ER-KONTROLLE WWS. 10/04/13 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 ER-KONTROLLE WWS 10/04/13 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

2 INHALT PARAMETEREINSTELLUNG... 3 STAMMDATEN... 6 Kontentabelle... 6 WWS-Lieferant... 6 ABLAUF... 7 Bestellung -> Wareneingang... 7 Erfassung der Eingangsrechnung (FIBU)... 8 WE-Zuordnung... 9 Rechnungskontierung Kostenaufteilung... 14

3 PARAMETEREINSTELLUNG Bereich WWS WWS Parameter Einstellungen für Bestellerfassung 1 Allgemein Kontoermittlung : 2 Einkauf Hier wird definiert, welches Konto bei der Bestellerfassung auf der Position ermittelt werden soll. -> Auf das Konto (bzw. Kostenstelle, Kostenträger, ) der Position wird die Kontierung der ER durchgeführt. WWS Parameter Einstellungen für WWS ER-Kontrolle 1 Verbuchung Buchungserfassungsdatei Buchungssymbol für EK-Wert Buchungssymbol für Fracht Hinterlegung des entsprechenden Pfades inkl. Dateiname für die Verbuchung der Wareneingänge in die FIBU!! WE WEF 2 Preisspeicherung ER Speichern EK-Preis ER Speichern EST-Preis 0 Nein / 1 Ja / 2 - Abfrage Speichern des Einkaufspreises bei der ER Kontrolle in die EK- Preistabelle des Lieferanten gespeichert 0 Nein / 1 Ja Speichern des EST Preises in die Einstandspreistabelle 3 Bearbeiten Eingangsrechnung Übernahme Wareneingangsspesen als ER-Spesen 0 = Nein / 1 = Ja, die Wareneingangsspesen werden als ER Spesen dargestellt Bereich FIBU firmenbezogene Einstellungen Allgemeine FIBU Parameter - Einstellungen für ER-Kontrolle 1 - ER-Allgemein: Rechnungs-Freigabe Einstellung, wie die Rechnung freigegeben werden kann: 1 Workflow & Mitarbeiterauswahl 2 fixer Workflow-Ablauf 3 Mitarbeiterauswahl 4 einfache Freigabe 5 automatische Freigabe Standard-Workflow Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der standardmäßig vorgeschlagen wird.

4 Sofort kontieren Aktionen protokollieren Interne BelegNr. Vergabe Zahlungskonditionen Eingabe Betragseingabe 0 Nein / 1 Ja Wird der Parameter auf Ja gesetzt, wird nach dem Speichern einer Eingangsrechnung sofort die Kontierungseingabe geöffnet. 0 Ja / 1 Nein 0... automatisch bei Neuanlage als Vorschlagswert 1... automatisch bei Freigabe der Rechnung mit einmaliger Abfrage einer Nummer 2... automatisch bei Freigabe mit Abfrage der nächsten Nummer 0... als Tage / 1... als Datum 0 Brutto / 1 Netto Filialeingabe Zusätzliche Einschränkung auf Filialen. Ermöglicht Buchungen auf Filialebene zu erfassen und z. B. auch nur diese zu verbuchen. Belegkreis je Filiale 0... eine Belegnummer über alle Buchungen 1... eine Belegnummer je Filiale 2 - ER-Fibu: Wirtschaftsjahr überprüfen Periodensperre überprüfen Buchungstext-Trennzeichen Freifeld1 übernehmen Überprüfen, ob das Belegdatum im Wirtschaftsjahr der Fibu liegt. Falls es außerhalb liegt, kann die Eingangsrechnung nicht gespeichert werden. 0 Nein / 1 Ja Es wird beim Verbuchen auf eine Periodensperre in der Fibu reagiert. 0 - die Periodensperre wird ignoriert 1 - Rechnungen in gesperrte Perioden werden nicht verbucht 2 - es wird in die nächste nicht gesperrte Periode gebucht In BMD 5.x besteht eine Buchungstext-Zeile aus 18 Zeichen und danach wird umgebrochen. Mit diesem Parameter kann ein Trennzeichen definiert werden, das bei der Verbuchung in BMD 5.x einen derartigen Zeilenumbruch bewirkt. Das erste alphanummerische Freifeld wird beim Verbuchen in BMD 5.x geschrieben. Aktion bei Verbuchen Im Anschluss an das Erstellen der Buerf-Datei wird: 1 - PR08 automatisch gestartet (inkl. Verbuchung) 2 - ein mit der Buerf-Datei als Anhang geöffnet 3 - die Buerf Datei nur gespeichert 4 - PR08 automatisch gestartet (bleibt geöffnet) Buerf-Name Standardmäßig wird die Buerf-Datei mit den zu verbuchenden Buchungen im entsprechenden Fibu-Verzeichnis unter dem Namen ("E"+ Benutzername + ".csv") gespeichert. Vorschlagswert Buchungsperiode Vorschlag UVA Periode Falls hier eine Datei bzw. Verzeichnis angegeben wird, wird diese Datei unter diesem Namen bzw. in diesem Verzeichnis gespeichert. 0 Vorschlag / 1 Vorschlag aus Belegdatum 0 Vorschlag / 1 Vorschlag aus Belegdatum 3 ER-Organizer:

5 Aufgabenkategorie Aufgaben, die von der ER-Kontrolle erstellt werden, werden unter dieser Kategorie gespeichert. Tage vor Fristende Tage nach Zuordnung Aufgabenart Betreff Das Sollerledigt-Datum der Aufgabe wird gesetzt: - x Tage vor Skontofrist (falls Skontotage vorhanden) - sonst x Tage vor Zahlungsziel (wenn Zahlungsziel vorhanden) Das Sollerledigt-Datum der Aufgabe wird gesetzt: - x Tage nach Zuordnung der Aufgabe - falls Parameter "Tage vor Fristende" ebenfalls gesetzt ist, wird der frühere Termin verwendet 1 Öffentlich / 2 Privat / 3 Verdeckt 1 - Interne Belegnummer + Text 2 - Externe Belegnummer + Text 4 ER-Archiv: ER Archivnummer ER Kategorie Archiv, welches standardmäßig für ER-Dokumente verwendet wird. Kategorienummer der Dokumenten-Kategorie, die für ER- Dokumente standardmäßig verwendet wird. 5 ER-WWS: Automatische Vorkontierung 0 = Nein 1 = Ja, bei Betragsgleichheit wird die ER-Kontierung automatisch durchgeführt

6 STAMMDATEN Kontentabelle Hinterlegung der Einkaufskonten, welche bei der Bestellanlage beim Anlegen der Position ermittelt wird. WWS-Lieferant Im WWS-Bereich gibt es das Feld: Eingangsrechnungsart: Kennzeichen am Lieferant, welches auf die ER übernommen wird, wobei damit auch die Steuerung betreffend Spesen- und Frachtaufteilung erfolgt. Spesenaufteilung: Frachtaufteilung: Kosten, die erst bei der ER-Kontrolle anfallen und pro Wareneingang können X Spesenrechnungen zugeteilt werden. Frachtkosten werden auf der Bestellung oder bei Wareneingang Frachtkosten hinterlegt bzw. zugeordnet. Diese können nur einmalig dem Wareneingang zugeordnet werden.

7 ABLAUF Bestellung -> Wareneingang EINKAUF 1. Bestellung erfassen 2. Wareneingang Kommissionierung 3. Wareneingang - eventuell Fracht/Spesen aufteilen verspeichern 4. Archivieren des LFS 5. Erfassen Eingangsrechnung in der FIBU 6. Zuordnung Wareneingang zu ER 7. Kontrolle der Werte 8. Kontierung der ER 9. Freigabe der ER für FIBU DOKUMENTE ARCHIVIEREN/ZUORDNEN: Hier können eingescannte Dokumente dem Wareneingang zugeordnet und archiviert werden.

