Erstellen von Listen (Mahnlisten / Übersichten)

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1 Hinweise zum Erstellen von Listen (Mahnlisten / Übersichten) für die - Prüfmittelverwaltung - Gültig ab Programm-Version 2.10 Inhalt 1 Vorbetrachtungen Listen mit oder ohne Preis Erfassung der Preise Erstellen einer Liste Festlegen der Auswahl Speichern der Einstellungen Laden von Einstellungen Löschen von Einstellungen Filtern / Suchen von Einstellungen Ausgabe/Nutzung des Suchergebnisses Die editierbare ACCESS Tabelle Ausgabe als EXCEL Tabelle Steckbrief und Übersicht / Mahnliste Unterstützung für Programmierer und Nutzern mit SQL- Kenntnissen D:\SPM06\DOKUMENTATIONEN\(MAHN-)LISTENERSTELLU NG.DOC Softwaredownload & Updates unter: Version 1.0

2 1 Vorbetrachtungen Das Programm ist in der Lage Listen zu stellen. Es können Übersichten aller Art und Mahnlisten erstellt werden. Der Unterschied liegt in der Nutzung des Prüfdatums und den entsprechend festgelegten Fristen, die für die Mahnlisten eine Rolle spielen. Das Bild zeigt die Voraussetzungen für die Erstellung von Mahnlisten: Es ist weiterhin möglich eine Kalkulation der Kosten für Kalibrierungen zu erstellen. Dazu sind die Eingabe der Kalibierpreise und ein Häkchen in der Firmenverwaltung nötig (Das Programm ist mandantenfähig. Diese Eigenschaft wird vorwiegend in Kalibrierlaboren verwendet um einzelne Abruflisten mit / ohne Preisen zu stellen, die dann deren Kunden zukommen) 2 /

3 1.1 Listen mit oder ohne Preis Folgendes Bild zeigt die Möglichkeiten der Wahl, ob die Listen mit oder ohne Preis erstellt werden: Das obere Häkchen muss unbedingt gesetzt sein, ansonsten werden keine Prüfmitteldaten verwaltet. Was soll das? Nun Sie können hier beliebige Daten von Kunden / Lieferanten usw. hinterlegen. Also eine einfache Adressverwaltung. Es ist weiterhin möglich Filialen zu verwalten. Lassen Sie sich bitte nicht durch das Wort Kunde irritieren. Das letzte Kästchen ( Listen mit Preis ) ist das entscheidende. Beispiel mit Preis (Die Preise sind frei erfunden für diese Dokumentation): Mahnliste ohne Preis: 3 /

4 1.2 Erfassung der Preise Die Preise für Prüfmittel müssen (vorerst) von Hand erfasst werden. Die Kalibrierlabore handeln je Kunde spezielle Preise aus, so dass es fast unmöglich ist, Preise automatisch einzupflegen. Sie können die mit Ihrem Labor vereinbarten oder zu erwartenden (Hochrechnungen, statistische Mittewerte,...) Preise wie folgt hinterlegen. Für gleichartige Prüfmittel können Sie die in dieser Dokumentation beschriebene Listenerstellung verwenden und relativ schnell Gruppen von Prüfmitteln Preise hinterlegen. Hier zuerst die Einzelerfassung: Die Erfassung in Tabellenform (wie Sie zur Tabelle kommen finden Sie unter 3.1 Die editierbare ACCESS Tabelle): 4 /

5 2 Erstellen einer Liste 2.1 Festlegen der Auswahl Die Idee der Erstellung der Auswahl habe ich mir bei Microsoft Word (Version 97 bis 2003) abgeguckt. Wer die Erstellung eines Serienbriefes von dort kennt, dem fällt es sicher leicht mit meinem Programm umzugehen. Aber auch die Jenigen, für die das neu ist, werden die Logik schnell verstehen. Abfrageoptionen von Microsoft Word 2003: Wenn Sie in der Prüfmittelverwaltung die zweite Registerkarte Mahnwesen / Listen anklicken, dann wird Ihnen ein Dialog angezeigt, in dem Sie Elemente des obigen Bildes wieder finden. Ein Beispiel für eine Auswahl. Die Erklärung finden Sie auf der nächsten Seite 5 /

