RECHNUNGSVERARBEITUNG FÜR KLEINERE UND MITTEL- STÄNDISCHE UNTERNEHMEN

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1 White Paper RECHNUNGSVERARBEITUNG FÜR KLEINERE UND MITTEL- STÄNDISCHE UNTERNEHMEN CAPTURE SUITE INVOICE SCAN UND BASWARE INVOICE READY Automatisierte Rechnungsverarbeitung für KMU Scanning CaptureSuite InvoiceScan Export Abgleich Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Übergabe Zahlung Rechnungseingang Archivierung Die manuelle Verarbeitung von Kreditorenrechnungen kostet viel Zeit und noch mehr Geld. Der Verarbeitungsweg ist lang und wenig transparent. Dies resultiert in mangelnder Übersicht, drohendem Informationsverlust und fehlender Kontrolle über den Prozess der Rechnungsverarbeitung. Aus diesem Grund haben sich bereits viele Grossunternehmen entschieden, den Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit einer Lösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Doch auch für kleinere und mittelständische Unternehmen mit niedrigeren Rechnungsvolumina hält die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung grosse Potentiale bereit. Daher bietet Interact Consulting nun eine Rechnungslösung an, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten ist und dabei das Know-how des weltweit führenden Anbieters solcher Lösungen, Basware, mit der Erfahrung von Interact Consulting aus zahlreichen Kundenprojekten und den intelligenten Features des selbst entwickelten Scanning-Moduls CaptureSuite Scan verbindet. Kleinere und mittelständische Unternehmen profitieren so von einer vollständigen Automatisierung ihres Rechnungsprozesses, angepasst auf die Bedürfnisse 1

2 der Verarbeitung kleinerer Rechnungsmengen (weniger als Rechnungen pro Jahr, Abgrenzung fliessend und im Einzelfall zu klären) zu einem deutlich niedrigeren Preis, ohne dabei auf die intelligenten Features der Lösung für Grossunternehmen verzichten zu müssen. Die Lösung besteht aus dem von Interact Consulting selbst entwickelten Scanning- Modul CaptureSuite InvoiceScan mit halbautomatischer Rechnungsindexierung sowie speziell für die Rechnungsverarbeitung konfigurierten Indexfeldern und InvoiceReady von Basware zur automatisierten Verarbeitung von Kreditorenrechnungen inklusive Bestell- und Vertragsabgleich. ALLE VORTEILE IM ÜBERBLICK Vollständige Prozessautomatisierung Verkürzung der Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen und Kosteneinsparungen Scanning der Papierrechnungen direkt am Posteingang inklusive halbautomatischer Indexierung und speziell für die Rechnungsverarbeitung konfigurierter Indexfelder Einbindung elektronischer Rechnungen Integriertes, vorkonfiguriertes System mit Standard-Schnittstellen Keine Programmierung notwendig, Implementierung beschränkt sich auf Parametrierung der erforderlichen Schnittstellen sowie einigen wenigen Steuerungseinstellungen Automatisierter Bestell- und Vertragsabgleich (wiederkehrende Rechnungen) Workflow zur Automatisierung nicht wiederkehrender Rechnungen Vermeidung von Mahngebühren und Einhaltung von Skontofristen Transparenter Bearbeitungsstatus und volle Prozesskontrolle Planung und Abrechnung von Reisekosten Nahtlose Integration in ERP- und Buchhaltungsprogramme dank Standardschnittstellen Enthält InvoiceReady des weltweit führenden Unternehmens Basware und CaptureSuite Invoice Scan von Interact Consulting RECHNUNGSSCANNING CAPTURESUITE INVOICE SCAN Rechnungen treffen auch heute noch mehrheitlich in Papierform ein. Für eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen müssen diese jedoch digitalisiert und indexiert werden, um den Medienbruch von Papier zu elektronischen Rechnungsbildern zu überwinden. Zu diesem Zweck ist CaptureSuite InvoiceScan integraler Bestandteil der Rechnungslösung. CaptureSuite InvoiceScan ist ein Modul der von Interact Consulting selbst entwickelten Software-Plattform CaptureSuite und basiert auf dem darin enthaltenen Scanning-Modul CaptureSuite Scan. CaptureSuite transformiert Informationen passgenau und transferiert diese schnell von Sender zu Empfänger. Damit ist CaptureSuite die Grundlage zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen. In der Ausprägung CaptureSuite InvoiceScan wurde das Modul jedoch speziell an die Bedürfnisse der automatisierten Rechnungsverarbeitung im Umfeld von KMU mit kleineren Rechnungsmengen angepasst. 2

