Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für ambulante Dienste

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1 Fachtagung der Volkssolidarität 2010 Am 6. Mai 2010 in Potsdam Wie viel Controlling verträgt braucht die Pflege? Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für Referent: Andreas Heiber System & Praxis Bielefeld 1

2 1. Was sind Kennzahlen??? Eine betriebswirtschaftliche Kennzahl wird innerhalb der Betriebswirtschaft zur Beurteilung von Unternehmen eingesetzt. Sie dient als Basis für Entscheidungen (Problemerkennung, Ermittlung von betrieblichen Stark- und Schwachstellen, Informationsgewinnung), zur Kontrolle (Soll-Ist-Vergleich), zur Dokumentation und/oder zur Koordination (Verhaltenssteuerung) wichtiger Sachverhalte und Zusammenhänge im Unternehmen. Eine Kennzahl wird aus der Fülle der in Unternehmen vorhandenen Zahlen des Rechnungswesens als besonders aussagekräftige Größe ausgewählt. Als relative Kennzahl werden zwei ausgewählte Größen in einen geeigneten Bezug zueinander gesetzt. Kennzahlen liefern eine verdichtete Information. (aus Wikipedia 2010) 2

3 1. Welche Kennzahlen für Pflegedienste? Kostendeckung gesamt Erträge Erträge pro Kunde? Aufwendungen Personalkosten Kosten pro Stunde Parameter für Erlösorientierte Einsatzplanung? Folgen von Tarifsteigerungen Kosten pro Kunde? Vergütungsverhandlungen: Angebote der Kostenträger einschätzen Preise für Privatleistungen Fahrzeugkosten im Vergleich? 3

4 2. Wirtschaftlichkeit (Definition) Wirtschaftlich ist, "wenn der durch die Leistungserbringung erwartete Erfolg nicht auf einem weniger aufwendigen Weg erzielt werden kann" (Schuldziniski, LPK-XI 1998) 4

5 2. Wirtschaftlichkeit (Definition 2) Übersetzt für die Pflege Erfolg = Leistung durchgeführt in der vereinbarten Qualität (z.b. aktivierende Pflege) Weniger aufwendige Weg = benötigte Arbeitszeit => Wirtschaftlichkeitsreserven sind heute i.d.r. nicht mehr vorhanden => Arbeitszeit kürzen = Qualität verschlechtern = Verlust Versorgungsvertrag => Reduzierung der Personalkosten durch Lohnsenkung ist der falsche Weg, da eine leistungsgerechte Vergütung garantiert ist ( 89 SGB XI) => eine Unterdeckung der Kosten ist nur durch Vergütungsverhandlungen lösbar! 5

6 3. Pflegedienste (organisatorisch)??? Zusammenfassung von Pflegekräften mit dem Zweck, Kunden in ihrer häuslichen Umgebung zu pflegen und zu versorgen Verantwortlich geleitet von Pflegedienstleitung Mobil (um die Kunden zuhause versorgen zu können) Struktur der Kosten Pflegepersonalkosten Verwaltungskosten (PDL-Anteile, Verwaltung, Overhead Verwaltung) Sachkosten (Fahrzeuge, Büro) 6

7 3. Pflegedienste (rechtlich)??? 1. Versorgungsvertrag nach 71 SGB XI (Pflegeversicherung) Selbständig wirtschaftende Einrichtung (PBV) Pflegen und hauswirtschaftlich versorgen 2. Vertrag nach 132a SGB V (Krankenversicherung) Durchführung der verordneten und genehmigten Behandlungspflegen 3. weitere Dienstleistungen (Privat) Privat vereinbarte und finanzierte Dienstleistungen wie Betreuung, haushaltsnahe Dienstleistungen, EAR, 4. Vertrag nach 75 SGB XII (Sozialhilfe) Andere Verrichtungen Investitionskosten ( 75, Abs. 5 SGB XII) 7

8 3. Auswirkungen auf Kennzahlen? Pflegedienste sind Gemischtwarenläden! Finanzierung durch unterschiedliche Kostenträger und unterschiedliche rechtliche Bedingungen (z.b. Investitionskostenförderung SGB XI) Konsequenz für Betriebswirtschaftliche Fragestellungen Generelle Fragestellungen: Betriebsergebnis positiv oder negativ Weitere Fragestellungen/Kennzahlen müssen differenziert nach Kostenstellen dargestellt werden, sonst ist die Aussage unklar oder nicht hilfreich! 8

