Schiedsordung des Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft e.v.

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1 Schiedsordung des Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft e.v. (Stand ) Pra ambel Die Integrita t von Managementhandlungen und Gescha ftsmodellen sowie die Wahrnehmung gesellschaftlicher Verantwortung bestimmen die Akzeptanz der Immobilienwirtschaft bei Investoren, Kunden und Mitarbeitern entscheidend mit. Das Institut für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft e.v. (ICG) hat Grundsa tze einer lauteren Unternehmens- und Managementpraxis erarbeitet und in einem WerteManagementSystem zusammengefasst. Das WerteManagementSystem beinhaltet auch genaue Kriterien, durch die dessen Prinzipien in der täglichen Praxis der Unternehmen sichergestellt werden ko nnen. Mit der Umsetzung dieser Kriterien und der entsprechenden Zertifizierung soll sichergestellt werden, dass die Unternehmen der deutschen Immobilienwirtschaft den Herausforderungen an die Implementierung und Aufrechterhaltung eines angemessenen Compliance-Managements gerecht werden. Die nachfolgende Schiedsordnung dient dem Zweck, die Einhaltung der einschla gigen Rechtsvorschriften sowie der Kodizes des ICG sicherzustellen und damit zugleich die Qualita t und Glaubwu rdigkeit des WerteManagementSystems der deutschen Immobilienwirtschaft zu wahren. 1 Schiedsstelle und Schiedsgericht, Mitgliedsunternehmen 1. Das ICG richtet eine Schiedsstelle und ein Schiedsgericht ein. 2. Die Schiedsstelle besteht aus einem ständigen Schiedsmann und einem ständigen Stellvertreter. 3. Das Schiedsgericht entscheidet in der Besetzung des sta ndigen Vorsitzenden sowie der beiden Beisitzer. Sofern der Vorsitzende zu Beginn eines Verfahrens verhindert ist oder wa hrend eines Verfahrens verhindert wird, tritt der sta ndige Vertreter des Vorsitzenden fu r die (weitere) Dauer des Verfahrens an dessen Stelle. 4. Die Schiedsstelle wird auf eine Beanstandung wegen Versto ßen von Organen oder leitenden Mitarbeitern von Mitgliedsunternehmen oder von perso nlichen Mitgliedern gegen in Deutschland anwendbare und Corporate Governance oder Corporate Compliance betreffende Rechtsvorschriften oder wegen Versto ßen gegen die Kodizes des ICG hin ta tig. 1

2 Kodizes des ICG i.s.d. Schiedsordnung sind a) die "Grundsa tze ordnungsgema ßer und lauterer Gescha ftsfu hrung der Immobilienwirtschaft"; b) der "Corporate Governance Kodex der Deutschen Immobilienwirtschaft"; c) der "Kodex fu r Treuhandvermo gen"; sowie d) das "WerteManagement in der Immobilienwirtschaft Ein Leitfaden", soweit diese auf das jeweilige Mitgliedsunternehmen anwendbar sind. 5. Daru ber hinaus wird die Schiedsstelle ta tig aufgrund der Nicht-Erteilung oder des Verlusts oder Einschra nkung der Zertifizierung gema ß dem "Pflichtenheft zum ComplianceManagement der deutschen Immobilienwirtschaft". 6. Die Schiedsstelle soll der Mediation dienen und im Wege der Schlichtung eine Einigung zwischen dem ICG (vertreten durch den Vorstand) und dem Mitgliedsunternehmen daru ber herbeifu hren, ob eine Sanktion wegen eines Verstoßes gegen Abs. 4 angebracht ist und welche Sanktion zu verha ngen ist. 7. Kann durch die Schiedsstelle eine Schlichtung nicht erreicht werden, was durch die Schiedsstelle festzustellen ist, ist die Angelegenheit auf Antrag des Vorstands des ICG an das Schiedsgericht zu u berweisen. Dieses befindet in einem fo rmlichen Verfahren u ber das beanstandete Verhalten und mo gliche Sanktionen. 8. Schiedsstelle und Schiedsgericht benutzen das Sekretariat des ICG. 9. Mitgliedsunternehmen im Sinne der Schiedsordnung sind Unternehmen oder natu rliche Personen, die Mitglieder des ICG sind oder die sich den Kodizes und der Schiedsordnung des ICG schriftlich unterworfen haben. 2 Beanstandungsberechtigung 1. Ein Schiedsverfahren gegen ein Mitgliedsunternehmen wird auf der Grundlage einer Eingabe eines Mitgliedsunternehmens des ICG oder auf Veranlassung des Vorstands des ICG jeweils durch Antrag des Vorstands auf der Grundlage eines mehrheitlichen Vorstandsbeschlusses ero ffnet. 2. Das beanstandende Mitgliedsunternehmen ist an dem weiteren Verfahren nicht beteiligt. 2

