Edition. Christine Kaiser. Forderungsmanagement, Mahnverfahren, Inkasso. BusinessVillage Update your Knowledge!

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1 Edition PRAXIS.WISSEN Christine Kaiser Forderungen erfolgreich eintreiben Forderungsmanagement, Mahnverfahren, Inkasso BusinessVillage Update your Knowledge!

2 Inhaltsverzeichnis 1 Über die Autorin...3 Vorwort Auftragsannahme hier legen Sie die Grundlagen!...7 Vertragsdaten des Kunden...7 Einschätzung des Vertragspartners...8 Vermögenswerte...10 Vorteilhafte Vertragsgestaltung Betriebliches Forderungsmanagement geben Sie die Zügel nicht aus der Hand!...29 Allgemeines...29 Schuldnerverzug ( 286 ff. BGB)...30 Aufrechnung und Zurückbehaltungsrechte...35 Pfandrechte...38 Sicherung des Bauwerkunternehmers...39 Ratenzahlungsvereinbarung...41 Verjährung Das gerichtliche Mahnverfahren jetzt wird es ernst!...47 Allgemeines...47 Der Ablauf des Mahnverfahrens...52 Der Mahnantrag Zwangsvollstreckung wenn gar nichts mehr hilft!...63 Voraussetzungender Zwangsvollstreckung...63 Strategie der Zwangsvollstreckung...63 Forderungspfändung durch Pfändungs- und Überweisungsbeschluss ( 828 ff. ZPO) 66 Sachpfändung durch Gerichtsvollzieherauftrag...77 Eidesstattliche Offenbarungsversicherung und Haft...81 Forderungsaufstellung Insolvenz des Schuldners...83 Forderungsanmeldung...85 Forderungsbeitreibung trotz Insolvenz...85

3 2 Inhaltsverzeichnis 6. Grenzüberschreitender Forderungseinzug...89 Vertragsgestaltung...89 Gerichtliches Mahnverfahren...90 Zwangsvollstreckung...92 Anhang...93 Kosten des Mahn- und Vollstreckungsverfahrens...93 Weiterführendes Literaturverzeichnis...95 Hilfreiche Internetressource...96

4 Auftragsannahme hier legen Sie die Grundlagen! 7 1. Auftragsannahme hier legen Sie die Grundlagen! Die Grundlagen für einen erfolgreichen Forderungseinzug werden schon bei der Auftragsannahme und der Vertragsgestaltung gelegt. Schon zu diesem Zeitpunkt sollten die Vertragsdaten des Kunden vollständig erfasst, seine Bonität geprüft und durch vorteilhafte Vereinbarungen Vorsorge für den Streitfall getroffen werden. Bereits beim Vertragsschluss sollte sich der Gläubiger Folgendes bewusst machen: Im Durchschnitt geht die Zahlung erst nach 40 Tagen ein, 2,1 % der Forderungen fallen völlig aus und der Forderungsausfall ist umso wahrscheinlicher, je mehr Zeit vergeht (vgl. Vorwort). Im Falle eines Mahnverfahrens und nachfolgender Zwangsvollstreckung kann sich die Zahlung ohne weiteres bis zu einem Jahr hinauszögern. In der Insolvenz des Schuldners werden Gläubiger mit bestimmten Sicherungsrechten vorab befriedigt. Ohne eine entsprechende Sicherung ist das Risiko eines überwiegenden oder totalen Forderungsausfalls ungleich höher. Ein solides Auftragsmanagement will dem Schuldner durch Sorgfalt in der Auftragsannahme und Vertragsgestaltung kommuniziert werden. Vertragsdaten des Kunden Beispiel: Ein Pannennotdienst wird zu einem Einsatz auf der Autobahn gerufen. Die Buchhaltung erhält anschließend einen Bogen, auf dem das amtliche Kennzeichen und die erledigten Arbeiten vermerkt sind und der eine Unterschrift trägt, und ist ratlos: An wen soll die Rechnung gestellt werden? Was ist, wenn der durch eine Halteranfrage ermittelte Fahrzeughalter erklärt, er sei nicht gefahren und hätte den Auftrag nicht erteilt? Für ein späteres Mahnverfahren und die Zwangsvollstreckung ist es dringend anzuraten, die Vertragsdaten des Vertragspartners schon bei der Auftragsannahme vollständig aufzunehmen. Zumeist können diese auch später noch eingeholt werden, dies bedeutet aber zumindest einen Zeitverlust, der bei einer drohenden Insolvenz des Vertragspartners dazu führen kann, dass nicht mehr rechtzeitig vollstreckt werden kann. In vielen Fällen kann aber die Durchsetzung der Forderung ernste Schwierigkeiten bereiten, wenn nicht klar ist, wer Vertragspartner geworden ist (siehe obiges Beispiel). Erforderlich ist die Erfassung des genauen Namens des Schuldners und seiner genauen Anschrift.

