Abteilung IVa Gesellschaft und Soziales

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1 Kapitel VII / Ausgabe 1/2009/ Seite 1 von 8 2. Schlüsselprozesse : Schlüsselprozesse sind standardisierte, fach- und funktionsbereichsübergreifende Prozesse, die formell-organisatorisch die Beantwortung insbesondere folgender Fragen erfordern: Wer ist federführend? Wer wirkt wie mit? Wie schaut der Ablauf aus? Solche Schlüsselprozesse sind insbesondere: Planung und Steuerung: a) Ziel- und Schwerpunkteplanung mit dem Sozialfonds bzw der Landesregierung b) innere Ziel- und Schwerpunktesetzung (innerhalb unserer Abteilung) c) äußere Planung und Steuerung Kommunikation: a) innerhalb der Abteilung b) Kommunikation mit zuständigem Regierungsmitglied c) Kommunikation mit Kuratorium des Sozialfonds (siehe Geschäftsführung des Kuratoriums) Schlüsselprozesse im Zusammenhang mit dem Sozialfonds: siehe VIII.

2 Kapitel VII / Ausgabe 1/2009/ Seite 2 von 8 Im Detail: Planung und Steuerung: Grundsätzlich dient das Leitbild und Gesamtkonzept als langfristige Leitlinie. Ein erster Regelkreis besteht in der periodischen Diskussion und Prüfung des Leitbildes und des Zielkonzeptes unter Einbezug der politischen Leitlinien sowie in der Beurteilung des Maßnahmenvollzugs in Bezug auf die Zielerreichung. Das Ergebnis dieser Diskussion führt zu neuen Zielen und Maßnahmen in den Fach- und Funktionsbereichen. a) innere Ziel- und Schwerpunktesetzung (innerhalb der Abteilung): Dieser Schritt erfolgt in Planungs-, Zielsetzungs- und Evaluationsgesprächen: Vorbereiten und Erarbeiten der Gesamtziele der Abteilung und von Einzelzielen in den Fach- und Funktionsbereichen für jeweils ein Kalenderjahr Rhythmus: halbjährlich: 1. im Juni (halbtägig) 2. im Rahmen der letzten Fach- Funktionsbereichs-leiterinnen und -leiterbesprechung im Jahr Teilnehmer/innen: Abteilungsvorstand, alle Fach- und Funktionsbereichsleiterinnen und -leiter; im Bedarfsfall auch Regierungsmitglied Vorbereiten und vorläufig planen bzw Ableiten und Festlegen der Abteilungs- und Fach- bzw Funktionsbereichsziele nach den Vorgaben des Sozialfonds bzw der Landesregierung

3 Kapitel VII / Ausgabe 1/2009/ Seite 3 von 8 Organisation: Besonderheiten: Evaluieren jeweils nach einem halben Jahr Vorbereitung: Fachbereich Recht/Interne Organisation Leitung: Abteilungsvorstand Protokollierung: Fachbereich Recht/Interne Organisation Durchführung: Gespräch im Juni nach Möglichkeit in einer Einrichtung der freien Wohlfahrtspflege Jahresschwerpunkte und -ziele dienen als (kurzfristige) Orientierungspunkte für den laufenden Vollzug in den Fach- und Funktionsbereichen b) Ziel- und Schwerpunkteplanung mit dem Sozialfonds: siehe VIII. c) Äußere Planung und Steuerung: Den heutigen und zukünftigen Problemen kann mit gegenwärtig eingesetzten reaktiven Lösungsstrategien ( kurative Mittel ) kaum mehr begegnet werden. Es müssen neue Strategien entwickelt werden, die bereits beim Entstehen der Problemfelder ansetzen und die vorhandenen Mittel und Kräfte möglichst frühzeitig ( präventiv ) koordiniert und zielgerichtet zum Einsatz bringen. das frühzeitige und koordinierte Suchen und Gehen von neuen Lösungswegen zur Eingrenzung oder Vermeidung von sozialen Problemen aktive Gestaltung der sozialen Arbeit in Vorarlberg

4 Kapitel VII / Ausgabe 1/2009/ Seite 4 von 8 Rhythmus: permanent ausgelöst durch aktuelles Problem (Anlassfall) oder durch Zielund Schwerpunktesetzung Beteiligte: Kuratorium des Sozialfonds Abteilungsvorstand; Fach- und Funktionsbereichsleiterinnen und -leiter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bezirkshauptmannschaften Einrichtungen der freien Wohlfahrtspflege weitere Partner (Gemeinden, Sozialsprengel, Gesunde Lebensräume, Schulen, Vereine, Bürger,...) bewusste und aktive Auseinandersetzung mit der gesellschaftlichen Entwicklung (Situationsbeobachtung) qualitative und quantitative Darstellung und Dokumentation der Problemsituation (Situationsbeschreibung) Vernetzung und Koordination der Kräfte Initiierung notwendiger Hilfen Evaluation der bestehenden Hilfsangebote in der Gesamtsicht der Zielsetzung und Aufgabenstellung Durchführen von zielorientierten Projekten und Aktionen im Vorfeld von Fehlentwicklungen Organisation: im Präventionsbereich projektorientiertes Arbeiten Information und Beratung von Partnern und Multiplikatoren (nicht institutionalisierte Einzelfallberatung) Besonderheiten: siehe zb Details: Leitbild und Konzept der Jugendwohlfahrt; Ergebnisse dieser Prozesse münden in die Ziel- und Schwerpunkteplanung