3 3 Inhalt und Form der Beanstandung 1. Beanstandungen durch Mitgliedsunternehmen sind schriftlich an den Vorstand des ICG zu richten und zu begru nden. Sie mu ssen den Absender erkennen lassen und begru ndet sein. 2. Die Einleitung eines Schiedsverfahrens, das Geschehnisse betrifft, die bereits vor Inkrafttreten der Schiedsordnung oder vor dem Eintritt des betroffenen Unternehmens in dem ICG beendet worden sind oder die sich auf Vorga nge beziehen, die la nger als drei Jahre zurückliegen, ist unzula ssig. 3. Das betroffene Mitgliedsunternehmen ist von der Beanstandung in Kenntnis zu setzen. Ihm ist Gelegenheit zur schriftlichen Stellungnahme einzura umen. 4 Gang des Verfahrens und Sanktionen 1. Der Vorstand teilt der Schiedsstelle Beanstandungen von Mitgliederunternehmen oder eigene Beanstandungen zur Ero ffnung eines Schiedsverfahrens mit. Kann durch die Schiedsstelle eine Schlichtung nicht erreicht werden, was durch die Schiedsstelle festzustellen ist, ist die Angelegenheit auf Antrag des Vorstands des ICG an das Schiedsgericht zu u berweisen. 2. Sofern in dieser Schiedsordnung nichts anderes ausdru cklich bestimmt ist, legen die Schiedsstelle und das Schiedsgericht den Gang des Verfahrens nach eigenem billigem Ermessen fest. 3. Das Schiedsgericht entscheidet abschließend unter Ausschluss des ordentlichen Rechtswegs u ber das beanstandete Verhalten auf Grund einer mu ndlichen Verhandlung ( 5). 4. Kommt das Schiedsgericht zu dem Ergebnis, dass ein beanstandungswu rdiges Verhalten vorliegt, hat es folgende (ggf. kumulative) Sanktionsmo glichkeiten: a) Erlass von Auflagen fu r die ku nftige bessere Gestaltung der Corporate Governance des betroffenen Mitgliedsunternehmens, insbesondere zur Einhaltung der Vorgaben der Zertifizierungsordnung; b) Verweigerung, Wegfall oder Einschra nkung des Zertifizierungsstatus; c) Ru ge; d) Verha ngung von Geldbußen bis zu ,- EUR, zahlbar an eine gemeinnu tzige Einrichtung, die jeweils von dem Vorsitzenden des Schiedsgerichts zu bestimmen ist; e) Entzug oder Ruhen der Mitgliedschaft oder einzelner Mitgliedschaftsrechte, das Ruhen auf bestimmte Zeit beschra nkt. 3

