Gratis Workshop: Bauen Sie Ihr erstes Dashboard in nur 2 Stunden!

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1 Gratis Workshop: Bauen Sie Ihr erstes Dashboard in nur 2 Stunden! 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG 3 2. FALLBEISPIEL 4 3. RESSOURCEN QlikView Beispieldaten 6 4. INSTALLATION QLIKVIEW 7 5. INTEGRATION DER ANALYSEDATEN UND ERSTE ERFAHRUNGEN MIT QLIKVIEW ERSTELLUNG DES ERSTEN DASHBOARDS VOM DASHBOARD ZUR DETAILANALYSE Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 2

3 1. Einleitung Ich war seit etlichen Jahren im Controllings-Bereich tätig, als ich auf die Reporting-Lösung von QlikView gestoßen bin. Meine Arbeitsqualität hat sich durch dieses Ereignis erheblich verbessert. In nur 2 Stunden konnte ich das Produkt erlernen und hatte die ersten Berichtsergebnisse schon auf meinen Bildschirm. Heute kann ich meinem Chef alle entscheidungsrelevanten Informationen schnell, erfolgreich und problemlos liefern. So oder ähnlich äußern sich unsere Anwender nach dem Einsatz der QikView Lösung, jetzt erlernen Sie mit diesem Workshop kostenlos in nur 2 Stunden, was andere Unternehmen oft durch langwierige Projekte, die häufig über kosten, erarbeiten Stellen Sie Sich vor: Sie erhalten mit wenigen Klicks alle Kennzahlen zur Ihrer Wertschöpfungskette managementgerecht aufbereitet Sie liefern Ihrem Chef die Entscheidungsgrundlagen schnell und präzise. Ihr Reporting-System erledigt die Arbeit und Sie haben mehr Zeit, um sich für das Gespräch mit dem Top-Management vorzubereiten und die Entscheider zu überzeugen. Sie besitzen die 10 Erfolgsgeheimnisse für die Erstellung von Reports, die Ihr Chef begeistern! Ihr Reporting-Tool wird zu Ihrer persönlichen Erfolgswaffe, die Ihre Karriere in der Höhe treibt Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 3

4 In diesem Kurs werden wir gemeinsam ein Beispiel-Dashboard auf Basis der in nur 2 Stunden aufbauen. Erleben Sie mit diesem Workshop einen Quantensprung zu Ihrem Erfolg in Reporting und Analyse! 9 Vorteile der hier vorgestellten Reportings-Lösung: 1. Zeitersparnis und Gewinnmaximierung 2. Erfolg sowohl im Geschäft als auch im persönlichen Werdegang 3. Erhöhung Ihres Ansehens durch Ihr Wissen. 4. Sie werden zu einem wichtigen Faktor bei der Entscheidungsfindung 5. Sie definieren flexibel und kinderleicht, wann, wie und welche Kennzahlen dargestellt werden sollen 6. Hohe Anpassbarkeit Ihre Arbeit ist nicht von der IT-Abteilung abhängig und Sie sparen Entwicklungskosten! 7. Intuitiv nachvollziehbare Berichtsergebnisse Das Layout orientiert sich an der menschlichen Denkweise und ist komplett flexibel 8. Schnelle Datenintegration und einfach zu bedienendes Datenmodell Ihr Erfolgstreiber: In-Memory-Technology 9. Übersicht- und Detailreports auf einen Blick Durch Drill-Through- Funktionalität 2. Fallbeispiel In diesem Tutorial legen wir ein fiktives Elektrogeräte- Handelsunternehmen, die Musterfirma AG zu Grunde. Hierzu wird eine Reporting-Lösung entworfen und umgesetzt. Dem Vertriebscontroller der Musterfirma AG werden täglich Lager- und Verkaufsdaten im Excel-Format zur Verfügung gestellt. Aufgaben des Controllers sind, die Bestellmenge und den Gewinn zu kontrollieren sowie die internationale Geschäftsentwicklung zu beobachten Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 4

5 Hierzu erstellen wir in mehreren Ausbaustufen ein Dashboard, dass die geplanten Arbeiten optimal unterstützt. Das dargestellte Dashboard zeigt drei aussagekräftige Diagramme, die der Controller unter anderem einmal pro Woche liefert: - Bestellmenge pro Land - Gewinnverteilung pro Jahr und Monat - Bestellmenge pro Produktlinie In der Detailsicht stellen wir detaillierte Informationen in der Form von Tabellen bereit Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 5

