzel KL_NAME KUL ZeitraumVon Berechnet ZeitraumBis Berechnet Halbjahr Berechnet Klassenleiter1Kuerzel KL_LEHRER KUL Klassenart S = Standardklasse Notenart N = Noten Bemerkung BEM KUL schueler.import.csv Feld in der Importdatei Feld in BBS-Planung Tabelle in BBS-Planung Vorname VNAME SIL Nachname NNAME SIL Geburtsdatum GEBDAT SIL Anrede GESCHLECHT (berechnet) SIL Geschlecht GESCHELCHT SIL Geburtsort GEBORT SIL Strasse STR SIL PLZ PLZ SIL Ort ORT SIL Telefon TEL SIL Telefax FAX SIL Staatsangeh1 STAAT SIL Konfession KONF SIL Foerderung A_AMT SIL Foerderbetrag BETRAG SIL HoechsterAbschlussABS ABSCHLUSS SIL Status S = Schüler schueler_sorgebe.import.csv Feld in der Importdatei Feld in BBS-Planung Tabelle in BBS-Planung

54 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 54 Feld in der Importdatei Feld in BBS-Planung Tabelle in BBS-Planung SchuelerVorname VNAME SIL SchuelerNachname NNAME SIL SchuelerGeburtsdatum GEBDAT SIL SorgebeVorname E_VNAME, E_VNAME2 SIL SorgebeNachname E_NNAME, E_NNAME2 SIL SorgebeStrasse E_STR, E_STR2 SIL SorgebeOrt E_ORT, E_ORT2 SIL Verhaeltnis Berechnet SIL schueler_laufbahn.import.csv Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis SchuelerVorname VNAME SIL SchuelerNachname NNAME SIL SchuelerGeburtsdatum GEBDAT SIL KlasseKuerzel KL_NAME SIL ZeitraumVon Berechnet SIL ZeitraumBis Berechnet SIL Halbjahr Berechnet SIL Gewechselt Berechnet SIL Wiederholer N = Kein Wiederholer SIL Ueberspringer N = Kein Überspringer SIL

55 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite BBZ/SEKI Der Import der BBZ/SEKI-Daten nach Magellan erfolgt über die 32-Bit-ODBC-Schnittstelle von Microsoft. Über den ODBC-Treiber greift der Magellan-Administrator direkt auf die Dateien im Verzeichnis BBZ/SEKI zu. Beim Import der Daten aus BBZ/SEKI werden alle zu importierenden Daten als neue Daten für Magellan aufgefasst. Die nachfolgenden Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm BBZ/SEKI nach Magellan. 5. Schritt 1: Daten aus BBZ/SEKI exportieren Voraussetzung für einen Export der Daten aus BBZ/SEKI ist eine lokale Installation des Programms. Im Netz installierte Versionen haben scheinbar keine Exportfunktionalität. Es folgt eine Auflistung der Datendateien, die Sie für einen Magellan-Import aus OpenAccess heraus exportieren können. Originaldatei Exportierte dbase-datei BBZ SEKI Inhalt ABT.DB ABT.DBF ja Abteilungen SCHUL.DB SCHUL.DBF ja ja Schulen FI.DB FI.DB ja ja Betriebe KLAV.DB KLAV.DB ja ja Klassendaten/Vollzeit KLAB.DB KLAB.DBF ja Klassendaten/Teilzeit LDAT.DB LDAT.DBF ja ja Lehrerdaten BFS.DB BFS.DB ja ja Schülerdaten/Vollzeit BF.DB BF.DBF ja Schülerdaten/Teilzeit NEU.DB NEU.DBF ja ja Bewerberdaten KLAN.DB KLAN.DBF ja ja Bewerbungsziele Wie Sie sehen, lassen sich einige Daten nur aus dem Programm BBZ heraus exportieren. Zum Exportieren der Daten müssen Sie wie folgt vorgehen: Starten Sie BBZ bzw. SEKI

56 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Drücken Sie ESC, um in das OpenAccess-CMP-Menü zu gelangen Drücken Sie F8 und wählen Sie den Menüpunkt Daten_konvertieren Geben Sie die Quelldatei (DF-Datei) und Zieldatei (DBF-Datei) an und drücken Sie auf F10. Die Daten werden konvertiert. Quelle und Zieldatei unterscheiden sich nur in der Dateiendung (z.b. Quelldatei = ABT.DF und Zieldatei = ABT.DBF). Wiederholen Sie die Vorgehensweise solange, bis Sie alle gewünschten Quelldateien exportiert haben. Kopieren Sie anschließend alle erzeugten DBF-Datei in ein Verzeichnis, auf welches Sie für den späteren Import im Magellan-Administrator zurückgreifen können. 5. Schritt 2: Installation einer leeren Datenbank Bevor Sie eine leere Datenbank erzeugen, müssen Sie das Programm Magellan installiert haben. Anschließend erzeugen Sie eine leere Datenbank inkl. Schlüsseltabellen wie folgt: 3. Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenbankpflege. Wählen Sie die Option Datenbankinhalte löschen. Klicken Sie auf OK, um mit dem Erzeugen einer neuen Datenbank zu beginnen. Achtung Ihre bisherige Datenbank wird dabei gelöscht! Über die Optionen können Sie angeben, ob Sie die Schlüsselverzeichnisse bzw. Postleitzahlen beibehalten wollen Schritt 3: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen In der neu erzeugten Magellan-Datenbank muss mindestens ein Zeitraum und ein Mandant eingetragen werden. Die aktuellen Schülerdaten aus BBZ/SEKI werden in Magellan zeitraum- und mandantenbezogen abgelegt. Dementsprechend muss beim Import festgelegt werden, zu welchem Zeitraum und zu welchem Mandanten die Daten zugeordnet werden. Sinnvollerweise sollten in Magellan je ein Zeitraum für das und das Halbjahr des aktuellen Schuljahres eingetragen werden. Zum Eintragen eines Zeitraums und eines Mandanten in Magellan gehen Sie wie folgt vor Rufen Sie Magellan auf. Rufen Sie das Menü Verzeichnisse und dann den Menüpunkt Zeiträume auf. Fügen Sie im Dialogfenster Verzeichnis der Zeiträume die gewünschten Zeiträume ein. Tragen Sie unter Ansicht und dann Mandanten einen Mandanten ein. Die ist im Regelfall Ihre eigene Schule. Verlassen Sie Magellan.

57 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 4: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Nachdem eine neue leere Datenbank erzeugt worden ist, müssen Sie die Statistikschlüssel und die Postleitzahlen importieren, wenn Sie diese vor dem Löschen der Datenbank in Schritt 1 nicht beibehalten haben. Zum Import der Schlüssel und der Postleitzahlen gehen Sie wie folgt vor: 3. Wählen Sie dazu Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Schlüsselverzeichnisse importieren. Wählen Sie anschließend die Option Postleitzahlverzeichnis importieren Schritt 5: BBZ/SEKI-Schlüssel an Magellan- Schlüsselverzeichnisse anpassen Beim Import der Daten aus BBZ / SEKI werden einige Schlüsselverzeichnisse benötigt, die mit den passenden Daten gefüllt sein müssen. Folgende Schlüsselverzeichnisse sind wichtig: Konfessionen: Die Landesanpassung installiert keine Konfessionen. Sie müssen die in BBZ/SEKI genutzten Konfessionen also nachtragen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie dabei die gleichen Kürzel wie in BBZ/SEKI verwenden. Beispiel: Die Konfession "evangelisch" ist in BBZ bzw. SEKI meist mit "ev" eingetragen. Sie müssen also im Schlüsselverzeichnis "Konfessionen" einen neuen Eintrag hinzufügen mit dem Kürzel = "ev" und der Bezeichnung = "evangelisch". Staatsangehörigkeiten: Das Verzeichnis der Staatsangehörigkeiten wird zwar durch die Landesanpassung installiert, allerdings müssen die Kürzel angepasst werden. Beispiel: Die Staatsangehörigkeit "Deutsch" ist in BBZ bzw. SEKI meist mit "DEU" eingetragen. Sie müssen also im Schlüsselverzeichnis "Staatsangehörigkeiten" das Kürzel für "Deutschland" von "0" auf "DEU" umsetzen. Schulformen: Das Verzeichnis der Schulformen wird ebenfalls durch die Landesanpassung installiert. Überprüfen Sie bitte, ob die offiziellen Schlüs-sel mit denen in BBZ bzw. SEKI übereinstimmen. Gegebenenfalls müssen Sie auch hier Korrekturen durchführen. So bearbeiten Sie ein Schlüsselverzeichnis: Starten Sie Magellan. Klicken Sie auf Verzeichnisse und dann auf Weitere Schlüsselverzeichnisse. Wählen Sie die gewünschte Schlüsseltabelle aus und klicken Sie auf Bearbeiten Schritt 6: BBZ/SEKI-Daten importieren Sie haben nun alle Voraussetzungen für den Import erfüllt und können mit dem eigentlichen Import der BBZ/SEKI-Daten beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Rufen Sie den Magellan-Administrator auf.

58 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Wählen Sie Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Daten aus Verwaltungsprogrammen importieren. Wählen Sie dabei im Auswahlfeld die Option BBZ/SEKI (Saarland) und klicken Sie dann auf Start. Geben Sie im Dialogfenster Importiere BBZ/SEKI den Ordner der BBZ/SEKI-Daten an, wählen Sie einen Zeitraum, denen die aktuellen BBZ/SEKI-Daten zugeordnet werden sollen (z.b. " Halbjahr 02/03" oder " Halbjahr 02/03"). Zusätzlich müssen Sie auch den Mandanten festlegen. Klicken Sie dann auf OK. Der Import kann je nach Hardwarekonfiguration und Umfang Ihrer BBZ/SEKI-Daten mehrere Minuten dauern. Nach Abschluss des Imports können Sie den Magellan-Administrator wieder verlassen.

59 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Bibliomatik Die Datenübernahme aus dem Bibliotheksprogramm Bibliomatik erfolgt auf Basis der Exportschnittstelle in im Programm, die den Export von Bücherdaten ermöglicht. Der Import erfolgt in drei Schritten: 3. Export der Daten aus Bibliomatik. Konvertieren der Textdatei in das Magellan-Importformat über den Magellan- Importformatkonverter. Import der Datei im Magellan-Importformat nach Magellan. 6. Schritt 1: Export der Daten aus Bibliomatik Entnehmen Sie die Informationen zum Export der Bücherdaten dem Bibliomatik Benutzerhandbuch. Voraussetzung Sie dürfen in Ihren Daten keine Anführungszeichen mitführen, da das CSV Format Anführungszeichen als Textbegrenzungszeichen erkennt. Der Import würde in einem solchen Falle fehlerhaft abbrechen. 6. Schritt 2: Konvertieren der Exportdatei in das Magellan- Importformat Die aus Bibliomatik exportierte Datei muss jetzt in das Magellan-Importformat für Mediendaten gebracht werden. Dies erfolgt über den Magellan-Importformatkonverter Starten Sie den Magellan-Importformat Converter über den Explorer. Rufen Sie dazu die Datei MagellanIFConv.exe im Programmordner von Magellan (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 5\MagellanIFConv.exe). Wählen Sie unter Programm wählen die Option Bibliomatik aus. Klicken Sie dann auf Weiter. Wählen Sie für die Quelldatei den Konvertierungstyp Medien und die zuvor aus Bibliomatik exportierte Datei aus. Klicken Sie auf Weiter. Geben Sie den gewünschten Namen der Zieldatei an (z.b. C:\Temp\Buecher_IMPORT.csv) und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie auf Starten, um die Konvertierung zu starten.

60 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 3: Schülerdaten nach Magellan importieren Die im Schritt erzeugte Datei entspricht jetzt dem Magellan-Importformat für die Mediendatei. Die Mediendatei müssen Sie jetzt über den Magellan-Administrator nach Magellan importieren. Wie Sie dazu vorgehen müssen, erfahren Sie im Kapitel Magellan-Importformat Importierte Felder Folgende Felder werden aus dem aus Bibliomatik exportierten Format in die Schülerdatei des Magellan-Importformates übernommen: Nr. Feldname bei Bibliomatik- Exportdatei 1 Titel Titel 2 Autor Autor 3 Systematik Signatur 4 Titel-Zusatz Untertitel 5 Verlagsort Verlagsort 6 Umfang Beschreibung 7 Erscheinungsjahr Erscheinungsjahr 8 ISBN ISBN Feldname im Magellan-Importformat (Mediendaten)

61 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite BUSS Für den Import der Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm BUSS greift der Datenbank-Assistent auf exportierte Dateien aus BUSS zurück. Das Ergebnis des Exports bilden fünf Textdateien, welche die Daten für Schüler, Lehrer und Betriebe enthalten. 7. Schritt 1: Daten aus BUSS exportieren Um die Daten aus BUSS in Magellan importieren zu können, müssen Sie zunächst einen Export der Daten vornehmen. Zunächst sollten Sie die Schülerdaten für die Dateien S.TXT und SCHUELER.TXT exportieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Datei S.TXT erzeugen Wählen Sie im Menü Sonderfunktionen den Befehl SID -> Lernm. Geben Sie in der nachfolgenden Maske den Dateinamen S und das Trennzeichen, an. Wählen Sie dann die Klassen von A bis Z. Wählen Sie bei der Frage Welche Schüler? die Antwort Alle. Es wird die Datei S.TXT erzeugt Datei SCHUELER.TXT erzeugen Diese Datei wird mit Hilfe von selbst definierten Listen erzeugt, die in die Datei SCHUELER.TXT ausgegeben werden Wählen Sie im Menü Sonderfunktionen den Befehl Eig. Listen. Wählen Sie die Option Schüler. Wählen Sie Neueingabe. Definieren Sie nun den Listenaufbau gemäß der nachfolgenden Abbildung und speichern Sie die Definition unter einem Namen ab. Öffnen Sie im Menü Stammdaten den Menüpunkt Hilfsdateien. Wählen Sie die Option Schüler und dann Drucken. Wählen Sie die Option Eigene Listen, definierte Listen und die Ausgabe in eine ASCII-Datei.

62 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Geben Sie als Dateiname SCHUELER.TXT und als Trennzeichen, an. 9. Es wird die Datei SCHUELER.TXT erzeugt. Die Betriebedatei BETRIEB.TXT erzeugen Sie ebenfalls über eigene Listen Datei BETRIEB.TXT erzeugen Wählen Sie im Menü Sonderfunktionen den Befehl Eig. Listen. Wählen Sie die Option Betriebe. 3. Wählen Sie Neueingabe. 4. Definieren Sie nun den Listenaufbau gemäß der nachfolgenden Abbildung und speichern Sie die Definition unter einem Namen ab.

