Kommunales Haushalts- und Finanzcontrolling mit IBM Cognos

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1 WORKING PAPER Kommunales Haushalts- und Finanzcontrolling mit IBM Cognos Lehr- und Forschungsbereich für Verwaltungsmanagement, E-Government & Public Governance Universitätsstr. 15 A 6020 Innsbruck, Austria Tel

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Vorbereitungen Haushaltsanalyse Parameterauswahl Haushaltsrechnung Rechnungsquerschnitt Querschnittskennzahlen Haushaltsvergleiche Parameterauswahl Haushaltsrechnung Rechnungsquerschnitt Querschnittskennzahlen Zusammenfassung Abbildungsverzeichnis Literaturverzeichnis Anhang

3 1. Einleitung Die weltweite Finanz- und Wirtschaftskrise hat auch in Österreich in den öffentlichen Haushalten tiefe Bremsspuren hinterlassen. Über den Finanzausgleich sind alle Gebietskörperschaften (Bund, Länder, Gemeinden) von dieser Entwicklung betroffen. Auch die Gemeinden sind zum einen mit rückläufigen Einnahmen aus dem Finanzausgleich, die rund ein Drittel ihrer gesamten Einnahmen ausmachen, sowie stagnierenden eigenen Steuern konfrontiert. Zum anderen steigen gleichzeitig die laufenden Ausgaben, insbesondere im Bereich Sozialhilfe und Gesundheit sowie durch zusätzliche Aufgaben, etwa im Bereich der institutionellen Kinderbetreuung. Diese Einnahmen-Ausgaben-Schere geht in der Wirtschaftskrise verstärkt auseinander und stellt besondere Anforderungen an das Management der kommunalen Finanzen. Diese Arbeit zeigt anhand von zwei Beispielen auf, wie mit Hilfe des Business Intelligence Software IBM Cognos die finanziellen Ressourcen einer Gemeinde im Sinne eines betriebswirtschaftlichen Controlling-Ansatzes gesteuert werden können. Beim Analyseportal von kommunalen Haushalten liegt der Schwerpunkt auf der Beurteilung der finanziellen Situation einer Gemeinde. Beispielhaft werden die wesentlichen Merkmale und Indikatoren sichtbar gemacht und so aufbereitet, dass diese innerhalb kürzester Zeit abgerufen werden können. Daran anknüpfend wird auch gezeigt, wie sich die Haushalte von Gemeinde vergleichen lassen. Ziel hierbei ist es, erste Anhaltspunkte für mögliche Einsparungen zu finden. 2. Vorbereitungen Die der Arbeit zugrunde liegenden Daten sind jene, die die Statistik Austria im Rahmen der Umsetzung der Gebarungsstatistik Verordnung zu erheben hat. Hierbei handelt es sich um die Haushaltsrechnung sowie die Rechnungsquerschnitte, wie diese in der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung (VRV) von 1997 vorgesehen sind. 1 Der Datenbestand umfasst alle 2356 Gemeinden der acht Bundesländer, einzig die Bundeshauptstadt Wien ist aufgrund des Doppelstatus Bundes- 1 siehe Gebarungsstatistik VO 15 und 17 3

4 land und Stadt nicht im Datensatz vorhanden. Dies ermöglicht österreichweite Vergleiche, vorausgesetzt, dass die länderspezifischen Regelugen keine Abweichungen vorsehen. 2 Zur Interpretation der Werte innerhalb einer Gemeinde stehen auch die Zahlen aus den Vorjahren zu Verfügung. Die Ermittlung des Verlaufs lässt somit Aussagen über mögliche Veränderungen der Leistungsfähigkeit zu. Um die Qualität der übermittelten Zahlen sicherzustellen, werden diese von der Statistik Austria in weiterer Folge auf ihre Plausibilität überprüft. Unter anderem werden wichtige Kerngrößen, beispielsweise Haushaltssummen oder Schuldenstände, mit den Vorjahreswerten verglichen. Werden hier größere Unstimmigkeiten festgestellt, oder sind die Daten gar unvollständig, werden die Gemeinden verpflichtet, diese nochmals zu übermitteln. 3 Durch die vollständige Umstellung auf eine elektronische Erhebung der Daten im Jahr 2000, welches auch das erste verfügbare Jahr in der Datenbank darstellt, sollen Zeitreihenbrüche verhindert werden. 4 Wurden jedoch von Seiten des Gesetzgebers Änderungen vorgenommen, sind diese unvermeidlich. Zur weiteren Verarbeitung des Datensatzes wird die Business Intelligence Software IBM Cognos verwendet. Der Ausdruck Business-Intelligence (BI) ist definiert als ein integriertes IT-Gesamtkonzept, welches die Sammlung, Aufbereitung, dauerhafte und nutzungsorientierte Speicherung sowie die Darstellung von Daten in geeigneter Form ermöglicht. 5 Als ersten Schritt wird der Datenbestand in ein Data-Warehouse geladen. Allfällige Änderungen des Datensatzes sind ab diesem Zeitpunkt dem Systemadministrator vorbehalten. Berichtsersteller und Berichtsnutzer können nur auf die gespeicherten Werte zugreifen, diese aber nicht verändern. Somit kann sichergestellt werden, dass alle Benutzer einheitliches und konsistentes Zahlenmaterial verwenden. Ziel eines Data-Warehouses ist es, als alleinige Quelle der Wahrheit 6 zu fungieren. Die dadurch erreichte Datenqualität stellt einen der wesentlichsten Vorteile beim Einsatz von Business-Intelligence dar. 7 2 vgl. Statistik Austria: (2009), S. 2 3 vgl. Statistik Austria: (2011), S vgl. Statistik Austria: (2011), S vgl. Gluchowski, P. / Kemper, H-G.: (2006), S Wu, L. / Barash, G. / Bartolini, C.: (2007), S. 1 7 vgl. Erras, M. (2010), S. 9 4