9 3. Kostenstellenrechnung Trennung der Erträge und Aufwendungen mindestens nach SGB XI und Andere Rechtsgrundlage Versorgungsvertrag. Selbständig wirtschaftende Einrichtung PBV: selbst bei Ausnahmeregelung 9 muss Betriebstrennung erfolgen Praktisch heißt das: Trennung der Erträge Erfolgt in der Praxis, automatisch über Pflegesoftware Trennung der Aufwendungen (Personalkosten, Sachkosten) Erfolgt oft nicht Oftmals bescheinigen selbst Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer Pflegeeinrichtungen die Anwendung der PBV, ohne eine Betriebstrennung vorgenommen zu haben 9

10 4. Kostenstellenstruktur: Pflicht! 10

11 4. Sinnvolle Kostenstellenstruktur 11

12 4. Pflegebuchführungsverordnung Zuordnung zu Betriebsteilen: 4, Abs. 3 Bei gemischten Einrichtungen im Sinne des 1 Abs. 2 Satz 2 kann der Träger einen auf die Leistungen nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch begrenzten Jahresabschluß (Teil- Jahresabschluß) erstellen oder unter Verwendung der Anlagen 3a und 3b die Erträge und Aufwendungen seiner Pflegeeinrichtungen in einer nach Anlage 2 gegliederten Teil-Gewinnund Verlustrechnung so zusammenfassen, daß sie von den anderen Leistungsbereichen der Einrichtung getrennt sind. Ist eine Abgrenzung nicht möglich, haben die erforderlichen Zuordnungen zu den verschiedenen Leistungsbereichen auf der Grundlage von vorsichtigen und wirklichkeitsnahen Schätzungen zu erfolgen. 7 bleibt unberührt. 12

13 4. Verteilungsschlüssel Direkt zuzuordnende Aufwendungen Arbeitszeit vor Ort bei Kunden Aufteilung nach erbrachten Leistungen Andere Aufwendungen Wegezeiten Organisationszeiten Verwaltungskosten Sachkosten Verteilungsschlüssel für Andere Aufwendungen Umsatz? Schätzung? Anzahl der Einsätze (siehe Heiber 2002, Sießegger 2009)! 13

14 5. Analyseebenen und sinnvolle Kennzahlen 1. Erträge SGB XI SGB V Andere 2. Aufwendungen (auch differenziert nach Kostenstellen) Pflegepersonalkosten Organisationszeiten Verwaltungskosten (auch PDL-Anteil) Overheadkosten Sachkosten Verbrauchskosten Investitionskosten Fahrzeugkosten (übergreifend) 14

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16 5. Umsatzauswertung/Vergleich Pflegestufenverteilung Anteil Verhinderungspflege und Betreuungsleistung Privatanteil an PV-Leistung Sozialhilfe und Privatleistungen 16

17 5.Ertragsauswertung Leistungen SGB XI: die übersehenen Leistungen finden! Problem in der Wahrnehmung der Mitarbeiter: Teilweise unklare Definition von Leistungen (Teilwaschen, Hilfe bei Ausscheidungen) Unklarheit über den Hilfe-Begriff (Anleitung, Beaufsichtigung) Dadurch Mehrleistungen Kennzahl Verhältnis Kleine Pflegen zu Große Pflegen Ausscheidung zu Summe Kleine und Große Pflegen Lagern/Betten (?) (siehe auch Heiber in HP 7/2010; 17

18 5. Leistungsanalyse 18

19 6. Gesamtkennzahlen: Kostendeckung Deckungsbeitrag 1 Deckung der Variablen Kosten Erträge abzüglich Pflegepersonalkosten und Verbrauchskosten (i.d.r. vor allem Kraftstoffe, Pflegematerial) Deckungsbeitrag 2 Deckung der Variablen Kosten und der Bereichsfixen Kosten (zzgl. Verwaltungskosten, die direkt im Pflegedienst anfallen/zugeordnet sind) Deckungsbeitrag 3 Deckung der Variablen, Bereichsfixen Kosten und Overheadkosten, (die zentral für den Pflegedienst anfallen) 19

20 6. Kostendeckung pro Kostenstelle Kostendeckung je Kostenstelle SGB XI SGB V Privat Andere Kosten pro Leistungsstunde nach Kostenstellen Grundlage für Entscheidungen bei Vergütungsangeboten bzw. Vergütungsverhandlungen 20

21 6. Ertragskennzahlen Pflegepersonalkosten zu Gesamtkosten Sind im Grundsatz variable Kosten (Jahresarbeitszeitkonten) Sollte um ca. 80 % liegen Je niedriger, desto höher sind Verwaltungs- und Overheadkosten! Verwaltungskosten zu Gesamtkosten Sind zunächst Fix-Kosten PDL-Anteil sauber trennen (nur administrative Arbeitszeit) Sachkosten zu Gesamtkosten gemischte Kosten (teilweise Verbrauchskosten) Kostendeckung Investitionskosten SGB XI Sollten zu 100 % gedeckt sein 21