63 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Öffnen Sie im Menü Stammdaten den Menüpunkt Hilfsdateien. Wählen Sie die Option Betriebe und dann Drucken. Wählen Sie die Option Eigene Listen, definierte Listen und die Ausgabe in eine ASCII-Datei. Geben Sie als Dateiname BETRIEB.TXT und als Trennzeichen, an. Es wird die Datei BETRIEB.TXT erzeugt. Über die Schnittstelle zur Landesstatistik erzeugen Sie nun die übrigen Dateien SCHUELER.SIL und LEHRER.LV. Dateien SCHUELER.SIL und LEHRER.LV erzeugen Wählen Sie im Menü Statistik den Menüpunkt Nds. Landesst. Wählen Sie die Option Daten ausgeben. Wählen Sie die Option Schuelerdaten (für *.SIL-Datei) bzw. Lehrkräfte (für *.LV-Datei) Es werden die Dateien erzeugt, welche die Endungen *.SIL bzw. *.LV besitzen. Führen Sie zwei Umbenennung durch: Datei mit der Endung SIL in die Datei SCHUELER.SIL und Datei mit der Endung LV in die datei LEHRER.LV umbenennen. 7. Schritt 2: Installation einer leeren Datenbank Bevor Sie eine leere Datenbank erzeugen, müssen Sie das Programm Magellan installiert haben. Anschließend erzeugen Sie eine leere Datenbank inkl. Schlüsseltabellen wie folgt: Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenbankpflege. Wählen Sie die Option Datenbankinhalte löschen.

64 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Klicken Sie auf OK, um mit dem Erzeugen einer neuen Datenbank zu beginnen. Achtung Ihre bisherige Datenbank wird dabei gelöscht! Über die Optionen können Sie angeben, ob Sie die Schlüsselverzeichnisse bzw. Postleitzahlen beibehalten wollen Schritt 3: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen In der neu erzeugten Magellan-Datenbank muss mindestens ein Zeitraum und ein Mandant eingetragen werden. Die aktuellen Schülerdaten aus BUSS werden in Magellan zeitraum- und mandantenbezogen abgelegt. Dementsprechend muss beim Import festgelegt werden, zu welchem Zeitraum und zu welchem Mandanten die Daten zugeordnet werden. Sinnvollerweise sollten in Magellan je ein Zeitraum für das und das Halbjahr des aktuellen Schuljahres eingetragen werden. Zum Eintragen eines Zeitraums und eines Mandanten in Magellan gehen Sie wie folgt vor Rufen Sie Magellan auf. Rufen Sie das Menü Verzeichnisse und dann den Menüpunkt Zeiträume auf. Fügen Sie im Dialogfenster Verzeichnis der Zeiträume die gewünschten Zeiträume ein. Tragen Sie unter Ansicht und dann Mandanten einen Mandanten ein. Die ist im Regelfall Ihre eigene Schule. Verlassen Sie Magellan Schritt 4: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Nachdem eine neue leere Datenbank erzeugt worden ist, müssen Sie die Statistikschlüssel und die Postleitzahlen importieren, wenn Sie diese vor dem Löschen der Datenbank in Schritt 1 nicht beibehalten haben. Zum Import der Schlüssel und der Postleitzahlen gehen Sie wie folgt vor: 3. Wählen Sie dazu Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Schlüsselverzeichnisse importieren. Wählen Sie anschließend die Option Postleitzahlverzeichnis importieren Schritt 5: BUSS-Schlüssel an Magellan-Schlüsselverzeichnisse anpassen Zum Statistikabgleich erfolgt in BUSS die Zuordnung der verwendeten Bezeichner zu den Statistikschlüsseln über das BADEMS-Programm.

65 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 65 Schlüssel Die Schlüssel im BADEMS-Programm müssen dabei den Schlüsselverzeichnissen in Magellan entsprechen! Nur bei einer Übereinstimmung der jeweiligen Schlüssel können die Daten aus BUSS korrekt in Magellan eingelesen werden Schritt 6: BUSS-Daten importieren Sie haben nun alle Voraussetzungen für den Import erfüllt und können mit dem eigentlichen Import der BUSS-Daten beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Daten aus Verwaltungsprogrammen importieren. Wählen Sie dabei im Auswahlfeld die Option BUSS (Niedersachsen) und klicken Sie dann auf Start. Geben Sie im Dialogfenster Importiere BUSS den Ordner der BUSS-Daten an, die Sie in Schritt 1 erzeugt haben. Wählen Sie einen Zeitraum, denen die aktuellen BUSS-Daten zugeordnet werden sollen (z.b. " Halbjahr 02/03" oder " Halbjahr 02/03"). Zusätzlich müssen Sie auch den Mandanten festlegen. Klicken Sie dann auf OK. Der Import kann je nach Hardwarekonfiguration und Umfang Ihrer BUSS-Daten mehrere Minuten dauern. Nach Abschluss des Imports können Sie den Magellan-Administrator wieder verlassen.

66 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite DANIS Die Datenübernahme aus dem Schulverwaltungsprogramm DANIS ermöglicht den Import von Sorgeberechtigte-, Schüler- (inkl. Verbindung Schüler-Sorgeberechtige), Schülerlaufbahnen, Klassenund Lehrerdaten nach Magellan. Die DANIS MySQL-Datenbank kann über den Magellan-Importformat Konverter ausgelesen und in das Magellan-Importformat konvertiert werden. Der Import erfolgt in drei Schritten: Konvertieren in das Magellan-Importformat Vorbereiten der Magellan-Datenbank Import der Daten nach Magellan 8. Übersicht der Importdateien die aus den DANIS Daten erzeugt werden Die DANIS Datenbank ist relational aufgebaut und enthält viele Verweise auf andere Tabellen. Um an die entsprechenden Daten für den Import zu gelangen wird immer eine Abfrage über viele Tabellen benötigt. Die in der Tabelle genannte DANIS-Tabelle ist somit immer nur der Einstiegspunkt zu den entsprechenden Daten. Importdatei DANIS-TABELLE Beschreibung lehrer.import.csv lehrer Enthält die Stammdaten der Lehrer sorgebe.import.csv verantwortlicher Enthält die Stammdaten der Sorgeberechtigten klassen.import.csv gruppe Enthält die Stamm- und Zeitraumdaten der Klassen Bedingung: Vorhandensein der Zeiträume in Magellan. schueler.import.csv schueler Enthält die Stammdaten der Schüler und Bewerber schueler_laufbahn.import.csv jahrgangsdaten Enthält die Laufbahndaten der Schüler. Es werden nur Laufbahnen bis Klassenstufe 10 berücksichtigt. Weitere Bedingung: Import der klassen.import.csv

67 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 67 Importdatei DANIS-TABELLE Beschreibung schueler_sorgebe.import.csv schuelerverantwortlicher Enthält die Zuordnung der Sorgeberechtigten zu den Schülern Weitere Bedingung: Import der sorgebe.import.csv 8. Schritt 1: Konvertieren in das Magellan-Importformat Navigieren Sie im Importformat Konverter über die Schalflächen Zurück und Weiter, um zu den entsprechenden Seiten des Assistenten zu gelangen. Wenn Sie die Konvertierung starten, werden zuerst die Spaltennamen und die Pflichtfelder überprüft. Treten keine Probleme auf, werden die Quelldaten in die Zieldateien übernommen Starten Sie den Magellan-Importformat Converter über den Explorer. Rufen Sie dazu die Datei MagellanIFConv.exe im Programmordner von Magellan (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 6\MagellanIFConv.exe). Seite Anwendung In der Auswahlbox für das Programm müssen Sie DANIS auswählen. Seite Quelle/Ziel Geben Sie in das obere Feld den Pfad zur Datei libmysql.dll an. Diese Datei wird bei der Installation von Danis mit in den Installationsunterordner \Server\bin gelegt. Seite Quelle/Ziel Geben Sie in das nächste Feld das Kennwort des MySQL Root-Benutzers ein. Seite Quelle/Ziel Wenn Sie das Kennwort korrekt eingegeben haben und Zugriff auf die MySQL Datenbank problemfrei erfolgen konnte (passiert im Hintergrund), dann können Sie im nachfolgenden Feld Ihre Danis Datenbank aus der Combobox auswählen. Seite Quelle/Ziel Zuletzt geben Sie den Pfad an, in den die konvertierten Magellan- Importformat Dateien gespeichert werden sollen. Seite Der Assistent ist bereit Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Konvertierung zu starten. Nach der Konvertierung liegen Die Magellan-Importformatdateien im.csv-format in dem von Ihnen angegebenen Dateipfad Schritt 2: Vorbereiten der Magellan-Datenbank Nach erfolgreicher Konvertierung sollte die Magellan-Datenbank für den Import vorbereitet werden. Magellan-Datenbank leeren Üblicherweise liefert STÜBER SYSTEMS eine Datenbank mit Beispielinhalten. Diese Daten müssen vor dem Import gelöscht werden. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenbankpflege und führen Sie Datenbankinhalt löschen aus. Markieren Sie den Haken bei Postleitzahlverzeichnis beibehalten

68 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 68 Zeiträume anlegen Erstellen Sie alle in Magellan notwendigen Zeiträume über Verzeichnisse Zeiträume. Die notwendigen Zeiträume erkennen Sie anhand des niedrigsten und höchsten Schuljahres in der schueler_laufbahn.import.csv bzw. anhand ihrer Schuljahre in DANIS. Für Magellan wird pro Schuljahr ein Halbjahresdatensatz benötigt, Beispiel: Halbjahr 2010/2011 Von: Bis: Halbjahr 2011/2011 Von: Bis: Diese genauen Datumsangaben sind für den Import vorgesehen und müssen eingetragen werden! Schlüsselverzeichnisse importieren Importieren Sie die in Magellan mitgelieferten Schlüsselverzeichnisse für Niedersachsen nach Magellan. Gehen Sie dabei wie folgt vor Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Schlüsselverzeichnisse importieren aus. Geben Sie als Parameter ihr Bundesland, Ihre Schulart, den Mandanten und Alle Kataloge an Schritt 3: Import der Daten nach Magellan Nach erfolgreicher Vorbereitung der Datenbank kann die Zieldatei über den Magellan-Administrator importiert werden Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Daten über Magellan-Importformat importieren aus. Lesen Sie bitte im Kapitel Magellan-Importformat auf der Seite 11, wie Sie die Daten korrekt nach Magellan importieren Übersicht der unterstützten DANIS Importfelder In der nachfolgend aufgelisteten Tabelle erhalten Sie eine Übersicht der Daten, die für den Import von DANIS nach Magellan über das allgemeine Importformat und dem Importformat Konverter bereits unterstützt werden. Ausgenommen sind zusätzliche Felder, die Sie evtl. manuell in die Importdateien hinzufügen. Für die Konvertierung/Import benötigte Pflichtfelder werden hervorgehoben dargestellt. lehrer.import.csv Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis Kuerzel Kuerzel Lehrer Vorname Vornamen, Rufname Person Nachname Nachname Person Geschlecht Geschlecht Person

69 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 69 Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis Geburtsdatum Geburtsdatum Person Geburtsort Geburtsort Person Strasse Strasse Adresse PLZ PLZ Ort Ort Name Ort Ortsteil Ortsteil Ort Telefon Adresse (0) Kontakt Telefax Adresse (3) Kontakt Adresse (1) Kontakt Staatsangeh Kennzahl Land Konfession Kennzahl Konfession Personalnr Personalnummer Lehrer ZugangDatum Zugang Lehrer ZugangGrund Grund Lehrer AbgangDatum Abgang Lehrer AbgangGrund Grund Lehrer Dienstbez Kennzahl Dienstbezeichnung Bemerkung Bemerkungen Lehrer sorgebe.import.csv Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis Vorname Vornamen, Rufname Person Nachname Nachname Person Strasse Strasse Adresse PLZ PLZ Ort Ort Name Ort Ortsteil Ortsteoö Ort TelefonPrivat Adresse (0) Kontakt Adresse (1) Kontakt klassen.import.csv Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis

70 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 70 Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis Kuerzel Bezeichnung Gruppe ZeitraumVon Bezeichnung Schuljahre ZeitraumBis Bezeichnung Schuljahre Halbjahr Bezeichnung Schuljahre Schulform Kennzahl Schulform Integration Integrationsklasse Gruppe Klassenleiter1Kuerzel Kuerzel Lehrer Klassenleiter2Kuerzel Kuerzel Lehrer Klassenstufe Jahrgangsstufe Gruppe schueler.import.csv Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis Vorname Vornamen, Rufname Person Nachname Nachname Person Geburtsdatum Geburtsdatum Person Anrede Titel Person Geschlecht Geschlecht Person Geburtsort Geburtsort Person Geburtsland Kennzahl Land Strasse Strasse Adresse PLZ PLZ Ort Ort Name Ort Ortsteil Ortsteil Ort Telefon Adresse (0) Kontakt Telefax Adresse (3) Kontakt Adresse (1) Kontakt Staatsangeh1 Kennzahl Land Verkehrssprache Kennzahl Sprache Konfession Kennzahl Konfession Krankenkasse Bezeichnung Krankenkasse Fahrschueler Fahrschueler Schueler InDeutschlandSeit Zuzugsjahr Schueler

71 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 71 Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis Grundschuleintritt ErstEinschulJahr Schueler ZugangAm Aufnahmedatum Schueler AbgangAm Abgangsdatum Schueler Bemerkung Bemerkungen Schueler schueler_sorgebe.import.csv Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis SchuelerVorname Vornamen, Rufname Person SchuelerNachname Nachname Person SchuelerGeburtsdatum Geburtsdatum Person SorgebeVorname Vorname Person SorgebeNachname Nachname Person SorgebeStrasse Strasse Adresse SorgebeOrt Name Ort Verhaeltnis Art Verantwortlicher schueler_laufbahn.import.csv Feld in der Importdatei Feld in Danis Tabelle in Danis SchuelerVorname Vornamen, Rufname Person SchuelerNachname Nachname Person SchuelerGeburtsdatum Geburtsdatum Person KlasseKuerzel Bezeichnung Gruppe ZeitraumVon Bezeichnung Schuljahr ZeitraumBis Bezeichnung Schuljahr Halbjahr Bezeichnung Schuljahr Gewechselt Status Jahrgangsdaten Wiederholer Status (6) Jahrgangsdaten Ueberspringer Status (2) Jahrgangsdaten Abgang EndDatum; Status (4) Jahrgangsdaten Versetzt Status (1,2,3) Jahrgangsdaten Abschluss1 Kennzahl Abschlussart

72 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite HERA-Schuldaten 9. Exportfelder an Magellan Importformat anpassen Aus HERA-Schuldaten können Schülerdaten in eine Excel-Datei exportiert werden. Um diese Daten nach Magellan einzulesen, müssen die Feldnamen entsprechend angepasst werden. Dafür finden Sie nachstehend eine Gegenüberstellung der Exportfelder aus HERA- Schuldaten und den im Magellan-Importformat erwarteten Spaltenköpfen. Bitte benennen Sie die Spaltenköpfe für den Import entsprechend um. HERA-Schuldaten und Magellan verwalten einen Teil der Daten auf unterschiedliche Art und Weise, daher gibt es einige Felder ohne Entsprechung. Eine Anleitung für die weiteren Schritte finden Sie im Abschnitt Magellan-Importformat auf der Seite 1 Nr Exportfeld aus Hera im Magellan-Importformat 1 ASYLBEWERBER keine Entsprechung 2 AUFNAHMEDATUM ZugangAm 3 AUSSIEDLER Aussiedler 4 BANK keine Entsprechung 5 DYNAMIK_3 MerkmalA3 6 BEFOERDERUNGSMITTEL Verkehrsmittel 7 BEFREIUNG keine Entsprechung 8 BEHINDERUNG Behinderungsart 9 BEHINDERUNG2 Behinderungsart 10 BEHINDERUNG3 Behinderungsart 11 BEHINDERUNG4 Behinderungsart 12 BESTANDEN keine Entsprechung 13 SCHULNAME keine Entsprechung 14 BEURLAUBT_BIS keine Entsprechung 15 BILDUNGSGANG keine Entsprechung 16 DYNAMIK_5 MerkmalA5

