Merkblatt für die Einstellung von Gastprofessorinnen und Gastprofessoren

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1 UHH Referat 62 Mittelweg 177 D Hamburg Merkblatt für die Einstellung von Gastprofessorinnen und Gastprofessoren Stand: Dieses Merkblatt soll einen Überblick über die Einstellungsformalien verschaffen. Die darin enthaltenen Informationen sind unverbindlich und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Inhaltsübersicht I. Zuständigkeit II. Information zum Beschäftigungsverhältnis III. Welche Unterlagen sind erforderlich? 1. Lohnsteuerkarte oder Antrag für unbeschränkt oder beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer auf Erteilung einer Bescheinigung über die Freistellung des Arbeitslohns vom Steuerabzug auf Grund eines Abkommens zur Vermeidung der Doppelbesteuerung 2. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse in Deutschland gemäß 175 SGB V 3. Visum 4. Freizügigkeitsbescheinigung für EU-Bürger bei Zuzug 5. Aufenthaltserlaubnis (befristet) oder Niederlassungserlaubnis (unbefristet) 6. Arbeitsgenehmigung 7. Ausgefüllter Personalbogen 1

2 I. Zuständigkeit Ihre Ansprechpartnerin mit Kontaktdaten: Franziska Lessig-Beelte Raum S 4008 Mittelweg Hamburg Tel.: Fax: franziska.lessig-beelte@verw.uni-hamburg.de II. Information zum Beschäftigungsverhältnis Gastprofessuren werden regelmäßig zur Ergänzung des Lehrprogramms eingesetzt. Nach allgemeinem Sprachgebrauch bezeichnet eine Gastprofessur eine (semesterweise) vorübergehende, meistens lehrende Tätigkeit einer wissenschaftlich qualifizierten Person an einer Hochschule. Eine Professorenstelle ist nicht Voraussetzung für eine Gastprofessur, die regelmäßig aus Sachmitteln (auch Drittmitteln) finanziert wird. Die Beschäftigung erfolgt im Arbeitnehmerstatus. Ein ggf. vorher bestehendes Beamtenverhältnis oder Beschäftigungsverhältnisses an einer anderen Hochschule kann durch Beurlaubung unter Fortfall der Bezüge dort aufrechterhalten bleiben. Nachdem der Einstellungsantrag mit einem aktuellen Lebenslauf im Team 621 eingegangen ist, muss der Personalrat des wissenschaftlichen Personals der Einstellung zustimmen. Sobald die Zustimmung vorliegt, wird die Einladung mit der Anforderung von Unterlagen an die Gastprofessorin/den Gastprofessor verschickt. Der Arbeitsvertrag wird hier erstellt und in der Regel der Beschäftigungsstelle zugesandt. Die monatliche Zahlung der Pauschalvergütung erfolgt am letzten Werktag des Monates. III. Welche Unterlagen sind erforderlich? 1. Lohnsteuerkarte oder Antrag auf Freistellung des Arbeitslohns vom Steuerabzug 1.1 Lohnsteuerkarte Die Lohnsteuerkarte wird durch die Wohnortgemeinde in Deutschland unentgeltlich ausgestellt. 1.2 Antrag für unbeschränkt oder beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer auf Erteilung einer Bescheinigung über die Freistellung des Arbeitslohns vom Steuerabzug auf Grund eines Abkommens zur Vermeidung der Doppelbesteuerung Zwischen der Bundesrepublik Deutschland und zahlreichen Ländern besteht ein Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung. Ist nach einem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) die Steuerbefreiung von einem Antrag abhängig, darf der Lohnsteuerabzug nur dann unterbleiben, wenn das Betriebsstättenfinanzamt bescheinigt, dass der Arbeitslohn nicht der deutschen Lohnsteuer unterliegt. Entsprechende DBA-Regelungen bestehen u. a. mit Frankreich, Niederlande, Großbritannien, Ungarn. Ein Antrag kann für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige 2