3 Ein Regelwerk für das Scannen und Auslesen von Rechnungen zu erstellen, ist aufwendig und teuer. Daher verzichtet CaptureSuite InvoiceScan auf eine vollautomatisierte OCR und bietet stattdessen für die Rechnungsverarbeitung vorkonfigurierte Indexfelder (wie Rechnungsnummer, IBAN, Rechnungsbetrag und so weiter) sowie eine halbautomatische Indexierungsfunktion, die auf dem bewährten Standardprodukt Screenshot Reader von ABBYY basiert. Der Benutzer kann dabei wählen, ob er die jeweiligen Rechnungswerte manuell in die vorkonfigurierten Indexfelder überträgt oder die Screenshot-Funktion dafür nutzt. Zum Nutzen der halbautomatischen Indexierung ruft der Nutzer aus dem jeweiligen Indexfeld einfach die Screenshot-Funktion auf, zieht einen Rahmen um den dazugehörigen Wert auf dem Rechnungsbild und schon wird dieser automatisch in das gewählte Indexfeld übertragen. Fehler bei der manuellen Dateneingabe und daraus resultierende Folgefehler in der automatisierten Verarbeitung gehören damit der Vergangenheit an. RECHNUNGSVERAR- BEITUNG BASWARE INVOICE READY Nach dem Scanning und der halbautomatischen Indexierung mit CaptureSuite InvoiceScan werden die gescannten Rechnungsbilder und E-Rechnungen via XML in Basware InvoiceReady eingelesen. Bei Basware InvoiceReady handelt es sich um eine Software Suite, die standardisierte Lösungen für die Verarbeitung und den Abgleich von Rechnungen enthält. InvoiceReady ist eine vollständig integrierte Lösung, in der sieben Funktionsmodule vereinigt sind. Ziel der Software ist es, durch bereits eingebaute Best Practices Effizienz und Kontrolle zu erhöhen, Kosten zu senken sowie den gesamten Prozess zu automatisieren. AUTOMATISIERUNG VON RECHNUNGEN MIT BESTELLBEZUG (BESTELLABGLEICH) Mit dem Bestellabgleich können eingehende Rechnungen, die mit InvoiceReady erfasst wurden, automatisch oder manuell mit bereits vorhandenen Bestellungen aus dem ERP-System oder mit Freitext- Bestellungen aus InvoiceReady abgeglichen werden. Auch der Wareneingang zur jeweiligen Bestellung im ERP-System kann beim manuellen Abgleich herangezogen werden. Ebenfalls können beim manuellen Bestellabgleich mit externen Bestellungen aus einem ERP-System einzelne Bestellpositionen beziehungsweise Wareneingänge oder Teillieferungen abgeglichen werden. Im InvoiceReady-internen Bestellabgleich mit Freiform-Bestellungen erfolgt der Abgleich generell auf Kopfebene. Die Bestellanforderung in InvoiceReady ist dabei bewusst einfach gehalten und soll auf keinen Fall ein vollständiges Warenwirtschaftssytem ersetzen. Die Freiform-Bestellungen können dabei in InvoiceReady erfasst und in einem Workflow genehmigt werden. Der Abgleich benötigt keinen weiteren Workflow. Die Rechnung kann vollständig automatisiert kontiert und an die Buchhaltungsschnittstelle übergeben werden. AUTOMATISIERUNG VON RECHNUNGEN MIT VERTRAGSBEZUG (VERTRAGSABGLEICH) Auch wiederkehrende oder vertragsbasierte Rechnungen, wie zum Beispiel Mieten oder Leasing, 3