5 Kapitel VII / Ausgabe 1/2009/ Seite 5 von 8 Kommunikation: a) Kommunikation innerhalb der Abteilung: Die Arbeit in der Abteilung erfordert und erfolgt im Rahmen geeigneter Kommunikationsstrukturen. Dabei sind folgende Formen institutionalisiert vorgesehen: Fach- und Funktionsbereichsleiterinnen und -leiterbesprechung (FBL- Besprechung): Rhythmus: Teilnehmer/innen: Organisation: Besonderheiten: gegenseitige Information kurzfristige Steuerung und allenfalls Koordinierung der Aktivitäten der Abteilung und in den einzelnen Bereichen jeweils letzter Dienstag im Monat außer Juli, August und Dezember Abteilungsvorstand Fach- und Funktionsbereichsleiterinnen und -leiter bei Bedarf sonstige Personen Allgemeine Informationen der Abteilungsleitung Informationen aus den Fach- und Funktionsbereichen, soweit sie auch für die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Interesse sind Abteilungsinterne übergreifende Fragen, Probleme, Ziele Grundsatzarbeit Vorbereitung: Fachbereich Recht/Interne Organisation Leitung: Abteilungsvorstand Protokollierung: Fachbereich Recht/Interne Organisation keine Tagesordnung feste Zeitbeschränkung (14.00 Uhr bis maximal Uhr) Terminplanung über das ganze Jahr bekannt

6 Kapitel VII / Ausgabe 1/2009/ Seite 6 von 8 Ad-hoc-Gespräche: Rhythmus: Teilnehmerinnen/ Teilnehmer: Besonderheiten: gegenseitige Information und Abstimmung Steuerung der Aktivitäten pragmatisch, ad hoc bei Bedarf Abteilungsvorstand, Fach- und Funktionsbereichsleiterinnen und -leiter, allenfalls Zuziehung weiterer Personen Bearbeitung von Informationen oder Fragen argumentatives Aufbereiten Fällen von Entscheidungen Bearbeitung von Kompetenzfragen auch nur unter den Fach- bzw Funktionsbereichen möglich Diese abteilungsinterne Kommunikation wird insbesondere unterstützt durch: MICROSOFT OUTLOOK VOKIS (Vorarlberger Kommunikations- und Informationssystem) Umlauf von Schriftstücken Beteilung mit entsprechenden Schriftstücken bzw Informationen b) Kommunikation mit zuständigen Regierungsmitgliedern: Joure-Fixe: Orientierung und Überblick über bestimmte Aktivitäten bzw über das laufende Geschäft Koordination der Aktivitäten

7 Kapitel VII / Ausgabe 1/2009/ Seite 7 von 8 Rhythmus: Teilnehmerinnen/ Teilnehmer: wöchentlich/monatlich zu festgesetzten Terminen Regierungsmitglied Fach- bzw Funktionsbereichsleiterin oder -leiter und/oder Abteilungsvorstand aktueller Stand der Arbeit bestimmte aktuelle Fragen oder Themen Fällen von Entscheidungen (Vor)Besprechung im Vorfeld von Sitzungen des Kuratoriums des Sozialfonds (Kuratoriumsvorbesprechung): siehe VIII. Ad-hoc-Gespräche: Rhythmus: Teilnehmerinnen/ teilnehmer: Besonderheiten: gegenseitige Information und Abstimmung Steuerung der Aktivitäten pragmatisch, ad hoc bei Bedarf Regierungsmitglied Abteilungsvorstand Fach- und Funktionsbereichsleiterin und -leiter bei Bedarf Zuziehung weiterer Personen Bearbeitung von Informationen oder Fragen argumentatives Aufbereiten Fällen von Entscheidungen Bearbeitung von Kompetenzfragen In der Regel Festhalten in einem Aktenvermerk

8 Kapitel VII / Ausgabe 1/2009/ Seite 8 von 8 c) Kommunikation mit Kuratorium des Sozialfonds siehe VIII. Erstellung von Voranschlag und Rechnungsabschluss: Diese Darstellung gilt nur für die Fach- bzw Funktionsbereiche Frauen, Jugend und Familie sowie Senioren, Pflegesicherung und Sozialhilfe, soweit es die Senioren betrifft (hinsichtlich der Erstellung des Voranschlages des Sozialfonds siehe VIII.). Fach- bzw Funktionsbereichs- und abteilungsinterne Juni, Juli Vorarbeiten und Vorbereitungen Vorgespräche hinsichtlich der Rahmen mit Finanzabteilung Juni, Juli Vorläufe und Berechnungen, Begründungen in den Fach- Juli bzw Funktionsbereichen Erstellung eines Voranschlagsentwurfes der Abt IVa bis Mitte August Vorgespräche mit Regierungsmitglied August Abgabe an Finanzabteilung ca 20. August Verhandlungen mit Finanzabteilung auf Beamtenebene September Verhandlungen auf politischer Ebene Oktober (vor allem mit dem Landesfinanzreferenten) Budgetklausur Landesregierung Oktober Beschluss Landesregierung - Vorlage an Landtag Oktober Zuweisungsbeschluss Landtag an Ausschüsse November-Sitzung des Landtages Ausschussberatungen November Beratungen und Beschluss Landtag Dezember-Sitzung des Landtages

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