Roundtable. Dashboards und Management Information. Rüdiger Felke / Christian Baumgarten

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1 Roundtable Dashboards und Management Information Rüdiger Felke / Christian Baumgarten

2 Agenda Behind the Dashboards Was ist ein Dashboard und was ist es nicht? SAP BusinessObjects Dashboards (Xcelsius) Live Demonstration Dashboard Realisierung Vorgehensweise in der Realisierung Kritische Erfolgsfaktoren und Risiken Offene Diskussion 2011 BearingPoint GmbH 2

3 Was ist ein Dashboard und was ist es nicht? Dashboards dienen der schnellen Entscheidungsfindung Dashboards orientierten sich an dem Adressaten und seinen Informationsbedürfnissen Individuelle Ausprägungen (Executive Dashboard vs. Analytic Dashboard) Komplexe Geschäftsdaten müssen klar und in einer Logik verständlich präsentiert werden Schneller Überblick über wesentliche Indikatoren (Status / Trend) Verstärkter Einsatz von graphischen und interaktiven Komponenten (z.b. Drill Down) Dashboards erfüllen einen Berichtszweck aber mit What-If-Analysen (Simulationen) Austausch und Abstimmung wichtiger Ziele/Maßnahmen (Dashboard Sharing) 2011 BearingPoint GmbH 3

4 Was ist ein Dashboard und was ist es nicht? Management Information Tool Hohe Flexibilität und Einfachheit Ersatz für Planung Standardisierung Ersatz für Reporting s s s s Ersatz für Analysen Interaktive/Mobile Visualisierung Echtzeit-Integration 2011 BearingPoint GmbH 4

5 SAP BusinessObjects Dashboards (Xcelsius) Präsentationsoberfläche Excel-Oberfläche Dashboard-Oberfläche SAP BO Dashboards (Xcelsius) Dashboards Berichte, Abfragen, Analysen Business Analytics BW BOPC Andere Business Intelligence SRM, SCM, ERP, CRM Andere Business Processes 2011 BearingPoint GmbH 5

6 Dashboard Beispiel 2011 BearingPoint GmbH 6

7 Möglicher Ansatz zur Dashbaord Realisierung Beispiel: Entwicklung eines CFO Dashboards Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Ziele/Prioritäten Indikatorauswahl Logik/Visualisierung Prototyping GoLive/Support Kick-off Dashboard Korrekturen Support Dashboard-Prototyp Rollierendes Testen Detaillierte Spezifizierung der Indikatoren Erster Entwurf zur visuellen/technischen Lösung Ausarbeitung der Indikatoren und Verantwortlichkeiten (Workshop) Interdependenzen auch zu Strategien und operativen Maßnahmen Summary Page der Indikatoren und KPI s Ziele und Prioritäten (Was soll gemessen werden? / Was ist der Inhalt?) Spezifizierung der Rolle und der Funktion im Performance Management 2011 BearingPoint GmbH 7

8 Kritische Erfolgsfaktoren und Risiken Beispiel: Entwicklung eines CFO Dashboards Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Ziele/Prioritäten Indikatorauswahl Logik/Visualisierung Prototyping GoLive/Support..... Fehlende Strukturierung Auswahl falscher und/oder unverständlicher Indikatoren Zu viele Indikatoren/Graphiken Zu langer Datenrefresh Auswahl der Indikatoren (SMART / Non-Financial KPIs) Simplizität/Klarheit Konfusion vermeiden Was soll das Dashboard leisten? Rationalisieren Keine Nice-to-haves Ungenaue Datenaufbereitung Zu starke Detaillierung im Dashboard Sicherung der Performance durch Kaskadierung Fehlende Akzeptanz/Gebrauch Dashboard Sharing Finance/Controlling als Co-Pilot Feedback 2011 BearingPoint GmbH 8