4 5. Soweit ein beanstandungswu rdiges Verhalten nicht festgestellt werden kann, ist das Verfahren durch das Schiedsgericht einzustellen. Dies gilt auch, sofern die Beanstandung nicht in zula ssiger Weise erhoben worden ist. 6. Das Schiedsgericht entscheidet (ohne vorherige Anrufung der Schiedsstelle) auch abschließend u ber Anfechtungen des auszuschließenden Mitgliedsunternehmens gegen den Ausschluss-Beschluss der Mitgliederversammlung nach 3 Abs. 2 der Satzung der ICG. Die Anfechtungsklage muss innerhalb von einem Monat nach Fassung des Ausschluss- Beschlusses erhoben werden. Die Vorschriften dieser Schiedsordnung gelten entsprechend. 5 Mu ndliche Verhandlung vor dem Schiedsgericht 1. Der Vorsitzende des Schiedsgerichts verfu gt einen Termin zur mu ndlichen Verhandlung. 2. Zu dem Termin sind innerhalb einer Ladungsfrist von mindestens vier Wochen neben eventuellen Zeugen und Sachversta ndigen je ein Vertreter des Vorstands des ICG und des betroffenen Mitgliedsunternehmens zu laden. Die Einladung muss insbesondere folgende Informationen enthalten: a) Inhalt der Beanstandung, gegebenenfalls unter Beifu gung von Dokumenten, die dem betroffenen Mitgliedsunternehmen eine sachgerechte Vorbereitung der mündlichen Verhandlung ermöglichen; b) Ort und Zeit der mu ndlichen Verhandlung; c) die Aufforderung an das Mitgliedsunternehmen und den Vorstand des ICG, innerhalb einer von dem Vorsitzenden des Schiedsgerichts festzulegenden Frist jeweils einen Beisitzer für das besondere Beanstandungsverfahren zu bestimmen. Wird der Schiedsrichter innerhalb dieser Frist nicht benannt, erfolgt die Benennung auf Antrag der jeweils anderen Partei durch die Schiedsstelle; d) den Hinweis, dass die Mitgliedsunternehmen des Schiedsgerichts wegen Besorgnis der Befangenheit abgelehnt werden können; e) den Hinweis, dass auch bei unentschuldigtem Fernbleiben eine Entscheidung getroffen werden kann; f) die Aufforderung an das betroffene Mitgliedsunternehmen, binnen einer Frist von mindestens zwei Wochen zu der Beanstandung schriftlich Stellung zu nehmen, ggf. unter Benennung von Zeugen; sowie g) einen Hinweis an das betroffene Mitgliedsunternehmen, dass es sich in jeder Lage des Verfahrens durch einen Bevollma chtigen vertreten lassen kann. 3. Erscheint das betroffene Mitgliedsunternehmen trotz ordnungsgema ßer Ladung unentschuldigt nicht zur mu ndlichen Verhandlung und ist es auch nicht ordnungsgema ß vertreten, entscheidet das Schiedsgericht nach Lage der Akten. Der 4

5 4. Vorsitzende des Schiedsgerichts kann auch einen neuen Termin zur mu ndlichen Verhandlung bestimmen. 5. U ber den Ablauf und den Inhalt der mu ndlichen Verhandlung ist Protokoll zu fu hren. Das Protokoll ist vom Vorsitzenden zu unterzeichnen und den Verfahrensbeteiligten zu u bersenden. 6. Die mu ndliche Verhandlung ist nicht o ffentlich. 7. Das Schiedsgericht trifft auf Grund der mu ndlichen Verhandlung eine Entscheidung im Sinne von 4 Abs. 3, 4 und 5, sofern keine Einigung zwischen dem Vorstand und dem betroffenen Mitgliedsunternehmen herbeigefu hrt werden kann. Das Schiedsgericht trifft Entscheidungen mit der Mehrheit der an dem Verfahren beteiligten Mitgliedsunternehmen (gem. 1 Abs. 3 der Vorsitzende oder sein Stellvertreter und zwei Beisitzer). 6 Vertretung 1. Das betroffene Mitgliedsunternehmen kann sich in jeder Lage des Verfahrens auf eigene Kosten vertreten lassen. 2. Die Bevollma chtigung ist gegenu ber der Schiedsstelle und des Schiedsgerichts schriftlich nachzuweisen. 7 Inhalt und Bekanntgabe der Entscheidung 1. Die Entscheidung wird dem betroffenen Mitgliedsunternehmen und dem Vorstand des ICG durch den Vorsitzenden des Schiedsgerichts spa testens sechs Wochen nach Abschluss der mu ndlichen Verhandlung mitgeteilt. Sie ist schriftlich zu begru nden. Die Begru ndungspflicht entfa llt bei Einversta ndnis der Beteiligten. 2. Der Vorstand ist befugt, Einigungen vor der Schiedsstelle oder dem Schiedsgericht sowie Entscheidungen des Schiedsgerichts auf der Website des ICG oder an anderer Stelle zu vero ffentlichen. Eine Einigung vor der Schiedsstelle oder dem Schiedsgericht kann auch die Regelung betreffen, dass der Vorstand die Einigung nur auf Nachfrage bekannt gibt. 8 Besetzung der Spruchko rper und Vergu tung 1. Der Vorsitzende des Schiedsgerichts und dessen sta ndiger Vertreter mu ssen die Befa higung zum Richteramt besitzen. 2. Die Vergu tung des Schiedsmanns und des Schiedsgerichts erfolgt durch das ICG. 12 bleibt unberu hrt. 5