3 Arbeitnehmer (z. B. Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland) oder beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer (z. B. keinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland) gestellt werden. Falls Sie diese Möglichkeit in Anspruch nehmen möchten, bitten wir um einen Hinweis. 2. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse in Deutschland gemäß 175 SGB V Während der Beschäftigung in Deutschland unterliegen die Gastprofessorinnen/Gastprofessoren grundsätzlich den deutschen Rechtsvorschriften zur sozialen Sicherheit. Das heißt konkret, dass Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung zu zahlen sind. Die Gastprofessorinnen/Gastprofessoren werden hierzu bei der DAK Hamburg angemeldet, wenn uns keine andere Krankenkasse genannt wird. Eine Auslandskrankenversicherung oder europäische Versicherungskarte ist nicht ausreichend. Mit einigen Ländern bestehen Regelungen über die Anwendung der Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit. Es ist dann zu prüfen, ob ein Antrag auf Befreiung von den deutschen Rechtsvorschriften im Ausland gestellt werden kann. Beurlaubte Beamtinnen/Beamte sind aufgrund der Beschäftigung im Arbeitnehmerstatus sozialversicherungspflichtig, auch in der Kranken- und Pflegeversicherung. Mögliche Ausnahmen hiervon, z. B. aufgrund der Überschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenzen in den vergangenen 3 Jahren, müssen gesondert geprüft werden. Ein Gewährleistungsentscheid des Dienstherrn, bei dem das Beamtenverhältnis besteht, befreit von der Rentenversicherungspflicht. 3. Visum Angehörige der EU-Staaten benötigen zur Einreise in die Bundesrepublik Deutschland kein Visum. Alle übrigen Ausländer sind für Aufenthalte in Deutschland grundsätzlich visumpflichtig. Eine Staatenliste zur Visumpflicht finden Sie hier. Für die Visumerteilung sind die Botschaften und Generalkonsulate (Auslandsvertretungen) der Bundesrepublik Deutschland verantwortlich. Zuständig für die Visumerteilung ist die Auslandsvertretung, in deren Amtsbezirk der Antragsteller seinen gewöhnlichen Aufenthalt bzw. seinen Wohnsitz hat. Für Aufenthalte über drei Monate oder Aufenthalte, die zur Aufnahme einer Erwerbstätigkeit führen, sind Ausländer grundsätzlich visumpflichtig. Hiervon ausgenommen sind Unionsbürger, EWR-Staatsangehörige sowie Staatsangehörige der Schweiz. Staatsangehörige Australiens, Israels, Japans, Kanadas, Neuseelands, der Republik Korea und der Vereinigten Staaten von Amerika können darüber hinaus einen erforderlichen Aufenthaltstitel auch nach der Einreise einholen. Für alle anderen Staatsangehörigen gilt: Das Visum für einen längerfristigen Aufenthalt muss grundsätzlich vor der Einreise bei der zuständigen Auslandsvertretung beantragt werden. 3

4 4. Freizügigkeitsbescheinigung für EU-Bürger bei Zuzug Ab einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten muss eine Freizügigkeitsbescheinigung EU bzw. Aufenthaltskarte EG (letzteres für Staatsangehörige der Schweiz und Familienangehörige von Staatsbürgern des EWR) beantragt werden. Dies kann nach der erfolgten Einreise vor Ort geschehen. Auf die Erteilung haben ausländische Erwerbstätige aus der Europäischen Union, der Schweiz und den EWR-Staaten einen Rechtsanspruch, d. h. ihnen muss von der Ausländerbehörde der Aufenthalt zu Erwerbszwecken erteilt werden. Die Freizügigkeitsbescheinigung wird nach Vorlage verschiedener Nachweise dazu zählen Wohnungsanmeldung, Krankenversicherungsnachweis und Nachweis eines Arbeitsverhältnisses in der Bundesrepublik und zweier Passfotos durch die für den Wohnsitz zuständige Ausländerabteilung des Bezirksamts oder des Hamburg Welcome Center (HWC) ausgestellt. 5. Aufenthaltserlaubnis (befristet) oder Niederlassungserlaubnis (unbefristet) für Nicht-EU- Bürger Um sich länger in Deutschland aufhalten zu können, muss direkt nach der Einreise in Deutschland eine Aufenthaltserlaubnis beantragt werden. Grundsätzlich werden für die Ausstellung eines Aufenthaltstitels regelmäßig folgende Unterlagen benötigt: Reise- bzw. Nationalpass ein biometrisches Lichtbild aktuelle Meldebestätigung *) Nachweis über ausreichenden Krankenversicherungsschutz ( ist durch die Aufnahme einer krankenversicherungspflichtigen Tätigkeit erfüllt, sieh Pkt.2) ausgefülltes und unterschriebenes Antragsformular *) In Hamburg müssen Sie Ihren Wohnsitz innerhalb von einer Woche anmelden. Für die An- und Ummeldung Ihres Wohnsitzes sind folgende Unterlagen erforderlich: amtlicher Lichtbildausweis (Personalausweis oder Reise- bzw. Nationalpass) aller meldepflichtigen Personen ggf. Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Scheidungsurteil ausgefüllter und unterschriebener Anmeldevordruck Weitere Informationen finden Sie hier. 6. Arbeitsgenehmigung Für die Tätigkeit als Gastprofessorin/Gastprofessor ist keine Arbeitsgenehmigung erforderlich. Nach 9 Nr. 8 der Verordnung über die Arbeitsgenehmigung für ausländische Arbeitnehmer (ArGV) handelt es sich um eine arbeitsgenehmigungsfreie Beschäftigung. 4

5 7. Ausgefüllter Personalbogen 7.1 Hamburger Adresse Die Gastprofessorinnen/Gastprofessoren werden gebeten, mitzuteilen. eine Hamburger Adresse 7.2 Bankverbindung Eine Auszahlung der Vergütung auf ein ausländisches Konto ist möglich. Hierzu benötigen wir die internationalen Bankdaten. 7.3 Deutsche Sozialversicherungsnummer eines Rentenversicherungsträgers Eine Sozialversicherungsnummer liegt vor, wenn Sie u. a. bereits einer Beschäftigung in Deutschland nachgegangen sind. Diese Nummer ist 12-stellig, an Position 9 steht ein Buchstabe. Falls bisher keine Sozialversicherungsnummer vergeben wurde, wird um umgehende Mitteilung gebeten. 7.4 Beschäftigung in Deutschland im Kalenderjahr der Einstellung Die Gastprofessorinnen/Gastprofessoren werden um Mitteilung gebeten, ob sie im Kalenderjahr, in dem sie hier eingestellt werden, bereits in Deutschland beschäftigt waren und legen ggf. die entsprechenden Bescheinigungen zur Sozialversicherung vor. 5

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