6 3. Ressourcen 3.1 QlikView Bevor wir mit der Installation von QlikView beginnen, laden wir die kostenfreie Einstiegsversion der QlikView-Software unter herunter. Wir speichern die QlikView-Datei in dem gewünschten Ordner. Hinweis: Wenn der obengenannten Link nicht funktioniert, besuchen Sie die Seite: Über den Menüpunkt Support Downloads gelangen Sie zum Downloadformular. 3.2 Beispieldaten Wir verwenden für dieses Beispiel zufällige Datensätze, die in dem Excel- Sheet Beispieldaten.xlsx gespeichert sind. Diese Datei finden wir unter: Nach dem Download speichern wir das Dokument in einem beliebigen Ordner Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 6

7 4. Installation QlikView Und jetzt installieren wir QlikView! Schritt 1: Mit einem Doppelklick auf die gespeicherte QlikView-Datei starten wir den Installations-Wizard. In der Dialogbox des Assistenten klicken wir einfach auf Weiter > : Schritt 2: Im nächsten Schritt wählen wir die gewünschte Region aus und klicken wir Weiter >. Schritt 3: Nun müssen die Bedingungen der Lizenzvereinbarung akzeptiert werden und dann wieder auf Weiter > klicken. Schritt 4: Bitte geben Sie das Unternehmen ein, bei dem Sie tätig sind: 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 7

8 Schritt 5: Über den Button Ändern kann QlikView in einem anderen Verzeichnis gespeichert werden: Schritt 6: Wir schlagen vor, eine Standardinstallation vorzunehmen. Wir lassen deswegen die Option Vollständig aktiviert und klicken auf Weiter > : 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 8

9 Schritt 7: Jetzt klicken wir auf Installieren. Schritt 8: Nach dem Zulassen von Änderungen durch das folgende Programm an unserem Computer, fängt die Installation von QlikView an. Schritt 9: Nun brauchen wir nur auf den Button Fertig stellen zu klicken: 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 9

10 Schritt 10: Über Start Alle Programme QlikView QlikView #Versionsnr. starten wir die QlikView-Anwendung. QlikView startet! Hurra! Wir haben es geschafft!! Im Folgenden lernen wir, QlikView erfolgreich anzuwenden! 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 10

11 5. Integration der Analysedaten und erste Erfahrungen mit QlikView Bevor wir die Beispiel-Verkaufsdaten analysieren können, müssen wir diese in QlikView importieren lassen. Das können wir mit QlikView kinderleicht durchführen: Schritt 1: Nach dem Start von QlikView, erstellen wir eine neue Anwendung, indem wir auf Datei Neu klicken. Es öffnet sich ein Assistent, der uns während der Datenintegration begleiten wird. Nun können wir die erforderlichen Informationen laden. Wir klicken auf den Button Durchsuchen.. und wählen nun die Datei Beispieldaten.xlsx aus, die wir im Kapitel 3 heruntergeladen und gespeichert haben. Anschließend gehen wir auf Weiter> 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 11

12 Schritt 2: Im nächsten Schritt prüfen wir die zu importierenden Daten. Da unsere Beispieldatei aussagekräftige Spaltenüberschriften besitzt, gehen wir direkt weiter. Schritt 3: Jetzt können wir der QlikView Applikation einen Namen vergeben und unter dem gewünschten Ordner speichern Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 12

13 Nach der Vergabe des Namens und der Auswahl des Speicherortes drücken wir auf Speichern und dann auf Weiter >. Schritt 4: Wir erstellen unser erstes Diagramm. Es ist interessant, zum Beispiel darzustellen, wie viele Produkte jedes Land bestellt hat. Um einen guten Vergleich zwischen den einzelnen Ländern zu erhalten, wird unser erstes Diagramm ein Balkendiagramm sein. Wir wählen deswegen als Diagrammtyp Balkendiagramm aus und drücken anschließend auf Weiter >. Schritt 5: Nun können wir völlig frei die von uns gewünschten Attribute auswählen. Als erstes können wir zum Beispiel die Spalte Land selektieren, da uns die Ermittlung der Bestellmenge pro Land interessiert. Das ausgewählte Attribut bildet dann die erste Dimension für unser Diagramm. Die zweite Dimension betrachten wir in diesem Fall nicht und klicken auf Weiter > Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 13