8 Auswahl vom Archiv und Eingabe: Erfassung der Eingangsrechnung (FIBU)

9 Hier erfassen Sie nun alle Daten zu dieser Rechnung. Die wichtigsten Felder (Mussfelder) sind: Interne Belegnummer Externe Belegnummer Lieferantenkonto Buchungstext Betrag lfd. Nummer lt. Rechnung Kann mit F4 gesucht bzw. direkt aus der Erfassungsmaske angelegt werden. Dieser Text wird automatisch beim Kontieren vorgeschlagen. Bruttobetrag lt. Rechnung Rechnungsart Eingangsrechnung, Spesenrechnung, Frachtrechnung (für WWS Aufteilung und Kontierung) Mit Speichern wird die Rechnung automatisch archiviert. Wird der Parameter Sofortige Kontierung gesetzt, werden beim Verspeichern der Rechnung die Kontierung und die Kostendaten erfragt. Wenn keine Rechnungen gescannt werden und die NTCS ER-Kontrolle trotzdem verwendet wird: Steigen Sie dafür direkt unter Finanzbuchhaltung Buchen Eingangsrechnungen ein. Hier kann mit F5 oder mit der rechten Maustaste eine Neuanlage erfolgen. WE-Zuordnung Über diese Funktion wird die markierte ER dem Wareneingang zugeordnet.

10 Die WE Zuordnung ist in 3 Fenster aufgeteilt: - Links oben - nicht zugeordneten Wareneingänge dieses Lieferanten - Links unten einzelnen Positionen der einzelnen Wareneingänge - Rechts zugeordneten Wareneingänge zu dieser ER Auf einem eigenen Tab-Reiter wird der / die archivierten LFS / RG angezeigt. Es kann ein gesamter Wareneingang oder auch einzelne Wareneingangspositionen einer ER zugeordnet werden. Dies passiert mit dem gelben Pfeil. WE-Kontrolle Über den Menüpunkt ANSICHT können die Dokumente rechts (siehe Bild) oder unterhalb angezeigt werden.

11 Anzeige oben: Wareneingangslistung Anzeige unten: Berechneter Wareneingangswert, Fibuwert + Differenz Anzeige rechts: ER-Dokumente (Rechnung, Lieferschein) und Wareneingangsdetail Mögliche AKTIONEN:

12 Einkaufswert Ändern: Einkaufswert ändern: Hier wird der ER Wert eingetragen. Die Differenz vom WE und der ER wird im Lager sofort korrigiert. (mit Menge 0) Einkaufspreisänderung: Je nach Parametereinstellung wird der geänderte EK-Preis in die lieferantenbezogene EK-Preistabelle gespeichert. Konto und MwSt Änderung:

13 Gratismenge ändern Wenn eine Gratismenge eingetragen wird, so ändert sich der Lagerwert (verringert sich) und somit für die weitere Bewertung der Durchschnittspreis. Vorkontierung Das Buchungssymbol (für Buerf) muss nur einmal abgeändert werden, somit wird dieses beim Nächsten mal vorgeschlagen. Buchungszeilen + Kostenaufteilung werden erzeugt: Warnung wenn bereits eine Vorkontierung vorhanden ist:

14 Rechnungskontierung Kostenaufteilung Wenn Sie zu einer Eingangsrechnung ein Sachkonto zuordnen, gelangen Sie in das Kontierungsfeld und weiter zur Kostenstellenzuordnung. Wenn Sie in diesen beiden Feldern nicht den Gesamtbetrag eingeben, wird automatisch eine neue Zeile angelegt, in der Sie den Restbetrag erfassen können. (Sowohl bei der Kontierung, als auch bei der Kostenstellenerfassung möglich.) Nach dem Verspeichern erfolgt die Abfrage, wie Sie die Rechnung freigeben wollen: ER-Freigabe Ist das Häkchen bei ER-Workflow AKTIVIERT, müssen Sie einen Workflow hinterlegen. Ist das Häkchen bei ER-Workflow NICHT AKTIVIERT, werden Sie nach einer Person gefragt, der die Rechnung zur Bearbeitung zugeteilt wird.