6 Die Erklärung für die Einstellungen auf Seite 5: Was will ich? Ziel meines Beispiels ist eine Mahnliste, in der ich alle Einstellmaße für Bügelmessschrauben finde, die dem Standort WA (Werkzeugausgabe) zugeordnet sind und deren Kalibrierfrist abgelaufen ist. Dabei suche ich aber nicht den Begriff Einstellmaß für Bügelmessschrauben, da beim Erfassen oder Datenpflege die Begriffe leicht unterschiedlich eingetragen sein könnten. Meine Abfrage teile ich auf: Es werden alle Prüfmittel gesucht in deren Feld Bezeichnung (Zeile 1) der Begriff einstellma und der Begriff bügel enthalten sind. Dabei spielt die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle. Dadurch finde ich auch die Prüfmittel, bei denen kleine Abweichungen in der Schreibweise existieren (gelb gekennzeichnet auf vorigem Bild). In der dritten Zeile wird der Standort als Auswahlkriterium hinzugefügt. Die Tabelle zeigt nun das gewünschte Ergebnis. Negation Falls ich alle Einstellmaße für Bügelmessschrauben auswählen möchte, die nicht dem Standort WA zugeordnet sind, dann ist es möglich, dieses NICHT per Häkchen festzulegen. Beispiel: Löschen von Zeilen (gültig ab Version 2.10) Soll ab einer bestimmten Zeile die Abfrage gelöscht werden, dann genügt es bei der Verknüpfungsart den Strich auszuwählen. Vorgehensweise Zuerst kann der Typ der Liste ausgewählt werden. Die Liste der aufgeführten Begriffe kann in der Registerkarte TABELLEN frei geändert werden. 6 /

7 Für eine Mahnliste ist natürlich die Begrenzung auf ein Datum nötig. Sinnvoll ist in diesem Fall nur die Angabe des Bis Datums. Drei Schaltflächen sollen den Vorgang vereinfachen. Beim Speichern der Einstellungen wird dieses Datum dann ebenfalls als relatives Datum gespeichert. Sie sehen, ob die Automatik aktiv ist, an dem entsprechenden Kontrollkästchen. Sobald am Datum händisch etwas geändert wird, wird die Automatik wieder ausgeschaltet. Jetzt sind die Dinge auszusuchen, nach denen man die Prüfmittel auswählen möchte. Der Normalfall wäre nur eine Einschränkung auf alle Prüfmittel, die benutzt werden dürfen (Status = OK). Ein sehr kompliziertes Beispiel: Als Prüfmittelverantwortlicher sollte man eine solche Vielfalt an Statustexten vermeiden. Meine Software ermöglicht aber auch die Abfrage all dieser Dinge auf einmal. 7 /

8 So nun aber zurück zu unserem Beispiel von Seite 5. Wie schon weiter vorn erklärt, nehme ich die Abfrage auseinander um alle Prüfmittel zu erwischen, die interessant sind. Es werden also alle Prüfmittel gesucht, die den Begriff einstellma und gleichzeitig bügel beinhalten. Dazu nutzt man die Verknüpfung UND. Da weiterhin der Standort auf die Werkzeugausgabe (WA) zu begrenzen ist, kommt eine dritte Zeile hinzu, die das ausdrückt. Die Felder können leicht per Auswahlpfeil selektiert werden. Der gesuchte Be griff ist dann von Hand in der letzten Spalte einzutragen. Zahlenvergleiche: In einige Felder gehören normaler weise Zahlen. Es können aber auch andere Werte mit Textzusätzen eingetragen werden. Dadurch wird die Software flexibler. Probleme entstehen bei Abfragen, die sich der Vergleichsoperatoren kleiner (gleich) oder größer (gleich) bedienen. Hier ein wenig brauchbares Ergebnis, weil der Textvergleich erfolgte. Vergleichen Sie das Ergebnis auf der Folgeseite! 8 /

9 Ich hoffe, Sie erkennen den Unterschied. Die von Ihnen festgelegten Einstellungen können Sie alle auf einmal mittels dieser Schaltfläche löschen 9 /

10 2.2 Speichern der Einstellungen Das Erstellen der Listen kann sehr aufwendig sein und vieler Test bedürfen. Hat man nun die optimalen Einstellungen gefunden, dann können diese hinterlegt werden. Jeder der Vorgaben erhält einen von Ihnen bestimmbaren Titel, welcher zum leichten Wiederfinden verwendbar ist. Sollen die Einstellungen, die bereits getätigt sein, gespeichert werden, so ist wie im Bild beschrieben, zu verfahren. Der Name / die Bezeichnung der Einstellungen kann jederzeit geändert werden: Wählen Sie rechts in der Liste die entsprechende Einstellung an, Ändern Sie dann die Bezeichnung speichern Sie dann die Änderung /