14 Schritt 6: Wir können eigenständig und sehr einfach Formeln zur Berechnung der Kennzahlen eingeben und speichern. Lassen wir uns zunächst die Kennzahl Bestellmenge ermitteln. Hierzu wählen wir in der Auswahlliste Summe von die Kennzahl Menge aus und gehen auf Fertig stellen Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 14

15 Wir haben es geschafft, unser erstes Diagramm ist erstellt! Neben dem Balkendiagramm wird uns automatisch auch eine Listbox (Auswahlbox) mit der gewählten Dimension bereitgestellt. Eine Listbox ist eine Auswahlliste, mit allen vorhanden Werte des Attributs. Was nutzt uns diese Listbox genau? Die Listbox bietet uns die Möglichkeit, die Datenmenge auf einzelne Länder einzuschränken und kann somit als Filter verwendet werden. Dadurch kann die Datenmenge auf einzelne Länder begrenzt werden, um einen besseren Vergleich zu haben. Das erledigen wir, indem wir mit der linken Maustaste auf das jeweilige Land klicken. Durch das halten der Taste Strg können wir auch mehrere Länder auswählen, um sie miteinander zu vergleichen. Wollen wir uns alle Länder nochmal anschauen? Dann klicken wir einfach entweder nochmals auf das eben ausgewählte Land (falls wir mehrere Länder ausgewählt haben, müssen wir wieder die Taste Strg gedrückt 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 15

16 halten) oder um sämtliche Auswahleinstellungen aufzuheben, klicken wir oben in der Menüleiste auf Ausgangsstatus. Jetzt möchten wir dem soeben erstellten Diagramm einen anderen Titel geben. Schritt 1: Um die Eigenschaften des Diagramms zu editieren, klicken wir mit der rechten Maustaste auf unser Diagramm und dann mit der linken Maustaste auf Eigenschaften. Schritt 2: Unter der Beschriftung Fenstertitel geben wir dann den gewünschten Titel, z. B. Bestellmenge pro Land ein und bestätigen mit 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 16

17 OK. Oben links im Diagramm erscheint der neu vergebene Diagrammtitel. Neben der neuen Vergabe des Titels stehen uns verschiedene nützliche Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wir können z. B. den Diagrammtyp vom Balkendiagramm auf das Kreisdiagramm ändern. Hierzu müssen wir wieder in die Eigenschaften des Diagramms gehen. In der Mitte der Eigenschaftmaske ist eine Auswahl von Diagrammtypen aufgelistet. Um vom Balkendiagramm zu Kreisdiagramm zu wechseln, klicken wir auf den entsprechenden Diagrammtyp und anschließend auf OK Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 17

18 Nun möchten wir die Daten nicht nur nach der Dimension eingrenzen, sondern auch nach weiteren Kriterien. Hierzu müssen wir weitere Listboxen der Arbeitsfläche hinzufügen. Dies erlernen wir in den nachfolgenden Schritten. Schritt 1: Um ein zusätzliches Attribut und seine Werte aufzulisten, klicken wir mit der rechten Maustaste an einer freien Fläche unseres Arbeitsplatzes. Hierbei geht ein Kontextmenü auf. Schritt 2: Nun gehen wir mit der Maus auf den Punkt Neues Objekt. Es öffnet sich ein weiteres Menü mit allen vorhandenen Elementen. Wir wählen Listbox aus. Schritt 3: Um eine neue Listbox zu erstellen, müssen wir das gewünschte Attribut in der Auswahlliste mit der Beschriftung Feld selektieren. Wir wählen z. B. das Attribut Produktlinie. Wenn uns der Name Produktlinie nicht zusagt, können wir in dem Feld Titel einen frei wählbaren Namen angeben. Geben wir keinen Titel ein, so wird automatisch der jeweilige Feldname als Titel verwendet. Nachdem wir auf OK geklickt haben, schließt sich das Fenster und die neue Listbox erscheint auf unserer Arbeitsfläche Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 18

