Verzeichnis der Informationsbestände der Gemeinde Niederhasli (VIB) Gültig ab 1. März 2013

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1 Verzeichnis der Informationsbestände der Gemeinde Niederhasli (VIB) Gültig ab 1. März 2013

2 Rechtliche Grundlagen Gemäss Verfassung des Kantons Zürich, Artikel 49, informieren Behörden von sich aus und auf Anfrage über ihre Tätigkeit, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Dies bedeutet, dass die Handlungen der Behörden transparent erfolgen müssen. Der Zugang für interessierte Personen ist zu ermöglichen. Das Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG), 14 Absatz 4 sowie die Verordnung über die Information und den Datenschutz (IDV), 6, schreiben die Erstellung eines Verzeichnisses der Informationsbestände (VIB) vor. Die Informationsbestände mit Personendaten sind zu kennzeichnen. Das Verzeichnis enthält insbesondere Angaben über das Ordnungssystem, das eine Übersicht über die Aufgabenbereiche des öffentlichen Organs vermittelt (Registraturplan), und über alle systematisch erschliessbaren Datensammlungen. Die Aufgaben und Befugnisse der politischen Gemeinden sind im Gemeindegesetz des Kantons Zürich (131.1) geregelt. Die Übergabe von Akten der öffentlichen Organe an die Archive, die Archivierung, den Datenschutz im Archivbereich und die Organisation des Archivwesens sind im Archivgesetz des Kantons Zürich (432.11) geregelt. Begriffsdefinition nach 3 IDG Informationen Alle Aufzeichnungen, welche die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, unabhängig von ihrer Darstellungsform und ihrem Informationsträger. Ausgenommen sind Aufzeichnungen, die nicht fertig gestellt oder die ausschliesslich zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind. Personendaten Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Reglement zum Öffentlichkeitsgrundsatz der Gemeinde Niederhasli Das Reglement vom 28. Juni 2011 schreibt vor, dass das Verzeichnis über die Informationsbestände auf der Website der Gemeinde publiziert wird. Als Verzeichnis der Informationsbestände wurde der Registraturplan definiert. Im Registraturplan sind die Aufbewahrungfristen geregelt. Dieser wird nun durch das vorliegende Verzeichnis ergänzt bzw. konkretisiert.

3 Legende: BA Betreibungs- und Gemeindeammannamt LIEG Abteilung Bau und Umwelt, Bereich Liegenschaften BAU Abteilung Bau und Umwelt, Bereich Hochbau und Planung MED Abteilung Präsidiales und Gesellschaft, Bereich Mediothek BILD Abteilung Bildung P+G Abteilung Präsidiales und Gesellschaft EL Abteilung Soziales, Bereich Ergänzungsleistungen SI Abteilung Präsidiales und Gesellschaft, Bereich Sicherheit EWD Abteilung Präsidiales und Gesellschaft, Bereich Einwohnerdienste SOZ Abteilung Soziales FIN Abteilung Finanzen STA Abteilung Finanzen, Bereich Steuern GL Geschäftsleitung TB Abteilung Bau und Umwelt, Bereich Tiefbau und Landschaft JUG Abteilung Präsidiales und Gesellschaft, Bereich Jugend

4 Teil 1: Aufgaben und Informationsverwaltung der Gemeinde Aufgaben der Gemeinde Informationen / Zweck Bereich Dateiverwaltungssystem Enthält Personendaten Abstimmungen Stimmberechtigte Einwohner und Auslandschweizer P+G / EWD Elektronisch Excel und VRSG Abwasser, Kehricht, Wasser Liegenschafteneigentümer und Betriebe für Gebührenerhebung Wasser, Abwasser und Abfall BAU Elektronisch VRSG / Liste Excel Asylwesen Asylantenbetreuung SOZ Elektronisch / Baubewilligungen Bestattungswesen Betreibungsregister Bauherren, Grundeigentümer, Projektverfasser und in baurechtliche Verfahren involvierte Dritte Angehörige und gestorbene für die Gräber- und Friedhofsverwaltung Register über betreibungsrechtliche und gemeindeammannamtliche Tätigkeiten BAU Elektronisch Gemdat / / Liste Word EWD Elektronisch Tomba BA Elektronisch / Bildung Personendaten über Schüler und Adressdaten der Eltern BILD Elektronisch Scolaris Einwohnerregister Aktive und passive Einwohner ab 1984 EWD Elektronisch VRSG / Einwohnerregister Passive Einwohner vor 1984 EWD Registerkarten Ergänzungsleistungen Empfänger von Ergänzungsleistungen und Beihilfen EL Elektronisch Zuscalc und Familiengärten Pächterverzeichnis der Familiengärten BAU Elektronisch Excel / Feuerbrandkontrolle Bekämpfung Feuerbrand TB Elektronisch / Papier Feuerpolizei Feuerpolizeiliche Kontrollen / Bewilligungen BAU Elektronisch / Papier Finanzen Debitoren, Kreditoren und Lohnverwaltung FIN Elektronisch VRSG Fischerei Jahresfischereipatente für den Haslisee SI Elektronisch