73 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 73 Nr Exportfeld aus Hera im Magellan-Importformat 17 BLZ keine Entsprechung 18 BUERGERKRIEGSFLUECHTLING keine Entsprechung 19 BUNDESJUGENDSPIELE keine Entsprechung 20 BUNDESLAND keine Entsprechung 21 RELIGION_DATUM keine Entsprechung 22 DYNAMIK_12 keine Entsprechung 23 DYNAMIK_13 keine Entsprechung 24 DYNAMIK_14 keine Entsprechung 25 DYNAMIK_15 keine Entsprechung 26 DYNAMIK_16 keine Entsprechung 27 DYNAMIK_17 keine Entsprechung 28 DYNAMIK_18 keine Entsprechung EINSCHULUNGSDATUM Grundschuleintritt 31 EINTRITTSKLASSE keine Entsprechung 32 EMPFEHLUNG Empfehlung 33 DYNAMIK_6 MerkmalA6 34 ENTLASSDATUM_LETZTE_SCHULE keine Entsprechung 35 ERSTE_SCHULE Herkunftsschule 36 ETHIKUNTERRICHT RelWunsch 37 EB_ANREDE Sorge1Anrede 38 EB_ART Sorge1Verhaeltnis 39 EB_ Sorge1 40 EB_GEBDAT keine Entsprechung 41 EB_NAME Sorge1Nachname 42 EB_NAMENSPRAEFIX keine Entsprechung 43 EB_ORT Sorge1Ort 44 EB_ORTSTEIL keine Entsprechung 45 EB_PLZ Sorge1PLZ 46 EB_STRASSE Sorge1Strasse 47 EB_TELEFAX keine Entsprechung

74 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 74 Nr Exportfeld aus Hera im Magellan-Importformat 48 EB_TELEFON Sorge1TelefonPrivat 49 EB_TELEFON3 Sorge1Mobil 50 EB_TELEFON2 Sorge1TelefonBeruf 51 EB_VORNAME Sorge1Vorname 52 EB_VORWAHL keine Entsprechung 53 EB_VORWAHL3 keine Entsprechung 54 EB_VORWAHL2 keine Entsprechung 55 EB_VORWAHLFAX keine Entsprechung 56 EB2_ANREDE Sorge2Anrede 57 EB2_ Sorge2 58 EB2_GEBDAT keine Entsprechung 59 EB2_NAME Sorge2Nachname 60 EB2_NAMENSPRAEFIX siehe Sorge2Anrede 61 EB2_ORT Sorge2Ort 62 EB2_ORTSTEIL keine Entsprechung 63 EB2_PLZ Sorge2PLZ 64 EB2_STRASSE Sorge2Strasse 65 EB2_TELEFAX keine Entsprechung 66 EB2_TELEFON Sorge2TelefonPrivat 67 EB2_TELEFON3 Sorge2Mobil 68 EB2_TELEFON2 Sorge2TelefonBeruf 69 EB2_VORNAME Sorge2Vorname 70 EB2_VORWAHL keine Entsprechung 71 EB2_VORWAHL3 keine Entsprechung 72 EB2_VORWAHL2 keine Entsprechung 73 EB2_VORWAHLFAX keine Entsprechung 74 FACHWUNSCH_1 keine Entsprechung 75 FACHWUNSCH_2 keine Entsprechung 76 FACHWUNSCH_3 keine Entsprechung 77 FAHRSCHUELER Fahrschueler 78 FAMILIENNAME Nachname

75 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 75 Nr Exportfeld aus Hera im Magellan-Importformat 79 DYNAMIK_10 MerkmalB4 80 GANZTAGSSCHUELER keine Entsprechung 81 GASTSCHUELER Gastschueler 82 GEBURTSDATUM Geburtsdatum 83 GEBURTSKREIS keine Entsprechung 84 GEBURTSLAND Geburtsland 85 GEBURTSORT Geburtsort 86 DYNAMIK_1 MerkmalA1 87 GESCHLECHT Geschlecht 88 HAUPTSCHUELER keine Entsprechung 89 HERKUNFT_IN_EINER_KLASSE keine Entsprechung 90 SONDERPFOERDERUNGINANSPRUCH keine Entsprechung 91 KLASSE Klasse 92 LETZTE_KLASSE keine Entsprechung 93 KONFESSION Konfession 94 KONTOINHNAME keine Entsprechung 95 KONTOINHVORNAME keine Entsprechung 96 KONTONUMMER keine Entsprechung 97 KREIS keine Entsprechung 98 DYNAMIK_9 MerkmalB3 99 LEHRER_LETZTE_SCHULE keine Entsprechung 100 DYNAMIK_8 MerkmalB2 101 LETZTE_KLASSENSTUFE keine Entsprechung 102 LETZTE_SCHULE Herkunftsschule 103 DYNAMIK_2 MerkmalA2 104 NAME_VORNAME keine Entsprechung 105 NAMENSPRAEFIX Anrede 106 NEUE_SCHULE_NAME keine Entsprechung 107 NEUE_SCHULE_ORT keine Entsprechung 108 NEUE_SCHULE_PLZ keine Entsprechung 109 NEUE_SCHULE_STRASSE keine Entsprechung

76 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 76 Nr Exportfeld aus Hera im Magellan-Importformat 110 NICHTBESTANDEN keine Entsprechung 111 NICHTSCHUELER keine Entsprechung 112 NOTFALLKONTAKT keine Entsprechung 113 VORNAME_2 keine Entsprechung 114 ORT Ort 115 SCHULORT keine Entsprechung 116 ORTSTEIL keine Entsprechung 117 PLZ PLZ 118 SCHULPLZ keine Entsprechung 119 PRAKTIKUM_ANSPRECHPARTNER keine Entsprechung 120 PRAKTIKUM_BEGINN keine Entsprechung 121 PRAKTIKUM_BETREUUNGSLEHRER keine Entsprechung 122 PRAKTIKUM_WO keine Entsprechung 123 PRAKTIKUM_DAUER keine Entsprechung 124 PRAKTIKUM_ keine Entsprechung 125 PRAKTIKUM_ENDE keine Entsprechung 126 PRAKTIKUM_FAX keine Entsprechung 127 PRAKTIKUM_HOMEPAGE keine Entsprechung 128 PRAKTIKUM_ORT keine Entsprechung 129 PRAKTIKUM_STRASSE keine Entsprechung 130 PRAKTIKUM_TAGE keine Entsprechung 131 PRAKTIKUM_TELEFON keine Entsprechung 132 PROFIL keine Entsprechung 133 PROFIL1 keine Entsprechung 134 PROFIL2 keine Entsprechung 135 PRUEFUNGSORDNUNG keine Entsprechung 136 PRUEFUNGSZIEL keine Entsprechung 137 RELITEILNAHME_AN RelTeilnahme 138 RELIVORRAUSSTEILN keine Entsprechung 139 RELITEILNAHME keine Entsprechung 140 RELIGION_ABM_ANM keine Entsprechung

77 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 77 Nr Exportfeld aus Hera im Magellan-Importformat 141 RUECKTRITT keine Entsprechung 142 VORNAME_1 Vorname 143 SCHUELERNR keine Entsprechung 144 SCHULE keine Entsprechung 145 SCHULFORM_LETZTE_SCHULE keine Entsprechung 146 SCHULFORMLTZTSCHULJAHR keine Entsprechung 147 SPRACHE1 Fremdsprache1 148 SPRACHE2 Fremdsprache2 149 SPRACHE3 Fremdsprache3 150 SPRACHE4 Fremdsprache4 151 STAATSANGEHOERIGKEIT Staatsangeh1 152 STATISTIKID keine Entsprechung 153 STATUS Status 154 STRASSE Strasse 155 KLASSEN_STUFE keine Entsprechung 156 TELEFAX Telefax 157 TELEFON Telefon 158 TELEFON2 Mobil 159 VERZOGENNACH keine Entsprechung 160 VORWAHL keine Entsprechung 161 VORWAHL2 keine Entsprechung 162 VORWAHLFAX keine Entsprechung 163 WIEDERHOLER keine Entsprechung 164 DYNAMIK_4 MerkmalA4 165 WIEDERHOLT keine Entsprechung 166 WIEDERHOLTE_KLASSEN keine Entsprechung 167 WOHNT_BEI keine Entsprechung 168 DYNAMIK_7 MerkmalB1 169 ZUGELASSEN keine Entsprechung 170 Z_IN_VORKLASSE keine Entsprechung 171 STAATSANGEH2 Staatsangeh2

78 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite IBIS Die Datenübernahme aus dem Schulverwaltungsprogramm IBIS ermöglicht den Import von Fächer-, Betriebe-, Sorgeberechtigte-, Schüler- (inkl. Herkunft, Ausbildung und Verbindung Schüler- Sorgeberechtige), Klassen- und Lehrerdaten nach Magellan. Die IBIS FoxPro Datenbankdateien (im.dbf-format) können über den Magellan-Importformatkonverter ausgelesen und in das Magellan- Importformat konvertiert werden. Der Import erfolgt in sechs Schritten: Konvertieren in das Magellan-Importformat Konvertierte Daten korrigieren Manuelle Anpassungen Vorbereiten der Magellan-Datenbank Import der Daten nach Magellan Bereinigen von Importartefakten 10. Übersicht der Importdateien und Magellan-Importformate Importdatei IBIS-Datenbank Beschreibung betriebe.import.csv FIRMEN.DBF Enthält die Stammdaten der Betriebe lehrer.import.csv LEHRER.DBF KLASSEDE.DBF Enthält die Stammdaten der Lehrer sorgebe.import.csv IBISEKEY.DBF Enthält die Stammdaten der Sorgeberechtigten klassen.import.csv KAR3PKEY.DBF KLASSEDE.DBF Enthält die Stamm- und Zeitraumdaten der Klassen Bedingung: Vorhandensein der Zeiträume in Magellan. schueler.import.csv IBISEKEY.DBF Enthält die Stammdaten der Schüler und Bewerber schueler_laufbahn.import.csv KAR3PKEY.DBF Enthält die Laufbahndaten der Schüler Weitere Bedingung: Import der klassen.import.csv schueler_fachdaten.import.csv KAR3PKEY.DBF, Enthält die Fachdaten der Schüler

79 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 79 Importdatei IBIS-Datenbank Beschreibung KAR3PKEY.FPT Wichtig: Die KAR3PKEY.FPT Datei enthält die Noten der Schüler. schueler_sorgebe.import.csv IBISEKEY.DBF Enthält die Zuordnung der Sorgeberechtigten zu den Schülern Weitere Bedingung: Import der sorgebe.import.csv schueler_schulen.import.csv IBISEKEY.DBF Enthält die bereits besuchten Schulen der Schüler (Stichwort: Herkunftsschulen) Weitere Bedingung: Import der schulen.import.csv schueler_ausbildung.import.csv IBISEKEY.DBF Enthält die Ausbildungsdaten der Schüler 00_Faecher.keys FACHDEF.DBF Enthält die Fächer. Weitere Bedingung: Import der betriebe.import.csv Weitere Bedingung: Muss als Schlüsselverzeichnis vor allen anderen Importdateien importiert werden. 10. Voraussetzungen Wichtig für die Übernahme von IBIS-Daten ist die vollständige Erfassung der Daten in IBIS an bestimmten Stellen. Zur Erfassung vollständiger Lehrerdatensätze muss die Datenbank LEHRER.DBF vorhanden und gepflegt sein. Andernfalls wird nur der Lehrerkürzel aus der KLASSEDE.DBF übernommen. Zur Erfassung der Klassen in den Zeiträumen, Schülerlaufbahnen und den entsprechenden Schülerfachdaten muss die KAR3PKEY.DBF mit den Eintritts- und Austrittsdaten der Schüler in die Klassen vollständig gefüllt sein. Andernfalls wird die Laufbahn falsch abgebildet. Bei der Konvertierung wird auch eine weitere CSV-Datei ausgespielt, die zur Kontrolle der fehlerhaften Laufbahnen dienen. Die Datei Fehlerhafte Laufbahndaten in IBIS.csv enthält einen Ausschnitt der fehlerhaften Laufbahndaten, die nicht zugeordnet werden können. Entschließen Sie sich die fehlerhaften Laufbahndaten zu ignorieren und die erstellte schueler_laufbahn.import.csv Datei zu importieren, dann werden Ihre Schülerlaufbahnen mit höchster Wahrscheinlichkeit inkorrekt und unvollständig sein. Diese lassen sich im Nachhinein auch nicht in Magellan korrigieren. Aus diesem Grund empfehlen wird dringend alle IBIS Laufbahndaten von vornherein nachzupflegen und erst dann den Import durchzuführen. Zur Unterstützung wird beim Konvertieren der Daten versucht einige Zeiträume von vornherein zu korrigieren. Die Korrekturregeln lauten dabei wie folgt o Es wird das Austrittsdatum aus der Klasse korrigiert, wenn das Eintrittsdatum vorhanden und das Austrittsdatum leer ist.

80 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 80 o o Die Korrektur setzt das Austrittsdatum auf das Endddatum der Klasse, wenn das Enddatum der Klasse nicht größer als das Eintrittsdatum des nächsten Laufbahndatensatzes des Schüler ist. In dem Falle wird das Eintrittsdatum - 1 Tag gerechnet und als Austrittsdatum verwendet. Eintritts- und Austrittsdaten orientieren sich an der Datumsangabe 008., beginn des Halbjahres eines Schuljahres. Wenn entsprechend das Eintrittsdatum davor oder danach liegt wird das passende Schuljahr dazu berechnet. Da IBIS die Unterscheidung zwischen Klassenzeiträumen und Schülerzeiträumen nicht kennt, kann es vorkommen, dass Sie Klassen erhalten, die z.b. einen Bestand von 10 Jahren und mehr haben können und damit wären auch die Schüler solange in diesen Klassen. Das passiert dann, wenn kein Schüler einer solchen Klasse ein Austrittsdatum eingetragen hat, aber das kleinste Eintrittsdatum schon sehr lange zurückliegt. Wenn Sie für eine solche Klasse an einer Stelle in IBIS bei einem Schüler dieser Klasse ein Austrittsdatum setzen, dann erhalten alle Schüler dieser Klasse automatisch das Austrittsdatum dieser Klasse und Sie hätten mit geringem Aufwand Ihre Datenlage verbessert Schritt 1: Konvertieren in das Magellan-Importformat Navigieren Sie im Importformatkonverter über die Schalflächen Zurück und Weiter, um zu den entsprechenden Seiten des Assistenten zu gelangen. Wenn Sie die Konvertierung starten, werden zuerst die Spaltennamen und die Pflichtfelder überprüft. Treten keine Probleme auf, werden die Quelldaten in die Zieldatei übernommen Liegen Ihre IBIS-Datenbanken unverschlüsselt vor? Wenn Sie sich nicht sicher sind, lesen Sie bitte die untere Informationsbox. Starten Sie den Magellan-Importformat Converter über den Explorer. Rufen Sie dazu die Datei MagellanIFConv.exe im Programmordner von Magellan (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 6\MagellanIFConv.exe). Seite Anwendung In der Auswahlbox für das Programm müssen Sie IBIS auswählen. Seite Quelle/Ziel Geben Sie in das obere Feld den Pfad an, in dem die IBIS-FoxPro Datenbanken (*.DBF) liegen. Seite Quelle/Ziel Geben Sie in das untere Feld den Pfad an, in dem die konvertierten Magellan- Importformat Dateien abgespeichert werden sollen. Seite Der Assistent ist bereit Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Konvertierung zu starten. Nach der Konvertierung liegen Die Magellan-Importformatdateien im.csv-format in dem von Ihnen angegebenen Dateipfad.

