Leitfaden zur Lieferantenregistrierung und erste Schritte zum Erstellen eines Angebotes in einer Verhandlung

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1 Leitfaden zur Lieferantenregistrierung und erste Schritte zum Erstellen eines Angebotes in einer Verhandlung Version Kontakt: Customer Service Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0)

2 INHALTSVERZEICHNIS 0. Einleitung Anleitung zur Registrierung und Anmeldung Einladung zur Registrierung Registrierungsdaten Anmeldung Lieferantenportal Aufrufen der aktuellen Verhandlung Angebotsbearbeitung Zusätzliche Informationen zum Lieferantenportal Dashboard Cockpit Nachrichten Menü Einstellungen Support...17

3 0. EINLEITUNG Die newtron AG stellt ein Lieferantenportal, welches aktuell für die Lieferantenregestrierung, der Durchführung von Ausschreibungen und Auktionen vieler Kunden genutzt wird, zur Verfügung. Damit Sie schnell und einfach diese Funktionen nutzen können, registrieren Sie sich bitte als Lieferant auf der newtron Plattform. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, sich einen kurzen Überblick über den Registrierungsprozess und das Erstellen eines Angebotes in einer Verhandlung zu verschaffen. Der Guide ist wie folgt aufgeteilt: Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Anleitung für die Registrierung auf der newtron Plattform. Angebotserstellung Informationen über Ihr Lieferantenportal Seite 4 von 16

4 1. ANLEITUNG ZUR REGISTRIERUNG UND ANMELDUNG 1.1. EINLADUNG ZUR REGISTRIERUNG Von Ihren Kunden erhalten Sie via eine Einladung mit der Aufforderung, sich über das Portal zu registrieren. Einladung Sehr geehrte Damen und Herren, die Firma Kunde lädt Sie zur Teilnahme an der Ausschreibung Nr. RFX-ID "Titel der Ausschreibung" ein und sieht Ihrem Angebot auf der newtron-handelsplattform mit Interesse entgegen. Die Angebotsfrist beginnt am [Beginndatum der Ausschreibung] XXX Uhr und endet am [Enddatum der Ausschreibung] XXX Uhr. Zum Abruf aller Anfragedetails melden Sie sich bitte mit Ihrem Login [Ihre Loginnummer] und Ihrem Passwort auf der newtron- Handelsplattform an: jetzt anmelden Bitte geben Sie Ihr Angebot online ein. Wenn Sie an dieser Ausschreibung nicht teilnehmen, bitten wir Sie Ihre Absage online einzustellen. Möchten Sie ohne weitere Begründung absagen, klicken Sie bitte auf folgenden Link: jetzt absagen Werden Sie fit für newtron mit unseren kostenlosen WEBINAREN: Jetzt anmelden Mit freundlichen Grüßen Ihre Kundenbetreuung newtron AG newtron AG Budapester Straße 3-5 D Dresden Germany Seite 5 von 16

5 1.2. REGISTRIERUNGSDATEN Nachdem Sie in der Einladung auf den hinterlegten Link auf Jetzt anmelden geklickt haben, öffnet sich in Ihrem Browserfenster die Portalseite. Zur Registrierung gehen Sie bitte auf den Button Registrieren. Die mit Stern gekennzeichneten Felder (*) sind Pflichtangaben, die Sie zwingend ausfüllen müssen. Des Weiteren haben Sie verschiedene Leistungen als Zusatzoptionen. Mit dem Basiszugang haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenprofil und LSA zu bearbeiten sowie an Ausschreibungen teilzunehmen. Seite 6 von 16

6 Sind die Unternehmensdaten ausgefüllt, kommen Sie zur Registerkarte Ansprechpartner. Haben Sie die Eingaben getätigt, klicken Sie auf Registrieren Durch das Customer Service Team der newtron AG wird Ihre Registrierung geprüft und ggf. mit bestehenden Einträgen abgeglichen. Sie erhalten nach Überprüfung eine mit Zugangsdaten. Seite 7 von 16

7 1.3. ANMELDUNG Nach Erhalt der Zugangsdaten melden Sie sich bitte auf der newtron-plattform an: (Login Plattform) oder Aus Sicherheitsgründen haben Sie ein temporäres Passwort erhalten. Sie werden nach der Anmeldung aufgefordert, das Passwort zu ändern. Die Passwortgültigkeit beträgt 3 Monate, danach werden Sie erneut aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Möchten Sie eine Verlängerung der Gültigkeitsdauer, kontaktieren Sie das Customer Service Team der newtron AG. Seite 8 von 16

8 2. LIEFERANTENPORTAL Die newtron-handelsplattform ist auch in speziellen Kundendesigns verfügbar. Wenn Sie die Plattform für mehrere Kunden nutzen, kann es dadurch vorkommen, dass Sie beim Einsprung auf die Plattform (z.b. direkt über den Link in einer Einladungs ) die Oberfläche im angepassten Kundendesign sehen werden. Die Funktionen sind jedoch stets identisch AUFRUFEN DER AKTUELLEN VERHANDLUNG Im ersten Schritt erläutern wir Ihnen kurz die Erstellung Ihres Angebotes zu aktuellen Anfragen. Nach der erfolgreichen Speicherung Ihres selbstgewählten Passwortes gelangen Sie auf Ihre persönliche Portalseite. Zum Aufrufen einer Informationsanfrage oder Ausschreibung klicken Sie bitte auf die entsprechende Kachel im Dashboard: ODER Auf der folgenden Seite wird Ihnen die Übersicht aller aktuell laufenden Ausschreibungen angezeigt. Alternativ können Sie über das obige Menü -> Anfragen -> Anfragen die Übersicht über alle Vertragsverhandlungen unabhängig vom Verhandlungstyp (Informationsanfrage, Ausschreibung & Auktion) aufrufen: Seite 9 von 16

