WebCast Rechnungsworkflow mit APplus. THINK!paperless

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1 WebCast Rechnungsworkflow mit APplus THINK!paperless

2 Organisation Udo Prell - Moderator Vertrieb & Berater Michaela Brune - Chat Vertrieb & Marketing

3 Können Sie bitte die Rechnung XY aus der Ablage holen? Wer ist für die Prüfung dieser Rechnung zuständig? Wo ist die Rechnung, wer hat das bestellt??? Sind alle Rechnungen verbucht, damit wir den Monatsabschluss machen können? Ich kann Ihnen da leider keine Auskunft geben, die Rechnung ist schon in der Zentrale Differenz? Wer kennt das?

4 Ausgangssituation heute Häufig manueller, intransparenter Prozess Umlauf von Rechnungskopien mit Notizen Wenig/kein Einfluss auf Durchlaufzeiten In welchem Bearbeitungsstatus befinden sich die Rechnungen? Aufwändige Abstimmungen notwendig Schwieriger Zugriff auf die zur Prüfung erforderlichen Unterlagen Hoher Aufwand, um Skontoverluste auszuschließen Hektische Monatsabschlüsse

5 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Poststelle Erfassen Prüfen / Buchen Freigabe Finanzsicht Öffnen Sortieren Weiterleiten Vorbereitung Manuelle Erfassung mit Bestellbezug ohne Bestellbezug Sperrgründe auflösen Prüfung Kontierung Zahlungsfreigabe Skontoverlust Verzugszinsen Liquiditätsplanung Monatsabschluss Die Verarbeitung einer eingehenden Papierrechnung kostet Euro Fehlende Transparenz: Unsicherheit wo und bei wem die Rechnung liegt 0,5 % aller Rechnungen gehen verloren Lange Durchlaufzeiten: Allein Kontrolle/Genehmigung können über 14 Tage in Anspruch nehmen Insgesamt können bis zu 41 Tage verstreichen Keine Seltenheit: In 50% der Fälle schlägt die 3-Belege-Prüfung fehl QUELLE: Institut für Wirtschaftsinformatik, Leibniz Universität Hannover

6 Die Lösung: Digitale Rechnungsbearbeitung mit plusflow

7 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Posteingang Formular- & Texterkennung autom. Klassifizierung Datenbankvalidierung Datenübergabe (APplus) Scannen man. Korrektur -Lastverteilung -Eskalationsszenarien -Vertreterregelungen -Statistiken -Protokollierung

8 Vorteile Workflow schneller Rechnungsumlauf Prozesskosten einsparen Transparenz erhöhen Erweiterung um den Bestellprozess im Vorfeld der Rechnung möglich hohe Planungs- und Prozesssicherheit standortübergreifendes Arbeiten ermöglichen Unterstützung bei der Verbuchung Einhaltung von Skontofristen Vertreterregelung

9 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Poststelle Erfassen Prüfen / Buchen Freigabe Finanzsicht Öffnen Sortieren Weiterleiten Vorbereitung Manuelle Erfassung mit Bestellbezug ohne Bestellbezug Sperrgründe auflösen Prüfung Kontierung Zahlungsfreigabe Skontoverlust Verzugszinsen Liquiditätsplanung Monatsabschluss Ziele: Kostenreduzierung Kostenreduzierung Vermeidung von Skontoverlusten Einsparung: bis zu 70% bis zu 75% bis zu 60%

10 Schluss mit der Theorie

11 Rechnungslesung Datenbank

12 Rechnungslesung Datenbank ERP

13 Rechnungslesung fnetto * fmsatz / 100 = fmbetrag fnetto * (1+(fMSatz / 100)) = fbrutto fnetto + fmbetrag = fbrutto fnetto fmsatz fmbetrag Erg. 19,00 x 262,00/100 = 1380, ,00 x 262,00/100 = 1624, ,20 x 1380,00/100 = 19, ,00 x 1380,00/100 = 1624, ,00 x 19,00/100 = 1624, ,00 x 19,00/100 = 262,00 1

14 Schluss mit der Theorie

15 Vorteile Workflow Tiefe Integration in Applus Direkter Zugriff auf das Dokument Bi-direktionale Datenkommunikation Rechnungen mit- und ohne- Bestellbezug! Anbindung Diamant, CSS und Varial möglich Steigerung der Auskunftsfähigkeit Erhöhung der Lieferantenzufriedenheit Einhaltung von Skontofristen Erreichung von Wettbewerbsvorteilen Reduzierung von manuellen Erfassungsarbeiten Standardprozess => Schnelle Implementierung!

16 Ansprechpartner Udo Prell Vertrieb Axel Schürer Vertrieb Roman Schulz Vertrieb Michaela Brune Vertrieb & Marketing

17 Nächster Webcast Mailarchivierung für Exchange Freitag 4. April Uhr

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