22 6. Exkurs Investitionskosten (1) Sonderdefinition der Pflegeversicherung ( 82): Duale Finanzierung (2) In der Pflegevergütung und in den Entgelten für Unterkunft und Verpflegung dürfen keine Aufwendungen berücksichtigt werden für 1. Maßnahmen, die dazu bestimmt sind, die für den Betrieb der Pflegeeinrichtung notwendigen Gebäude und sonstigen abschreibungsfähigen Anlagegüter herzustellen, anzuschaffen, wiederzubeschaffen, zu ergänzen, instandzuhalten oder instandzusetzen; ausgenommen sind die zum Verbrauch bestimmten Güter (Verbrauchsgüter), die der Pflegevergütung nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 zuzuordnen sind, 2. den Erwerb und die Erschließung von Grundstücken, 3. Miete, Pacht, Nutzung oder Mitbenutzung von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen Anlagegütern, 22

23 6. Exkurs Investitionskosten (2) Investitionskosten SGB XI beim Pflegedienst Alle Fahrzeugkosten (bis auf Kraftstoffe) Büro (Miete, Abschreibung etc.) Büroausstattung (bis auf Verbrauchsgüter) Finanzierung 1. Ganz über Landeszuschüsse 2. Teilweise über Zuschüsse und evtl. Möglichkeit de teilweisen Weiterberechnung 3. Keine Zuschüsse, dann Weiterberechnung an Privat Falls Sozialhilfeträger Zuschüsse übernehmen soll, Vereinbarung 75 SGB XII schließen 23

24 6. Exkurs Investitionskosten (3) Investitionskosten SGB XI beim Pflegedienst Investitionskosten sind nur im Bereich SGB XI separat auszuweisen und vergütet, nicht jedoch im Bereich SGB V, Privat und Sonstige! Zuschüsse zu Investitionskosten bzw. andere Erträge dürfen nur für den Bereich Investitionskosten SGB XI verwendet werden Bei Überzahlung evtl. Rückzahlungspflicht bei Zuschüssen!?! Differenzierte Kostenrechnung im Bereich Investitionskosten Ermittlung der Deckung SGB XI Evtl. höhere Weiterberechnung etc. Ohne Förderung und ohne Weiterberechnung argumentative Probleme bei Vergütungsverhandlungen! 24

25 7. Steuerungskennzahlen (1) Voraussichtliche Umsätze zu tatsächlichen Arbeitsstunden Da Pflegepersonalkosten weitgehend variabel steuerbar sind, sollte bei Umsatzrückgang auch die Arbeitszeit zurück gehen Kann schon auf der Basis der in Rechnung gestellten Leistungen am Anfang des Folgemonats ermittelt werden Arbeitsstunden bereinigt um Urlaub (dieser wird rechnerisch auf alle Monate gleich verteilt) Beispiel: Dynamische Kennzahl (Heiber) 25

26 7. Steuerungskennzahlen (2) Organisationszeiten zu Arbeitszeit Pflege Umfang der Organisationszeiten Z.B. Übergaben, Dienstbesprechungen, Fortbildungen, Bürozeiten, etc. => evtl. Kennzahl Organisationszeiten ohne Fortbildungzeit! Organisationszeiten nehmen oft zu, wenn Kunden wegfallen Vergleichswerte über externen Vergleich hilfreich, um mit den eigenen Mitarbeitern über die notwendigen und nicht notwendigen Organisationszeiten zu diskutieren => Aufgabenkritik => evtl. Neuverteilung von Aufgaben 26

27 Wegezeit (?) 7.Steuerungskennzahlen (3) Von Wohnungstür zu Wohnungstür Voraussetzung: Minutengenaue Erfassung Im Wesentlichen abhängig von der Kundenverteilung und der Geografie und Straßenführung! Vergleichbar nur im direkten Vergleich der gleichen Tour bei unterschiedlichen Mitarbeitern Kostenfaktor ist die Arbeitszeit, nicht die Sachkosten (Fahrzeuge) 27

28 7.Steuerungskennzahlen (4) Heimliche Leistungen mit Kennzahlen erkennbar? Zusätzliche Leistungen oft ohne bekannte Abrechnungsgrundlage und ohne Abrechnung Kunde sieht sie als normal an, erkennt sie nicht als Besonderheit Pflegedienst erkennt sie nur indirekt, wenn Mitarbeiter mehr Zeit für die definierten Leistungen benötigt Nicht über Kennzahl erkennbar, nur indirekt (z.b. geringer Selbstzahleranteil, kaum Privatleistungen, keine Privatpreisliste) Nur in offener Diskussion zu benennen oder bei Tourenvisite erkennbar Regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter Stärkung der Mitarbeiter 28