4 werden vollautomatisch verarbeitet und direkt an das Buchhaltungssystem weitergeleitet. Dies geschieht mithilfe von Verträgen, die in InvoiceReady hinterlegt werden. In der Regel sind Genehmigungsprozess und Kontierungsdaten solcher Rechnungen identisch und damit besonders gut für eine automatisierte Verarbeitung geeignet. Alle existierenden Verträge eines Unternehmens können in InvoiceReady hinterlegt und deren Kontierungen und Zahlungspläne dabei vordefiniert werden. Das Matching gleicht die Rechnung mit dem Vertrag ab und leitet sie bei Übereinstimmung direkt weiter zur Buchung. AUTOMATISIERUNG NICHT WIEDERKEHRENDER RECHNUNGEN Rechnungen ohne Bestellbezug oder nicht wiederkehrende Rechnungen werden über den InvoiceReady- Workflow geprüft und / oder genehmigt. Dieser Workflow kann beispielsweise im Lieferanten- Stammsatz von InvoiceReady lieferantenabhängig definiert werden. Auch abteilungs- beziehungsweise personenspezifische Workflow-Vordefinitionen können genutzt werden, wie zum Beispiel vordefinierte Genehmigungslimite nach Rechnungssumme. In Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften kann der Workflow speziell für einzelne Bereiche des Konzerns festgelegt werden. Auf diese Weise verläuft der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung in Übereinstimmung mit den unternehmensspezifischen Richtlinien und Anforderungen. Form geplant und deren Kosten erfasst sowie für die Buchhaltung kontiert und freigegeben werden. FREIGABE- UND KONTIERUNGSPROZESS Während des Rechnungsgenehmigungsprozesses werden die Benutzer per benachrichtigt, falls ein Eingreifen oder eine Handlung erforderlich ist. Die jeweiligen Empfänger haben dabei spezifische Aufgaben: Prüfung, Genehmigung, Kontierung und Endkontrolle. Die enthält den Link zur jeweiligen Rechnung. Um die Bearbeitung zu erleichtern, können in InvoiceReady einzelne Rechnungsspalten sortiert sowie Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden. Die Rechnung kann je nach Rolle des Anwenders genehmigt, zurückgegeben und an einen weiteren Empfänger weitergeleitet werden. Rechnungen desselben Lieferanten werden häufig in der gleichen Art und Weise kontiert. Daher gibt es die Möglichkeit, Kontierungsvorlagen zu erstellen, die jederzeit zur Verfügung stehen und den Ablauf zusätzlich beschleunigen. BUCHUNGS- UND ZAHLUNGSPROZESS Sind Genehmigung, Kontierung und Endkontrolle erfolgt, wird die Rechnung zur Zahlung an das Buchhaltungssystem übergeben. Nach Bezahlung der Rechnung können Transaktionsdaten beziehungsweise Zahlungsinformationen, Buchungsprotokolle sowie ein Bild der Rechnung über das integrierte Archiv in InvoiceReady angezeigt werden. REISEKOSTENABRECHNUNGEN Um Reisekostenabrechnungen ebenfalls zu vereinfachen, bietet InvoiceReady auch ein Modul zur Planung und Abrechnung der Reisekosten und Spesen von Mitarbeitern. Hier können Reisen in einfacher REPORTING Das System beinhaltet einige einfache Reporting- Funktionen. Die Rechnungen können während des gesamten Workflows überwacht werden, womit eine lückenlose Buchungskontrolle gewährleistet ist. Sämt- 4

5 liche Aktionen werden in einem Umlaufprotokoll, das neben dem Rechnungsbild sichtbar ist, festgehalten. Dieser Echtzeiteinblick in den Prozess führt zur besseren Verwaltung des Cashflows sowie zur Vermeidung von Mahngebühren und Skontoverlust durch verspätete Zahlung. DIE VORTEILE Die grossen Vorteile, die mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung bei KMU mit kleineren Rechnungsmengen verbunden sind, lassen sich am besten mit den Stichworten operative Effizienz, Flexibilität, Compliance, Transparenz und Kontrolle sowie Einsparungen und ROI zusammenfassen. OPERATIVE EFFIZIENZ Die Lösung verfügt über die Möglichkeit, Rechnungen mit Bestell- oder Vertragsbezug vollautomatisch zu verarbeiten. Es beinhaltet eine webbasierte, automatische Workflow-Funktionalität mit -Benachrichtigungen, Kontierungsvorlagen sowie persönliche und zentrale Archive für Prüfer und Genehmigungspersonen. Damit beseitigt InvoiceReady zeitaufwändige, redundante Aufgaben bei der Rechnungsverarbeitung und langwierige, manuelle Abgleiche von Rechnungen mit Verträgen oder Aufträgen entfallen. Es minimiert