11 2.3 Laden von Einstellungen Gespeicherte Einstellungen können wie folgt wieder geladen werden. Automatisch vergebene Datumsangaben (Heute, Monatsende und Quartalsende) werden dabei aktualisiert. Nach Auswahl der Liste wird dieses Fenster automatisch geschlossen. 2.4 Löschen von Einstellungen Sowohl die Funktion Speichern und Laden von Einstellungen beinhaltet eine Schaltfläche zum Löschen der gerade ausgewählten Einstellungen /

12 2.5 Filtern / Suchen von Einstellungen Wie von anderen Stellen im Programm bekannt, gibt es auch hier die Möglichkeit, nach gespeicherten Einstellungen zu suchen bzw. einen Suchfilter zu setzen. Die Anzahl der speicherbaren Abfragen ist nahezu unbegrenzt und nicht auf einen Nutzer oder eine Filiale begrenzt. Tragen Sie einfach in das gelblich hinterlegte Suchfeld einen Teil des Namens der Listeneinstellungen ein und die darunter liegende Liste wird nur noch die Einträge beinhalten, die den Suchbegriff beinhalten. 3 Ausgabe/Nutzung des Suchergebnisses Die Software ermöglicht grundsätzlich drei verschiedene Ausgabearten: 1. als editierbare ACCESS Tabelle 2. als separate EXCEL Mappe (Tabelle) (nur möglich, wenn EXCEL verfügbar ist) 3. als Druckliste (in Tabellenform oder als Steckbrief ) 3.1 Die editierbare ACCESS Tabelle Wichtig! In dieser Ansicht können Sie in Form einer Tabelle über viele Prüfmittel Datensätze Änderungen schnell und leicht durchführen. Es gibt allerdings keine Funktion, die diese Änderungen Rückgängig machen kann. Also sollte im Zweifelsfall immer eine Datensicherung vorher erfolgen! Ich möchte das Ganze hier an dem Beispiel der Preiserfassung verdeutlichen, die unter 1.2 (Erfassung der Preise) erwähnt wurde. Nach dem Festlegen der Auswahl und einem Klick auf erscheint folgendes Fenster: Jetzt können Sie alle Funktionen die ACCESS an dieser Stelle bietet nutzen. Einige möchte ich natürlich für die Jenigen Erläutern, die an dieser Stelle wenig oder keine Kenntnisse haben 12 /

13 Zuerst mal können die Breiten der Spalten mit gedrückter linker Maustaste verändert werden. Die Tabelle beinhaltet weit mehr Spalten, als die, die Sie auf einmal sehen können. Sie können die Reihenfolge der Spalten willkürlich anpassen. Suchen Sie sich zuerst die Spalte, um die es geht. Dazu verwendet mal. wie üblich, die vertikale Bildlaufleiste (Scollbalken). Um nun eine Spalte von rechts nach links zu verschieben, genügt es diese am Spaltenkopf mit der linken Maistaste anzufassen (linke Maustaste drücken und halten) und dann vorsichtig nach links zu ziehen. In der Tabelle wird ein dunklerer dickerer Trennstrich symbolisieren, wohin die Spalte gelangt, wenn Sie die Maustaste wieder loslassen. Im Beispiel wird auf diese Weise die Spalte STATUS zwischen BEZEICHNUNG (Zeile2) und STANDORT verschoben. Das Ergebnis: 13 /

14 Weiterhin lassen sich einige Funktionen durch einen Rechtsklick auf den entsprechenden Spaltenkopf erreichen. Sie sehen, hier ließe sich die Spaltenbreite ebenfalls anpassen. Es kann jederzeit die Sortierung nach einer beliebigen Spalte erfolgen. Durch das Fixieren, werden die entsprechenden linken Spalten beim vertikalen Scrollen nicht aus dem Bild verschoben. Dieses Kontextmenü (Kontext = Zusammenhang) erscheint in verschiedenen Varianten. Rechtsklick auf einen einzelnen Wert. Hier finden Sie die Möglichkeit, ausgeblendete Spalten per Dialogfenster wieder anzuzeigen. Die Spaltenbreite kann auf ein bestimmtes Maß festgelegt werden und auch die Spaltenfixierung lässt sich leicht wieder aufheben. Weiterhin kann ein Ausdruck nach erfolgter Seiteneinrichtung erfolgen. Die Auswahl lässt sich in verschiedenen Formaten exportieren. Die Exportmöglichkeiten hängen von der auf Ihrem Rechner installierten Software ab. Dieses Menü kann ich ändern und auf Wunsch hin erweitern. Wenn das nötig ist, dann bitte eine Mail an mich: belmsdorf@frank-f.de Wird auf den Spaltenkopf mit der rechten Maustaste geklickt, dann erscheint das Kontextmenü in einer leicht abgewandelten Form /

