MICROSOFT SHAREPOINT 2013

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1 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 Lösungsansätze zur Realisierung der Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

2 AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit PROFI AG Microsoft Business Frühstück

3 AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit PROFI AG Microsoft Business Frühstück

4 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT Features social Collaboration am Beispiel Microsoft SharePoint Mitarbeiter, Kunden, Partner vernetzen Austausch und aktive Nutzung von Fachwissen im Unternehmen Dokumente gemeinsam bearbeiten, grenzenlos zugreifen Spezialisten und Informationen schnell finden und nutzen effektive Zusammenarbeit in verteilten Teams und Projekten neue Form des Wissensmanagements (Wikis, Blogs, Foren, Communities, ) PROFI AG Microsoft Business Frühstück

5 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT Die Kommunikations- und Kollaborationsplattform für das Unternehmen und das Web PROFI AG Microsoft Business Frühstück

6 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT Anwender wollen spezifische Lösungen ohne in jedem Fall auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. Gleichzeitig kann die IT- Abteilung einen Rahmen schaffen, um unter Berücksichtigung von Stabilität und Verfügbarkeit der IT-Umgebung solche Applikationen zu erlauben. BI für Jedermann. Ad hoc auf Daten zuzugreifen und mit anderen austauschen. Grafische Analyse von Rohdaten für verbindliche Schlussfolgerungen. Composites Insights Sites Communities Content Grundlage für den SharePoint Einsatz, damit Mitarbeiter, Partner und Kunden effektiv zusammen arbeiten innerhalb als auch außerhalb der Firewall. Mit anderen Menschen in formellen als auch in informellen Netzwerken austauschen für Enterprise 2.0, Learning 2.0 oder Web 2.0 Anwendungen. Das neue Wissensmanagement. Schnelle, einfache Suche von Wissen, Personen & Daten. Macht Wissensarbeit effizient. Erhöht Web-Shop Umsätze. Erlaubt personalisierte Web Seiten Search Erstellung, Prüfung, Veröffentlichung & Entfernung von Inhalten. Dokumenten- und Taxonomie-Management, sowie WCM. Einhaltung von Compliance. Erstellung von Web-Auftritten PROFI AG Microsoft Business Frühstück

7 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT INTRANET-KOMMUNIKATION NEU GESTALTEN. heute wenige Redakteure morgen alle Mitarbeiter zentral individuell News-Kanal Team-Arbeit zentral vorgegeben Monolog durch Nutzung erzeugt Dialog PROFI AG Microsoft Business Frühstück

8 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT SITES PROFI AG Microsoft Business Frühstück

9 SHAREPOINT SITES Kontextbezogene Zusammenarbeit innerhalb von Office-Anwendungen PROFI AG Microsoft Business Frühstück

10 SHAREPOINT SITES Eine übergreifende Kollaborationsplattform für höhere Produktivität PROFI AG Microsoft Business Frühstück

11 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT COMMUNITIES PROFI AG Microsoft Business Frühstück

12 SHAREPOINT COMMUNITIES Wissensmanagement mit Wikis und Blogs PROFI AG Microsoft Business Frühstück

13 SHAREPOINT COMMUNITIES Persönlicher Bereich My Site zum Veröffentlichen eigener Interessen, Zuständigkeiten und Aktivitäten PROFI AG Microsoft Business Frühstück

14 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT CONTENT PROFI AG Microsoft Business Frühstück

15 SHAREPOINT CONTENT Qualitätssteigerung durch einheitliche Dokumente innerhalb von Dokumenten-Sets PROFI AG Microsoft Business Frühstück

16 SHAREPOINT CONTENT Einfache Handhabung von unternehmensweiten Metadaten PROFI AG Microsoft Business Frühstück

17 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT SEARCH PROFI AG Microsoft Business Frühstück

18 SHAREPOINT CONTENT Designed für eine Kollaborationsplattform PROFI AG Microsoft Business Frühstück

19 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT INSIGHTS PROFI AG Microsoft Business Frühstück

20 REPORT BUILDER PROFI AG Microsoft Business Frühstück

21 SQL SERVER REPORTING SERVICES Beispiel: mit Reporting Services umgesetzte Balanced Scorecard PROFI AG Microsoft Business Frühstück

22 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT COMPOSITE-LÖSUNGEN PROFI AG Microsoft Business Frühstück

23 SHAREPOINT COMPOSITE-LÖSUNGEN Automatisierung und Visualisierung von Prozessen mit Visio & Visio Services PROFI AG Microsoft Business Frühstück