9 Klassifizierung von Dashboard Anwendern Anwender Aufgabengebiet Verantwortlich für einen Prozess, eine Abteilung oder verschiedene Bereiche Executive User Häufig Empfänger von vorgefertigten high level Berichten Typischerweise nicht in die Prozesse der Datenbereitstellung und Prüfung involviert Mitarbeiter einer Abteilung mit Controllingverantwortung für einen spezifischen Prozess Standard User Teilweise in die Prozesse der Datenbereitstellung, Prüfung und Bereinigung involviert Verantwortlich, Berichte strukturiert und in graphischer Form Vorgesetzten bereit zu stellen Spezifisch definierter und geschulter Endanwender innerhalb einer Abteilung Fungiert als erste Kontaktperson für Kollegen innerhalb der Abteilung Key User Verantwortlich für die Aufnahme neuer Anforderungen, Änderungswünsche oder Fehler Reguläre in die Prozesse der Datenbereitstellung, Prüfung und Bereinigung involviert Detailanalyse von Daten und Berichtsergebnissen Verantwortlich für eine Reportingprozess, System oder Abteilung Super User Häufig Mitarbeiter eines Competence Center (IT Coordination) oder involviert in Projekte Reguläre in die Prozesse der Datenbereitstellung, Prüfung und Bereinigung involviert Detailanalyse von Daten und Berichtsergebnissen 2011 BearingPoint GmbH 9

10 Frontend Systeme - Funktionalitäten Klassifizierung Funktionsweise Verwendet für strukturierte und unstrukturierte Datenquellen sogenannte Suchindexe Data Exploration Cockpits/ Dashboards Formatted Reporting OLAP Reporting Ad-Hoc Reporting Office Integration Verarbeitet diese in die klassische Struktur bestehend aus Dimensionen und Kennzahlen Anwender können mittels Verwendung einer Suchmaske (Google-like) navigieren/analysieren Möglichkeit webbasierte, standardisierte Reports zu veröffentlichen, inklusive interagierender Darstellung von Informationen (Regler, Flags, Ampeln, Armaturenbrett, etc.). Dashboards werden verstärkt genutzt um online oder Real-Time Daten darzustellen. Möglichkeit formatierte und interaktive (parametrisiert) Berichte einer großen Anzahl von Nutzern bereit zu stellen (beinhaltet umfangreiche Funktionalitäten zur zeitlichen Planung). Ermöglicht dem Nutzer die Interaktion via BI Content für mobile Technologie. Ermöglicht dem Anwender die Datenanalyse mit extrem schneller Berichts- und Kalkulationsperformance (scheibchenweise Analyse: slicing and dicing). Verarbeitet die Daten verschiedener Datenbanktypen (Relational, Multidimensional, In- Memory). Konzipiert für die Datenabfragen durch Endanwendern ohne die Abhängigkeit von der IT definierte Berichte zu nutzen. Voraussetzung ist ein für den Endanwender verständliches Datenmodell. Tool beinhaltet Kontrollfunktionalitäten welche die korrekte und vollständige Datenabfrage sicherstellen. Business Warehouse wird als Middleware für das Datenmanagement verwendet, Microsoft Office (z.b. Excel) fungiert als BI-Client. Integration mit Microsoft Office beinhaltet Dokumentenmanagement, Formeln, Pivot Tabellen und Datenaktualisierung BearingPoint GmbH 10

11 Anwender / Frontend Systeme Executive User Standard User Key User Super User Data Exploration Cockpit/ Dashboard Formated Reporting OLAP Reporting Ad-Hoc Reporting Office Integration 2011 BearingPoint GmbH 11

12 Tools of BI Strategy Frontend Functionalities BO Suite (2/3) Data Exploration Cockpit/ Dashboard Formatted Reporting OLAP Reporting Ad-hoc Reporting Office Integration BO Crystal Dashboard () () BO Explorer () BO Crystal Reports BO Advanced Analysis () () BO Web Intelligence BO Live Office 2011 BearingPoint GmbH 12

13 Auswahl des richtigen Tools für den richtigen User Hoch Reporting (Breite) Gering Listen IT Developer 20% Power User Formatierte Berichte mit Filteroptionen ERP User Management Cockpits Super User Analyse (Tiefe) Management Standardberichte mit Drill-Down Technical Analyst End User Ad Hoc/OLAP Analysen Key User 80% Casual User Forecasts/ Statistische Modelle Business Analysts Hoch 2011 BearingPoint GmbH 13

14 Ansprechpartner Rüdiger Felke Senior Manager T (+49) M (+49) Christian Baumgarten Business Analyst T (+49) M (+49) BearingPoint GmbH 14

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