81 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 81 ACHTUNG Grundsätzlich liegen zwei von den zu importierenden Datenbanken in IBIS verschlüsselt vor und müssen entschlüsselt werden. Bei der Entschlüsselung in IBIS werden die Datenbanken in den von uns abgefragten Dateien im IBIS-Datenbankordner abgelegt. Verschlüsselt IBISEBS.DBF KAR3PLUS.DBF Unverschlüsselt IBISEKEY.DBF KAR3PKEY.DBF Bevor Sie die Daten konvertieren, entschlüsseln Sie bitte die Datenbanken in IBIS wie folgt. Melden Sie sich als IBIS-Administrator an Wechseln Sie in das Menü TOOLS DATEN ENT- UND VERSCHLÜSSELN 3. Die Schaltfläche Datenbank entschlüsseln muss aktiviert sein. 4. Markieren Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf WEITER. 5. Die Datei wird von IBIS unverschlüsselt abgelegt. Wiederholen Sie den Vorgang für alle benötigten Datenbanken Schritt 2: Konvertierte Daten korrigieren Fächer Die IBIS-Datei FACHDEF.DBF enthält die Fachdefinitionen, darüber hinaus allerdings auch weitere Definitionen, bei denen es sich nicht um Fächer im eigentlichen Sinne handelt. Da bei der Konvertierung nicht gut unterschieden werden kann, sollten Sie sich die konvertierte Datei BS_Fächer.keys in einem Texteditor oder mit Excel ansehen und ggf. Datensätze die keine Fächer enthalten entfernen. Noten Das Schlüsselverzeichnis der Noten in Magellan besteht aus den Noten 1-6 und den Punkten 1-15, sowie zwei Füllwerten - für durchgestrichen und ab für abgewählt. Diese Werte werden bei der Konvertierung und für den Import erkannt. Wenn die letzten beiden Stellen der IBIS-Note Zahlen enthalten, dann entnehmen wir diese und setzen sie als Noten oder Punkte in Magellan ein, z.b. Gm 05 wird zu Note 5. Wenn sich aber in IBIS Füllwerte befinden wie z,b. *, **, oder andere Werte, in denen sich keine Zahlenwerte befinden, dann belassen wir diese Felder so wie sie sind. Wenn Sie diese Werte nicht benötigen oder etwas Sinnvolleres in Magellan daraus machen möchten, dann können Sie diese Werte bereits zu diesem Zeitpunkt in der CSV-Datei mit Excel korrigieren oder sie mit Beschreibung im Noten-Schlüsselverzeichnis eintragen. Betriebe und Sorgeberechtigte Während der Testphase haben wir festgestellt, dass viele Betriebe und Sorgeberechtigte in IBIS mehrfach erfasst wurden. Nach der Konvertierung in die Datei Magellan-Importformatdatei hätten Sie die Gelegenheit die Datei in Excel zu laden und entsprechend Ihrer Vorgaben zu sortieren und damit

82 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 82 mehrfache Eintragungen zu finden und ggf. zu korrigieren bzw. zusammenzufassen, bevor diese nach Magellan importiert werden. Wichtig ist, dass Sie keine Änderungen an den Primärschlüsseln machen, da diese benötigt werden, um die Entsprechungen für Schüler-Ausbildung bzw. Schüler-Sorgeberechtigte zu finden. Änderungen an diesen Feldern, setzen voraus, dass Sie auch die Dateien schueler_sorgebe.import.csv und schueler_ausbildung.import.csv entsprechend Ihrer Änderung anpassen. Beispiel doppelte Sorgeberechtigte in IBIS: Claudia Musterfrau Hansstraße 3 Klaudia Musterfrau Hansstr.3 Korrektur für die Importdatei: Sie entfernen z.b. den zweiten Datensatz und behalten den ersten (Claudia Musterfrau Hansstraße 3) In der Importdatei schueler_sorgeberechtigte.import.csv befinden sich zwei Kinder dieser Frau, die bei Ihnen als Schüler eingetragen sind: Peter Musterfrau. Eintrag beim Sorgeberechtigten: Claudia Musterfrau Hanne Musterfrau. Eintrag beim Sorgeberechtigten: Klaudia Musterfrau Sie müssten dann an dieser Stelle Klaudia Musterfrau in Claudia Musterfrau ändern Schritt 3: Manuelle Anpassungen Aufgrund der Besonderheit, dass in IBIS die Datenbank frei erweitert und verändert werden kann, halten Sie ggf. weitere Informationen, die Sie evtl. nach Magellan importieren können. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit die Dateien vor dem Import in Excel zu bearbeiten und ggf. zusätzliche Spalten und Daten manuell bzw. per Kopieren und Einfügen aus der Quelldatei einzufügen. Welche Datenfelder im Magellan-Importformat möglich sind und wie Sie diese importieren können, lesen Sie bitte im Kapitel Magellan-Importformat auf der Seite 1 Nachfolgend finden Sie dazu ein Beispiel anhand der Schülerdaten Öffnen Sie die IBIS-FoxPro Datenbank, in der sich weitere zu importierende Datenfelder befinden, mit Microsoft Excel, Beispiel: IBISEKEY.DBF Öffnen Sie die dazu passende Importformatdatei, die Sie zuvor mit dem Magellan- Importformatkonverter erstellt haben, in Microsoft Excel, Beispiel: schueler.import.csv Markieren Sie in der IBISEKEY.DBF die gesamte Spalte mit Inhalt, die zusätzlich nach Magellan importiert werden soll und kopieren Sie diese in den Speicher (Tastenkombination Strg+C ), Beispiel: Eine Spalte mit dem Namen GEBORT für Geburtsort des Schülers Wechseln Sie zur geöffneten schueler.import.csv und kopieren Sie die Spalte dort an das Ende ( Tastenkombination Strg+V ) Ändern Sie den Spaltennamen entsprechenden dem Magellan-Importformat und speichern Sie die schueler.import.csv, Beispiel: Ändern Sie die Benennung der Spalte mit dem Namen GEBORT in Geburtsort um, dies entspricht der Beschreibung des Importformates.

83 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 83 Der Importmechanismus im Magellan-Administrator würde eine Spalte Geburtsort erkennen und diese nach Magellan importieren Schritt 4: Vorbereiten der Magellan-Datenbank Nach erfolgreicher Konvertierung sollte die Magellan-Datenbank für den Import vorbereitet werden. Magellan-Datenbank leeren Üblicherweise liefert STÜBER SYSTEMS eine Datenbank mit Beispielinhalten. Diese Daten müssen vor dem Import gelöscht werden. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor. 3. Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenbankpflege und führen Sie Datenbankinhalt löschen aus. Markieren Sie den Haken bei Postleitzahlverzeichnis beibehalten Zeiträume anlegen Erstellen Sie alle in Magellan notwendigen Zeiträume über Verzeichnisse Zeiträume. Die notwendigen Zeiträume erkennen Sie anhand des niedrigsten und höchsten Schuljahres in der schueler_laufbahn.csv bzw. anhand ihrer Schuljahre in IBIS. Für Magellan wird pro Schuljahr ein Halbjahresdatensatz benötigt, Beispiel: Halbjahr 2010/2011 Von: Bis: Halbjahr 2011/2011 Von: Bis: Diese genauen Datumsangaben sind für den Import vorgesehen und müssen eingetragen werden! Fächer-Schlüssel kopieren Nach der Konvertierung der Daten haben Sie ggf. die Datei BS_Faecher.keys. Diese muss in den Magellan \Importe\Nordrhein-Westfalen Ordner kopiert werden und enthält die Fächer aus IBIS. Schlüsselverzeichnisse importieren Importieren Sie die in Magellan mitgelieferten Schlüsselverzeichnisse für Nordrhein-Westfalen nach Magellan. Gehen Sie dabei wie folgt vor. 3. Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Schlüsselverzeichnisse importieren aus. Geben Sie als Parameter ihr Bundesland, Ihre Schulart, den Mandanten und Alle Kataloge an. Schuldaten importieren Aufgrund ihrer allgemeingültigen Form in Nordrhein-Westfalen können Schuldaten direkt, ohne Konvertierung, nach Magellan importiert werden. Dies ist möglich, da das Ministerium entsprechend eine Liste aller aktuellen Schulen im Bundesland zur Verfügung stellt. Der Import der Schulen erfolgt ebenfalls über das allgemeine Magellan-Importformat. Wir stellen Ihnen zwei mögliche Schulimportdateien bereit. Eine Gesamtschulliste und eine ohne Grundschulen. Die Importdateien der Schulen befinden sich im Datenunterordner \Importe\Nordrhein-Westfalen. Kopieren Sie die für Sie passende Importdatei in das Verzeichnis mit den konvertierten IBIS-Daten und benennen Sie die Datei in schulen.import.csv um.

84 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 84 HINWEIS Sollten Schulen fehlen, können Sie die Importdatei in Excel öffnen und weitere Schulen für den Import eintragen Schritt 5: Import der Daten nach Magellan Nach erfolgreicher Vorbereitung der Datenbank kann die Zieldatei über den Magellan-Administrator importiert werden. 3. Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Daten über Magellan-Importformat importieren aus. Lesen Sie bitte im Kapitel Magellan-Importformat auf der Seite 11, wie Sie die Daten korrekt nach Magellan importieren Schritt 6: Bereinigen von Importartefakten Durch die Konvertierung der IBIS-Daten entstehen Nebeneffekte, die sich während des Konvertierungs- oder Importprozesses nicht vermeiden oder schlecht korrigieren lassen. Aus diesem Grund müssen nach dem Import weitere Korrekturen vorgenommen werden. Die Korrektur dieser Artefakte erfolgt in der Ansicht Datenbankpflege des Magellan-Administrator unter dem Punkt Datenbank überprüfen.

85 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 85 Abbildung 8: Datenbank überprüfen Klassenzeiträume korrigieren Bei der Konvertierung der Klassen werden die Zeiträume in denen die Klassen existieren größtmöglich bemessen, dadurch existieren die Klassen auch in Zeiträumen, in denen es keine Schüler gibt. Dies wird korrigiert, wenn Sie unter Was möchten Sie tun? die Option Klassenzeiträume korrigieren auswählen. Unterstriche in Schülernamen entfernen In IBIS war es üblich Schülerdaten zu kopieren, wenn Sie in einen weiteren Bildungsgang anfigen. Zur Unterscheidung dieser Schüler wurde mangels einer ID als Primärschlüssel der Name genutzt. Die kopierten Schüler erhielten Unterstriche im Vornamen. Die Konvertierung und der Import nehmen sich dieser doppelten Schüler an und verpassen den Schülern eine Interne ID, wenn der Schüler eigentlich bereits importiert wurde. Damit kann sich die Laufbahn rekonstruieren lassen. Diese Korrektur nimmt sich dann noch zusätzlich den Unterstrichen an und entfernt diese restlos, wenn Sie unter Was möchten Sie tun? die Option Unterstriche in Schülernamen entfernen auswählen Übersicht der unterstützten IBIS Dateien und Importfelder In der nachfolgend aufgelisteten Tabelle erhalten Sie eine Übersicht der Daten, die für den Import von IBIS nach Magellan über das allgemeine Importformat und dem Importformatkonverter bereits unterstützt werden. Ausgenommen sind zusätzliche Felder, die Sie evtl. manuell in die Importdateien hinzufügen, wie in Schritt 2: Konvertierte Daten korrigieren beschrieben. Für die Konvertierung/Import benötigte Pflichtfelder werden hervorgehoben dargestellt. FACHDEF.DBF In der FACHDEF.DBF Datei befinden sich die Fachdefinitionen. Fächer sind in Magellan Schlüsselverzeichnisse und werden nach der Konvertierung mit dem Magellan-Administrator über die Funktion Import von Schlüsselverzeichnissen nach Magellan importiert.

86 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 86 Feld in der Tabelle FACHKURZ FACHNAME FACHFAKTOR Bedeutung Kürzel des Fachs Bezeichnung des Fachs Faktor des Fachs HINWEIS Üblicherweise werden Schlüsselverzeichnisse vom Bildungsministerium oder dem Landesstatistikamt zur Verfügung gestellt. Für Nordrhein-Westfalen existieren derzeit keine Fächerschlüssel. Deshalb entnehmen wir diese aus den IBIS-Daten. FIRMEN.DBF In der FIRMEN.DBF Datei befinden sich die Betriebedaten. Feld in der Tabelle NAMEBETRIEB NAME2BETRIE STRBETRIEB PLZBETRIEB ORTBETRIEB TELBETRIEB FAXBETRIEB BETRIEB FIRMBEMERK KAMMER Bedeutung Name 1 des Betriebes Name 2 des Betriebes Straße des Betriebes PLZ des Betriebes Ort des Betriebes Telefon des Betriebes Telefax des Betriebes -Adresse des Betriebes Anmerkungen zum Betrieb Angehörige Kammer des Betriebs IBISEKEY.DBF In der IBISEKEY.DBF Datei befinden sich die Daten der Schüler, Sorgeberechtigten, Schueler-Ausbildung, Schueler-Sorgeberechtigten und Schueler-Schulen. Feld in der Tabelle SCHUELERNA VORNAMESCH ANREDE1SCH GESCHLECHT GEBDAT GEBORT Bedeutung Nachname des Schülers Vorname des Schülers Anrede des Schülers Geschlecht des Schülers Geburtsdatum des Schülers Geburtsort des Schülers

87 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 87 Feld in der Tabelle STRASSE PLZ WOHNORT TELEFON SCH STAATSANGE MUTTERSPRA KONFESSION RELAB RELAB FAHRKARTEN SPAETAUSSI ZUZUGSJAHR BAFOEG FOERDERSCH SPRACHE1 SPRACHE2 SPRACHE3 DAUSPRA1 DAUSPRA2 DAUSPRA3 BISSPRA1 BISSPRA2 BISSPRA3 EINSCHULUN QUALSCHULE QUALBERUF TRAEGER BKAZVO Bedeutung Straße des Schülers PLZ des Schülers Wohnort des Schülers Telefon des Schülers -Adresse des Schülers Staatsangehörigkeit 1 des Schülers Muttersprache des Schülers Konfession des Schülers Abmeldung vom Religionsunterricht Von Abmeldung vom Religionsunterricht Bis Fahrkarten Merkmal des Schülers Aussiedlerstatus des Schülers In Deutschland seit Datum des Schülers Bafög Merkmal des Schülers Förderschwerpunkt des Schülers Fremdsprache des Schülers Fremdsprache des Schülers 3. Fremdsprache des Schülers Fremdsprache seit Klassenstufe Fremdsprache seit Klassenstufe 3. Fremdsprache seit Klassenstufe Fremdsprache bis Klassenstufe Fremdsprache bis Klassenstufe 3. Fremdsprache bis Klassenstufe Grundschuleintritt des Schülers Höchster Allgemeinbildender Abschluss des Schülers Höchster berufsbildender Abschluss des Schülers Statistikmerkmal TRAEGER der Landesstatistik Statistikmerkmal BKAZVO der Landesstatistik

