Tagung Thurgauer Finanzverwalter/-innen

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1 Tagung Thurgauer Finanzverwalter/-innen Angela Schläpfer M.A. in Accounting & Finance HSG, dipl. Wirtschaftspädagogin / Tägerwilen, 25. Oktober Unternehmen Hauptsitz Schwyz Bahnhofstrasse Schwyz Tel.: 041 / Fax: 041 / Sitz Oberer Zürichsee Bahnhofstrasse 3 CH-8808 Pfäffikon SZ Tel. +41 (0) Fax +41 (0) zuerichsee@mattig.ch Sitz Wallis Viktoriastrasse 15 CH-3902 Brig Tel. +41 (0) Fax +41 (0) wallis@mattig.ch Sitz Zug Industriestrasse 22 CH-6302 Zug Tel. +41 (0) Fax +41 (0) zug@mattig.ch Sitz Uri Lehnplatz 9 CH-6460 Altdorf Tel. +41 (0) Fax +41 (0) uri@mattig.ch Ausländische Tochtergesellschaften: Niederlassung Österreich Wien Niederlassungen Rumänien Bukarest Timisoara Sibiu Niederlassung Bulgarien Sofia Niederlassung Slowakei Bratislava 2 1

2 Unsere Marktleistungen FRW / Treuhand Wirtschaftsprüfung Wirtschaftsberatung Steuerberatung Rechtsberatung Liegenschaftsverwaltung 3 Agenda 1. Gesetzliche Grundlagen 2. Was verstehen wir unter Internem Kontrollsystem? 3. Einfache und effiziente Einführung eines Riskmanagement- und internen Kontrollsystems 4. Erfahrungen aus der Umsetzung 5. Fragen/Diskussion 4 2

3 Gesetzliche Grundlagen: Kanton TG Gesetz über den Finanzhaushalt des Staates vom 15. Juni Gesetzliche Grundlagen: Problematik ein zweckdienliches internes Kontrollsystem Gesetzestext IKS- Existenzpflicht Interpretation des Gesetzes IT? Prozessdefinition? Kontrollumfeld? Risikomanagement? Existenz? Dokumentation? IKS Projektmanagement? Transparenz? Qualitätsmgmt? Grafik: Stefan Hunziker, HSLU 6 3

4 Agenda 1. Gesetzliche Grundlagen 2. Was verstehen wir unter Internem Kontrollsystem? 3. Einfache und effiziente Einführung eines Riskmanagement- und internen Kontrollsystems 4. Erfahrungen aus der Umsetzung 5. Fragen/Diskussion 7 Was verstehen wir unter IKS IKS-Ziele bei einer Gemeinde Ein internes Kontrollsystem (IKS) umfasst alle organisatorischen Massnahmen, um Aspekt Compliance Internes Umfeld Berichterstattung Vermögensschutz Organisatorische Massnahme...wesentliche Gesetze, Normen und Erlasse einzuhalten, insbesondere in Bezug auf Rechnungslegungsstandards (HRM2, FHG, etc.)....ein internes Umfeld zu schaffen, zwecks Verminderung von unbeabsichtigten Fehlern und betrügerischem Verhalten. (Integrität, ethische Werte, Kompetenzregelung, Verhaltenskodex, usw.)...die finanzielle Lage wahrheitsgetreu abzubilden, gegen aussen (Finanzbuchhaltung) und gegen innen (Kosten- und Leistungsrechnung, interne Verrechnungen)....wesentliche operative Risiken in Bezug auf den Schutz des Organisationsvermögens verhindern/vermindern. Aus IKS-Leitfaden für Gemeinden (Hunziker, Grab, Dietiker, Gwerder; Haupt Verlag AG) 8 4