5 Gastwirtschaftsbewilligungen Inhaber und Betreiber von Gastwirtschaftsbetrieben P+G Gebäudeschätzungen Nachführen der Wertvermehrungen / Schätzungen der Gebäude BAU Gebrauchsleih- und Bewirtschaftungsverträge Grundstückgewinnsteuer Vertragspartner für den Unterhalt von gemeindeeigenem Land TB Elektronisch / Eigentümer, Käufer und Verkäufer von Liegenschaften für die Grundsteuerbearbeitung FIN Elektronisch Spidersoft Holzgant Holzverkauf / -versteigerung TB Elektronisch Hundekontrolle Hundebesitzer und Angaben über die Hunde SI Elektronisch Hukoreg Natur- und Heimatschutzinventare Behördenverbindliche Inventare BAU Elektronisch Jugendlokalitäten Besucher- und Memberlisten JUG Landwirtliste Liste aller Landwirte TB Elektronisch Excel Liegenschaftenregister Liegenschaftenbewertungen natürliche und juristische Personen STA Elektronisch / Lifte / Beförderungsanlagen Periodische Kontrollen der Beförderungsanlagen (Lift) BAU Elektronisch / Mediothek Kundenlisten inklusive Schüler MED Elektronisch winmedio.net Mitteilungsblatt Auswärtige Mitteilungsblattempfänger P+G Elektronisch Excel Mutationsbewilligungen Grundstücksmutationen / Parzellierungen BAU Elektronisch / Nachtpark Nachtparkierer für die Gebührenerhebung SI Elektronisch OM Permission Pachtverträge Übrige Pächter von gemeindeeigenem Land TB Elektronisch / Personaldossiers Personaldaten Gemeindepersonal Personaldaten Liegenschaftenpersonal Personaldaten Lehrer und Angestellte der Primarschule GL LIEG BILD Elektronisch Polizeibewilligungen Bewilligungsinhaber für polizeiliche Bewilligungen SI Prämienverbilligung Individuelle Prämienverbilligung SOZ Elektronisch / Quartierpläne Listen der Beteiligten BAU Elektronisch / Quellensteuerregister Natürliche Steuerpflichtige STA Elektronisch Schutzraumkontrolle Kontrollen und Bewilligungen für Schutzräume BAU Elektronisch /

6 Soziales Alimentenbevorschussung SOZ Elektronisch / Soziales Bestätigungen Migrationsamt SOZ Elektronisch / Soziales Kleinkinderbetreuungsbeiträge SOZ Elektronisch / Soziales Krippenaufsicht SOZ Elektronisch / Soziales Tagesmütter SOZ Elektronisch / Sozialhilfe KVG-Verlustscheine SOZ Elektronisch / Sozialhilfe Persönliche Beratung SOZ Elektronisch / Sozialhilfe Sozialhilfeempfänger SOZ Elektronisch Tutoris / Steuerregister Natürliche und juristische Steuerpflichtige STA Elektronisch VRSG Strassenverzeichnis Grundeigentümer / Diverse Informationen über Grundstücke und Gebäude BAU / TB Elektronisch Excel Verlustscheinkontrolle Natürliche und juristische Personen STA Elektronisch und Vermietungen Mieter von gemeindeeigenen Liegenschaften LIEG Vormundschaft Fälle im Bereich des Vormundschaftswesen die bis am abgeschlossen wurden SOZ Waffenerwerbsscheine WES Gesuchsteller und Bewilligungsinhaber von WES SI Waldbesitzer Waldeigentümer TB Elektronisch Excel

7 Teil 2: Zugriffsberechtigungen auf externe Register Aufgaben der Gemeinde Informationen / Zweck Bereich Extern zuständige Stelle Enthält Personendaten AHV / IV Register über alle Personen, die bei der SVA registriert sind EWD Intranet SVA AHV-Nummern Abfragen aller AHV-Nummern von Schweizern, die eine neue AHV Nummer besitzen EWD UPI Viewer Ausländerregister Alle aktiven + passiven Ausländer des Kantons Zürich EWD MIGEK Elektronisches Bildarchiv Steuern Arts Steuererklärungen natürliche und juristische Personen STA Kantonales Steueramt Zürich Zivilstandsereignisse Zivilstandsmeldungen von aktiven und passiven Einwohnern EWD Papierform