88 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 88 Feld in der Tabelle WAHL1 WAHL2 WAHL3 WAHL4 VORNAMEERZ FAMILIENNA ANREDE1ERZ STRASSEERZ PLZERZ WOHNORTERZ TELEFONERZ ART SCHULNR SCHULFORML ENTLASSENA NAMEBETRIE AUSBIBERUF VERTRAGSBE VORAUSENDE FIRMBEMERK AUSBILDLEI ANLAGE EINTRITTKL GUID Bedeutung Wahlfach 1 des Schülers Wahlfach 2 des Schülers Wahlfach 3 des Schülers Wahlfach 4 des Schülers Vorname des Sorgeberechtigten Nachname des Sorgeberechtigten Anrede des Sorgeberechtigten Straße des Sorgeberechtigten PLZ des Sorgeberechtigten Wohnort des Sorgeberechtigten Telefon des Sorgeberechtigten Verhältnis zwischen Schüler und Sorgeberechtigten, z.b. Vater, Mutter, etc. Schulnummer der Herkunftsschule Schulform der Herkunftsschule Letzte Klasse der Herkunftsschule Name des Ausbildungsbetriebes Beruf des Schülers Ausbildung von des Schülers Ausbildung bis des Schülers Anmerkungen zur Ausbildung Ausbildungskontakt des Schülers Eintritt in die Schulform Eintritt in die Klasse Externe GUID KAR3PKEY.DBF In der KAR3PKEY.DBF Datei befinden sich die Laufbahn- und Fachdaten des Schülers. Sehr wichtig ist die korrekte und vollständige Angabe der Klassen und der Eintritts- und Austrittsdaten, da ansonsten keine oder nur eine fehlerhafte Zuordnung in die Magellan Zeiträume und Laufbahnen erstellt werden kann. Feld in der Tabelle SCHUELERNA Bedeutung Nachname des Schülers

89 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 89 Feld in der Tabelle VORNAMESCH GESCHLECHT Bemerkung 7 Bemerkung 8 Klasse1-Klasse13 Eintritt1-Eintritt13 Austritt1-Austritt13 Bedeutung Vorname des Schülers Geschlecht des Schülers Fachdaten des Schülers Abitur-Fachdaten des Schülers Entsprechende Klasse des Schülers Eintrittsdatum in die entsprechende Klasse Austrittsdatum aus der entsprechenden Klasse KLASSEDE.DBF In der KLASSEDE.DBF Datei befinden sich die Klassendaten und, wenn die LEHRER.DBF nicht gepflegt wurde, werden hier die Lehrerkürzel aus dem Feld LEHRERSTAT entnommen. Feld in der Tabelle KLASSEJETZ KLASSEKURZ OBERSTUFE PUNKTE ORGFORM KLASSESTAT FOERDERSCH LEHRERSTAT KLASSESTUF JVA KLASSLEHRER KLASLHERGS Bedeutung Kürzel der Klasse Statistikkürzel der Klasse Klassenart der Klasse Notenart der Klasse Organisation der Klasse Bildungsgang der Klasse Förderschwerpunkt der Klasse Klassenlehrer / Kürzel des Lehrers Klassenstufe der Klasse Statistikmerkmal JVA der Landesstatistik Nachname des Klassenlehrers Geschlecht des Klassenlehrers LEHRER.DBF In der LEHRER.DBF Datei befinden sich die Lehrerdaten. Wenn diese Datei nicht gepflegt wurde, dann können keine Lehrerstammdaten übernommen werden. Lediglich das Lehrerkürzel kann aus der KLASSEDE.DBF entnommen werden. Feld in der Tabelle LEHRERSTAT LVORNAME LNAME Bedeutung Kürzel des Lehrers Vorname des Lehrers Nachname des Lehrers

90 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 90 Feld in der Tabelle Bedeutung GESCHLECHT Geschlecht des Lehrers PERSONALNR Personalnummer des Lehrers LGEBDAT Geburtsdatum des Lehrers LSTRASSE Straße des Lehrers LPLZ Postleitzahl des Lehrers LWOHNORT Wohnort des Lehrers LTELEFON Telefonnummer des Lehrers LTELEFAX Telefaxnummer des Lehrers LHANDY Mobilnummer des Lehrers L -Adresse des Lehrers PKW1 KFZ-Kennzeichen 1 PKW2 KFZ-Kennzeichen 2 STAATSANGE Staatsangehörigkeit des Lehrers KONFESSION Konfession des Lehrers EINTRITT Zugangsdatum des Lehrers AUSTRITT Abgangsdatum des Lehrers AMTSBEZ Amtsbezeichnung des Lehrers ANMERKUNG1 Anmerkungen zum Lehrer

91 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 91 1 ISIS Der Import der ISIS-Daten nach Magellan erfolgt über die 32-Bit-ODBC-Schnittstelle von Microsoft. Über den ODBC-Treiber greift der Magellan-Administrator direkt auf ISIS-Dateien im Verzeichnis DATEN von ISIS zu. Beim Import der Daten aus ISIS werden alle zu importierenden Daten als neue Daten für Magellan aufgefasst. Die nachfolgenden fünf Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm ISIS nach Magellan. 1 Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Bevor Sie eine leere Datenbank erzeugen, müssen Sie das Programm Magellan installiert haben. Anschließend erzeugen Sie eine leere Datenbank inkl. Schlüsseltabellen wie folgt: 3. Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenbankpflege. Wählen Sie die Option Datenbankinhalte löschen. Klicken Sie auf OK, um mit dem Erzeugen einer neuen Datenbank zu beginnen. Achtung Ihre bisherige Datenbank wird dabei gelöscht! Über die Optionen können Sie angeben, ob Sie die Schlüsselverzeichnisse bzw. Postleitzahlen beibehalten wollen. 1 Schritt 2: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen In der neu erzeugten Magellan-Datenbank muss mindestens ein Zeitraum und ein Mandant eingetragen werden. Die aktuellen Schülerdaten aus ISIS werden in Magellan zeitraum- und mandantenbezogen abgelegt. Dementsprechend muss beim Import festgelegt werden, zu welchem Zeitraum und zu welchem Mandanten die Daten zugeordnet werden. Sinnvollerweise sollten in Magellan je ein Zeitraum für das und das Halbjahr des aktuellen Schuljahres eingetragen werden. Zum Eintragen eines Zeitraums und eines Mandanten in Magellan gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie Magellan auf. Rufen Sie das Menü Verzeichnisse und dann den Menüpunkt Zeiträume auf. Fügen Sie im Dialogfenster Verzeichnis der Zeiträume die gewünschten Zeiträume ein. Tragen Sie unter Ansicht und dann Mandanten einen Mandanten ein. Die ist im Regelfall Ihre eigene Schule.

92 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Verlassen Sie Magellan. 13. Schritt 3: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Nachdem eine neue leere Datenbank erzeugt worden ist, müssen Sie die Statistikschlüssel und die Postleitzahlen importieren, wenn Sie diese vor dem Löschen der Datenbank in Schritt 1 nicht beibehalten haben. Zum Import der Schlüssel und der Postleitzahlen gehen Sie wie folgt vor: 3. Wählen Sie dazu Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Schlüsselverzeichnisse importieren. Wählen Sie anschließend die Option Postleitzahlverzeichnis importieren. 14. Schritt 4: ISIS-Schlüssel an Magellan-Schlüsselverzeichnisse anpassen Zum Statistikabgleich erfolgt in ISIS die Zuordnung der verwendeten Bezeichner zu den Statistikschlüsseln über das BADEMS-Programm. Schlüssel Die Schlüssel im BADEMS-Programm müssen dabei den Schlüsselverzeichnissen in Magellan entsprechen! Nur bei einer Übereinstimmung der jeweiligen Schlüssel können die Daten aus ISIS korrekt in Magellan eingelesen werden. Die Standardeinstellungen der Schlüssel im BADEMS-Programm entsprechen dabei den Schlüsselverzeichnissen in Magellan, mit Ausnahme der Unterrichtsfächer. Hier muss eine manuelle Korrektur vorgenommen werden. Das nachfolgende Beispiel zeigt die Überprüfung und Korrektur des Schlüssels für das Fach Erdkunde Beispiel Schlüsselanpassung: Dem Fach "Erdkunde" wird im BADEMS-Programm standardmäßig der alte Schlüssel "20" zugeordnet. Der aktuelle Schlüssel für Erkunde ist "33" in der Schlüsseltabelle Fächer in Magellan. Zur Korrektur gehen Sie bitte wie folgt vor: Starten Sie Magellan. Rufen Sie das Menü Verzeichnisse und dann den Menüpunkt Fächer auf, um das Dialogfenster Verzeichnis der Fächer zu öffnen. Suchen Sie in der Spalte Bezeichnung das Fach "Erdkunde". Sie finden den Eintrag "Erdkunde/Geographie/Wirtschaftgeogr". Notieren Sie in den zugehörigen Eintrag in der Spalte "Schlüssel" (=33). Verlassen Sie Magellan und starten Sie das Programm BADEMS. Gehen Sie über Bearbeiten auf den Menüpunkt Unterrichtsfächer. Suchen Sie in der Liste den Eintrag Erdkunde. Drücken Sie ESC, um in den Editiermodus zu gelangen. Ändern Sie über den Befehl Ändern den Standardschlüssel von "20" auf "33". Drücken Sie Tastenkombination STRG+END, um die Änderung zu speichern.

93 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 93 Sollten die Bezeichner in den Schlüsseltabellen von Magellan nicht mit jenen in ISIS übereinstimmen, so können Sie die Bezeichner in Magellan entweder vor oder auch nach dem Import durch Editieren Ihre gewohnten Bezeichner in ISIS anpassen. 15. Schritt 5: ISIS-Daten importieren Sie haben nun alle Voraussetzungen für den Import erfüllt und können mit dem eigentlichen Import der ISIS-Daten beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Daten aus Verwaltungsprogrammen importieren. Wählen Sie dabei im Auswahlfeld die Option ISIS (Rheinland-Pfalz) und klicken Sie dann auf Start. Geben Sie im Dialogfenster Importiere ISIS den Ordner der ISIS-Daten an, wählen Sie einen Zeitraum, denen die aktuellen ISIS-Daten zugeordnet werden sollen (z.b. " Halbjahr 02/03" oder " Halbjahr 02/03"). Zusätzlich müssen Sie auch den Mandanten festlegen. Über die Option Umlaute umwandeln können Sie je nach Versionsausgabe von ISIS festlegen, ob die Umlaute umgewandelt werden sollen. Klicken Sie dann auf OK. Der Import kann je nach Hardwarekonfiguration und Umfang Ihrer ISIS-Daten mehrere Minuten dauern. Nach Abschluss des Imports können Sie den Magellan-Administrator wieder verlassen. 16. Welche Daten werden übernommen? Ansicht Schüler Vorname, Name Klasse Geb.datum und -ort Geschlecht Straße, PLZ, Ort Telefon Staatsangehörigkeit Konfession, Religionsteilnahme, Religionsgrund Zugang zur Schule Herkunftsschule Sorgeberechtigte Fremdsprachenfolge Fächer mit Unterrichtsart und Kursnummer Bemerkung Laufbahn (wird in das Feld Bemerkung übernommen)

94 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 94 Ansicht Klassen Kürzel Ansicht Sorgeberechtigte Anrede, Vorname, Name Straße, PLZ, Ort Telefon (privat) Beruf Ansicht Schulen Name

95 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 95 1 ISL-Schule Für den Import der Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm ISL-Schule greift der Magellan- Administrator auf die Datei DATEN.MDB von ISL-Schule zu. Die Datei muss im ACCESS97-Format vorliegen. Sollte Sie eine ältere Version von ISL-Schule besitzen, so müssen Sie die Datenbank DATEN.MDB aus dem ACCESS 0-Format zunächst in der Version ACCESS97 konvertieren. Mit Hilfe von Microsoft-Access 97 können Sie die ISL-Datei DATEN.MDB aus dem ACCESS 0-Format in das ACCESS97-Format konvertieren. Die nachfolgenden Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm ISL-Schule nach Magellan. 1 Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Bevor Sie eine leere Datenbank erzeugen, müssen Sie das Programm Magellan installiert haben. Anschließend erzeugen Sie eine leere Datenbank inkl. Schlüsseltabellen wie folgt: Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenbankpflege. Wählen Sie die Option Datenbankinhalte löschen. Klicken Sie auf OK, um mit dem Erzeugen einer neuen Datenbank zu beginnen. ACHTUNG Ihre bisherige Datenbank wird dabei gelöscht! Über die Optionen können Sie angeben, ob Sie die Schlüsselverzeichnisse bzw. Postleitzahlen beibehalten wollen. 1 Schritt 2: Mandanten in Magellan anlegen In der neu erzeugten Magellan-Datenbank muss mindestens ein Mandant eingetragen werden. Die aktuellen Schülerdaten aus ISL-Schule werden in Magellan zeitraum- und mandantenbezogen abgelegt. Dementsprechend muss beim Import festgelegt werden, zu welchem Mandanten die Daten zugeordnet werden. Zum Eintragen des Mandanten in Magellan gehen Sie wie folgt vor. 3. Rufen Sie Magellan auf. Tragen Sie unter Ansicht und dann Mandanten einen Mandanten ein. Die ist im Regelfall Ihre eigene Schule. Verlassen Sie Magellan.

96 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 3: Postleitzahlen importieren Nachdem eine neue leere Datenbank erzeugt worden ist, müssen Sie die Postleitzahlen importieren, wenn Sie diese vor dem Löschen der Datenbank in Schritt 1 nicht beibehalten haben. Zum Import der Schlüssel und der Postleitzahlen gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie dazu Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Postleitzahlverzeichnis importieren. 14. Schritt 4: ISL-Daten importieren Sie haben nun alle Voraussetzungen für den Import erfüllt und können mit dem eigentlichen Import der ISL-Daten beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Daten aus Verwaltungsprogrammen importieren. Wählen Sie dabei im Auswahlfeld die Option ISL-Schule und klicken Sie dann auf Weiter. Wählen Sie zwei Halbjahre aus ISL-Schule aus und klicken Sie dann auf Start. Geben Sie im Dialogfenster Importiere ISL-Schule den Ordner der ISL-Datei DATEN.MDB an, wählen Sie einen Zeitraum, denen die aktuellen ISL-Schule-Daten zugeordnet werden sollen (z.b. " Halbjahr 02/03" oder " Halbjahr 02/03"). Zusätzlich müssen Sie auch den Mandanten festlegen. Klicken Sie dann auf OK.