5 Was verstehen wir unter IKS? Typische IKS-Prinzipien in der Umsetzung 4-Augen-Prinzip Bsp. Zweit-Visum bei Zahlungsauslösung, Rechnungskontrolle durch zwei Personen, Zweit- Visum bei Ausbuchung von Forderungen, etc. Funktionentrennung Bsp. Der Ersteller des Zahlungsauftrages ist nicht zugleich der Auslöser der Zahlung, Stamm- und Transaktionsdaten werden nicht von der gleichen Person bearbeitet, etc. Aufteilen der Arbeitsschritte in Planen, Anordnen, Ausführen & Kontrollieren Bsp. Konzeption sinnvoller Abläufe und Prozesse unter Berücksichtigung der Funktionentrennung Korrekte Delegation von Aufgabe, Verantwortung und Kompetenz Bsp. Kompetenzreglement mit Weisungsbefugnissen, Stellenbeschreibungen, etc. Sehr gute Kenntnisse der eigenen Arbeitsprozesse durch die Mitarbeitenden Bsp. Stetige Aus- und Weiterbildung, umfassende Einführung neuer Mitarbeitenden, etc. 9 Zusammenspiel RM - IKS Wie sich RM und IKS ergänzen Umfassendes Riskmanagement Ganzheitlicher IKS-Prozess Risikoidentifikation & Risikoanalyse Risikobehaftete Prozesse JR- Analyse Prozess- Matrix Schlüssel -prozesse RM- Prozessanalyse Bau Finanzen Personal Prozess- und Finanzrisiken mit Auswirkung auf die finanzielle Berichterstattung Wirtschaft Gesundheit Bildung Stadt Kultur Politik Umwelt Auswirkungen der identifizierten Risiken auf die konkreten Geschäftsprozesse Analyse der Schlüsselprozesse auf Kontrollen und Kontrolllücken zur Bekämpfung von Risiken 10 5

6 Kombiniertes Riskmanagement- und IKS-Tool Wie sich RM und IKS ergänzen Kombinierte Tools - Mattig RiskME für umfassendes Risikomanagement - Mattig IKS für Risiken mit direkter Auswirkung auf finanzielle Berichterstattung Schnittstelle ermöglicht Nutzung der Erkenntnisse aus umfassender Risikobeurteilung für IKS- Prozesse Tool für die Erfassung der Risiken, Erfassung wird durch erfahrene Mitarbeiter begleitet Coaching bei Einführung und Umsetzung, Umsetzung wird durch Kunden durchgeführt 11 Erfahrungen aus bisherigen Einführungen (1) Ein IKS brachte Bewusstsein für Risiken, die gar nicht auf dem Radar waren Bewusstsein für Risiken, für die schon implizite Kontrollen bestehen Übersicht bzgl. Häufung von Risiken in gewissen Bereichen Problemwahrnehmungen der MitarbeiterInnen werden dokumentiert und politischen Gremien vorgelegt Grössere Offenheit gegenüber externem Coach 12 6

7 Agenda 1. Gesetzliche Grundlagen 2. Was verstehen wir unter Internem Kontrollsystem? 3. Einfache und effiziente Einführung eines Riskmanagement- und internen Kontrollsystems 4. Erfahrungen aus der Umsetzung 5. Fragen/Diskussion 13 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS Struktur der Umsetzung Gemeinderat IKS-Manager Externer IKS-Coach Risiko- und Kontrollverantwortlicher Risiko- und Kontrollverantwortlicher Risiko- und Kontrollverantwortlicher Risiko- und Kontrollverantwortlicher 14 7

8 Struktur der Umsetzung: Gemeinderat Gemeinderat Erteilt Auftrag zur IKS-Implementierung Trägt Gesamtverantwortung Passt IKS-Grundsätze an Kommuniziert IKS-Ziele Legt Rechenschaft über die Risikosituation gegenüber Bürgern und Anspruchsgruppen ab Unterstützt IKS-Prozess durch wirksame gemeindeweite Massnahmen 15 Struktur der Umsetzung: IKS-Manager IKS-Manager Planung, Organisation und Durchführungen der IKS-Implementierung Definition und Weiterentwicklung des Internen Kontrollsystems (IKS) Erarbeitung und Pflege des IKS-Tools Koordination und Durchführung periodischer IKS-Prüfungen Umsetzung von Massnahmen zur Verbesserung des IKS Kontaktpflege mit den Kontrollverantwortlichen in den Geschäftsprozessen Schulung der Mitarbeitenden Erstellung von periodischen IKS-Berichten an den Gemeinderat Pflege der gesamten IKS-Dokumentation 16 8

