Ancillary Services Benutzerhandbuch

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2 Allgemeine Informationen Version: Ancillary Services/2012 Kontakt: TraviAustria, Datenservice für Reise und Touristik GmbH & Co. Nfg. KG Dresdner Straße Wien, Austria T: F: W: Über TraviAustria TraviAustria, eine Tochter der Austrian Airlines, ist der österreichische IT-Trendsetter im Tourismusbereich. Aufbauend auf unsere langjährige Tourismus-Erfahrung und gemeinsam mit unserem Partner Travelport entwickeln wir maßgeschneiderte und innovative Lösungen am Puls der Branche. Als Partner von Reisebüros und Veranstaltern stellen wir mit unseren Systemen täglich die Abwicklung von tausenden Reisebuchungen in Zentraleuropa sicher. Weitere Informationen zu TraviAustria finden Sie unter Copyright 2012 by TraviAustria, all rights reserved. Die Verwertung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne Zustimmung von TraviAustria urheberrechtswidrig und strafbar. Dies gilt auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmung und für die Verarbeitung mit elektronischen Systemen. 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Über dieses Dokument Einleitung Ihre Vorteile Ancillary Services Katalog Filteroptionen für Ancillary Services Katalog Detaillierte Anzeige des Ancillary Services Buchen von Ancillary Services SeatMap+ - Buchen von kostenpflichtigen Sitzplätzen Abrechnung von Ancillary Services Stornieren von Ancillary Services Ändern von Ancillary Services Liste Standardgruppen und Untergruppen der Ancillary Services

4 1. Über dieses Dokument Eine Vielzahl von Fluggesellschaften bieten Nebenleistungen gegen eine Zusatzgebühr an. Travelport war in den letzten Jahren darum bemüht die Buchbarkeit dieser Angebote Reisebüroagenten via GDS zu ermöglichen. Es ist nun möglich die kostenpflichtigen Zusatzleistungen von Fluglinien direkt im GDS anzuzeigen, sowie zu buchen und somit dem Reisenden nicht nur eine detaillierte Aufstellung seiner anfallenden Flugkosten zu geben, sondern diese ebenfalls sofort über EMD (Electronic Miscellaneous Document) zu verrechnen. Dieses Dokument beschreibt die Funktionalität Anzeige und Buchbarkeit von Ancillary Services im GDS Galileo. 2. Einleitung Ähnlich wie bereits auf Websites von Low Cost Carriern können Fluglinien via CRS & Schnittstellen zusätzliche gebührenpflichtige Features oder andere Angebote hinterlegen, welche direkt über GDS Galileo buchbar sind, ohne die Notwendigkeit andere direkte Vertriebswege einzuschalten. Die angebotenen optionalen Leistungen im GDS Galileo, sind abhängig von der jeweiligen Fluggesellschaft, sowie vom Point of Sale Ihre Vorteile æ Die Anzeige von Industry Standard Merchandising (ISM) Inhalten ermöglicht Reisebüroagenten schnell und einfach auf Informationen in ihrem bereits vorhandenen Standardbuchungsablauf zu zugreifen ohne das System oder die Buchungsoberfläche zu verlassen. Der Zeitaufwand um eventuelle Zusatzkosten für den Reisenden ausfindig zu machen wird somit minimiert. æ Reisebüroagenten sind in der Lage ihre Kunden von den Gesamtkosten der Reise zu informieren. So dass Reisende sicher sein können, welche Leistungen bereits im Preis enthalten sind und welche Zusatzkosten anfallen. æ Die Travelport Merchandising Lösung verbessert die Qualität der Beratung, steigert die Kundenzufriedenheit und das Potenzial für Folgeaufträge. Hinweis: einige Fluggesellschaften stellen Ancillary Services bereits im GDS Galileo dar, können jedoch noch nicht verkauft werden. Das kann darauf zurückzuführen sein, dass einzelne Fluggesellschaften noch nicht die Abrechnung von Zusatzleistungen über EMD unterstützen. 3. Ancillary Services Katalog Der Ancillary Services Katalog einer Fluggesellschaft kann mittels unabhängiger Eingabe oder in Verbindung mit einer Preisabfrage aufgerufen werden und gibt Aufschluss über die zusätzlichen verfügbaren kostenpflichtigen Dienstleistungen. 4