5 8 Auftragsannahme hier legen Sie die Grundlagen! Bei natürlichen Personen und bei Einzelunternehmern werden Vor- und Nachname benötigt, bei juristischen Personen und Personengesellschaften die genaue Firmierung und das Vertretungsorgan. Eingetragene Kaufleute (e. K.) können unter ihrer Firma oder unter ihrem bürgerlichen Namen verklagt werden; es empfiehlt sich, beide Namen zu erfassen (siehe Seite 55). Vertragsdaten natürliche Person: Vorname und Nachname Einzelunternehmer: Vorname und Nachname des Inhabers juristische Person und Personenhandelsgesellschaften - genaue Firmierung - Rechtsform (OHG, KG, GmbH, AG) - Vertretungsorgan (Vor- und Nachname) - - OHG: Gesellschafter - - KG: Komplementäre - - GmbH: Geschäftsführer - - AG: Vorstand Abbildung 1: Vertragsdaten Als Adresse wird eine zustellfähige Anschrift benötigt. Eine Postfachanschrift genügt spätestens im Mahnverfahren nicht, weil eine Niederlegung des Mahnbescheids einen vorhergehenden Zustellversuch in der Wohnung voraussetzt ( 182 ZPO). Informationsquellen Vertragsdaten (kostenlos) (kostenlos) Impressum auf der Homepage (kostenlos) (zum Teil kostenpflichtig) Auskunfteien (kostenpflichtig) Gewerberegister (kostenpflichtig) Handelsregister (kostenpflichtig) Abbildung 2: Informationsquellen Vertragsdaten Einschätzung des Vertragspartners Beispiel: Ein Lagerhaus liefert über Monate hinweg an ein Bauunternehmen, eine GmbH, Baustoffe mit einem Warenwert von insgesamt etwa EUR ,00. Zahlungen erfolgen nur schleppend. Eine Bonitätsprüfung wird nicht durchgeführt. Schließlich beantragt der Kunde das Insolvenzverfahren. Bei weiteren Nachforschungen stellt sich heraus, dass der Mitarbeiter, der die Bestellungen aufgegeben hat, zuvor bereits Geschäftsführer einer insolventen GmbH war, später wegen Verbindlichkeiten aus einer selbständigen Tätigkeit als Einzelunternehmer die eidesstattliche Versicherung geleistet hat und nunmehr ein Familienmitglied Geschäftsführer der jetzigen Schuldner-GmbH ist. Das Strafverfahren gegen die Beteiligten wegen Eingehungsbetrug wurde eingestellt, weil die zu erwartende Strafe neben anderen Straftaten nicht mehr ins Gewicht gefallen wäre.