97 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite LUSD (HESSEN) Die Datenübernahme aus den Schulverwaltungsprogramm LUSD in Hessen erfolgt auf Basis der Exportschnittstelle in LUSD zum Programm Littera, die den Export von Schülerstammdaten ermöglicht. Der Import erfolgt in drei Schritten: 3. Export der Daten aus LUSD. Konvertieren der Textdatei in das Magellan-Importformat über den Magellan- Importformatkonverter. (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 6\MagellanIFConv.exe). Import der Dateien im Magellan-Importformat nach Magellan. 13. Schritt 1: Export der Daten aus LUSD Zum Export der Schülerstammdaten gehen Sie in LUSD wie folgt vor: Rufen Sie Dienste Ex-Import auf. Gehen Sie auf Littera-Windows und erstellen Sie eine MDB-Datei. Öffnen Sie die erstellte MDB mit Access. In Access markieren Sie die Tabelle Schueler und starten Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Klicken Sie dort auf Exportieren. Im darauf folgenden Menü müssen Sie angeben, dass die Datei unter den Dateityp Textdateien(*.txt;*.csv;*.tab;*.asc;) gespeichert werden soll. Im Assistenten müssen Sie Mit Trennzeichen... einstellen und auf Weiter klicken. Dann das Trennzeichen auf Semikolon setzen und das Feld Feldnamen in erste Zeile einbeziehen aktiviert. 13. Schritt 2: Konvertieren der Exportdatei in das Magellan- Importformat Die aus LUSD exportierte Datei muss jetzt in das Magellan-Importformat für Schülerdaten gebracht werden. Dies erfolgt über den Magellan-Importformatkonverter. Voraussetzung hierfür ist eine Installation von Excel auf dem Rechner. Starten Sie den Magellan-Importformat Converter über den Explorer. Rufen Sie dazu die Datei MagellanIFConv.exe im Programmordner von Magellan (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 6\MagellanIFConv.exe). Wählen Sie unter Programm wählen die Option LUSD aus. Klicken Sie dann auf Weiter.

98 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Wählen Sie für die Quelldatei den Konvertierungstyp Schüler und die zuvor aus LUSD exportierte Datei aus. Klicken Sie auf Weiter. Geben Sie den gewünschten Namen der Zieldatei an und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie auf Starten, um die Konvertierung zu starten Schritt 3: Schülerdaten nach Magellan importieren Die im Schritt erzeugte Datei entspricht jetzt dem Magellan-Importformat für die Schülerdatei. Die Schülerdatei müssen Sie jetzt über den Magellan-Administrator nach Magellan importieren. Wie Sie dazu vorgehen müssen, erfahren Sie im Kapitel Magellan-Importformat Importierte Felder Folgende Felder werden aus dem aus LUSD exportierten Format in die Schülerdatei des Magellan- Importformates übernommen: Nr. Feldname bei LUSD- Exportdatei 1 Vorname Vorname 2 Nachname Nachname 3 Geschlecht Geschlecht 4 Geburtsdatum Geburtsdatum 5 Klasse Klasse 6 Strasse Strasse 7 Ort Ort 8 PLZ PLZ 9 Telefon Telefon Feldname im Magellan- Importformat (Schülerdaten)

99 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Omnia Der Import der Omnia-Daten nach Magellan erfolgt über die 32-Bit-ODBC-Schnittstelle von Microsoft. Über den ODBC-Treiber greift der Magellan-Administrator direkt auf das Datenverzeichnis von Omnia zu. Beim Import der Daten aus Omnia werden alle zu importierenden Daten als neue Daten für Magellan aufgefasst. Die nachfolgenden Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm Omnia nach Magellan. 14. Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Bevor Sie eine leere Datenbank erzeugen, müssen Sie das Programm Magellan installiert haben. Anschließend erzeugen Sie eine leere Datenbank inkl. Schlüsseltabellen wie folgt: 3. Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenbankpflege. Wählen Sie die Option Datenbankinhalte löschen. Klicken Sie auf OK, um mit dem Erzeugen einer neuen Datenbank zu beginnen. ACHTUNG Ihre bisherige Datenbank wird dabei gelöscht! Über die Optionen können Sie angeben, ob Sie die Schlüsselverzeichnisse bzw. Postleitzahlen beibehalten wollen. 14. Schritt 2: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen In der neu erzeugten Magellan-Datenbank muss mindestens ein Zeitraum und ein Mandant eingetragen werden. Die aktuellen Schülerdaten aus Omnia werden in Magellan zeitraum- und mandantenbezogen abgelegt. Dementsprechend muss beim Import festgelegt werden, zu welchem Zeitraum und zu welchem Mandanten die Daten zugeordnet werden. Sinnvollerweise sollten in Magellan je ein Zeitraum für das und das Halbjahr des aktuellen Schuljahres eingetragen werden. Zum Eintragen eines Zeitraums und eines Mandanten in Magellan gehen Sie wie folgt vor Rufen Sie Magellan auf. Rufen Sie das Menü Verzeichnisse und dann den Menüpunkt Zeiträume auf. Fügen Sie im Dialogfenster Verzeichnis der Zeiträume die gewünschten Zeiträume ein. Tragen Sie unter Ansicht und dann Mandanten einen Mandanten ein. Die ist im Regelfall Ihre eigene Schule. Verlassen Sie Magellan.

100 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 3: Postleitzahlen importieren Nachdem eine neue leere Datenbank erzeugt worden ist, müssen Sie die die Postleitzahlen importieren, wenn Sie diese vor dem Löschen der Datenbank in Schritt 1 nicht beibehalten haben. Zum Import der Schlüssel und der Postleitzahlen gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie dazu Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie anschließend die Option Postleitzahlverzeichnis importieren Schritt 4: Omnia-Daten importieren Sie haben nun alle Voraussetzungen für den Import erfüllt und können mit dem eigentlichen Import der Omnia-Daten beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Daten aus Verwaltungsprogrammen importieren. Wählen Sie dabei im Auswahlfeld die Option Omnia und klicken Sie dann auf Start. Geben Sie im Dialogfenster Importiere Omnia den Ordner der Omnia-Daten an, wählen Sie einen Zeitraum, denen die aktuellen Omnia-Daten zugeordnet werden sollen (z.b. " Halbjahr 02/03" oder " Halbjahr 02/03"). Zusätzlich müssen Sie auch den Mandanten festlegen. Klicken Sie dann auf OK. Der Import kann je nach Hardwarekonfiguration und Umfang Ihrer Omnia-Daten mehrere Minuten dauern. Nach Abschluss des Imports können Sie den Magellan-Administrator wieder verlassen.

101 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Ostertun Für den Import der Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm von Herrn Ostertun müssen Sie zunächst die Daten aus dem Ostertun-Programm exportieren. 15. Schritt 1: Daten aus Ostertun-Programm exportieren Erzeugen Sie zunächst im Ostertun-Programm eine selbst definierte Liste mit folgenden Feldern: Nr. Feld Exportname Aussiedler Aussiedler 3. Gast Gastschüler 4. GebDat Geburtsdatum 5. GebOrt Geburtsort 6. Geschlecht Geschlecht 7. ID-Nummer ID 8. Konfession Konfession 9. MutErzBerechtigt MutErzBerechtigt 10. MutNachname MutNachname 1 MutVorname MutVorname 1 MutWohnort MutWohnort 13. Nachname Nachname 14. Nation Staatsangehörigkeit 15. Postleitzahl PLZ 16. Strasse Strasse 17. Telefon Telefon 18. VatErzberechtigt VatErzberechtigt 19. VatNachname VatNachname 20. VatStrasse VatStrasse 2 VatTelefon VatTelefon

102 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 102 Nr. Feld Exportname 2 VatVorname VatVorname 23. VatWohnort VatWohnort 24. Vorname Vorname 25. WohnortOhnePLZ Ort Exportieren Sie diese Liste als dbase-datenbank mit dem Namen OSTERTUN.DBF. 15. Schritt 2: Installation einer leeren Datenbank Bevor Sie eine leere Datenbank erzeugen, müssen Sie das Programm Magellan installiert haben. Anschließend erzeugen Sie eine leere Datenbank inkl. Schlüsseltabellen wie folgt: 3. Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenbankpflege. Wählen Sie die Option Datenbankinhalte löschen. Klicken Sie auf q, um mit dem Erzeugen einer neuen Datenbank zu beginnen. ACHTUNG Ihre bisherige Datenbank wird dabei gelöscht! Über die Optionen können Sie angeben, ob Sie die Schlüsselverzeichnisse bzw. Postleitzahlen beibehalten wollen Schritt 3: Mandanten in Magellan anlegen In der neu erzeugten Magellan-Datenbank muss mindestens ein Mandant eingetragen werden. Die aktuellen Schülerdaten aus Ostertun werden in Magellan zeitraum- und mandantenbezogen abgelegt. Dementsprechend muss beim Import festgelegt werden, zu welchem Mandanten die Daten zugeordnet werden. Zum Eintragen des Mandanten in Magellan gehen Sie wie folgt vor. 3. Rufen Sie Magellan auf. Tragen Sie unter q und dann Mandanten einen Mandanten ein. Die ist im Regelfall Ihre eigene Schule. Verlassen Sie Magellan Schritt 4: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Nachdem eine neue leere Datenbank erzeugt worden ist, müssen Sie die Statistikschlüssel und die Postleitzahlen importieren, wenn Sie diese vor dem Löschen der Datenbank in Schritt 1 nicht beibehalten haben. Zum Import der Schlüssel und der Postleitzahlen gehen Sie wie folgt vor: 3. Wählen Sie dazu Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Schlüsselverzeichnisse importieren. Wählen Sie anschließend die Option Postleitzahlverzeichnis importieren.

103 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 5: Ostertun-Daten importieren Sie haben nun alle Voraussetzungen für den Import erfüllt und können mit dem eigentlichen Import der Ostertun-Daten beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 3. Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Daten aus Verwaltungsprogrammen importieren. Wählen Sie dabei im Auswahlfeld die Option Ostertun (Schleswig-Holstein) und klicken Sie dann auf Weiter. Geben Sie im Dialogfenster Importiere Ostertun den Ordner der in Schritt 1 exportieren Datei OSTERTUN.DBF an, wählen Sie einen Zeitraum, denen die aktuellen Ostertun-Daten zugeordnet werden sollen (z.b. " Halbjahr 02/03" oder " Halbjahr 02/03"). Zusätzlich müssen Sie auch den Mandanten festlegen. Klicken Sie dann auf OK.

104 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite SchoolExpert Die Datenübernahme aus den Schulverwaltungsprogramm SchoolExpert erfolgt auf Basis der Exportschnittstelle in Schoolexpert, die den Export von Schüler-, Klassen- und Lehrerdaten ermöglicht. Der Import erfolgt in drei Schritten: 3. Export der Daten aus SchoolExpert. Konvertieren der Textdateien in das Magellan-Importformat über den Magellan- Importformatkonverter. (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 6\MagellanIFConv.exe). Import der Dateien im Magellan-Importformat nach Magellan. 16. Schritt 1: Export der Daten aus SchoolExpert Zum Export der Daten gehen Sie in SchoolExpert wie folgt vor: Rufen Sie in SchoolExpert Datei und Export von Dateien auf. Wählen Sie jetzt eine Tabelle z.b. Schueler. Geben Sie eine Exportdatei an z.b. Schueler.dbf. Wählen Sie das Exportformat Excel. Geben Sie bei Auswahl der Datensätze die Option Alle an. Klicken Sie auf Export ausführen. Wiederholen Sie den Export gemäß -6. für die Tabellen Personal und Klassen. 16. Schritt 2: Konvertieren der Exportdateien in das Magellan- Importformat Die aus Schoolexpert exportierten Dateien muss jetzt in das Magellan-Importformat für Schüler-, Klassen- und Lehrerdaten gebracht werden. Dies erfolgt über den Magellan-Importformatkonverter. Voraussetzung hierfür ist eine Installation von Excel auf dem Rechner. 3. Starten Sie den Magellan-Importformat Converter über den Explorer. Rufen Sie dazu die Datei MagellanIFConv.exe im Programmordner von Magellan (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 6\MagellanIFConv.exe). Wählen Sie in Abhängigkeit von Ihrer SchoolExpert Version unter Programm wählen die Option SchoolExpert (alte Version) oder SchoolExpert (Version 160) aus. Klicken Sie dann auf Weiter. Wählen Sie für die Quelldatei den Konvertierungstyp Schüler und die zuvor aus SchoolExpert exportierte Datei für die Schülerdaten aus. Klicken Sie auf Weiter.

105 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Geben Sie den gewünschten Namen der Zieldatei an und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie auf Starten, um die Konvertierung zu starten. Wiederholen Sie die Schritte 3-5 analog für die Klassen- und Lehrerdatei Schritt 3: Daten nach Magellan importieren Die im Schritt erzeugten Dateien entsprechen jetzt dem Magellan-Importformat für Schüler-, Klassen- und Lehrerdaten. Diese Dateien müssen Sie jetzt über den Magellan-Administrator nach Magellan importieren. Wie Sie dazu vorgehen müssen, erfahren Sie im Kapitel Magellan- Importformat Importierte Felder SchoolExpert (alte Version) Folgende Felder werden aus dem aus SchoolExpert (alteversion) exportierten Format in die Schüler-, Klassen- bzw. Lehrerdatei des Magellan-Importformates übernommen: Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Schueler.xls 1 Klasse Klasse 2 Name Nachname 3 Vorname Vorname 4 Geschlecht Geschlecht 5 Strasse Strasse 6 PLZ PLZ 7 Wohnort Ort 8 Gemeindeschluessel Gemeinde 9 Telefon Telefon 10 Mobiltelefon Mobil 11 E_Mail 12 Geburtsort Geburtsort 13 Geburtsdatum Geburtsdatum 14 Einschulungsdatum Grundschuleintritt 15 Eintrittsdatum ZugangAm 16 Staatsangehoerigkeit Staatsangeh1 17 Staatsangehoerigkeit2 Staatsangeh2 18 Religionszugehoerigkeit Konfession Feldname im Magellan-Importformat (Schülerdaten)

106 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 106 Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Schueler.xls 19 Funktion1 Funktion1 20 Funktion2 Funktion2 21 Erzieher1_Art Sorge1Verhaeltnis 22 Erzieher1_Name Sorge1Nachname 23 Erzieher1_Vorname Sorge1Vorname 24 Erzieher1_Strasse Sorge1Strasse 25 Erzieher1_PLZ Sorge1PLZ 26 Erzieher1_Wohnort Sorge1Ort 27 Erzieher1_Telefon_Privat Sorge1TelefonPrivat 28 Erzieher1_Telefon_Firma Sorge1TelefonBeruf 29 Erzieher1_Mobiltelefon Sorge1Mobil 30 Erzieher1_E_Mail Sorge1 31 Erzieher2_Art Sorge2Verhaeltnis 32 Erzieher2_Name Sorge2Nachname 33 Erzieher2_Vorname Sorge2Vorname 34 Erzieher2_Strasse Sorge2Strasse 35 Erzieher2_PLZ Sorge2PLZ 36 Erzieher2_Wohnort Sorge2Ort 37 Erzieher2_Telefon_Privat Sorge2TelefonPrivat 38 Erzieher2_Telefon_Firma Sorge2TelefonBeruf 39 Erzieher2_Mobiltelefon Sorge2Mobil 40 Erzieher2_E_Mail Sorge2 41 Fremdsprache1 Fremdsprache1 42 Fremdsprache1_von Fremdsprache1Von 43 Fremdsprache1_bis Fremdsprache1Bis 44 Fremdsprache2 Fremdsprache2 45 Fremdsprache2_von Fremdsprache2Von 46 Fremdsprache2_bis Fremdsprache2Bis 47 Fremdsprache3 Fremdsprache3 48 Fremdsprache3_von Fremdsprache3Von Feldname im Magellan-Importformat (Schülerdaten)