19 Jetzt können wir nicht nur in der Listbox Land Werte auswählen, sondern auch in der soeben neu erstellten Listbox Produktlinie. Unser Diagramm wird bei jeder Auswahl in wenigen Sekunden neu berechnet und dargestellt. Somit haben wir die Möglichkeit, mit wenigen Klicks unterschiedliche Auswertungen durchzuführen. Sie haben jetzt mit wenigen Klicks die Listboxen Land und Produktlinie erstellt, die Sie als Filter verwenden können. Auf dieselbe Art und Weise können wir weitete Listboxen hinzufügen, z. B. die Produktgruppe und den Produktnamen. Jetzt trauen wir uns, die Zeitdimension in die Analyse einfließen zu lassen. Da uns lediglich das Bestelldatum als Kennzahl vorliegt, könnten wir nach dem jetzigen Stand keine Auswertung auf Monats- oder Jahresebene durchführen. Dies stellt uns aber vor keine großen 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 19

20 Herausforderungen, denn wir können die notwendigen Kennzahlen wie Bestellmonat und Bestelljahr mit wenigen Schritten hinzufügen. Schritt 1: In der Menüleiste gehen wir auf Datei Script bearbeiten. Es öffnet sich der QlikView-Script-Editor: Schritt 2: Wir gehen zu der Zeile 16 und fügen die folgenden 2 Zeilen hinzu (siehe Kasten): year(bestelldatum) as Bestelljahr, Die Funktion YEAR berechnet aus der Kennzahl Bestelldatum das jeweilige Jahr und stellt es uns als neue Kennzahl dar. Später können wir damit die bestellte Produktmenge pro Jahr ermitteln lassen. Month(Bestelldatum) as Bestellmonat, Mit dem Funktion MONTH wird aus der Kennzahl Bestalldatum der jeweilige Monate (also: Januar, Februar usw.) berechnet. Das 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 20

21 ist sehr nützlich, da wir später die Bestellmenge auch pro Monat messen können. Anschließend klicken wir oben links auf Script ausführen. Nach dem Ausführen des Scripts öffnet sich automatisch ein Fenster mit allen vorhandenen Kennzahlen und Dimensionen, die wir als Listboxen nutzen können. Um die Kennzahlen als Filter für die Diagramme zu berücksichtigen, müssen diese der Arbeitsfläche hinzugefügt werden. Hierzu wählen wir auf der linken Seite die gewünschte Kennzahl aus und klicken auf den Button Hinzufügen >. Sind alle Kennzahlen hinzugefügt können wir mit dem Button OK bestätigen. In diesem Kapitel haben wir zusammen die wichtigsten Werkzeuge kennengelernt. Im nächsten Kapitel wollen wir zusammen unser erstes Dashboard erstellen. 6. Erstellung des ersten Dashboards Nach einer kurzen Einarbeitung in QlikView wollen wir unser erstes Dashboard aufbauen Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 21

22 Auf dem Dashboard sollten die Filterkriterien Land, Produktlinie, Produktgruppe, Produktname und Bestelljahr vorhanden sein. Mit diesen Filterkriterien lassen sich die wichtigsten Analysen durchführen. Das Dashboard sollte uns unterschiedliche Auswertungsdiagramme zur Verfügung stellen. Das erste Diagramm haben wir zusammen bereits im Kapitel 5 erstellt. Jetzt wollen wir unser Dashboard um ein weiteres Auswertungsdiagramm erweitern. Das Diagramm soll die Gewinnverteilung pro Jahr und Monat darstellen. Jetzt wollen wir zusammen in wenigen Schritten das neue Diagramm erstellen. Schritt 1: Um ein neues Diagramm zu erstellen, klicken wir mit der rechten Maustaste auf der Arbeitsfläche. In dem Kontextmenü gehen wir auf Neues Objekt Diagramm Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 22

23 Der geöffnete Assistent erleichtert uns die Erstellung des Diagramms. Wir geben dem Diagramm einen aussagekräftigen Titel z. B. Gewinnverteilung über Jahr und Monat. Als Diagrammtyp für diese Art der Auswertung kann ein Liniendiagramm eingesetzt werden. Hierzu wählen wir dieses aus. Anschließend drücken wir auf den Button Weiter >. Schritt 2: Nun müssen wir die gewünschten Dimensionen auswählen. Für unser Beispiel wählen wir die Dimensionen Bestellmonat und Bestelljahr. Diese Dimensionen haben wir im vorherigen Kapitel (Kapitel 5) hinzugefügt. Die Reihenfolge der ausgewählten Dimensionen, ist für die finale Darstellung entscheidend. Am Besten ist es, unsere Dimensionen in der folgenden Reihenfolge hinzuzufügen: 1. Bestellmonat 2. Bestelljahr Hierfür wählen wir zunächst die Dimension Bestellmonat auf der linken Seite aus und klicken auf Hinzufügen >. Auf dieselbe Art und Weise 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 23

