Belegeingangsbearbeitung/RechnungsprÄfung

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1 Belegeingangsbearbeitung/RechnungsprÄfung Ein universeller, integrierter & Web-basierter Workflow-Prozess mit den Anwendungsbereichen Beleg-Input-Management / Dokumenten-Management-System RechnungsprÄfung- / Genehmigung (Verfahren & Workflows) Rechnungskontierung / Integration in Rechnungswesen Eine IT Anwendung der Beratung LÅsungen Services in der Informationsverarbeitung Service-Center Phone Otto-Hesse-StraÇe 19, T2/201 FAX D Darmstadt info@daconsulting.de Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 1

2 INHALT Zielsetzung & Nutzen Belegeingang, Input-Management & Dokumenten-Management- System Erfassung der Belegdaten & Kontierung Workflows als wesentliches Element der Prozess-Steuerung Automatisierung und FlexibilitÅt in der Rechnungsbearbeitung Archivierung & Dokumentation Auswertungen / Reporting-System Services Weitere Anwendungen der Bildschirm-Layouts (Beispiele) BegriffserklÄrung: BPA = Business Process Automation Eine IT Anwendungsreihe der Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 2

3 Zielsetzung & Nutzen Die Prozesskette - von der Bearbeitung der eingehenden Belege (primér Rechnungen & Gutschriften, aber auch Lieferscheine, Mahnungen usw.) bis zur Kontierung, der RechnungsprÑfung und Genehmigung, der Buchung und Zahlung im Rechnungswesen - birgt in vielen Unternehmen aller Branchen und GrÅÇenordnungen erhebliche Optimierungspotenziale in QualitÉt, Wirtschaftlichkeit und personellen Ressourcen. Die ErschlieÇung dieser Potentiale ist die Zielsetzung dieser IT Anwendung, welche sich durch folgende primére Merkmale auszeichnet: Abbildung der ganzheitlichen GeschÉftsprozesse durch VollstÉndigkeit in FunktionalitÉt und Dokumentation vom Beleg-/ Rechnungseingang bis zur Buchung und Zahlung im Rechnungswesen Wirkungsvolle BenutzerunterstÑtzung durch Hinterlegung von Wissen und Regeln (z.b. vordefinierte Kontierungen, BenutzerfÑhrung & Workflows) Integration aller Prozesse, Funktionen und Daten UnabhÉngigkeit von Ort und Zeit durch Web-basierte Anwendung und Workflows Einfacher Roll-Out durch zentralen Application-/Datenbank-/Web-Server und Nutzung von `thin ClientsÖ (nur Web-Browser erforderlich) Durch `UniversalitÉtÖ integrierbar in beliebige ERP-Systeme Belegeingang, Input-Management & Dokumenten-Management-System Zur Integration der eingehenden Belege in die GeschÉftsprozesse stehen folgende MÅglichkeiten zur VerfÑgung: Beleg-Scanning - ohne Erkennung/Interpretation (OCR) der Beleginhalte zur Integration der Belege als Web-fÄhige Dokumente (PDF, TIF u.a.) in die GeschÄftsprozesse & Anwendung - mit Interpretation (OCR) der Dokumenteninhalte (Erkennung & Zuordnung von Klassifizierungen & Daten - allgemein: Meta-Daten) zur weitgehend automatisierten Belegbearbeitung Austausch von elektronischen Dokumenten - EDI nach dem EDIFACT-Standard - Individuelle EDI-Interfaces zur Anbindung von Lieferanten mit unterschiedlichen ERP-Systemen Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 3

4 Ablage/Archivierung der Dokumente - Integriertes Belegeingangsverzeichnis (Funktion als Rechnungseingangsbuch & `ArbeitsarchivÅ fçr die Belegbearbeitung) - (optional) Umfassendes, universelles, rechtssicheres und validierbares DMS (Dokumenten-Management-System) als Basis fçr alle Anwendungen o Ablage von Dokumenten aller Art `scanned DocumentsÅ (PDF, TIF u.a.) s PlÄne etc. Media aller Art Beliebige Dateitypen o Dokumenten-Steuerung und Management Organisations-Abbildung in Ordner-Strukturen Versions-Management von Dokumenten LeistungsfÄhige Suchfunktionen automatisierte Workflows zur Belegfluss- / Prozess-Steuerung Browser-basierte Web-Anwendung Interfaces zu anderen Systemen Vorstehende Leistungen & Funktionen des Input-Managements werden von uns auch vollständig oder teilweise als Services erbracht. Erfassung der Belegdaten & Kontierung GrundsÉtzlich unterscheidet das BPA-System nachstehende Arten von Belegen (Rechnungen) und MÅglichkeiten der Bearbeitung & Kontierung: Belege ohne Bezug zu einer Bestellung Mit der Aufnahme einer Rechnung aus dem Belegeingangs-Verzeichnis mit Hilfe der BPA-Web-Anwendung (s. Anhang Bildschirm-Layouts) beginnt i.d.r. der Bearbeitungsprozess mit der PrÑfung & Kontierung des Beleges. Dabei werden primér der Kreditor, sowie weitere Zurechnungsobjekte (Kostenart, Projekt usw.) zugeordnet. Dazu bietet die Anwendung Ñber die Funktion des Beleg-Typs eine sehr wirkungsvolle Kontierungshilfe, in dem immer wieder vorkommende unterschiedliche Rechnungsarten vordefiniert und mit Kontierungsinformationen (Kreditor, Konten/ Zurechnungsobjekte) hinterlegt werden kånnen. Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 4