15 Wiederum anderen Inhalt hat das Menü, wenn mehrere Felder markiert wurden und dann auf die Markierung mit Rechts geklickt wurde. Das Markieren von Feldern kann übrigens leicht mit der Maus erfolgen. Dazu muss man aber links oben in der Zelle beginnen: Dann mit gedrückter linker Maustaste in die gewünschte Richtung ziehen. 3.2 Ausgabe als EXCEL Tabelle Oft werden Exceltabellen für weitergehende Auswertung benötigt. Das erstellen dieser wird mit der zusätzlich integrierten Funktion ermöglicht. Aus Kompatibilitätsgründen ist die Anzahl der ausgebbaren Zeilen auf Zeilen (also Prüfmittel begrenzt). Der Vorgang ist denkbar einfach: 15 /

16 Solle die angegebene Datei schon existieren, dann werden Sie gefragt, ob diese überschrieben werden soll. Bei einem NEIN erscheint der Speichern Dialog der vorherigen Seite erneut und Sie können einen anderen Namen oder / und Speicherort wählen. In jeden Fall wird nach erfolgreicher Speicherung folgende Frage erscheinen: Das Programm bietet Ihnen sofort die Möglichkeit, das Resultat der Speicherung zu kontrollieren. Es wird die Tabelle in Microsoft EXCEL angezeigt und kann jetzt nach belieben angepasst werden /

17 3.3 Steckbrief und Übersicht / Mahnliste In beiden Fällen handelt es sich um vorgefertigte Listen, die von Ihnen nicht geändert werden können. Beide wurden zu einer Gruppe mittels Rahmen zusammen gefasst, weil es jeweils möglich ist, sich vorher eine Vorschau anzusehen und den gewünschten Drucker zu bestimmen. Hier ein Steckbrief - Beispiel für einen Messschieber: Im Steckbrief eines Prüfmittels finden Sie fast alle Daten, die das Prüfmittel detailliert beschreiben und dessen Kalibriergeschichte dokumentieren. Ein Klick mit der rechten Maus öffnet ein Kontextmenü mit weiteren Funktionen /

18 Jetzt ein Beispiel für eine Mahnliste, die der Auswahl entspricht. Diese Liste beinhaltet keine Preise (vergleichen Sie dazu die beiden Bilder auf Seite 3 unten) Auch hier können wieder viele Funktionen per Rechtsklick erreicht werden. Ohne Vorschau werden die Listen sofort auf den gewählten Drucker ausgegeben. Dieser kann hier leicht festgelegt werden: Unter der Schaltfläche für das Wählen, wird der aktuell festgelegte Drucker angezeigt /

19 3.3 Unterstützung für Programmierer und Nutzern mit SQL- Kenntnissen Die Software soll Nutzen, die noch speziellere Abfragen konstruieren wollen, dies ermöglichen. Die Daten befinden sich im entsprechenden Unterordner der Software (mandantenabhängig). Die Auswertung / Änderungen der Daten sollten mit Vorsicht erfolgen. Es wird empfohlen, vorher eine Datensicherung zu erstellen (Kopie der Datei SPM06_FD.mdb ). Es sollten auch die Möglichkeit der Verknüpfung genutzt werden, um eine Zugriffsdatei zu erstellen. Dadurch werden versehentliche Änderungen der Version der Datenbank vermieden. Wie am Bild vielleicht schon zu erkennen ist, handelt es sich um eine ACCESS Datenbank im ACCESS Format (um eine möglichst große Kompatibilität zu gewährleisten). Meine Software zeigt Ihnen auf Wunsch den kompletten SQL-Befehl Ende Für Hinweise und Anregungen bin ich Ihnen dankbar. Frank Fiedler belmsdorf@frank-f.de 19 /

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