5 Folgende Formate dienen der Darstellung eines Ancillary Services Katalogs und können nach Abschluss einer Buchung angewandt werden. Eingabe DAS* /DAS* /DASO Verwendung Darstellung einer Liste aller Optional Services in Verbindung mit einer Preisabfrage (z.b.: FQ/DAS*) in Verbindung mit einer Preisabfrage oder nach Fare Quote einer Buchung **CARRIER MAY OFFER ADDITIONAL SERVICES**SEE >FQ/DASO Ergebnis: ADDITIONAL SVC FOR DETAIL >DAS*L LN CXR DESCRIPTION PTC AMNT CUR M T SEG F 1 A3 EXCESS BAGGAGE ADT EUR N F 01 In Verbindung mit einer Preisabfrage: >FQ/DAS* PSGR FARE TAXES TOTAL PSG DES FQG 1 EUR ADT GUARANTEED AT TIME OF TICKETING GRAND TOTAL INCLUDING TAXES **** EUR **ADDITIONAL FEES MAY APPLY**SEE >FO ADT LAST DATE TO PURCHASE TICKET: 23AUG13 ADT E-TKT REQUIRED ADT TICKETING AGENCY XZ1 ADT DEFAULT PLATING CARRIER A3 BAGGAGE ALLOWANCE ADT A3 VIEATH 2PC BAG 1 - BAGGAGE CHARGES DATA NOT AVAILABLE BAG 2 - BAGGAGE CHARGES DATA NOT AVAILABLE CARRY ON- CARRY ON DATA NOT AVAILABLE MYTRIPANDMORE.COM/BAGGAGEDETAILSA3.BAGG BAGGAGE DISCOUNTS MAY APPLY BASED ON FREQUENT FLYER STATUS/ ONLINE CHECKIN/FORM OF PAYMENT/MILITARY/ETC. ADDITIONAL SVC FOR DETAIL >DAS*L LN CXR DESCRIPTION PTC AMNT CUR M T SEG F 1 A3 EXCESS BAGGAGE ADT EUR N F 01 Bitte beachten Sie, dass die Eingabe einer Frequent Flyer Information vor Aufruf des Ancillary Services Katalog erfolgen sollte. Preisnachlässe werden oft für Kunden mit höherer Stellung vergeben. 5

6 Sind für den gebuchten Reiseverlauf keine Optional Services vorhanden, wird folgender Hinweis ausgegeben: * NO ADDITIONAL SERVICES OFFERED FOR THIS REQUEST Folgende Fehlermeldung erscheint, sobald eine falsche Eingabe zur Darstellung des Ancillary Services Katalog verwendet wurde: * INVALID FORMAT DAS* SEE >HELP DAS*í Sollte die Liste der Optional Services die Anzeigekapazität überschreiten, wird darauf hingewiesen eine Filteroption für den Katalog zu verwenden: *ADDL PRICING SOLUTIONS AND SVCS EXIST SPECIFIC ENTRY IS REQ* 3.1. Filteroptionen für Ancillary Services Katalog Die Katalogfilteroption steht Ihnen zur Verfügung um Gruppierungen von Services gezielt abzufragen. Eine Liste aller Standard-Gruppen und Untergruppen finden Sie am Ende dieses Dokumentes. Die Liste der verfügbaren Gruppen ist auch in den Hilfe Seiten unter >GC*606/147 vorhanden. Generell wird zwischen 4 Kategorien von Optional/Ancillary Services unterschieden: æ Merchandise (M) Promotion Stuff æ Ticket Related (T) Ticketbezogene Gebühren æ Flight Related (F) Flugbezogene Gebühren æ Rule Buster Service (R) Prepaid Service Eingabe DAS**x DAS*G-xx DAS*G-xx+xx DAS*G-xx-yy DAS*G-xx-yy+xx-yy DAS*G-xx-aa.bb Verwendung Abfrage einer bestimmten Kategorie Abfrage einer Gruppe Abfrage mehrerer Gruppen Abfrage einer Gruppe inklusive Untergruppe Abfrage mehrerer Gruppen inklusive Untergruppen Abfrage einer Gruppe mit mehreren Untergruppen Das System erlaubt ausschließlich die Abfrage von durch ATPCO definierten Gruppen. Sollte eine nicht definierte Gruppe abgefragt werden, erfolgt folgender Hinweis: * GROUP/SUBGROUP CODE INVALID SEE >HELP DASCí 6

