Herzlich Willkommen. Autom. Eingangsrechnungsverarbeitung Zeit ist Geld Arbeiten ohne Papier

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1 Herzlich Willkommen Autom. Eingangsrechnungsverarbeitung Zeit ist Geld Arbeiten ohne Papier 1 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

2 Die d.velop AG Anbieter von integralen Lösungen für digitale, revisionssichere Archivierung Verwaltung von elektronischen Dokumenten Workflow Erfahrung seit 22 Jahren gegründet 1992 von Thilo Gukelberger und Christoph Pliete Über 300 Mitarbeiter am Standort Gescher Über 15 Tochterunternehmen in Europa Mehr als 400 Experten in der d.velop group, mehr als 600 Experten im d.velop competence network Über Kunden vertrauen d.velop kontinuierliches Wachstum 2 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

3 3 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

4 Es begann auf der grünen Wiese Vorstand Backoffice Vertrieb Schulungsräume Kantine Marketing Professional Service Dokumentation Entwicklung Qualitätssicherung Produktentwicklung 4 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

5 d.velop AG heute und morgen 5 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

6 Eingangsrechnungsverarbeitung SAP 6 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

7 jeder kennt das: Wo ist die Rechnung, wer hat das bestellt??? Können Sie bitte die Rechnung XY aus der Ablage holen? Wer ist für die Prüfung dieser Rechnung zuständig? Differenz? Sind alle Rechnungen verbucht, damit wir den Monatsabschluss machen können? Ich kann Ihnen da leider keine Auskunft geben, die Rechnung ist schon in der Zentrale 7 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

8 ERV SAP FI oder 8 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

9 Was bedeutet Eingangsrechnungsverarbeitung? Scannen von Eingangsrechnungen im Stapel Erkennung von relevanten Attributen auf den Dokumenten (Kreditor, Umsatzsteuer-ID, Beträge, ) Abgleich der erkannten Informationen gegen SAP Stammdaten (Kreditor-ID, Bestell-Nr., ) Eingangsrechnungs-Workflow SAP: Prüfung, Kontierung, Vervollständigung, Freigabe Überwachung des Workflowstatus, Eingangsrechnungsbuch Buchung der Eingangsrechnungen 9 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

10 Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung Nahtlose Integration in das jeweils führende System Senkung der Kosten um bis zu 75% Steigerung der Skontoerträge Höhere Transparenz in den Vorgängen Deutlich vereinfachtes Controlling Hohe Planungssicherheit Standortübergreifendes Arbeiten Zugriff auch auf Rechnungen außerhalb der FiBu 10 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

11 Ablauf Eingangsrechnungsverarbeitung Erfassung / OCR Klassifizierung und Erkennung Buchung und Zahlungsfreigabe Papierrechnungen Scannen Attributextraktion automatische Klassifizierung manuelle Korrektur Buchung Zahlungsfreigabe Digitale Rechnungen Ablegen 3 Workflow FI-Belege Sachliche Prüfung Rechnerische Prüfung Freigabe 4 Workflow MM-Belege Prüfung Preis- / Mengenabweichung Freigabe

12 Freigabe - Prozess Eingangsrechnungsbuch im SAP Rückfrage Bearbeitung ER Vorerfassung/Validierung Auswahl sachlicher Prüfer Sachliche Prüfung Vervollständigung ER Freigabe (n-stufig) Buchung

13 Technischer Ablauf unter SAP 13 Michaela Ludwig & Christoph Classen d.velop AG Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung

14 Rechnungseingangsbuch

15 Buchungsmaske

16 Inbox - Web

17 Sachliche Prüfung

18 Auswertung / Analyse

19 19 Herr Max Mustermann d.velop AG Mustertitel LIVE DEMO

20 20 Herr Max Mustermann d.velop AG Mustertitel Herzlichen Dank

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