d:kult - das Digitale Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf: die städtischen Kulturinstitute im Verbund

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1 - das Digitale Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf: die städtischen Kulturinstitute im Verbund Museen virtuell? Tagung in Kiel vom Gisela Schulte-Dornberg der GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 1 Kurze Geschichte Projektvorlauf seit ca Projektauftrag März 2002 Projektbeginn Januar 2003 Ausschreibung 02-08/2004 Altdatenübernahme, Anpassung und Einführung in Pilot-Instituten seit 09/ GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 2 1

2 Ziel des Projektes ist Ein einheitliches digitales Kunst- und Kulturarchiv der Düsseldorfer Kulturinstitute zur Dokumentation und Verwaltung der Sammlungsbestände zur Organisation von Arbeitsabläufen für institutsübergreifende Recherchen zur Präsentation von Objekten im Internet GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 3 Beteiligte Institute Stadtarchiv Düsseldorf Mahn- und Theatermuseum Gedenkstätte Düsseldorf Dumont-Lindemann-Archiv Restaurierungszentrum der - Schenkung Henkel GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 4 2

3 Pilotinstitute Theatermuseum Düsseldorf Dumont-Lindemann-Archiv Restaurierungszentrum der - Schenkung Henkel GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 5 Objektvielfalt GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 6 3

4 Ausgangslage in den Instituten weit mehr als 3,5 Millionen Objekte sind zu dokumentieren unterschiedliche, oft unzeitgemäße Lösungen zur Verwaltung der Sammlungsbestände lediglich 15 % der Objekte sind irgendwie im Computer erfasst GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 7 Bisher verwendete Programme MS Access Dbase LARS Paradox MS Excel FileMaker Pro Softcol HTML Corel Word Perfect MS Word Fließtext Tabelle Mischdatei GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 8 4

5 Individuelle Strukturen Autographen Schriftstellernachlässe Rheinkultur LARS-DBs im Heinrich-Heine- Institut Heine-Presse- Dokumentation Nachlass Laube GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 9 Individuelle Datenbeschreibungen Historisch gewachsen Von unterschiedlichen Personen angelegt und gepflegt In der Regel keine Nutzung von Regelwerken Kein Abgleich zwischen den Abteilungen Kein Abgleich zwischen den Häusern Kein übergreifendes Qualitätsmanagement GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 10 5

6 Alles in Allem: völlig normale Altdaten Individuelle Datenbeschreibungen Individuelle Programme oder gar keine Individuelle Strukturen oder gar keine GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 11 Bei aller Vielfalt der Objekte - Vereinheitlichung der Dokumentation tut Not GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 12 6

7 Aber warum ein Verbund? GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 13 Vorteile für die Ablauforganisation Vereinheitlichung und elektronische Unterstützung von Arbeitsprozessen Vermeidung und Abbau von Redundanzen z.b. bei Erfassung von Daten und Datenhaltung Zentrale Schulung und Betreuung der Anwender Überwindung organisatorischer Grenzen zwischen den Kulturinstituten (z.b. bei Organisation von Ausstellungen) GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 14 7

8 Vereinfachung von Arbeitsprozessen Erstmalige Erschließung von Sammlungsbeständen Bessere Möglichkeiten zur Bestandssicherung und konservatorischen Betreuung der Sammlungen Vereinfachung von Standortverwaltung und Inventarkontrolle GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 15 Qualitätsverbesserungen Einheitliche Qualitätsstandards bei Dokumentation und Erschließung Zusammenführung von dezentralen und nur Insidern zugänglichen Daten Rückgriff auf Expertenwissen und Potenzierung von vorhandenem Wissen GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 16 8

9 Austausch und Öffentlichkeit Wissenschaftlicher Austausch zwischen den Kulturinstituten und via Internet mit der Fachwelt Sammlungsbestände und Objekte werden über das Internet der Öffentlichkeit zugänglich gemacht GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 17 Bewertung von Risiken: Aufwand Der Nutzen des Systems wächst mit dem erfassten Datenbestand aber: die Erfassung der Sammlungsbestände ist zeitaufwändig Deshalb: Große Bedeutung der Übernahme bereits erfasster Altdaten Einsatz des Systems zunächst bei den laufenden Arbeiten Retrospektive Erfassung nach und nach über einen langen Zeitraum GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 18 9

10 Bewertung von Risiken: Akzeptanz Effektive Nutzung nur bei großer Akzeptanz bei den Anwendern Deshalb: intensive Einbeziehung der Kulturinstitute in die Festlegung des Anforderungsprofils Hoher Stellenwert der ergonomischen Eigenschaften der Software bei der Produktauswahl GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 19 Blick über den Tellerrand Detaillierte Anforderungen der Düsseldorfer Kulturinstitute = Sonderweg Düsseldorf? Austausch mit einschlägigen Fachkreisen wie der Fachgruppe Dokumentation des Deutschen Museumsbundes Beteiligung an einem bundesweiten Arbeitskreis der Restauratoren aus 8 großen Museen zum Thema Dokumentation zeitgenössischer Kunst, EU-gefördert Berücksichtigung internationaler Standards (z.b. CIDOC Conceptual Reference Model ISO Draft 21127) GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 20 10

11 Detailliertes Anforderungsprofil GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 21 Der Zuschlag ging an: GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 22 11

12 Technische Lösung Workstations der Kulturhistorischen Institute Workstations der Naturhistorischen Institute Medienserver für alle Institute Medien Computer Computer Oracle DB für Kulturhistorische Objekte Oracle DB für Naturhistorische Objekte Computer Computer Datawarehouse für internen und ggf. externen Gebrauch Computer Internet WebSphere Firewall Server GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf Museen im Verbund hoher Abstimmungsbedarf zwischen den Abteilungen und zwischen den Häusern Festlegung von Qualitätsstandards bei Dokumentation und Erschließung Vereinbarung von Konventionen für die Benutzung der Datenbank Entwicklung eines detaillierten Berechtigungskonzeptes Einigung über Einführung und Nutzung von Norm- und Regelwerken GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 24 12

13 Spielregeln: z.b. Daten zu Personen / Körperschaften GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 25 Nutzung von Datenfeldern: z.b. Material / Technik GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 26 13

14 Material / Technik Restaurierung GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 27 Verbindliche Standards Kontrolliertes Vokabular Normdateien Thesauri GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 28 14

15 Stand der Dinge (09/2005) Altdatenübernahme: Objekte in drei Datenbanken Anpassungen laut Anforderungsprofil zum Teil abgeschlossen (z.b. Restaurierung), zum Teil in Arbeit (Eingabetool Naturkunde, Offline-Tool Restaurierung) Internet - Konzept wird erarbeitet GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 29 D:kult im Internet alle Institute Bereinigung problematischer Altdaten in den Instituten Weiterentwicklung TMS durch GS (Version 9.4) Wie geht's weiter? v7 Korrigierte Altdatenübernahme Schrittweise Eingliederung der übrigen Kulturinstitute Erste Schritte ins Internet Pilotinstitute Abschluss Anpassungen TMS an Anforderungsprofil produktiver Pilotbetrieb für alle Pilotinstitute GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 30 15

16 GSD / Digitales Kunst- und Kulturarchiv Düsseldorf 31 16