7 Beispiel: /DAS*G-SA-EX _ Subgroup code (EX = Exit Row) _ Subgroup separator (-) _ Group Code (SA = Pre Reserved Seats) _ Group indicator _ Display Ancillary Services action code /DAS*G-BG+SA-EX _ Subgroup code (EX = Exit Row) _ Subgroup separator (-) _ Group Code (SA = Pre Reserved Seats) _ Group separator (+) _ Group code (BG = Baggage) - Group indicator _ Display Ancillary Services action code Ergebnis: ADDITIONAL SVC FOR DETAIL >DAS*L LN CXR DESCRIPTION PTC AMNT CUR M T SEG F 1* NZ BUNDLE ONE ADT AUD N F NZ 3RD CHECKED BAG ADT AUD N F NZ 4TH CHECKED BAG ADT AUD N F 01 4 NZ 5TH CHECKED BAG ADT AUD N F 01 Legende: Feld LN CXR DESCRIPTION PTC AMNT CUR M T SEG F DAS*Ln Beschreibung Zeilennummer Zeilennummern gefolgt bei einem Stern (*) sind bundled Services. Nähere Details finden in der Beschreibung. Fluglinie die das Service anbietet Kommerzieller Name des Service Passenger typ Code Kosten Währung Mileage Fee (Y=JA oder N=NEIN) Kategorie des Service (M=Merchandise oder T=Ticket oder F=Flight oder R=Rule Buster) Segmentnummer auf welche sich das Service bezieht Minimum frequent flyer priority code Darstellung der detaillierten Informationen zu diesem Service Tab zu DAS*L, Eingabe der Zeilennummer des Service im Katalog, Enter um die Detailinformationen aufzurufen 7

8 3.2. Detaillierte Anzeige des Ancillary Services Die detaillierte Informationsseite zu dem ausgewählten Service sieht wie folgt aus: >DAS*L1 LINE COMMERCIAL NAME CARRIER SERVICE TYPE RFND COM 1 EXCESS BAGGAGE A3 FLIGHT R Y APPLICATION EUR TAX TOTAL OR/AND MILES PER ITEM OR BOOKING - SSR SSR - XBAG FULFILLMENT - ASSOCIATED TO A FLIGHT COUPON OF A TICKET PTC-ADT SUB CODE-0AA GROUP-BG CXR - A3 RFIC - C LOCATION 1 LOCATION 2 DIR WITHIN VIA A 2 U Legende: Feld Beschreibung LINE Zeilennummer COMMERCIAL NAME Kommerzieller Name des Service CARRIER Fluglinie die das Service anbietet SERVICE TYPE Kategorie des Service (M=Merchandise oder T=Ticket oder F=Flight oder R=Rule Buster) RFND Refundierbar (Y/N) COM Commission (Y/N) INCLUDED SERVICES Liste von kommerziellen Namen der Services welche im Bundle ebenfalls beinhaltet sind SUB CODE Untergruppe APPLICATION (line) Preiszusammensetzung für dieses Service FULFILLMENT Abrechnungsmethode Standalone (EMD-S) Associated (EMD-A) EMCO PTC Passenger type Code GROUP Gruppe DESC1 Beschreibung 1 DESC2 Beschreibung 2 CXR Fluglinie die das Service anbietet RFIC Reason for issuance Code LOCATION 1 & 2 Geografische Lage DIR WITHIN Geografische Lage 8

9 VIA Geografische Lage 4. Buchen von Ancillary Services Um ein Optional Service des Ancillary Katalogs buchen zu können, werden folgende Formate verwendet. Bevor diese angewendet werden können, muss a) eine Buchung existieren und b) zuvor der Ancillary Services Katalog (DAS*) aufgerufen werden. Eingabe DAS0mLn DAS0mLn*TX-BLAH DAS0mLn-p DAS0mLn.o.p DAS0mLnP1.2 DAS0mLnP1.2.*mLnP1 Verwendung (0=Null/Standard) Standardeingabe zur Buchung eines Ancillary Service m = die Anzahl der Services und n = die Zeilennummer des Services Buchen von Ancillary Services mit freien Textfeld Buchen von Ancillary Services für bestimmte Passagiere Buchen von unterschiedlichen Ancillary Services für bestimmte Passagiere Schließen Sie danach die Transaktion mittels Received und End Transact ab. Die Systemantwort lautet wie folgt, sofern ein Ancillary Service erfolgreich gebucht wurde: * NZ 3RD CHECKED BAG ADT AUD REQUESTED Wurden mehrere Services gebucht, erfolgt folgende Antwort: ** ADDITIONAL SERVICES SOLD ** >*DAS Einige Fluglinien ermöglichen vorerst nur die Anzeige von Ancillary Services und nicht das Buchen, sollte dies der Fall sein, wird folgende Systemantwort geliefert: ADDITIONAL SERVICES REQUESTED ARE DISPLAY ONLY In einigen Fällen ist die Buchbarkeit der Services ausschließlich bestimmten Passenger type Codes und Frequent Flyer Levels vorbehalten. Sollte dieser Fall eintreffen, erscheint folgender Hinweis: SERVICE NOT ALLOWED DUE TO PTC OR PRIORITY MISMATCH Bestimmte Services benötigen für die Buchung eine freie Textinformation. Sollte kein Text angegeben worden sein, erfolgt diese Meldung: >FREEFORM TEXT REQUIRED UMNR Die Buchung von mehr als nur einem Special Ancillary Services muss mittels einer Eingabe erfolgen. Sollte dies nicht geschehen, erscheint am Bildschirm dieser Hinweis: 9

