So nutzen Sie. optimal! Ein Leitfaden der Ihnen einige der zahlreichen Funktionen erklärt und Sie beim Verwenden von easybooking unterstützt!

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1 So nutzen Sie optimal! Ein Leitfaden der Ihnen einige der zahlreichen Funktionen erklärt und Sie beim Verwenden von easybooking unterstützt! Viel Spaß beim Ausprobieren!

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zimmerplan Funktionen Einstellungen Farben definieren Zimmerplan ausdrucken Ausblenden von verschiedenen Buchungstypen Zimmeraufteilung nach Kategorien Navigation so bewegen Sie sich im Zimmerplan Navigieren im Kalender Suchen von Gästen, Angeboten oder Buchungen Zoomen und Bewegen im Kalender Zimmer Zimmerplan Erstellen von Blöcken Verschieben von Blöcken Bearbeiten und Löschen von Blöcken Verlängern/Verkürzen von Blöcken Buchungsvorgang und Sperrvorgang verlassen Preisvergleich Preiskalkulator Vorgänge Buchungsvorgang Sperrvorgang Arbeiten mit easybooking Zimmer sperren Erstellen eines Angebots - Schritt 1: Zimmer wählen Anzahl Personen, Nächte und Verpflegung konfigurieren Weitere Zimmer zur Buchung hinzufügen Erstellen eines Angebots - Schritt 2: Gast-Daten Erstellen eines Angebots - Schritt 3: Angebot in Reservierung ändern Anzahlungsbestätigung versenden Reservierung in Buchung ändern Reservierungen und Buchungen stornieren zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 2

3 4 Gästeverwaltung Details History Last Minutes Last Minutes anlegen Last Minutes aktivieren Vorlagenverwaltung und Anhänge Anhänge in die Datenbank laden Dateien als Anhang bei den -Vorlagen anfügen Zimmerdetails eintragen und ändern Zimmerdetails für eine Kategorie festlegen Zimmerdetails für einzelne Zimmer anpassen Bilder einfügen und austauschen Bilder für alle Zimmer einer Kategorie hochladen Bilder für einzelne Zimmer anpassen Probleme beim Hochladen der Bilder? FrontEnd-Texte von Julia ändern Überbuchungszimmer Begriffserklärung Zur Vermeidung von Missverständnissen und um die Verständlichkeit der Dokumentation zu verbessern, finden Sie hier kurze Erläuterungen der untenstehenden Begriffe. Begriff Blöcke Sperren Buchungsvorgang Sperrvorgang Reservierung Buchung Erklärung Als Blöcke werden sämtliche Buchungstypen im Zimmerplan bezeichnet, z.b.: Anfragen, Reservierungen, Buchungen oder Sperren. Sperrt ein oder mehrere Zimmer z.b. für geschlossene Perioden. Vorgang zum Erstellen und Bearbeiten von Angeboten, Reservierungen und Buchungen Vorgang zum Sperren von Zimmern Fixierte Reservierung vom Gast, welche noch nicht angezahlt wurde Fixierte Reservierung vom Gast, welche bereits angezahlt wurde oder in der Webseite mit Kreditkarte bezahlt wurden zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 3

4 3 1 Zimmerplan Mit dem Zimmerplan können Sie Ihre Buchungen und Anfragen verwalten, Zimmer sperren und vieles mehr! Testen Sie die neuen Funktionen und optimieren Sie Ihren Workflow! = Einstellungen 2 = Navigation 3 = Zimmer 4 = Zimmerplan 5 = Preiskalkulator 6 = Preisvergleich 7 = Vorgänge zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 4