107 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 107 Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Schueler.xls 49 Fremdsprache3_bis Fremdsprache3Bis 50 Fremdsprache4 Fremdsprache4 51 Fremdsprache4_von Fremdsprache4Von 52 Fremdsprache4_bis Fremdsprache4Bis 53 Krankenkasse Krankenkasse Feldname im Magellan-Importformat (Schülerdaten) Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Lehrer.xls 1 Kurzform Kuerzel 2 Personalnummer PersonalNr 3 Name Nachname 4 Vorname Vorname 5 Geburtsname Geburtsname 6 Anrede Anrede 7 Strasse Strasse 8 PLZ PLZ 9 Wohnort Ort 10 Telefon_privat Telefon 11 Telefax_privat Telefax 12 Mobiltelefonnummer Mobil 13 E_Mail 14 Geschlecht Geschlecht 15 Geburtdatum Geburtsdatum 16 Familienstand Ehestand 17 Staatsaneghörigkeit Staatsangeh 18 Religionszugehörigkeit Konfession 19 Amtsbezeichnung Amstbez 20 Beschaeftigungsverh Beschaeftverh 21 Zugang_am ZugangAm 22 Zugnagsart ZugangGrund Feldname im Magellan-Importformat (Lehrerdaten)

108 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 108 Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Lehrer.xls 23 Abgangsart AbgangGrund Feldname im Magellan-Importformat (Lehrerdaten) Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Klasse.xls 1 Klasse Kuerzel 2 Klassenleiter Klassenlehrer1 3 Klassenleiter2 Klassenlehrer2 SchoolExpert (Version 160) Feldname im Magellan-Importformat (Klassendaten) Folgende Felder werden aus dem aus SchoolExpert (Version 160) exportierten Format in die Schüler-, Klassen- bzw. Lehrerdatei des Magellan-Importformates übernommen: Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Schueler.xls 1 Klasse Klasse 2 Name Nachname 3 Vorname Vorname 4 Geschlecht Geschlecht 5 Strasse Strasse 6 PLZ PLZ 7 Wohnort Ort 8 Geburtsname Geburtsname 9 Telefon Telefon 10 Mobiltelefon Mobil 11 E_Mail 12 Geburtsort Geburtsort 13 Geburtsdatum Geburtsdatum 14 Einschulungsdatum Grundschuleintritt 15 Eintrittsdatum ZugangAm 16 Staatsangehoerigkeit Staatsangeh1 17 Muttersprache Muttersprache 18 Religionszugehoerigkeit Konfession 19 Funktion1 Funktion1 Feldname im Magellan-Importformat (Schülerdaten)

109 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 109 Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Schueler.xls 20 Funktion2 Funktion2 21 Erzieher1_Art Sorge1Verhaeltnis 22 Erzieher1_Name Sorge1Nachname 23 Erzieher1_Vorname Sorge1Vorname 24 Erzieher1_Strasse Sorge1Strasse 25 Erzieher1_PLZ Sorge1PLZ 26 Erzieher1_Wohnort Sorge1Ort 27 Erzieher1_Telefon_Privat Sorge1TelefonPrivat 28 Erzieher1_Telefon_Firma Sorge1TelefonBeruf 29 Erzieher1_Mobiltelefon Sorge1Mobil 30 Erzieher1_E_Mail Sorge1 31 Erzieher2_Art Sorge2Verhaeltnis 32 Erzieher2_Name Sorge2Nachname 33 Erzieher2_Vorname Sorge2Vorname 34 Erzieher2_Strasse Sorge2Strasse 35 Erzieher2_PLZ Sorge2PLZ 36 Erzieher2_Wohnort Sorge2Ort 37 Erzieher2_Telefon_Privat Sorge2TelefonPrivat 38 Erzieher2_Telefon_Firma Sorge2TelefonBeruf 39 Erzieher2_Mobiltelefon Sorge2Mobil 40 Erzieher2_E_Mail Sorge2 41 Fremdsprache1 Fremdsprache1 42 Fremdsprache1_von Fremdsprache1Von 43 Fremdsprache1_bis Fremdsprache1Bis 44 Fremdsprache2 Fremdsprache2 45 Fremdsprache2_von Fremdsprache2Von 46 Fremdsprache2_bis Fremdsprache2Bis 47 Fremdsprache3 Fremdsprache3 48 Fremdsprache3_von Fremdsprache3Von 49 Fremdsprache3_bis Fremdsprache3Bis Feldname im Magellan-Importformat (Schülerdaten)

110 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 110 Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Schueler.xls 50 Fremdsprache4 Fremdsprache4 51 Fremdsprache4_von Fremdsprache4Von 52 Fremdsprache4_bis Fremdsprache4Bis 53 Krankenkasse Krankenkasse Feldname im Magellan-Importformat (Schülerdaten) Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Lehrer.xls 1 Kurzform Kuerzel 2 Personalnummer PersonalNr 3 Name Nachname 4 Vorname Vorname 5 Geburtsname Geburtsname 6 Anrede Anrede 7 Strasse Strasse 8 PLZ PLZ 9 Wohnort Ort 10 Telefon_privat Telefon 11 Telefax_privat Telefax 12 Mobiltelefonnummer Mobil 13 E_Mail 14 Geschlecht Geschlecht 15 Geburtdatum Geburtsdatum 16 Familienstand Ehestand 17 Staatsaneghörigkeit Staatsangeh 18 Religionszugehörigkeit Konfession 19 Amtsbezeichnung Amstbez 20 Beschaeftigungsverh Beschaeftverh 21 Zugang_am ZugangAm 22 Zugnagsart ZugangGrund 23 Abgangsart AbgangGrund Feldname im Magellan-Importformat (Lehrerdaten)

111 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 111 Nr. Feldname bei SchoolExpert- Exportdatei Klasse.xls 1 Klasse Kuerzel 2 Klassenleiter Klassenlehrer1 3 Klassenleiter2 Klassenlehrer2 Feldname im Magellan-Importformat (Klassendaten)

112 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite SIBANK Der Import der SIBANK-Daten nach Magellan erfolgt über die 32-Bit-ODBC-Schnittstelle von Microsoft. Über den ODBC-Treiber greift der Magellan-Administrator direkt auf Dateien im Datenverzeichnis von SIBANK zu. Beim Import der Daten aus SIBANK werden alle zu importierenden Daten als neue Daten für Magellan aufgefasst. Die nachfolgenden Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm SIBANK nach Magellan. 17. Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Bevor Sie eine leere Datenbank erzeugen, müssen Sie das Programm Magellan installiert haben. Anschließend erzeugen Sie eine leere Datenbank inkl. Schlüsseltabellen wie folgt: 3. Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenbankpflege. Wählen Sie die Option Datenbankinhalte löschen. Klicken Sie auf OK, um mit dem Erzeugen einer neuen Datenbank zu beginnen. ACHTUNG Ihre bisherige Datenbank wird dabei gelöscht! Über die Optionen können Sie angeben, ob Sie die Schlüsselverzeichnisse bzw. Postleitzahlen beibehalten wollen. 17. Schritt 2: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen In der neu erzeugten Magellan-Datenbank muss mindestens ein Zeitraum und ein Mandant eingetragen werden. Die aktuellen Schülerdaten aus SIBANK werden in Magellan zeitraum- und mandantenbezogen abgelegt. Dementsprechend muss beim Import festgelegt werden, zu welchem Zeitraum und zu welchem Mandanten die Daten zugeordnet werden. Sinnvollerweise sollten in Magellan je ein Zeitraum für das und das Halbjahr des aktuellen Schuljahres eingetragen werden. Zum Eintragen eines Zeitraums und eines Mandanten in Magellan gehen Sie wie folgt vor Rufen Sie Magellan auf. Rufen Sie das Menü Verzeichnisse und dann den Menüpunkt Zeiträume auf. Fügen Sie im Dialogfenster Verzeichnis der Zeiträume die gewünschten Zeiträume ein. Tragen Sie unter Ansicht und dann Mandanten einen Mandanten ein. Die ist im Regelfall Ihre eigene Schule.

113 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Verlassen Sie Magellan Schritt 3: Statistikschlüssel und Postleitzahlen importieren Nachdem eine neue leere Datenbank erzeugt worden ist, müssen Sie die Statistikschlüssel und die Postleitzahlen importieren, wenn Sie diese vor dem Löschen der Datenbank in Schritt 1 nicht beibehalten haben. Zum Import der Schlüssel und der Postleitzahlen gehen Sie wie folgt vor: 3. Wählen Sie dazu Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Schlüsselverzeichnisse importieren. Wählen Sie anschließend die Option Postleitzahlverzeichnis importieren Schritt 4: SIBANK-Schlüssel und Magellan- Schlüsselverzeichnisse anpassen Schlüssel Die Schlüssel in SIBANK müssen dabei den Schlüsselverzeichnissen in Magellan entsprechen! Nur bei einer Übereinstimmung der jeweiligen Schlüssel können die Daten aus SIBANK korrekt in Magellan eingelesen werden Schritt 5: SIBANK-Daten importieren Sie haben nun alle Voraussetzungen für den Import erfüllt und können mit dem eigentlichen Import der SIBANK-Daten beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Daten aus Verwaltungsprogrammen importieren. Wählen Sie dabei im Auswahlfeld die Option SIBANK (Niedersachsen) und klicken Sie dann auf Start. Geben Sie im Dialogfenster Importiere SIBANK den Ordner der SIBANK-Daten an, wählen Sie einen Zeitraum, denen die aktuellen SIBANK-Daten zugeordnet werden sollen (z.b. " Halbjahr 02/03" oder " Halbjahr 02/03"). Klicken Sie dann auf OK. Der Import kann je nach Hardwarekonfiguration und Umfang Ihrer SIBANK-Daten mehrere Minuten dauern. Nach Abschluss des Imports können Sie den Magellan-Administrator wieder verlassen.

114 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite SPlan Die Datenübernahme aus dem Schulverwaltungsprogramm SPlan ermöglicht je nach Version verschiedene Daten nach Magellan zu übernehmen. Aktuell unterstützen wir die Konvertierung von SPlan Auf Anfrage ermöglichen wir Ihnen die Konvertierung und Übernahme weiterer SPlan Versionen nach Magellan. SPlan Daten werden über den Export der Daten aus SPlan übernommen. Somit stehen für den Import auch nur die Daten zur Verfügung, die SPlan in diese Datei(en) exportiert. Die SPlan Exportdateien werden über den Magellan-Importformatkonverter ausgelesen und in das Magellan-Importformat konvertiert. Danach können die Daten in diesem Standardformat nach Magellan importiert werden. Die nachfolgenden Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Export, die Konvertierung und den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm SPlan nach Magellan. Der Import erfolgt in fünf Schritten: Vorbereiten der Magellan-Datenbank und Daten Export der Daten aus SPlan. Konvertieren in das Magellan-Importformat. Manuelle Anpassungen Import der Daten nach Magellan 18. Übersicht der Importdateien und Magellan-Importformate Importdatei IBIS-Datenbank Beschreibung sorgebe.import.csv SCHULEXP.CSV Enthält die Stammdaten der Sorgeberechtigten schueler.import.csv SCHULEXP.CSV Enthält die Stammdaten der Schüler schueler_sorgebe.import.csv SCHULEXP.CSV Enthält die Zuordnung der Sorgeberechtigten zu den Schülern Weitere Bedingung: Import der sorgebe.import.csv Import der schueler.import.csv

115 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 1: Vorbereiten der Magellan-Datenbank und Daten Für den Import von Daten muss die Magellan-Datenbank vorbereitet werden. Magellan-Datenbank leeren Üblicherweise liefert STÜBER SYSTEMS eine Datenbank mit Beispielinhalten. Diese Daten müssen vor dem Import gelöscht werden. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor. Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenbankpflege und führen Sie Datenbankinhalt löschen aus. Es werden alle Beispieldaten, Schlüsselverzeichnisse und Postleitzahlen gelöscht. Schlüsselverzeichnisse importieren Importieren Sie die in Magellan mitgelieferten Schlüsselverzeichnisse für Ihr Bundesland nach Magellan. Gehen Sie dabei wie folgt vor. 3. Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Schlüsselverzeichnisse importieren aus. Geben Sie als Parameter ihr Bundesland, Ihre Schulart, den Mandanten und Alle Kataloge an. Nach dem Import der Schlüsselverzeichnisse wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Postleitzahlen importieren aus. Geben Sie als Parameter ihr Land/Bundesland und den Mandanten an. Daten vorbereiten Die in SPlan exportierten Daten sind in einigen Feldern Langbezeichnungen. Bei Feldern, die auf Schlüsselverzeichnisse verweisen wird für den Import aber ein Kürzel benötigt. Sie sollten sich nach dem Export der Daten diese in einem Texteditor ansehen und die entsprechenden Felder entweder bereits in SPlan entsprechend dem Magellan-Importformat bzw. der Schlüsselverzeichnisse Ihres Bundeslandes abändern und den Export wiederholen oder nach der Konvertierung der Daten in den Dateien des Magellan-Importformats ändern. Ein Beispiel sind die Länderbezeichnungen der Staatsangehörigkeit. Dort exportiert SPlan für Deutschland den Wert Deutschland. In Magellan werden Geburtsländer aus dem Verzeichnis Staatsagenhoerigkeiten ausgelesen, dessen Wert für die Eindeutigkeit das Kürzel darstellt. Das Kürzel für Deutschland ist in den meisten Fällen der statistische Schlüssel 000. Für diesen Fall korrigiert der Importformat Konverter den Wert Deutschland nach 000, dies kann aber nicht für alle anderen möglichen Länderbezeichnungen und eventuellen Werte anderer Importfelder, die auf weitere Schlüsselverzeichnisse geschehen. Aus diesem Grunde muss manuell vorbereitet, oder nach der Konvertierung nachgebessert werden Schritt 2: Export der Daten aus SPlan Je nach SPlan-Version können Sie die Daten in das CSV-Format oder als Exceldatei abspeichern. Das CSV-Format wird bevorzugt. Zum Export der Daten gehen Sie in S-Plan wie folgt vor:

116 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Rufen Sie SPlan auf. Wählen Sie den Bereich Schüler. Wählen Sie Bearbeiten, dann Filter und Export, dann Export Gesamtdaten und dann Alle Schüler der Schule (CSV). Ab der SPLAN2005 Version ist es möglich Betriebe und Schuldaten nach Magellan zu übernehmen. Zum Export der Betriebe und Schuldaten gehen Sie in SPlan wie folgt vor: Rufen Sie SPlan auf. Wählen Sie den Bereich Betriebe & Schulpartner. Wählen Sie Bearbeiten, dann Filter und Export, dann Export aller Daten. WICHTIG Wenn Sie die Daten als Excel Datei exportieren, muss für die Konvertierung der Daten Excel auf dem Rechner installiert sein Schritt 3: Konvertieren in das Magellan-Importformat Navigieren Sie im Importformatkonverter über die Schalflächen Zurück und Weiter, um zu den entsprechenden Seiten des Assistenten zu gelangen Starten Sie den Magellan-Importformatkonverter über den Explorer. Rufen Sie dazu die Datei MagellanIFConv.exe im Programmordner von Magellan (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 6\MagellanIFConv.exe). Seite Anwendung In der Auwahlbox für das Programm wählen Sie SPlan aus und das verwendete Trennzeichen der CSV-Datei. Seite Quelle/Ziel Wählen Sie für die Quelldatei den Konvertierungstyp Schulexport und die zuvor aus SPlan exportierte Datei aus. Seite Quelle/Ziel Geben Sie in das untere Feld den Pfad an, in dem die konvertierten Magellan- Importformat Dateien abgespeichert werden sollen. Seite Der Assistent ist bereit Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Konvertierung zu starten. Nach der Konvertierung liegen die Magellan-Importformat Dateien im.csv-format in dem von Ihnen angegebenen Dateipfad Schritt 4: Manuelle Anpassungen Konvertieren der SPlan Daten in das Magellan-Importformat bedeutet, dass Sie Textdateien im CSV- Format erhalten. Diese Textdateien können mit einem Texteditor oder einem Tabellenkalkulationsprogramm (Wir empfehlen Libre- oder OpenOffice wg. der Unterstützung des CSV-Formats) öffnen und bearbeiten. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit sich die Daten vor dem Import anzusehen und ggf. Änderungen manuell einzubringen. Wie unter Daten vorbereitendaten vorbereiten bereits beschrieben können Sie hier ggf. Daten die nicht korrekt importiert würden korrigieren.