24 gehen wir mit dem Dimension Bestelljahr vor. Wenn die beiden Dimensionen auf der rechten Seite stehen, können wir auf Weiter > drücken. Schritt 3: Es öffnet sich automatisch der sogenannte Formeleditor. In diesem können wir unsere Kennzahlen berechnen. Hierzu wird zu jeder Kennzahl, die wir berechnen wollen, die entsprechende Formel hinterlegt. Für die Ermittlung des Gewinns müssen wir die Kennzahlen Gewinn und Menge miteinander multiplizieren und diese anschließend aufaddieren. Die Formel würde dann wie folgt aussehen: ( sum(menge*gewinn) ) Zur Kontrolle, dass unsere eingegebene Formel korrekt ist, wird die Formel durch den Assistenten auf Syntax überprüft. In der oberen linken Hälfte wird angezeigt, ob alles korrekt ist. Wenn da Expression OK steht, ist die eingegebene syntaktisch fehlerfrei. Ist die Formel fehlerfrei, können wir mit OK übernehmen Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 24

25 Jetzt geben wir der berechnenden Kennzahl eine aussagekräftige Bezeichnung und drücken auf Fertig stellen. So, jetzt haben wir in nur 3 Schritten zusammen unseres zweites Diagramm aufgebaut! Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 25

26 Eine Bestellverteilung pro Produktlinie (in %) wird die Aussagekraft unseres Dashboards um Einiges steigern! In nur 3 Schritten können wir die nötige Diagrammdarstellung aufbauen. Schritt 1: Mit der rechten Maustaste klicken wir auf der Arbeitsfläche und wählen Neues Objekt Diagramm... aus. Wir vergeben einen Titel z. B. Bestellverteilung pro Produktlinie. Für diese Auswertung eignet sich die Darstellung als Kreisdiagramm. Wir wählen diesen Diagrammtypen aus und klicken auf Weiter > Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 26

27 Schritt 2: Da die Auswertung Bestellmenge pro Produktlinie darstellen soll, wählen wir Produktlinie als unsere Dimension aus und drücken auf Hinzufügen >. Da keine weiteren Dimensionen hinzugefügt werden sollen klicken wir auf Weiter >. Schritt 3: Jetzt öffnet sich uns der bekannte Formeleditor und wir geben folgende Formel ein: sum(menge) und klicken auf OK. Der Formeleditor schließt sich und wir können in dem Feld Bezeichnung einen aussagekräftigen Namen der Kennzahl vergeben z. B. Bestellmenge pro Produktlinie. Da die Berechnung in Prozent angezeigt werden soll, müssen wir links neben dem Bezeichner in dem Feld Relativ das Häkchen setzen. Diesmal soll der berechnete Wert auch in dem Diagramm ausgegeben werden, um den Unterschied in Zahlen zu sehen. Hierzu müssen wir zusätzlich noch ein Häkchen bei Werte in der Grafik setzen Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 27

28 Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken wir auf Fertig stellen. Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihr erstes Dashboard aufgebaut. Jetzt wollen Sie die Ergebnisse aus dem Dashboard weiter analysieren, um weitere Aussagen treffen zu können. Daher werden wir jetzt zusammen eine Arbeitsfläche mit der Detailanalyse erstellen (siehe Kapitel 7) Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 28

29 7. Vom Dashboard zur Detailanalyse Wir haben bisher gelernt, Übersichtsdiagramme zu erstellen und zu verfeinern. Über unser Dashboard haben wir zusätzlich die Möglichkeit, Kennzahlen im Detail zu analysieren. Zu Beginn erstellen wir für die Detailansicht eine neue Arbeitsfläche. Hierzu gehen wir in der Menüleiste auf Layout neues Arbeitsblatt... Anschließend geben wir dem neuen Arbeitsblatt einen aussagekräftigeren Namen z. B. Detailsicht. Schritt 1: Wenn wir mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Arbeitsblatt 1 klicken, öffnet sich ein Kontextmenü. Um den Titel des Arbeitsplatzes zu ändern, drücken wir auf dem Kontextmenü Eigenschaften des Arbeitsblattes Unter der Registerkarte Allgemein oben links geben wir in dem Feld den Titel Detailsicht ein. Anschließend klicken wir auf OK Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 29