5 2 Funktionen 2.1 Einstellungen Farben definieren Sie können die unterschiedlichen Farben von Anfragen, Reservierungen, Buchungen und Zimmerblöcken ganz einfach festlegen und an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Über die Farbfelder können Sie die gewünschte Farbe auswählen und diese z.b. an die Farbe in Ihrem Hotelprogramm anpassen Zimmerplan ausdrucken Über das PDF-Symbol haben Sie die Möglichkeit Ihren Zimmerplan auszudrucken. Diese Funktion macht aus dem Zimmerplan, wie Sie ihn im Moment sehen, ein Bild und öffnet dieses in einem PDF. Diese Datei können Sie entweder speichern oder direkt ausdrucken Ausblenden von verschiedenen Buchungstypen Über die Funktionsfelder Anfragen, Sperren und Kontingent können Sie bestimmen, welche Buchungstypen im Zimmerplan angezeigt werden sollen. Auf diese Weise können Anfragen, Sperren und Kontingente schnell ein- und ausgeblendet werden, um Reservierungen und verbindliche Buchungen übersichtlicher darzustellen Zimmeraufteilung nach Kategorien Für eine bessere Übersicht der Zimmer und der damit verbundenen Koordination der Buchungen kann man mittels der Funktion Kategorie die Zimmer in Kategorien verpacken. Dadurch erscheinen an der linken Seite nicht mehr alle Zimmer, sondern ein Ordner pro Kategorie. Durch Aufklappen des jeweiligen Ordners über dem Pfeilsymbol erscheinen alle Zimmer dieser Kategorie. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 5

6 2.2 Navigation so bewegen Sie sich im Zimmerplan Navigieren im Kalender Mit Hilfe dieser Buttons können Sie im Kalender zu Ihrem gewünschten Zeitraum navigieren. Einen Monat zurück/vor Eine Woche zurück/vor Zu einem Datum springen Zum heutigen Datum springen Suchen von Gästen, Angeboten oder Buchungen An der rechten Seite des Kalenders sehen Sie eine Suchfunktion. Hier können Sie den Namen des gesuchten Gastes oder eine Reservierungsnummer eingeben und es werden Ihnen direkt alle Suchresultate aufgelistet. So können Sie auf schnellstem Wege zu einer Buchung springen, um diese zu editieren Zoomen und Bewegen im Kalender Für eine bessere Übersicht können Sie den Zimmerkalender ein- und auszoomen. Halten Sie dazu die STRG-Taste gedrückt und bewegen Sie die Scrolltaste auf Ihrer Maus. Durch Klick auf den Namen eines Monats gelangen Sie wieder in die Monatsansicht zurück. Im Kalender können Sie sich schnell von einem Zeitraum zum nächsten bewegen, indem Sie die Maustaste auf einem freien Tag im Kalender gedrückt halten und nach links oder rechts fahren. Schon bewegt sich der Kalender mit Ihrem Mauszeiger mit und Sie gelangen schnell zum gewünschten Datum. 2.3 Zimmer In diesem Bereich werden sämtliche Zimmer angezeigt, die Sie entweder auflisten bzw. nach Kategorien sortieren können (siehe Punkt Zimmeraufteilung nach Kategorien). 2.4 Zimmerplan Erstellen von Blöcken Zum Erstellen von Sperren, Angeboten oder Buchungen doppelklicken Sie auf den Tag, an dem der Block beginnen soll. Nun können Sie zwischen Angebot und Sperre wählen. Sobald Sie eine Funktion ausgewählt haben, erscheinen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten (siehe Punkt 2.7 Vorgänge) an der rechten Seite des Kalenders. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 6

7 2.4.2 Verschieben von Blöcken Nach dem Verschieben einer Buchung erscheint ein Kästchen, in dem Sie zwischen folgenden Punkten auswählen können: Bearbeiten: öffnet das Preisfenster, um den Preis für den neuen Platz der Buchung neu zu berechnen (z.b. beim Verschieben in eine andere Kategorie oder Periode). Sichern: speichert den neuen Platz der Buchung, ohne den Preis zu überarbeiten. Abbrechen: bricht den Verschiebevorgang ab Buchung springt zur ursprünglichen Stelle zurück. Sie können also nun Buchungen schnell verlegen, mit Sichern abspeichern und schon liegt der Gast ohne Preisänderung in einem anderen Zimmer! Bearbeiten und Löschen von Blöcken Durch einen Klick auf einen Block können Sie dessen Einstellungen bearbeiten. Nach dem Doppelklick erscheint auf der rechten Seite ein Bearbeitungsbereich wie zuvor beschrieben. Hier kann durch Löschen der Block auch wieder aus dem Kalender entfernt werden! Verlängern/Verkürzen von Blöcken Um Sperren bzw. Buchungen zu verlängern oder zu verkürzen, fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den ersten bzw. letzten Tag des Blocks. Es erscheint ein Symbol, womit Sie durch das Gedrückt-Halten der Maustaste die Buchung länger ziehen oder verkürzen können Buchungsvorgang und Sperrvorgang verlassen Wenn Sie während eines Vorgangs diesen verlassen möchten, um zum Beispiel eine neue Anfrage usw. zu erstellen, dann können Sie dies über das Abbrechen-Symbol (dies finden Sie am oberen und unteren Ende des Buchungsvorgangs) oder Sie drücken die ESC- Taste auf Ihrer Tastatur. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 7