5 Die weiteren Anwendungen von IBM Cognos sind webbasiert. Die Erstellung und der Zugriff auf die Berichte erfolgt über den Internetbrowser. Das bedeutet, dass der Abruf des Datenmaterials nicht an einen bestimmten Ort gebunden ist, sondern von beinahe jedem Ort weltweit erfolgen kann. Des Weiteren erlaubt die Anwendung mehreren Nutzern gleichzeitig, auf die Daten zuzugreifen. Nach einer Anmeldung am System mit Benutzernamen und Kennwort erhält der User eine Übersicht der von ihm abrufbaren Ordner und Daten. Auch der Einstieg in die Berichte zur Haushaltsanalyse und zum Haushaltsvergleich erfolgt über diese Ansicht. 3. Haushaltsanalyse Der dynamische Bericht zur Haushaltsanalyse konzentriert sich auf eine einzelne Gemeinde des Datensatzes. Die Darstellung im BI-System IBM Cognos erfolgt in einem Dashboard. Unter dem Begriff Dashboard versteht man eine visuelle Darstellung der wichtigsten Informationen, die zur Erreichung einer oder mehrerer Zeile, konsolidiert und angeordnet auf einem einzigen Bildschirm zusammengefasst werden, so dass die Informationen auf einen Blick überwacht werden können. 8 Im deutschen Sprachraum wird auch häufig der Begriff Kennzahlen-Cockpit verwendet. Innerhalb des Dashboards besteht die Möglichkeit, zwischen den einzelnen Bereichen mittels Registerkarten am oberen Bildrand zu wechseln. Hierfür sind zwei Ebenen vorgesehen. Die obere Reihe erlaubt den Wechsel zwischen den Bereichen Haushaltsgruppen, Rechnungsquerschnitte und Querschnittskennzahlen. In der unteren Reihe sind die dazugehörenden Berichte aufgelistet. 3.1 Parameterauswahl Der Aufbau des Dashboards zur Haushaltsanalyse ist in zwei Blöcke unterteilt. Der rechte, größere Teil der Seite stellt den Berichtsteil des Dashboards dar. Damit diese generiert werden können, müssen zu Beginn auf der linken Seite die entsprechenden 8 übersetzt aus Few, S.: (2006), S. 34 5

6 Parameter bestimmt werden. Konkret geht es dabei um die Auswahl der Gemeinde und des Finanzjahres. Um die Eingabe des Abfragewertes Gemeinde möglichst übersichtlich zu gestalten, wird zuerst eine Vorselektion nach Bundesland und Bezirk vorgenommen. Erst wenn beide ausgewählt sind, werden die Gemeinden des jeweiligen Bezirks zur Auswahl angezeigt. Zur Auswahl der Finanzjahre ist ein Listenfeld mit Kontrollkästchen vorgesehen. Dadurch kann sowohl eine einfache Auswahl, als auch eine mehrfache Auswahl ermöglicht werden. Das im Datensatz aktuellste Jahr steht dabei an erster Stelle, die weiteren Jahre werden in absteigender Reihenfolge angeführt. In Abbildung 1 wird die Startseite nochmals grafisch veranschaulicht. Abbildung 1: Startseite des Dashboards 9 Während die Parameterauswahl der Haushaltsanalyse unverändert am linken Bildrand bleibt, wird die rechte Berichtshälfte je nach Auswahl entsprechend geladen. Zu Beginn ist hier ein Startbildschirm zu sehen, welcher auf die noch fehlenden Parameter aufmerksam macht. Sobald links ein Wert ausgewählt wird, werden diese auch auf der rechten Seite angezeigt. Erst wenn alle Werte ausgewählt wurden und mittels 9 eigene Darstellung 6