30 Nachdem wir jetzt eine leere Arbeitsfläche erstellt haben, können wir mit der Erstellung der eigentlichen Detailanalyse beginnen. PROFITIPP: Erinnern Sie sich noch an die Listboxen, die wir im Kapitel 4 erstellt haben? Um das mehrfache Hin-und-Her-Wechseln zu vermeiden, können wir diese Listboxen auch in der neu erstellten Arbeitsflächen hinzufügen und verwenden. Jetzt können wir die erste detaillierte Auflistung der Bestellübersicht erstellen. Schritt 1: Wir erstellen zunächst ein neues Diagrammobjekt (rechte Maustaste Neues Objekt Diagramm). Als Titel vergeben wir den Namen Bestellübersicht und wählen als Diagrammtyp Pivottabelle aus. Anschließend klicken wir auf Weiter > Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 30

31 Schritt 2: Jetzt wählen wir die gewünschten Dimensionen aus. Es können beispielweise die 6 unten stehenden Dimensionen in der folgenden Reihenfolge hinzugefügt werden: 1. Land 2. Niederlassung 3. Bestelldatum 4. Produktlinie 5. Produktgruppe 6. Produktname Anschließend klicken wir Weiter >. Schritt 3: Nachdem wir die Dimensionen ausgewählt haben, berechnen wir die Kennzahlen, die für uns wichtig sind Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 31

32 Als erste Kennzahl berechnen wir die Bestellmenge. Hierzu tragen wir folgende Formel ein: sum(menge) Anschließend klicken wir auf OK. Es öffnet sich eine Übersicht aller Kennzahlen die derzeit berechnet werden. Wir können unsere Kennzahl benutzerfreundlicher benennen. Oben rechts im Feld Bezeichnung vergeben wir einen aussagekräftigen Namen für die Kennzahl z. B. Bestellmenge Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 32

33 Wir wollen die Ausgaben und den Umsatz als Kennzahlen berechnen lassen. Schritt 4: Um weitere Formeln hinzuzufügen, klicken wir auf der linken Seite den Button Einfügen. Für die Berechnung der Ausgabe müssen wir folgende Formel verwenden: sum(menge*einkaufspreis) Weitere Kennzahlen definieren wir auf dieselbe Art und Weise, wie wir das Feld Bestellmenge erstellt haben. Wir definieren den Umsatz anhand der unten stehenden Formel: sum(menge*verkaufspreis) Jetzt dürfen wir auf Fertig stellen klicken und uns über die Erstellung der neuen Tabelle freuen! Die dargestellten Ergebniszahlen sind zunächst nach Land aufsummiert. Wollen wir mehr in die Tiefe gehen, klicken wir auf das + -Symbol: 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 33

34 Durch das + -Symbol können wir die weiteren von uns definierten Dimensionen (Niederlassung, Bestelldatum, Produktlinie, -gruppe und - name) aufklappen und alle Bestellpositionen einzeln betrachten. Die Kennzahlen Bestellmenge, Ausgaben und Umsatz werden dann für die ausgewählte Dimensionsebene berechnet. Um eine weitere detaillierte Auswertung durchzuführen, benötigen wir eine KPI-Darstellung zur Gewinnermittlung nach Land, Produktlinie und Produktgruppe. Diese KPI-Darstellung sollte die Kennzahlen Umsatz, Gewinn in %, Anzahl Bestellungen und Durchschnittsumsatz pro Bestellung beinhalten. Die KPI-Darstellung werden wir zusammen in wenigen Schritten erstellen. Schritt 1: Wir erstellen nach der bekannten Vorgehensweise ein neues Diagramm und vergeben einen aussagekräftigen Namen. Die KPI- Darstellung soll als Tabelle dargestellt werden. Hierzu wählen wir als Diagrammtyp das Tabellendiagramm aus. Anschließend drücken wir auf Weiter > Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 34

