Anhang 3 Prüfungscheckliste

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1 Anhang 3 Prüfungscheckliste Die folgenden Ausführungen beruhen auf Checklisten, wie sie vom Berufsstand der Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Prüfungsplanung insbesondere bei KMU eingesetzt werden. 91 Dort dienen sie zwar ausschliesslich prüfungs - technischen Zielen, wie der Identifikation risikobehafteter Prüfungsgebiete oder der Bestimmung des Prüfungsumfangs. Dennoch kann die nachfolgende Checkliste auch als Interviewleitfaden genutzt werden, um einen (ersten) Eindruck von der Existenz und Ausgestaltung des IKS in einem kleinen oder mittelgrossen Unternehmen zu erlangen. Die angeführten Einzelfragen sind als Anregung zu verstehen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Je nach Grösse, Komplexität, Risikoprofil, Branche und anderer wichtiger Eigenschaften des Unternehmens werden bestimmte Fragen nicht oder nicht sinnvoll beantwortbar sein. Andere, unter Umständen bedeutsame Themen werden vom Prüfer angefügt werden müssen. Insgesamt gilt, dass der folgende Fragenkatalog Wirtschaftsprüfern nur eine grundsätzliche Einschätzung des IKS erlaubt. Keinesfalls ist er für Unternehmen geeignet, die Ausgestaltung des eigenen IKS daran auszurichten. Tiefergehende Eindrücke, die sich auf die wesentlichen Wertschöpfungsprozesse beziehen, sind durch Erarbeitung der im Anhang 2 beispielhaft genannten Risiko-Kon troll- Matrizen zu gewinnen. 91 Die Prüfungscheckliste wurde in enger Anlehnung an Kobierski (1999) erstellt. Ergänzend wurden Fragen zum Anlagevermögen eingefügt. Weiterhin wurden die Bereiche «Verkauf und Lieferforderungen» sowie «Personalwesen/Personalaufwand» stark erweitert. Fragen zur Planungsrechnung fehlen hingegen im vorliegenden Fragenkatalog. 121

2 Aufbauorganisation Die folgenden Fragen zur Aufbauorganisation dienen dazu, das hierarchische Gerüst (den strukturellen oder funktio nalen Aufbau) des geprüften Unternehmens zu verstehen. Aus seiner grafischen Dar stellung (Organigramm) sollten die Auf ga ben vertei lung und die Kommunikationsbeziehungen deutlich werden. Existiert bereits ein Organigramm in schriftlicher Form? Sind die Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt und schriftlich festgehalten? Sind die einzelnen Kontrollen und ihr Ineinandergreifen in einem Flow-chart oder in anderer Form schriftlich dargestellt? Wie häufig werden diese «Übersichten» über die Aufbauorganisation aktualisiert und wann war das letzte Update? Gibt es Stellen- oder Funktionsbeschreibungen (Aufgaben, Verantwortungsbereich, Stellvertretung)? Sind die Regelungen des internen Kommunikationsflusses (organisatorisch, Stellvertretung) beschrieben? Wie viele Mitarbeiter muss welcher Vorgesetzte überwachen (Kontrollspanne)? Ablauforganisation Die Ablauforganisation dient der Gestaltung der Arbeitsund Informationsprozesse. Es sollte sichergestellt sein, dass alle wesentlichen Arbeitsabläufe im Unternehmen dokumentiert sind. Bestehen für alle wichtigen Arbeitsabläufe schriftliche Richtlinien (Kassenführung, Posteingang und -verteilung, Wareneinkauf, Warenverkauf, Inventur, Investitionen)? Verstehen die Teams oder Mitarbeiter des Unternehmens die sie betreffenden Richtlinien? 122