8 2.5 Preisvergleich Bei Verlegung von Buchungen oder Angeboten in ein anderes Zimmer bzw. einen anderen Zeitraum erscheint der Preisvergleich. In der linken Spalte sehen Sie die bisherige Preiskalkulation des Zimmers und in der rechten den aktuellen Preis. Wählen Sie, um den alten Preis für die neue Zimmerkonstellation zu übernehmen, oder wählen Sie OK, um den neuen Preis zu bestätigen. 2.6 Preiskalkulator Mit einem Klick auf eine Buchung im Kalender oder im Warenkorb öffnen Sie den Preiskalkulator. Anzahl Erwachsene und Kinder geben die Anzahl der Personen an, die diesem Zimmer zugeordnet werden. Pro Kind erscheint ein Feld bei Geburtsdatum Kind(er), in dem der Geburtstag bzw. das Alter jedes Kindes eingetragen werden müssen (Diese Eingabe dient außerdem der Berechnung der Kurtaxe.). Nehmen Sie weitere Einstellungen vor, wie die Anzahl an Nächten, Verpflegung und falls Sie Haustiere erlauben, kann hier auch die Anzahl der Haustiere eingetragen werden. An der rechten Seite im Preiskalkulator sehen Sie eine Tabelle, die sich immer sofort anpasst, wenn Sie Einstellungen ändern. Sie können den Preis auch einfach überschreiben, oder Sie können nachschauen, wie easybooking den Preis berechnet hat. Fahren Sie dafür mit dem Mauszeiger auf den Preis und eine kleine Infobox wird geöffnet, indem die Preisberechnung angeführt ist. In diesem Beispiel wird der Preis Erwachsene wie folgt berechnet: 7 Übernachtungen x 69,00 Zimmerpreis x 2 Personen = 966,00. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 8

9 2.7 Vorgänge Buchungsvorgang Hier finden Sie sämtliche Einstellungsmöglichkeiten, um in 3 Schritten Angebote und Buchungen zu erstellen und zu optimieren: 1 Zimmer: Festlegen des Buchungsstatus (Anfrage, Reservierung oder Buchung), Zimmer hinzufügen oder entfernen (Machen Sie dazu einen Doppelklick im Kalender). Preise bearbeiten (Klicken Sie dazu auf ein Zimmer im Warenkorb). Personen und Anzahl Nächte anpassen. 2 Gast: Kontaktdaten des Gastes 3 Sprachauswahl der vorlage für den Gast Anpassen der voreingestellten Standardtexte der -Vorlagen 4 Produkte: Hinzufügen, entfernen oder bearbeiten von Zusatzprodukten Sperrvorgang Im Sperrvorgang können Sie die Einstellungen für Sperren anpassen. Wenn Sie Zimmer im Kalender sperren möchten, können Sie hier Dauer, Zimmer und Beschreibung festlegen. Mehr dazu finden Sie unter Punkt 3.1 Zimmer sperren. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 9

10 3 Arbeiten mit easybooking 3.1 Zimmer sperren Zum Sperren eines Zimmers machen Sie einen Doppelklick auf einem freien Tag im Kalender. Nun können Sie Sperre wählen, um bestimmte Zimmer zu blockieren. Sobald Sie dies gewählt haben, erscheinen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten an der rechten Seite des Kalenders. Datum von: Beginn der Blockierung Nächte: wie viele Nächte blockiert werden sollen (standardmäßig erscheint die minimale Anzahl der Nächte) Datum bis: wird automatisch berechnet Zimmernummern: Wählen Sie die zu blockierenden Zimmer aus (zum Blockieren aller Zimmer wählen Sie Alle ). Beschreibung: Kommentar zur Sperre, z.b.: Geschlossen Hinzufügen/Sichern Löschen Abbrechen 3.2 Erstellen eines Angebots - Schritt 1: Zimmer wählen Zum Erstellen eines Angebots doppelklicken Sie auf den Anreisetag des Gastes in dem Zimmer, welches Sie dem Gast anbieten möchten. Nun wählen Sie Angebot und sobald Sie dies gewählt haben, erscheinen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten an der rechten Seite des Kalenders Anzahl Personen, Nächte und Verpflegung konfigurieren Nun erscheinen im Buchungsvorgang die Einstellungen mit dem ausgewählten Zimmer mit der Standardanzahl an Personen und der minimalen Anzahl an Nächte. Um diese zu bearbeiten, klicken Sie im Warenkorb oder im Kalender auf das entsprechende Zimmer. Passen Sie die Preisgestaltung für Ihre ausgewählten Zimmer an (siehe Punkt 2.6 Preiskalkulator). zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 10