9 Durch Anklicken des Kästchens links neben der entsprechenden Ausschreibung können Sie diese auswählen und direkt über den Button unten rechts entweder die Teilnahme zusagen oder die Teilnahme absagen. In der Übersicht der Verhandlungen wird Ihnen der Status der Ausschreibung angezeigt: Verhandlung läuft aktuell Verhandlung ist beendet Verhandlung hat noch nicht begonnen Um sich alle Ausschreibungsdetails, die vom Einkäufer für Sie hinterlegt wurden, einsehen zu können, klicken Sie bitte auf die entsprechende Ausschreibungs-ID: Seite 10 von 16

10 Auf der nächsten Seite können Sie sowohl die Kopfinformationen (Titel, Ansprechpartner des anfragenden Unternehmens, Laufzeit) als auch die Verhandlungsdaten (Vertragsinformationen, Anhänge, Positionsdetails) einsehen: Zur Erstellung Ihres Angebotes klicken Sie unten rechts auf Angebot erstellen : Seite 11 von 16

11 2.2. ANGEBOTSBEARBEITUNG Sie haben nun die Möglichkeit, alle benötigten Angaben auszufüllen. Bitte beachten Sie, auch hier sind mindestens die mit dem Sternsymbol (*) gekennzeichneten Pflichtfelder zu vervollständigen, damit Sie das Angebot abschicken können. Ihr Angebot kann entweder direkt im System manuell oder offline mittels einer Excel- Tabelle erstellt werden. Viele Mouseovers (z.b. über den Fragezeichen-Symbolen) geben weiterführende Informationen an. Sie können die Bearbeitung nach Speicherung abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen. Haben Sie alle Angaben getätigt, klicken Sie bitte auf Angebot abschicken, erst dann wird Ihr Angebot für den zuständigen Einkäufer sicht- und abrufbar. Seite 12 von 16

12 3. ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN ZUM LIEFERANTENPORTAL Auf der Plattform können Sie Ihre Unternehmensdaten bearbeiten und sich damit im Handelsverzeichnis des Portals präsentieren. Sie haben die Möglichkeit, an Anfragen und Ausschreibungen verschiedener Kunden teilzunehmen oder auch Ad-hoc Bedarf im webshop zu bestellen DASHBOARD Nach dem Login gelangen Sie auf das Dashboard der Plattform. Von dieser Startseite sind alle für Ihr Login freigegebenen Funktionen des Marktplatzes erreichbar. Im oberen Menü stehen Ihnen verschiedene Absprungmöglichkeiten zur Verfügung. Der Dashboard Button bringt Sie immer wieder auf die Startseite zurück. Der Cockpit Button verweist auf Ihr persönliches Cockpit (Details siehe folgende Seite). Der Nachrichten Button bringt Sie zu den Nachrichten, die Sie bzgl. Ihren Aktivitäten über die Plattform erhalten haben. Seite 13 von 16

13 3.2. COCKPIT Mithilfe des persönlichen Cockpits werden Sie immer auf dem aktuellsten Stand zu aktuellen Transaktionen, wie eigene und auch öffentliche Verhandlungen, gehalten. Per Klick auf die Zahlenbuttons werden alle Transaktionen angezeigt 3.3. NACHRICHTEN Im Bereich Neue Nachrichten werden Ihnen alle Nachrichten angezeigt, die von der newtron-handelsplattform automatisch oder von Kunden generiert werden. Diese werden via auch direkt in Ihr Postfach weitergeleitet. Alle Nachrichten können Sie sich durch ein leistungsfähiges Such- und Filtersystem anzeigen lassen. Seite 14 von 16

14 3.4. MENÜ Im Menü finden Sie alle Funktionen der Plattform. Im Handelsverzeichnis können Sie nach Firmen, die bestimmte Produkte oder Dienstleistungen anbieten, suchen. Über Anfragen erhalten Sie die Verhandlungsübersicht und zu den Lieferantenfragebögen gelangen Sie mit dem Klick auf Lieferantenselbstauskunft. Seite 15 von 16

15 3.5. EINSTELLUNGEN Im Bereich Verwalten können Sie Ihre Firmenpräsentation und Ihre persönlichen Daten bearbeiten. Wir empfehlen Ihnen, Ihr Produktportfolio anzugeben, so werden Sie im Handelsverzeichnis angezeigt und können auch zu Verhandlungen neuer Kunden eingeladen werden SUPPORT Bitte beachten Sie, dass wir stets bemüht sind, die Plattform entsprechend der Anregungen und Wünsche unserer Kunden zu aktualisieren und anzupassen. Das bedeutet auch, dass sich mitunter kleinere Details der Plattform verändern können. Wünschen Sie eine tiefergehende Systemschulung oder haben Sie Rückfragen zur Systemhandhabung, dann steht Ihnen das Customer Service Team helfend zur Seite. Kontakt: newtron Customer Service Tel.: Fax: Seite 16 von 16

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