29 8. Unsinnige Kennzahlen! Umsatz pro Kunde (im Durchschnitt aller Kunden) Aussage: je mehr Umsatz pro Kunde, desto besser verkauft der Pflegedienst Leistungen! Prüfung Höherer Umsatz im Durchschnitt bedeutet höherer Anteil an hohen Pflegestufen je mehr Kunden Pflegestufe 3, desto höher die Kennzahl, desto gefährdeter ist der Dienst: Verlust einer Pflegestufe 3 bedeutet Kompensation durch 3 bis 4 Neukunden Pflegestufe 1!!! Dem Umsatz stehen zu über 80 % variable Personalkosten entgegen! Niedriger Umsatz = viele Kunden = viel Potential! 29

30 8. Unsinnige Kennzahlen! Umsatz pro Mitarbeiter Aussage: je mehr Umsatz der Mitarbeiter erzielt, um so besser ist er! Prüfung Die Aufträge und Arbeitszeiten der Mitarbeiter verantwortet die PDL (Einsatzplanung und Tourenpläne) Der Erfolg des Mitarbeiters ist nicht am Umsatz messbar, denn: Je schneller er arbeitet, um so besser ist er? Je schneller er arbeitet, um so schlechter kann die Qualität werden (z.b. in Hinblick auf aktivierende Pflege!) Leistungsabhängige Vergütung (nach Anzahl erbrachter Leistungen) verstößt damit gegen Versorgungsverträge! 30

31 8. Diskussionswürdige Fragestellungen Zu viele Fahrzeuge im Einsatz? Verhältnis der Fahrzeuge zu??? Diskussion Fahrzeugkosten betragen im Verhältnis der Gesamtkosten ca. 10 %, eher weniger Fahrzeuge sind ein wichtiger Werbeträger und Werbefaktor! Im Verhältnis deutlich effektiver und günstiger als z.b. Zeitungsanzeigen Privatnutzung ist steuerrechtlich geregelt, für die Mitarbeitergewinnung u.u. ein Vorteil Pflegedienste werden (erst) durch Dienstwagen sichtbar! 31

32 9. Kennzahlenvergleiche oder das Problem von Äpfeln und Birnen! Auf genaue Definition und Abgrenzung achten! Definition und Trennung der Personalkosten Voraussetzung: differenzierte Kontierung oder andere Form der Trennung möglich! Definition der Verwaltungskosten (z.b. PDL) Die meisten Kennzahlen sind nur bis auf Landesebene vergleichbar unterschiedliche strukturelle Vorgaben und Vergütungen 32

33 9. Kennzahlenvergleiche oder das Problem von Äpfeln und Birnen! (2) Definition der Einheiten beachten! Beispiel Vergleich der PDL- Stunden (Verwaltung) zu Arbeitsstunden Pflege ist sinnvoll Vergleich PDL Kosten zu Pflegepersonalkosten ist nicht sinnvoll, da PDL-Kosten u.u. tarifbedingt unterschiedlich hoch sind 33

34 Zum Schluss: Liebe Pflegekräfte: Auch Pflegekräfte ohne betriebswirtschaftliche Ausbildung können betriebswirt-schaftlich Denken und Handeln. Dies ist kein alleiniges Geburtsrecht von Betriebswirten und Controllern! Heiber in: Kostenrechnung für die ambulante Pflege 2002 Nur wer wirtschaftlich (siehe Folie 4) arbeitet, kann die Kunden dauerhaft versorgen (und somit auch noch die Arbeitsplätze sichern)! Liebe Geschäftsführer: Ohne eine leistungsgerechte Vergütung keine wirtschaftliche Pflege! 34

35 Hinweise Kostenrechnung für die ambulante Pflege, von Andreas Heiber, Vincentz Network Hannover 2002, vergriffen (siehe auch ) Handbuch Ambulante Einsatzplanung von Andreas Heiber und Gerd Nett, Vincentz Network, Hannover 2007 Kalkulieren, Organisieren, Steuern von Thomas Sießegger, Vincentz Network Hannover 2010 Viele Artikel zum Themenbereich zu finden über im Bereich Artikelarchiv ) Andreas Heiber, Bielefeld: Jahrgang 1963, seit 1993 als Unternehmensberater für Ambulante Pflege selbständig; Schwerpunkte: Organisationsabläufe, Rechtliche Grundlagen, Leistungs- und Kostenrechnung, Vergütungsverhandlungen,. Qualitätssicherung Kontakt: Heiber@syspra.de, Tel /