7 Schaltfläche Fertig stellen bestätigt werden, kann die Analyse gestartet werden. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Berichte auf die gleichen Parameter zugreifen. Je nach Geschwindigkeit des Systems kann es sowohl bei der Parameterauswahl, als auch bei dem Wechsel der jeweiligen Registerkarten zu kurzen Ladezeiten kommen. Diese werden von der Software mit Hilfe einer drehenden Sanduhr angezeigt. 3.2 Haushaltsrechnung Das klassische Instrument des kommunalen Rechnungsabschlusses ist die Haushaltsrechnung. Diese dient zur Dokumentation aller im Laufe eines Jahres angefallenen, finanziellen Gegebenheiten einer Gemeinde. Verbucht werden die einzelnen Geschäftsfälle auf Konten, die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben erfolgt dabei getrennt. Als Rahmenwerk dient der Kontenplan gemäß Anlage 2 des Voranschlags- und Rechnungslegungsverordnung. Die erste Ziffer der Kontennummer entspricht dabei dem Haushaltshinweis. Dieser gibt an ob es sich um ordentliche oder außerordentliche Ein- und Ausgaben handelt. 10 Der außerordentliche Haushalt ist dadurch gekennzeichnet, dass die betroffenen Geschäftsfälle lediglich vereinzelt vorkommen oder in ihrer Höhe den normalen Rahmen erheblich überschreiten. Zudem können außerordentliche Ausgaben nur dann verbucht werden, wenn ihnen zur Gänze oder zumindest teilweise außerordentliche Einnahmen gegenüberstehen. 11 Auch die vorschlagsunwirksame Gebarung wird unter separaten Haushaltshinweisen erfasst. Diese Beträge stellen für die Gemeinde allerdings nur einen Durchlaufposten dar. Die zweite Ziffer des Kontenplans steht für den Haushaltsansatz. Die Aufteilung in die verschiedenen Ansätze (0 bis 9) wird dabei nach funktionalen Aspekten vorgenommen. Innerhalb der Ansätze erfolgen weitere Aufteilungen nach Abschnitten (zweistellig) und Unterabschnitten (dreistellig). Die Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung spricht dabei auch von Dekaden. Die 13-stellige Kontennum- 10 vgl. VRV vgl. VRV

8 mer bietet dazu noch die Möglichkeit, die Unterabschnitte ein weiteres Mal zu unterteilen, dies ist jedoch nur fakultativ. Die letzten 6 Ziffern der Kontonummer sind für die Gliederung nach ökonomischen Aspekten vorgesehen. Die Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung sieht hierfür verschiedene Posten vor, diese sind für die Gemeinden in Anlage 3b geregelt. Ein Ausweis der verschiedenen Posten ist jedoch im Datensatz nicht vorgesehen. Eine komplette Darstellung der Haushaltsrechnung erstreckt sich auf mehrere Seiten. Um die Übersichtlichkeit des Berichtes zu gewährleisten, wurde auf einen vollständigen Ausweis im BI-System verzichtet. Im Rahmen des Dashboards wird zunächst eine Unterteilung zwischen ordentlichen und außerordentlichen Haushalt vorgenommen. Beide Haushalte sind als eigene Registerkarte anwählbar. In den Berichten werden zu Beginn nur die 10 Gruppen angezeigt, welche in der ersten Dekade vorgesehen sind. Einnahmen und Ausgaben sind dabei gesondert dargestellt, jeweils für die vorher ausgewählten Finanzjahre. 8

9 Abbildung 2: Haushaltsrechnung mit Drillverhalten 12 Ein genauerer Einblick in den Haushalt wird dabei mit Hilfe des sogenannten Drillverhaltens ermöglicht. Mittels Linksklick auf einen bestimmten Ansatz werden die Abschnitte innerhalb dieses Ansatzes geladen. Dabei wird auch von einem Drill-down gesprochen. Auf Ebene der Abschnitte ist ein weiterer Drill-down in die Ebene der Unterabschnitte möglich. Eine detailliertere Betrachtung ist mit den vorhandenen Datensatz nicht vorgesehen, dies ist auch auf Datenschutzgründe zurückzuführen. Die Rückkehr zum übergeordneten Ansatz ist mittels Drill-up möglich. Hierfür kann die entsprechende Schaltfläche im Kontextmenü genützt werden, welches mit Klick auf die rechte Maustaste angezeigt wird. 12 eigene Darstellung 9