11 3.2.2 Weitere Zimmer zur Buchung hinzufügen Um weitere Zimmer zu der Buchung hinzuzufügen, können Sie, während Sie im rechten Bereich den Buchungsvorgang sehen, im Kalender auf den Anreisetag des zweiten Zimmers doppelklicken und es wird im Warenkorb hinzugefügt. Dies können Sie mit beliebig vielen Zimmern machen, um z.b. ein Angebot für Gruppen zu erstellen. 3.3 Erstellen eines Angebots - Schritt 2: Gast-Daten Zum Schritt 2 gelangen Sie über die blaue Pfeiltaste bzw. über Klicken auf den Button 2-Gast. Hier können Sie nun diverse Kontaktdaten des Gastes, wie Adresse, usw. eintragen. Für die Speicherung der Buchung sind Anrede und Nachname erforderlich. Alle weiteren Felder sind optional. Für das Versenden des Angebots und der weiteren automatischen E- Mails per easybooking ist eine Adresse erforderlich. Kommentar: Hier können Sie nichts hinzufügen. Dieses Feld zeigt die Bemerkungen des Gastes an, wenn dieser einen Kommentar hinzugefügt hat. Interne Bemerkungen: Dieses Feld ist nur für Sie reserviert, um Bemerkungen über den Gast oder das Zimmer anzufügen. Diese Informationen werden dem Gast nicht gezeigt! Nun können Sie: Hinzufügen (Sichern) Hinzufügen und senden Löschen Zu Schritt 1 springen Zu Schritt 3 springen Abbrechen zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 11

12 3.4 Erstellen eines Angebots - Schritt 3: Im letzten Schritt können Sie die Sprache des Gastes auswählen und bei Bedarf die Anrede überschreiben. Darunter erscheint nun der Standardtext der , welcher bereits voreingerichtet wurde. Die Felder Kopf- und Fußtext sind die Texte, die der Gast im Angebot oder in der Reservierungsbestätigung erhält. Diese Texte können Sie nun persönlich für dieses einzelne Angebot bearbeiten. Wie bereits im Schritt 2 beschrieben können Sie hier nun die Buchung hinzufügen oder hinzufügen und senden, um dem Gast die zu schicken. Über das PDF-Symbol links oben können Sie die Vorschau des/r Angebots/Reservierung öffnen. Wichtig: Das Angebot bzw. die Reservierung muss zuvor einmal gespeichert werden! 3.5 Angebot in Reservierung ändern Um ein Angebot in eine Reservierung zu ändern, öffnen Sie die Anfrage, indem Sie darauf klicken. Im rechten Buchungsvorgang können Sie nun in Schritt 1 die Anfrage auf Reservierung umstellen. Sofort erscheinen die Anzahlungskonditionen, die Sie hier auch anpassen können. Nun klicken Sie auf Hinzufügen oder auf Hinzufügen und Senden, um eine Reservierungsbestätigung an den Gast zu schicken. 3.6 Anzahlungsbestätigung versenden Ist die Anzahlung eines Gastes bei Ihnen eingegangen, können Sie dies in easybooking eintragen, um eine Zahlungsbestätigung zu versenden. Klicken Sie dafür auf die Reservierung und tragen Sie in Schritt 1 bei den Anzahlungskonditionen Bezahlt am den Tag ein, an dem der Gast die Anzahlung geleistet hat bzw. an dem die Anzahlung bei Ihnen eingegangen ist. Rechts daneben finden Sie ein weiteres Feld. Hier tragen Sie die tatsächlich geleistete Anzahlung ein. Diese kann vom vorgegebenen Anzahlungsbetrag abweichen. Der Status springt anschließend automatisch auf Buchung. Nun klicken Sie auf Sichern oder auf Hinzufügen und Senden um eine Zahlungsbestätigung und eine Buchungsbestätigung an den Gast zu schicken. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 12