3 Werden zur Sicherung der geplanten Arbeitsabläufe vorgefertigte Belege und andere Formulare eingesetzt, die den Bearbeiter zur Einhaltung eines bestimmten Systems zwingen und zwangsläufig eine Kontrolle durch den nachfolgenden Sachbearbeiter oder einen Vorgesetzten bedingen? Sind die Arbeits- oder Dienstanweisungen auf dem neuesten Stand? Werden die Mitarbeitenden im Unternehmen zeitnah über etwaige Änderungen in den Arbeits- oder Dienstanweisungen informiert? Berücksichtigen die Arbeits- oder Dienstanweisungen in ausreichendem Masse das Vier-Augen-Prinzip oder sonstige Kontrollen? Sind die Handlungsvollmachten und Zeichnungsberechtigungen schriftlich dokumentiert? Sind die Art und die Genehmigung der Vergabe von Vollmachten schriftlich dokumentiert? Wird die Anwendung der Arbeits- oder Dienstanweisungen überwacht? Werden neu eintretende Mitarbeiter in die Arbeitsoder Dienstanweisungen systematisch «eingeführt»? Besteht bei mehreren Geschäftsführern (oder Vertretungsberechtigten) eine Geschäftsordnung, in der die Aufgaben verteilt werden? Sind die schriftlichen Regelungen und Anweisungen schon so umfangreich, dass ein Organisationshandbuch zweckmässig wäre, oder wo werden alle diese Richtlinien aufbewahrt? Sind die schriftlichen Regelungen für die Mitarbeitenden im Unternehmen auch verständlich und klar dargestellt? 123

4 Rechnungswesen Im Rechnungswesen werden alle wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb des Unternehmens ablaufen oder diese mit ihrer Umwelt verbinden, konkretisiert und quantitativ abgebildet. Die Aufgabe der Prüfung des IKS im Bereich des Rechnungswesens sollte daher vor allem darin bestehen, dass die Ordnungsmässigkeit der Belege, die Dateneingabe, die Datenergebniskontrolle, die Datensicherheit, das Mahnwesen, die Archivierung sowie eine Funktionstren nung gewährleistet sind. Wird ein Kontenplan benutzt, in dem alle benötigten Konten enthalten sind? Wer kann Konten, vor allem Kreditorenkonten, anlegen? Besteht ein übergreifendes Berechtigungskonzept? Für welche Bereiche gilt dieses übergreifende Berechtigungskonzept? Wie oft werden der Kontenplan oder einzelne Bereiche gewartet? Liegt eine Beschreibung der Funktionstrennung (Beleg erstellung, Dateneingabe, Zahlungsverkehr) vor? Werden folgende Buchungsgrundsätze eingehalten? Keine Buchung ohne Beleg? Erfolgen Buchungen zeitnah? Erfolgen Buchungen chronologisch? Sind die Belegkreise durch die Buchung ausreichend dokumentiert? Sind die Buchungstexte ausreichend und aussagefähig? Wie ist das Belegwesen organisiert? Sind Belege vornummeriert? Ist der Zugang zu Blankoformularen eingeschränkt? Gibt es eine organisierte Vernichtung fehlerhaft ausgefüllter Exemplare? 124

5 Wer ist für die gelegentliche Überprüfung der lückenlosen Nummerierung verantwortlich? Wie werden Fotokopien verwendet? Ist aufgrund der Beleg- und Gegenkontenhinweise auf den Konten jede Buchung nachvollziehbar (Beleg-Hauptbuchkonten-Bilanz; sowohl progressiv als auch retrograd)? Wie ist das Mahnwesen geregelt? Gibt es eine regelmässige Abstimmung zwischen Debitorenbuchhaltung, Offene-Posten-Liste und Hauptbuch? Welche Mahnintervalle gibt es? Welche Kreditlimits werden von wem vergeben? Gibt es die Möglichkeit von Mahnsperren? Welche anderen Ausnahmen gibt es? Wie ist das Archivierungssystem ausgestaltet: Was wird wann, wo und wie abgelegt oder vernichtet? Ist die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sichergestellt? Wer ist für die Bewertung von Halb- und Fertigfabrikaten oder noch nicht abrechenbaren Leistungen verantwortlich; wie erfolgt die Bewertung und Bestandsaufnahme? Liquide Mittel Zu den liquiden Mitteln zählt vor allem der Bestand an Kasse, Schecks, Postgiro- und Bankguthaben sowie an Wertpapieren des Umlaufvermögens. Wegen der grossen Gefahr von Manipulationen gerade in diesem Bereich muss geprüft werden, ob hinreichende Vorkehrungen zum Schutz des Vermögens getroffen wurden. Existieren für den Bereich der liquiden Mittel Dienstanweisungen? Ist insbesondere eine Kassenführungsordnung vorhanden? Sind die Bestimmungen der Kassenordnung noch aktuell? 125