10 3.3 Rechnungsquerschnitt Der Rechnungsquerschnitt gliedert die aus dem ordentlichen und außerordentlichen Haushalt kommenden Posten entsprechend ihrer Art auf. Aufbau und Struktur des Rechnungsquerschnittes weisen Ähnlichkeiten mit einer betrieblichen Cash-Flow Rechnung auf. Dabei sollte jedoch beachtet werden, dass es sich bei den verwendeten Rechengrößen um Einnahmen und Ausgaben handelt. Eingeführt wurde der Querschnitt, um den Finanzierungssaldo zu ermitteln, welcher von der EU im Rahmen der Maastricht-Kriterien vorgeschrieben wird. Die praktische Anwendung beschränkt sich häufig auch auf diesen Sachverhalt, obwohl die Querschnitte auch ideale Anknüpfungspunkte für ein kommunales Controlling bieten. 13 Die Umsetzung im Business-Intelligence System soll vor allem übersichtlich sein. Der Ausweis erfolgt daher in der Staffelform, gegliedert nach den wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Die ersten beiden Unterteilungen geben Auskunft über die Einnahmen bzw. Ausgaben aus der laufenden Gebarung. Weiters wird nach Einnahmen und Ausgaben der Vermögensgebarung ohne Finanztransaktionen sowie den Einnahmen und Ausgaben aus Finanztransaktion unterschieden. Die Anordnung erfolgt entsprechend der gesetzlich vorgegebenen Kennzahl inklusive Bezeichnung. Die Summen der jeweiligen Unterteilungen (Kennzahl x9) werden dabei optisch hervorgehoben. Auch die zu bildenden Salden (Kennzahl 91 bis 94) sind hervorgehoben und entsprechend ihres Zustandekommens angeordnet. 13 vgl. Enzinger, A.: (2004), S. 118f 10

11 Abbildung 3: Ausschnitt des Rechnungsquerschnitts als pdf-export 14 Auf Auskünfte über die Zuordnung der Querschnitte, also aus welchen Posten sich die Werte zusammensetzen, wurde aus Gründen der Übersichtlichkeit verzichtet. Wenn zu Beginn mehrere Finanzjahre ausgewählt wurden, so werden diese, beginnend mit dem aktuellsten, absteigend angezeigt. Dadurch sollen Trendanalysen ermöglicht werden. IBM Cognos bietet zudem die Möglichkeit, den generierten Bericht weiterzuverwenden. Zur Offlinespeicherung kann ein Export ins Portable Document Format (pdf) vorgenommen werden. Wenn die Daten für weitere Berechnungen herangezogen werden sollen, empfiehlt sich ein Export in das Office Format xlsx, welches von einer Vielzahl von Tabellenkalkulationsprogrammen unterstützt wird. Die entsprechenden Schaltflächen dazu finden sich am rechten oberen Bildrand. 14 eigene Darstellung 11

12 In Anlage 5b der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung ist ergänzend zur Summe von außerordentlichen und ordentlichen Haushalt auch ein getrennter Ausweis der Werte von Unternehmungen und marktbestimmten Betrieben der Gemeinde (Abschnitt 84-89) vorgesehen. Dieser lässt sich im Bericht nicht umsetzten, da der getrennte Ausweis dieser Informationen im Datensatz nicht vorhanden sind. Zwar sind in der laufenden Gebarung (KZ 17 + KZ 28 Gewinnentnahmen der Gemeinde von Unternehmungen und marktbestimmter Betriebe) und den Finanztransaktionen (KZ Investitions- und Tilgungszuschüsse zwischen Unternehmungen und marktbestimmter Betriebe der Gemeinde und der Gemeinde) auch Werte zu den Beteiligungen erfasst, allerdings müssen sich diese gemäß der VRV-Novelle von 2001 gegenseitig neutralisieren. 15 Nichtsdestotrotz bietet der Rechnungsquerschnitt die Möglichkeit, sich rasch einen Eindruck über die finanzielle Lage einer Gemeinde zu machen. Er kann Auskunft geben, in welchem Umfang Konsolidierungsmaßnahmen durchzuführen sind oder ob bereits durchgeführte Maßnahmen die gewünschte Wirkung haben. 16 Beispielsweise kann ein negativer Saldo der laufenden Gebarung (KZ 91) darauf hinweisen, dass Sanierungsmaßnahmen einzuleiten sind. Beim Ergebnis aus der Vermögensgebarung ohne Finanztransaktion empfiehlt es sich, die Werte über mehrere Jahre zu betrachten. Negative Salden sind hier keine Seltenheit, da Gemeinden in der Regel mehr in Vermögensgegenstände investieren, als durch die Verkäufe selbiger erzielt werden. Der Saldo der Finanztransaktionen ist, abgesehen der Darlehensvergabe an Dritte, ein Indikator für die Schuldenentwicklung. Negative Werte zeigen eine Rückzahlung, positive Werte eine Zunahme der Schulden an Querschnittskennzahlen Mit Hilfe der in den Querschnitten festgelegten Unterteilungen lassen sich auch Kennzahlen berechnen, die zur Haushaltsanalyse herangezogen werden können. Im 15 siehe Städtebund (2002): artikel/aenderung-der-voranschlags-und-rechnungsabschlussverordnung-vrv-1997.html, ( ) 16 vgl. Enzinger, A.: (2004), S vgl. KDZ: (2011), S. 307ff 12