13 Vor dem Senden bekommen Sie noch ein Fenster, in dem Sie definieren können, ob die Zahlungsbestätigung mitgeschickt werden soll oder nur die Buchungsbestätigung allein. Zusätzlich können Sie das Datum der Zahlung und die Höhe der eingegangenen Zahlung hier noch einmal kontrollieren und bei Bedarf anpassen, bevor Sie die Bestätigung senden. 3.7 Reservierung in Buchung ändern Um eine Reservierung in eine Buchung zu ändern, öffnen Sie diese mit einem Klick. Im rechten Einstellungsbereich können Sie nun in Schritt 1 den Status auf Buchung ändern. Nun klicken Sie auf Hinzufügen oder auf Hinzufügen und Senden, um eine Buchungsbestätigung zu schicken. 3.8 Reservierungen und Buchungen stornieren Eine Reservierung oder Buchung löschen Sie einfach, indem Sie auf den jeweiligen Block klicken. Nun können Sie im Buchungsvorgang auf Löschen klicken. In dem Pop-Up können Sie bei Bedarf eine Stornierungsgebühr eintragen und -Senden aktivieren, um dem Gast eine Stornierungsbestätigung zu schicken. Falls Sie senden deaktiviert lassen, wird der Block gelöscht, ohne den Gast zu informieren. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 13

14 4 Gästeverwaltung Der Hauptmenüpunkt Gästeverwaltung fungiert als eine Art Gästekartei. Hier werden sämtliche Daten, wie persönliche Daten, derzeit vorhandene Buchungen oder gesendete E- Mails abgelegt. Über das Suchfeld an der linken Seite können Sie sich alle Gäste anzeigen lassen (wenn Sie das Feld leer lassen und auf Suchen klicken), oder Sie suchen gezielt nach einem bestimmten Gast. Daraufhin erscheinen darunter die Suchresultate. 4.1 Details Sobald Sie einen Namen in der Liste der Suchresultate anklicken, erscheinen rechts davon die Detailinformationen des Gastes. Hier finden Sie die sämtliche Kontaktdaten des Gastes wie Name, Anschrift, Telefonnummer etc., falls diese einmal in easybooking eingegeben wurden. Diese Angaben können jederzeit geändert und über Sichern aktualisiert werden. Mit dem Button Löschen kann ein Gast auch aus der Liste entfernt werden. 4.2 History Unter History finden Sie sämtliche von easybooking versendeten s, egal ob diese vom Gast direkt angefordert, von Ihnen erstellt oder von easybooking automatisch versendet wurden. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 14

15 Mit diesem Symbol können Sie direkt in die Buchung des Gastes springen. Durch Klick auf die Lupe können Sie sich die bereits versendeten s ansehen. Hier können Sie die gewünschte erneut versenden. Hier können Sie die Vorschau des -Anhangs ansehen. Ref. Nr.: Status: Datum der Aktion: Total: Auftragsnummer der Anfrage, Reservierung oder Buchung Zeigt an, wann die versendet wurde. -Adresse des Empfängers Gesamtbetrag der Anfrage, Reservierung bzw. Buchung Gelesen: Zeigt an, wann die gelesen wurde. Sobald der Gast die gelesen hat, wird es in der Gästekartei vermerkt und man kann nachvollziehen, wie viel Zeit zwischen Versand der und dem Lesen des Gastes vergangen ist (also zu welcher Uhrzeit der Gast die geöffnet hat). Achtung: Wenn das Feld leer ist, bedeutet es NICHT, dass die nicht gelesen wurde. Nicht jeder Computer ermöglicht es easybooking, das Datum des Öffnens der mitzuteilen, daher kann es auch bei gelesenen s dazu kommen, dass das Feld kein Datum enthält. Ist allerdings ein Datum eingetragen, bedeutet das, dass dieser Gast die bestimmt geöffnet hat. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 15