6 Wie häufig sind Eintragungen? Gibt es Kassenbuchminusbestände? Besteht eine Funktionstrennung von anderen nicht zu vereinbarenden Tätigkeiten (z.b. buchen)? Gelten Belegzwang und gesetzliche Belegstrenge für alle Kassenbewegungen? Bestehen Regelungen über: Kassensturz? Kassenhöchst- und -mindestbestände (durch wen erfolgt die Kontrolle)? Reserveschlüssel? Sind Kassenbelege gegen Missbrauch und Wiederverwendung gesichert? Bestehen angemessene Diebstahlversicherungen? Wer kann Konten eröffnen, schliessen oder auf diese zugreifen (maximale Höhe, Rücksprache mit Geschäfts führung)? Wann hat die letzte Kassenprüfung stattgefunden? Wurden die Bestimmungen der Kassenordnung eingehalten? Entsprechen die Art und die Anzahl der Kassen noch den Betriebserfordernissen? Hat der Kassenführer vor Beginn der Prüfung das Journal abgeschlossen und den Tagesabschluss erstellt? Vorgehensweise bei eingehenden Wechseln oder bei Wechselausstellung? Gibt es Richtlinien für die Abstimmung des Verrechnungskontos «Kasse-Bank» und anderer «Geldtransit-Konten»? Erfolgt eine Kontrolle und Auswertung der Protokolle für automatisierten Zahlungsverkehr durch Abteilungsleiter oder Geschäftsführung? 126

7 Vorräte Zu den Vorräten zählen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse und Leistungen sowie fertige Erzeugnisse, Waren und geleistete Anzahlungen. Für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ist ein Inventar aufzustellen. Gibt es Inventurrichtlinien (Festlegung des Inventurverfahrens, der Formulare, des Aufnahmeteams, des Vier- Augen-Prinzips, der Behandlung von Differenzen etc.)? Gibt es eine schriftliche Lagerordnung (Festlegung des verantwortlichen Lagerhalters, der Lagerbuchführung, der Sicherheitsmass nahmen, der Bestandskontrollen etc.)? Sind dem Aufnahmeteam die Sollbestände bekannt? (Sind die Sollbestände dem Aufnahmeteam bekannt, so besteht die Gefahr, dass bei der körperlichen Bestandsaufnahme manipuliert wird.) Besteht die Möglichkeit, mit Hilfe der IT unterjährige Inventurlisten zu erstellen? Welches Bewertungsvereinfachungsverfahren wird verwendet (z.b. Verbrauchs- oder Veräusserungsfolgeverfahren)? Gibt es starke innerbetriebliche Transfers von (halbfertigen) Vorratsbeständen? Anlagevermögen In diesen Bereich fallen alle Wirtschaftsgüter, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Besondere Probleme ergeben sich aus dem Impairment von Anlagen. Wie ist die Kompetenzregelung bezüglich Investitionen (Antrag, Entscheid, Beschaffung) gestaltet? Wie sind die Zuständigkeiten bezüglich der Anlagenbuchhaltung geregelt? Wie wird dafür gesorgt, dass Abgänge in der Buchhaltung vollständig erfasst werden? 127

8 Wie wird dafür gesorgt, dass Einnahmen aus Liegenschaften (Miete, Pacht) vollständig erfasst werden? Wer ist zuständig für die Bemessung der Abschreibungen und die Bewertung der Liegenschaften? Wer ist für ausreichenden Versicherungsschutz verantwortlich? Wer stimmt die Anlagenkartei mit der Bilanz ab? Wie oft pro hr? Sind die Funktionen Anlagenbuchhaltung und körperliche Aufnahme getrennt? Wie wird dafür gesorgt, dass Abgänge in der Buchhaltung vollständig erfasst werden? Wer ist zuständig für die Bemessung der Abschreibungen und die Bewertung? In welchen Fällen werden Anzahlungen geleistet? Wer ist zuständig dafür? Werden bilanzierte Bestände durch Abstimmung mit der Anlagenbuchhaltung, den Inventarlisten und den Grundbuchauszügen für Grundstücke überprüft? Werden die angewandten Aktivierungs- und Bewertungsgrundsätze beurteilt? Werden aktivierte Zugänge auf ihren wertvermehrenden Charakter beurteilt? Wird die Angemessenheit der Abschreibungen beurteilt und geprüft, ob die dem Abschreibungsplan zu grunde liegende Nutzungsdauer durch die aktuellen Nutzungsmöglichkeiten noch gerechtfertigt ist? Gibt es Anzeichen für ein Impairment? Werden die Abschreibungen bezüglich ihrer Konformität mit den steuerlichen Vorschriften beurteilt? 128

9 Werden bestimmte Anlagegüter im Betrieb physisch kontrolliert? Werden Aufwands- und Ertragskonten, die in einem Zusammenhang mit Sachanlagen stehen, durchgesehen? Werden Zugänge von Dritten aufgrund geeigneter Unterlagen, wie Eingangsrechnungen, notarielle Kauf verträge (für Grundstücke) geprüft? Werden Buchungen für Abgänge und damit insbesondere auch von Gewinn und Verlust aus verkauften Anlagen überprüft? Wird geprüft, ob Vorsteuern (MwSt.) korrekt erfasst und verrechnet werden? Findet eine Prüfung der für diese Bilanzpositionen notwendigen Angaben im Anhang statt? Einkauf und Verbindlichkeiten In diesem Bereich sollte sich der Prüfer vor allem mit dem Bestellwesen (Bedarfsanforderung, Angebotseinholung sowie eigentliche Bestellung), dem Wareneingang, der Lagerhaltung sowie der Sicherstellung einer ordnungsgemässen Zahlung befassen. a) Bestellwesen Gibt es Richtlinien für die Erteilung von Bestellungen und werden alle Bestellungen dementsprechend abgewickelt (Bedarfsanforderungen, Einholung von Angeboten, fristgerechte Auslösung von Bestellungen, Einkaufsbedingungen)? Ab welcher Bestellsumme bedarf es der Zustimmung der Geschäftsführung und wie wird diese dokumentiert? Ab welcher Bestellsumme bedarf es der Zustimmung der anderen Organe der Gesellschaft? 129

10 b) Wareneingang Funktionstrennung: Ist der Wareneingang vom Einkauf getrennt? Ist die Mengen- und Qualitätskontrolle gesichert? Werden die Lieferantenrechnungen mit den bestätigten Lieferscheinen und den Auftragsbestätigungen oder Bestellkopien abgestimmt? Werden die Lieferantenrechnungen auch rechnerisch geprüft? Ist die ordnungsgemässe Zahlung (Gefahr der Doppelzahlung, Skonto, Anzahlungen, Gegenforderungen) sichergestellt? Werden die eingehenden Rechnungen in ein «Eingangsrechnungsbuch» (Liste) eingetragen, bevor sie zur Prüfung weitergeleitet werden? Verkauf und Lieferforderungen In diesem Bereich sollte sich der Prüfer vor allem mit der Bearbeitung der Kundenaufträge, der Kreditgewährung, der Verbuchung der Kundenrechnungen und den Zahlungseingängen, der Debitorenbuchhaltung, den Gutschriften und Preisnachlässen sowie den Rückstellungen und Wertberichtungen befassen. Ist sichergestellt, dass alle Aufträge bearbeitet und fakturiert werden? Gibt es einheitliche Formularsätze (z.b. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen), Zahlungs- und Lieferbedingungen? Gibt es Kontierungsrichtlinien für die Buchung von Teil- und Schlussrechnungen? Ist sichergestellt, dass bei «notleidenden» Kunden Liefersperren vergeben und eingehalten werden? 130

11 Gibt es für die versandten Waren auf oder neben den Lieferscheinen Annahmebestätigungen der Kunden? Welche Abrechnungsgrundlagen sind notwendig: Auftrag schriftlich, Formulare, formlos etc.? Wie werden Voraus- und Abschlagszahlungen vereinbart? Wie werden Zahlungsfristen bestimmt? Sind Allgemeine Geschäftsbedingungen vorhanden, sind sie im Vertrag ausdrücklich einbezogen? Welche Erkundigungen über die Zahlungsfähigkeit eines Vertragspartners sind möglich/notwendig? Wird die Bonität der Kunden geprüft, wann, durch wen (Auskunfteien, Banken, Geschäftsfreunde)? Nach welchem System erfolgt die Führung des Debitorenkontokorrents (offene Posten oder Kontenbuchhaltung, zentral oder dezentral)? Sind Belege mit Buchungsvermerk versehen? Sind Buchungstexte aussagefähig und richtig? Wer veranlasst und genehmigt die Ausstellung von Korrekturbelegen (Saldendifferenz, Buchungsfehler)? Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und Salden von Kontokorrent? Werden Saldenbestätigungen eingeholt: Wer, in welchem Umfang, welche Zeitabstände? Gibt es unaufgeklärte Salden? Wie geht man damit um? Welche Rechnungsarten gibt es (Barzahler, Überweisung, Einzugsermächtigung)? Gibt es Boni, Skonti oder sonstige Zahlungsnachlässe? Wo und wie werden die Rechnungsrückkäufe bearbeitet? 131

12 Gibt es ein Kontrollsystem für den Abruf der fälligen Rechnungen? Wie ist gewährleistet, dass Sicherheitseinbehalte bei Fälligkeit angefordert oder Gewährleistungsbürgschaften zurückgefordert werden? Ist die Zuständigkeit für das Mahnwesen fixiert? Wird das Rechnungssoll in regelmässigen Abständen auf Rückstände geprüft? Wie werden Mahnungen erstellt und weiterbearbeitet? Wann werden Zahlungserinnerungen vorgenommen oder Mahnungen erstellt? Sind die Mahnschreiben standardisiert? Besteht die Möglichkeit, jederzeit festzustellen, welche Erinnerungen wann verschickt wurden? Personalwesen/Personalaufwand Im Bereich des Personalwesens sollten einerseits Sachverhalte geprüft werden, die in Zusammenhang mit der Personalplanung und -entwicklung stehen (z.b. Neueinstellungen oder Kündigungen von Mitarbeitern, Dienstzettel und -verträge, Anwesenheitskontrollen, Überstundenregelungen, Lohn- und Gehaltsfestsetzung, Stellenbeschreibungen etc.). Andererseits ist das IKS in Bezug auf die Erstellung und Verbuchung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Erstellung der Lohnausweise sowie die Personalrückstellungen zu beurteilen. Wie ist sichergestellt, dass Löhne, Gehälter oder Provisionen nicht an Unberechtigte oder in der falschen Höhe bezahlt werden? Besteht zu Beginn des Geschäftsjahrs eine vom VR genehmigte Lohnliste? Werden alle Lohn- und Gehaltsveränderungen von der dafür vorgesehenen Stelle genehmigt? 132

13 Sind die Arbeitsabläufe ausreichend dokumentiert? Gewährleistet die Instanzengliederung geregelte Arbeits abläufe? Wie stellt die Funktionstrennung selbständige Kontrollen sicher? Sind die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsunterlagen der Arbeitnehmer gegen eine unbefugte Verwendung geschützt? Ist sichergestellt, dass neben den gesetzlichen Abzügen auch andere Einbehalte (z.b. Vorschüsse, Firmenwohnungen) berücksichtigt werden? Gibt es regelmässige Mitarbeiterbeurteilungen? Wird darauf geachtet, dass die Mitarbeiter in Vertrauensstellungen regelmässig ihren Urlaub nehmen und vertreten werden? Werden Krankheits- und Urlaubstage ordnungsgemäss erfasst und dokumentiert? Sind die internen Kontrollen visiert und dokumentiert? Werden stichprobenmässige Prüfungen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen einzelner Mitarbeiter anhand beweiskräftiger Unterlagen vorgenommen? Werden alle zum Personalaufwand zugehörigen So zial aufwendungen auf vollständige Erfassung und periodengerechte Abgrenzung überprüft? Werden die gebuchten Aufwendungen mit den Lohn - rekapitulationen oder der AHV-Liste abgestimmt? Findet eine Abstimmung der Zahlungen mit den indiv iduellen Lohnabrechnungen und der Angestelltenliste statt? Findet eine Prüfung von Stunden- und Akkordlöhnen anhand der Originalbelege statt? 133

14 Wird die Einhaltung der BVG-Meldepflicht anhand der AHV-Liste geprüft? Werden Auszahlungen an freie Mitarbeiter bezüglich deren AHV-Abrechnungspflicht überprüft? Werden Risiken aus weit zurückliegenden AHV-Revisionen beurteilt? Findet eine Abstimmung der entrichteten VR-Hono rare mit den entsprechenden Beschlüssen des VR statt? Wurden die Sozialversicherungsbeiträge auf VR-Hono rare korrekt deklariert und abgerechnet? Wird die Abrechnung der Quellensteuer überprüft? Sicherheitsvorkehrungen a) Allgemein Die allgemeinen Sicherungsvorkehrungen dienen vor allem der Sicherung von Vermögenswerten. Sie be treffen daher den unberechtigten Zugriff auf Vermögensgegenstände sowie den Zugang zu sensiblen Bereichen (Internet, Intranet). Bestehen Vorkehrungen gegen den unbefugten Zutritt zu bestimmten Räumlichkeiten (z.b. Lager, IT, Verkaufsraum)? Bestehen Sicherheitsvorkehrungen gegen den Zugriff Unbefugter auf Vermögensgegenstände (können z.b. Vermögensgegenstände des Anlage- oder Umlaufvermögens ohne Buchung abgehen), Urkunden und schutz würdige Daten? Gibt es ein Schlüsselprotokoll? Welcher Mitarbeiter hat welchen Zugang? Wie sehen die Zugangsberechtigungen im Bereich der IT (Speicherungen sowie Häufigkeit der Änderungen) aus? Besteht ein übergreifendes Berechtigungskonzept? 134

15 Besteht bei Internetzugang und im Intranet ein Firewall-System und werden elektronisch versendete Daten verschlüsselt? b) Informationstechnologie (IT) Gegenstand der Befragung sollten an dieser Stelle alle Bereiche sein, die sich computergestützter Systeme bedienen. Aufgrund des Interviews sollte eingeschätzt werden können, inwiefern die Funktionsfähigkeit des Buchführungssystems unter den Bedin gungen der IT gewährleistet ist, die Finanzbe richterstattung ohne wesentliche Fehler erfolgt und die Gefahr der Manipulation gering ist. Wie ist die IT organisiert? Grundlegende Sachverhalte (Hard-, Software, Anwendungsgebiete)? Organisationsschema (Systemdokumentation)? Zugriffsbeschränkungen? Verfahrensdokumentation (Programmdokumentation)? Dokumentation von Programmänderungen und -anpassungen? Erfolgt eine Datensicherung? Häufigkeit? Art? Mögliche Mängel? Wie erfolgt die Abwicklung der Verarbeitung (Stapel, Online etc.)? Gibt es Manipulationsvorkehrungen beim Buchen (z.b. einseitig buchen, Korrektur von Soll-Haben-Differenzen)? Gibt es Sicherheitsvorkehrungen gegen Viren etc.? Gibt es Benutzerrichtlinien (Verwendung von Internet, private Daten, Art und Ort von Datensicherungen, Vermeidung von Redundanzen, Spiele etc.)? 135

16 Werden wichtige IT-Systeme mittels einer USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) vor Stromschwankungen oder Stromausfällen geschützt? Wie erfährt die Systemadministration vom Ausscheiden von Beschäftigten? Werden beim Ausscheiden von Beschäftigten deren Benutzerkonten deaktiviert und nach einer geeigneten Übergangszeit gelöscht? Bestehen entsprechende schriftliche Regelungen? 136