13 vorliegenden Beispiel wurde dabei der Quicktest des KDZ Zentrum für Verwaltungsforschung verwendet. Der Test beruht auf 5 Indikatoren, die aufschlussreiche Aussagen über 4 Dimensionen des Gemeinhaushalts ermöglichen sollen. Auch für die Interpretation der Ergebnisse ist von Seiten des KDZs ein Beurteilungsschema vorgesehen. Es beruht auf den Erfahrungen aus der langjährigen Praxisarbeit des Instituts. 18 Die Bewertung der Ertragskraft einer Gemeinde wird mittels der öffentlichen Sparquote vorgenommen. Sie zeigt das Verhältnis des Ergebnisses aus der laufenden Gebarung (KZ 91) zu den laufenden Ausgaben (abzüglich der KZ 28 Zuschüsse für Unternehmen und marktbestimmte Betriebe). Je höher der Prozentsatz, desto mehr Mittel stehen der Gemeinde zur Investition in Vermögensgegenstände zur Verfügung. Werte nahe Null oder unter null zeigen eine Überforderung des Haushaltes an, der mit unverzüglichen Sanierungsmaßnahmen entgegengesteuert werden muss. Auch eine über mehrere Jahre kontinuierlich sinkende Sparquote kann als Alarmsignal gewertet werden. 19 Zur Bewertung der Eigenfinanzierungskraft wird die Eigenfinanzierungsquote ermittelt. Hier werden die Einnahmen aus der laufenden Gebarung und Vermögensgebarung ohne Finanztransaktionen den Ausgaben aus selbigen gegenübergestellt. Werte über 100 Prozent zeigen einen voranschreitenden Schuldenabbau bzw. einen Aufbau von Rücklagen an. Werte darunter lassen auf eine Auflösung von Rücklagen oder eine Neuverschuldung schließen. Auch hier sollte wieder der Trend über mehrere Jahre herangezogen werden. Ist die Eigenfinanzierungsquote über mehrere Jahre hinweg am Sinken, sollte entsprechend gegengesteuert werden. Wird der kritische Wert von 90 mehrere Jahre lang unterschritten besteht akuter Handlungsbedarf. 20 Für die Verschuldung sieht das KDZ zwei Kennzahlen vor. Die Verschuldungsdauer ist an die fiktive Schuldentilgungsdauer des Unternehmensreorganisationsgesetzes 18 vgl. KDZ: (2011), S vgl. KDZ: (2011), S. 336f 20 vgl. KDZ: (2011), S. 327f 13

14 angelehnt. Dabei wird der Schuldenstand laut Schuldenverzeichnis durch das Ergebnis der laufenden Gebarung (KZ 91) geteilt. Ist letzteres negativ, so ist auch das Ergebnis negativ und die Zahl daher nicht aussagekräftig. Um die Genauigkeit der Kennzahl zu erhöhen sollten möglichst alle schuldähnlichen Verpflichtungen zum Schuldenstand addiert werden, wenn sie der Gemeinde zugerechnet werden können. Darunter fallen beispielsweise auch offene Leasingverpflichtungen und noch nicht fällig gewordene Verwaltungsforderungen. Diese werden nach VRV (2) Abs. 5 separat erfasst und dem Abschluss beigelegt. Im verwendeten Datensatz sind sie daher nicht vorhanden, deshalb werden nur die Schulden nach Anlage 6 hinzugezogen. Bei der Bewertung der Kennzahl sind Werte, die eine fiktive Verschuldungsdauer der Gemeinde über 25 Jahre anzeigen, als unzureichend einzustufen. 21 Als zweite Kennzahl der Verschuldung ist die Schuldendienstquote vorgesehen. Sie gibt Auskunft darüber, wie viel Prozent der öffentlichen Abgaben (KZ 10, 11, 12 Steuern, Ertragsanteile und Gebühren) für den Schuldendienst benötigt werden. Der Schuldendienst besteht neben dem Rückzahlungsbetrag auch aus Zinszahlungen (KZ 25). Zudem wären auch hier offene Leasingverpflichtungen, Annuitäten- und Zinsenzuschüsse vorgesehen. Wie bereits erwähnt sind diese jedoch nicht im Datensatz enthalten. Das KDZ sieht in seiner Beurteilung vor, dass nicht mehr als ein Viertel der öffentlichen Abgaben für den Schuldendienst herangezogen werden. 22 Die vierte Dimension der Querschnittskennzahlen bezieht sich auf die finanzielle Leistungsfähigkeit einer Gemeinde. Hierfür wird die Quote der freien Finanzspitze berechnet. Dabei wird die laufende Gebarung und die fortlaufende Tilgung (KZ 64 und 65) den laufenden Einnahmen gegenübergestellt (abzüglich der KZ 17 Zuschüsse für Unternehmen und marktbestimmte Betriebe). Dadurch soll der Freiraum für neue Investitionen oder Projekte aufgezeigt werden, ausgehend von einer konstanten Weiterführung der Tilgung etwaiger Schulden. Ist der Wert der Kennzahl nahe 21 vgl. KDZ: (2011), S. 329f 22 vgl. KDZ: (2011), S. 330f 14