16 5 Last Minutes Mit der Funktion Last Minutes bieten Sie dem Gast einen Service, der von easybooking völlig automatisch angeboten werden kann. Easybooking schaut selbstständig, wann ein Gast kurzfristig anreist und gewährt ihm, falls festgelegt, einen gewissen Rabatt des Standardpreises. Die Konfiguration finden Sie unter Preisverwaltung Last Minutes. 5.1 Last Minutes anlegen Im Last Minutes Fenster sehen Sie links unten einen Button Neu. Klicken Sie darauf und geben Sie die gewünschten Last-Minute-Eigenschaften ein. Von: Startdatum der Periode (Diese gibt an, in welchem Zeitraum Last Minutes angeboten werden sollen) Bis: Enddatum der Periode (Diese gibt an, in welchem Zeitraum Last Minutes angeboten werden sollen) Tage: Anzahl der Tage nach der Buchung, die easybooking als kurzfristig betrachtet. % Ermäßigung: Höhe des Prozentsatzes (Rabatt wird vom Standard-Zimmerpreis berechnet) 5.2 Last Minutes aktivieren Durch das Anlegen eines Last Minute Angebotes wird dieses noch nicht sofort angeboten. Dazu muss die Last Minute- Funktion aktiviert werden (wie rechts abgebildet). Last Minute kann auch in verschiedenen Saisonen (z.b. Sommer und Winter) angelegt werden, um diverse Last-Minute- Eigenschaften zu unterschiedlichen Zeiten eingeben zu können. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 16

17 6 Vorlagenverwaltung und Anhänge In der Vorlagenverwaltung befinden sich alle -Vorlagen, die von easybooking für den Workflow benötigt werden. Diese -Vorlagen können auch Anhänge beinhalten, wodurch bei bestimmten s Dateien wie zum Beispiel Hotelprospekte, Pauschalangebote usw. mitgeschickt werden können. 6.1 Anhänge in die Datenbank laden Wählen Sie zuerst unter dem Menüpunkt Hotelverwaltung Dateien Ihren Hotelordner aus. Nun erscheint rechts davon ein Fenster mit den Dateien, die Ihr Ordner beinhaltet. Über das grüne Pfeilsymbol, können Sie nun jene Dateien uploaden, welche Sie später als Anhang mitschicken möchten. Anschließend erscheint dieses Fenster. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie Ihre gewünschte Datei aus. Hier können Sie auch mehrere Dateien einfügen und abschließend klicken Sie auf. Nun wurden Ihre Daten in die Datenbank geladen. 6.2 Dateien als Anhang bei den -Vorlagen anfügen Vor dem Namen Ihrer gewünschten Datei sehen Sie nun 3 Symbole. Um die Datei nun an eine Vorlage anzuhängen, wählen Sie das erste Symbol aus. Nun erscheint ein Fenster indem Sie: 1) die Vorlage(n) 2) die Sprache(n) 3) die Saisonen(n) auswählen können. Die Datei wird nun in den von Ihnen aktivierten Vorlagen, Sprachen und Saisonen mitgeschickt. Der Anhang kann auch bei mehreren Vorlagen angefügt werden. Mit Sichern wird die Datei den Vorlagen zugewiesen und gespeichert. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 17

18 7 Zimmerdetails eintragen und ändern 7.1 Zimmerdetails für eine Kategorie festlegen All Ihre Zimmer haben eine bestimmte Ausstattung und Eigenschaften. Diese können Sie für jedes Zimmer individuell anpassen und kontrollieren. Unter dem Hauptmenüpunkt Zimmerverwaltung Kategorien finden Sie links eine gesamte Auflistung Ihrer Kategorien. Hier können Sie bequem Zimmerdetails einstellen und diese für alle Zimmer dieser Kategorie speichern dies spart jede Menge Zeit und lästige Einstellungsarbeit! 1) Wählen Sie eine Kategorie aus. 2) Wählen Sie den Punkt Ausstattung. 3) Wählen Sie unter Zimmertyp, ob es sich um Zimmer oder um Appartements handelt. Hier finden Sie alle Einstellungsmöglichkeiten eines Zimmers oder Appartements. 4) Aktivieren Sie einfach die vorhandenen Ausstattungsposten und tragen Sie die Anzahl der vorhanden Betten und Schlafcouchen ein. 5) Klicken Sie auf Für Alle Sichern, um die Eigenschaften für alle Zimmer dieser Kategorie zu speichern! Wenn Sie auf Sichern klicken, werden die Eigenschaften gespeichert, allerdings nicht für die dazugehörigen Zimmer übernommen. Bei den Appartements können Sie zusätzlich die m², die Anzahl der Schlaf- und Badezimmer und die Küchenausstattung angeben. 7.2 Zimmerdetails für einzelne Zimmer anpassen Um einzelne Zimmer später abzuändern, gehen Sie wie folgt vor: 1) Wechseln Sie zu dem Menüpunkt Zimmerverwaltung Zimmer bzw. Appartements 2) Wählen Sie das zu bearbeitende Zimmer aus. 3) Rechts erscheinen nun unter dem Punkt Details die gleichen Einstellungsmöglichkeiten wie zuvor bei den Kategorien. 4) Ändern Sie diese wie gewünscht ab und mit Sichern werden diese Einstellungen für dieses eine Zimmer überschrieben. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 18