10 > DUPLICATE SSRS MUST BE COMBINED Wurde ein Ancillary Service erfolgreich abgebucht, erscheint folgende Sektion in der Buchung. *** ADDITIONAL SERVICE DATA EXISTS *** >*DAS Mittels Tabulatorsprung zu *DAS oder Eingabe von >*DAS kann der Inhalt dieser Sektion aufgerufen werden. Diese Sektion ist erst ersichtlich sobald der SSR Eintrag bestätigt wurde. ADDITIONAL SERVICES PASSENGER MAYRHOFER/CLAUDIAMRS LN SUP DESCRIPTION STAT AMNT CUR FLT DETAIL 01 A3 EXCESS BAGGAGE CD EUR A30881 VIEATH Legende: Feld LN SUP DESCRIPTION STAT AMNT CUR FLT DETAIL Beschreibung Zeilennummer Fluglinie die das Service anbietet Kommerzieller Name des Service Status AC = Active CX = Cancelled PD = Pending RF = Refunded OF = Offered (Requested) PR = Priced CD = Confirmed AP = Autopriced FD = Fulfilled Kosten Währung Fluglinie und Flugnummer Streckenführung Zusätzlich werden der Buchung SSR Einträge hinzugefügt. Dieses Beispiel zeigt einen SSR für XBAG und den dazugehörigen SSR ASVC Eintrag. ** SPECIAL SERVICE REQUIREMENT ** SEGMENT/PASSENGER RELATED S 1. A C 23AUG VIEATH P 1. MAYRHOFER/CLAUD+ ASVC HN 1 C/0AA/XBAG/EXCESS BAGGAGE/A XBAG PN 1 BLAH/XBAG RATE APPLIES Beschreibung SSR ASVC Prozess: 10

11 æ Nachdem ein Service anfänglich gebucht wurde wird ein ASVC SSR hinzugefügt. der Status des SSR ASVC ist NN oder PN und wartet auf eine Antwort seitens der Fluglinie. æ Wenn das gebuchte Service seitens Fluglinie bestätigt wurde wird der EMD Typ an den freien Text des ASVC SSR hinzugefügt. der Status des SSR wird auf KK geändert, was bedeutet, dass keine weiteren Schritte notwendig sind. der Status des SSR ASVC wird auf KD geändert, was bedeutet, dass ein EMD ausgestellt werden muss. æ Wenn ein EMD ausgestellt wurde wird die EMD Nummer und die Coupon Nummer automatisch an den SSR ASVC im Freitext hinzugefügt. der Status des SSR ASVC wird auf HI geändert und keine weiteren Schritte sind notwendig. æ Wurde ein schedule change seitens Fluglinie durchgeführ oder ähnliche Änderungen die eine Umbuchung zur Folge haben, wird das SSR ASVC Segment automatisch umgebucht. 5. SeatMap+ - Buchen von kostenpflichtigen Sitzplätzen Mit der Integration von Travelport Options Integrator in TraviAustria SeatMap+, wird Ihnen das Buchen von kostenpflichtigen Sitzplätzen für Ihre Kunden leicht gemacht. Die Reservierung von Sitzplätzen gegen eine Gebühr, ist in dem bereits bekannten Prozess von Sitzplatzreservierungen nahtlos integriert. Öffnen Sie die SeatMap mit der TraviXPoint Eingabe #SEAT oder über den Seat Button in der Toolbar. Sollten auf keinem Ihrer gebuchten Flüge Sitzplatzreservierungen möglich sein, erhalten Sie folgende Meldung: Keine Sitzplatzreservierung auf den von Ihnen gebuchten Flügen möglich!. Beinhaltet Ihre Buchung, ausschließlich Flüge, bei denen eine kostenlose Sitzplatzreservierung möglich ist. Öffnet sich automatisch die bekannte Viewpoint SeatMap, in welcher Sie wie gewohnt kostenlos Sitzplatzreservierungen vornehmen können. Haben Sie eine Buchung bei Fluglinien vorgenommen, welche bereits die Buchung von kostenpflichtigen Sitzplätzen über den Travelport Options Integrator anbieten, wird geprüft, ob auf den von Ihnen gebuchten Strecken und Buchungsklassen, eine Reservierung möglich ist. Falls ja, erhalten Sie pro gebuchten Segment eine Aufstellung der Anzahl an freien kostenlosen und kostenpflichtigen Sitzplätzen, sowie eine Anzahl von bereits reservierten Plätzen. Ein Pop Up Fenster öffnet sich und Sie können aus den geprüften Optionen wählen. Durch Klick auf die Anzahl an freien Sitzplätzen in Spalte 1, öffnen Sie die Viewpoint Seat Map oder bei Spalte 2, den Travelport Options Integrator, zur Reservierung von kostenpflichtigen Sitzplätzen. 11