15 Null, sollten Konsolidierungsmaßnahmen vorgenommen werden, um künftig diese Spielräume zu erhalten. 23 Bei der Darstellung im BI-System IBM Cognos ist jede Kennzahl durch einen eigenen Bericht repräsentiert. Somit kann für jede Kennzahl auch die Berechnungsweise dargestellt werden. Dies ist gerade dann vorteilhaft, wenn der Berichtsadressat nicht mit der Definition der Kennzahlen vertraut ist. Zudem können durch den detaillierteren Einblick auch die Abweichungen im Jahresvergleich leichter erklärt werden. Bei Mehrfachauswahl werden die Werte entsprechend der Finanzjahre in absteigender Reihenfolge angezeigt. Wie Abbildung 4 zeigt, finden sich auf der Berichtsseite eine kurze Definition der Kennzahl sowie die vom KDZ vorgesehene Interpretation der Kennzahl. Auch grafisch ist dies in Form eines Tachometerdiagramms nochmals aufgearbeitet. Die Jahre werden dabei als verschiedenfarbige Tachonadeln angezeigt. Die Skala ist farblich von Rot nach Grün angepasst. Somit lässt sich auf einen Blick sagen, wie die finanzielle Leistung der Gemeinde in diesem Bereich einzuordnen ist. Eine Offline- Verwendung der Daten ist hier ebenfalls wieder mit den Schaltflächen für pdf und xlsx in der rechten oberen Ecke möglich. 23 vgl. KDZ: (2011), S. 331f 15

16 Abbildung 4: Darstellung der Querschnittskennzahlen Haushaltsvergleiche Neben der einzelnen Betrachtung einer Gemeinde bietet ein Business-Intelligence System natürlich auch die Möglichkeit, mehrere Gemeinden nebeneinander zu stellen und diese zu vergleichen. Kommunale Vergleiche bieten sich an, um erste Hinweise für mögliches Einsparungspotenzial zu entdecken. Obendrein können gut aufgestellte Gemeinden als Benchmark für andere dienen. Die Darstellung des Portals ist dabei weitestgehend an jenes zur Haushaltsanalyse angelehnt. Durch die Betrachtung mehrerer Gemeinden wird der Bericht dabei um eine zusätzliche Ebene erweitert. Um dabei die Übersichtlichkeit zu wahren, sind diese dadurch weniger detailreich als jene der Haushaltsanalyse. 24 eigene Darstellung 16

17 4.1 Parameterauswahl Zur Darstellung wird auch hier ein Dashboard verwendet. Veränderungen gibt es bei der Parameterauswahl. Um den Vergleich von Gemeinden aus verschiedenen Bundesländern oder Bezirken zu ermöglichen, muss auf die Vorselektion verzichtet werden. Eine Auswahl mittels Kontrollkästchen würde somit alle österreichischen Gemeinden anzeigen. Um die Bedienbarkeit zu gewährleisten, wurde stattdessen eine Such- und Auswahl-Eingabeaufforderung eingefügt. Dabei genügt es, die Anfangsbuchstaben der auszuwählenden Gemeinde in das Suchfeld einzugeben und diese mittels Entertaste oder Klick auf die Schaltfläche Suchen zu bestätigen. Die gefundenen Ergebnisse werden in dem darunterliegenden, linken Feld angezeigt. Mittels Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf die Schaltfläche Einfügen werden die Werte in das rechte Auswahlfeld verschoben. Für jede weitere gewünschte Gemeinde kann dieser Vorgang beliebig oft wiederholt werden. Abbildung 5: Parameterauswahl für Haushaltsvergleiche eigene Darstellung 17