19 8 Bilder einfügen und austauschen 8.1 Bilder für alle Zimmer einer Kategorie hochladen Zu jedem Ihrer Zimmer können bis zu 6 Bilder und/oder Grundrisse hochgeladen werden. Unter Zimmerverwaltung Kategorien finden Sie links eine gesamte Auflistung Ihrer Kategorien. Hier können Sie bequem Bilder und Grundrisse hochladen und diese für alle Zimmer dieser Kategorie oder sogar für alle Zimmer speichern dies spart jede Menge Zeit. 1) Wählen Sie eine Kategorie aus. 2) Wählen Sie den Punkt Bilder. 3) Wählen Sie unter Neu ihr gewünschtes Bild aus und laden Sie dieses hoch. 4) Mit dem Button Neu können Sie insgesamt bis zu 6 Bilder hochladen. 5) Klicken Sie auf zu Kategorie, um die Bilder für alle Zimmer dieser Kategorie zu speichern! 6) Klicken Sie auf zu alle, um die Bilder für alle Zimmer zu speichern! 8.2 Bilder für einzelne Zimmer anpassen Um Bilder einzelner Zimmer später abzuändern, gehen Sie wie folgt vor: 1) Wechseln Sie zu dem Menüpunkt Zimmerverwaltung Zimmer bzw. Appartements. 2) Wählen Sie das zu bearbeitende Zimmer aus. 3) Rechts erscheinen nun unter dem Punkt Bilder die gleichen Einstellungsmöglichkeiten wie zuvor bei den Kategorien. 4) Ändern Sie diese wie gewünscht ab, und mit Sichern werden diese Einstellungen für dieses eine Zimmer überschrieben. 8.3 Probleme beim Hochladen der Bilder? Sollte es Probleme beim Hochladen der Bilder geben, stellen Sie bitte sicher, dass: die Datei weniger als 1 MB groß ist. sich im Namen keine Leer- und Sonderzeichen befinden. zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 19

20 9 FrontEnd-Texte von Julia ändern Texte, die den Gästen beim Erstellen eines Angebots gezeigt werden, können von Ihnen individuell angepasst werden. Wenn Sie z.b. den Begrüßungstext der Julia auf Ihr Hotel abstimmen möchten können Sie dies wie folgt tun: Gehen Sie zu FrontEnd - FrontEnd Templates und wählen Sie die zu ändernde Vorlage aus. Nun können Sie den Text überschreiben und sichern. Rechts stehen die Variablen, die Sie verwenden können, welche automatisch mit den entsprechenden Werten ersetzt werden. 10 Überbuchungszimmer Überbuchungszimmer werden mit einer beliebigen Zimmernummer wie gewohnt angelegt. Wenn Sie unter Zimmerverwaltung Zimmer/Appartements dieses Zimmer auswählen, sehen Sie die Detailangaben des Zimmers. Hier finden Sie nun die Funktion Überbuchungszimmer. Aktivieren Sie das Häkchen und klicken Sie auf Sichern. Somit wird dieses Zimmer nicht von easybooking für Gäste online angeboten, sondern befindet sich nur noch in Ihrem Zimmerplan, damit Sie falls benötigt Überbuchungsangebote eintragen können! zadego GmbH - easybooking - Maria-Theresien-Straße 42a Innsbruck - Österreich Seite 20