Verwaltung - Administration - Textbausteine

Transkript

1 Verwaltung - Administration - Textbausteine AGB Kopftext Fußtext Schlußtext Freier Text Storno Hotel-Begrüßungsbericht Geburtstag Infopflicht DSGVO Rahmenvertrag Firma Über den Menüpunkt "Textbausteine" haben Sie die Möglichkeit, eigene Textbausteine zu erstellen, die Sie dann an verschiedenen Stellen im Programm entweder manuell abrufen können oder automatisch zugesteuert werden. Im oberen Bereich der Maske haben Sie mehrere Registerkarten, auf denen Sie die Art des Textes auswählen, den Sie erfassen möchten. Im mittleren Bereich können Sie den gewünschten Text erfassen. Über die Schaltflächen oben können Sie verschiedene Aktionen aufrufen. < Neu >: diese Option ist nur aktiv bei < Schlusstext > und < Freier Text >. Bei den anderen Optionen können Sie nur einen Text eingeben, jeweils in Deutsch und Englisch. < Löschen >: der gewählte Textbaustein wird gelöscht. < Abbrechen >: verwirft die bisher gemachten Änderungen. < Speichern >: sichert die eingegebenen Änderungen. Nach dem Speichern werden die geänderten Daten in der jeweiligen Maske (z.b. beim Druck der Reisebestätigung) angezeigt. Sie haben in jeder der fünf Masken die Möglichkeit, mit Platzhaltern Daten aus Kunden, Vorgang oder Reisebüro in den Text einzufügen. Nähere Informationen zu den Platzhaltern finden Sie in der Anleitung Platzhalter AGB In diesem Bereich können Sie Ihre eigenen AGBs hinterlegen. Geben Sie dazu in dem Textfeld den Wortlaut der AGBs ein (oder kopieren Sie den Text dorthin) und bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche < Speichern >.

2 Wenn Sie keine eigenen Texte eintragen, so wird von myjack ein Standardtext angedruckt. Die AGBs werden auf einer separaten Seite ausgedruckt, nach dem Druck des eigentlichen Dokuments. Kopftext Geben Sie in dem Textfeld den gewünschten Wortlaut ein (oder kopieren Sie den Text dorthin) und bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche < Speichern >.

3 Die eingegebenen Texte werden auf den Dokumenten Anmeldung, Bestätigung und Rechnung gedruckt. Fußtext Geben Sie in dem Textfeld den gewünschten Wortlaut ein (oder kopieren Sie den Text dorthin) und bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche < Speichern >.

4 Die eingegebenen Texte werden auf den Dokumenten Anmeldung, Bestätigung und Rechnung gedruckt. Schlußtext In diesem Bereich können Sie die Schlusstexte für die wichtigsten Auftragsdokumente festlegen (Anmeldung, Bestätigung, Rechnung, Provisionsgutschrift, Provisionsstorno). Wählen Sie dazu das gewünschte Dokument aus, geben in dem Textfeld den Wortlaut der Schlusstexte ein (oder kopieren Sie den Text dorthin) und bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche < Speichern >.

5 Wenn Sie keine eigenen Texte eintragen, so wird von myjack ein Standardtext angedruckt. Über die Schaltfläche < Sprache > können Sie die Texte auch für den englischen Ausdruck definieren. Die eingegebenen Texte werden im Vorgang, Registerkarte Dokumente, angezeigt und sind standardmäßig aktiviert. Freier Text In diesem Bereich können Sie Textbausteine hinterlegen, die dann im Vorgang, in den Leistungsdetails, auswählbar sind für das Freie Text Feld. Sie können beliebig viele Textbausteine hinterlegen. Im Vorgang sind diese Textbausteine über ein neues Auswahlfeld verfügbar. Wenn Sie einen neuen Textbaustein anlegen möchten, so klicken Sie auf < Neu >. In der folgenden Maske können Sie zum Einen die Sprache des Textbausteins einstellen und zum anderen einen Namen.

6 Die Sprachsteuerung orientiert sich an der Spracheinstellung im Kunden. Ist beim Kunden "Englisch" als Muttersprache eingestellt (unter Merkmale), so zeigt myjack in den Leistungsdetails nur noch Textbausteine in englischer Sprache in der Auswahlliste < Textbausteine > an. Sobald Sie die Maske mit < Neu > verlassen, wird ein leerer Textbaustein angelegt. Diesen können Sie nun bearbeiten und speichern. Storno In diesem Bereich können Sie Textbausteine für Stornobedigungen bei Flügen hinterlegen. Diese Textbausteine können dann im Vorgang, in den Leistungsdetails auswählen, und zwar für jedes Flugsegment separat. Sie können beliebig viele Textbausteine hinterlegen. Im Vorgang sind diese Textbausteine über ein neues Auswahlfeld verfügbar. Hotel-Begrüßungsbericht Sie können an dieser Stelle hinterlegen, welcher Text in dem Begrüßungsschreiben verwendet wird, dass Sie über die Leistungsdetails an das Hotel schicken können.

7 Um den Text zu ändern, klicken Sie einfach in das Textfeld unten und tragen dort Ihren Text ein. Sie können an dieser Stelle natürlich auch Platzhalter verwenden ( siehe Platzhalter) Geburtstag Sie können unter dieser Rubrik für Geburtstagsschreiben die entsprechenden Texte hinterlegen. Dabei können Sie für verschieden Anrede-Typen (Sie, Ihr, Du) unterschiedliche Texte erstellen. Die Geburtstags wird dann automatisch verschickt, wenn in der Kundenakte eine Auswahl im Feld < Ansprache > getroffen wurde. Infopflicht DSGVO Neben der Auskunftspflicht müssen Sie als Reisebüro festlegen, welche Daten vom Kunden gespeichert werden und wie Sie mit diesen Daten umgehen. Diese Informationen müssen dem Kunden zur Verfügung stellen können. In der Kundenakte können Sie dieses Dokument drucken. Das Dokument wird auch automatisch bei Anlege eines Vorgangs für einen neuen Kunden ausgegeben. Unter < Verwaltung - Administration - Textbausteine > haben Sie die Möglichkeit, einen entsprechenden Textbaustein zu hinterlegen. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte < Infopflicht DSGVO > und klicken auf die Schaltfläche < Neu >.

8 Nach der Auswahl der Sprache können Sie in das entsprechende Textfeld den Text Ihres Rahmenvertrags einfügen. Dabei können Sie wie bei allen anderen Textbausteinen auch mit Platzhaltern arbeiten. Zu Ihrer Information haben wir auf dieser Seite einen unverbindlichen Vorschlag für diesen Text hinterlegt. Dieser Text ist ein Vorschlag und muss von Ihnen zwingend mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden. Rahmenvertrag Firma Im Rahmen der Pauschalreiserichtlinie können Vorgänge eines Firmenkunden von der Prüfung ausgeschlossen werden, sofern Sie einen Rahmenvertrag mit diesem Kunden haben. Unter < Verwaltung - Administration - Textbausteine > haben Sie die Möglichkeit, Ihre Vorlage für einen Rahmenvertrag zu hinterlegen. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte < Rahmenvertrag Firma > und klicken auf die Schaltfläche < Neu >.

9 Nach der Auswahl der Sprache können Sie in das entsprechende Textfeld den Text Ihres Rahmenvertrags einfügen. Dabei können Sie wie bei allen anderen Textbausteinen auch mit Platzhaltern arbeiten.