35 Schritt 2: Wir wollen jetzt mehrere Dimensionen zu einer Gruppe zusammenfassen. Dadurch haben wir die Möglichkeit, die berechneten Kennzahlen auf unterschiedlichen Dimensionen darzustellen und zwischen diesen mit einem Mausklick zu wechseln. Hierzu klicken wir auf Gruppen bearbeiten und anschließend auf Neu, um eine neue Gruppe zu erstellen. 1. Wir können der Gruppe einen beliebigen Namen vergeben, z. B. KPI-Dimensionen Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 35

36 2. Um später zwischen den einzelnen Dimensionen zu wechseln, aktivieren wir die Auswahl Zyklische Gruppe anstatt Drilldown- Gruppe. Zyklische Gruppe gibt an, dass die Dimensionen in einem Zyklus gewechselt werden können. 3. Nun fügen wir aus den verfügbaren Feldern die Attribute Land, Produktlinie und Produktgruppe der Gruppe hinzu und drücken dann auf OK, um die Gruppe zu erstellen. Das Fenster schließt sich. Jetzt sehen wir auf der linken Seite die neu erstellte Gruppe. Wenn wir auf den Gruppennamen klicken, können wir auf der rechten Seite nochmals die beinhalteten Dimensionen anschauen. Sind die gewünschten Dimensionen in der Gruppe vorhanden, können wir mit OK bestätigen Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 36

37 Das Kontextmenü kehrt zurück zur Dimensions-Auswahl. Die soeben erstellte Gruppe befindet sich jetzt bei den restlichen Attributen. Hier wählen wir die von uns gerade erstellte Gruppe aus und drücken auf Hinzufügen und anschließend auf Weiter >. Schritt 3: Nachdem wir die Dimension ausgewählt haben, wollen wir die Kennzahlen definieren. Diese geben wir nach dem bereits erlernten Vorgehen ein. Umsatz sum(menge*verkaufspreis) 2010 Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 37

38 Gewinn in % sum(menge*gewinn)/ sum(menge*verkaufspreis) Anzahl Bestellungen count(distinct BestellID) Durchschnittsumsatz pro Bestellung sum(menge*verkaufspreis)/ count(distinct BestellID) Sobald wir alle Formeln einzeln eingetragen haben, drücken wir auf Fertig stellen. Wir haben es geschafft, alle wichtigen Kennzahlen stehen uns zur Verfügung. Allerdings werden nicht alle Werte in einer korrekten Darstellung abgebildet. Hierzu müssen wir für die einzelnen Werte die Darstellungsart ändern. Schritt 1: Wir drücken mit der rechten Maustaste auf das soeben erstellte Diagramm und wählen in dem Kontextmenü Eigenschaften aus. Dort wechseln wir in den Registerreiter Zahlen Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 38

39 Schritt 2: Wir wählen die Kennzahl Gewinn in % aus und vergeben dieser Kennzahl einen neues Zahlenformat, z. B. Dezimalzahl. Außerdem geben wir die gewünschte Genauigkeit an, z. B. 2. Da die Kennzahl in % dargestellt werden soll, müssen wir noch ein Häkchen bei In % anzeigen setzen. Bei den Feldern Umsatz und Durchschnittsumsatz pro Bestellung setzen wir das Zahlenformat auf Währung. Nachdem wir für alle Kennzahlen das richtige Zahlenformat vergeben haben, klicken wir auf OK, um das Einstellungsfenster zu schließen Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 39

40 Wir können zwischen den Dimension blitzschnell wechseln, indem wir einfach auf den runden gelben Pfeil oben links in der Tabelle klicken. Dadurch lassen sich alle Kenzahlen in der Tabelle pro Land, Produktlinie und Produktgruppe berechnen und anzeigen. Jetzt haben wir neben dem Dashboard auch eine Detailansicht erstellt. Sie haben gelernt, schnell und einfach die gewünschte Kennzahl berechnen zu lassen. Ergebnis Detailsicht : PROFITIPP: Um die ausgewählten Werte im Überblick zu behalten, erstellen wir auf allen Registerkarte jeweils ein neues Objekt Statusbox. Hierzu klicken wir auf neues Objekt Statusbox und anschließend auf OK Digital Ratio GmbH Alle Rechte vorbehalten. Seite 40

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