6 3. Der Schiedsmann, der Vorsitzende des Schiedsgerichts sowie deren Stellvertreter werden von der Mitgliederversammlung auf Vorschlag des Vorstands des ICG fu r die Dauer von jeweils drei Jahren gewa hlt. Eine Abberufung ist nur aus wichtigem Grund zula ssig und erfolgt durch die Mitgliederversammlung durch drei Viertel der abgegebenen Stimmen. 4. Vorstandsmitglieder sind von der Wahl zu Schiedsma nnern oder Schiedsrichtern ausgeschlossen. 5. Die beiden Beisitzer des Schiedsgerichts werden jeweils ad hoc bestimmt, wobei ein Beisitzer durch den Vorstand des ICG und der andere Beisitzer durch das betroffene Mitgliedsunternehmen zu benennen ist. 9 Befangenheit, Anwendbarkeit der ZPO 1. Besteht der begru ndete Verdacht der Befangenheit gegen den Vorsitzenden des Schiedsgerichts oder die Beisitzer, ko nnen sowohl der Vorstand als auch das betroffene Mitgliedsunternehmen ein Ablehnungsgesuch einreichen. 2. Über das Ablehnungsgesuch entscheidet die Schiedsstelle. Soweit das Gesuch als begru ndet erachtet wird, sind die fu r befangen erkla rten Mitglieder des Schiedsgerichts von der Entscheidung ausgeschlossen. 3. Der Vorsitzende des Schiedsgerichts oder dessen Beisitzer ko nnen sich auch selbst fu r befangen erkla ren Abs. 3 ZPO bleibt unberu hrt ff. ZPO finden auf die Verfahren vor dem Schiedsgericht Anwendung, soweit sie dieser Schiedsordnung nicht widersprechen oder zwingender Natur sind. 10 Rechtsmittel 1. Die Entscheidung des Schiedsgerichts ist abschließend. 2. Die Wiederaufnahme eines abgeschlossenen Beanstandungsverfahrens vor dem Schiedsgericht ist nur zula ssig, wenn das betroffene Mitgliedsunternehmen dies beantragt und neue Gegebenheiten nachgewiesen werden, die unter entsprechender Anwendung der Voraussetzungen der 579, 580 ZPO allein oder in Verbindung mit den fru heren Entscheidungsgrundlagen eine wesentlich andere Entscheidung zu begru nden geeignet sind. 3. Die Wiederaufnahme des Verfahrens ist bei dem Schiedsgericht zu beantragen. Der Antrag kann nur innerhalb von einem Monat nach Kenntnis des Wiederaufnahmegrundes, ho chstens jedoch ein Jahr nach Unanfechtbarkeit der betreffenden Entscheidung gestellt werden. 4. Die Entscheidung u ber die Wiederaufnahme des Verfahrens erfolgt allein durch den Vorsitzenden des Schiedsgerichts und ist unanfechtbar. 6

7 11 Aussetzung des Verfahrens 1. Ist zum Zeitpunkt der Einleitung des Verfahrens ein staatsanwaltschaftliches Ermittlungsverfahren oder ein strafgerichtliches Verfahren in gleicher Sache anha ngig oder werden solche im Laufe des Verfahrens vor dem Schiedsgericht eingeleitet, kann auf Antrag des betroffenen Mitgliedsunternehmens oder des Vorstands die Aussetzung des Verfahrens bis zur rechtskra ftigen Erledigung der strafrechtlichen Verfahren angeordnet werden. Das betroffene Mitgliedsunternehmen wird das Schiedsgericht u ber die rechtskra ftige Erledigung der jeweiligen Verfahren unverzu glich in Kenntnis setzen und auf Anfrage des Vorstands des ICG oder des Schiedsgerichts u ber den aktuellen Stand der strafrechtlichen Verfahren Auskunft geben. Die Frist gem. 3 Abs. 2 findet in diesen Fa llen keine Anwendung. 2. Ist in gleicher Sache ein zivilgerichtliches Verfahren gegen ein Mitgliedsunternehmen eingeleitet worden, wird das Verfahren vor dem Schiedsgericht fortgefu hrt. 12 Kosten des Verfahrens 1. Die Beteiligten des Verfahrens haben die ihnen selbst entstandenen Kosten und Auslagen selbst zu tragen. 2. Sowohl die Schiedsstelle als auch das Schiedsgericht ko nnen das betroffene Mitgliedsunternehmen zur U bernahme der Verfahrenskosten in angemessener Ho he unter Zugrundelegung des Ausgangs des Verfahrens verpflichten. 7