9 Struktur der Umsetzung: IKS-Coach Externer IKS-Coach Unterstützung des IKS-Managers sowie der übrigen Beteiligten im IKS- Prozess Kritische Begleitung und Moderation bei IKS-Einführung Überwachung des Internen Kontrollsystems sowie deren Instrumente Beobachtung der allgemeinen Risiko- und Kontrollsituation Allenfalls Projektmanagement und Unterstützung bei Erfassungsarbeiten während Einführung Allenfalls Unterstützung bei periodischen Reviews 17 Struktur der Umsetzung: Prozesseigner Prozesseigner / Kontrollverantwortliche Laufende Aktualisierung des Risiko- und Kontrollinventars innerhalb des Prozesses durch vorhandene Mitarbeitende Vorschläge für Risikosteuerungs- und Kontrollmassnahmen an den IKS- Manager Aufzeigen von Alternativmassnahmen (vermeiden, vermindern, versichern, usw.) Umsetzung der im IKS definierten Kontrollen Überwachung bzgl. Wirksamkeit der durchgeführten Kontrollen Vorschläge betreffend Prozess- oder Kontrolloptimierungen 18 9

10 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS Implementierungsschritte bei einem RMS-/IKS-Projekt JR- Analyse Ausarbeitung eigener IKS- Grundsätze Schlüsselprozesse Konzept- Handbuch Kontrollumfeld, Info/Komm IKS Überwachung IKS-Konzept Aus Riskmanagement Mattig RiskME RM- Prozessanalyse Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 t 19 Risikomanagement nach internationalem Standard Aufbau nach dem COSO-Würfel Entwickelt 1992 vom Comittee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) Bildet einen Rahmen zur Dokumentation, Analyse und Gestaltung Interner Kontrollsysteme Jährliche Überprüfung der Schlüsselrisiken, Informationskanal, um Defizite melden zu können Open Door-Policy, Intranet, Newsletter, Vorschlagswesen, Mitarbeitersitzungen, etc. Automatische IT-Kontrollen, 4-Augen-Prinzip, Unterschriftenregelung, Risk-Kontrollmatrix, Kontrollinventar Identifizierung, Bewertung und Bewältigung wesentlicher unternehmensweiten Risiken Verhaltenskodex, Commitment und Vorleben der Vorgesetzten,ausgeglichene Aufgaben und Verantwortung, Kompetenzen, Wichtigkeit der Ethik und Integrität 20 10

11 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS IKS-Cockpit Gemeinde-Version IKS-Konzept Kontrollumfeld Information & Kommunikation Konzept-Handbuch Beschreibung Beschreibung stark schwach akzeptabel Kontrolle / Überwachung Wesentlichkeit / Organisationsbereiche 4. Definitionen stark 10. Risikobeurteilung akzeptabel Kontrollaktivitäten akzeptabel stark 4a. 5. JR-Analyse Prozess-Matrix Schlüsselprozesse Bericht drucken RM-Prozessanalyse Kontroll-Risiko-Matrix 11. Bau Finanzen Personal 6. Kontrollschwächen-Dia beenden Wirtschaft Gemeinde Politik Map Kontrollübersicht Gesundheit Bildung Kultur Umwelt Muster Gemeinde 21 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS Elemente der Rahmenbedingungen IKS-Konzept: Ziele des IKS, Organisation, verantwortliche Personen, gesetzl. Grundlagen Kontrollumfeld: Fachliche und soziale Kompetenzen: Führungsstil, Kultur und Werte, Aufbau- und Ablauforganisation Information und Kommunikation: Ablauf der internen und externen Kommunikation sowie IKS- Schulung Wesentlichkeit: Definition der relevanten Positionen der Gemeinderechnung, Einbezug von Spezialfinanzierungen und Teilgesellschaften 22 11