8 Teil 3: Kommissionen und Behörden Kommissionen / Behörden Informationen / Zweck Bereich Dateiverwaltungssystem Enthält Personendaten Baukommission Protokolle zu Bauprojekten BAU gebunden Betriebskommission Salen Protokolle zum Betrieb des Schützenhauses Salen in Oberhasli SI gebunden Feuerwehrkommission Protokolle im Zusammenhang mit der Feuerwehr SI gebunden Gemeinderat Protokolle / Beschlüsse des Gemeinderats GL gebunden Grundsteuerkommission Protokolle / Beschlüsse der Grundsteuerkommission FIN gebunden Jugendkommission Protokolle zum Thema Jugendarbeit JUG gebunden Liegenschaftenkommission Protokolle zu gemeindeeigenen Liegenschaftsprojekten LIEG gebunden Mediothekskommission Protokolle zum Thema Mediothek MED gebunden Schulpflege Protokolle / Beschlüsse der Schulpflege BILD gebunden Sozialbehörde Protokolle / Beschlüsse der Sozialbehörde (bis Vormundschaft) SOZ gebunden Unterhaltskommission Protokolle zum Unterhalt von Wegen TB gebunden

9 Teil 4: Zweckverbände und Anschlussverträge Zweckverband / Anschluss- und Zusammenarbeitsverträge Betreibungskreis Niederhasli- Niederglatt Informationen / Zweck Bereich Sekretariat / Sitz Enthält Personendaten Anschlussvertrag für die Erfüllung aller Aufgaben des Betreibungswesens GL Gemeinde Niederhasli Fachstelle Schuldenberatung Vertrag für Beratung gegen Schulden SOZ Selbstständig / Zürich Genossenschaft Seniorenzentrum "Im Spitz" Zweckverband Gesundheitszentrum Dielsdorf Gruppenwasserversorgung Furttal GWF Gruppenwasserversorgung Vororte Glattal GVG Erstellung und Vermietung von preisgünstigen Seniorenwohnungen Deckung des Bedarfs an Langzeit-, Akut- und Übergangspflege im Bezirk Dielsdorf Trinkwasserversorgung der Bevölkerung (Selbstständige Unterorganisation der GVG) Sicherstellung einer hinlänglichen Wasserversorgung (Dachorganisation der GWF) P+G Selbstständig / Niederhasli P+G Selbstständig / Dielsdorf TB TB Gemeinde Boppelsen Stadt Opfikon-Glattbrugg ORS Service AG Vertrag für die Betreuung von Asylbewerbern SOZ Selbstständig / Zürich Sonderpädagogischer Schulzweckverband Dielsdorf Spitalverband Bülach Zweckverband für die Organisation und Durchführung der sonderpädagogischen Aufgaben Betrieb des Spitals Bülach als Akutspital unter Berücksichtigung der regionalen und überregionalen gesundheitspolitischen Bedürfnisse BILD Selbstständig / Dielsdorf P+G Selbstständig / Bülach Spitexverein Niederhasli-Niederglatt Leistungsvereinbarung Spitex-Leistungsangebot P+G Selbstständig / Niederhasli Sportanlage Erlen AG Aktiengesellschaft zum Betrieb des Sport- und Freizeitparks Erlen P+G Selbstständig / Dielsdorf Standortförderung Zürcher Unterland Verein zur Förderung und Bekanntmachung des Zürcher Unterlands als Wohn-, Arbeits- und Freizeitregion GL Stadt Bülach Stiftung Pigna Leistungsvereinbarung mit Behindertenwerkstadt SOZ Selbstständig / Kloten

10 Verein Musikschule Dielsdorf Subventionsvereinbarung / Zusammenarbeitsvertrag BILD Selbstständig / Dielsdorf Zivilschutz RONN Zivilstandskreis Dielsdorf Zweckverband Abwasserreinigungsanlage Fischbach- Glatt ARA Zweckverband Planungsgruppe Zürcher Unterland Anschlussvertrag für den Betrieb einer gemeinsamen Zivilschutzorganisation Anschlussvertrag für die Erfüllung aller Aufgaben des Zivilstandswesens SI P+G Gemeinde Rümlang Gemeinde Dielsdorf Abwasserentsorgung TB Gemeinde Niederglatt Förderung einer geordneten räumlichen Entwicklung im Verbandsgebiet BAU Gemeinde Eglisau Zweckverband Polizei RONN Gemeindepolizei SI Selbstständig c/o Gemeinde Oberglatt Zweckverband Sozialdienste Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde SOZ Selbstständig / Dielsdorf Zweckverband Sozialdienste Ambulatorium Zürich Beratung Suchtprobleme ETCETERA Dielsdorf, Arbeitsintegration Persönliche Beratung Suchtpräventionsstelle Zürich-Unterland Erwachsenenschutz SOZ Selbstständig / Dielsdorf Jugendsekretariat Dielsdorf Kindesschutzmassnahmen SOZ Selbstständig / Dielsdorf

11 Teil 5: Angaben zu den aktuellen Beständen (Registraturplan) und zum Gemeindearchiv Alle Gemeinden im Kanton Zürich sind von Gesetzes wegen verpflichtet eigene Endarchive zu führen. In diesen Archiven wir die dauernd überlieferungswürdige Teilmenge der produzierten Akten der Gemeindeverwaltung aufbewahrt. Grundlage dafür bildet das Archivgesetz (432.11). Vergleiche im Detail den Registraturplan der politischen Gemeinde Niederhasli vom 29. Juni 2010.

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