Übernahme von Fachverfahren in das Digitale Archiv Dr. Andrea Hänger. Joachim Rausch

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1 Übernahme von Fachverfahren in das Digitale Archiv Dr. Andrea Hänger

2 Fachverfahren Definition IT-Anwendungen, die das Verwaltungshandeln durch eine teilautomatisierte Sachbearbeitung erleichtern sollen oder: IT-Unterstützung für die Beantragung und Durchführung von Dienstleistungen der Verwaltung

3 Beispiele: Steuerberechnung Registerführung Unterstützung von Gerichtsverfahren Kabinettsinformationssysteme Statistik Buchungssysteme. [Dokumentenverwaltung]

4 Vorläufer: Karteien - systematisierte Ordnung von Informationen nach einem Ordnungskriterium (Name, Ort )

5 Erste EDV-Umsetzung: Großrechneranwendungen zur automatisierten Verarbeitung einfach strukturierter, gleichförmiger Informationen

6 Beispiel: Eingaben Staatsrat der DDR 1970 erstes Pilotprojekt zur EDV-Erfassung der Eingaben archivierte Daten: insgesamt ca. 1,2 Mio. Datensätze - zwischen ( 1989 ) (1979) und Erfassung auf Lochbändern, später Magnetbändern beim Staatsrat, Weiterverarbeitung im ( 1979 Rechenzentrum des ZK der SED (seit Originalformat EBCDIC mit gepackten Zahlen

7

8

9 Technische Grundlage von Fachverfahren heute: Datenbanken InformationsgesellschaftderSäulen Datenbanken machen Informationen über Abfragen recherchierbar, untereinander verknüpfbar und zu fallweise spezifizierten Berichten aggregierbar

10 Bestandteile einer Datenbank: Datenbankmanagementsystem (Oracle, MS Access, DB ( MySQL, 2 Anwendungssoftware Daten Datenbanksprache Datenbankmodell

11 Datenmodell Quelle: Schwarz/Däßler (2010)

12 Unterschied zwischen Sicht(en) des Benutzers und der Datenorganisation Quelle: Schwarz/Däßler (2010)

13

14 Anwendungssoftware

15 Datenbanksprache

16 Verhältnis Fachverfahren eakten mögliche Varianten: Vollständige Abbildung in eakten Teilweise Abbildung in eakten Keine Abbildung in eakten

17 Bewertung von Fachverfahren Entscheidungskriterien Samplebildung (Abbildung repräsentativer Auswahl) oder Komplettübernahme (Beispiel Eingaben) Verhältnis zu eakten (Beispiele Steuerakten, Leistungsakten) Entscheidung zwischen spezifischen Sichten und gesamter Datenbasis (Beispiel Statistikdaten) Auswahl der Inhalte

18 Technische Möglichkeiten der Datenbankarchivierung Nutzung vorhandener Schnittstellen Export als Flat files Export mittels SIARD (Software-Independent Archival of Relational Databases) Zuschnitt mittels HP-DBASE In der Regel ist keine Programmierung von Schnittstellen notwendig.

19 Ablauf der Abgabe Beratung Tailoring Transfer -Fachanwender ( Besitzer ) -Archivar/in HP-DBAS (Unterstützung durch Bundesarchiv) Nutzung SIARD-Suite (Unterstützung durch Bundesarchiv) -IT-Verantwortliche (abgeb. Behörde) SIARD -IT-Verantwortliche (Bundesarchiv).. selbstständig Nutzung SIARD-Suite (selbstständig) = abgebende Behörde = Bundesarchiv

20 SIARD Edit: Metadaten zu den Tabellen

21 Archivierungspaket Datenbank

22 BASYS invenio Recherche nach: -konv. Schriftgut -EAkten -Datenbanken Autom. Übertragung von Metadaten aus Metadaten.xml in XBARCH.xml Zusätzlich manuell erfasste Metadaten

23 Notwendige Informationen für das Bundesarchiv (Ressortumfrage erfolgt im Februar 2015) Inhalt Technische Angaben (Datenbankmodell, Schnittstellen, Volumen, Datenbanksprache) Löschroutinen, Historisierung Verbindung zu eaktensystemen Stand der Dokumentation

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt:

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