12 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS IKS-Cockpit Gemeinde-Version IKS-Konzept Kontrollumfeld Information & Kommunikation Konzept-Handbuch Beschreibung Beschreibung stark schwach akzeptabel Kontrolle / Überwachung Wesentlichkeit / Organisationsbereiche 4. Definitionen stark 10. Risikobeurteilung akzeptabel Kontrollaktivitäten akzeptabel stark 4a. 5. JR-Analyse Prozess-Matrix Schlüsselprozesse Bericht drucken RM-Prozessanalyse Kontroll-Risiko-Matrix 11. Bau Finanzen Personal 6. Kontrollschwächen-Dia beenden Wirtschaft Gemeinde Politik Map Kontrollübersicht Gesundheit Bildung Kultur Umwelt Muster Gemeinde 23 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS Umfassendes Riskmanagement Ganzheitlicher IKS-Prozess Risikoidentifikation & Risikoanalyse JR- Analyse Risikobehaftete Prozesse Prozess- Matrix Schlüssel -prozesse RM- Prozessanalyse Bau Wirtschaft Gesundheit Finanzen Gemeinde Bildung Kultur Personal Politik Umwelt Auswirkungen der identifizierten Risiken auf die konkreten Geschäftsprozesse Prozess- und Finanzrisiken mit Auswirkung auf die finanzielle Berichterstattung Analyse der Schlüsselprozesse auf Kontrollen und Kontrolllücken zur Bekämpfung von Risiken 24 12

13 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS IKS-Cockpit Gemeinde-Version IKS-Konzept Kontrollumfeld Information & Kommunikation Konzept-Handbuch Beschreibung Beschreibung stark schwach akzeptabel Kontrolle / Überwachung Wesentlichkeit / Organisationsbereiche 4. Definitionen stark 10. Risikobeurteilung akzeptabel Kontrollaktivitäten akzeptabel stark 4a. 5. JR-Analyse Prozess-Matrix Schlüsselprozesse Bericht drucken RM-Prozessanalyse Kontroll-Risiko-Matrix 11. Bau Finanzen Personal 6. Kontrollschwächen-Dia beenden Wirtschaft Gemeinde Politik Map Kontrollübersicht Gesundheit Bildung Kultur Umwelt Muster Gemeinde 25 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS Elemente der Kontrollaktivitäten Analyse der Gemeinderechnung Prozessmatrix Schlüsselprozesse Prozessanalyse 26 13

14 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS Beispiel: Schlüsselprozesse Analyse der Gemeinderechnung Prozessmatrix Schlüsselprozesse Abstimmung mit Liquidität? Prozessanalyse Prozess Ja Zahlungsauslösung Bank/Post Risiken R1.12: Es werden nicht genehmigte Bank- /Posttransaktionen vorgenommen. Einzelverfügungsmacht über liquide Mittel. Vermögensschutz Anvertrauen/Austausch von Passwörtern (Bank/Post) H Kontrollen K1.22: Bank-/Postzahlungen (manuell/elektronisch) erfolgen gemäss Zeichnungsberechtigungen teilweise einzeln. Zahlungsauslösung Bank/Post wöchentlich/monatlich je nach Umfang T Kontrollschwäche Massnahme zur Beseitigung der Kontrollschwäche Verantwortlich Umsetzung bis Umgesetzt? Nicht genehmigte Banktransaktionen Einführung von Kollektivunterschriften für die Zahlungsauslösung bei den Banken Finanzverantwortlicher Nein 27 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS IKS-Cockpit Gemeinde-Version IKS-Konzept Kontrollumfeld Information & Kommunikation Konzept-Handbuch Beschreibung Beschreibung stark schwach akzeptabel Kontrolle / Überwachung Wesentlichkeit / Organisationsbereiche 4. Definitionen stark 10. Risikobeurteilung akzeptabel Kontrollaktivitäten akzeptabel stark 4a. 5. JR-Analyse Prozess-Matrix Schlüsselprozesse Bericht drucken RM-Prozessanalyse Kontroll-Risiko-Matrix 11. Bau Finanzen Personal 6. Kontrollschwächen-Dia beenden Wirtschaft Gemeinde Politik Map Kontrollübersicht Gesundheit Bildung Kultur Umwelt Muster Gemeinde 28 14