6 Auftragsannahme hier legen Sie die Grundlagen! 9 Essentiell sollte die Überprüfung der Kundenbonität bereits bei Vertragsschluss sein. Bei länger dauernden Verträgen empfiehlt es sich außerdem, in regelmäßigen Abständen Bonitätsprüfungen durchzuführen. Der Erfahrungssatz, dass natürliche Personen und Personengesellschaften eine bessere Bonität als Kapitalgesellschaften haben, gilt angesichts des Verbraucherinsolvenzverfahrens mit der Möglichkeit der Restschuldbefreiung nicht mehr ohne weiteres. Danach haben auch natürliche Personen die Möglichkeit, sich nach einer sechsjährigen Wohlverhaltensperiode von ihren Verbindlichkeiten zu befreien (siehe Seite 83 f.). Gegenüber Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist immer erhöhte Vorsicht geboten. Der Geschäftsführer ist zwar nach 64 GmbHG verpflichtet, innerhalb von drei Wochen nach Vorliegen von Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung Insolvenzantrag zu stellen, und haftet bei einem Verstoß gegen die Insolvenzantragspflicht und bei Vertragsschlüssen, die trotz Kenntnis der Zahlungsunfähigkeit getätigt werden, persönlich. Dieser Durchgriff stellt sich in der Praxis jedoch als äußerst mühselig, langwierig und aufwändig dar. Angesichts der nicht unerheblichen Zahl spektakulärer Insolvenzen von Großunternehmen sollte sich der Mittelständler stets bewusst sein, dass auch ein großer und bekannter Firmenname kein Garant für eine besonders gute Bonität ist. Informationsquellen Kundenbonität (kostenlos) Auskunfteien (zum Beispiel Creditreform, Bürgel, (weltweit) etc. (kostenpflichtig)) Nachfrage bei Mitbewerbern eigene Erfahrung mit Bestandskunden Abbildung 3: Informationsquellen Kundenbonität Auskunfteien sammeln Eigenauskünfte ihrer Mitglieder, die auf ihre Plausibilität überprüft werden, Mitteilungen anderer Unternehmen, Änderungen in den Schuldner- und Insolvenzverzeichnissen der Amtsgerichte etc. Obwohl die Auskunfteien sich um eine Aktualität ihrer Auskünfte bemühen, bleiben die Informationen naturgemäß zeitlich etwas hinter den tatsächlichen Gegebenheiten zurück. Manche Auskunfteien sind mitgliedschaftlich organisiert, im Jahresbeitrag enthalten ist bereits eine bestimmte Anzahl von Auskünften. Andere bieten die Möglichkeit, Einzelanfragen zu Festpreisen zu stellen, und eignen sich daher für Gläubiger, die nur gelegentlich Auskünfte benötigen. Ausdrücklich soll in diesem Leitfaden keine Empfehlung für einzelne Auskunfteien ausgesprochen werden. Ein gutes Verhältnis zu Mitwettbewerbern (oder Mitarbeitern dort) kann lohnenswert sein. Besonders in überschaubaren Branchen kann die (kostenlose!) Nachfrage über einen Neukunden ergeben, dass dieser nicht umsonst gewechselt ist, zum Beispiel weil der alte Lieferant nur noch gegen Vorkasse liefert.