5 Mit der Zuordnung der entsprechenden Rechnung zu einem solchen vordefinierten Beleg-Typ ist damit die Kontierung schnell, sicher und ohne besondere Kenntnisse eines Kontenplanes und der Kontierungsvorschriften als `StandardÖ erfolgt, welcher im Laufe des Bearbeitungsprozesses (bei entsprechender Autorisierung) geéndert werden kann. Weitere hilfreiche Funktionen vereinfachen die Kontierung, so kånnen z.b. RechnungsbetrÉge Ñber hinterlegte VerteilungsschlÅssel automatisch auf unterschiedliche Zurechnungsobjekte (Kostenstellen, Projekte, Budgets usw.) aufgeteilt werden. Die Kontierungsinformationen beziehen sich grundsétzlich auf die im Rechnungswesen hinterlegten Daten (Kreditor, Konten, Kostenstelle und andere Zurechnungsobjekte), welche der Anwendung Ñber ein automatisiertes Dateninterface aus dem jeweiligen ERP-System zur VerfÑgung gestellt werden. Damit stehen auch ohne die Nutzung eines vorkontierten Beleg-Typs wirkungsvolle Kontierungshilfen zur VerfÑgung (Auswahl aus zugelassenen Werten aus hinterlegten Tabellen / Drop-Down-MenÑs / generische Suchfunktion). Belege mit Bezug zu einer Bestellung, bzw. Vertrag Bei dieser Belegart bezieht sich die Rechnung auf eine Bestellung und deren hinterlegte Bestelldaten, bzw. auf einen Vertrag und die in einer `VertragsdatenbankÖ hinterlegten relevanten Vertragsdaten (DAC Anwendungen `Bedarfsanforderung /BeschaffungÅ / `Universal Contract ManagementÅ bzw. externes ERP-System), wie - Kreditor - Kostenart & weitere Zurechnungsobjekte - Mengen / Preise Über die eindeutige Zuordnung des externen Beleges zu diesen Daten (Bestell-Nr. bzw. Vertrags-Nr.) wird ein Link zu diesen Daten erzeugt und diese werden automatisch in den Verarbeitungsprozess Ñbernommen, d.h. die Datenmaske mit den entsprechenden Werten gefñllt. Weitere Kontierungen bzw. Korrekturen kånnen bei Bedarf durch eine direkte Eingabe in der Datenmaske durchgefñhrt werden. FÑr eine mengen- oder qualitétsbezogene RechnungsprÑfung kann auch ein Bezug zu einem Wareneingang bzw. einer Dokumentation der Leistungserbringung hergestellt werden (innerhalb der BPA Anwendung oder zu externem ERP-System). Automatisierte Rechnungsbearbeitung durch OCR/EDI Verfahren Bei Nutzung von Scan-Verfahren (OCR) mit automatischer Interpretation der Belegdaten sowie bei Nutzung des elektronischen Daten-/Dokumentenaustausches (EDI) (s. oben `Input ManagementÇ) kånnen vorstehende VorgÉnge auch weitgehend automatisiert werden. Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 5