18 IBM Cognos lässt nur wenige individuelle Veränderungen an der Such- und Auswahl- Eingabeaufforderung zu. Da auch auf die Anordnung der Felder kein Einfluss genommen werden kann, ist die Parametereingabe in ihrer Höhe und Breite nur marginal veränderbar. Um den Platz für die Berichte nicht zu sehr einzugrenzen, ist die Eingabeaufforderung daher bei diesem Dashboard nur auf der Startseite zu sehen. Neben der Auswahl der Gemeinden muss auch wieder eine Auswahl der Finanzjahre getroffen werden. Diese erfolgt gewohnt wie bei der Analyse mittels Kontrollkästchen. Auch hier ist wieder eine Mehrfachauswahl vorgesehen. Dabei sollte jedoch beachtet werden, dass mit Hinzunahme jedes zusätzlichen Wertes beim Parameter Gemeinde oder Finanzjahr die Ladezeit beim Wechsel zwischen den Registerkarten verlängert wird. Auf der rechten Berichtshälfte wird zu Beginn auf die fehlenden Parameterwerte hingewiesen. Die Registerkarten werden auch hier erst angezeigt, wenn alle Parameter ausgewählt sind. Auf der Startseite werden nun alle ausgewählten Gemeinden angezeigt. Zudem wird für die ausgewählten Jahre die Einwohneranzahl angezeigt. Somit kann auf die gegebenen Größenunterschiede zwischen den Vergleichsgemeinden hingewiesen werden. 4.2 Haushaltsrechnung Die Darstellung der Haushaltsrechnung beschränkt sich zu Beginn wieder auf die 10 gesetzlich vorgegeben, funktionalen Ansätze des Haushaltes. Die ausgewählten Gemeinden sind dabei horizontal aufgelistet, um innerhalb einer Gruppe die Vergleichswerte direkt nebeneinander betrachten zu können. In der letzten Spalte werden zudem die Durchschnittswerte der jeweils ausgewählten Gemeinden errechnet. Damit soll die Sichtbarkeit von Ausreißern, nach oben wie nach unten, erleichtert werden. Wurden zu Beginn mehrere Finanzjahre ausgewählt, so werden diese vollständig mit allen Ansätzen untereinander in absteigender Reihenfolge ausgewiesen. 18

19 Das Drillverhalten erlaubt auch hier eine genauere Analyse der Haushaltsrechnung. Dabei werden sowohl die jeweiligen Werte der Gemeinden, als auch der Durchschnittwert entsprechend aktualisiert. Neben der gewohnten Anzeige der absoluten Beträge kann über die Registerkartenauswahl außerdem auch der Ausweis der Haushaltsansätze in Beträge pro Einwohner gewählt werden. Dies ist gerade bei Vergleichen nützlich, da somit Größenunterschiede zwischen den einzelnen Gemeinden herausgerechnet werden können. Abbildung 6: Haushaltsvergleiche Rechnungsquerschnitt Anders als beim Portal zur Haushaltsanalyse werden beim Rechnungsquerschnitt nicht alle Querschnitte angezeigt. Stattdessen beschränkt sich der Bericht auf den Ausweis der Summen der jeweiligen Unterteilung (Kennzahl x9). Auch die Salden 91 bis 94, welche aus den Summen der Unterteilungen gebildet werden, sind angeführt. 26 eigene Darstellung 19

20 Parallel zur Darstellung der Haushaltsrechnung werden die ausgewählten Jahre wieder in absteigender Reihenfolge untereinander angezeigt. Ein vollständiger Ausweis des Rechnungsquerschnitts würde durch die Hinzunahme mehrerer Gemeinden sowohl Länge und Übersichtlichkeit des Berichts strapazieren, als auch die Anforderungen an das System mit Hinblick auf die Ladezeiten erhöhen. Die gewählte Darstellung soll dabei einen Kompromiss zwischen Informationsgehalt und technische Realisierbarkeit darstellen. Weiters ist auch wieder die Möglichkeit zur Weiterverwendung gegeben. Der pdf-bericht wurde dabei im Querformat eingerichtet, um möglichst viele Gemeinden auf einer A4-Seite unterzubringen. Abbildung 7: Vergleich des Rechnungsquerschnitts zwischen 3 Gemeinden Querschnittskennzahlen Um schnellere Ladezeiten zu erreichen, wurde auch die Darstellung der Querschnittskennzahlen reduziert. Da eine einzige Kennzahl allein im kommunalen Vergleich nur bedingt aussagekräftig ist, werden zu Beginn als Übersicht alle 5 Kennzah- 27 eigene Darstellung 20

21 len des KDZ Quicktests angezeigt. 28 Zudem wird in der letzten Spalte wieder der Durchschnittswert aller Gemeinden ermittelt. Auch die Betrachtung einer einzelnen Kennzahl ist möglich. Der Bericht mit der jeweiligen Berechnung ist dabei in der ersten Spalte verlinkt. Auch hier sind alle gewählten Finanzjahre sowie die Durchschnittswerte der einzelnen Beträge angeführt. Die Navigation zurück zur Übersichtsseite erfolgt dabei mittels Link zurück am rechten oberen Bildrand. Abbildung 8: Querschnittskennzahlen im Vergleich siehe Kapitel eigene Darstellung 21