15 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS 29 Schritte bei der Einführung eines IKS mit Mattig IKS Typische IKS-Prozesse für Gemeinden Fachgebiet Prozesse Abwicklung P1 Zahlungen/Flüssige Mittel P5 Leistungsbezug/Einkauf/Kreditoren P15 Projekte/Verpflichtungs- und Zusatzkredite P14 Informationstechnologie Verwaltung P6 Personaladministration/Löhne P7 Kreditverwaltung/Finanzverbindlichkeiten P8 Vermögensverwaltung/Finanzanlagen P9 Infrastrukturverwaltung/Sachanlagen P13 Fondsverwaltung/Sonderrechnungen Verrechnung/ P2 Fakturierung/Debitoren/Steuer-Inkasso Inkasso P3 Fakturierung/Debitoren/Diverses P4 Fakturierung/Gebühren/Spezialfinanzierungen Reporting P10 Berichterstattung/Rechnungslegung P11 Budgetierung/Voranschlag/Nachtragskredit P12 Kosten- und Leistungsrechnung P16 Konsolidierung 30 15

16 Ansprechpartner IKS und Risikomanagement Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! Lothar Gwerder dipl. Wirtschaftsprüfer dipl. Betriebsökonom FH Riskmanagement-Experte SWC Kaspar Schiltz Dr. rer.publ. HSG Angela Schläpfer Master of Arts HSG in Accounting and Finance dipl. Wirtschaftspädagogin Florian Odermatt Bachelor of Science in Business Administration 31 Agenda 1. Gesetzliche Grundlagen 2. Was verstehen wir unter Internem Kontrollsystem? 3. Einfache und effiziente Einführung eines Riskmanagement- und internen Kontrollsystems 4. Erfahrungen aus der Umsetzung 5. Fragen/Diskussion 32 16

17 Erfahrungen aus bisherigen Einführungen (2) Kritische Erfolgsfaktoren Riskmanagement & IKS sollten - der Gemeindegrösse & -komplexität angepasst sein - vom Gemeinderat & den Abteilungsleitern getragen (vorgelebt) werden - ein top-down Vorgehen angestrebt werden (Kultur, Kontrollumfeld, Monitoring) - sich auf das Wesentliche (Risiken / Prozesse / Kontrollen) beschränken - systematisch erfolgen & dokumentiert sein - in einen kontinuierlichen Prozess übergehen (Überwachung / Review) - Riskmanagement und IKS zusammen einführen (Fokus zuerst auf RMS) - Förderung des Risiko- & Kontrollbewusstseins in der Organisation - Aufbau einer Risiko- & Kontrollkultur (Einbezug der Mitarbeiter) 33 Agenda 1. Gesetzliche Grundlagen 2. Was verstehen wir unter Internem Kontrollsystem? 3. Einfache und effiziente Einführung eines Riskmanagement- und internen Kontrollsystems 4. Erfahrungen aus der Umsetzung 5. Fragen/Diskussion 34 17

18 Fragen / Diskussion? Nichts geschieht ohne Risiko, aber ohne Risiko geschieht auch nichts Walter Scheel, Bundespräsident Deutschland 1974 Seite Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite