Hilfe zur Dokumentenverwaltung

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1 Hilfe zur Dokumentenverwaltung Die Dokumentenverwaltung von Coffee-CRM ist sehr mächtig und umfangreich, aber keine Angst die Bedienung ist kinderleicht. Im Gegensatz zur Foto Galeria können Dokumente nicht nur als Verweis sondern auch vollständig in der Datenbank übernommen werden. Dies kann in der Benutzerverwaltung, für jeden Benutzer getrennt, eingestellt werden. Die Größe einer einzelnen Datei ist auf 30 MB begrenzt. Ein Dokument kann dabei nicht nur eine WORD, oder PDF Datei sondern eine beliebige Datei sein. Die Dokumentenverwaltung unterstützt auch Bilddateien, s, oder Programmdateien. Die Dokumentenverwaltung steht in folgenden Bereichen zur Verfügung: 1. In der Detailansicht der Kundenverwaltung. 2. Supportanfragen 3. Schadensverwaltung 4. Aufgaben 5. Verträge Da alle Bereiche kundenspezifisch sind, werden die Dokumente von den verschiedenen Bereichen auch in der Kunden-Detailansicht angezeigt, d.h. auch ein Dokument welches bei einer Schadensmeldung hinterlegt wurde ist in der Detailansicht sichtbar. In der Detailansicht kann für jeden Kunden eine Ordnerstruktur angelegt werden. Dies bietet bei vielen Dokumenten eine bessere Übersicht. Die Dokumentenverwaltung verfügt über eine Vorschau, in der Word oder andere Textdokumente, PDF, s, Excel-Dokumente und auch Bilder angezeigt werden können. Möglichkeiten Dokumente einzufügen: 1. Ziehen Sie mit der Maus vom Windows-Explorer die gewünschten Dokumente in das mittlere Fenster (siehe oben). 2. Benutzen Sie den Windows-Explorer und kopieren Sie die gewünschten Dokumente über die rechte Maustaste. Gehen Sie in das mittlere Fenster und wählen Sie über die rechte Maustaste Einfügen

2 3. s können per Drag & Drop von Outlook übernommen werden. Gehen Sie dazu in der Liste von Outlook und ziehen Sie die gewünschte Mail in das mittlere Fenster der Dokumentenverwaltung. 4. Manuelle Erfassung über Button Neu. In allen 3 Fällen können gleichzeitig mehrere Dokumente bzw. s eingefügt werden. Funktionen der Button Leiste: Über Neu oder Bearbeiten kann eine Dokument neu hinzugefügt werden, oder ein bestehendes bearbeitet werden. Der folgende Dialog bietet die Möglichkeit weitere Angaben zum Dokument zu erfassen. Links unten können Sie erkennen wie das Dokument gespeichert wird. Das obige Bild gibt an, dass das Dokument binär und vollständig in der Datenbank übernommen wurde. Mit dem Button Speichern unter können Sie das Dokument als Datei speichern. Sie erhalten dann wieder ihre Word-, PDF- oder Bilddatei wie diese ursprünglich in der Dokumentenverwaltung eingefügt wurde. Bei einer Outlook wird eine MSG Datei gespeichert, welche anschließend mit Outlook geöffnet werden kann. Mit dem Button Entfernen können die markierten Dokumente (mittleres Fenster) gelöscht werden. Wenn keine Kopie auf ihrer Festplatte vorliegt, bedeutet dies eine endgültige Löschung des Dokumentes. Mit Drucken keine eine Liste ihrer Dokumente ähnlich zur Tabellenansicht ausgegeben werden. Wie jeder Druckvorgang in Coffee bedeutet dies Bildschirm Vorschau, drucken, PDF Datei, oder Export der Tabellendaten. Über Öffnen wird entsprechend der abgelegten Datei die passende Anwendung gestartet. Bei einer Outlook, bei PDF ihr PDF Reader, bei einer Programmdatei das Programm, usw. Mit Suchen wird ein weiteres Fenster geöffnet über dem Sie nach Dokumenten suchen können. Hilfreich ist hier bei der Dokumentenerfassung das Feld Stichwort zu verwenden. Der Button Archiv bietet die Möglichkeit alte Dokumente in einer Archiv Datenbank und/oder in einer ZIP Datei zu archivieren.

3 Über die erste Seite Backup können die selektierten Dokumente in einer ZIP Datei abgelegt werden. Die bestehenden Dokumente in der Datenbank werden dabei nicht gelöscht. Über die zweite Seite Archivieren können Sie die Dokumente in einer Archiv DB und/oder ZIP File sichern. Nach der Archivierung werden die Dokumente aus der Arbeitsdatenbank entfernt. Sie sollten deshalb immer zuerst Dokumente anzeigen wählen um zu kontrollieren dass die richtigen Dokumente ausgewählt wurden. Die Auswahl kann über einen gewählten Zeitraum erfolgen. Befehle in der mittleren Tabellenansicht: Mit einem Maus-Doppelklick in der Tabelle wird die entsprechende Anwendung gestartet, d.h. das Dokument wird geöffnet. Über ein Kontextmenü (rechte Maustaste) können die markierten Dokumente als Erledig/Nicht erledigt gekennzeichnet werden, oder in einen anderen Ordner verschoben werden. Kopie/Einfügen wurde bereits

4 erwähnt. Beides funktioniert wie im Windows-Explorer. Wenn Sie hier Kopieren wählen, können Sie das Dokument mittels dem Windows-Explorer einfügen, oder auch in einem anderen Bereich der Dokumentenverwaltung einfügen. Mit Spalten anpassen können Sie die Spalten dieser Tabelle bearbeiten. Öffnen und Bearbeiten hat die gleiche Funktion wie die entsprechenden Buttonleiste. Das Ordnerfenster und Befehle zur Bearbeitung der Ordner: Der oberste Eintrag lautet immer < Alle > und zeigt alle Dokumente an. Das Menü (siehe Bild oben) wird über die rechte Maustaste im Ordnerfenster geöffnet. Mit den ersten drei Befehlen können Sie einen neuen Ordner hinzufügen, den Ordnernamen ändern, oder einen Ordner löschen. Wird ein Ordner gelöscht, so wird natürlich das Dokument nicht gelöscht. Das Dokument ist anschließend unter < Alle > zu finden. Die Befehle Als Vorlage speichern und Vorlage laden sind sehr hilfreich. Sie können eine allgemeine Ordnerstruktur erstellen und diese als Vorlage für alle anderen Kunden verwenden. Legen Sie dazu die gewünschte Ordnerstruktur an und speichern diese als Vorlage. Anschließend können Sie die Vorlage bei anderen Kunden laden. Zusätzlich wird bei der Neuanlage eines Kundens automatisch diese Vorlage erstellt. Zur Erinnerung: Die Ordnerstruktur ist kundenspezifisch.

5 Ordner Einträge verschieben: Ziehen Sie mit der Maustaste den Ordnernamen an die gewünschte Stelle. Beachten Sie dabei die Symbole auf der linken Seite. Der grüne Pfeil bedeutet, dass der Ordner unterhalb des Ordners, auf dem der Pfeil zeigt, eingefügt wird. Der blaue Pfeil gibt an, dass der Ordner oberhalb auf gleicher Ebene eingefügt wird. Das Vorschaufenster: Die Vorschau kann über obigen Schalter ein/ausgeschaltet werden. Mit der Kombination Strg. Taste + Maus Roller kann die Vorschau, je nach Drehrichtung verkleinert oder vergrößert werden. Sie haben noch Fragen? Besuchen Sie unsere FAQ auf Melden Sie sich an und erfassen Sie ihre Frage. Dies ist uns sehr wichtig. Wir werden dann unsere Hilfedateien entsprechend ergänzen. Viel Spaß bei der Anwendung

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