22 5. Zusammenfassung Im Verlauf der Arbeit wurde gezeigt, wie mittels der Business-Intelligence Software IBM Cognos die kommunalen Haushaltsdaten der österreichischen Gemeinden aufbereitet und analysiert werden können. Die von der Statistik Austria gesammelten Daten bestehen dabei aus den Haushaltsansätzen, dem Rechnungsquerschnitt sowie dem Ausweis des Schuldenstands. Das kommunale Finanz- und Haushaltscontrolling kann dabei die Funktionen der BI-Software nutzen, um möglichst rasch und übersichtlich auf den Datenbestand zuzugreifen. Die Darstellung erfolgt in zwei verschiedenen Dashboards. Der Schwerpunkt liegt dabei einerseits auf der Analyse einer einzelnen Gemeinde und andererseits auf der Schaffung von Vergleichspunkten zwischen mehreren Gemeinden. Für die Datenabfrage müssen zu Beginn einige Parameter ausgewählt werden, die zur Generierung der dynamischen Berichte benötigt werden. IBM Cognos bietet hierzu verschiedene Formen von Eingabeaufforderungen, die eine einfache oder mehrfache Auswahl von Werten zulässt. Nach abgeschlossener Auswahl kann über Registerkarten zwischen den Bereichen navigiert werden. Bei der Darstellung der Haushaltsrechnung wird die Funktion des Drillverhaltens eingesetzt. Somit kann der Haushalt möglichst kompakt und übersichtlich dargestellt werden, ohne dabei die Möglichkeit zur genaueren Betrachtung der einzelnen Dekaden zu verhindern. Beim Ausweis des Rechnungsquerschnitts werden die Summen und Zwischensalden optisch hervorgehoben. Auch die aus den Querschnitten berechneten Kennzahlen sind entsprechend grafisch dargestellt. Mittels Tachometerdiagramm können die Ergebnisse auch zugleich interpretiert werden. Ein wesentlicher Vorteil beim Einsatz von Business-Intelligence Systemen zum Haushaltscontrolling ist die Datenvalidität. Mit der Speicherung im Data-Warehouse hat jeder Berichtsersteller und Berichtsnutzer die gleichen Daten zur Verfügung. Dadurch können häufig auftretende Fehlerquellen, wie beispielsweise Zahlenstürze, vermieden werden. Die Verwendung eines Data-Warehouses hat zudem noch einen 22

23 weiteren positiven Effekt. Der Zugriff auf die Daten der Gemeinden ist weder ortsgebunden, noch muss auf andere Benutzer Rücksicht genommen werden. Auch die Möglichkeit zum Export einzelner Berichte in gängige Datei-Formate erhöht den Nutzen für das Finanz- bzw. Haushaltscontrolling. 23

24 6. Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Startseite des Dashboards... 6 Abbildung 2: Haushaltsrechnung mit Drillverhalten... 9 Abbildung 3: Ausschnitt des Rechnungsquerschnitts als pdf-export Abbildung 4: Darstellung der Querschnittskennzahlen Abbildung 5: Parameterauswahl für Haushaltsvergleiche Abbildung 6: Haushaltsvergleiche Abbildung 7: Vergleich des Rechnungsquerschnitts zwischen 3 Gemeinden Abbildung 8: Querschnittskennzahlen im Vergleich Literaturverzeichnis Bücher: Few, Stephen: Information dashboard design - the effective visual communication of data. 1. Auflage, Sebastopol, 2006 KDZ Zentrum für Verwaltungsforschung: Kontierungsleitfaden für Gemeinden und Gemeindeverbände. 1. Auflage, Wien, 2011 Zeitschriftenartikel: Enzinger, Alexander (2004): Der Voranschlags- und Rechnungsquerschnitt - Controllinginstrument für Gemeinden. In: RFG (2), S Gluchowski, Peter / Kemper, Hans-Georg (2006): Quo Vadis Business Intelligence. In: BI-Spektrum (1), S pdf-papers: Barash, Gilad / Bartolini, Claudio / Wu, Liya (2007): A Service-oriented Arcitecture for Business Intelligence. (http://www.hpl.hp.com/personal/claudio_bartolini/download/ soca07.pdf), ( ) 24

25 Erras, Maximilian (2010): Business Intelligence im öffentlichen Sektor. (http://www.dhv-speyer.de/hill/lehrangebot/sommersemester-2010/ S204_Verw.management/H%C3%B6rer-Doks/Erras/seminararbeiterras.pdf), ( ) Statistik Austria (2009): Gebarungsstatistik in der Statistik Austria _schuldenstand_der_gemeinden pdf Statistik Austria (2011): Gebarungen und Sektor Staat 2010 Teil 1 D=99713&dDocName= Gesetzestexte: Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung Online abrufbar unter: ummer= , ( ) 25

26 8. Anhang Auswertungen für die Beispielgemeinde Sölden: Ordentlicher Haushalt Öffentliche Sparquote 26

27 Eigenfinanzierungsquote Verschuldungsdauer 27

28 Schuldendienstquote Quote Freie Finanzspitze 28

29 Rechnungsquerschnitt 29

30 30

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