15 Falls bei der Freigabe ohne Workflow gearbeitet wird, besteht auch hier die Möglichkeit zwischen mehreren Aktionen auszuwählen Aktion Rechnung OK Verbuchen Verbuchen mit ZV-Sperre Verbuchen ohne ZV-Sperre Rechnung ablehnen Beschreibung Die Rechnung ist zwar OK, aber nicht zum Buchen freigegeben. Es muss daher ein Mitarbeiter eingegeben werden, der diese Rechnung zur Bearbeitung bekommt. Ist eine Kontierung und eine Kostenerfassung auf der Buchung vorhanden, bekommt die Eingangsrechnung das Kennzeichen und kann somit verbucht werden. Die ER kann verbucht werden und steht im Zahlungsvorschlag als nicht freigegeben. Wurde bei einer ER bereits eine ZV-Sperre hinterlegt, kann diese hiermit wieder aufgehoben werden. War das nicht der Fall, hat die Aktion Verbuchen ohne ZV-Sperre dieselbe Auswirkung wie Verbuchen. Die ER wird abgelehnt und ist unter der Rubrik Abgelehnte ersichtlich. Im Kontierungsfenster haben Sie unter Extras die Möglichkeit, die Betragseingabe auf Brutto bzw. Netto umzustellen.

16 Wenn ohne Workflow-Hinterlegung gearbeitet wird, können die Zuordnung und der Status ( Verbucht bzw. zum Verbuchen freigegeben ) mit der Funktionstaste ALT+S abgerufen werden (siehe Abbildung). Listung der Eingangsrechnungen Unter ER-Kontrolle Eingangsrechnungen sehen Sie alle bis jetzt erfassten Rechnungen unter bestimmten Kriterien (z. B. nur die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordneten). Einstellungsmöglichkeiten Firma Fibu Von/Bis Datum Mitarbeiter Mitarbeiter zugeordnet Beschreibung Wählen Sie hier die Firma aus, bei der die ER-Kontrolle verwendet wird. Hier können Sie zwischen den Jahren derselben Firma umschalten. Die Eingangsrechnungen werden anhand dieser Datumseingaben sortiert. Keine Eingabe bedeutet, dass alle ER angezeigt werden. Hier kann eine Mitarbeiternummer eingegeben werden. Alle, dem Mitarbeiter zugeordneten Rechnungen werden angezeigt. Hier kann zusätzlich nach neu erfasst, zum Buchen freigegeben usw. sortiert werden.

17 Verbuchen Die Rechnungen, die in der ER-Kontrolle den Status haben, können in die hinterlegte Buchhaltung (siehe Doku NTCS-Stammdaten FIBU ) verbucht werden. Dabei wird ein buerf mit dem Namen ER_USER erzeugt. Die Verbuchung erfolgt je nach Einstellung. Die Verbuchung wird im Programm Eingangsrechnungen unter dem Punkt Funktionen ER-Verbuchung gestartet. Sobald der Punkt gestartet wird, erscheint folgendes Fenster: Firma: Fibu: Buchungsdatum: Belegsymbol: Hier wird die aktuelle Firma angezeigt. Sofern es mehrere Fibus gibt, kann hier eine Auswahl getroffen werden. Buchungsdatum der Verbuchung Belegsymbol der Verbuchung (ist bei der nächsten Verbuchung ein Vorschlagswert) Aktionsprotokoll Im Aktionsprotokoll in der NTCS werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnung mitprotokolliert. Aufgerufen kann das Protokoll unter ER-Kontrolle Eingangsrechnung Extras werden.

18 Beispiel eines Aktionsprotokolls: Dieses Protokoll kann beim Erfassen der Rechnung ebenfalls unter dem Menüpunkt Extras aufgerufen werden. Interner Ablauf, wenn Wareneingang verbucht wird: Einbuchen mit dem WE -> ER Kontrolle bevor Buchung (Erzeugung der Gegenbuchung Storno) > einbuchen der normalen Eingangsrechnung. Buchungstext (=Lieferscheinnummer)

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