ausserdem die Fehler, die durch die manuelle Eingabe von Daten entstehen und beschleunigt den Prozess der Rechnungsgenehmigung. Dabei ist InvoiceReady eine vollständig webbasierte Applikation und kann sowohl als Inhouse- als auch als SaaS-Lösung betrieben werden. FLEXIBILITÄT Das System ist durch eine benutzerfreundliche Oberfläche einfach zu bedienen und beinhaltet vielfältige Stellvertreterregelungen und automatische Weiterleitungsfunktionen. Durch seine Mandantenfähigkeit und Mehrsprachigkeit ist es auch für den Einsatz in Shared Service Centern geeignet. Basware Invoice Ready lässt sich schnell und einfach innerhalb von ein bis zwei Wochen implementieren. Dafür wird jedoch keine aufwändige Programmierung benötigt, sondern lediglich eine auf den jeweiligen Kunden abgestimmte Parametrierung. Es ermöglicht zudem die nahtlose und einfache Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme dank Standardschnittstellen. Für aufwendigere Datenschnittstellen und Integrationen, zum Beispiel in SAP, steht das Universalinterface AnyERP optional zur Verfügung. COMPLIANCE, TRANSPARENZ UND KONTROLLE Die in InvoiceReady enthaltenen Best Practices ermöglichen Unternehmen volle Compliance gemäss den gesetzlichen Anforderungen. Zusammen mit einer optionalen elektronischen Signatur erlaubt dies eine revisionssichere und mehrwertsteuerkonforme Archivierung ohne Papierarchiv. Transaktionsspezifische Protokolle, die alle Vorgänge und beteiligten Personen beinhalten, gestalten jeden einzelnen Prozessschritt transparent. Ein umfassendes Geschäftsregel-Management inklusive Genehmigungsgrundsätzen und Limiten sorgt für einen Prozessablauf, der den Unternehmensrichtlinien entspricht, und ein bestmögliches Risikomanagement. Zudem sind leistungsfähige Funktionen für Suche und Archivierung bereits integriert. Dies ermöglicht ein vielseitiges Cashflow- Management und führt zu einem hohen Mass an Transparenz und Kontrolle über das gesamte Unternehmen. 5

6 EINSPARUNGEN UND ROI Die Lösung automatisiert kritische Prozesse und spart sowohl Zeit als auch Geld durch einen automatisierten Genehmigungs-Workflow. Der gesamte Buchhaltungsprozess wird zielorientierter gestaltet. Termingerechte Zahlungen, beispielsweise das Einhalten von Skontofristen und Zahlungszielen, optimieren den Cashflow. Ausserdem entfallen manuelle Eingaben und Routinen durch eine elektronische Rechnungserfassung. Die Erfassungskosten werden damit minimiert, die Mitarbeiter arbeiten effizienter und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Zudem gehört der unternehmensinterne Versand von Papierrechnungen der Vergangenheit an, was weitere Kosten und Zeit spart. INTERACT CONSULTING Effizient. Vorausschauend. Partnerschaftlich. Zuverlässig. Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Daten und Dokumente intelligent erfassen, transformieren, erschliessen und weiterleiten. Vorausschauend. Strategische Marktkenntnisse und gefestigte Beziehungen zu Lieferanten und Partnern für Sie nutzen. Partnerschaftlich. Mit unseren Kom peten zen und Erfahrungen Ihren und unseren Unternehmens erfolg sichern. Zuverlässig. Mit Ihnen gemeinsam Antworten auf die Fragen finden, welche Techni ken, Prozesse und Organisationsformen die richtigen für Sie sind. Das ist die Mission von Interact Consulting. Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor inhabergeführte Interact Consulting AG ent wickelt und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für Jahr Hunderte Millionen von Dokumenten verarbeiten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im Bereich intelligenter Verarbeitungssys teme im analogen, digitalen und cloudbasierten Posteingang und Ihr Spezialist für zielgerichtete Input- Management-Leistungen. INTERACT CONSULTING AG Brauerstrasse 4, CH-8004 Zürich Telefon , Fax Interact Consulting AG 6