12 Sollte in einer dieser Spalten die Zahl 0 stehen, bedeutet das, dass diese Option auf dem gebuchten Flug, nicht möglich ist. Haben Sie die Buchung von kostenpflichtigen Sitzplätzen über den Travelport Options Integrator gewählt, werden Ihnen die gebuchten Segmente einer Fluglinie angezeigt. Wählen Sie Continue um fortzufahren! 12

13 Danach können Sie in der grafischen SeatMap die Sitzplatzreservierung pro gebuchten Passagier und Flugsegment durchführen. Der Preis für diese Leistung wird Ihnen im Travelport Options Integrator angezeigt. Mit Confirm All Seats bestätigen Sie die Buchung der Sitzplätze und eine Bestätigung dieser wird ausgegeben. Schließen Sie das Fenster, kehren Sie in die Galileo Buchung zurück und aktualisieren Sie diese mit der Eingabe IR. Nach erfolgreicher Buchung der Sitzplätze erhalten Sie in der Buchung die reservierten Sitzplätze, eine Service Information und die additional Services. Stellen Sie zur Abrechnung, die gebuchten Sitzplätze über ein EMD-A aus. 6. Abrechnung von Ancillary Services Ancillary Services werden mittels EMD-A (Status KD) abgerechnet. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Benutzerhandbuch EMD. Hier ist ein kurzer Überblick über die Formate zur Ausstellung eines EMD-A. 13

14 Eingabe EMDI/IC EMDI/Pn/IC Beschreibung Ausstellen eines EMD-A für alle Services mit Ticketnummer Ausstellen eines EMD-A für einen bestimmten Passagier für alle Services mit Ticketnnummer Hinweis: Fluglinien fordern teilweise eine Abrechnungsfrist ein, so wie es bereits bei Tarifen ist. Folgender Hinweis erfolgt seitens der Fluglinie sobald eine Frist für die Ausstellung des EMD-A erfolgt. SSR ADMD KK 1 TO BA BY 10MAY 1400 OTHERWISE WILL BE CANCELLED 7. Stornieren von Ancillary Services Um Ancillary Services zu stornieren, werden die gleichen Formate verwendet, welche auch zur Stornierung von anderen Special Services dienen. Hinweis: sollte ein Ancillary Service in Verbindung mit einem ASVC SSR stehen, muss auch dieser storniert werden. Sollte ein SSR direkt in Verbindung mit einem ASVC stehen und nur der SSR Eintrag wird storniert, fällt auch das ASVC automatisch aus der Buchung. Hinweis: wird ein Ancillary Service storniert, bleibt das ausgestellte EMD davon unberührt. Es muss entschieden werden, was mit dem EMD geschieht. In manchen Fällen kann ein EMD gevoided, refundiert oder umgeschrieben werden. Überblick über die Formate zur Stornierung von Special Services. Eingabe Beschreibung Stornierung aller im Booking File vorhanden SSR Einträge Stornierung eines SSR Eintrag für einen bestimmten Passagier und eine bestimmte Segmentnummer Stornierung eines bestimmten SSR Eintrages Wurde der ASVC SSR erfolgreich storniert, erfolgt folgende Meldung: >PAID SERVICE CANCELLED Wurde der ASVC SSR erfolgreich storniert und bereits ein EMD ausgestellt, erfolgt folgende Meldung: >PAID SERVICE CANCELLED VERIFY EMD Wurde versucht ein ASVC SSR zu stornieren, welcher jedoch in Verbindung mit einem andern SSR steht, wird darauf hingewiesen, dass zunächst der SSR storniert werden muss: >ASVC DELETE NOT ALLOWED DELETE STANDARD SSR FIRST 14

15 8. Ändern von Ancillary Services Eine Änderung von bereits gebuchten Ancillary Services ist nicht möglich. Die einzige Ausnahme sind Sitzplatz Services. 9. Liste Standardgruppen und Untergruppen der Ancillary Services 15

16 16

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