Fragebogenaktion zum Stand der Anpassung an die DS- GVO in der Arztpraxis in Mecklenburg-Vorpommern

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1 Fragebogenaktion zum Stand der Anpassung an die DS- GVO in der Arztpraxis in Mecklenburg-Vorpommern Lydia Kämpfe Referentin beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern

2 Übersicht Fragebogenaktion insgesamt wurden 220 Praxen Anfang Dezember 2017 angeschrieben Frist zur Beantwortung der Fragebögen: Rückläufe: Fristgerecht sind 95 Fragebögen beantwortet wurden 2 davon enthalten keine Antworten In 17 Fragebögen wurde mehr als die Hälfte nicht beantwortet insgesamt wurden 125 Fragebögen (30 verspätet) beantwortet (Antwortquote 57 %)

3 Zweck der Fragebogenaktion 1. Sensibilisierung von Ärztinnen und Ärzten (Art. 57 Abs. 1 lit. d DS-GVO) 2. Schulungsbedarf erkennen -> keine Prüfung oder Kontrolle!!! -> keine wissenschaftliche Studie!

4 Auswahl der Praxen Um eine repräsentative Auswahl in der Fläche zu gewährleisten, sollten ca. 20 % der Praxen in jedem Landkreis bzw. den kreisfreien Städten angeschrieben werden Quelle: Arztsuche der kassenärztlichen Vereinigung (KV M-V) mit Stand Formel: n1 = x+5; n2 = n1 + 5 usw ; x wird blind, d.h. ohne die Liste der Treffer in den jeweiligen Landkreisen oder kreisfreien Städten zu kennen, festgelegt

5 Rechtlicher Rahmen Fragebogenaktionen sind nach Auffassung der Aufsichtsbehörden Auskunftsersuchen Bisher nach 38 BDSG, zukünftig Art. 58 Abs. 1 lit. a i.v.m. Art. 57 Abs. 1 lit. d, h, i DS-GVO -> Fragebogen = VA -> Pflicht zur Beantwortung (fehlende) Belehrung: macht den VA nicht nichtig erlässlich, wenn Verwertung im Bußgeldverfahren von vornherein nicht beabsichtigt ist Verwertungsverbot!

6 Gestaltung des Fragebogens Keine Prüfung keine Checkliste! Verwendung der Wortwahl der DS-GVO Mit den Angaben sollten möglichst keine Verstöße gegen die bestehende Rechtslage ermittelt werden -> Der Fragebogen konnte eine Hilfe für die Erstellung von Infoblättern sein, war aber zu keinem Zeitpunkt als reine Hilfestellung konzipiert -> in enger Zusammenarbeit mit der ÄK M-V u.a. durch Veröffentlichungen im Ärzteblatt und einer Vortragsreihe sollte der Fragebogen wachrütteln konkrete Hilfestellung soll in den flankierenden Schulungsmaßnahmen gegeben werden

7 Erkenntnisse Hinweis: grds. eingeschränkte Aussagekraft wegen der Veröffentlichung des Fragebogens und angebotener Hilfestellung durch externe Datenschutzbeauftragte, Anwälte etc.

8 1. Verhältnis zur Aufsichtsbehörde geringe Rückläuferquote lässt vermuten, dass die Auskunftspflicht ggü. Der Aufsichtsbehörde nicht allen bekannt ist teilweise telefonische Nachfragen zur Rollenverteilung ÄK, KV und LfDI M-V -> gezielte Öffentlichkeitsarbeit mit leichter Kost zur Rolle der Aufsichtsbehörde

9 2. Schwerpunkt: Informationspflichten die Buchstaben aus Art. 13 Abs. 1 und 2 DS-GVO wurden als Frage formuliert die Antwortalternativen waren ja, nein, nicht zutreffend Der Verantwortliche musste auswählen, was in seiner Situation zutrifft

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15 Handlungsbedarf bei Informationspflichten Art. 13 DS-GVO nur schwer ohne Erläuterungen verständlich Hilfestellung bei der Erstellung von Formularen z.bsp. in Schulungen oder unter Heranziehung von Formularen der Verbände und Kammern unser Tipp: Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten als Grundlage nutzen und um Betroffenenrechte ergänzen Aushang in der Praxis genügt nicht!

16 3. Datenschutz-Basics Wer ist Verantwortlicher? Was ist die Rechtsgrundlage? Speicherfristen? Wer ist Empfänger?

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21 Handlungsbedarf Basics Übersichten zu Speicherfristen/ Vorgaben in Formularen (Zusammenarbeit mit ÄK und KV M-V) Prüfen, ob Einwilligungen tatsächlich erforderlich (auch wegen 203 StGB-neu) Nutzung des Verzeichnisses über die Verarbeitungstätigkeiten als Grundlage garantiert die gleiche Auslegung der Begriffe (z.bsp. Des Empfängers) in Art. 13, 14 und 30 DS-GVO

22 4. Große Herausforderung Pflicht zur Bestellung eines DSB und zur Durchführung einer DSFA

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25 Erkenntnisse Verknüpfung aus 38 BDSG-neu zwischen DSB und DSFA noch zu wenig bekannt Jenseits der 10-Personen-Grenze und der Blacklist ist die Beurteilung der Notwendigkeit einer DSFA für Ärzte eine große Herausforderung Kriterien des WP 248 legen bei fast allen Ärzten eine DSFA nahe Unklarheiten werden sich auf die Kontrolltätigkeit auswirken und bei der Verhängung von Bußgeldern Berücksichtigung finden

26 Zusammenfassung Das Notwendigste in Kürze (kein Anspruch auf Vollständigkeit): 1. Bestandsaufnahme Klärung der Basics (wer ist Verantwortlicher, Empfänger, Rechtsgrundlage, Speicherfristen etc.) gemeinsam mit Mitarbeitern (Sensibilisierung) 2. Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten 3. daraus Erstellung von Informationsformularen 4. Dokumentation von Weisungen an Mitarbeiter und Anpassung von Verträgen 5. Beratung einholen zum Thema DSFA und DSB

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

28 Weitere Informationen: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern Schloss Schwerin, Schwerin Tel.: Fax: info@datenschutz-mv.de Lydia.kaempfe@datenschutz-mv.de

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