117 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Schritt 5: Daten nach Magellan importieren 3. Starten Sie den Magellan-Administrator. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Daten über Magellan-Importformat importieren aus. Lesen Sie bitte im Kapitel Magellan-Importformat auf der Seite 11, wie Sie die Daten korrekt nach Magellan importieren Übersicht der unterstützten SPlan Daten und Importfelder In der nachfolgend aufgelisteten Tabelle erhalten Sie eine Übersicht der Daten, die für den Import von SPlan nach Magellan über das allgemeine Importformat und dem Importformatkonverter bereits unterstützt werden. Ausgenommen sind zusätzliche Felder, die Sie evtl. manuell in die Importdateienhinzufügen. Für die Konvertierung/Import benötigte Pflichtfelder werden hervorgehoben dargestellt. SCHULEXP.CSV In der SCHULEXP.CSV Datei befinden sich die Stammdaten der Schüler, Sorgeberechtigte und die Verbindung zu Schüler-Sorgeberechtigten. Feld in der Datei Bedeutung Anmerkung zur Übernahme Anrede Anrede des Schülers Herrn und Frau wird konvertiert Name Vorname GebDat Geburtsname GebOrt GebLandKreis Strasse PLZOrt Ortsteil Telefon Staat Geschlecht Nachname des Schülers Vorname des Schülers Geburtsdatum des Schülers Geburtsname des Schülers Geburtsort des Schülers Geburtsland des Schülers Strasse des Schülers PLZ und Ort des Schülers Ortsteil des Schülers Telefon des Schülers Wohnort Land des Schülers Geschlecht des Schülers PLZ und Ort werden getrennt, wenn die ersten 5 Zeichen Zahlen sind, Beispiel: Ortsname, ansonsten wird der komplette Wert beim Ort gespeichert. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Staatsangehörigkeiten erwartet.

118 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 118 Feld in der Datei Bedeutung Anmerkung zur Übernahme Nation Konfession ReligUnterIn DatRelAbmeld Vorbildung DatumEinschl DatEntlassung Aussiedler Sprache1 Sprache2 Sprache3 EintrGrundAm Wahlfach1 Wahlfach2 Wahlfach3 Wahlfach4 privat Staatsangehörigkeit des Schülers Konfession des Schülers Teilnahme am Religionsunterricht Von-Datum der Abmeldung am Religionsunterricht Höchster allgemeinbildender Abschluss Datum des Zugangs des Schülers an der Schule Datum der Entlassung des Schülers von der Schule Aussiedlerstatus des Schülers Fremdsprache Fremdsprache 3. Fremdsprache Datum des Grundschuleintritts Wahlfach Wahlfach 3. Wahlfach 4. Wahlfach -Adresse des Schülers Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Staatsangehörigkeiten erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Konfessionen erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Religion (Teilnahmen) erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Abschluesse (extern) erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Faecher erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Faecher erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Faecher erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Faecher erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Faecher erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Faecher erwartet. Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis Faecher erwartet.

119 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 119 Feld in der Datei Bedeutung Anmerkung zur Übernahme ArtEltern1, ArtEltern2 Sorgeberechtigten Verhältnis zum Schüler Aktuell werden die Verhältnisse wie folgt konvertiert: TitelEltern1, TitelEltern2 NameEltern1, NameEltern2 VornameEltern1, VornameEltern2 StrasseEltern1, StrasseEltern2 PLZOrtEltern1, PLZOrtEltern2 TelefonEltern1, TelefonEltern2 Anrede des Sorgeberechtigten Nachname des Sorgeberechtigten Vorname des Sorgeberechtigten Strasse des Sorgeberechtigten PLZ und Ort des Sorgeberechtigten Private Telefonnummer des Sorgeberechtigten V M E Vater Mutter Eltern PLZ und Ort werden getrennt, wenn die ersten 5 Zeichen Zahlen sind, Beispiel: Ortsname, ansonsten wird der komplette Wert beim Ort gespeichert.

120 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite WinSchool Der Import der WinSchool-Daten nach Magellan ist möglich für die Versionen: WinSchool 7 WinSchool 2000/2004 WinSchool SQL Beim Import der Daten aus WinSchool werden alle zu importierenden Daten als neue Daten für Magellan aufgefasst. Die nachfolgenden Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm WinSchool nach Magellan. 19. Schritt 1: Installation einer leeren Datenbank Bevor Sie eine leere Datenbank erzeugen, müssen Sie das Programm Magellan installiert haben. Anschließend erzeugen Sie eine leere Datenbank inkl. Schlüsseltabellen wie folgt: 3. Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenbankpflege. Wählen Sie die Option Datenbankinhalte löschen. Klicken Sie auf OK, um mit dem Erzeugen einer neuen Datenbank zu beginnen. ACHTUNG Ihre bisherige Datenbank wird dabei gelöscht! Über die Optionen können Sie angeben, ob Sie die Schlüsselverzeichnisse bzw. Postleitzahlen beibehalten wollen. 19. Schritt 2: Mandanten und Zeitraum in Magellan anlegen In der neu erzeugten Magellan-Datenbank muss mindestens ein Zeitraum und ein Mandant eingetragen werden. Die aktuellen Schülerdaten aus WinSchool werden in Magellan zeitraum- und mandantenbezogen abgelegt. Dementsprechend muss beim Import festgelegt werden, zu welchem Zeitraum und zu welchem Mandanten die Daten zugeordnet werden. Sinnvollerweise sollten in Magellan je ein Zeitraum für das und das Halbjahr des aktuellen Schuljahres eingetragen werden. Zum Eintragen eines Zeitraums und eines Mandanten in Magellan gehen Sie wie folgt vor. 3. Rufen Sie Magellan auf. Rufen Sie das Menü Verzeichnisse und dann den Menüpunkt Zeiträume auf. Fügen Sie im Dialogfenster Verzeichnis der Zeiträume die gewünschten Zeiträume ein.

121 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Tragen Sie unter Ansicht und dann Mandanten einen Mandanten ein, dass ist im Regelfall Ihre eigene Schule. Verlassen Sie Magellan Schritt 3: Postleitzahlen importieren Nachdem eine neue leere Datenbank erzeugt worden ist, müssen Sie die Statistikschlüssel und die Postleitzahlen importieren, wenn Sie diese vor dem Löschen der Datenbank in Schritt 1 nicht beibehalten haben. Zum Import der Schlüssel und der Postleitzahlen gehen Sie wie folgt vor: 3. Wählen Sie dazu Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Schlüsselverzeichnisse importieren. Wählen Sie anschließend die Option Postleitzahlverzeichnis importieren Schritt 4: WinSchool-Daten importieren Sie haben nun alle Voraussetzungen für den Import erfüllt und können mit dem eigentlichen Import der WinSchool-Daten beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 3. Rufen Sie den Magellan-Administrator auf. Wählen Sie Ansicht und dann Datenimporte. Wählen Sie die Option Daten aus Verwaltungsprogrammen importieren. Wählen Sie dabei im Auswahlfeld die Option WinSchool und klicken Sie dann auf Start. Im folgenden Assistenten wählen Sie die verwendete WinSchool Version aus. Sie wählen zwischen WinSchool 7, WinSchool 2000/2004 oder WinSchool SQL. Geben Sie anschließend den Mandanten und den Zeitraum aus, in die die Daten übertragen werden sollen und bestätigen mit OK.

122 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Für WinSchool 7 oder WinSchool 2000/2004: Geben Sie im Dialogfenster Importiere WinSchool den Ordner der WinSchool-Daten an. Klicken Sie dann auf OK. Für WinSchool SQL: Geben Sie bitte den Namen ihres Hosts und den Namen Ihres SQL-Servers an. E wird automatisch auf die wsdata.mdf zugegriffen. Klicken Sie anschließend auf OK.

123 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 123 Der Import kann je nach Hardwarekonfiguration und Umfang Ihrer WinSchool-Daten mehrere Minuten dauern. Nach Abschluss des Imports können Sie den Magellan-Administrator wieder verlassen Importierte Felder Folgende Felder werden aus dem aus WinSchool 7/WinSchool 2000/2004 oder WinSchool SQL exportierten Format in die Schülerdatei des Magellan-Importformates übernommen: Nr. Feldname bei Win- SchoolExportdatei Lehrer: 1 Kürzel Kuerzel 2 Name Nachname 3 Vorname Vorname 4 Geschlecht Geschlecht 5 Geburtsdatum Geburtsdatum 6 Straße Strasse 7 PLZ PLZ 8 Ort Ort Feldname im Magellan- Importformat (Schülerdaten)

124 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 124 Nr. Feldname bei Win- SchoolExportdatei 9 Telefon Telefon 10 Telefax Telefax Kfz1 KFZ1 13 Kfz2 KFZ2 14 Staatsangehörigkeit Staatsangeh 15 Konfession Konfession Feldname im Magellan- Importformat (Schülerdaten) 16 PersonalNr Personalnummer Betriebe: 17 Kürzel Kuerzel 18 Name1 Name1 19 Name2 Name2 20 Straße Strasse 21 PLZ PZ 22 Ort Ort 23 Telefon Telefon 24 Telefax Telefax 25 Bemerkungen Bemerkung Klassen: 26 Kurzform Kuerzel 27 Bezeichnung Langname1 28 Bemerkungen Bemerkung Klassenzeiträume: Klassenlehrer Klassenlehrervertreter Sorgeberechtigte: Klassenleiter1 Klassenleiter2 31 Name Nachname 32 Vorname Vorname 33 Anrede Anrede 34 Strasse Strasse

125 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 125 Nr. Feldname bei Win- SchoolExportdatei 35 PLZ PLZ 36 Wohnort Ort 37 Telefon TelefonPrivat Beruf Beruf 40 Schüler: 41 Name Nachname 42 Vorname Vorname 43 Geschlecht Geschlecht 44 Geburtsdatum Geburtsdatum 45 Geburtsort Geburtsort 46 Strasse Strasse 47 PLZ PLZ 48 Wohnort Ort 49 Telefon Telefon 50 Telefax Telefax Tutor Tutor 53 Staat Staatsangeh1 54 Kfz1 KFZ 55 Aussiedler Aussiedler 56 Bafög Bafoeg 57 Gastschüler Gastschueler 58 Aufnahmedatum ZugangAm 59 Entlassungsdatum AbgangAm 60 Bemerkung Bemerkung 64 Klasse Klasse 66 Ausbildungsbetrieb Betrieb Feldname im Magellan- Importformat (Schülerdaten)

126 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite WinSV Die nachfolgenden Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm WinSV in Bayern nach Magellan. Der Import erfolgt in drei Schritten: 3. Hinweis Export der Daten aus WinSV. Konvertieren der Textdateien in das Magellan-Importformat über ein Konvertierprogramm. Import der Dateien im Magellan-Importformat nach Magellan. Das Konvertierprogramm für die aus WinSV erzeugten Textdateien in das Magellan-Importformat wurde freundlicherweise von der Berufsschule Lichtenfels durch Herrn Gauglitz zur Verfügung gestellt. Es wird im Rahmen der Magellan-Installation mit installiert. Für dieses Programm übernimmt STÜBER SYSTEMS keinen Support. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte direkt an die Berufsschule in Lichtenfels. 20. Schritt 1: Export der Daten aus WinSV Zum Export der Daten gehen Sie in WinSV wie folgt vor: Rufen Sie WinSV auf und versichern Sie sich, dass Sie sich im Einzelplatzmodus befinden. Wählen Sie das Pflegemenü aus und rufen Sie dort das Dienstprogramme-Menü auf. 3. Unter Dienstprogramme wählen Sie den Datenexport 4. Für das Datenformat wählen Sie Delimited (tabs) und unter Datenexport den Punkt Felder von Dateiformat laden aus. 5. Für den Export der Schülerdatei wählen Sie DSchueler aus und bestätigen dies mit OK. Anschließend starten Sie den Export mit dem Button Start. 6. Wählen Sie ein Verzeichnis und geben Sie einen Namen für die Exportdatei an. 7. Gehen Sie für die Klassen- und Betriebedaten analog vor.

127 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite 127 Daten mehrerer Schulen Wenn die aus WinSV exportierten Dateien Daten mehrerer Schulen enthalten, müssen Sie die Schüler und Klassen, die nicht in Magellan importiert werden sollen, herauslöschen. Die Staatliche Berufsschule Lichtenfels wird voraussichtlich das Umsetzprogramm erweitern, so dass dort die Daten für jede Schule selektiert werden können. 20. Schritt 2: Konvertieren der Exportdatei in das Magellan- Importformat Die aus WinSV exportierten Dateien müssen jetzt in das Magellan-Importformat für Schüler-, Klassenund Betriebedaten gebracht werden. Dies erfolgt mit dem Programm UmsetzungWinSVMagellan der Berufsschule Lichtenfels. Starten Sie das Umsetzungsprogramm über den Explorer. Rufen Sie dazu die Datei UmsetzungWinSVMagellan.exe im Programmordner von Magellan (z.b. C:\Stueber Software\Magellan 5\UmsetzungWinSVMagellan.exe). Nach dem Aufruf des Programms sehen Sie folgendes Fenster: Suchen Sie die Exportdatei von WinSV, wählen Sie den Pfad und geben Sie einen Namen für die zu erzeugende Magellan-Importdatei an.

128 Magellan IMPORT 28/05/2015 Seite Dies können Sie für die Schüler-, Klassen- und Betriebedatei gleichzeitig durchführen.