7 10 Auftragsannahme hier legen Sie die Grundlagen! Auch Bestandskunden und ihre Bonität ändern sich oft überraschend schnell. Daher sollte auch bei Bestandskunden regelmäßig die Bonität überprüft und auf Warnsignale geachtet werden. Warnsignale bei Bestandskunden Skonto wird nicht mehr in Anspruch genommen Zahlungsziele werden ausgenutzt oder überschritten längere Zahlungsziele werden erbeten Inkassomaßnahmen sind notwendig Bestellmengen sinken zweifelhafte Reklamationen Aufträge werden storniert Bankrücklasten, geplatzte Schecks Abbildung 4: Warnsignale bei Bestandskunden Außerdem sollte bei Bestandskunden ein Limit für offene Forderungen festgelegt werden, bei dessen Überschreiten keine weiteren Lieferungen mehr erfolgen. Insbesondere wenn die Auftragsannahme durch verschiedene Personen erfolgt, empfiehlt es sich, ein internes Vereinbarungsraster zu erstellen, das festlegt, welche Zahlungsart und welche Sicherungsmittel verlangt werden. Dabei sollte zwischen Bestandskunden, bei denen sich Bonitätsverschlechterungen durch Warnsignale bemerkbar machen, und Neukunden, für die keine Erfahrungswerte bestehen, unterschieden werden. Die Schwellenwerte, ab denen bestimmte Sicherungsmittel verlangt werden, bestimmen sich u. a. danach, welche Forderungsausfälle das Unternehmen verkraften könnte. Das untenstehende Beispiel stellt daher nur einen Vorschlag dar, der dem eigenen Unternehmen angepasst werden muss. Im Einzelfall kann auch die Hoffnung auf eine dauerhafte Geschäftsverbindung ein riskanteres Geschäft mit einem Neukunden rechtfertigen; grundsätzlich muss als absolute Grenze jedoch gelten: Wenn der Kunde den Bonitätsanforderungen nicht genügt, wird das Geschäft nur getätigt, wenn das Unternehmen den worst case, den Totalausfall der Forderung, ohne Schaden überstehen würde. Vermögenswerte Empfehlenswert ist es, Vermögenswerte des Schuldners zu erfassen und so frühzeitig Vollstreckungsmöglichkeiten zu erkennen. In Betracht kommen Immobilien, Kraftfahrzeuge, Bankverbindung (in der Regel dem Briefkopf zu entnehmen) oder auch Forderungen an Auftrag- oder Arbeitgeber. In welcher Form in diese Vermögenswerte vollstreckt werden kann, vgl. Seite 66 ff. und Seite 77 ff. Andererseits sei davor gewarnt, sich von einer Betriebsstätte mit geschmackvoller Einrichtung (gemietet) und Firmenwagen der Oberklasse (geleast) blenden zu lassen und daraus auf eine besondere Bonität zu schließen. Auch bei Kunden im gehobenen Bereich sollten dieselben Maßstäbe bei der Bonitätsprüfung angelegt werden wie sonst.

8 Auftragsannahme hier legen Sie die Grundlagen! 11 Vereinbarungsraster Geschäfte bis bis ab Altkunde Rechnung Rechnung AGBS Bonitätsprüfung Rechnung Abschlagszahlungen Kreditversicherung Limit für offene Posten Neukunde Barzahlung wie oben + Bonitätsprüfung Anzahlung wie oben + individuelle Sicherungsmittel Abbildung 5: Vereinbarungsraster Vorteilhafte Vertragsgestaltung Beispiel: Der Kunde, ein Verbraucher, bestellt über das Internet mehrere Bücher. Kurze Zeit später schickt er diese zurück und macht von seinem Widerrufsrecht nach dem Fernabsatzrecht Gebrauch. Das Unternehmen hat Zeit und Geld in die Auftragsbearbeitung und den Versand investiert. Das deutsche Privatrecht wird vom Grundprinzip der Privat- und Vertragsautonomie beherrscht. Danach können Parteien ihre Verträge grundsätzlich frei gestalten. Dieses Prinzip geht von der Prämisse aus, dass sich gleich starke Partner gegenüber stehen und die vertragliche Einigung einen fairen Kompromiss zwischen ihren gegensätzlichen Interessen darstellt. In der Realität besteht aber in vielen Fällen ein Ungleichgewicht in der Verhandlungsstärke und regelmäßig ist der Verbraucher in der schwächeren Position. Auch der Gesetzgeber hat dies erkannt und in den 1970er Jahren eine Reihe von Verbraucherschutzgesetzen geschaffen (zum Beispiel das AGB-Gesetz, das Haustürwiderrufsgesetz und das Verbraucherkreditgesetz), die durch das Schuldrechtsmodernisierungsgesetz zum in das Bürgerliche Gesetzbuch integriert wurden. Dies hat zur Folge, dass bestimmte Klauseln gegenüber Verbrauchern unwirksam sind oder dem Verbraucher bei Verstößen ein Rücktritts-, Widerrufs- oder Rückgaberecht zusteht. Da der Verbraucher in der Regel Schuldner ist, hat sich der Verbraucherschutz zum Schuldnerschutz entwickelt. Dem Schuldner bieten diese Vorschriften (oftmals für ihn ganz unverhofft) die Gelegenheit, sich von einem Vertrag zu lösen. Das Gesetz eröffnet dem Gläubiger zahlreiche Möglichkeiten, den Leistungsaustausch zu sichern. Im Gegensatz zum Schuldner muss er von diesen Gestaltungsmöglichkei-