24 MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT OFFICE BUSINESS APPLICATIONS PROFI AG Microsoft Business Frühstück

25 OFFICE BUSINESS APPLICATIONS PROFI AG Microsoft Business Frühstück

26 AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit PROFI AG Microsoft Business Frühstück

27 AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit PROFI AG Microsoft Business Frühstück

28 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen oder Gib dem Prüfer Deine Unterlagen PROFI AG Microsoft Business Frühstück

29 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: Schreiben des BMF vom mit Bezug auf: AO, 146, 147, 200 UStG, PROFI AG Microsoft Business Frühstück

30 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: - Recht auf Datenzugriff Daten der Finanzbuchhaltung Daten der Anlagenbuchhaltung Daten der Lohnbuchhaltung - andere steuerlich relevante Daten PROFI AG Microsoft Business Frühstück

31 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: steuerlich relevante Daten im Datenverarbeitungssystem, sind durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten.!!! PROFI AG Microsoft Business Frühstück

32 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: aber Pflicht zur Archivierung besteht nicht, wenn Unterlage zwar DVgestützt erstellt wurde, sie aber nicht zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten Buchführungssystem geeignet ist PROFI AG Microsoft Business Frühstück

33 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: Widerspruch: Einerseits Daten in geeigneter Weise vorhalten Andererseits keine Archivierungspflicht, wenn nicht zur Weiterverarbeitung geeignet Ansatzpunkt für Forderungen seitens der Finanzbehörden (z. B. -archivierung) PROFI AG Microsoft Business Frühstück

34 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: Möglichkeiten der Prüfung: - Unmittelbarer Zugriff auf das DV-System - Mittelbarer Zugriff (durch Steuerpflichtigen oder beauftragten Dritten) - Maschinell verwertbarer Datenträger (auch für Daten bei Dritten) PROFI AG Microsoft Business Frühstück

35 AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit PROFI AG - Microsoftkompetenzen Business Frühstück

36 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 2. Anforderungen GDPdU: - Pflicht zur digitalen Archivierung digital erzeugter Unterlagen - Ausweitung der Archivierungspflicht auf steuerlich relevante Unterlagen, auch wenn sie nicht digital weiterverarbeitet werden können - Mit Betrachtung der als Geschäftsbrief auch -archivierung vorgeschrieben PROFI AG Microsoft Business Frühstück

37 AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit PROFI AG Microsoft Business Frühstück

38 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 3. Lösungsansätze - Archivierung der Daten aus FiBu, AnBu, LoBu ERP-System (wenigstens GDPdU-konforme Schnittstelle, ggfs. für ausgelagerte Teile) - Digitale Archivierung außerhalb ERP-System Unveränderbar (zugelassene Formate) Revisionssicher Wiederauffindbar (zuordenbar) PROFI AG Microsoft Business Frühstück

39 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 3. Lösungsansätze - Verfahrensdokumentation Mit Steuerberater abstimmen Aufbewahrungsfristen Altdaten bei Systemwechsel PROFI AG Microsoft Business Frühstück

40 AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit PROFI AG Microsoft Business Frühstück

41 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 4 Microsoft SharePoint-Funktionalitäten: Metadaten Workflow Archivformat (revisionssicher) PROFI AG Microsoft Business Frühstück T-Systems Multimedia Solutions GmbH 2. MBS Innovationstag

42 GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 4 Hinweise zu Einführung und Nutzung: Verfahrensdokumentation SharePoint Teil des Gesamtkonzeptes Zertifiziertes Archivsystem PROFI AG Microsoft Business Frühstück T-Systems Multimedia Solutions GmbH 2. MBS Innovationstag

43 AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit PROFI AG Microsoft Business Frühstück

44 ZUSAMMENFASSUNG - FAZIT - Kein Widerspruch sondern Lösungsansatz Finanzorgane nutzen gesetzliche Möglichkeiten Verhältnismäßigkeit Aufwendungen für Systeme nicht unerheblich Aber: Nutzung für weitere Bereiche möglich - Vertragsmanagement - Rechnungseingangsworkflow - Suchzeiten - Kontext PROFI AG Microsoft Business Frühstück

45 ZUSAMMENFASSUNG - FAZIT Fazit: Arbeite mit und verwalte Deine Unterlagen unter Zuhilfenahme geeigneter Systeme oder Technologien, damit die Weitergabe an den Prüfer zum Nebenprozess werden kann PROFI AG Microsoft Business Frühstück

46 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT DR. WOLFRAM TEICHMANN SOFTWAREARCHITEKT TEL: MOBIL: PROFI AG Microsoft Business Frühstück

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