6 In diesem Falle entféllt die manuelle Eingabe von Daten und beschrénkt sich auf ánderungen bzw. ErgÉnzungen. Nicht alle Beleg-/Rechnungsarten eignen sich aber fñr das OCR-Verfahren, da der Aufwand fñr Interpretation, Zuordnung und Verifizierung der Daten sehr hoch sein kann und u.u. eine erhebliche Nachbearbeitung fordert. Ein EDI-Verfahren bietet hier bessere MÅglichkeiten, bedingt aber eine entsprechende Kooperation des Lieferanten. Workflows als wesentliches Element der Prozess-Steuerung Die im Zuge eines RechnungsprÅfungs- und Genehmigungs- Prozesses zu durchlaufenden Instanzen (Organisationseinheiten bzw. Personen) werden in Workflows abgebildet. Die Steuerung erfolgt Ñber frei zu definierende und hinterlegbare Kriterien und Regeln (z.b. Wertgrenzen bezogen auf die jeweilige PrÑfungsinstanz). Damit lassen sich sachliche PrÅfungen - z.b. Korrektheit der Leistungserbringung & Rechnung - und hierarchisch gegliederte wertmäéige Freigaben kombinieren. Auch die Workflows werden - analog den Kontierungsvorschriften - einem Beleg-Typ zugeordnet, womit dieser ein zentrales Element der BPA-Anwendung ist und bei geschickter Organisation und Nutzung geeignet ist, die Masse der Rechnungen weitgehend automatisiert zu steuern und zu bearbeiten. Alle fñr die Steuerung der Workflows relevanten Kriterien sind in Tabellen hinterlegt, welche durch den Benutzer (i.d.r. `SupervisorÖ) angelegt und gepflegt werden. Einrichtung & Prozedur der Workflows: SteuerungsmÅglichkeiten fñr PrÑfungs- & Genehmigungsprozesse - hierarchisch auch in Kombination mit o parallelen Workflows o Wertgrenzen - direkte Adressierung (Auswahl aus Benutzerverzeichnis) Weiterleitung der Rechnung (PDF, TIF u.a. Formate) in Verbindung mit der mit den Kontierungsdaten gefñllten Web-Form (Split-Screen) in den `PostkorbÖ der Genehmigungsinstanz & Benachrichtigung Dokumentation der Workflows, Status-Verfolgung, Erinnerungsfunktion, Vertretungsregelung Genehmigung bzw. Freigabe mit Dokumentation Ablehnung mit Kommentierung / RÑcklauf / Wiedervorlage Hinterlegte AblehnungsgrÑnde fñr Schreiben an Kreditor Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 6

7 Automatisierung und FlexibilitÅt in der Rechnungsbearbeitung Eine hohe Automatisierung, Sicherheit und FlexibilitÉt in der Bearbeitung der Rechnungen wird erreicht durch die Definition und Hinterlegung von Beleg-Typen als Kontierungsgrundlage Workflows zur Steuerung der PrÑfungs- & Genehmigungsprozesse Beide Definitionen sind unabhéngig voneinander, werden aber zur Steuerung des Rechnungsbearbeitungs-Prozesses in Kombination angewendet, was eine hohe FlexibilitÉt in der Prozessgestaltung bietet. Die dazu notwendigen Informationen (TabelleneintrÉge) kånnen durch entsprechend geschulte `Key-UserÖ vorgenommen und gepflegt werden. Bei aller Vordefinition und Automatisierung der VorgÉnge bleibt dem (dafñr autorisierten) Benutzer aber immer die MÅglichkeit, `manuell Ö in die AblÉufe einzugreifen und gesetzte Kontierungen und Workflows entsprechend zu veréndern. So kann z.b. ein vordefinierter Workflow verlassen und eine PrÑfungs- bzw. Genehmigungsinstanz direkt adressiert, oder eine Kontierung geéndert werden. Dokumentation Alle Prozesse und VorgÉnge - insbesondere die Workflows und Genehmigungsverfahren werden Benutzer bezogen, inhaltlich und zeitlich dokumentiert und bieten damit eine lñckenlose Transparenz. Auswertungen / Reporting-System Services Standard-Reports (z.b. Belegaufkommen, Werte, Zeit-/Wert-Relationen usw.) Durch den Anwender (geschulter Key-User) erstellbare individuelle Berichte Ñber alle in der Anwendung hinterlegten Daten FÑr eine erfolgreiche Realisierung und langfristige Nutzung dieser Anwendungen leisten wir fñr Sie folgende Services: Beratung / Organisation Integration in bestehende IT Umgebung Mitarbeiterschulung Langfristige Beratung und Wartung (Wartungsvertrag) Kundenspezifische Implementierung / Modifikationen Outsourcing bzw. ASP (Application-Service-Providing) Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 7

8 Weitere Anwendungen der im Rahmen der Anwendungsreihe sind: BUSINESS PROCESS AUTOMATION (BPA) Bedarfsanforderung / Beschaffung / Lagerwirtschaft Universal Contract Management Reisekosten-Antrag & Reisekosten-Abrechnung Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 8

9 Bildschirm Layouts (Beispiele) Die Layouts kånnen in Form und Inhalt den spezifischen Anforderungen des Kunden angepasst werden. Belegeingangs-Verzeichnis In dieses Verzeichnis werden alle Eingangsbelege - unabhéngig ihrer Eingangsart aufgenommen, womit auch die Funktion des Rechnungs-Eingangsbuches gegeben ist. Die Ampel weist auf die Skonto-Situation fñr jede Rechnung hin und gibt damit einen Hinweis fñr PrioritÉten in der Bearbeitung der Belege. Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 9

10 Simultane Darstellung von Bestelldaten & Beleg zur Kontierung / PrÅfung Kontierung auf Positionsebene Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 10

11 Auswertungen / Reporting (Beispiele) Produktinformation BPA/BEB - Version 10/10 Seite 11